KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN, VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI CÔNG THÀNH

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HCM

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN
TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN, VẬN TẢI
VÀ THƯƠNG MẠI CÔNG THÀNH

LÊ THỊ THANH TÂM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỂ NHẬN VĂN BẰNG CỬ NHÂN
NGÀNH KẾ TOÁN

Thành phố Hồ Chí Minh
Tháng 06/2010


Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, Trường Đại
Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “Kế toán vốn bằng tiền
và các khoản thanh toán tại công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận, Vận Tải Và Thương
Mại Công Thành” do sinh viên Lê Thị Thanh Tâm, sinh viên khóa 32, ngành kế toán,
đã bảo vệ thành công trước hội đồng vào ngày

TRỊNH ĐỨC TUẤN
Người hướng dẫn,

Ngày

Chủ tịch hội đồng chấm báo cáo

Ngày

tháng

năm

tháng

năm

Thư ký hội đồng chấm báo cáo

Ngày

tháng

năm


LỜI CẢM TẠ
Lời đầu tiên, con xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến gia đình, đã tạo điều kiện cho
con có được như ngày hôm nay.
Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trường Đại học Nông Lâm, Ban
Chủ Nhiệm Khoa Kinh Tế cùng toàn thể Quý Thầy Cô trường Đại học Nông Lâm đã
truyền đạt kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian em học tập tại trường.
Đặc biệt, em xin cảm ơn thầy Trịnh Đức Tuấn, người đã tận tình chỉ bảo và
hướng dẫn em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch
Vụ Giao Nhận, Vận Tải và Thương Mại Công Thành đã tạo điều kiện cho em thực tập
tại Công ty. Cảm ơn tất cả các anh, chị phòng kế toán tài chính, đặc biệt là anh Nở Kế toán trưởng Công Ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận, Vận Tải và Thương Mại Công
Thành đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập tại Công ty.

Sau cùng, tôi xin cảm ơn tất cả bạn bè đã giúp tôi trong quá trình thực hiện đề
tài này.
Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

LÊ THỊ THANH TÂM


NỘI DUNG TÓM TẮT
LÊ THỊ THANH TÂM, Tháng 06 năm 2010. “Kế toán vốn bằng tiền và các
khoản thanh toán tại Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận, Vận Tải Và Thương
Mại Công Thành”.
LE THI THANH TAM, June 2010. “Accounting for Currency and Payment
at Cong Thanh Co.,Ltd”.
Khóa luận tìm hiểu về tình hình hạch toán kế toán vốn bằng tiền và các khoản
thanh toán tại Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận, Vận Tải & Thương Mại Công
Thành. Đồng thời, nêu lên một số nhận xét và đề xuất những ý kiến đóng góp về lĩnh
vực hoạt động này.
Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận, Vận Tải & Thương Mại Công Thành là
công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hóa Xuất Nhập Khẩu.
Trong quá trình tìm hiểu, em đã sử dụng các số liệu thực tế của công ty. Việc
hạch toán chủ yếu dựa vào phương pháp xử lý số liệu, phân tích các số liệu trên sổ
sách, các báo cáo tài chính của công ty và một số sách chuyên ngành kế toán.
Từ việc tìm hiểu thực tế cho phép em rút ra những kết luận, đánh giá ưu, khuyết
điểm và đề xuất các giải pháp khắc phục đồng thời đưa ra những kiến nghị giúp công
ty hoạt động hiệu quả hơn.


MỤC LỤC
Trang

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT.......................................................................... viii
DANH MỤC CÁC HÌNH .............................................................................................. x
DANH MỤC PHỤ LỤC ............................................................................................... xi
CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU................................................................................................... 1
1.1 Đặt vấn đề............................................................................................................. 1
1.2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................ 2
1.3. Phạm vi nghiên cứu của khóa luận...................................................................... 2
1.4. Cấu trúc của khóa luận ........................................................................................ 2
CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN ........................................................................................... 3
2.1. Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành ............. 3
2.1.1. Giới thiệu công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành........................ 3
2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty................................................ 3
2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của công ty ............................................................ 4
2.2. Đặc điểm công tác tổ chức quản lý của công ty .................................................. 4
2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty................................................. 4
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban ..................................................... 5
2.2.3. Tổ chức công tác kế toán tại công ty............................................................ 6
2.3. Chế độ và chính sách kế toán áp dụng tại công ty .............................................. 9
2.3.1. Hình thức kế toán ......................................................................................... 9
2.3.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng................................................................... 10
2.3.3. Chế độ kế toán áp dụng .............................................................................. 11
2.3.4. Niên độ kế toán........................................................................................... 11
2.3.5. Phần mềm kế toán ...................................................................................... 11
2.3.6. Đơn vị tiền tệ sử dụng ................................................................................ 11
2.4. Thuận lợi, khó khăn trong hoạt động kinh doanh của công ty .......................... 11
2.4.1. Thuận lợi..................................................................................................... 11
2.4.2. Khó khăn..................................................................................................... 11
2.4.3. Định hướng phát triển................................................................................. 11
v

CHƯƠNG 3 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................... 12
3.1. Vai trò của kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán .............................. 12
3.2. Phương pháp kế toán ......................................................................................... 12
3.2.1. Kế toán vốn bằng tiền................................................................................. 12
3.2.2. Kế toán các khoản phải thu ........................................................................ 16
3.2.3. Kế toán các khoản nợ phải trả .................................................................... 20
CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN ...................................... 26
4.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh, tổ chức kế toán vốn bằng tiền và các khoản
thanh toán tại công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành .............................. 26
4.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh................................................................. 26
4.1.2. Công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty
TNHH DV GN, VT & TM Công Thành .............................................................. 26
4.2. Kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành..... 29
4.2.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ.............................................................................. 29
4.2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng......................................................................... 33
4.3. Kế toán các khoản phải thu ............................................................................... 36
4.3.1. Kế toán các khoản phải thu khách hàng ..................................................... 36
4.3.2. Kế toán các khoản tạm ứng cho CNV ........................................................ 41
4.3.3. Kế toán thuế GTGT được khấu trừ............................................................. 47
4.3.4. Kế toán các khoản phải thu khác................................................................ 48
4.4. Kế toán các khoản phải trả ................................................................................ 50
4.4.1. Kế toán các khoản phải trả người bán ........................................................ 50
4.4.2. Kế toán thuế và các khoản phải nộp nhà nước ........................................... 55
4.4.3. Kế toán khoản phải trả cho người lao động................................................ 58
4.4.4. Kế toán các khoản phải trả khác................................................................. 60
CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ..................................................................... 64
5.1. Kết luận.............................................................................................................. 64
5.1.1. Hệ thống TK kế toán .................................................................................. 64
5.1.2. Chế độ chứng từ, sổ sách kế toán ............................................................... 64

5.1.3. Phần mềm kế toán ...................................................................................... 65
5.1.4. Công tác kế toán vốn bằng tiền .................................................................. 65
vi


5.1.5. Công tác kế toán phải thu, phải trả ............................................................. 65
5.2. Kiến nghị ........................................................................................................... 66
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................ 69
PHỤ LỤC

vii


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

BHTN

Bảo hiểm thất nghiệp

CCDC

Công cụ dụng cụ

CKTM

Chiết khấu thương mại

CKTT

Chiết khấu thanh toán

CN

Chi nhánh

CNV

Công nhân viên

CT

Công ty

DN

Doanh nghiệp

DXCONT

Đội xe Container

DV

Dịch vụ

DV GN, VT & TM Dịch Vụ Giao Nhận, Vận Tải và Thương Mại
GGHB

Giảm giá hàng bán

GTGT

Giá trị gia tăng

HBBTL

Hàng bán bị trả lại

HĐ

Hóa đơn

HĐBH

Hóa đơn bán hàng

HH

Hàng hóa

KH

Khách hàng

KPCĐ

Kinh phí công đoàn

NH

Ngân hàng

NK

Nhập khẩu

NLĐ

Người lao động

NSNN

Ngân sách nhà nước

SDCK

Số dư cuối kỳ

SDĐK

Số dư đầu kỳ

SXKD

Sản xuất kinh doanh
viii


SP

Sản phẩm

TGNH

Tiền gửi ngân hàng

TK

Tài khoản

TM

Tiền Mặt

TM – DV

Thương mại dịch vụ

TNCN

Thu nhập cá nhân

TNDN

Thu nhập doanh nghiệp

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

TPHCM

Thành phố Hồ Chí Minh

TS

Tài sản

TSCĐ

Tài sản cố định

Vbank

Ngân hàng Đông Á

VCB

Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Ngoại Thương Việt Nam

VNĐ

Việt Nam đồng

VT

Vật tư

XDCB

Xây dựng cơ bản

XNK

Xuất nhập khẩu

ix


DANH MỤC CÁC HÌNH
Trang
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ........................................................................ 4
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ........................................................................ 7
Hình 2.3: Sơ đồ lưu chuyển chứng từ............................................................................. 9
Hình 4.1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ chi tiền mặt thanh toán cho nhà
cung cấp tại công ty:..................................................................................................... 31
Hình 4.2: Lưu đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán chịu ....................................... 39
Hình 4.3: Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng của
bộ phận mua hàng tại công ty....................................................................................... 45
Hình 4.4: Lưu đồ luân chuyển chứng từ phải trả cho nhà cung cấp............................. 53

x

DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ lục 1. Phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ
Phụ lục 2. Phương pháp hạch toán tiền gửi ngân hàng
Phụ lục 3. Phương pháp hạch toán các khoản phải thu khách hàng
Phụ lục 4. Phương pháp hạch toán các khoản tạm ứng
Phụ lục 5. Phương pháp hạch toán các khoản phải trả người bán
Phụ lục 6. Phương pháp hạch toán các khoản phải nộp nhà nước
Phụ lục 7. Phương pháp hạch toán các khoản phải trả người lao động

xi


CHƯƠNG 1
MỞ ĐẦU

1.1 Đặt vấn đề
Trong nền kinh tế thị trường mở cửa như hiện nay, đã tạo điều kiện thuận lợi
cho các doanh nghiệp mở rộng thị trường, phát huy thế mạnh của mình. Cho nên việc
các doanh nghiệp phải cạnh tranh quyết liệt hơn trên thương trường là điều tất yếu. Để
cạnh tranh được các doanh nghiệp cần phải có những chính sách hợp lý, nhanh chóng
nắm bắt thời cơ, quyết định các vấn đề một cách kịp thời và có lợi nhất. Chính vì vậy,
nhà quản trị cần những thông tin chính xác, cụ thể và kịp thời về vấn đề tài chính,
nguồn lực của công ty. Trong đó, vốn bằng tiền và các khoản thanh toán là những
thông tin cần thiết và quan trọng nhất. Các khoản phải thu, phải trả, và vốn bằng tiền
luôn song hành cùng nhau: Cần phải chuẩn bị bao nhiêu tiền để thanh toán cho khách
hàng trong tuần (hoặc tháng) tới? Khi thu được nợ khách hàng, số tiền đó dùng vào
việc gì cho có lợi nhất? Liệu số tiền khách hàng trả nợ có đủ để trả nợ cho người bán
không? Hay là phải huy động nguồn tiền khác? ... Nhà quản trị luôn theo sát nguồn
vốn bằng tiền, các khoản phải thu, các khoản phải trả để đảm bảo quay vòng vốn kịp

thời, mang lại hiệu quả sử dụng vốn cao nhất và nâng cao uy thế tín dụng của doanh
nghiệp.
Xuất phát từ ý nghĩa thực tiễn đó, đồng thời được sự đồng ý của Khoa Kinh Tế
Trường Đại Học Nông Lâm TP. Hồ Chí Minh, cùng sự hướng dẫn tận tình của Thầy
Trịnh Đức Tuấn, em xin chọn đề tài "Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán
tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch Vụ Giao Nhận, Vận Tải và Thương Mại Công
Thành" làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình.

1


1.2. Mục tiêu nghiên cứu
Dựa trên những nguyên tắc về kế toán tài chính như: các phương pháp hạch
toán kế toán, qui trình luân chuyển chứng từ, các biểu mẫu chứng từ, các sổ sách báo
cáo…Thông qua quá trình khảo sát tình hình hạch toán kế toán vốn bằng tiền và các
khoản phải thanh toán thực tế phát sinh tại công ty, nhằm đánh giá tình hình kế toán
nói chung và tình hình thanh toán nói riêng tại công ty. Đồng thời tìm ra những ưu và
khuyết điểm trong quá trình hạch toán, từ đó có những giải pháp nhằm góp phần hoàn
thiện công tác tổ chức kế toán tại công ty, góp phần nâng cao hiệu quả và phát triển
kinh doanh trong tương lai.
1.3. Phạm vi nghiên cứu của khóa luận
Về không gian: Đề tài được nghiên cứu tại phòng kế toán công ty TNHH DV GN, VT
& TM Công Thành, Khu phố 4, Đường Trường Sơn, Phường Linh Trung, Quận Thủ
Đức, Thành phố Hồ Chí Minh.
Về thời gian: Từ ngày 8/3/2010 đến ngày 8/6/2010
1.4. Cấu trúc của khóa luận
Chương 1: Mở đầu: Nêu lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu
của đề tài.
Chương 2: Tổng quan: Sơ lược về công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành,
lịch sử hình thành và phát triển của công ty..., những thuận lợi và khó khăn trong quá

trình hoạt động của công ty.
Chương 3: Nội dung và phương pháp nghiên cứu: Trình bày chi tiết những vấn đề lý
luận liên quan đến nội dung nghiên cứu.
Chương 4: Kết quả nghiên cứu và thảo luận: Qua quá trình tiếp xúc thực tiễn, đưa ra
tình hình thực tế tại công ty. Nhận xét về tất cả các mặt có liên quan đến mục đích đã
nêu.
Chương 5: Kết luận và kiến nghị: Kết luận chung về đề tài, đưa ra một số kiến nghị
nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty.

2


CHƯƠNG 2
TỔNG QUAN

2.1. Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành
2.1.1. Giới thiệu công ty TNHH DV GN, VT & TM Công Thành
Tên công ty: Công ty TNHH Dịch Vụ Giao Nhận, Vận Tải & Thương Mại
Công Thành
Tên viết tắt: Công ty TNHH Công Thành
Tên quốc tế: CONG THANH Co.,Ltd
Thương hiệu: “Moving with name you know”
Địa chỉ: Khu phố 4, Đường Trường Sơn, Phường Linh Trung, Quận Thủ Đức,
Thành phố Hồ Chí Minh.
Số điện thoại: (84-8) 3-896-5402
Fax: (84-8) 3-896-4341
Mã số thuế: 0301434537
Email:
2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Được thành lập từ năm 1995 theo quyết định số 166/GP-UB do Ủy Ban Nhân

Dân thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 27 tháng 07 năm 1995 và theo giấy phép kinh
doanh số 051039 do sở Kế Hoạch & Đầu Tư TP.Hồ Chí Minh cấp ngày 25 tháng 08
năm 1995. Với 100% vốn tư nhân và chức năng hoạt động duy nhất lúc đầu là vận
chuyển và giao nhận hàng hóa.
Qua hơn 14 năm hoạt động và phát triển, cùng với sự vận động và phát triển
của nền kinh tế nước ta nói chung, của Công Thành nói riêng, CT đã chọn được cho
mình một hướng đi phù hợp với nhu cầu thị trường. CT Công Thành hiện là một trong
những CT hàng đầu về cung cấp dịch vụ giao nhận, vận chuyển và khai báo thủ tục hải
quan hàng Xuất Nhập Khẩu. Với tổng số vốn điều lệ ban đầu là: 9.400.000.000 đ.
3


Cuối năm 2009, CT đã tích lũy đầu tư được: 132 xe đầu kéo, 691 rơmoóc, 439
container, 22 xe tải nhỏ và 7 xe du lịch có năng lực vận chuyển đạt hơn 3.800
container/tháng, diện tích kho: 1.200 m2, diện tích bãi: 20.000 m2. Vì thế, CT luôn chủ
động trong việc vận chuyển và phục vụ một cách tốt nhất theo yêu cầu của khách hàng
với số lượng lớn.
2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
2.1.3.1. Chức năng:
Vận chuyển hàng hóa XNK
Vận chuyển container
Khai thuế hải quan
Gia công và sản xuất mồi giả câu cá
Cho thuê kho, bãi và nhà xưởng
Môi giới thương mại
2.1.3.2. Nhiệm vụ:
Là CT dịch vụ, nhiệm vụ hàng đầu của CT chính là mang lại sự hài lòng cho
khách hàng trong chất lượng dịch vụ mà Công Thành cung cấp. Nắm bắt và hướng dẫn
một cách nhanh nhất về những thông tin thay đổi có liên quan đến quá trình Xuất
Nhập Khẩu cho khách hàng. Đáp ứng mọi nhu cầu khắt khe của khách hàng trong mọi

loại hình Xuất Nhập Khẩu hiện nay.
Là một DN có tư cách pháp nhân và được thành lập theo luật CT của Chính
Phủ. CT có trách nhiệm hoạt động theo đúng ngành nghề đăng ký, chịu trách nhiệm về
những khoản nợ của CT, chấp hành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của Nhà Nước.
Thực hiện các hợp đồng kinh tế và các hợp đồng có liên quan đến hoạt động
kinh doanh của DN. Thực hiện tốt chính sách về quản lý kinh tế và chế độ kế toán theo
đúng quy định hiện hành. Sử dụng đội ngũ cán bộ công nhân viên theo đúng chính
sách của nhà nước.
2.2. Đặc điểm công tác tổ chức quản lý của công ty
2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
4


Giám đốc

Phó giám đốc tài chính

Phòng
kinh
doanh

Phòng
giao
nhận

Phòng
kế
toán

Phòng
hành
chánh
nhân
sự

Phòng
vận
tải

Phân
xưởng
sửa
chữa

Phân
xưởng
mồi
giả câu
cá

Nguồn tin: phòng hành chánh
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Giám Đốc: là người chỉ huy cao nhất và có toàn quyền quyết định mọi hoạt
động của CT và chịu trách nhiệm hoàn toàn về hoạt động của CT. Tổ chức thực hiện
các quyết định, kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của CT, bổ nhiệm, miễn
nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong CT, có các quyền và nhiệm vụ khác
theo qui định của pháp luật.
Phó giám đốc tài chính: là người giám sát mọi hoạt động liên quan đến tình

hình tài chính của CT, quản lý, chỉ đạo hoạt động của các phòng ban, chủ yếu là phòng
kế toán. Thường xuyên kiểm tra, phân tích tình hình tài chính của CT, nhận diện sớm
những rủi ro có thể có về tình hình tài chính của CT. Có trách nhiệm đề xuất các quyết
định tài chính cho Giám đốc lựa chọn các phương án để huy động và sử dụng vốn một
cách có hiệu quả nhất.
Phòng kinh doanh: là bộ phận được thành lập dựa trên sự đánh giá về tầm quan
trọng của công tác nghiên cứu thị trường về giá cả, đối tác kinh doanh, tỷ giá, nhu cầu
trong và ngoài nước… Khai thác mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hàng cho CT.
Báo cáo cho Giám đốc để ký kết hợp đồng với KH, tổ chức thực hiện hợp đồng.
Phòng giao nhận: là bộ phận thay mặt chủ hàng làm thủ tục hải quan hàng hóa
XNK và thủ tục hải quan có liên quan đến giao nhận hàng hóa bằng container hoặc
hàng rời bằng đường biển, đường hàng không để bảo vệ quyền lợi của khách hàng. Tổ
chức xếp dỡ hàng từ nơi sản xuất đến cửa khẩu xuất, nhập hàng và ngược lại. Theo dõi
5

Tổ
kiểm
soát


và giải quyết những khiếu nại về hàng hóa trong quá trình giao nhận, đồng thời thanh
toán các chi phí liên quan trong quá trình giao nhận.
Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm và quản lý tình hình tài chính của CT. Cung
cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin về tài chính cho cấp trên. Tổ chức các
chứng từ, hệ thống tài khoản sử dụng tại CT, kiểm tra các chứng từ kế toán và các
chứng từ khác có liên quan đến thanh toán, tín dụng, hoạt động kinh tế. Phản ánh kịp
thời, đầy đủ, chính xác mọi nghiệp vụ phát sinh tại CT… Lập các báo cáo tài chính,
báo cáo quản trị hàng kỳ, khi cấp trên có nhu cầu. Thực hiện đầy đủ chế độ bảo mật số
liệu kế toán thống kê.
Phòng hành chánh nhân sự: đảm nhận việc xây dựng kế hoạch sử dụng nhân sự

toàn CT, tiến hành tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu của cấp trên. Duy trì nội quy kỷ
luật lao động. Thực hiện đúng chế độ chính sách đối với người lao động. Hàng tháng
tính lương cho nhân viên CT. Chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu, công văn và bảo mật
hồ sơ của CT. Quản lý hệ thống máy tính, mạng điện thoại…
Phòng vận tải: Điều độ xe thực hiện vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng
hoặc của phòng giao nhận, đồng thời liên hệ với phân xưởng sửa chữa để có kế hoạch
bảo dưỡng, bảo trì xe, Romoóc nhằm đảm bảo kế hoạch vận chuyển. Trông coi chu
đáo hàng hóa bằng việc giám sát quá trình bốc dỡ, sắp xếp và có những biện pháp đề
phòng trong trường hợp vận chuyển những hàng hóa dễ hỏng.
Phân xưởng sửa chữa: Có trách nhiệm sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì xe, Romoóc
của CT.
Phân xưởng mồi giả câu cá: Có nhiệm vụ tổ chức công việc gia công hàng hóa
theo kế hoạch đã được phê duyệt, đảm bảo đúng tiến độ cũng như chất lượng của hàng
hóa. Quản lý lao động thực hiện đúng nội quy CT.
Tổ kiểm soát: Tiến hành kiểm soát các chứng từ, hóa đơn mà bộ phận giao nhận
đã chi hộ, nộp hộ cho KH nhằm đảm bảo quyền lợi cho KH. Kiểm soát việc chấp hành
các quy định của nhân viên trong CT.
2.2.3. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán có 15 NV: Kế toán công nợ do 4 NV đảm trách (mỗi người phụ
trách một số lượng KH nhất định), Kế toán thanh toán tạm ứng do 3 NV đảm trách
6


(mỗi người thực hiện một công việc khác nhau), Các phần hành còn lại mỗi người đảm
trách một phần hành. Tại CT, không có sự kiểm nhiệm. Công việc của phần hành kế
toán thanh toán do nhiều NV thuộc các phần hành khác nhau có liên quan thực hiện.
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế
toán
tiền
mặt

Kế
toán
ngân
hàng

Kế
toán
thanh
toán

Kế
toán
công
nợ

Kế
toán
vật tư,
hàng
hóa,
TSCĐ

Kế

toán
thuế

Kế
toán
thanh
toán
tạm
ứng

Nguồn tin: phòng kế toán
2.2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành
Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc quản lý chất
lượng hoạt động của bộ máy kế toán CT. Tổ chức công tác kế toán tại CT, điều động
và phân công công việc cho nhân viên phù hợp với năng lực của mỗi người. Theo dõi
tiến độ làm việc, tìm hiểu và giải quyết những khó khăn của nhân viên, nếu vượt quá
khả năng giải quyết của mình thì kịp thời báo lên giám đốc để có hướng giải quyết tốt
nhất. Hướng dẫn cho kế toán viên ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ các
nghiệp vụ phát sinh nhằm đảm bảo toàn bộ tài sản, vật tư, tiền vốn của CT. Đối chiếu
và duyệt chứng từ cho các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên trong định mức và không
thường xuyên theo phiếu đề xuất. Chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của
báo cáo tài chính.
Kế toán tổng hợp: Là người tiến hành kiểm tra, tổng hợp, đối chiếu số liệu giữa
các bộ phận kế toán. Lập các báo cáo tổng hợp về công nợ. Kiểm tra các bảng kê của
kế toán công nợ lập trước khi gửi cho KH. Hỗ trợ việc đòi nợ khi kế toán công nợ gặp

7

Thủ
quỹ

khó khăn. Thay mặt kế toán trưởng ký các chứng từ phát sinh trong hạn mức cho phép
khi kế toán trưởng đi công tác. Cuối niên độ lập báo cáo tài chính theo qui định.
Kế toán tiền mặt: Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt trên sổ sách, kiểm tra tính
hợp lý, hợp lệ của chứng từ trước khi lập phiếu thu, phiếu chi. Hằng ngày, cung cấp số
liệu về sổ quỹ để kế toán tổng hợp kiểm quỹ, đối chiếu với thủ quỹ. Đồng thời, theo
dõi việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng của phòng vận tải. Lưu trữ chứng từ thu, chi,
thanh toán tạm ứng.
Kế toán ngân hàng: Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến NH như: theo dõi
các khoản tiền thu chi qua NH, theo dõi các khoản nợ vay và thanh toán các khoản nợ
vay đến hạn của CT. Lập uỷ nhiệm chi, lưu trữ chứng từ liên quan đến thu chi TGNH.
Định kỳ, tiến hành đối chiếu số liệu với sổ phụ NH.
Kế toán thanh toán: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ, hóa đơn.
Lập phiếu kế toán hoặc phiếu nhập kho tùy theo nội dung, mặt hàng. Theo dõi nợ phải
trả theo từng hóa đơn và theo tuổi nợ. Lập kế hoạch trả nợ gửi cho kế toán ngân hàng
để có kế hoạch chuẩn bị tiền. Chịu trách nhiệm về các khoản đã thanh toán, đảm bảo
thanh toán đúng nội dung, đúng đối tượng. Ngoài ra, kế toán thanh toán có trách nhiệm
theo dõi số lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho.
Kế toán công nợ: Lên bảng kê các khoản chi hộ, trả hộ KH, tính phí dịch vụ.
Gửi bảng kê cho kế toán thuế để xuất hóa đơn cho KH. Có trách nhiệm theo dõi và thu
hồi nợ. Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh và chi tiết theo
từng KH. Lập và in các báo cáo công nợ về số dư và tình hình thanh toán của KH khi
có yêu cầu của cấp trên.
Kế toán vật tư, hàng hóa, TSCĐ: Lập phiếu xuất kho khi các bộ phận có nhu
cầu gửi phiếu đề xuất. Theo dõi lượng vật tư, hàng hóa nhập, xuất kho thực tế và trên
phần mềm. Chịu trách nhiệm về số lượng vật tư hàng hóa xuất kho. Theo dõi, kiểm tra
và quản lý TSCĐ theo đúng phương pháp và chế độ quy định.
Kế toán thuế: Tập hợp, lưu trữ hóa đơn mua vào, bán ra. Theo dõi tất cả thuế
đầu vào và đầu ra của CT theo từng tháng. Lập các báo cáo về thuế, quyết toán năm

khi kết thúc năm tài chính. Ngoài ra, kế toán thuế có nhiệm vụ giữ và lập các hóa đơn
bán ra của CT theo yêu cầu của kế toán công nợ.

8


Kế toán thanh toán tạm ứng: theo dõi việc nâng, hạ, mượn, trả container của tài
xế, theo dõi các khoản thanh toán của nhân viên phòng giao nhận liên quan đến các chi
phí này. Khi nhận chứng từ, hóa đơn từ các phòng ban đưa về, kế toán tiến hành tách
chứng từ, hóa đơn theo các khoản chi trả hộ KH và chi phí phát sinh của CT. Nếu là
phí chi hộ cho KH thì chuyển chứng từ cho kế toán công nợ theo dõi KH đó, nếu là phí
phát sinh của CT thì hạch toán vào phần mềm, lập phiếu thanh toán tạm ứng.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt tại quỹ của CT, thực hiện các nghiệp vụ
nộp tiền và rút tiền tại NH. Cuối ngày, tiến hành kiểm kê quỹ, so sánh đối chiếu với
các sổ sách có liên quan. Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng, giám đốc về các
khoản tiền mặt tại CT.
2.3. Chế độ và chính sách kế toán áp dụng tại công ty
2.3.1. Hình thức kế toán
Hiện tại, CT áp dụng hình thức kế toán: Nhật ký chung.
Luân chuyển chứng từ gốc theo hình thức nhật ký chung, được thể hiện:
Hình 2.3: Sơ đồ luân chuyển chứng từ
Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Sổ nhật ký chung

Sổ chi tiết

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính
Nguồn tin: phòng kế toán
Chú thích:
Ghi hàng ngày
9


Quan hệ đối chiếu
Ghi định kỳ
Trình tự ghi chép:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán.
Phần mềm kế toán sẽ tự động lần lượt ghi vào sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ quỹ và sổ
chi tiết theo tài khoản kế toán phù hợp. Phần mềm tự động cập nhật và lập các báo cáo
tài chính cũng như các báo cáo quản trị. Khi có nhu cầu, kế toán sẽ tiến hành in các sổ,
bảng tổng hợp, báo cáo tài chính hoặc báo cáo quản trị theo từng thời điểm tùy ý.
2.3.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng
2.3.3.1. Chứng từ sử dụng:
- Phiếu thu
- Phiếu chi
- Phiếu tạm ứng
- Bảng kê thanh toán
- Hóa đơn mua, bán hàng
- Phiếu nhập kho (2 loại: do kế toán thanh toán và do thủ kho lập)
- Phiếu đề xuất
- Phiếu kế toán

- Phiếu thanh toán tạm ứng
- Biên bản điều chỉnh hóa đơn
- Biên bản hủy hóa đơn
- Bảng thanh toán lương, bảo hiểm xã hội
2.3.2.2. Tài khoản sử dụng:
Công ty áp dụng HTTK căn cứ hệ thống TK ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐBTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính.
Ngoài ra, để phục vụ tốt cho công tác quản lý, CT mở tài khoản chi tiết cấp 2,
cấp 3 cho các tài khoản: TK 111, TK 112, TK 133, TK 141, TK 152, TK 511, TK 627,
TK 642, TK 711, TK 811...Riêng đối với các khoản phải thu và phải trả kế toán theo
dõi theo tên từng KH đã khai báo trên phần hành danh mục KH.

10


2.3.3. Chế độ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006
của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính.
2.3.4. Niên độ kế toán
Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
2.3.5. Phần mềm kế toán
Công ty hiện đang sử dụng phần mềm Vietsoft, phần mềm này được viết theo
hình thức kế toán nhật ký chung.
2.3.6. Đơn vị tiền tệ sử dụng
Đồng Việt Nam, mọi nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ đều được quy đổi sang
đồng Việt Nam theo tỷ giá tại thời điểm phát sinh.
2.4. Thuận lợi, khó khăn trong hoạt động kinh doanh của công ty
2.4.1. Thuận lợi
Cách trung tâm thành phố 15 km, cách quốc lộ 1A khoảng 1 km, là vị trí thuận
lợi cho việc vận chuyển hàng XNK cho các Khu Công Nghiệp Sóng Thần, Đồng Nai,
Bình Dương, Tây Ninh, Khu Chế Xuất Linh Trung đi các cảng TP.HCM và ngược lại.

Nước ta đã gia nhập tổ chức WTO, thuận lợi cho việc mở rộng thị trường XNK.
Công ty đã có hơn 14 năm hoạt động trong lĩnh vực này nên có kinh nghiệm,
thành thạo các quy trình, thủ tục XNK.
2.4.2. Khó khăn
Ngày càng có nhiều CT thành lập và phát triển cạnh tranh gay gắt.
Nhiều CT có thời gian hoạt động và phát triển lâu đời hơn, có một lượng KH cố
định, việc cạnh tranh vô cùng gay gắt.
Giá cả xăng dầu có nhiều biến động nên CT khó dự báo được tình hình để tiến
hành ký kết các hợp đồng sao cho có lợi nhất mà vẫn cạnh tranh được với các đối thủ.
2.4.3. Định hướng phát triển
Tiếp tục giữ vững thị trường, tìm kiếm KH mới (đặc biệt chú trọng đối với thị
trường các tỉnh lân cận).
Tăng cường mở rộng lĩnh vực dịch vụ.
Không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ.

11


CHƯƠNG 3
NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1. Vai trò của kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán
Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán có nhiệm vụ quan trọng trong
quá trình hoạt động của CT. Cung cấp những thông tin về tình hình tài chính của CT,
các khoản phải thu, phải trả nhằm giúp nhà quản trị có kế hoạch, chính sách sử dụng
hợp lý nguồn lực của mình cũng như đưa ra các quyết định kịp thời và có lợi nhất.
Phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ về số tiền CT đã thu, đã chi, số tiền tồn
quỹ, các khoản phải thu KH, phải trả nhà cung cấp chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
Thực hiện việc kiểm kê quỹ hằng ngày, hạn chế tình trạng thất thoát quỹ.
3.2. Phương pháp kế toán

3.2.1. Kế toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động biểu hiện dưới hình thái tiền
tệ bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển.
Với tính chất luân chuyển cao nhất, vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu
cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí.
3.2.1.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ
Khái niệm:
Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ của DN bao gồm: tiền
Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Mọi nghiệp vụ
thu chi tiền mặt và việc bảo quản tiền mặt tại quỹ do thủ quỹ của DN thực hiện.
Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 111 “Tiền mặt”
TK này có 3 TK cấp 2:
+ TK 1111 “Tiền Việt Nam”
+ TK 1112 “Ngoại tệ”
12


+ TK 1113 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý”
Kết cấu và nội dung phản ánh:
TK 111
- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ,
vàng bạc, đá quý nhập quỹ

- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại
tệ, vàng bạc, đá quý xuất quỹ

- Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm
kê.

- Số tiền mặt thiếu ở quỹ phát hiện khi
kiểm kê

SDCK: Các khoản tiền mặt, ngân phiếu,
ngoại tệ, vàng bạc, đá quý tồn quỹ cuối kỳ.

13


Sơ đồ hạch toán tài khoản 111:
TK 111
TK 112
TK 112
Rút tiền gửi NH nhập quỹ TM
Dùng TM gửi vào ngân hàng
TK 141, 144, 244
Thu hồi tạm ứng thừa, và các
khoản ký cược, ký quỹ

TK 141, 144, 244
Chi tạm ứng, ký cược, ký quỹ
ngắn hạn và dài hạn

TK 121, 128, 221…
Thu hồi vốn từ các khoản đầu
tư ngắn hạn và dài hạn

TK 121, 128, 221…
Các khoản đầu tư ngắn hạn
và dài hạn bằng TM

TK 511
Doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ

TK 152, 153, 156, 211…
Chi TM mua VT, HH,
TSCĐ hoặc đầu tư XDCB
TK 133
Thuế GTGT được khấu trừ

TK 333(3331)
Thuế GTGT phải nộp

TK 621, 627, 641, 642…
Chi phí hoạt động SXKD
và hoạt động khác

TK 515, 711
Doanh thu hoạt động
tài chính, thu nhập khác
TK 131
Thu nợ KH hoặc nhận tiền ứng
trước của KH

TK 311, 315, 331, 334…
Chi TM để thanh toán các
khoản nợ phải trả

TK 338(3386), 344

Nhận ký cược, ký quỹ ngắn
hạn hoặc dài hạn

TK 338(3386), 344
Chi TM để hoàn trả các
khoản nhận ký cược, ký quỹ

TK 338(3381)
Số tiền thừa quỹ phát hiện khi
kiểm kê

TK 138(1381)
Số tiền thiếu quỹ phát hiện
khi kiểm kê

3.2.1.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng
Khái niệm:
Tiền của DN phần lớn được gửi ở NH, kho bạc, CT tài chính để thực hiện việc
thanh toán không dùng tiền mặt.
Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 112 “Tiền gửi Ngân hàng”
TK 112 có 3 TK cấp 2:
+ TK 1121 “Tiền Việt Nam”
14