Công tác kế toán tại công ty xuất nhập khẩu nông lâm sản và vật tư nông nghiệp

Website: Email : Tel (: 0918.775.368

I.

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG
LÂM SẢN VÀ VẬT TƯ NƠNG NGHIỆP(XNK NLS VÀ VTNN)
1.1. Lịch sử hình thành của công ty:
Căn cứ vào quyết định số 1853/NN/TCCB/QĐ ngày 01/11/1996 của Bộ

trưởng Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, về việc thành lập tổng công
ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn.
Căn cứ quyết định số 3329/QĐ/BNN – DMDN ngày 29/11/2005 của Bộ nông
nghiệp và phát triển nông thôn: V/v thành lập công ty xuất khẩu nông lâm sản
và vật tư nông nghiệp là đơn vị hạch tốn phụ thuộc - thuộc tổng cơng ty xây
dựng nơng nghiệp và phát triển nông thôn.
Theo chủ trương đổi mới doanh nghiệp của bộ nông nghiệp, công ty
xuất nhập khẩu nông lâm sản và vật tư nông nghiệp được thành lập. Doanh
nghiệp được thành lập trong sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của đất nước,
chúng ta thực hiện xu thế hội nhập hóa. Chính vì thế cơng ty có nhiều cơ hội
và thách thức mới mở ra.
Trước đây, Công ty xuất nhập khẩu nông lâm sản và vật tư nông nghiệp
là một bộ phận của tổng công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông
thôn.
Cùng với sự phát triển của tổng cơng ty XDNN&PTNT, cơng ty đã có
một q trình phát triển lâu dài.Tổng cơng ty được thành lập theo mơ hình
mới theo quyết định số 39/TTG ngày 7/3/1994 của Thủ Tướng Chính Phủ.
Tổng cơng ty là một đơn vị hạch tốn độc lập, có tư cách pháp nhân, có con
dấu riêng và hoạt động theo điều lệ mẫu về tổ chức và hoạt động của tổng
công ty nhà nước ban hành theo nghị định số 39/CP ngày 27/6/1995 của
Chính Phủ và điều lệ cụ thể của tổng cơng ty. Tổng cơng ty có quyền được
lập tài khoản riêng tại kho bạc và các ngân hàng. Tổng công ty trước đây là

công ty khảo sát thiết kế nhà nước.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Năm 1989, trước sự đổi mới nền kính tế đất nước chuyển sang kinh tế
thị trường có sự quản lý của nhà nước. Và do có sự đổi mới về cơ chế chính
sách quản lý hoạt động kinh doanh, công ty khảo sát thiết kế nhà nước đã sáp
nhập với công ty khác để thành lập Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng nhà
nước và phát triển nông thôn theo quyết định số 48-NN-TCBC/QB của Bộ
trưởng Bộ nông nghiệp và công nghệ thực phẩm.
Năm 1996, căn cứ vào luật doanh nghiệp nhà nước ban hành kèm theo
pháp lệnh số 39/L/CTN ngày 30/4/1995 và căn cứ nghị định số73/CB ngày
1/11/1995 của Chính Phủ về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ
máy của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Tổng công ty xây dựng
nông nghiệp và phát triển nông thôn được chính thức thành lập trên cơ sở
cơng ty liên hiệp các xí nghiệp xây dựng nhà nước và phát triển nông thôn.
Trước sự phát triển của nền kinh tế và xu hướng hội nhập một số ngành nghề
được hình thành và chú trọng phát triển trong đó có xuất nhập khẩu. Từ khi
hình thành bộ phận xuất khẩu đã đem lại lợi ích khá lớn cho nền kinh tế.
Theo nghị định số 64/2002/NĐ-CP về việc chuyển doanh nghiệp nhà
nước thành công ty cổ phần. Theo quyết định số 65/2003/QĐ-TT ngày
22/4/2003 của Thủ tướng Chính Phủ và quyết định số 1576/QĐ/BNN-TCCB
ngày 26/5/2003 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thơn, Tổng cơng ty đã
tiến hành cổ phần hóa các cơng ty theo lộ trình của nhà nước. Và đến nay
cơng ty đã hồn tất cơng việc. Cơng ty xuất nhập khẩu cũng được thành lập
trên chủ trương đó.
Việt Nam là một đất nước nông nghiệp. Dù là nước xuất khẩu nông sản
đứng thứ 2 trên thế giới nhưng Việt Nam vẫn là nước bị đánh giá là có chất

lượng nông sản thấp. Một thực tế nữa là nền nông nghiệp Việt Nam còn được
xem là lạc hậu so với thế giới. Dù cho những năm gần đây Việt Nam đã có
nhiều sáng kiến trong nơng nghiệp nhưng nó vẫn chưa đủ đáp ứng nhu cầu
Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

phát triển của ngành. Chính vì thế việc nhập khẩu các trang thiết bị nông
nghiệp là một cách làm giúp nền nông nghiệp Việt Nam bắt kịp với sự phát
triển của thế giới. Do chúng ta là nước xuất khẩu nông sản đúng thứ hai trên
thế giới nên nhiều thị trường đã biết đến và ưa chuộng sản phẩm nông nghiệp.
Đây là cơ hội lớn cho việc tìm kiếm thị trường của cơng ty. Với đội ngũ cán
bộ có trình độ đại học và có nhiều hiểu biết về lĩnh vực xuất nhập khẩu chúng
ta có quyền hy vọng ở một sự phát triển mạnh mẽ của công ty cũng như của
ngành nông nghiệp.
1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ:
Công ty là một đơn vị trực thuộc của tổng công ty xây dựng nông
nghiệp và phát triển nơng thơn. Cơng ty có chức năng xuất nhập khẩu. Công
ty thực hiện ngành nghề kinh doanh được tổng công ty giao như sau:
-

Kinh doanh xuất nhập khẩu lương thực, nông lâm sản (mủ cao su, cà

phê, tiêu, hạt điều, tinh bột sắn, đậu các loại, gỗ tinh chế, gỗ xây dựng…)
-

Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp

-

Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị phục vụ cho xây dựng, thiết

bị máy móc phục vụ nơng nghiệp và thủy lợi.
-

Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng gốm sứ và thủy hải sản.
Như vậy công ty cần thực hiện nhiệm vụ sau:

-

Tham mưu tư vấn cho hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Tổng công

ty về định hướng chiến lược phát triển kinh doanh xuất nhập khẩu.
-

Tiếp thị, tìm kiếm thị trường và sản phẩm kinh doanh xuất nhập khẩu

cho Tổng công ty và công ty;
-

Được tổng công ty ủy nhiệm ký các hợp đồng kinh tế do cơng ty chủ

động tìm kiếm.

Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

-

Tổ chức sản xuất kinh doanh một số ngành nghề có trong nhiệm vụ và

giấy phép kinh doanh của Tổng công ty như đã nêu ở trên.
1.2.2 Đặc điểm về ngàng nghề, sản phẩm và thị trường của công ty:
Công ty XNK NLS VÀ VTNN thực hiện việc thu mua nông lâm sản, chế
biến một số loại vật liệu và thực hiện xuất khẩu trực tiếp ra nước ngồi. Chính
vì thế cơng ty vừa thực hiện nhiệm vụ sản xuất vừa là trung gian trao đổi hàng
hóa như một doanh nghiệp thương mại.
Cơng ty thực hiện xuất khẩu chủ yếu là nông sản thô như mủ cao su, cà phê,
tiêu, hạt điều..., và chỉ sản xuất một sản phẩm đó là tinh bột sắn. Thị trường
đầu vào của doanh nghiệp khá rộng lớn vì sản phẩm kinh doanh là khá đa
dạng. Tuy nhiên những sản phẩm nơng nghiệp chỉ tập trung ở phía Bắc, Phía
Nam và vùng Tây Ngun. Cơng ty chỉ đặt trụ sở giao dịch tại Hà Nội còn
hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu diễn ra tại các chi nhánh trải dài từ
Bắc vào Nam của công ty. Hiện nay, tuy là đặt các cơ sở tại các vùng nguyên
liệu nhưng công ty không trực tiếp đi thu mua mà chỉ thông qua đại lý.
Thị trường đầu ra cho sản phẩm của doanh nghiệp gồm thị trường nước
ngoài khi công ty xuất nông sản và thị trường trong nước khi công ty nhập
thiếp bị nông nghiệp về. Thị trường nước ngoài, chủ yếu là các nước phát
triển như Trung Quốc, Anh, Nhật Bản, Hàn Quốc… Ngồi ra vẫn có một thị
trường khá tiềm năng mà doanh nghiệp đang khai thác là Châu Phi. Công ty
nhập khẩu các thiết bị dùng cho trồng trọt, chăn nuôi như máy cày, máy bừa,
máy bơm nước, máy gặt… Thị trường trong nước của doanh nghiệp chủ yếu
là các tỉnh phía nam và vùng Tây Ngun. Ở đó người nơng dân thực hiện
trồng cây cơng nghiệp với diện tích khác lớn nên sẽ có điều kiện để áp dụng
những thiết bị tiên tiến. Tuy nhiên tương lai khơng xa thì ngành nơng nghiệp
Việt Nam sẽ cơ giới hóa tồn bộ, đây là cơ hội lớn cho việc nhập khẩu thiết bị

nông nghiệp.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Vậy có những thách thức và cơ hội gì tác động đến quá trình kinh
doanh của cơng ty? Ngành nơng nghiệp Việt Nam thực sự cịn lạc hậu, nhiều
vùng vẫn có tập qn sản xuất manh muốn, chính vì thế mà sẽ cịn rất nhiều
chỗ đúng cho vật tư thiết bị nông nghiệp nhập khẩu. Và như đã đề cập ở trên
thì sản phẩm nơng nghiệp Việt Nam đã có chỗ đứng trên trường Quốc tế,
công ty sẽ dễ dàng hơn trong việc quảng bá sản phẩm. Nhưng với thói quen
được trợ cấp của nhà nước, công ty sẽ cần phải nổ lực rất lớn có thể đứng
vững trên thị trường và đối mặt với những khó khăn, thách thức. Hiện tại Việt
Nam cũng có rất nhiều cơng ty xuất khẩu nơng sản và các nước như Thái Lan,
Mỹ là những đối thủ nặng cân. Thêm vào đó sản phẩm nơng sản có chất
lượng cịn chưa cao cũng là một thách thức khơng nhỏ cho việc xuất khẩu
nơng sản của cơng ty.
12.3. Tình hình tài chính của cơng ty:
1.2.3.1. Đánh giá tình hình hoạt động trong 2năm 2006 & 2007:
Đất nước chúng ta đã và đang thay da đổi thịt từng ngày nhờ sự hội nhập nền
kinh tế. Các ngành nghề kinh doanh vì thế mà đã có những đóng góp quan
trọng vào thu nhập quốc doanh. Hoạt động xuất nhập khẩu của nước ta trong
những năm vừa qua cũng trở nên sôi nổi.
Tuy mới được tách ra từ tổng công ty xây dựng nông nghiệp và phát
triên nông thôn nhưng doanh nghiệp đã có bước đi vững chắc trong những
năm hoạt động vừa qua. Doanh nghiệp không chỉ bảo tồn được lượng vốn do
tổng cơng ty giao mà cịn làm ăn có lãi góp phần vào sự phát triển chung của
đất nước. Để thấy rõ hơn về sự thay đổi này chúng ta sẽ xem xét kết quả hoạt
động kinh doanh của công ty trong hai năm vừa qua:

Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Chỉ tiêu

Năm 2006 Năm 2007

Doanh thu thuần (tỷ đồng)
Lợi nhuận sau thuế (tỷ đồng)

399
3

413
4

Chênh lệch
+/%
14
3.51
1
33.33

Doanh thu của công ty bao gồm hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, hoạt
động tài chính, doanh thu khác. Nhưng doanh thu từ hoạt động bán hàng và
cung cấp dịch vụ vẫn chiếm tỷ trọng lớn. Từ bảng trên ta nhận thấy rằng,
doanh thu thuần của công ty chỉ tăng lên 3.51% mà lợi nhuận sau thuế lại

tăng 33.33%. Điều này thể hiện công ty đang thực hiện hoạt động có hiệu quả
và có thể giảm được chi phí.
1.2.3.2. Tình hình hoạt động của cơng ty năm 2007:
Đơn vị triệu đồng
Tài sản
Chỉ tiêu
I. Tài sản ngắn hạn
1. Tiền
2. Phải thu khách hàng
3. Trả trước cho người bán
4. Hàng tồn kho
- Hàng hóa
- Thành phẩm
- Cơng cụ dụng cụ
- Nguyên liệu tồn kho
- Hàng mua đang đi đường
II. Tài sản dài hạn
1. Tài sản cố định
2. Tài sản dài hạn khác
Tổng tài sản


Nguồn vốn
Chỉ tiêu
I. Nợ phải trả
1. Vay và nợ ngắn hạn
2. Phải trả người bán

Cuối năm
Cuối năm

77850
75810
11000
52710
24500
13000
16000
37350
3. Phải trả nội bộ
10000
16000
4. Nợ dài hạn
100
3000
II. Vốn chủ sở hữu
4190
150
1. Lợi nhuận chưa phân phối
4000
500
2. Kinh phí và các quỹ
190
17700
2150
1400
750
80000
Tổng nguồn vốn
80000

Xem xét phần tài sản:
Trước hết ta thấy cơ cấu tài sản của doanh nghiệp như vậy là phù hợp.

Lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp cuối kỳ lớn bởi doanh nghiệp kinh

Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

doanh lĩnh vực nông lâm sản, thiết bị xây dựng và cuối năm thường là mùa
xây dựng và là vụ thu hoạch. Chính vì thế mà hàng thu về nhiều hơn so với
thời điểm khác. Doanh nghiệp cần có biện pháp bảo quản hàng tồn kho tốt để
tránh mất mát, hư hỏng do hàng tồn kho là nông sản dễ bị ảnh hưởng bởi thời
tiết và có hạn bảo quản. Ngồi ra cần phải theo dõi để xác định giá trị có thể
thực hiện được của hàng tồn kho như vậy mới đánh giá chính xác giá trị hàng
tồn kho. Nhằm có kế hoạch sản xuất tốt.


Xem xét phần nguồn vốn:
Công ty hoạt động dưới sự bảo lãnh của công ty mẹ là Tổng công ty

xây dựng và phát triển nông thôn nên nguồn vốn chủ sở hữu của cơng ty
khơng có. Cơng ty hoạt động kinh doanh độc lập nhưng lợi nhuận sẽ được
chuyển về Tổng cơng ty và sau đó Tổng cơng ty sẽ cấp kinh phí dưới dạng
các quỹ. Tổng công ty sẽ thực hiện bảo lãnh để công ty có thể vay vốn từ các
tổ chức tín dụng. Do đặc thù ngành nghề kinh doanh, công ty đã vay tiền ngân
hàng với số lượng lớn để mở L/C. Điều này cho thấy khoản nợ và vay của
cơng ty có giá trị khá lớn trên bảng cân đối.
Nhìn lại kế quả hoạt động kinh doanh trong một vài năm qua của công

ty xuất nhập khẩu nông lâm sản và vật tư nông nghiệp: Trong hơn 20 năm đổi
mới Việt Nam đã có những sự thay đổi vượt bậc. Cùng với sự với sự phát
triển của đất nước hoạt động xuất nhập khẩu cũng có dịp bùng nổ. Cơng ty là
một ví dụ minh chứng, từ những năm cịn là bộ phận của tổng công ty, xuất
nhập khẩu đã đem lại doanh thu lớn cho tổng công ty. Giờ đây là một doanh
nghiệp tự làm ăn trên năng lực của bản thân mình, trong hai năm qua doanh
nghiệp đã duy trì và tăng doanh thu xuất nhập khẩu góp một phần giá trị vào
sự nghiệp phát triển đất nước. Năm 2006 doanh nghiệp đạt hơn 3.000.000.000
đ, năm 2007 doanh nghiệp đạt hơn 4.000.000.000 đ. Như vậy doanh nghiệp
đang hoạt động có hiệu quả và thực hiện tốt nhiệm vụ do tổng công ty. Với đà
Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

phát triển như vậy trong những năm tới doanh nghiệp sẽ có triển vọng mang
lại nguồn lợi lớn cho nền kinh tế nước nhà. Việt Nam đã tham gia WTO hơn
một năm, đây là cơ hội và cũng là một thách thức lớn cho công ty. Công ty
cần vạch rõ chiến lược hoạt động để có thể đứng vững và phát triển.


Xem xét một số chỉ tiêu tài chính:

•

Phải thu khách hàng/ tài sản ngắn hạn= 0.31
Như vậy khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng khá lớn trong tài sản

ngắn hạn của cơng ty.
•

Hàng tồn kho/ Tài sản ngắn hạn = 0.48
Như đã nói ở trên, bây giờ đang là mùa vụ thu mua ngyuyên vật liệu và

mùa xây dựng nên hàng tồn kho của công ty nhiều. Trong tổng số hàng tồn
kho thì giá trị gỗ xuất khẩu chiếm tỷ trọng lớn nhất vì nó mang giá trị lớn.
Bên cạnh đó nơng sản thu mua cũng có giá trị cao.
•

Vay và nợ ngắn hạn/ tổng nguồn vốn = 0.66

Thực chất công ty được sự bảo lãnh của tổng công ty để vay vốn hoạt động.
Đặc điểm ngành nghề yêu cầu công ty cần có sự bảo lãnh của ngân hàng.

Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

1.2.4.: Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh:
1.2.4.1. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm:
Khách hàng của doanh nghiệp thường là những ơng chủ khó tính có
u cầu cao về chất lượng. Có khi sản phẩm xuất khẩu bị kiểm tra về dư
lượng thuốc bảo vệ thực vật quá mức độ cho phép và không được xuất đi. Để
đảm bảo uy tín và hoạt động kinh doanh được hiệu qủa công ty đã sử dụng
những thiết bị kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn Châu Âu. Ngoài ra thiết bị
chế biến của công ty cũng phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Ví dụ như
khi xuất khẩu hạt cà phê chưa qua chế biến thì cơng ty cũng cần phải đảm bảo
độ ẩm thấp hơn mức tối đa có thể chấp nhận được của hạt cà phê, trong khi đó
việc thu mua cà phê của các hộ nơng dân khác nhau sẽ rất khác nhau. Chính

vì thế cơng ty cần phải thực hiện biện pháp phân loại chất lượng và sấy khô
trước khi đem đi xuất khẩu.
1.2.4.2. Tổ chức sản xuất kinh doanh


Tổ chức sản xuất :
Nhiệm vụ của doanh nghiệp là xuất khẩu nông lâm sản, công ty hầu hết

xuất khẩu nơng sản thơ và chỉ có một nhà máy chế biến tinh bột sắn. Dù là
xuất khẩu thơ hay sản xuất thì phải dựa trên các hợp đồng xuất khẩu và nhu
cầu thị trường. Để sản xuất thành công, công ty đã thực hiện các công việc
sau:
- Lập kế hoạch
- Thu mua nguyên liệu
- Thực hiện sản xuất
Dựa trên hợp đồng xuất khẩu và kế hoạch của công ty, dựa trên điều
kiện thực tế của doanh nghiệp, giám đốc nhà máy cùng bộ phận kế toán, kế
hoạch thực hiện lập kế hoạch sản xuất phù hợp cho nhà máy.

Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Bộ phận thu mua có nhiệm vụ thu mua nguyên liệu trên địa bàn Đắc
Nông và các vùng lân cận. Trên thực tế nơng sản Việt Nam thường bị xem là
có chất lượng kém hơn nhiều nước xuất khẩu nơng sản khác. Chính vì thế
cơng ty đã tổ chức một bộ phận có am hiểu về chất lượng nông sản đến các
khu thu mua thực hiện kiểm tra chất lượng nông sản để kết quả sản xuất có
hiệu quả.

Bộ phận sản xuất sẽ sử dụng công nghệ để chế biến tinh bột sắn. Thông
thường việc sản xuất của công ty dựa trên các hợp đồng đã có sẵn.
GD, PGĐ,
Trưởng đơn vị

Chính sách chung

Thơng tin phản hồi

Cc thơng tin tài chính

BP kế hoạch

BP kế tốn

Trao đổi KH

Cc tài chính

BP cung ứng thu mua

BP sản xuất, kinh
doanh

Sơ đồ 1.1: sơ đồ tổ chức sản xuất


Tổ chức kinh doanh:
Các chi nhánh của cơng ty có 2 nhiệm vụ:
- Xuất khẩu nông sản.

Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

- Nhập khẩu và tiêu thụ vật tư nông nghiệp
Công ty thực hiện hình thức xuất khẩu nơng lâm sản là xuất khẩu trực
tiếp. Cơng ty tự động tìm kiếm thị trường cho sản phẩm của cơng ty. Sau khi
có được những hợp đồng thì bộ phận lập kế hoạch sẽ lập kế hoạch và chuyển
cho các bộ phận có liên quan, ngồi ra bộ phận lập kế hoạch còn phải dựa trên
việc sản xuất kinh doanh của năm trước và dự đoán tình hình thị trường trong
năm để quyết định số lượng, chất lượng trong mỗi hợp đồng ký kết. Công
việc này nhằm tránh trường hợp cơng ty có thể ký được hợp đồng rồi nhưng
không thể thu mua được những sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng dẫn
đến tình trạng mất uy tín. Bộ phận kế hoạch xuất nhập khẩu cịn thực hiện
việc vận chuyển hàng hóa đi xuất khẩu và nhập hàng về cảng cũng như
chuyên trở tới các cơ sở của công ty.
Bộ phận cung ứng sẽ thực hiện việc thu mua. Tuy nhiên việc thu mua
nhiều khi không phụ thuộc vào hợp đồng bởi nguyên liệu của doanh nghiệp
hầu như là có theo thời vụ nên cơng ty phải có kế hoạch thu mua theo vụ nơng
nghiệp kịp thời. Sau đó, những nơng sản, lâm sản được vận chuyển về các cơ
sở của cơng ty gần đó nhất để chế biến sơ qua như sấy khơ, bóc vỏ…
Bộ phận kế toán thực hiện phối hợp với các bộ phận khác để thông báo
cho các bộ phận khác về tình hình tài chính. Ngồi ra bộ phận kế tốn cịn liên
hệ với các ngân hàng để thực hiện thanh toán L/C.
Việc nhập khẩu hàng cũng dựa trên kế hoạch do công ty định sẵn.
Thông thường giá nhập khẩu thường là CIF. Sau khi hàng hóa được nhập về
sẽ được chuyển tới các văn phòng đại diện để thực hiện phân phối trên tồn
quốc. Nhìn chung việc kinh doanh cũng được thực hiện theo quy trình của
việc sản xuất nhưng khơng có giai đoạn sản xuất.

Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh
1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý:
 Sơ độ bộ máy:
Bộ máy quản trị được tổ chức như sau:
GĐ
P.GĐ

P.Tổ chức hành
chính
P. Kế hoạch
XNK
P.Cung ứng thu
mua

Nhà
máy
chế
biến
tinh
bột
sắn
Đắc
Nơng

Văn
phịng
đại
diện
cơng
ty
tại
TP
HCM

Văn
phịng
đại
diện
cơng
ty tại
Đắc
Nơng

Văn
phịng
đại diện
cơng ty
tại miền
trung
Tây
ngun

Văn
phịng

đại
diện
cơng
ty tại
Móng
Cái Quảng
Ninh

P.Tài chính kế
tốn

Sơ đồ 1.2: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
 Mơ hình tổ chức bộ máy:
Bộ máy quản trị của doanh nghiệp được tổ chức theo mơ hình trực
tuyến - chức năng. Theo mơ hình này bộ phận chức năng chỉ có quyền tham
mưu mà khơng có quyền ra quyết định đối với bộ phận chỉ huy và các cấp
lãnh đạo của tuyến. Tuy rằng ngày nay các trang thiết bị hiện đại như điện
thoại, máy fax, máy in giúp cho việc quản lý trở nên đơn giản, nhanh chóng
hơn. Nhưng nhược điểm của mơ hình này là các bộ phận chức năng muốn ký
Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

giấy tờ phải được thừa lệnh của giám đốc dưới một mức độ nào đấy vẫn ảnh
hưởng đến tiến độ hoạt động cũng như việc ra quyết định quản trị của toàn
doanh nghiệp. Việc bố trí các tuyến thì doanh nghiệp tổ chức theo mơ hình
địa bàn kinh doanh. Theo mơ hình này, các vùng địa dư trở thành cơ sở nền
tảng cho việc nhóm các hoạt động của một tổ chức. Doanh nghiệp đã chia
hoạt động của mình và thành lập các cơ sở sản xuất kinh doanh ở nhiều vùng

địa lý khác nhau của đất nước. Việc này cho phép công ty đáp ứng được yêu
cầu của khách hàng theo từng vùng miền và giảm được chi phí vận chuyển.
Một cơ cấu theo địa dư cho phép kiểm soát tốt hơn việc thực hiện chức năng
riêng biệt của mỗi tuyến. Thêm vào đó bộ phận chức năng của từng tuyến có
thể tập trung vào việc phát triển hoạt động của tuyến mà họ tham gia cơng tác.
Vì thế doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế về quy mô trong việc mua và
phân phối, giảm bớt những vấn đề phối hợp và thơng tin. Theo mơ hình này,
thị trường của doanh nghiệp không chỉ trên một địa bàn mà là trên các địa bàn
khác nhau. Như vậy ưu điểm của mô hình này là có thể đề ra các nhiệm vụ và
chương trình sản xuất theo đặc điểm nhu cầu của thị trường cụ thể; có thể
tăng hoạt động của các bộ phận chức năng và hướng hoạt động này vào thị
trường cụ thể; thuận tiện đào tạo cán bộ quản trị chung, am hiểu từng thị
trường. Nhưng mơ hình này cịn chứa đựng các vấn đề như khó duy trì hoạt
động thực tế trên chiều rộng của doanh nghiệp một cách nhất qn; địi hỏi có
nhiều cán bộ quản trị hơn; cơng việc có thể bị trùng lặp; khó duy trì việc đề ra
quyết định và kiểm tra một cách tập trung.
 . Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:
Nhằm tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, các phòng ban của
doanh nghiệp được phân nhiệm vụ phù hợp với chức năng của mình. Điều
này có thể khắc phục được sự chồng chéo của các quyết định cũng như công
việc.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

•

Phịng tổ chức hành chính: Phịng này có nhiệm vụ tiếp nhận các

chính sách cấp trên để thực hiện trên toàn doanh nghiệp. tổ chức quản lý các
hoạt động hành chính, quản lý số lượng công nhân viên hiện tại, đã về hưu,
nghỉ ốm thai sản…
•

Phịng kế hoạch xuất nhập khẩu: phịng này có nhiệm vụ dự đốn

về thị trường xuất nhập khẩu. Từ đó, phịng này đưa ra kế hoạch về xuất nhập
khẩu hàng năm và từng chu kỳ. Phòng này còn có nhiệm vụ theo dõi sự biến
động của thị trường để có biện pháp thay đổi kịp thời kế hoạch cho phù hợp
với điều kiện thực tế. Nhiệm vụ đòi hỏi nhân viên phòng kế hoạch xuất nhập
khẩu phải am hiểu về thực trạng, nhu cầu của nền kinh tế để tránh những rủi
ro lớn cho doanh nghiệp. Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu còn thực hiện việc
vận chuyển hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu về cảng cũng như chuyển các
hàng nhập khẩu đến các cơ sở của công ty.
•

Phịng cung ứng thu mua: Dựa trên kế hoạch do phòng kế hoạch

xuất nhập khẩu đặt ra và dựa trên nhu cầu thực tế, đặc biệt dựa trên tình hình
tài chính của doanh nghiệp phịng cung ứng thu mua tiến hành thực hiện kế
hoạch thu mua của doanh nghiệp. Nhân viên phịng cung ứng cần có những
am hiểu sâu sắc về sản phẩm cần mua về chất lượng và thời vụ vì ngun liệu
của doanh nghiệp là nơng sản. Ngồi ra họ cần phải nghiên cứu kỹ kế hoạch
sản xuất kinh doanh và chiến lược phát triển của doanh nghiệp để kịp thời đáp
ứng nhu cầu.
•

Phịng tài chính kế tốn: Hạch tốn tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh từ các hoạt động của văn phịng cơng ty. Chịu trách nhiệm kiểm tra
xác định tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ thanh toán; phải kịp
thời báo cáo giám đốc các trường hợp chứng từ thanh tốn khơng đảm bảo
hợp pháp (kể cả trường hợp giám đốc đã duyệt chi). Lập báo cáo tài chính của
văn phịng cơng ty. Hướng dẫn và kiểm tra việc hạch tốn của phịng kế tốn
Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

các đơn vị trực thuộc. Nhận báo cáo của các đơn vị trực thuộc, kiểm tra, xác
định tính đúng đắn của các số liệu báo cáo, tổng hợp lập báo cáo hợp nhất
toàn cơng ty. Phân cơng cán bộ phịng kế tốn- tài chính cơng ty chun trách
theo dõi đơn vị trực thuộc; cán bộ được phân công chịu trách nhiệm hướng
dẫn, kiểm tra kế toán các đơn vị trực thuộc, đối chiếu công nợ giữa công ty
với đơn vị trực thuộc; kịp thời báo cáo kế tốn trưởng cơng ty những khó
khăn vướng mắc, những tồn tại về quản lý tài chính và hạch tốn kế tốn của
đơn vị.
•

Nhà máy chế biến tinh bột sắn Đắc Nông: Đắc Nông là địa điểm

mà khối lượng nguyên liệu sắn khá lớn. Như vậy việc đặt địa điểm tại đây đã
làm giảm lượng chi phí vận chuyển nguyên liệu. Từ đó tăng lợi thế cạnh tranh
cho sản phẩm nông nghiệp- một sản phẩm xuất khẩu nhiều của Việt Nam.
•

Văn phịng đại diện (VPĐD ) cơng ty tại Thành Phố Hồ Chí

Minh: Văn phịng này có nhiệm vụ thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu của

doanh nghiệp tại địa bàn phía nam. Đây là một khu vực kinh tế phát triển nhất
cả nước và là trung tâm giao lưu thuận lợi với các tỉnh đồng bằng sơng Cửu
Long. Như vậy doanh nghiệp có thể thuận tiện trong việc tìm kiếm khách
hàng vì đơng bằng sơng Cửu Long là thị trường lớn của thiết bị nông nghiệp
như máy cày, máy gặt, máy tạo ôxy cho việc nuôi trồng tôm cá, thiết bị sản
xuất thức ăn tôm cá... TP HCM cũng có cảng biển thuận tiện cho việc xuất
nhập khẩu hàng của doanh nghiệp.
•

VPĐD Đắc Nơng: Thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch xuất khẩu

tinh bột sắn do nhà máy chế biến Đắc Nông sản xuất cũng như sản phẩm nông
nghiệp trong vùng và thực hiện việc kinh doanh các thiết bị nơng nghiệp trên
địa bàn
•

VPĐD Miền Trung Tây Nguyên: Thực hiện nhiệm vụ nắm giữ

thị trường tại miền trung Tây Nguyên.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

•

VPĐD Móng Cái- Quảng Ninh: Văn phịng này có thị trường các

tỉnh phía bắc. Móng Cái là cửa khẩu của Quảng Ninh. Điều này sẽ thuận tiện
cho việc chuyên trở hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty.

Mỗi đơn vị trực thuộc thực hiện kinh doanh dựa trên số vốn mà công ty cấp.
Dựa trên nhiệm vụ chung của công ty, mỗi đơn vị trực thuộc cần có biện pháp
phù hợp với địa bàn mà mình đóng.
II.

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ
THỐNG SỔ SÁCH CHỨNG TỪ
II.1. Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty:

2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty như sau:

Kế tốn trưởng

Kế toán tiền mặt, hang
tồn kho, xác định kết
quả,tiền lương

Kế toán phải thu phải tra, tài
sản cố định,

Kế toán tại các chi nhánh

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của từng người:

Các bộ phận kế toán trong cơng ty hoạt động theo những chính sách, kế
hoạch chung của cơng ty. Giữa các bộ phận có sự gắn kết trao đổi với nhau
dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Kế toán trưởng là người giao nhiệm vụ
cho từng cá nhân và chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động của họ trước
giám đốc.
Hiện tại, công ty chỉ có 4 kế tốn thực hiện việc hạch tốn tồn bộ các
nghiệp vụ diễn ra trong công ty và công việc đó được thực hiện tại trụ sở cơng
ty. Ngồi ra, tại mỗi văn phịng đại diện cũng có kế tốn từ cơng ty cử xuống.
Nhân viên kế tốn đều có trình độ đại học trở lên.
Kế tốn trưởng: Kế tốn trưởng có chức năng giúp Giám đốc chỉ đạo
thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn tài chính trong tồn cơng ty. Thực hiện
trách nhiệm quyền hạn của kế toán trưởng theo điều lệ kế toán trưởng ban
hành theo nghị định số 26-HĐBT ngày 18/3/1989 của Hội đồng bộ trưởng.
Kế tốn trưởng Cơng ty có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn chun mơm
nghiệp vụ cho cán bộ kế tốn trong phịng và phịng kế tốn đơn vị trực thuộc;
đơn đốc, kiểm tra, xét duyệt báo cáo tài chính các đơn vị trực thuộc. Phân
công công việc cụ thể cho từng thành viên trong phịng kế tốn-tài chính cơng
ty, chỉ đạo, góp ý cho phụ trách kế tốn các đơn vị trực thuộc trong việc phân
công công việc cụ thể ở phịng kế tốn các đơn vị trực thuộc. Tổ chức học tập,
bồi dưỡng nghiệp vụ, các chính sách chế độ mới cho tồn thể cán bộ kế tốn
thuộc cơng ty.
Nhân viên kế toán: Họ thực hiện các nhiện vụ riêng biệt do kế toán
trưởng giao cho. Nhưng sự độc lập cũng chỉ là tương đối, họ sẽ phối hợp với
nhau và ở các phần hành có liên quan bởi họ là các bộ phận của một guồng
máy hoạt động liên tục.

Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368


-

Kế toán tiền:
kế toán tiền mặt:lập, lưu trữ phiếu thu, phiếu chi cùng những chứng

từ có liên quan ví dụ như giấy đề nghị thanh toán, giấy xin tạm ứng lệnh chi
tiền…; kiểm tra độ chính xác của các chứng từ do cơ sở gửi lên; thực hiện
việc cập nhật số liệu vào máy tính; thực hiện đối chiếu với thủ quỹ vào cuối
ngày; thực hiện kiểm kê tiền và lập bảng kiểm kê quỹ;
-

Kế toán tiền gửi ngân hàng: Cập nhật, lưu trữ chứng từ liên quan đến

TGNH; thực hiện lập hợp đồng mở L/C; thực hiện theo dõi chi tiết TGNH
theo yêu cầu của việc quản lý.


Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ; tính và

phân bổ khấu hao TSCĐ theo tỷ lệ quy định; lập, luân chuyển lưu trữ chứng
từ liên quan đến TSCĐ; thực hiện kiểm tra các chứng từ do cơ sở và nhà máy
gửi lên, cập nhật số liệu về TSCĐ vào máy tính;


Kế tốn vật tư: theo dõi sự biến động, tình hình nhập xuất tồn của

các loại vật tư; cập nhật số liệu vật tư vào máy tính; thực hiện lưu trữ tài liệu
về vật tư;



Kế toán tiền lương nhân viên: Kiểm tra việc tính lương của cơng

nhân viên chức trong cơng ty và của nhà máy sản xuất theo đúng phương
pháp thời gian làm việc thực tế; theo dõi việc trả lương cho cán bộ cơng nhân
viên tại các văn phịng đại diện và nhà máy; theo dõi khoản trích theo lương
và việc thanh toán các khoản này cho Nhà nước; kiểm tra độ chính xác của
các chứng từ liên quan đến lao động tại cơ sở; cập nhật số liệu vào máy tính;


Kế tốn thanh tốn: theo dõi việc thanh tốn các khoản cơng nợ;

lập kế hoạch thu nợ và trả nợ kịp thời để duy trì khách hàng và đảm bảo uy tín
của cơng ty.

Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368



Kế toán văn phòng đại diện: thu thập chứng từ hoạt động của cơ

sở, kiểm tra độ chính xác và gửi kịp thời chứng từ về trụ sở chính để thực
hiện hạch tốn.


Kế tốn nhà máy: Cơng ty chỉ có một nhà máy chế biến. Nhà máy

thực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ xảy ra và cuối quý hoặc cuối năm gửi
sổ về cơng ty; kế tốn của do cơng ty cử sẽ thực hiện việc kiểm tra chứng từ,
phương pháp hạch toán và hạch toán của kế toán tại nhà máy.
Do tại trụ sở cơng ty chỉ có 4 kế tốn gồm cả kế tốn trưởng nên mỗi nhân
viên có thể đảm nhiệm các phần hành khác nhau. Khi đã được giao nhiệm vụ
kế toán sẽ thực hiện theo yêu cầu của các phần hành.
II.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế tốn tại cơng ty:
II.2.1. Các chính sách kế tốn tài chính chung:
-

Ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ.

-

Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31

tháng 12 hàng năm.
-

Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng.

-

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường

xuyên.
-

Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:

-

Hình thức sổ: chứng từ ghi sổ

-

Chế độ kế toán áp dụng: theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, thông

tư hướng dẫn đã ban hành và luật khác có liên quan nhu luật thuế
-

Đối với nguồn vốn: Vốn của công ty được tổng công ty giao quản lý

phù hợp với quy mô hoạt động và nhiệm vụ kinh doanh, Giám đốc công ty
chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và hội đồng quản trị tổng công ty về
việc sử dụng có hiệu quả và đúng mục đích nguồn vốn được giao. Công ty sẽ
được tổng công ty cấp vốn bổ sung để tiếp tục phát triển kinh doanh hoặc thực
Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

hiện các nhiệm vụ do tổng cơng ty giao. Cơng ty cịn có quyền bổ sung nguồn
vốn từ lợi nhuận sau thuế của mình. Thực hiện đúng chế độ quản lý sử dụng
vốn và tài sản theo quy định của Nhà nước. Mua bảo hiểm tài sản theo quy
định. Được hạch toán vào chi phí kinh doanh và chi phí hoạt động khác các
khoản dự phòng rủi ro như: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho; dự phịng các
khoản phải thu khó địi; dự phịng giảm giá chứng khốn trong hoạt động tài
chính; ngồi nguồn vốn do Tổng cơng ty cấp, cơng ty có quyền được huy

động vốn từ các nguồn khác nhau. Nêu huy động từ cơng nhân viên tồn cơng
ty, Giám đốc cơng ty có thể ủy quyền cho các đơn vị tổ chức huy động theo
phương án đã được công ty phê duyệt. Lãi suất huy động vốn thực hiện theo
lãi suất thị trường. Riêng trường hợp huy động vốn trực tiếp của cá nhân, tổ
chức kinh tế thì lãi suất vay tối đa không vượt quá lãi suất thị trường tại thời
điểm vay vốn. Chi phí lãi vay huy động vốn hạch toán theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Cơng ty khơng được huy động vốn nước
ngồi.Các khoản nợ phải trả là một bộ phận của nguồn vốn kinh doanh mà
công ty chiếm dụng hợp pháp, thuộc quyền quản lý, sử dụng của công ty. Nợ
phải trả bao gồm: Nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, nợ khác; phân theo đối tượng nợ
bao gồm nợ ngân sách, nợ cán bộ công nhân viên, nợ khách hàng, nợ ngân
hàng, nợ đối tượng khác. Trưởng các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm về
các khoản nợ phải trả phát sinh tại đơn vị mình. Khi các đơn vị trực thuộc có
khó khăn, khơng trả được các món nợ đã đến hạn theo cam kết phải báo cáo
ngay cho giám đốc công ty để có biện pháp giải quyết. Các khoản nợ phải trả
phải được hạch toán chi tiết theo từng khoản nợ, từng đối tượng nợ. Tại thời
điểm 31/12 hàng năm phải phân loại các khoản nợ phải trả theo thời gian và
thực hiện đối chiếu công nợ với từng khách nợ bằng văn bản. Những khoản
nợ phải trả không rõ đối tượng, hoặc có đối tượng nhưng thời gian trên 2 năm
khơng ai địi cần báo cáo Kế tốn trưởng và Giám đốc công ty để xử lý.
Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

-

Quản lý và sử dụng tài sản: Tài sản của doanh nghiệp bao gồm: tài

sản lưu động ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đầu tư ngắn hạn, các khoản phải

thu và hàng tồn kho), tài sản cố định ( TSCĐ hữu hình, TSCĐ vơ hình, TSCĐ
th tài chính, các khoản đầu tư dài hạn, XDCB dở dang). Tài sản của doanh
nghiệp có thể được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như được cấp, tự bổ
sung, hình thành từ nguồn nợ. Tài sản của cơng ty có thể được sử dụng và
quản lý tại văn phòng, tại đơn vị trực thuộc, đơn vị liên doanh liên kết.
+ Đối với tiền mặt: Thủ quỹ là người trực tiếp chịu trách nhiệm vật chất
về việc quản lý tiền mặt tồn quỹ trong công ty. Thủ quỹ chịu trách nhiệm
trước Kế toán trưởng, Giám đốc và trước pháp luật về quản lý tiền mặt. Mọi
khoản tiền qua quỹ đều phải lập phiếu thu, phiếu chi và có chữ ký của người
có thâm quyền. Nghiêm cấm việc tám ứng, tạm vay tiền chưa làm thủ tục đã
chi tiền ra khỏi quỹ. Phiếu thu, Phiếu chi phải được vào sổ quỹ và sổ kế toán
kịp thời, cuối mỗi ngày Thủ quỹ và kế toán quỹ phải thể hiện được số dư tiền
mặt tồn quỹ và đối chiếu khớp đúng. Không được sử dụng tiền của đơn vị vào
mục đích cá nhân hoặc các mục đích khác khơng phục vụ hoạt động sản xuất
kinh doanh của đơn vị. Định kỳ (ít nhất mỗi tháng một lần) hoặc đột xuất phải
tiến hành kiểm kê tiền mặt tồn quỹ. Kết quả kiểm kê phải được lập có đủ chữ
ký của những người có liên quan. Biên bản kiểm kê phải được lưu giữ trong
chứng từ kế tốn của văn phịng công ty và các đơn vị trực thuộc. Chênh lệch
kiểm kê tiền mặt tồn quỹ được xử lý: Thiếu thủ quỹ phải bồi thường và nộp
ngay số tiền thiếu vào quỹ, thừa ghi tăng thu nhập bất thường.
+ Đối với tiền gửi ngân hàng: Mọi khoản tiền thu chi qua ngân hàng phải
thực hiện đúng quy định của tổ chức tín dụng ngân hàng. Kế tốn tiền gửi
ngân hàng phải thường xuyên đối chiếu với ngân hàng. Các chính sách đối
với tiền gửi ngân hàng giống như tiền mặt.

Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

+ Các khoản phải thu: Khoản phải thu khách hàng phải được quản lý theo
đối tượng và thời hạn thanh toán, và phải có chứng từ đầy đủ, các khoản phải
thu quá hạn hoặc chưa đến hạn nhưng khách nợ khó có khả năng thanh tốn
được lập dự phịng theo quy định tại thơng tư 13/2006/TT-BTC ngày
27/2/2006 của Bộ tài chính, cuối q hoặc 6 tháng các khoản phải thu khách
hàng lớn phải thực hiện đối chiếu xác nhận nợ, nếu không phù hợp với sổ
phải thu trên sổ kế tốn của cơng ty hoặc các đơn vị thì phải cử cán bộ trực
tiếp kiểm tra đối chiếu xác định nguyên nhân sai lệch và điều chỉnh sổ kế toán
cho phù hợp, từng q bộ phận tài chính kế tốn kết hợp với các bộ phận
nghiệp vụ có liên quan phải báo cáo phân tích tình hình cơng nợ phân loại
phải thu khách hàng theo các tiêu thức: chưa đến hạn, quá hạn thanh tốn, nợ
khó địi mới phát sinh trong q; đối với khoản nợ khó địi cần được báo cáo
với giám đốc để có biện pháp xử lý.
+ Đối với các khoản tạm ứng: Tạm ứng để chi dùng cho hoạt động nghiệp
vụ phục vụ sản xuất kinh doanh, không tạm ứng cho các cá nhân không phải
công nhân viên của công ty. Trước khi tạm ứng người xin tạm ứng phải viết
giấy đề nghị tạm ứng với các mục sau: số tiền tạm ứng, mục đích tạm ứng,
thời gian hồn tạm ứng; giấy tạm ứng phải có thêm chữ ký của trưởng bộ
phận, kế toán trưởng ( phụ trách kế toán ), giám đốc hoặc người được ủy
quyền ký duyệt. Khi kết thúc công việc cá nhân tạm ứng phải thanh toán tạm
ứng kịp thời. Nội dung thanh toán tạm ứng phải thể hiện được số dư tạm chưa
thanh toán, số đã chi đề nghị thanh toán kèm theo chứng từ hợp lệ đủ điều
kiện thanh toán, số đề nghị được chi bổ sung hoặc số chưa chi hết đề nghị cho
nợ tạm ứng hoặc thu lại bằng tiền mặt. Người nhận tạm ứng phải là người trực
tiếp thanh toán tạm ứng. Sau khi hồn thành cơng việc chậm nhất là 07 ngày
phải làm thủ tục thanh toán tạm ứng. Ngày hồn thành cơng việc được xác
định là ngày trên hóa đơn bán hàng (nếu là tạm ứng mua sắm vật tư, hang
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Website: Email : Tel (: 0918.775.368

hóa, TSCĐ), ngày về trên giấy đi đường, trên vé máy bay, tàu xe ( nếu tạm
ứng đi công tác). Nếu cá nhân đã hồn thành cơng việc nhưng chưa thanh
tốn tạm ứng lần trước thì khơng cho tạm ứng tiếp lần sau. Các trường hợp
đặc biệt sẽ do giám đốc quyết định. Vào 31/12 phịng kế tốn tài chính in
danh sách cá nhân còn dư tạm ứng.
+ Các khoản phải thu khác: Tài sản phát hiện thiếu chờ xử lý, các khoản
bồi thường vật chất, khoản cho vay cho mượn vật tư mang tính chất tạm thời,
phải thu về TSCĐ, lãi tài chính. Từng khoản phải thu đều được quản lý chặt
chẽ theo đúng nội dung, thời hạn thanh toán hoặc xử lý. Các trường hợp cho
vay, mượn, đầu tư… không rõ đối tượng, thời hạn thanh tốn và khơng có
hợp đồng, cam kết gây tổn thất thì người ký quyết định cho vay, đầu tư chịu
trách nhiệm bồi thường.
+ Dự phòng phải thu khó địi: Việc trích lập dự phịng và xử lý nợ phải thu
khó địi được thực hiện tập trung tại văn phịng cơng ty cho tồn bộ số nợ phải
thu khó địi của cơng ty và các đơn vị trực thuộc.Các đơn vị trực thuộc chịu
trách nhiệm báo cáo chi tiết các khoản nợ phải thu khó địi của đơn vị mình
theo bảng kê về cơng ty. Kế tốn trưởng cơng ty chịu trách nhiệm tổng hợp
báo cáo giám đốc cơng ty về tình hình các khoản nợ phải thu khó địi và tỷ lệ
trích lập dự phịng. Xử lý nợ phải thu khó địi: nếu do lỗi khách quan thì
người phạm lỗi phải bồi thường, nếu được chấp nhận xử lý cần phải có đầy đủ
bằng chứng.
+ Quản lý vật tư hàng hóa: Tồn bộ các khoản mua sắm bắt buộc phải có
đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ kèm theo, cán bộ kế toán chịu trách nhiệm
kiểm tra các hóa đơn đủ điều kiện thanh tốn khi phát hiện hóa đơn có dấu
hiệu khơng hợp lý cần báo cáo trưởng phòng để xử lý. Việc nhập kho phải có
phiếu kiểm hàng và phiếu nhập kho. Kế toán vật tư phải thực hiện ghi chép
kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn vật tư vào sổ kế toán tổng hợp, chi tiết. Kế
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

Website: Email : Tel (: 0918.775.368

toán phải xác định phương pháp hạch toán giá vật tư phù hợp với từng loại. Ít
nhất 6 tháng một lần hoặc đột xuất các bộ phận có liên quan cần thực hiện
kiểm kê. Nếu thiếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường, nếu thừa khi xử
lý sẽ được ghi tăng thu nhập. Hàng tồn kho sẽ được lập dự phòng dự phòng
theo quy định của thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27/2/2006 của Bộ tài
chính. Phịng kế tốn tổng hợp số vật tư, hàng hóa bị giảm giá trong tồn cơng
ty trình Giám đốc duyệt và trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho cho tồn
bộ số vật tư hàng hóa bị giảm giá của văn phịng cơng ty và các đơn vị trực
thuộc. Chi phí dự phịng được hạch tốn vào chi phí quản lý của cơng ty.Cuối
năm tài chính cơng ty phải hồn nhập số dự phịng được trích lập năm trước
vào doanh thu bất thường để xác định kết quả kinh doanh, đồng thời tiến hành
lập dự phòng mới cho năm sau.
+ Quản lý TSCĐ: Phịng kế tốn tài chính cơng ty chịu trách nhiệm quản
lý tồn bộ số TSCĐ hiện có, tình hình biến động tăng giảm TSCĐ của Văn
phịng cơng ty và các đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc thực hiện ghi
sổ kế toán chi tiết TSCĐ và mở thể TSCĐ theo nơi sử dụng tài sản. Yêu cầu
quản lý chi tiết đối với từng TSCĐ phải đảm bảo được: mỗi TSCĐ có hồ sơ
riêng ghi đầy đủ nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế, giá trị cịn lại, tình trạng
kỹ thuật, tình hình sửa chữa, nâng cấp hằng năm…Khi có TSCĐ tăng, các bộ
phận có liên quan phải chuyển hồ sơ về mua sắm TSCĐ để kế toán phản ánh
tăng TSCĐ kịp thời vào sổ kế tốn. Phịng kế tốn tài vụ công ty chịu trách
nhiện trước Giám đốc về việc tập hợp hồn chỉnh hồ sơ, hạch tốn tăng TSCĐ
kịp thời. Khi thủ tục hồ sơ có vướng mắc tồn đọng ở các bộ phận có liên quan
cần báo cáo Giám đốc để giải quyết. Khi thanh lý TSCĐ khoản chênh lệch
giữa giá trị thu được khi nhượng bán thanh lý so với giá trị còn lại của tài sản
và chi phí nhượng bán, thanh lý được hạch tốn vào kết quả kinh doanh ( thu

nhập khác) của cơng ty. Ít nhất một năm một lần tất cả đơn vị trực thuộc và
Website: Email : Tel (: 0918.775.368


Website: Email : Tel (: 0918.775.368

văn phịng cơng ty thực hiện kiểm kê tồn diện TSCĐ hiện có tồn cơng ty.
Căn cứ vào kết quả kiểm kê đối chiếu sổ kế toán TSCĐ, tài khoản kế toán,
xác định nguyên nhân chênh lệch (nếu có) và điều chỉnh sổ kế tốn kịp thời.
Kế tốn phải khóa sổ kế tốn theo dõi TSCĐ, tính ra số dư để thực hiện kiểm
kê.
+ Quản lý đầu tư XDCB: Phịng kế tốn tài vụ cơng ty có trách nhiệm
quản lý giá cả, chi phí trong các phương án đấu thầu, chào thầu mua sắm vật
tư, thiết bị phục vụ XDCB, xác định giá trị quyết tốn cơng trình. Khi kết thúc
đâu tư, phải lập báo cáo quyết tốn vốn đầu tư. Khi cơng trình XDCB hồn
thành đưa vào sử dụng nhưng chưa được phê duyệt quyết toán vốn đầu tư,
yêu cầu đơn vị thực hiện có trách nhiệm hồn chỉnh thủ tục hồ sơ, cùng phịng
kế tốn tài vụ hồn thành thủ tục quyết tốn, xác định giá trị quyết tốn cơng
trình để có căn cứ tạm hạch tốn tăng TSCĐ để trích khấu hao theo quy định.
Việc tạm ứng và thanh toán chi phí XDCB được thực hiện theo quy định của
Tổng cơng ty và cơng ty.
+ Quản lý chi phí:
Chi phí khấu hao phải được trích hàng tháng và được theo dõi đầy đủ.
Phương pháp tính khấu hao phải phù hợp và nhất quán đối với từng tài loại
TSCĐ.
Chi phí nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ: các chi phí này phải đảm bảo
có hóa đơn chứng từ hợp lệ theo quy định của bộ tài chính và hợp đồng mua
bán được ký kết hoặc báo giá. Đối với hàng hóa khơng thể có hóa đơn thì u
cầu người bán có văn bản đề nghị thanh toán. Quản lý chặt chẽ chi phí theo
mức tiêu hao và giá vật tư. Đối với cơng cụ dụng cụ thì căn cứ vào giá trị và

thời gian sử dụng để hạch toán cho phù hợp.
Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương: Việc tính lương phải
chính xác và nhanh chóng để kịp thời thanh tốn lương cho cán bộ cơng nhân
Website: Email : Tel (: 0918.775.368