Kiến thức cơ bản nhập môn Khoa hoc quản lý

CHƯƠNG 1
ĐẠI CƯƠNG VỀ KHOA HỌC QUẢN LÝ
1. LÃNH VÀ QUẢN LÝ

1.1.1.Lãnh đạo
Có thể khái quát: lãnh đạo là quá trình khởi xướng, xác định phương
hướng, mục tiêu lâu dài, lựa chọn chiến lược, tác động, ảnh hưởng tìm kiếm sự
tự nguyện tham gia của mọi người nhằm tập hợp, điều hòa, phối hợp các mối
quan hệ, dẫn dắt, tạo động lực để mọi thành viên trong tổ chức cùng thực hiện
nhiệm vụ đưa tổ chức đạt đến mục tiêu đã xác định. (Kotter)
1.1.2.Quản lý
Quản lý là sự tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến
đối tợng quản lý trong tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành đạt được mục tiêu
đã đề ra.
Quản lý là quá trình đạt đến mục tiêu của tổ chức bằng việc thực hiện các
chức năng quản lý: kế hoach, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra; Quản lý là quá trình
thực hiện các công việc xây dựng kế hoạch hành động (bao gồm cả xác định
mục tiêu cụ thể, chế định kế hoạch, quy định tiêu chuẩn đánh giá và thể chế
hóa), sắp xếp tổ chức (bố trí tổ chức, phối hợp nhân sự, phân công công việc,
điều phối nguồn lực tài chính và kĩ thuật…), chỉ đạo, điều hành, kiểm soát và
đánh giá kết quả, sửa chữa sai sót (nếu có) để bảo đảm hoàn thành mục tiêu của
tổ chức đã đề ra (Kotter)
Bản chất của quản lý là sự phối hợp các thành tố trong tổ chức nhằm đạt
đợc các mục tiêu đã đề ra và sự phối hợp này mang dấu ấn chủ quan của chủ thể
quản lý (nói cách khác là nó phụ thuộc vào ý tưởng, năng lực, nhân cách… của
chủ thể quản lý), vì việc đạt được sự hài hoà của những nỗ lực cá nhân hướng
tới hoàn thành các mục tiêu của tổ chức chính là mục đích của quản lý.

1

Có thể thấy để cấu thành hoạt động quản lý có các thành tố cơ bản sau:
- Chủ thể quản lý: tạo ra các tác động quản lý; chủ thể quản lý có thể là
một người, một nhóm người hoặc một tổ chức;
- Đối tượng quản lý: tiếp nhận các tác động quản lý; đối tượng quản lý
có thể là một người hoặc nhiều người, sự vật, hiện tượng hoặc sự việc;
- Mục tiêu quản lý: Là trạng thái mong muốn được xác định tại một thời
điểm trong tương lai của đối tượng quản lý hoặc của một số yếu tố cấu thành nó;
- Công cụ quản lý: Là căn cứ để chủ thể quản lý tiến hành các tác động
quản lý, công cụ quản lý có thể là các văn bản qui phạm pháp luật (công cụ pháp
lý) cũng có thể là các công cụ kỹ thuật mà chủ thể quản lý sử dụng nó để thực
hiện các tác động quản lý.
- Phương pháp quản lý: là tổng thể các cách thức tác động có thể có và
có chủ đích của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý ;
- Môi trường quản lý: là các yếu tố hoặc tập hợp các yếu tố tác động và
ảnh hưởng tới sự vận động, biến đổi và phát triển của hệ thống quản lý.
1.1.3.

Phân biệt lãnh đạo, quản lý
Hoạt động lãnh đạo tập trung những định hướng dài hạn cho các hoạt
động của tổ chức. Còn quản lý tập trung giữ vững và tăng cường hoạt động của
tổ chức theo trật tự và sự nhất quán để đảm bảo đưa tổ chức đạt đến các mục
tiêu đã xác định
Bảng 1.1. So sánh lãnh đạo và quản lý của Bennis

Lãnh đạo tập trung vào:
Hiệu lực
Mục tiêu lâu dài
Con người và chất lượng
Phát triển một tầm nhìn được chia sẻ.
Điều chỉnh con người và tầm nhìn

Lôi kéo làm việc nhóm
Thúc đẩy và hỗ trợ
Lãnh đạo giỏi là làm đúng việc
cần thiết.

Quản lý tập trung vào:
Hiệu quả
Những thành tựu gần nhất
Khuôn khổ căn bản
Lập kế hoạch và ngân sách
Tổ chức(công việc và nguồn lực)
Hành pháp
Giám sát
Quản lý giỏi là làm các
công việc đúng cách.
( Nguồn: Theo Bennis, (1994)

1.2. Đặc điểm của quản lý
Qua các cách định nghĩa và khái niệm tổng quát chúng ta có thể rút ra
những đặc điểm cơ bản của hoạt động quản lý sau đây:
i.Hoạt động quản lý chỉ phát sinh khi có nhiều người kết hợp với nhau thành
một tập thể hay một tổ chức, để đạt mục tiêu chung. Tức là có sự phối hợp các nỗ
lực của nhiều thành viên để hoàn thành một công việc chung.
ii. Quản lý diễn ra như là một quá trình tác động qua lại giữa hệ thống quản lý
và hệ thống bị quản lý thông qua việc trao đổi thông tin. Hệ thống quản lý là tập hợp
các nhà quản lý, các bộ phận quản lý, cơ quan quản lý (chủ thể quản lý) thực hiện sự

2

tác động có hướng đích đến hệ thống bị quản lý (đối tượng quản lý) nhằm đưa tổ chức
đạt đến mục tiêu.
Hệ thống bị quản lý là đối tượng quản lý mà chủ thể quản lý tác động vào,
nhằm tăng thêm cho nó những hình thức phát triển mới hướng theo những mục tiêu
đã định trước.
Sự khác nhau giữa hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý chỉ mang tính chất
tương đối. Thường thường, cùng một bộ phận, cơ quan, đồng thời có thể hoạt động
với tư cách là hệ thống quản lý và bị quản lý .
Hai hệ thống này tác động qua lại với nhau bằng các kênh thông tin. Kênh
thông tin xuôi là kênh thông tin từ nhà quản lý tác động tới đối tượng quản lý. Nó
được thể hiện dưới dạng như là các quyết định, các mệnh lệnh chỉ huy, điều hành...v.v.
Kênh thông tin ngược là kênh thông tin phản hồi từ đối tượng quản lý đến chủ thể
quản lý. Đó là những thông tin thực hiện như là kết quả sản xuất kinh doanh, kết quả
giáo dục, các báo cáo tình hình, hiện trạng của đối tượng quản lý…
iii.Hoạt động quản lý đều có khả năng thích nghi cao. Tức là khả năng linh hoạt
thay đổi để thích nghi với hoàn cảnh mới, phù hợp với tình huống mới.
iv. Quản lý vừa là một khoa học, là một nghệ thuật và là một nghề.
* Quản lý là một khoa học thể hiện quản lý xuất phát từ tính qui luật của các quan
hệ quản lý trong quá trình hoạt động của tổ chức. Những qui luật này nếu được nhà quản
lý nhận thức và vận dụng trong quá trình quản lý tổ chức sẽ giúp họ đạt kết quả mong
muốn và ngược lại. Tính khoa học của quản lý còn đòi hỏi các nhà quản lý trước hết
phải nắm vững các qui luật liên quan đến quá trình quản lý tổ chức, đơn vị của
mình;phải biết vận dụng các phương pháp đo lường hiện đại, các tiến bộ của khoa học
và kỹ thuật trong quá trình quản lí; Khi thực hiện hoạt động quản lý nhà quản lý phải
dựa trên cơ sở của các khoa học như khoa học tâm lý, giáo dục, triết học, toán học, kinh
tế học,…
* Quản lý là một nghệ thuật thể hiện ở chỗ: quản lý vận dụng linh hoạt, sáng tạo
những học thuyết, nguyên tắc quản lý trong những tình huống, điều kiện hoàn cảnh
cụ thể. Nhà quản lý khi giải quyết các nhiệm vụ đã xuất phát từ những đặc điểm, các
tình huống cụ thể, có tính đến những đặc điểm cá nhân của người chấp hành. Trong

quản lý thực tế sẽ không thể thành công, nếu chỉ áp dụng máy móc, rập khuôn theo
một công thức cho sẵn. Có thể nói nghệ thuật quản lý là “ bí quyết”, “ cái mẹo”, “
cái biết làm thế nào “ (Know-how) của nhà quản lý để đạt mục tiêu với hiệu quả cao.
Nghệ thuật quản lý là tài nghệ, năng lực tổ chức, kinh nghiệm ... của nhà quản lý
trong việc giải quyết những nhiệm vụ đề ra một cách khéo léo, sáng tạo và có hiệu
quả cao nhất.
Ví dụ như: Nghệ thuật sử dụng con người (đặt đúng chỗ, sử dụng đúng khả
năng , biết động viên, tập hợp và thu hút nhân viên). Nghệ thuật mua, bán nguyên vật
liệu , hàng hóa; Nghệ thuật cạnh tranh trong sản xuất kinh doanh; Nghệ thuật giao
tiếp; Nghệ thuật ra quyết định (nhanh, đúng, kịp thời ... ) và thực hiện quyết định
(sáng tạo, linh hoạt... ); Nghệ thuật giải quyết các khó khăn ách tắc trong hoạt động
của tổ chức...v.v
Đặc điểm chủ yếu của nghệ thuật quản lý là những “ mẹo “ gắn liền với
những tình huống cụ thể với tất cả sự đa dạng, phong phú, khéo léo, uyển chuyển và

3


sáng tạo.
Có thể thấy tính nghệ thuật của quản lý xuất phát từ tính đa dạng, phong phú của
các sự vât hiện tượng trong quản lý và trong xã hội. Tính nghệ thuật của quản lý còn
xuất phát từ bản chất của quản lý là sự tác động đến con người để huy động sự nỗ lực,
phối hợp của họ trong thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức hướng đến mục tiêu. Do đó
để tác động đến con người sao cho họ hồ hởi, phấn khởi, tích cực tham gia vào hoạt
động của tổ chức cũng như đảm bảo kỷ cương của tổ chức đòi hỏi nhà quản lý phải
khéo léo, linh hoạt, khi “cương”, khi “nhu”. Sự thành công của nhà quản lý tuỳ thuộc
một phần vào tài nghệ, bản lĩnh, nhân cách, trí tuệ, bề dày kinh nghiệm trong quản lý, lãnh
đạo tổ chức. Nghệ thuật quản lý đạt được khi nhà quản lý có sự kết hợp hài hòa giữa khoa
học quản lý, kinh nghiệm quản lý và sự sáng tạo để đạt được mục tiêu quản lý. Nghệ thuật
quản lý được thể hiện qua kĩ năng sử dụng phương pháp quản lý, kĩ năng giao tiếp, ứng

xử, kĩ năng tập hợp lực lượng...nhằm thực hiện có hiệu quả mục tiêu phát triển của tổ
chức đã đề ra.
Hai mặt khoa học và nghệ thuật quản lý không đối chọi, loại trừ nhau, mà
chúng luôn gắn chặt, bổ sung cho nhau. Nghệ thuật phải dựa trên một sự hiểu biết
khoa học làm nền tảng. Nếu không có cơ sở khoa học làm nền tảng thì nhà quản lý ắt
chỉ dựa vào may rủi, chủ quan, kinh nghiệm cá nhân mà thôi. Do đó chỉ có thể thành
công ở tình huống này, mà sẽ không thành công ở tình huống khác.
Ngược lại, nếu chỉ dựa vào khoa học mà không chú trọng tính nghệ thuật quản
lý, thì cũng khó thành công. Bởi vì thực tiễn hoàn cảnh, tình huống muôn hình, muôn
vẻ và luôn thay đổi, do đó đòi hỏi một nghệ thuật ứng dụng đa dạng, phong phú,
khéo léo và sáng tạo.
Quản lý là hoạt động mang tính nghề nghiệp với nghĩa các nhà lãnh đạo quản lý phải
có tri thức quản lý với các kiến thức kĩ năng tác nghiệp phù hợp với lĩnh vực quản lý. Tri
thức ấy có thể có được qua tự học, tự tích luỹ và qua các quá trình được đào tạo ở các cấp
độ khác nhau, hoặc chí ít họ phải có các chuyên gia về quản lý làm trợ lý.
v.Quản lý gắn với quyền lực, lợi ích và danh tiếng.
1.3. Vai trò của quản lý trong đời sống xã hội
- Từ khi xã hội nguyên thủy của loài người biết phân công và hợp tác lao
động với nhau để săn bắt thú rừng và làm nương rẫy..., thì lúc đó đã bắt đầu xuất
hiện những hoạt động phôi thai đầu tiên của quản lý.
Quản lý là một yêu cầu tất yếu khách quan. Các hoạt động tập thể (lao động,
sản xuất kinh doanh ....) đều đòi hỏi một sự phối hợp nhịp nhàng, sự điều khiển, sự
hướng dẫn cụ thể đối với từng cá nhân để hoàn thành công việc chung. Hoạt động
quản lý ra đời gắn liền với sự xuất hiện của hợp tác và phân công lao động. Sản xuất
xã hội và nhân loại không thể tồn tại và phát triển, nếu không có quản lý. Quản lý ngày
nay đã xâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội: từ gia đình, đoàn thể, đội
bóng, đoàn kịch, nhà trường, nhà thờ đến các tổ chức, công ty, xí nghiệp...v.v, tất cả
đều cần đến quản lý. Nội dung và mức độ phức tạp của hoạt động quản lý phụ thuộc
trước hết vào trình độ phát triển của sản xuất. Trong những qui mô nhỏ của nền sản
xuất tiểu thủ công nghiệp, thì hoạt động quản lý tương đối đơn giản. Trong trường

hợp này người chủ thợ điều khiển những công nhân sản xuất, trực tiếp chỉ dẫn họ và
kiểm tra kết quả thực hiện. Nhiều khi người chủ vừa phải lãnh đạo đám thợ, vừa phải

4


tham gia trực tiếp vào làm những công việc cụ thể. Qui mô sản xuất càng phát triển,
trình độ kỹ thuật của sản xuất càng cao, thì hoạt động quản lý càng trở nên phức tạp.
Quản lý càng có vai trò đáng kể cùng với sự bùng phát của cuộc cách mạng công
nghiệp, mở màn ở nước Anh vào thế kỷ 18, tràn qua Đại Tây Dương xâm nhập vào
Hoa Kỳ vào cuối cuộc nội chiến của nước này (giữa thế kỷ 19). Tác động của cuộc
cách mạng này là sức máy thay cho sức người, sản xuất dây chuyền đại trà thay cho
sản xuất manh mún trước đó, và nhất là giao thông liên lạc hữu hiệu giữa các vùng sản
xuất khác nhau giúp tăng cường trao đổi hàng hoá và phân công lao động ở tầm vĩ mô.
Từ thập niên 1960 đến nay, vai trò quản lý ngày càng có xu hướng xã hội hóa,
chú trọng đến chất lượng, không chỉ là chất lượng sản phẩm, mà là chất lượng của
cuộc sống mọi người trong thời đại ngày nay. Đây là giai đoạn quản lý chất lượng sinh
hoạt, nó đề cập đến mọi vấn đề như tiện nghi vật chất, an toàn sinh hoạt, phát triển y tế
giáo dục, môi trường, điều phối việc sử dụng nhân sự.
Sản xuất hiện đại đòi hỏi một sự điều khiển khéo léo, một sự phối hợp nhip
nhàng giữa các phần việc của tất cả các khâu trong quá trình sản xuất. Chính nhờ
hoạt động quản lý (tổ chức sản xuất, tổ chức lao động hợp lý, sự phối hợp tuyệt vời
của các phân xưởng, các bộ phận sản xuất trong xí nghiệp...) mà chỉ trong vài phút
một chiếc ô tô có thể được xuất xưởng, trong khi tổng thời gian để chế tạo một chiếc ô
tô là hàng nghìn giờ. Qua đây cũng đã minh chứng rõ ràng là hoạt động quản lý cần
thiết như thế nào trong tổ chức sản xuất kinh doanh hiện đại.
Tầm quan trọng của quản lý được thể hiện rất rõ trong sự phát triển kinh tế. Một
xí nghiệp quản lý tốt, sản xuất sẽ phát triển, kinh doanh có hiệu quả. Một Quốc gia
quản lý giỏi, nền kinh tế sẽ tăng trưởng với tốc độ cao, hàng hóa nhiều, đời sống vật
chất và tinh thần của nhân dân sẽ luôn luôn được cải thiện và nâng cao. Ngược lại,

một xí nghiệp quản lý kém sẽ làm ăn thua lỗ. Một Quốc gia quản lý kém sẽ kìm hãm
sự phát triển của nền kinh tế, không khai thác được những tiềm năng to lớn của đất
nước, để tăng trưởng kinh tế và nâng cao đời sống của nhân dân...
Nhật Bản là một nước đất hẹp, người đông, tài nguyên khoáng sản nghèo
nàn, có những điều kiện về dân số, hoàn cảnh tự nhiên và một số đặc điểm xã hội
gần gũi với nước ta. Thế mà, sau chiến tranh thế giới lần thứ 2, từ trong đổ nát, bằng
khả năng quản lý giỏi của mình, đã đưa đất nước tiến lên với những bước phát triển
thần kỳ. Tốc độ phát triển kinh tế của Nhật Bản rất cao. Năm 1950 giá trị tổng sản
phẩm quốc dân của Nhật chỉ đạt 20 tỷ đôla, bằng khoảng 60% của CHLB Đức (33,7
tỷ đôla), bằng 1/2 của Pháp (39 tỷ đôla), bằng 1/3 của Anh (54,5 tỷ đô la), và bằng
1/17 của Mỹ. Thế nhưng chỉ 16 năm sau tức là đến năm 1966 Nhật đã vượt Pháp,
năm 1967 vượt Anh, 1968 vượt CHLB Đức và đứng thứ 2 sau Mỹ.
Nam Triều Tiên từ một nước đặc trưng là nông nghiệp lạc hậu, do biết cách quản
lý, do có chiến lược kinh tế đúng đắn đã trở thành một mước công nghiệp hóa trong
vòng 24 năm. Tổng sản phẩm quốc dân của Nam Triều Tiên năm 1962 là 2,3 tỷ đô
la, năm 1985 tăng lên 83,1 tỷ đôla. Thu nhập tính theo đầu người cũng tăng mạnh, từ
87 đôla/người (năm 1962) tăng lên 2.032 đôla/người (năm 1985).
Những kết luận về nguyên nhân dẫn đến sự phá sản của các tổ chức, hay sự tan
rã của một tổ chức có thể minh chứng cho vai trò có tính chất quyết định của quản lý
đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức hay tổ chức đó. Có thể có nhiều nguyên

5


nhân, nhưng nguyên nhân hàng đầu thường vẫn là quản lý kém hiệu quả, hay nhà quản
lý thiếu khả năng. Trong cùng hoàn cảnh như nhau, nhưng người nào biết tổ chức các
hoạt động quản lý tốt hơn, khoa học hơn, thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn.
Đặc biệt quan trọng không phải chỉ là việc đạt kết quả mà sẽ còn là vấn đề ít tốn kém
thì giờ, tiền bạc, nguyên vật liệu và nhiều loại phí tổn khác hơn, hay nói cách khác là
có hiệu quả hơn. Chúng ta có thể hình dung cụ thể khái niệm hiệu quả trong quản lý

khi biết rằng các nhà quản lý luôn phấn đấu để đạt được mục tiêu của mình với nguồn
lực nhỏ nhất, hoặc hoàn thành chúng nhiều tới mức có thể được với những nguồn lực
sẵn có. Quản lý là hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với
nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung. Hoạt động quản lý là
những hoạt động chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tập thể, nếu mỗi
cá nhân tự mình làm việc và sống một mình không liên hệ với ai thì không cần đến
hoạt động quản lý. Không có các hoạt động quản lý, mọi người trong tập thể sẽ không
biết phải làm gì, làm lúc nào, công việc sẽ diễn ra một cách lộn xộn. Giống như hai
người cùng khiêng một khúc gỗ, thay vì cùng bước về một hướng thì mỗi người lại
bước về hai hướng khác nhau. Hoạt động quản lý sẽ giúp cho hai người cùng khiêng
khúc gỗ đi về một hướng. Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng như bảo
đảm cuộc sống an toàn cho cộng đồng xã hội ngày càng được thực hiện trên qui mô
lớn hơn với tính chất phức tạp ngày càng cao hơn, đòi hỏi sự phân công, hợp tác để
liên kết những con người lại trong tổ chức. Chính từ sự phân công chuyên môn hoá lao
động đã làm xuất hiện dạng lao động đặc biệt - lao động quản lý. C.Mác đã chỉ ra
rằng: Mọi lao động xã hội trực tiếp hoặc lao động chung khi thực hiện trên một qui
mô tương đối lớn, ở mức độ nhiều hay ít đều cần đến quản lý và Một nghệ sĩ chơi đàn
thì tự điều khiển mình, nhưng một dàn nhạc thì cần phải có người chỉ huy, người nhạc
trưởng.
Quản lý là nhằm tạo lập và duy trì một môi trường nội bộ thuận lợi nhất, trong
đó các cá nhân làm việc theo nhóm có thể đạt được một hiệu suất cao nhất nhằm hoàn
thành mục tiêu chung của tổ chức.
Về phương diện tổ chức- kĩ thuật cho thấy những nét tương đồng trong hoạt
động quản lý ở mọi tổ chức khác nhau.
Xét về phương diện kinh tế - xã hội: quản lý tổ chức thể hiện ở các vấn đề: tổ
chức được thành lập và hoạt động vì mục đích gì? Ai nắm quyền lãnh đạo và điều hành
tổ chức? Ai là đối tượng và khách thể quản lý? Giá trị gia tăng của tổ chức thuộc về ai?
- Các tổ chức được những thế nhân, pháp nhân, lực lượng khác nhau tạo ra
nhằm thực hiện những mục đích khác nhau.
- Ai nắm quyền sở hữu người đó nắm quyền lãnh đạo tổ chức và họ sẽ quyết

định những người nắm quyền điều hành tổ chức.
- Đối tượng quản lý là những người và những nguồn lực khác được thu hút vào
hoạt động của tổ chức.
- Giá trị gia tăng tạo ra được phân phối như thế nào còn phụ thuộc vào mục đích
của tổ chức.
Với đặc trưng kinh tế- xã hội cho thấy quản lý có nét đặc thù, nó là điểm phân
biệt quản lý các cơ quan nhà nước khác với quản lý các tổ chức, các nhà trường, quản
lý các tổ chức công lập khác quản lý các tố chức ngoài công lập.

6


Mục tiêu của hoạt động quản lý có thể là các mục tiêu kinh tế, giáo dục, y tế
hay xã hội, tuỳ thuộc vào tập thể mà trong đó hoạt động quản lý diễn ra, có thể đó là
một cơ sở sản xuất, cơ sở kinh doanh, cơ quan công quyền, một trường học...
Từ một số phân tích trên đây, có thể thấy vai trò của quản lý được thể hiện:
- Quản lý tạo sự thống nhất ý chí trong một tổ chức vì chỉ có sự thống nhất
trong sự đa dạng thì quản lý mới đạt hiệu quả mong muốn.
- Quản lý định hướng cho sự phát triển của tổ chức. Quản lý giúp tổ chức và
các thành viên của nó thấy rõ mục tiêu và hướng đi của mình, giúp tổ chức thực hiện
được sứ mệnh của mình, đạt được những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, tồn tại và phát
triển không ngừng.
- Tổ chức, điều hoà, phối hợp các nguồn lực của tổ chức và hướng dẫn hoạt
động của các cá nhân trong tổ chức, tạo động lực cho mỗi cá nhân phát triển nhằm đạt
được mục tiêu. Quản lý sẽ phối hợp tất cả cac nguồn lực của một tổ chức thành một
chỉnh thể, tạo nên tính trồi để thực hiện mục đích của tổ chức với hiệu quả cao. Mục
đích của quản lý là đạt giá trị gia tăng cho tổ chức.
- Tạo điều kiện, môi trường làm việc tốt nhất để tổ chức phát triển ổn định, bền
vững và hiệu quả. Điều kiện môi trường mà các tổ chức gặp phải luôn biến đổi nhanh.
Những biến đổi đó tạo ra các cơ hội và nguy cơ bất ngờ. Quản lý giúp các tổ chức

thích nghi được với môi trường, nắm bắt tốt hơn và tận dụng được các cơ hội; giảm
bớt ảnh hưởng tiêu cực của các nguy cơ liên quan đến điều kiện môi trường. Đồng thời
nếu quản lý tốt còn làm cho tổ chức có những tác động tích cực đến môi trường, góp
phần bảo vệ môi trường.
1.4. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu khoa học quản lý
Có thể nói rằng, hoạt động quản lý là một nghệ thuật có từ lâu đời nhưng
quản lý học lại là một trong những ngành khoa học mới mẻ nhất của nhân loại. Mãi
đến những năm cuối thế kỷ thứ 19 sang đầu thế kỷ thứ 20, các tư tưởng quản lý
mới được nghiên cứu sắp xếp thành hệ thống có cơ sở khoa học. Một trong những
người đặt nền móng đầu tiên cho khoa học quản lý là FREDERICK W. TAYLOR vào
năm 1911 với cuốn sách nổi tiếng là “ Những nguyên tắc quản lý khoa học “. Điều
này nói lên tính đa dạng, phong phú và phức tạp của khoa học quản lý.
1.5.1. Đối tượng nghiên cứu của khoa học quản lý
Bất kỳ một môn khoa học nào cũng đều có đối tượng nghiên cứu, hệ thống phạm
trù và phương pháp nghiên cứu, đó là cơ sở để phân biệt giữa khoa học này với khoa
học khác. Ngày nay trong xu thế phân chia và tổng hợp các môn khoa học đã hình
thành nhiều môn khoa học khác nhau, bộ môn khoa học quản lý là bộ môn khoa học
non trẻ nhưng nó có vai trò ngày càng trở nên vô cùng cần thiết, quan trọng trong mọi
lĩnh vực. Khoa học quản lý là một môn khoa học vì nó có đối tượng nghiên cứu cụ thể,
có phương pháp phân tích và có lý thuyết xuất phát từ các cuộc nghiên cứu. Khoa học
quản lý là một khoa học liên ngành, vì nó sử dụng nhiều tri thức của nhiều ngành khoa
học khác nhau như: kinh tế học, tâm lý học, xã hội học, toán học, thống kê…
Đối tượng của khoa học quản lý là gì? hay nói cách khác: khoa học quản lý
nghiên cứu những gì?

7


Khoa học quản lý lấy thực tiễn quản lý (ở tất cả các lĩnh vực và cấp độ) làm đối
tượng nghiên cứu nhằm vạch ra cái chung, cái giống nhau, cái lặp lại của hoạt động

quản lý ở tất cả các lĩnh vực và cấp độ của nó, tức là quy luật quản lý.
Khoa học quản lý nghiên cứu các quan hệ quản lý, tức là quan hệ giữa người với
người trong quản lý, quan hệ giữa chủ thể quản lý với đối tượng quản lý. Những quan
hệ này có thể là quan hệ giữa tổ chức và môi trường như khách hàng, nhà cung cấp,
nhà phân phối, nhà sử dụng, các đối thủ cạnh tranh, các cơ quan, tổ chức khác, các mối
quan hệ giữa cá nhân và tập thể lao động trong tổ chức...
Khoa học quản lý nghiên cứu, phân tích các công việc quản lý trong một tổ chức
để tổng quát hoá các kinh nghiệm tốt thành nguyên tắc và lý thuyết áp dụng cho mọi
hình thức quản lý tương tự.
Khoa học quản lý cũng giải thích các hiện tượng quản lý và đề xuất những lý
thuyết cùng những kĩ thuật nên áp dụng để giúp nhà quản lý hoàn thành nhiệm vụ, qua
đó giúp tổ chức đạt được mục tiêu.
Khoa học quản lý cũng tập trung nghiên cứu phân tích các hoạt động quản lý có
ý nghĩa duy trì và tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức hoạt động, tìm ra các qui luật hay
tính qui luật và cơ chế vận dụng các qui luật đó trong quá trình tác động đến con
người, thông qua đó mà tác động đến các nguồn lực khác nhằm đạt được mục tiêu của
tổ chức.
1.4.2.Phương pháp nghiên cứu của khoa học quản lý
Phương pháp nghiên cứu của một môn khoa học là cách thức mà môn khoa học
đó xem xét đối tượng nghiên cứu của mình. Phương pháp nghiên cứu của khoa học
quản lý là cách thức khoa học quản lý nghiên cứu các quan hệ quản lý nhằm tìm ra qui
luật của quản lý để đề ra các nguyên lý, nguyên tắc, các phương pháp và các công cụ
để quản lý, chính là để giải quyết mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản
lý, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn trong từng tình huống cụ thể.
…………………
Khoa học quản lý với tư cách là một khoa học xã hội, cũng như các khoa học
khác, muốn nhận thức được đối tượng của nó nhất thiết phải vận dụng những phương
pháp nghiên cứu chung và những phương pháp nghiên cứu cụ thể.
Để làm rõ quy luật và tính quy luật của quản lý. Khoa học quản lý phải vận dụng
các phương pháp nghiên cứu cơ bản:

- Phương pháp biện chứng duy vật
- Phương pháp logic - lịch sử
- Phương pháp trừu tượng hoá
Các phương pháp này đều được các khoa học khác sử dụng trong nghiên cứu để
nhận thức bản chất đối tượng của chúng. Tuy nhiên, trong quá trình vận dụng các
phương pháp này, mỗi một khoa học đều có cách tiếp cận riêng.
* Phương pháp biện chứng duy vật:
Phương pháp biện chứng duy vật là phương pháp xem xét các sự vật, hiện
tượng và quá trình của thế giới khách quan trong mối liên hệ tác động qua lại, trong sự
vận động biến đổi và phát triển theo quy luật của chúng. Quản lý là một trong những
hiện tượng, quá trình của thế giới hiện thực, phương pháp luận duy vật biện chứng của
chủ nghĩa Mác-Lênin vẫn là phương pháp cơ bản, là nền tảng, là kim chỉ nam của các

8


nhà lãnh đạo và quản lý. Nó cung cấp cho người nghiên cứu khoa học quản lý phương
pháp nhận thức các đối tượng khách quan trong sự vận động và phát triển của đối
tượng quản lý hết sức sinh động với hàng loạt các mâu thuẫn mà nhà quản lý cần giải
quyết. Nó cung cấp cho nhà nghiên cứu xem xết đối tượng quản lý một cách toàn diện
trong mối quan hệ và tác động qua lại của các yếu tố trong hệ thống quản lý với môi
trường mà ngày nay thường được gọi là phương pháp hệ thống, tức là xem xét sự vật
và xử lý một công việc đòi hỏi nhà quản lý phải tính đến các yếu tố có liên quan đến
đối tượng quản lý như kinh tế, chính trị, văn hoá, tâm lý, pháp lý, dân tộc, giới tính,
vùng miền,……
Bằng phương pháp biện chứng duy vật, khoa học quản lý chỉ ra rằng: quảnlý là
một trong những dạng hoạt động hoặc lao động đặc biệt của con người. Nhưng nó
không tồn tại biệt lập mà có quan hệ mật thiết với điều kiện kinh tế xã hội ở những giai
đoạn phát triển nhất định. Nói cụ thể hơn, hoạt động quản lý không phải là một dạng
hoạt động quản lý thuần tuý tự nó và vì nó. Hoạt động quản lý gắn liền với các dạng

hoạt động cụ thể của con người, nó tất yếu nảy sinh khi có sự tham gia hoạt động của
nhiều người
Mặt khác, với tư cách là một dạng hoạt động có tính độc lập tương đối, quản lý
luôn gắn với một tổ chức hay một hệ thống xác định. Hệ thống này bao gồm cácnhân
tố bên trong và chịu sự tác động của những yếu tố bên ngoài. Sự tương táccủa chúng
tạo nên quy luật vận động biến đổi và phát triển của quản lý. Đó là sự biểu hiện của
mối liên hệ bên trong của hệ thống quản lý và mối liên hệ giữa hệthống quản lý với
môi trường quản lý. Mối quan hệ quản lý được tạo nên bởi sự tác động qua lại giữa
chủ thể quảnlý với đối tượng quản lý thông qua các công cụ, phương tiện quản lý để
đạt tới mục tiêu quản lý xác định. Thông qua mối quan hệ quản lý mà hình thành quy
luật quản lý và tính quy luật của quản lý.
* Phương pháp logic - lịch sử
Phương pháp logic - lịch sử còn được gọi là phương pháp kết hợp giữa logic
với lịch sử, hoặc là phương pháp thống nhất giữa logic với lịch sử. Phương pháp logic
là phương pháp xem xét các sự vật, hiện tượng của thế giới trong mối liên hệ nội tại,
tất yếu cũng như những cái chung, cái giống nhau, có tính lặp lại của sự vận động,
biến đổi và phát triển. Phương pháp lịch sử là phương pháp xem xét các sự vật, hiện
tượng của thế giới qua các giai đoạn phát sinh, hình thành, phát triển và tiêu vong của
chúng. Để nhận thức được bản chất và quy luật của sự vận động, biến đổi và phát triển
của sự vật thì phải kết hợp cả hai phương pháp: phương pháp logic và phương pháp
lịch sử, hay là phương pháp logic - lịch sử. Bằng phương pháp logic - lịch sử, khoa
học quản lý chỉ ra rằng mỗi một loại hình và cấp độ quản lý đều có quá trình phát sinh,
hình thành, phát triển và mất đicủa nó; đồng thời các loại hình quản lý khác nhau
(quản lý kinh tế, quản lý hành chính, quản lý nhân lực, quản lý,..) đều có mối liên hệ
nhất định với nhau, đều có những cái chung, cái giống nhau, cái lặp lại hay là tính quy
luật của chúng. Tính quy luật của chúng được biểu hiện ở chỗ bất cứ loại hình quản lý
nào cũng đều phải xác lập và thực thi mục tiêu quản lý phù hợp, nội dung quản lý
đúng đắn và phương thứcquản lý hợp lý. Bất cứ loại hình quản lý nào cũng phải xây
dựng và thực hiện các nguyên tắc quản lý, quy trình quản lý, phương pháp quản lý,
phong cách quản lý và nghệ thuật quản lý… Tuy nhiên, những cái chung, cái lặp lại,

9


cái giống nhau đó khi vận dụng vào các loại hình quản lý cụ thể lại mang những nét
đặc thù riêng.
* Phương pháp trừu tượng hoá
Phương pháp trừu tượng hoá là phương pháp xem xét các sự vật hiện tượng của
thế giới khách quan không phải ở tất cả các mặt, các yếu tố, các thuộc tính của nó, mà
nó gạt bỏ những hiện tượng bên ngoài đa dạng, phong phú, những yếu tố ngẫu nhiên
để hướng tới cái điển hình, cái cốt lõi nhằm vạch ra bản chất và các cấp độ bản chất
của sự vật. Phương pháp trừu tượng hoá nếu được vận dụng một cách đúng đắn sẽ là
sức mạnh của tư duy khoa học. Phương pháp này không làm cho tư duy xa rời hiện
thực mà giúp hiểu rõ hiện thực ở cấp độ bản chất, quy luật vận động của hiện thực điều mà nhận thức cảm tính không làm được. Nhờ có phương pháp trừu tượng hoá,
khoa học quản lý giúp chúng ta nhận thức được rằng: trong sự đa dạng, phong phú,
muôn hình muôn vẻ của các loại hình và cấp độ quản lý nhưng bản chất của quản lý là
biểu hiện mối quan hệ tác động giữa con người với con người. Tuy nhiên, mối quan hệ
đó không phải là mối quan hệ giữa con người với con người nói chung mà là quan hệ
giữa chủ thể quản lý với đối tượngquản lý. Mặt khác, trong quan hệ giữa chủ thể quản
lý và đối tượng quản lý thì quan hệ quyền lực là hạt nhân cốt lõi …Vận dụng phương
pháp trừu tượng hóa, khoa học quản lý đã xác lập những điểm chung nhất cho tất cả
các lĩnh vực và cấp độ quản lý ở các nội dung của quản lý. Chính vì vậy, hệ thống tri
thức chung của khoa học quản lý đóng vai trò là cơ sở lý luận và phương pháp luận
cho tất cả các khoa học quản lý chuyên ngành.
Khoa học quản lý còn sử dụng phương pháp mô hình hoá, đây là phương pháp tái
hiện những đặc trưng của đối tượng nghiên cứu bằng một mô hình khi việc nghiên cứu
của chính đối tượng đó không thể thực hiện được. Hệ thống quản lý nói chung và đối
tượng quản lý nói riêng là một hệ thống cực kỳ phức tạp. Mô hình hoá cho phép người
nghiên cứu nắm được những yếu tố cơ bản và các quan hệ cơ bản một cách phổ quát,
đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả. Trong khoa học quản lý thường người ta sử dụng

các mô hình toán học bằng công thức toán học, hình vẽ hoặc sơ đồ…
Khoa học quản lý còn sử dụng phổ biến phương pháp thực nghiệm, đây là
phương pháp thử một phương án xem điều gì xảy ra, nếu đúng thì tiếp tục, nếu sai thì
sửa chữa hoặc thay đổi phương án khác.
Phương pháp hệ thống: Nó cho phép xem xét hệ quản lý như một tổng thể toàn
vẹn bao gồm các phần tử tương tác với nhau hoạt động theo mục đích chung Khi
nghiên cứu về quản lý cần phải có quan điểm hệ thống để tìm ra được đặc tính của hệ
thống, các mối liên hệ bên trong, bên ngoài, sự tương tác gữa các phần tử.
Các phương pháp xã hội học: Quan sát, phỏng vấn, điều tra,… Các phương pháp
này giúp lấy ý kiến, quan điểm,.. của mọi người từ đó nghiên cứu xây dựng ý thức và
hành động của con người trong quá trình lao động nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
Phương pháp tổng hợp: Quản lý liên quan đến mọi lĩnh vực của đời sống, kinh tế,
xã hội,.. Do vậy phương pháp này giúp việc nghiên cứu các hiện tượng quản lý trong
mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, phải tính đến tất cả các yếu tố, từ đó chọn lọc ,
phân tích và tổng hợp thành những điều cốt lõi nhất của quản lý.
Và còn rất nhiều các phương pháp khác phục vụ cho việc nghiên cứu khoa học
quản lý.

10


1.4.3. Đặc điểm của khoa học quản lý
1.4.3.1.Khoa học quản lý là một khoa học có tính ứng dụng
Khác với các bộ môn khoa học cơ bản là đi sâu giải thích bản chất qui luật vận
động của các sự vật khách quan nhằm nâng cao nhận thức của con người, khoa học
quản lý không dừng lại ở mức độ nhận thức mà còn có mục đích tìm ra con đường để
cải tạo đối tượng khách quan, xây dựng các nguyên lý, nguyên tắc tìm kiếm những
ứng dụng mới và sát hợp với thực tế, đưa ra các phương pháp quản lý mang tính
nguyên lý trong thực tiễn quản lý. Khoa học quản lý đưa ra các phương pháp luận
trong quản lý, trong đó vấn đề mang tính qui luật là cơ chế quản lý hay các tác động

quản lý phải phù hợp với đối tượng quản lý, điều này thể hiện rõ tính ứng dụng của
khoa học quản lý. Nghiên cứu và đưa ra các nguyên lý quản lý là hết sức cần thiết
nhưng khoa học quản lý không chỉ dừng lại ở đó mà nó còn phải chỉ rõ cho người quản
lý biết vận dụng các nguyên lý đó vào công tác quản lý của mình như thế nào trong
từng hoàn cảnh, tình huống cụ thể. Người quản lý sẽ mắc sai lầm khi áp dụng các
nguyên lý quản lý môt cách máy móc, rập khuôn.
Như vậy, khoa học quản lý càng ngày càng phát triển mạnh mẽ đã đạt được
nhiều thành tựu, nên những người đi sau càng cần phải biết nghiên cứu, học tập, vận
dụng một cách sáng tạo vào điều kiện hoàn cảnh cụ thể, phù hợp với điều kiện kinh tế,
truyền thống văn hoá dân tộc của mỗi quốc gia, mỗi địa phương, mỗi vùng miền, mỗi
đơn vị cụ thể.
1.4.3.2.Khoa học quản lý là môn khoa học có tính liên ngành, liên bộ môn,
có sự giao thoa của nhiều môn khoa học khác
Khoa học quản lý nghiên cứu các mối quan hệ quản lý nhằm giải quyết những
vẫn đề phức tạp về kinh tế - xã hội và mối quan hệ giữa con người con người với nhau
mà thực chất các mối quan hệ này là vô cùng phức tạp. Chính vì vậy mà khoa học
quản lý phải dựa vào những thành tựu của các môn khoa học khác. Có thể phân chia
thành các nhóm như sau:
- Nhóm thứ nhất: Bao gồm các môn khoa học cơ bản: Triết học, Kinh tế chính
trị học, Chủ nghĩa xã hội khoa học, Khoa học Nhà nước và pháp luật, Điều khiển
học,v.v...Các môn khoa học này cung cấp cho các nhà nghiên cứu về quản lý và các
nhà quản lý những tri thức về phương pháp luận, làm cơ sở khoa học cho khoa học
quản lý. Trong nhóm này các môn khoa học xã hội và nhân văn như triết học có vai trò
vô cùng quan trọng về mặt phương pháp luận cho khoa học quản lý, giúp nhận thức
đối tượng khách quan, phát hiện và giải quyết các mâu thuẫn, giải quyết các mối quan
hệ giữa chủ quan và khách quan. Các môn khoa học của nhóm này mang tính khoa học
tổ chức như: Điều khiển học, lý thuyết thông tin, lý thuyết hệ thống, vận trù học,v.v…
là những bộ môn kế cận với khoa học quản lý , giúp cả về phương pháp luận và cung
cấp cả về công cụ cho khoa học quản lý.
- Nhóm thứ hai: Bao gồm các môn khoa học hỗ trợ như: Xã hội học, Tâm lý

học, Khoa học sư phạm, khoa học tính toán,v.v… Các môn khoa học học này nghiên
cứu từng khía cạnh của khoa học quản lý, ví dụ; Nghiên cứu tâm lý của chủ thể và đối
tượng quản lý, nghiên cứu tính pháp lý của quản lý,v.v…
- Nhóm thứ ba: Bản thân khoa học quản lý, tập trung nghiên cứu sự tác động của
chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý, nghiên cứu các mối quan hệ trong quản lý trong mọi

11


lĩnh vực. Đây là môn khoa học mà mọi nhà lãnh đạo cũng như các nhà quản lý đều phải
thấu hiểu, để nâng cao trình độ lý luận và năng lực quản lý của bản thân.
- Nhóm thứ tư: Các công cụ và phương tiện kỹ thuật của khoa học quản lý, khoa
học quản lý ra đời cùng với những cuộc cách mạng về khoa học và công nghệ phát
triển như vũ bão nên khoa học công nghệ và các phương tiện kỹ thuật hiện đại đã phục
vụ cho khoa học quản lý một cách hết sức tích cực, đầy hiệu quả, đồng thời tạo điều
kiện cho khoa học quản lý ngày càng phát triển, càng hoàn thiện hơn. Ví dụ: Công
nghệ thông tin đã hỗ trợ rất mạnh mẽ trong khoa học quản lý,..
CÂU HỎI THẢO LUẬN VÀ ÔN TẬP
1. Khái niệm quản lý? Phân tích các vai trò của quản lý trong đời sống xã hội?
2. Phân tích các thành tố của quản lý ? Mối quan hệ giữa các thành tố của quản
lý ?
3. Đối tượng, phương pháp nghiên cứu của khoa học quản lý là gì?
4. Tại sao nói khoa học quản lý là khoa học có tính ứng dụng và liên ngành?
CHƯƠNG 2
MỘT SỐ HỌC THUYẾT QUẢN LÝ TIÊU BIỂU
2.1 Một số học thuyết quản lý truyền thống
a) Thuyết quản lý khoa học: Đại diện tiêu biểu cho trường phái khoa học này là
Frededric W.Taylor (1856 - 1915)
Nội dung của lý luận quản lý một cách khoa học bao gồm các mặt sau:
- Xác định một cách khoa học khối lượng công việc hàng ngày của công nhân,

phải nghiên cứu thời gian và thao tác cần thiết cho công việc để xây dựng định mức
cho công việc. Đó là nguyên lý định mức.
- Phải lựa chọn những thợ hạng nhất cho mỗi công việc.
- Nguyên lý tiêu chuẩn hoá.
- Xây dựng và thực hiện chế độ trả lương theo số lượng sản phẩm nhằm
khuyến khích người lao động.
- Hai bên thợ và chủ đều phải nhận thức rằng việc nâng cao năng suất lao động
có lợi cho cả hai bên, do đó cần có một cuộc “cách mạng tinh thần”, hợp tác và cùng
nhau cố gắng.
- Tách biệt chức năng kế hoạch với chức năng thừa hành.
- Thực hiện chế độ chức năng và chế độ chức năng trực tuyến.
- Nguyên lý kiểm soát, quản lý về mặt cơ cấu tổ chức.
Thực chất của việc quản lý khoa học là cuộc cách mạng tư tưởng hoàn toàn của
công nhân trong tất cả các xí nghiệp hoặc tổ chức, là cuộc cách mạng tư tưởng hoàn
toàn về trách nhiệm của công nhân đối với công việc của họ, về cách đối xử của họ với
với những đồng sự và đối với chủ. Taylor nêu ra 4 nguyên tắc quản lý khoa học:
(1). Phương pháp khoa học cho những thành tố cơ bản trong công việc của công
nhân, thay cho phương pháp cũ dựa vào kinh nghiệm.
(2). Xác định chức năng hoạch định của nhà quản lý, thay vì để công nhân tự ý
lựa chọn phương pháp làm việc riêng của họ.
(3). Lựa chọn và huấn luyện công nhân, phát triển tinh thần hợp tác đồng đội,
thay vì khích lệ những nỗ lực cá nhân riêng lẻ của họ.

12


(4). Phân chia công việc giữa nhà quản lý và công nhân, để mỗi bên làm tốt
nhất công việc của họ, chứ không phải chỉ đổ lên đầu công nhân như trước kia.
Công tác quản lý tương ứng là:
a) Nghiên cứu thời gian và các thao tác hợp lý nhất để thực hiện công việc.

b) Bằng cách mô tả công việc để chọn lựa công nhân, thiết lập hệ thống tiêu
chuẩn và hệ thống huấn luyện chính thức.
c) Trả lương theo nguyên tắc khuyến khích theo sản lượng, bảo đảm an toàn lao
động bằng dụng cụ thích hợp.
d) Thăng tiến trong công việc, chú trọng lập kế hoạch và tổ chức hoạt động.
Học thuyết quản lý khoa học của Tay lor vẫn còn nhiều giá trị trong quản lý
ngày nay. Các vấn đề chuyên môn hóa trong phân công lao động, trả lương theo sản
phẩm vấn được nhiều tổ chức áp dụng có hiệu quả.
Trong QLGD các vấn đề tuyển chọn và đào tạo cán bộ, viên chức; phân công
chuyên môn hóa dựa trên các tiêu chuẩn công việc theo mỗi vị trí hoàn toàn có thể áp
dụng. Chú trọng khâu lập kế hoạch và tổ chức thực hiện cũng là yêu cầu quan trọng
cần được thực hiện.
b) Thuyết quản lý hành chính. Tác giả Henry Fayol (1841 - 1925).
Fayol chỉ ra rằng năng suất lao động của con người làm việc chung trong tập
thể tùy thuộc vào sự sắp xếp tổ chức của nhà quản lý. Việc sắp xếp, tổ chức đó được
Fayol gọi là việc quản lý tổng quát và việc này cũng quan trọng như 5 việc khác
trong cơ sở sản xuất kinh doanh:
- Sản xuất,
- Tiếp thị hay Marketing,
- Tài chính,
- Quản lý tài sản và con người,
- Kế toán - thống kê.
Để có thể làm tốt việc sắp xếp, tổ chức xí nghiệp Fayol đã đề nghị các nhà quản lý nên
tuân theo 14 nguyên tắc:
(1). Phải phân công lao động.
(2). Phải xác định rõ mối quan hệ giữa quyền hành và trách nhiệm.
(3). Phải duy trì kỷ luật trong xí nghiệp.
(4). Mỗi công nhân chỉ nhận lệnh từ một cấp chỉ huy trực tiếp duy nhất.
(5). Các nhà quản lý phải thống nhất ý kiến khi chỉ huy.
(6). Quyền lợi chung luôn luôn phải được đặt trên quyền lợi riêng.

(7). Quyền lợi kinh tế phải tương xứng với công việc.
(8). Quyền quyết định trong xí nghiệp phải tập trung về một mối.
(9). Xí nghiệp phải được tổ chức theo cấp bậc từ giám đốc xuống đến công nhân.
(10). Sinh hoạt trong xí nghiệp phải có trật tự.
(11). Sự đối xử trong xí nghiệp phải công bằng.
(12). Công việc của mỗi người trong xí nghiệp phải ổn định.
(13). Tôn trọng sáng kiến của mọi người.
(14). Xí nghiệp phải xây dựng cho được tinh thần tập thể.
Trường phái hành chính chủ trương rằng, năng suất lao động sẽ cao trong một tổ
chức được sắp đặt hợp lý. Nó đóng góp rất nhiều trong lý luận cũng như thực hành

13


quản lý, nhiều nguyên tắc quản lý của tư tưởng này vẫn còn áp dụng ngày nay. Các
hình thức tổ chức, các nguyên tắc tổ chức, quyền lực và sự ủy quyền...đang ứng dụng
phổ biến hiện nay trong các tổ chức kể cả trong QLGD.
c) Thuyết hành chính của Max Weber: thuyết hành chính của Max Weber (1864
- 1920) tập trung vào cơ cấu tổ chức bộ máy của tổ chức.
Weber cho rằng, thể chế quan liêu là một tổ chức xã hội chặt chẽ, hợp lý giống
như một cỗ máy. Nó có những hoạt động chuyên nghiệp thành thạo, có qui định rõ
ràng về quyền hạn, trách nhiệm, có qui chế thực hiện nghiêm khắc và quan hệ phục
tùng theo cấp bậc, đo đó trở thành một hệ thống kỹ thuật quản lý. Weber đã chỉ rõ thể
chế quan liêu dù quan sát theo góc độ kỹ thuật thuần tuý cũng có những ưu điểm rõ rệt
so với những thể chế quản lý trước kia. Điều này được thể hiện rõ ở những đặc trưng
cơ bản sau:
-Tính chuẩn xác.
- Tính nhạy bén.
- Tính rõ ràng.
- Tinh thông văn bản.

- Tính liên tục.
- Tính nghiêm túc.
- Tính thống nhất.
- Quan hệ phục tùng nghiêm chỉnh.
- Phòng ngừa va chạm.
- Tiết kiệm nhân lực và vật lực.
Weber đưa ra 7 nguyên lý quản lý cho tư tưởng quản lý của mình gồm các điểm
chính:
(1) Sự phân công lao động được xác định rõ ràng và thể chế hoá;
(2) Hình thành trật tự thứ bậc dựa trên một dây chuyền chỉ huy;
(3) Tuyển chọn dựa trên năng lực nghề nghiệp, thi sát hạch và trình độ,…;
(4) Cần chỉ định người quản lý;
(5) Cần trả lương xứng đáng cho hoạt động của nhà quản lý;
(6) Người quản lý không nên là người sở hữu đơn vị mà mình điều hành;
(7) Hoạt động quản lý của nhà quản lý phải tuân thủ chặt chẽ mọi qui tắc, chuẩn
mực và chịu sự kiểm tra.
Weber cho rằng bất kỳ tổ chức xã hội nào cũng phải lấy quyền lực ở một hình
thức nào đó làm cơ sở tồn tại. Xét về mặt quản lý, quyền lực là mệnh lệnh của nhà
quản lý tác động đến hành vi của người bị quản lý. Người bị quản lý phải tiếp nhận
hoặc phục tùng mệnh lệnh của nhà quản lý, lấy mệnh lệnh của nhà quản lý làm chuẩn
mực cho hành vi của họ. Tuy nhiên Weber không chỉ coi quyền lực là cơ cấu mệnh
lệnh dẫn đến sự phục tùng mà còn cho rằng người bị quản lý vui lòng phục tùng, tựa
hồ như người bị quản lý đã xuất phát từ lý do tự thân, coi nội dung phục tùng mệnh
lệnh là khuôn phép cho mọi hành động của họ. Nhiều nội dung của học thuyết quản lý
bàn giấy có thể vận dụng trong QLGD, chẳng hạn: Thể chế hóa việc phân công lao
động, tuyển chọn cán bộ viên chức không chỉ dựa vào hồ sơ lý lịch mà phải qua sát hạch
thực tế, hoạt động quản lý cần tuân thủ qui tắc, chuẩn mực và chịu sự kiểm tra…
2.2.Một số học thuyết theo trường phái hành vi

14

Tư tưởng quản lý theo quan điểm hành vi, là những quan điểm quản lý nhấn
mạnh đến vai trò của yếu tố tâm lý, tình cảm, quan hệ xã hội của con người trong công
việc. Tư tưởng này cho rằng, hiệu quả của quản lý do năng suất lao động quyết định,
nhưng năng suất lao động không chỉ do các yếu tố vật chất quyết định mà còn do sự
thỏa mãn các nhu cầu tâm lý, xã hội của con người. Lý thuyết này bắt đầu xuất hiện ở
Mỹ trong thập niên 30, được phát triển mạnh bởi các nhà tâm lý học trong thập niên
60, và hiện nay vẫn còn được nghiên cứu tại nhiều nước phát triển nhằm tìm ra những
hiểu biết đầy đủ về tâm lý phức tạp của con người, một yếu tố quan trọng để quản lý.
Có thể kể đến một vài tác giả thuộc trường phái này:
a) Mary Parker Follett (1863 - 1933): Là nhà nghiên cứu quản lý từ những
năm 1920, bà đã rất chú ý đến tâm lý trong quản lý, bà có nhiều đóng góp có giá trị về
nhóm lao động và quan hệ xã hội trong quản lý. Bà nhận thấy quản lý là một dòng
chảy, có tiến trình liên tục và rất năng động, vì nếu một vấn đề được giải quyết trong
quá trình quản lý thì nó sẽ làm nảy sinh những vấn đề mới và bà nhấn mạnh đến hai
khía cạnh:
- Quan tâm đến người lao động trong quá trình giải quyết vấn đề
- Nhà quản lý phải năng động, không quá nguyên tắc cứng nhắc.
Follett dã quan sát để nghiên cứu cách thức giải quyết công việc của các nhà
quản lý và bà thấy rõ sự phối hợp giữa vai trò vai trò quyết định với các hoạt động
quản lý, bà đưa ra 4 nguyên tắc về sự phối hợp:
(1) Người chịu trách nhiệm ra quyết định phải có sự tiếp xuc trực tiếp;
(2) Sự phối hợp luôn giữ vai trò quan trọng trong suốt giai đoạn đầu của kế hoạch
và quá trình thực hiện kế hoạch
(3) Sự phối hợp cần nhằm đến mọi yếu tố trong từng tình huống cụ thế;
(4) Sự phối hợp phải được tiến hành liên tục
Follett cho rằng các nhà quản lý cấp cơ sở là những người có địa vị thích hợp
nhất để phối hợp các nhiệm vụ, bởi họ có thể tăng sự truyền thông với các đồng
nghiệp, cấp dưới, từ đó nhà quản lý có thể có được những thông tin chính xác nhất

phục vụ cho việc ra quyết định. Công việc của các nhà quản lý ở tất cả các cấp còn là
thiết lập các mối quan hệ tốt với cấp dưới của họ, tuy quá trình này có thể gặp khó
khăn về tâm lý. Các nhà quản lý cần tìm cách giải quyết những xung đột trong nội bộ
họ phụ trách, để làm tốt họ nên tích cực tiếp xúc và truyền thông với đồng nghiệp và
cấp dưới, quá trình này sẽ tạo được sự hiểu biết giữa các bên.
b) Abraham Maslow (1908 - 1970):
Là nhà tâm lý học đã xây dựng một lý thuyết về nhu cầu của con người gồm
5 cấp bậc được xếp từ thấp lên cao theo thứ tự:
(1) Nhu cầu sinh tồn
(2) Nhu cầu an toàn
(3) Nhu cầu xã hội
(4) Nhu cầu được tôn trọng
(5) Nhu cầu sáng tạo
Nhà quản lý cần hiểu rõ nhu cầu của con người để có những phương pháp quản
lý phù hợp nhằm tạo được động lực, phát huy hết khả năng của đối tượng quản lý -

15


những thành viên trong tổ chức. Làm cho tổ chức phát triển có hiệu quả đạt được
những mục tiêu đã đề ra.
c) Thuyết X- thuyết Y của Douglas. Mc. Gregor (1906 - 1964)
Ông là nhà khoa học quản lý nổi tiếng, có ảnh hưởng rất rộng, thuộc trường
phải khoa học hành vi tại Mỹ. Ông đã viết bài luận văn ”Nhân tố con người trong xi
nghiệp”, trong bài luận văn này ông đề ra “Lý luận X – Lý luận Y” nổi tiếng và được
phát triển trong nhiều tác phẩm sau đó. Đến năm 1960, bài luận văn nói trên được xuất
bản thành sách. Ông cho rằng các nhà quản lý trước đây đã tiến hành các cách thức
quản lý trên những giả thiết sai lầm về tác phong và hành vi của con người. Thuyết X
cho rằng:
- Phần đông mọi người đều không thích làm việc nên luôn có xu hướng tránh

công việc nếu có cơ hội.;
- Thích được chỉ huy hơn là tự chịu trách nhiệm;
- Phần lớn con người làm việc vì lợi ích vật chất;
- Con người thường muốn lấy mình làm trung tâm không quan tâm đến mục
tiêu của tổ chức;
- Không thích sự cải cách, không linh lợi, dễ bị lừa
Vì vậy, các nhà quản lý đã xây dựng những bộ máy tổ chức với quyền hành tập
trung đặt ra nhiều quy tắc thủ tục, đồng thời với một hệ thống kiểm tra giám sát chặt
chẽ để quản lý hiệu quả đối với những người thuộc thuyết X.
Thuyết Y cho rằng:
Con người đều có đều có bản tính là lao động, nghỉ ngơi, giải trí;
Phần lớn mọi người có khả năng giải quyết các vấn đề của tổ chức, chỉ
có một số ít là không có khả năng đó;
Con người luôn có nhu cầu về vật chất nhưng không phải là tất cả mà đa
phần họ muốn có tiền, có quyền tự chủ nhưng phải được tôn trọng;
Trải qua kinh nghiệm giúp con người trở thành người chăm chỉ hoặc là
người lười biếng, chăm chỉ hay lười biếng không phải là thiên tính.
Vì vậy các nhà quản lý cần có các chức năng, những phương pháp quản lý thích
hợp để phát huy được tiềm năng trí tuệ của con người, hình thành và phát huy những
đức tính tốt đẹp đồng thời hạn chế những mặt yếu kém.
d) Elton. W. Mayor(1880 - 1949):
Ông cho rằng sự thỏa mãn các nhu cầu tâm lý của con người như muốn được
người khác quan tâm, kính trọng, muốn có vai trò quan trọng trong sự nghiệp
chung, muốn làm việc trong bầu không khí thân thiện giữa các đồng sự, v.v... có ảnh
hưởng lớn đến năng suất và thành quả lao động của con người.
Quan điểm cơ bản của lý thuyết này cũng giống như quan điểm của lý thuyết
quản lý khoa học. Họ cho rằng sự quản lý hữu hiệu tùy thuộc vào năng suất lao động
của con người làm việc trong tập thể. Tuy nhiên, khác với ý kiến của lý thuyết quản lý
khoa học, lý thuyết tâm lý xã hội cho rằng, yếu tố tinh thần có ảnh hưởng mạnh đối
với năng suất của lao động. Từ nhận thức đó, các nhà lý thuyết tâm lý quản lý cho rằng

các nhà quản lý nên thay đổi quan niệm về công nhân. Họ không phải là những con
người thụ động, thích được chỉ huy, thích được giao việc cụ thể. Trái lại, họ sẽ làm
việc tốt hơn, năng suất cao hơn, phát huy sáng kiến nhiều hơn, nếu được đối xử như

16


những con người trưởng thành, được tự chủ động trongcông việc. Ngoài ra, nhà quản
lý phải cải thiện các mối quan hệ con người trong tổ chức, từ mối quan hệ giữa thủ
trưởng với nhân viên, đến mối quan hệ giữa các đồng sự ngang hàng, vì con người sẽ
làm việc tốt hơn trong một môi trường quan hệ thân thiện.
2.3.Thuyết quản lý hệ thống
Tiếp cận hệ thống trong quản lý là quan điểm nêu lên cách tiếp cận một trong bốn
trào lưu chủ yếu trong lý luận quản lý, giải quyết vấn đề bằng cách xem xét các vấn đề
trong khuôn khổ của cái gọi là đầu vào (nhập lượng) của hệ thống; quá trình biến đổi; đầu
ra (xuất lượng) của hệ thống và liên hệ ngược.
Phần tử là tế bào của hệ thống, nó có tính chất riêng và có tính độc lập tương
đối. Nó có thể là một lớp học trong một trường học, nó cũng có thể là một học sinh,
trong một lớp, một giáo viên trong một tập thể sư phạm, một cấp học hoặc một ngành
học trong hệ thống giáo dục quóc dân, một bộ phận trong cơ cấu của một cơ quan quản
lý giáo dục….
Hệ thống (system) được hiểu là tập hợp các phần tử liên hệ và quan hệ với nhau,
có sự tác động qua lại, chi phối nhau theo những qui luật nhất định để cho hệ thống trở
thành một chỉnh thể. Nhờ vậy mà xuất hiện tính vượt trội còn gọi là “tính trồi” của hệ
thống mà khi các phần tử đứng riêng rẽ không tạo ra được. “Tính trồi” của hệ thống
giáo dục được hiểu một cách đơn giản là chất lượng và hiệu quả của giáo dục đem lại
cho xã hội. Để có được tính trồi đó, các phần tử của hệ thống giáo dục phải tương tác
với nhau theo những qui luật, nguyên tắc nhất định.
Đầu vào: Là những nguồn lực vật chất, con người, tài chính, thông tin được đưa
vào quá trình biến đổi và sẽ tạo thành đầu ra của hệ thống;

Quá trình biến đổi: Là công nghệ hay quá trình chuyển hoá đầu vào để thành
đầu ra của hệ thống;
Đầu ra: Là kết quả của quá trình biến đổi khi hệ thống tiếp nhận đầu vào;
Liên hệ ngược: Là một hình thức thông tin về thực trạng của hệ thống và kết
quả về hoạt động của nó;
Các kiểu hệ thống: Thông thường người ta chia hệ thống làm 2 loại:
Hệ thống đóng là hệ thống không có bất kỳ liên hệ nào với môi trường ngoài;
Hệ thống mở là hệ thống có liên hệ qua lại với môi trường bên ngoài.
Trong một hệ thống lớn thường tồn tại những bộ phận hợp thành. Những bộ
phận này tự nó cũng là một hệ thống hoàn chỉnh. Chúng được gọi là hệ thống con hay
phân hệ của hệ thống lớn.
Như vậy có thể nói rằng, theo quan điểm hệ thống tất cả các tổ chức đều là
những hệ thống và các hệ thống này só sự tác động qua lại, chi phối hay tương tác với
nhau tuỳ thuộc vào mối quan hệ giữa chúng.
Môi trường của hệ thống Là tập hợp các phần tử, các phân hệ, các hệ thống
khác không thuộc hệ thống đang xét, nhưng nó có quan hệ tương tác với hệ thống. Môi
trường của hệ thống giáo dục có thể kể đến: Môi trường xã hội, môi trường pháp lý,
môi trường tự nhiên, môi trường văn hóa…
Theo tiếp cận hệ thống đòi hỏi khi xem xét nghiên cứu, giải quyết vấn đề quản
lý giáo dục phải có quan điểm toàn thể, có căn cứ khoa học xác đáng. Quan điểm toàn
thể thể hiện ở chỗ tôn trọng quan hệ giữa vật chất và ý thức, tôn trọng thực tế, xuất

17


phát từ thực tế để xem xét, phân tích, khái quát các vấn đề của quản lý. Quan điểm
toàn thể còn thể hiện ở chỗ các sự vật hiện tượng luôn vận động, tồn tại trong mối
quan hệ tác động qua lại với nhau, chi phối lẫn nhau.
Sử dụng tiếp cận hệ thống trong quản lý giáo dục phải xác định rõ các phần tử
và thiết lập được các mối quan hệ tương tác trong hệ thống quản lý. Phải xây dựng hệ

thống giáo dục đảm bảo tính liên thông, phân hóa; linh hoạt, mềm dẻo và xây dựng hệ
thống giáo dục thành một hệ thống mở; Muốn thực hiện đổi mới giáo dục hay đổi mới
quản lý giáo dục phải đổi mới các thành tố (các phần tử) của hệ thống đó…
2.4.Thuyết Z (William Ouchi):
Đặc trưng của Thuyết Z được thể hiện:
- Duy trì và tạo việc làm suốt đời cho công nhân, xây dựng sự trung thành của
thợ đối với chủ, trách nhiệm của cả hai bên với nhau, do đó dễ đạt được mục tiêu đề
ra.
- Trong một nhà máy, một tổ chức không có chuyện công nhân vắng mặt không
lý do, lười biếng hay bị sa thải mà tất cả họ hợp thành một gia đình, một cộng đồng
sinh tồn có mối liên hệ khăng khít với nhau về tổ chức.
- Không có sự áp đặt từ trên xuống trong một tổ chức mà khi thực hiện hiện
nhiệm vụ các nhân viên tự biết xử sự cho phù hợp với tình huống cụ thể. Mọi người
được tham gia vào quyết định chung.
- Thuyết Z cho rằng việc ra quyết định tập thể hiệu quả cao hơn những quyết
định từ một cá nhân.
- Chăm lo đến đời sống của nhân viên kể cả người thân của họ
Vận dụng thuyết Z trong QLGD thể hiện ở việc tăng cường dân chủ trong quản
lý, huy động sự tham gia của mọi lực lượng trong việc ra quyết định quản lý; Khi giao
nhiệm vụ cho mọi thành viên trong tổ chức/ nhà trường phải đảm bảo cam kết từ hai
phía; đảm bảo điều kiện làm việc cán bộ, giáo viên, nhân viên để họ an tâm công tác;
quan tâm đến đời sống của cán bộ, giáo viên và nhân viên…
2.5. Thuyết quản lý theo quá trình (Quản lý theo chức năng )
Tư tưởng này cho rằng quản lý là một quá trình liên tục thực hiện các chức năng
quản lý đó là kế hoạch (hoạch định), tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. Theo lý thuyết quá
trình quản lý là quá trình thực hiện các chức năng cơ bản:
a) Chức năng kế hoạch (planning).
Đây là chức năng cơ bản đầu tiên của quản lý, nó bao gồm việc xác định các mục
tiêu và xây dựng các chương trình hành động, các bước đi cụ thể để thực hiện mục
tiêu đó trong khoảng thời gian nhất định của hệ thống quản lý.

Xác định mục tiêu là khâu đầu tiên của chức năng kế hoạch, vì mục tiêu là đích
cần đạt được mà mọi hoạt động của tổ chức phải hướng tới. Các nhà quản lý có thể
xác định một cách tốt nhất số lượng các mục tiêu xuất phát từ bản chất công việc của
hệ thống. Như vậy, mục đích của kế hoạch là hướng mọi hoạt động của tổ chức vào
các mục tiêu để tạo khả năng đạt mục tiêu có hiệu quả nhất và cho phép nhà quản lý
kiểm soát được quả trình thực hiện các nhiệm vụ.
b) Chức năng tổ chức (organizing)
Chức năng tổ chức bao gồm các hoạt động xác định cơ cấu tổ chức, thành lập nên
các bộ phận trong tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết, lựa chọn mô hình

18


cấu trúc, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.
Chức năng tổ chức sắp xếp và sử dụng nguồn nhân lực theo những cách thức nhất
định, phù hợp với mô hình cấu trúc tổ chức để thực hiện tốt mục tiêu đề ra.
c) Chức năng chỉ đạo (leading)
Chức năng chỉ đạo là quá trình tác động ảnh hưởng tới hành vi, thái độ của
những người khác nhằm đạt tới các mục tiêu với chất lượng cao. Thực chất đó là quá
trình tác động và ảnh hưởng của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý nhằm biến
những yêu cầu chung của tổ chức thành những mục tiêu của từng cá nhân. Do vậy
chức năng chỉ đạo là cơ sở để phát huy các động lực cho việc thực hiện các mục tiêu
quản lý góp phần tạo nên chất lượng và hiệu quả cao trong mọi hoạt động. Chỉ đạo
không chỉ là giao việc cho cấp dưới mà cần có sự hướng dẫn, kích thích động viên và luôn
theo dõi, giám sát, giúp đỡ để có những uốn nắn, điều chỉnh kịp thời.
Việc cần thiết trong quá trình chỉ đạo của người quản lý là tạo điều kiện thuận lợi
về vật chất cũng như tinh thần nhằm giúp cho đối tượng quản lý phát huy hết khả năng
chuyên môn, nghiệp vụ của mình.
d) Chức năng kiểm tra (controlling)
Chức năng kiểm tra là quá trình đánh giá điều chỉnh các hoạt động nhằm đạt

được tới mục tiêu mà tổ chức đã đặt ra. Chức năng này có liên quan đến mọi cấp quản
lý để đánh giá đúng kết quả hoạt động của hệ thống, đo lường được các sai lệch nảy
sinh trong quá trình hoạt động so với kế hoạch đã có từ đó có những điều chỉnh, uốn
nắn và xử lý kịp thời.
Trong suốt quá trình phát triển của khoa học quản lý, có nhiều trường phái khác
nhau đã hình thành và phát triển trong từng giai đoạn khác nhau. Các lý thuyết quản lý
hay quan điểm quản lý ra đời đều hướng tới việc giải quyết các vấn đề do thực tiễn
quản lý đặt ra. Sự quản lý có hiệu quả chỉ đạt được trên cơ sở của sự vận dụng sáng tạo
các lý thuyết quản lý vào những tình huống cụ thể trong mỗi tổ chức.
Thuyết quản lí hỗn hợp của Peter Druker (xem trong phần bài soạn)
CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN
1. Phân tích nội dung cơ bản của các học thuyết quản lý truyền thống? Làm rõ trọng
tâm của mỗi học thuyết? Có thể vận dụng chúng trong quản lý tổ chức ngày nay thế
nào?
2. Các học thuyết thuộc trường phái hành vi và quan hệ con người có đặc điểm cơ bản
là gì? Làm rõ đặc trưng cơ bản của mỗi học thuyết và hướng vận dụng?
3. Vận dụng lý thuyết hệ thống trong quản lý tổ chức cần lưu ý những gì?
4. Điểm nổi bật của thuyết Z là gì? Liên hệ vận dụng trong thực tiễn quản lý tổ chức
ngày nay?
5. Tại sao nói lý thuyết quản lý quá trình là lý thuyết quản lý cơ bản mà các nhà quản
lý thực tiễn nên dựa vào?
6. Nội dung cơ bản của thuyết quản lí hỗn hợp của Peter Druker ? làm rõ sự tích hợp
các học thuyết quản lí tiến bộ trong học thuyết của Ông.
CHƯƠNG 3
CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ
3.1. Khái niệm chức năng quản lý, quá trình quản lý và chu trình quản lý

19

3.1.1. Chức năng quản lý
Chức năng là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong các hoạt động về
tổ chức, theo từ điển Bách khoa toàn tập [tập1] ở phương diện triết học, xã hội học
chức năng là
a) Tác động của các đặc tính của một hệ thống khách thể đối với các hệ thống
môi trường cùng nằm trong hệ thống các quan hệ nhất định(như chức năng giác quan,
chức năng tiền tệ,…)
b)Chức năng là kết quả đối với một hệ thống xã hội của một hiện tượng, sự
kiện, yếu tố thể chế xã hội có tác dụng góp phần vào sự vận hành, sự duy trì hệ thống
xã hội đó.
Đôi khi người ta hiểu chức năng giống như nhiệm vụ, mặc dù nhiệm vụ thường
mang tính cụ thể hơn, theo một số nhà nghiên cứu: chức năng là hướng hoạt động cơ
bản bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ tương đối giống nhau về mục đích, cách
thức tiến hành của các đối tượng (tổ chức, con người, máy móc,…) nên cụm từ chức
năng, nhiệm vụ thường đi kèm với nhau.
Có thể khái quát chức năng như là những tập hợp các hoạt động được phân
chia thành các nhóm tương tự nhau, đã được xác định trước cho các đối tượng cụ thể.
Đó cũng chính là những gì quyết định sự tồn tại hay không của đối tượng đó(theo ý
nghĩa giá trị của nó). Một đối tượng mất hết chức năng thì về mặt giá trị nó không còn
tồn tại.
Trong tổ chức cần phân biệt ba khái niệm chức năng.
- Chức năng của từng thành viên cụ thể của tổ chức (con người, các đơn
vị) tức là những gì mà các thành viên này phải đảm nhận;
- Chức năng của tổ chức nói chung (chức năng, nhiệm vụ củ tổ chức được
giao hay được xác định khi thành lập) tương ứng với qui mô tổ chức
nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức đã vạch ra;
- Chức năng quản lý là những chức năng thuộc về hoạt động của các chủ
thể quản lý nhằm làm cho chức năng của tổ chức và của từng thành viên
được thực hiện một cách tốt nhất, đáp ứng mục tiêu phát triển của tổ
chức. Đây cũng chính là loại chức năng được nghiên cứu trong chương

này.
Chức năng quản lý là các chức năng gắn với hoạt động quản lý của chủ thể
quản lý làm sao cho hoạt động của từng đối tượng quản lý và của cả tổ chức đạt được
mục tiêu đã đề ra. Như chúng ta đã biết quản lý là một hoạt động đặc biệt nó vừa mang
tính chức năng được xác định trước cho từng loại tổ chức lại vừa có thể tự xuất hiện
khi tổ chức phát triển cao hơn hoặc bị phân rã. Khái niệm chức năng quản lý vừa mang
tính tuyệt đối đồng thời cũng mang tính tương đối trong sự vận động phát triển của tổ
chức. Chức năng quản lý luôn gắn liền với tổ chức và các bộ phận cấu thành nên tổ
chức nên khi tổ chức không còn thì chức năng của nó cũng không tồn tại, nhưng tổ
chức phát triển vững mạnh thì chức năng của nó sẽ càng được củng cố. Có thể hiểu
chức năng quản lý là những nhiệm vụ chung mà chủ thể quản lý thực hiện trong quá
trình quản lý trong tổ chức của mình.

20


Một cách khái quát có thể hiểu chức năng quản lý là một dạng hoạt động quản
lý chuyên biệt mà thông qua đó chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý nhằm
đưa tổ chức đạt mục tiêu đề ra.
3.1.2. Quá trình quản lý
Quá trình quản lý là quá trình chủ thể thực hiện các chức năng quản lý để đưa tổ
chức đạt đến mục tiêu đã đề ra.
3.1.3. Chu trình quản lý
Hoạt động quản lý có đặc điểm là lặp đi lặp lại theo những khoảng thời gian
nhất định (gọi là chu kỳ). Hoạt động quản lý có tính chu kỳ gọi là chu trình quản lý.
3.2. Các chức năng quản lý
3.2.1. Chức năng kế hoạch
3.2.1.1.Khái niệm: Trong một số tài liệu, thuật ngữ kế hoạch được viết
dưới nhiều tên khác nhau như lập kế hoạch, kế hoạch hoá, hoạch định,.. trong tài liệu
này chức năng này được sử dụng với tên kế hoạch.

Chức năng kế hoạch là chức năng đầu tiên của quá trình quản lý, nó tồn tại
trong mọi tổ chức, trong mọi hoạt động quản lý.
Một số tài liệu nói một cách đơn giản chức năng kế hoạch là những hoạt động
hay một quá trình để đưa ra một kế hoạch làm việc gì đó.
Nhiều tác giả nêu khái niệm chức năng kế hoạch là công tác trù liệu cho tương
lai của tổ chức, tức hoạch định những vấn đề và cách thức giải quyết các vấn đề đó
nhằm làm cho tổ chức có thể thích ứng với sự thay đổi trong tương lai. Sự thay đổi
trong tương lai có thể dự đoán trước cũng có thể không dự đoán được, xây dựng kế
hoạch cho tương lai xa hay gần của việc trù liệu còn tuỳ thuộc vào tầm nhìn của chủ
thể quản lý.
Cũng có tác giả cho rằng chức năng kế hoạch là xây dựng hệ thống văn bản
nhằm xác định các mục tiêu, nhiệm vụ, cũng như cách thức, biện pháp nguồn lực mà
tổ chức có thể sử dụng để đạt đến các mục tiêu của tổ chức. Khái niệm này dựa trên
sản phẩm tạo ra là các bản kế hoạch cụ thể, các bản kế hoạch này được thể hiện dưới
nhiều hình thức khác nhau và nội dung, qui mô của nó phụ thuộc vào qui mô của tổ
chức.
Khái quát có thể hiểu chức năng kế hoạch là làm rõ mục đích, phương hướng
của tổ chức; tức là quyết định cần phải làm gì, vào lúc nào, như thế nào, bộ phận
nào (ai) sẽ làm việc đó, khi nào thì phải hoàn tất công việc ấy hay là quá trình xác
định các mục tiêu phát triển của tổ chức và lựa chọn những biện pháp tốt nhất để
thực hiện mục tiêu đã đề xuất.
3.2.1.2.Vị trí, vai trò của chức năng kế hoạch: Kế hoạch là chức năng đầu
tiên của quá trình quản lý. Là cần thiết đối với mọi cấp quản lý trong tổ chức. Cấp
quản lý càng cao thì vai trò của kế hoạch càng quan trọng. Thường thường, các nhà
quản lý cấp cao dành nhiều thời gian cho công tác kế hoạch tương lai xa và cho chiến
lược chung của tổ chức. Còn các nhà quản lý cấp cơ sở thì chủ yếu làm kế hoạch
ngắn hạn hoặc kế hoạch tác nghiệp cho đơn vị của họ. Chức năng kế hoạch có vai trò
hết sức quan trọng, chính vì vậy mà nó đòi hỏi vận dụng nhiều tri thức, kỹ năng khác
nhau trong quá trình quản lý đối với chủ thể quản lý. Chức năng kế hoạch có một số vai
trò sau:

21


- Bất kỳ một tổ chức nào trong tương lai cũng có sự thay đổi nhất định. Và
trong trường hợp nào đó kế hoạch là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương
lai. Nó sẽ làm tăng khả năng đạt được các kết quả mong muốn của tổ chức.
- Nó có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổ chức.
Nhờ vạch ra kế hoạch trước mà một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môi
trường và giữa các nhà quản lý ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố
môi trường. Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại lập kế hoạch sẽ suy ra được
tương lai. Ngoài ra nó còn đề ra các nhiệm vụ, dự đoán các biến cố và xu hướng
trong tương lai, thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiến lược để theo đuổi các
mục tiêu này. Nhờ có kế hoạch sẽ giảm được các chi phí phát sinh do việc làm vô
ích, sai lầm và thừa thãi đối với mục tiêu.
- Kế hoạch hướng dẫn các nhà quản lý làm cách nào để đạt mục tiêu và kết
quả mong đợi cuối cùng. Mặt khác nhờ có kế hoạch các nhà quản lý có thể biết tập
trung chú ý vào thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những khoảng thời gian
khác nhau.
- Nhờ có kế hoạch một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể
khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt
cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn. Và tinh thần làm việc tập thể có thể mang lại
nhiều lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ (tập trung được nỗ lực của các thành viên trong tổ
chức hướng về một mục đích).
- Kế hoạch giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trường
bên ngoài và do đó có thể định hướng được số phận của nó. Các tổ chức thành công
thường cố gắng kiểm soát tương lai của họ hơn là chỉ phản ứng với những ảnh
hưởng và biến cố bên ngoài khi chúng xảy ra. Thông thường tổ chức nào không
thích nghi được với sự thay đổi của môi trường thì sẽ bị tan vỡ. Ngày nay, sự thích
nghi nhanh chóng là cần thiết hơn bao giờ hết do những thay đổi trong môi trường

đang xảy ra nhanh hơn. Lập kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động hơn trong việc đối
phó với các bất trắc của tương lai.
Kế hoạch là căn cứ cho việc kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện các mục
tiêu: Quá trình xây dựng kế hoạch từ kế hoạch tổng thể đến kế hoạch cụ thể, đều được
xác định mục tiêu chính các mục tiêu ấy sẽ làm căn cứ cho công tác kiểm tra, đánh giá.
3.2.1.3. Nội dung của chức năng kế hoạch
i) Phân tích bối cảnh và xác định mục tiêu
Đây chính là giai đoạn phải xác định rõ nội lực (điểm mạnh và điểm yếu của tổ
chức) và ngoại lực tác động đến tổ chức (những thời cơ và thách thức). Để xác định
được mục tiêu trong quá trình thực hiện chức năng kế hoạch, chúng ta tìm hiểu kỹ hơn
về mục tiêu quản lý.
- Khái niệm mục tiêu quản lý: Mục tiêu quản lý được hiểu là trạng thái mong
đợi, có thể có của đối tượng quản lý tại một thời điểm nào đó trong tương lai
Hay cũng có thể nói mục tiêu quản lý là trạng thái mong muốn được xác định
trong tương lai của đối tượng quản lý hoặc của một số yếu tố cấu thành nó.
Xác định mục tiêu đúng đắn, phù hợp với tổ chức có ý nghĩa vô cùng quan
trọng đối với hoạt động quản lý, vì nếu xác định mục tiêu sai thì tổ chức không phát
triển đúng hướng được cho dù có đạt được toàn bộ mục tiêu đề ra.

22


- Yêu cầu của mục tiêu quản lý
Không ngừng đổi mới: Quản lý phải gắn liền với sự phát triển của xã hội, mọi
sự quản lý trên các lĩnh vực đều nhằm làm cho xã hội phát triển đi lên, chính vì vậy mà
tuỳ theo từng lĩnh vực quản lý sẽ gắn với những mục tiêu cụ thể, những mục tiêu này
luôn có sự đổi mới phù hợp với sự phát triển chung. Nếu mục tiêu không có tính mới,
chứa đựng sự phát triển trong đó thì từng tổ chức nói riêng và xã hội nói chung sẽ bị trì
trệ, tụt hậu.
Được vận dụng sáng tạo trong điều kiện cụ thể: Các mục tiêu đưa ra phải gắn

liền với từng điều kiện và hoàn cảnh cụ thể, tuy nhiên trong quá trình quản lý để đạt
được các mục tiêu nhà quản lý nên biết phát huy tính sáng tạo, năng động và biết vận
dụng sáng tạo trong điều kiện của tổ chức của mình.
Thể hiện được ý chí quyền lực của cấp trên, chi phối các hoạt động của lĩnh
vực đang quản lý: Mục tiêu quản lý phải là sự tập hợp lợi ích của các cá nhân trong tổ
chức thành lợi ích chung của tổ chức, nhưng để đạt được mục tiêu mang tính lợi ích
chung đó các cá nhân trong tổ chức phải phối hợp với nhau theo nguyên tắc thống nhất
trên cơ sở yêu cầu định hướng của chủ thể quản lý, tuân thủ sự thống nhất mục tiêu
cấp dưới phải phù hợp với cấp trên, nên mỗi mục tiêu quản lý đề ra đều phải thể hiện
được yêu cầu của cấp trên, sự phát triển của tổ chức và mục tiêu sẽ là sự định hướng,
chi phối các hoạt động của tổ chức.
Ngày nay, việc xác định mục tiêu thường được dựa trên nguyên tắc: SMARTER
- Specific - cụ thể, dễ hiểu
- Measurable – đo lường được
- Achievable – vừa sức.
- Realistics – thực tế.
- Timebound – có thời hạn.
- Engagement - liên kết
- Ralevant - thích đáng.
- Phân loại mục tiêu quản lý
Mục tiêu quản lý có rất nhiều loại, nhiều cấp độ khác nhau, sự phân loại phụ
thuộc vào từng lĩnh vực, từng khoảng thời gian, từng điều kiện thực tế, từng giai đoạn
nhất định và tuỳ thuộc vào từng tổ chức, hệ thống quản lý cụ thể.
Như vây, việc xác định mục tiêu là vô cùng quan trọng, nó sẽ giúp định hướng
trong suốt quản trình thực hiện các hoạt động của quá trình quản lý. Khi đã hiểu rõ về
mục tiêu sẽ xác định mục tiêu tốt hơn, sát thực, phù hợp với tổ chức.
ii) Xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu
Sau khi đã xác định được mục tiêu, chủ thể quản lý cần căn cứ các điều kiện,
nguồn lực để đạt mục tiêu như: về môi trường, về tài chính, về con người, về cơ sở vật
chất,... để xác định các công việc cần làm, xác định thời gian, nguồn lực cho mỗi công

việc và sắp xếp các công việc theo trình tự thực hiện để đạt được mục tiêu. Đó chính là
quá trình lập kế hoạch. Sản phẩm của giai đoạn này là các bản kế hoạch. Các bản kế
hoạch phải được trao đổi, góp ý, bàn bạc một cách dân chủ công khai, đi đến thống
nhất để làm cơ sở cho việc thực hiện các mục tiêu.
iii) Triển khai thực hiện kế hoạch: Đây là quá trình hành động cụ thể chuyển
các bản kế hoạch trên giấy tờ thành công việc, kết quả là hoàn thành các mục tiêu.

23


iv) Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch (nếu
cần): Công việc này diễn ra thường xuyên trong quá trình thực hiện kế hoạch để kịp
thời điều chỉnh, uốn nắn đồng thời sau khi hoàn thành kế hoạch cần phải tổ chức rút
kinh nghiệm đánh giá công tác thực hiện kế hoạch ấy như thế nào.
3.2.1.4. Các loại kế hoạch
Khi thực chức năng kế hoạch, chủ thể quản lý phải tiến hành các hoạt động xây
dựng kế hoạchphát triển tổ chức trong từng giai đoạn và điều kiện nhất định. Căn cứ
vào nội dung của chức năng kế hoạch đã nêu trên người ta chia kế hoạch thành nhiều
nhóm khác nhau theo một số tiêu chí như:
- Qui mô kế hoạch
- Thời gian thực hiện kế hoạch
- Tính cụ thể của kế hoạch
a) Theo qui mô kế hoạch: Kế hoạch được phân chia thành hai loai kế hoạch
phổ biến: Kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp.
Kế hoạch chiến lược: Kế hoạch chiến lược mang tính tổng quát các mục tiêu
rộng, bao quát nhiều vấn đề liên quan đến tổ chức và mang tính dài hạn. Kế hoạch
chiến lược thường được xác định theo các cấp độ quản lý.
Kế hoạch tác nghiệp: Kế hoạch tác nghiệp là những kế hoạch cụ thể dựa trên kế
hoạch chiến lược nhằm đạt được mục tiêu chung. Kế hoạch tác nghiệp gắn với việc
xác định mục tiêu cụ thể thông qua nguồn lực cụ thể. Kế hoạch tác nghiệp cũng được

chia thành các nhóm khác nhau, có những kế hoạch tác nghiệp phục vụ mục tiêu lâu
dài ví dụ xây dựng nội qui hoạt động của một tổ chức là kế hoạch tác nghiệp nhưng tác
động của nó là lâu dài. Những kế hoạch tác nghiệp giải quyết mục tiêu trước mắt như
kế hoạch ngày, tuần, tháng,...
Sự khác nhau giữa kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp là sự cụ thể của
các mục tiêu, nguồn lực và các yếu tố tác động mà kế hoạch đã đề ra.
b) Theo thời gian thực hiện kế hoạch: Kế hoạch được phận chia thành kế
hoạch dài hạn; kế hoạch trung hạn và kế hoạch ngắn hạn.
Kế hoạch dài hạn: Thường là những kế hoạch có khoảng thời gian từ 5 năm trở
lên. Như chúng ta vẫn sử dụng thuật ngữ kế hoạch 5 năm để chỉ loại kế hoạch này, kế
hoạch 5 năm lần thứ nhất, kế hoạch 5 năm lần thứ hai,...
Kế hoạch ngắn hạn: Là loại kế hoạch dưới 1 năm, loại kế hoạch này thường gắn
với kế hoạch tác nghiệp.
Kế hoạch trung hạn: Là loại kế hoạch có thời gian ở giữa hai loại kế hoạch trên,
thực tế ít sử dụng loại kế hoạch này.
c) Tính cụ thể của kế hoạch: Tuỳ thuộc vào tính cụ thể của kế hoạch mà chia ra
kế hoạch cụ thể và kế hoạch định hướng.
Kế hoạch cụ thể: Là những bản kế hoạch được xây dựng rất cụ thể và được đưa
ra để triển khai thực hiện. Loại kế hoạch này mục tiêu đã được xác định, định lượng rõ
ràng, mức độ rủi ro không đáng kể, ví dụ: kế hoạch tổ chức biểu diễn văn nghệ chào
mừng ngày 20/11.
Kế hoạch định hướng: Là loại kế hoạch mang tính chung chung chỉ đưa ra
hướng chỉ đạo chung, có tiêu chí nhưng không cụ thể. Ví dụ có kế hoạch hoạt động
chào mừng ngày 20/11 (còn làm gì, làm như thế nào lại có kế hoạch cụ thể).

24


Tuỳ theo từng giai đoạn và từng điều kiện cụ thể của tổ chức mà chủ thể quản
lý và tổ chức xây dựng các loại kế hoạch cho phù hợp.

Một số chú ý trong thực hiện chức năng kế hoạch
+ Việc lập kế hoạch nên được nhiều người tham gia: Khi có nhiều người tham
gia vào tiến trình lập kế hoạch, sẽ có nhiều thông tin, nhiều ý kiến, nhiều quan điểm
khác nhau được đưa ra thảo luận, xem xét để lập kế hoạch một cách tốt nhất. Càng có
nhiều người tham gia, thì càng được nhiều người thông hiểu, gắn bó với kế hoạch và
sẽ tạo điều kiện để việc thực hiện kế hoạch được thông suốt, dễ dàng.
+ Kế hoạch nên đơn giản: Thực hiện chức năng kế hoạch là một tiến trình phức
tạp và phải giải quyết nhiều vấn đề khó khăn, sử dụng đến các nghiệp vụ tính toán
cân đối...v.v. Nhưng khi soạn thảo các kế hoạch và công bố nên trình bày một cách
đơn giản, dễ hiểu và cụ thể, để mọi người ở mọi trình độ đều có thể hiểu được đầy đủ
chính xác, tạo điều kiện tốt cho việc thực hiện .
+ Các kế hoạch nên linh động: Kế hoạch là dự trù các hành động cho tương
lai. Nhưng tương lai có thể xảy ra khác với dự báo. Cho nên kế hoạch không nên cứng
nhắc, mà có thể phải thay đổi để thích nghi với hoàn cảnh mới không dự kiến trước
được. Tuy nhiên, kế hoạch không phải tự ý thay đổi tùy tiện chủ quan, mà phải có sự
bàn bạc trao đổi thống nhất trong tổ chức, đặc biệt là các nhà quản lý ở các cấp.
+ Các kế hoạch phải được thực hiện nghiêm túc và triệt để: Thực hiện kế hoạch
phải được tiến hành trên cơ sở của sự thông hiểu lý do hành động, những mục tiêu
phải đạt tới và chiến lược chung của cả tổ chức.Thông hiểu được như vậy, nhân viên
sẽ làm việc tốt hơn. Ngoài ra các nhà quản lý phải luôn luôn quan tâm theo dõi tiến
trình thực hiện kế hoạch để giúp giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh .
3.2.2. Chức năng tổ chức
Đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một
tổ chức. Chủ thể quản lý muốn hoàn thành tốt chức năng kế hoạch họ cần thiết kế, xây
dựng qui mô của tổ chức phù hợp để thực hiện tốt các chức năng khác. Đây chính là
chức năng tổ chức, là chức năng thứ hai trong quá trình quản lý nó đóng vai trò vô
cùng quan trọng. Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào
phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hoàn thành, quan hệ giữa các
bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập
ra sao? Tổ chức đúng đắn tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt

mục tiêu, tổ chức kém thì hoạt động sẽ thất bại, dù chức năng kế hoạch có thực hiện
thật tốt.
3.2.2.1. Khái niệm
Trước hết chúng ta tìm hiểu sơ lược về tổ chức, có thể hiểu tổ chức như là một
thực thể, một hệ thống của những nỗ lực của nhiều người trên một lĩnh vực nhất định
nhằm đi tới mục tiêu chung một cách có ý thức.
Có nhiều cách tiếp cận khác nhau để hiểu tổ chức là gì?
Tổ chức là một thể chế, một cơ quan, một tổ chức,...được thiết lập nên nhằm
một mục đích cụ thể.
Tổ chức tiếp cận theo quá trình gọi là quá trình tổ chức.
Khái niệm tổ chức có nghĩa khi có các dấu hiệu sau:
Có mục tiêu chung của các thành viên trong tập thể;

25