tìm hiểu các quy định về công tác văn thư thời phong kiến Việt Nam. Nhận xét và rút ra bài học kinh nghiệm

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1: KHÁI NIỆM
1.2 HỆ THỐNG CÁC VĂN BẢN THỜI PK
CHƯƠNG 2. CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÁC QUY ĐỊNH THỜI PK
2.1 CÔNG TÁC CÔNG VĂN, GIẤY TỜ THỜI PK
2.1.1 Tổ chức các cơ quan làm công tác công văn, giấy tờ
2.1.2 Thiết lập các cơ quan chuyên trách chuyển giao văn bản
2.2 CÁC QUY ĐỊNH VỀ SOẠN THẢO VÀ CHUYỂN GIAO VB
2.2.1 Các quy định về thể thức VB
2.2.2 những quy định về nội dung VB
2.2.3 Những quy định về chuyển giao VB
2.2.4 Những quy định liên quan đến giải quyết VB
CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT CHUNG VÀ RÚT RA BÀI HỌC KINH NGHIỆM
VỀ CÔNG TÁC CÔNG VĂN, GIẤY TỜ THỜI PK
3.1 nhận xét chung về công tác văn thư
3.2 rút ra bài học kinh nghiệm về công tác văn thư
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


LỜI CẢM ƠN
Được sự đồng ý của Cô giáo hướng dẫn Ths. Trịnh Thị Năm tôi đã thực hiện đề tài
: “Tìm hiểu các quy định về công tác văn thư thời phong kiến Việt Nam. Nhận xét
và rút ra bài học kinh nghiệm ”
Để hoàn thành đề tài này tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến Cô
giáo hướng dẫn Ths. Trịnh Thị Năm, người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn trực tiếp
tôi hoàn thành đề tài nghiên cứu này .
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất nhưng

bài tiểu luận không tránh khỏi nhiều thiếu sót nhất định mà tôi chưa nhận thấy
được. tôi rất mong được sự đóng góp của các thầy cô và các bạn sinh viên để bài
nghiên cứu của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là tiểu luận của tôi và được sự hướng dẫn khoa học của Ths.
Trịnh Thị Năm. Các nội dung nghiên cứu, tìm hiểu trong đề tài này là trung thực và
được tác giả tham khảo từ các nguồn khác nhau.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội
dung bài nghiên cứu của mình. Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội không liên quan
đến những vi phạm tác quyền, bản quyền do tôi gây ra trong quá trình thực hiện
(nếu có).


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
PK: phong kiến
VB: văn bản


MỞ ĐẦU
1.

Lí do chọn đề tài
VB với cách hiểu là công văn, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ, tổ chức vừa là phương tiện để giao dịch, truyền tải thông tin nhằm
đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được nhịp nhàng thông suốt vừa
là sản phẩm tất yếu của hoạt động quản lý nhà nước, quản lý xã hội. VB sản

sinh ra trước hết là để phục vụ cho hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ
chức và được gọi chung là tài liệu văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
công tác quản lý gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản,
quản lý, giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Từ thời Hùng Vương, trải qua hàng ngàn năm lịch sử, chính quyền nhà nước
dù là người Việt hay chính quyền đô hộ phương bắc đều sử dụng văn bản để
làm phương tiện quản lý mọi mặt đời sống chính trị, xã hội.
Khi Việt Nam trở thành quốc gia phong kiến độc lập, từ sau thế kỉ X, các
nhà nước đã có ý thức sử dụng VB vào hoạt động quản lý nhà nước, ý thức
được vai trò của công tác công văn, giấy tờ. những quy định về công tác văn
thư liên quan đến việc soạn thảo, ban hành VB, chuyển giao, bảo quản và lưu
giữ văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, tuyển chọn quan chức làm công tác
công văn, giấy tờ đều được các triều đại phong kiến quan tâm đến và được thể
chế hóa bằng các văn bản có hiệu lực cao như luật, lệ, chiếu, chỉ, sắc, dụ của
nhà vua. Điều này đã ghi chép khá nhiều trong các thư tịch cổ trong đó có bộ
Đại Việt sử kí toàn thư, Bộ Quốc sử được biên soạn từ cuối thế kỷ XIII đến
cuối thế kỷ XVII.
Để góp phần tìm hiểu thêm về các quy định công tác văn thư thời pk Việt
Nam và cũng để nghiên cứu thêm lịch sử của dân tộc nước nhà tôi đã chọn đề
tài: “ tìm hiểu các quy định về công tác văn thư thời phong kiến Việt Nam.
Nhận xét và rút ra bài học kinh nghiệm” cho bài tiểu luận kết thúc học phần
của tôi.

2. Lịch sử nghiên cứu

-

Các quy định về công tác văn thư dưới triều đại phong kiến Việt Nam đã có
nhiều đề tài và tác giả quan tâm nghiên cứu cụ thể như:

PGS Vương Đình Quyền với cuốn “ Văn bản quản lý nhà nước và công tác
công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam” được nhà xuất bản ấn định
năm 2002.

5


-

-

Tập chung nghiên cứu những vấn đề: các chủ chương, quy định, biện pháp về
những vấn đề liên quan đến văn bản quản lý nhà nước nói riêng, công tác văn
thư nói chung của các triều đại PK Việt Nam từ thế kỷ X đến thế kỷ XIX
Luận văn tiến sĩ Vũ Thị Phụng “ Văn bản quản lý nhà nước thời Nguyễn
(1802-1884)
Cũng có một phần nói về các quy định trong công tác văn thư thời PK nhà
Nguyễn.
Lê Tiến Long “Quy định ban hành văn bản thời xưa” được đăng tải trên
báo lao động- số 290 năm 2016.
Khải quát các văn bản quy định về công tác văn thư PK
Việt Nam từ thế kỷ X đến thế kỷ XIX

Và còn một số công trình nghiên cứu khác nữa. các công trình nghiên cứu này đã
khái quát một cách tương đối hoàn chỉnh các quy định của công tác văn thư dưới
các triều đại PK trên cơ sở tư liệu các bộ lịch sử, các thư tịch cổ. tuy nhiên các
công trình trên chỉ khái quát và dừng lại ở một mức độ, vẫn chưa tìm hiểu sâu,
chưa tổng hợp được tất cả về các quy định văn thư thời PK như đề tài tôi lựa chọn
nghiên cứu.
Những công trình nói trên cũng là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trong quá

trình thực hiện đề tài, ngoài ra còn một số tài liệu khác nữa. tôi mong đề tài nghiên
cứu của tôi sẽ thành công và mang giá trị cao đến với người đọc.
3. Nhiệm vụ
Thứ nhất, đưa ra cở sở lý luận cho công tác văn thư, phân tích đưa ra hệ thống
các văn bản thời PK Việt Nam.
Thứ hai, Phân tích các quy định về soạn thảo và chuyển giao văn bản, văn thư
thời pk. Nhận xét và rút ra bài học kinh nghiệm.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tượng
Các sách báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu, tài liệu…. nói về quy định công tác văn
thư thời PK Việt Nam.
4.2 phạm vi nghiên cứu
Đề tài được nghiên cứu trên phạm vi tài liệu, sách, báo, tạp chí… của quốc gia Việt
Nam về các quy định công tác văn thư thời kỳ PK Việt Nam.
6


5. phương pháp nghiên cứu
Đề tài được vận dụng các phương pháp sau:
-

Nghiên cứu lý thuyết:

đề tài nghiên cứu làm dõ những khái niệm về công tác văn thư.
-

Phương pháp thu thập thông tin:

đề tài sử dụng các thông tin được thu thập trên mạng, sách, báo…
6. cấu trúc dự kiến của đề tài

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC VĂN THƯ
CHƯƠNG 2 CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÁC QUY ĐỊNH THỜI PK
CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT CHUNG VÀ RÚT RA BÀI HỌC KINH NGHIỆM
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ THỜI PK

7


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1

Khái niệm về công tác văn thư

- Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công
việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các
tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng
chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các tổ chức công tác văn thư ngày
càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà
nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới.
- Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại VB do cá nhân,
gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và VB do các cơ quan
nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công
việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại PK Trung
Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử
dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước.
- Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức
kinh tế chính trị- xã hội…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều
khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký VB, chuyển giao, tiếp nhận VB,

vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là công tác văn
thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan,
tổ chức. Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn
thảo, ban hành VB, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm
đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
1.2

Hệ thống các văn bản thời PK
Dưới thời PK, các nhà nước đã nhận thức được vai trò VB với tư cách là một

phương tiện quan trọng trong hoạt động quản lý (minh chứng là các nhà nước PK
đã ban hành rất nhiều VB như Luật, Chiếu, Chỉ... để điều chỉnh các quan hệ xã hội
và phục vụ điều hành đất nước).
1. Luật: Được ban hành lần đầu tiên vào năm 1049 ở triều Lý, đó là Luật Hình
thư. Triều Trần cũng có Quốc triều thống chế (1230), sau này đổi tên thành Quốc

8


triều hình luật. Bộ luật Hồng Đức của nhà Lê (1483) trước có tên là Quốc triều
hình luật. Luật Gia Long thời Nguyễn.
- Luật do vua ban hành (vì vua có toàn quyền về lập pháp, hành pháp và tư
pháp). Dùng để điều chỉnh tổng hợp các mối quan hệ, trong đó có nhiều điều nói
về công tác công văn giấy tờ (đặc biệt là Luật Hồng Đức).
2. Chiếu: Do vua ban hành, được sử dụng vào các mục đích:
- Công bố cho thần dân biết một chủ trương, 1 quyết sách lớn liên quan đến
vận mệnh đất nước (VD: Chiếu dời đô, chiếu cầu hiền, chiếu lên ngôi, chiếu
nhường ngôi...).
- Dùng để ban hành Luật

- Dùng để ra lệnh cho người dân thi hành một nhiệm vụ cụ thể (vD: triều Trần
khi quy định về pháp lý văn khế, có chiếu quy định trong văn khế phải có dấu vân
tay...).
Công dụng của chiếu là đa năng, ngoài những công dụng trên, nó có thể được
sử dụng để quyết định tổ chức bộ máy, bổ nhiệm một số quan lại...
3. Lệ: Do nhà vua ban hành. Dùng để quy định các vấn đề cụ thể, thường
nhằm để cụ thể hoá những vấn đề trong luật hoặc đề ra những quy định mới mà
luật chưa điều chỉnh (VD: Lệ cưới hỏi, lệ làm các bản tâu, lệ nộp tô thuế...).
4. Lệnh: Do nhà vua ban hành. ở một chừng mực nào đó, nó có công dụng gần
giống Lệ, điểm khác là lệnh thường nghiêng về vấn đề cấm đoán (lệ rộng hơn, nó
có thể bao hàm cả lệnh, VD như lệnh cấm đánh bạc, cấm chặt gỗ, lệnh chặt đầu...).
5. Chỉ: Do vua ban hành. Thường là các mệnh lệnh rất cụ thể. So với Lệ và
Lệnh thì các quy định trong Chỉ nhỏ hơn và cụ thể hơn rất nhiều (vD: có thể cụ thể

9


tới cá nhân, khu vực, địa phương...). Nó cũng được sử dụng rất nhiều trong tuyển
dụng, bổ nhiệm quan lại.
6. Dụ: Do vua ban hành. Hình thức này thể hiện mệnh lệnh của vua, nhưng có
tính chất truyền dạy, khuyên răn thần dân hay quan lại (VD: vua Lê Thánh Tông có
đạo dụ khuyên răn các người tài khi đỗ đạt thì phải phụng sự đất nước...). Dụ
thường dùng với hành văn mềm dẻo.
7. Sắc: Do vua ban hành. Dùng để điều động, thăng-giáng chức quan lại, dùng
để phong thần cho những người có công với đất nước hoặc các làng xã có công
(VD: phong sắc cho người có công về một ngành nghề nào đó, hay muốn thờ tự ai
đó thì phải có sắc phong thừa nhận công lao...).
8. Cáo: Do vua ban hành. Được dùng để ban bố một sự kiện quan trọng nào
đó của đất nước (VD: cáo Bình ngô). Cáo ít được dùng, thường chỉ trong những
trường hợp đặc biệt.

9. Sách: Do nhà vua ban hành. Dùng để sắc phong hoàng hậu, thái tử hoặc
phong tước hiệu cho hoàng thân quốc thích. Loại này có thường có nhiều tờ, được
viết trên các giấy có nhũ vàng, nhũ bạc, ghi chi tiết công lao, tiểu sử... của hoàng
thân quốc thích. Có 2 loại sách: Kim sách (nhũ vàng) và ngân sách (nhũ bạc).
10. Hịch: Do các tướng lĩnh ban hành nhằm động viên, khuyến khích quân sĩ
(VD: Hịch tướng sĩ).
11. Biểu: Do các triều thần, quan lại, dân chúng viết, dùng để tạ ơn hay tạ lỗi
với nhà vua. Ngoài ra, biểu còn dùng để chúc mừng, dâng tiến lễ vật nhân dịp vua
lên ngôi hoặc ngày tết, lễ. Hình thức này được sử dụng rộng rãi ở thời Lý và Trần.
12. Tấu: Là VB do các quan lại địa phương trình bày với nhà vua về những
vấn đề mà vua hỏi hoặc yêu cầu. Ngoài ra, nó cũng được sử dụng để phản ánh, báo
cáo tình hình cụ thể để đề nghị nhà vua xem xét, giải quyết một công việc nào đó.
10


13. Sớ: Là VB do các quan lại ở địa phương trình lên vua để báo cáo hoặc
trình bày mọt vấn đề mang tính chất định kỳ hoặc đột xuất (công dụng của loại này
gần giống Tấu và giữa hai loại đó chưa phân biệt rõ ràng).
14. Điều trần: Là VB để cấp dưới trình bày lên cấp trên ý kiến của mình (VD:
bản điều trần của Nguyễn Trường Tộ về mở cửa, cải cách thời vua Tự Đức). Hình
thức này không được sử dụng nhiều.
15. Đề: là vận dụng dùng để phản ánh tình hình thực hiện mệnh lệnh của nhà
vua (gần giống như báo cáo ngày nay). Thời Lê Thánh tông có phân biệt rõ: báo
cáo tình hình của cơ quan, nha môn thì là Đề, còn báo cáo của một cá nhân lãnh
đạo thì phải là Tấu.
16. Khải: Là VB để quan lại, thần dân tấu trình lên thái tử (công dụng giống
tấu sớ, nhưng đối tượng nhận là khác nhau).
17. Giấy thông hành: Là giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền cấp cho
binh lính hoặc quan lại hoặc người dân đi công tác hoặc buôn bán (gần giống
chứng minh thư ngày nay).

18. Các loai công văn trao đổi: Các loại này rất phức tạp do thứ bậc trong xã
hội phong kiến đa dạng. ở cơ quan trung ương, các quan văn và quan võ trao đổi
với nhay thì có công văn Truyền thị, các công văn trao đổi giữa các cơ quan trung
ương và tỉnh (trung ương gửi xuống) gọi là Tư, các cơ quan cấp dưới gửi lên trung
ương gội là Tư di, Hoàng tử gửi xuống cấp dưới gọi là Giao thị.
19. Các sổ sách: Trong thời PK, các sổ sách được coi là một loại VB (như sổ
thuế, sổ địa lý...).
- Nhiều nhất là sổ hộ tịch, dùng để đăng ký nhân khẩu ở các làng xã. Việc
quản lý này bắt đầu được thực hiện từ thời Lý cho đến ngày nay (chỉ đăng ký nam
giới).
11


- Sổ địa bạ: dùng ghi chép thống kê tình hình ruộng đất từng làng xã, bắt đầu
được sử dụng từ thời Lý, thời Nguyễn rất chi tiết và chặt chẽ, có rất nhiều điểm ưu
việt giúp cho việc sử dụng đất đai có hiệu quả.
- Sổ duyệt tuyển: dùng đẻ kê khai dân đinh qua sự kiểm tra, phân loại của các
quan lại nhà nước có thẩm quyền. Sổ này bắt đầu từ thời Nguyễn, cứ 6 năm tổ
chức duyệt tuyển lại một lần.
- Lý lịch của quan lại: gồm các giấy tờ liên quan đến quan lại (tương tự như
hồ sơ cán bộ bây giờ). Loại này bắt đầu từ thời Lê, được phát triển và sử dụng phổ
biến ở thời Nguyễn (đặc biệt thời Lê Thái tông, cứ 3 năm phải khảo khoá một lần
để đánh giá lại năng lực của tầng lớp quan lại).
- Sổ thuế: ghi chép tình hình thu thuế của các địa phương, các loại thuế được
chú ý như thuế ruộng đất, dân đinh, buôn bán...
- Sổ khai tiêu: ghi chép việc chi tiêu công quỹ và cấp phát vật liệu ở các cơ
quan (dùng để thanh tra, quyết toán tài chính).
- Ngọc điệp và Tôn phả: ghi chép tiểu sử, thông tin cần thiết của những người
trong hoàng tộc (Ngọc điệp, Tôn phả chính là căn cứ để cấp phát bổng lộc, để
phong tước hay bổ nhiệm). Ngọc điệp ghi chép về vua hoặc ngang hàng, Tôn phả

ghi chép về các con cháu vua.
* nhận xét:
- Hệ thống văn bản quản lý thời PK luôn được kế thừa và phát triển qua từng
thời kỳ lịch sử. Vì vậy đã hình thành một hệ thống VB phong phú, đa dạng về loại
hình, thẩm quyền và công dụng, bước đầu đã có những quy định khá cụ thể.
- Trong hệ thống văn bản quản lý thời PK, nhà vua có quyền hạn rất lớn và
ban hành rất nhiều VB có tính chất quan trọng của quốc gia; còn các cơ quan khác

12


chỉ ban hành các VB có tính chất trao đổi hoặc đề nghị, do đó nó phản ánh nguyên
tắc tổ chức quyền lực của các nhà nước PK (quân chủ tập quyền).
- Hệ thống VB của thời PK còn một số hạn chế, cụ thể là các quy định còn
phức tạp, quá chi tiết và tỉ mỉ; nhiều VB không phân biệt rạch ròi về công dụng.

13


CHƯƠNG 2
CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÁC QUY ĐỊNH THỜI PK
2.1 công tác văn thư thời PK
2.1.1 Tổ chức các cơ quan làm công tác văn thư
* Ở các cơ quan trung ương và địa phương đã thiết lập Văn phòng hoặc bộ
phận làm công tác công văn giấy tờ. ở trung ương là cơ quan giúp việc cho nhà
vua, như thời Lê Thánh tông, ông đã thiết lập 5 cơ quan:
- Hàn lâm viện (chuyên khởi thảo VB)
- Đông các (chuyên sửa chữa VB do Hàn Lâm viện khởi thảo)
- Trung thư giám (chuyên sao chép lại VB sau khi Đông Các sửa chữa)
- Hoàng môn tỉnh ( giữ và đóng dấu)

- Bí thư giám (chuyên trông coi thư viện của nhà vua).
Dưới thời Nguyễn, để giúp việc công tác CVGT, Nguyễn ánh đã thiết lập 4 cơ
quan:
- Thị thư viện (khởi thảo VB)
- Thị hàn viện (sửa chữa VB)
- Nội hàn ty (lưu giữ các VB của nhà vua)
- Thượng bảo khanh (giữ con dấu của nhà vua).
Tổ chức công tác công tác công văn giấy tờ hoàn thiện hơn dưới thời Minh
Mạng. Ngay sau khi lên ngôi (1820), ông cho gộp 4 cơ quan trên thành Văn thư
phòng. Cho Văn thư phòng được sử dụng con dấu riêng (là ấn quang phòng). Đến
1829, Minh Mạng đổi Văn thư phòng thành Nội các, được thiết lập quy củ hơn,

14


chặt chẽ hơn, đứng dầu là quan tam-tứ phẩm. Trong tổ chức nội các, Minh Mạng
chia ra thành các Tào (tương đương như cấp Vụ, Cục ngày nay) gồm:
- Tào thượng bảo (trông giữ, lưu giữ con dấu của nhà vua (có tới 14 loại)
- Tào ký chú (ghi chép mọi chi tiết khi vua thiết triều hoặc tuần du
- Tào đồ thư: Ghi chép thơ văn của nhà vua và lưu giữ các tài liệu bang giao
với nước ngoài.
- Tào biểu bạ: lưu giữ tất cả các châu bản của triều đình.
Đối với các Bộ, cũng thiết lập các ty, các xứ làm công tác liên quan đến công
tác công văn giấy tờ ở cơ quan như: ở Bộ Lại có Ty Lại ấn (chuyên tiếp nhận VB),
Xứ Lại trực (chuyên chuyển giao VB); ở Bộ Binh có Ty Binh ấn (chuyên tiếp nhận
VB), Xứ Binh trực (chuyên chuyển giao VB)... Các ty có biên chế ổn định, còn các
xứ không được ổn định mà được luân chuyển từ các cơ quan khác đến trực để
chuyển giao VB.
* Ở địa phương: Trước thời Nguyễn chưa thấy có tài liệu nói đến việc thiết
lập các cơ quan. Đến thời Minh Mạng đã có những quy định giao trách nhiệm cho

người đứng đầu các địa phương về công tác công tác công văn giấy tờ. Cụ thể: các
liên tỉnh (14 liên tỉnh), đứng đầu là Tổng đốc, các huyện, xã hàng tháng phải có
trách nhiệm giám sát, kiểm tra công tác công văn giấy tờ của cơ quan, nhưng chủ
yếu là giúp cho sự thay đổi về nhân sự. Tóm lại: thời PK ít quan tâm tới công tác
công tác công văn giấy tờ ở địa phương.
2.1.2 Thiết lập các cơ quan chuyên trách chuyển giao văn bản
- Thời Lý-Trần chỉ thiết lập các nhà trại để chuyên chuyển giao công văn.
- Thời Nguyễn: Có 2 cơ quan được thiết lập ra để chuyển giao VB, đó là:

15


+ Ty Bưu chính: Thành lập năm 1820, có nhiệm vụ chuyển giao VB giữa các
cơ quan trung ương và địa phương trên toàn quốc (gần giống như bưu điện ngày
nay).
+ Ty Thông chính sứ: Thiết lập năm 1834, có nhiệm vụ tiếp nhận các VB giấy
tờ từ địa phương gửi cho triều đình từ Ty Bưu chính chuyển sang và chuyển giao
các VB từ triều đình gửi địa phương cho Ty Bưu chính chuyển đi (mang tính chất
trung gian).
Để cho Ty Bưu chính làm việc, người ta thiết lập các nhà trạm với khoảng
cách từ 20-40 dặm để phục vụ cho chuyển giao CV. Làm việc trong các nhà trạm
có các phu trạm. Các nhà trạm được trang bị phương tiện phục vụ cho công tác như
ngựa, thuyền... tuỳ theo địa hình từng nơi, người ta cũng quản lý chặt chẽ các loại
phương tiện này và có chế độ thưởng phạt rõ ràng.
Cách chuyển giao VB và cách tính thời gian cho việc chạy trạm cũng rất cụ
thể cho từng mức: Khẩn, thường, tối khẩn.
2.2 Các quy định về soạn thảo và chuyển giao VB
Trong lịch sử phong kiến Việt Nam, công tác công văn, giấy tờ sớm được coi là
công cụ, phương tiện quan trong hoạt động quản lý nhà nước. nhận thức vai trò vị
trí đặc biệt của công tác này, các triều đại PK Việt Nam đã ban hành nhiều quy

định với những chế tài luật pháp nghiêm khắc nhằm đảm bảo hiệu quả, tính kỷ
cương trong hoạt động công tác công văn, giấy tờ.
2.2.1 Các quy định về thể thức VB
Ngày nay thể thức đã được hiểu là toàn bộ những yếu tố thông tin bắt buộc
phải có trong một văn bản như: tiêu đề, tác giả, địa danh và ngày tháng, tên loại,
trích yếu nội dung, chữ ký, dấu cơ quan nơi nhận, mức độ mật, khẩn (nếu có) được
trình bày theo một quy định phương pháp khoa học để đảm bảo tính kỷ cương
thống nhất, giá trị pháp lý của mỗi văn bản. đây cũng là vấn đề sớm được các triều
16


đại PK Việt Nam quan tâm và coi đó là ý thức khẳng định nền độc lập tự chủ của
dân tộc. Bắt đầu từ thời Trần thì thể thức đã được quan tâm, nhưng còn khá đơn
giản, chưa cụ thể (VD: quy định việc in dấu vân tay vào các giao dịch dân sự; đưa
vào nội dung thi tuyển thư lại).
Đến thời nhà Lê các quy định này trở nên rõ ràng hơn, một số yếu tố thông tin
trong thể thức bắt đầu được quy định như: Trong văn bản phải thể hiện Quốc hiệu,
thời gian ban hành văn bản... . Cụ thể năm 1428 vua Lê Thái Tổ sau khi lên ngôi
đã xuống chiếu quy định rằng tất cả các quan lại, dân chúng khi dâng tấu biểu lên
nhà vua hoặc các nha môn đều phải ghi quốc hiệu, đô hiệu và niên hiệu, nếu ai
không tuân theo sẽ bị xử phạt trượng hay biếm chức, giấy tờ mua bán mà không
tuân theo thì không có giá trị. đặc biệt là Quốc hiệu, vì nó thể hiện sự độc lập quốc
gia. Tuy nhiên, về cách ghi, chỗ ghi các thông tin Quốc hiệu không thấy có VB nào
quy định cụ thể. Ngoài ra, thông tin về thời gian ban hành văn bản cũng được chú ý
(đặc biệt ở thời Nguyễn). Cụ thể như vua Minh Mạng không quy định ghi theo
can-chi nữa, mà ghi theo niên hiệu + năm thứ... theo thời gian trị vì của từng đời
vua. Cách ghi thời gian không được ghi chữ đơn, mà phải ghi chữ đôi để không thể
sửa chữa, thay đổi được. Ngoài ra, yếu tố về tác giả cũng đã bắt đầu được quy định
(chủ yếu là thời Nguyễn) như văn bản do trung ương ban hành phải ghi rõ cơ
quan... tuy nhiên nó cũng chưa thành hệ thống.

Các yếu tố về chữ ký và con dấu thì đặc biệt được quan tâm.
- Đối với chữ ký, thời Trần đã có quy định liên quan đến điểm chỉ, thời Lê có
quy định cụ thể hơn về vị trí chữ ký và thẩm quyền ký (VD: thời Lê Thánh tông,
tất cả các VB do Chánh quan - người đứng đầu cơ quan ký thì vị trí là cuối văn
bản, trường hợp Chánh quan vắng thì quan Tá nhị (cấp phó) mới được phép ký
thay, vị trí ký dưới chỗ đề năm tháng. Quy định này càng chặt chẽ hơn dưới thời
Nguyễn: Đối với các VB ban hành, ngoài chữ ký của người đứng đầu cơ quan, còn
17


có chữ ký của người thảo VB và người soát VB. Ngoài ra, thời Nguyễn còn có quy
định, nếu ký tuỳ tiện (không đúng thẩm quyền) thì phải chịu các hình phạt (như
phạt đánh trượng)...
- Ngoài chữ ký, con dấu cũng là một yếu tố được các triều đại PK rất coi
trọng. ở một chừng mực nhất định, nó còn được coi trọng hơn cả chữ ký, vì con
dấu được coi là quyền uy của một vương quyền. Con dấu được coi trọng ở chỗ, khi
muốn thu hồi quyền lực của ai đó, trước tiên người ta thu lại con dấu. Có rất nhiều
loại con dấu, người ta phân biệt giá trị bằng chất liệu làm ra con dấu đó (Vua có
dấu bằng vàng, ngọc; dấu của các cơ quan trung ương được đúc bằng bạc, ngà; các
cơ quan địa phương dấu được đúc bằng đồng).
Thời Lê có nhiều quy định liên quan đến sử dụng con dấu. Người ta xử phạt
rát nghiêm việc làm dấu giả (có thể bị xử tội chết nếu làm dấu giả hay sử dụng dấu
của nhà vua hay hoàng thân quốc thích sai; có thể bị đi đầy nếu làm giả hay sử
dụng con dấu của các cơ quan khác).
Đến thời Minh Mạng, quy định về việc đóng dấu càng chặt chẽ hơn: Khi đóng
dấu Quốc bảo (dấu của nhà vua) thì đóng vào chỗ đề năm; khi các nha môn đóng
dấu vào VB thì đóng vào chỗ đề tháng. Đối với những VB có nhiều tờ thì phải
đóng dấu kiềm vào chỗ giáp lai; đối với những VB có số liệu bị tẩy xoá, sửa chữa
thì cũng phải đóng dấu kiềm đè lên...
Thời nhà Nguyễn, Minh Mạng còn có quy định chặt chẽ hơn khi phòng sự

gian dối, đó là khi đem đi đóng dấu phải có VB xác nhận của quan chức có thẩm
quyền. Khi phòng dấu cho dấu phải đăng ký vào sổ ngày giờ cho dấu, về việc gì, ai
ký...
Ngoài ra con dấu còn được quy định trong Quốc triều hình luật, quy định tại
các điều 515, 516, 517, 518:
18


-

Những người làm giả dâu ấn của Thái Thượng hoàng, của hoàng đế đều xử
chém; làm giả ấn của hoàng thái hậu, hoàng hậu, hoàng thái tử hay vợ của
hoàng thái tử đều bị xử giảo.

-

Làm giả ấn của các sảnh, viện (như ấn thượng thư, môn hạ sảnh, viện cơ mật)
ấn của tể tướng các quan ty, các tướng súy, đều xử tội lưu đi châu xa; làm giả
các loại dấu khác đều xử lưu đi châu gần. những quy định này không chỉ áp
dụng đối với tội làm giả ấn tín, con dấu đối với các cơ quan cá nhân đang còn
hoạt đông mà nó còn áp dụng đối với tội làm giả con dấu, ấn tín của các đời
trước đó để mưu cầu phong tước hay bổ dụng.

-

Những kẻ dùng ấn tín hay con dấu giả đóng vào sổ sách, hay văn bằng hoặc
đem cho người khác mượn, để lấy tiền hoặc đồ vật thì xử như tội làm giả.
Những kẻ nhận ấn, dấu giả cũng bị xử cùng một tội. tuy nhiên nhận ấn, dấu giả
do vô tình không biết thì không bị xử phạt.
Về trách nhiệm giữ dấu của cơ quan cũng được quy định cụ thể như: Nhân

viên giữ dấu có quyền từ chối không cho dấu nếu văn bản ký không đúng thẩm
quyền hoặc đóng dấu vào văn bản không có mục đích công. Nếu người giữ dấu
thực hiện không đúng mà vị nể, cho dấu không đúng phải chịu trách nhiệm và
được coi là tòng phạm.
Ngoài ra, đối với các con dấu của nhà vua trong những ngày trước khi nghỉ
tết, người ta đóng dấu khống chỉ để phục vụ yêu cầu đột xuất. Sau tết có tổ chức lễ
khai ấn.
Tóm lại: Những quy định về thể thức văn bản đã dần được hình thành và ngày
càng hoàn thiện. Ưu điểm của nó là đã dần dần đưa công tác công văn, giấy tờ đi
vào nề nếp.
2.2.2 những quy định về nội dung văn bản

19


Đây và vấn đề được các triều đại pk Việt Nam quan tâm và được xem là phần
quan trọng nhất của văn bản. vì nếu chất lượng nội dung của văn bản không được
đảm bảo sẽ ảnh hưởng chực tiếp đến hoạt động quản lý nhà nước.
- Nội dung VB phải rõ ràng, chính xác, thiết thực, giản yếu và nhất quán. Các
yêu cầu này được cụ thể hoá trong Luật và trong các sắc, chỉ của nhà vua:
Quốc triều hình luật có quy định nếu thảo triếu, chế mà viết nhầm hoặc viết
sai sẽ bị phạt 80 trượng, thảo sai ý chỉ của vua sẽ bị xử tội biếm hay tội đồ. Tuy
nhiên nếu soạn thảo sai nội dung do người khác truyền đạt thì được giảm một bậc.
nếu ai phát hiện ra văn bản soạn thảo sai mà không báo quan để sửa cũng phạt 80
trượng. văn thư phát hiện ra sai mà không báo quan tự ý sửa cũng bị phạt 40 roi
( quy định tại điều 123,124) ngoài ra luật pháp phong kiến yêu cầu các văn bản có
những căn cứ hợp lý. Cụ thể trong Quốc triều hình luật quy định khi các sảnh, quan
viên làm tờ tâu xin sổ cai quản mà không đối chiếu kỹ càng, thì sẽ bị xử phạt 20
quan, thuộc viên thì bị biếm một tư. Đối với những người mà việc tâu bày hay

dâng công văn mà nội dung không thống nhất thì việc nặng xử tội đồ hay lưu, việc
nhẹ thì bị biếm. không chỉ có những chế tài xử phạt đối với những vi phạm trong
soạn thảo ban hành công văn hành chính, Quốc triều hình luật còn có những chế tài
đối với việc biên chép sổ sách không chính xác, có sự gian dối. Cụ thể Quốc triều
hình luật có 3 điều khoản quy định về vấn đề này: nếu các quan trông coi sổ sách
khi chép quan chức giả dối vào trong sổ thì sẽ bị tội đồ làm khao đinh; ghi chép
không đúng cấp bậc phạt 60 trượng, biếm 2 tư và bãi chức. nếu người thuộc lại giữ
sổ tự tiện sửa chữa nội dung sẽ bị đày đi châu xa; quan chủ ty biết mà không tố cáo
thì bị biếm 3 tư, nếu không biết sẽ bị biếm 1 tư.
Một nội dung đặc thù trong quy định về đảm bảo chính xác nội dung của văn
bản được ban hành trong thời kỳ PK là từ ngữ sử dụng trong văn bản phải đúng thứ
bậc phẩm hàm. Đây cũng là nội dung được quy định rất cụ thể trong Quốc triều
20


hình luật. tại điều 125 của Quốc triều hình luật quy định nếu VB lầm phạm đến tên
vua sẽ bị phạt 60 trượng, biếm 2 tư, khi sử dụng những từ phạm húy người soạn
thảo văn bản phải viết bớt nét. Về cách xưng hô trong văn bản phải tuân thủ theo
một trật tự nếu ngôi thứ phải dùng chữ “tâu” mà lại dùng chữ “thưa” , phải dùng
chữ “thần” mà lại dùng chữ “tôi” thì sẽ bị phạt 50 roi và biếm 1 tư. Đây là những
chế tài đảm bảo tính kỷ cương thông nhất trong soạn thảo, ban hành văn bản dưới
thời Lê. Đến triều Nguyễn, một hệ thống quy định của pháp luật đã được ban hành
nhằm đảm bảo nội dung chính xác trong soạn thảo ban hành văn bản như: để đảm
bảo nội dung của văn bản thì việc soạn thảo văn bản phải giao cho người có trách
nhiệm và am hiểu công việc. nhằm đảo bảo yêu cầu trên, triều Nguyễn đã thiết lập
một cơ quan riêng chuyên soạn thảo văn bản ( đặc biệt là biên soạn chiếu, chỉ, sắc,
dụ của nhà vua) đó là Hàn lâm viện khởi thảo.cơ quan này chỉ soạn thảo những văn
bản ngoại giao quan trọng, có những VB quản lý nhà nước thông thường có liên
quan đến chức năng của các bộ thị các quan đứng đầu mỗi bộ phải có trách nhiệm
khởi thảo sau đó trình vua duyệt để ban hành, nghiêm cấm không được nhờ người

khác soạn thảo hộ. ngoài những quy định trên, triều Nguyễn còn có quy định nội
dung văn bản phải được trình bày theo một văn phong thích hợp, ngắn gọn, văn
bản phải được đảm bảo tính thiết thực, những vấn đề văn bản phải có căn cứ chính
xác, lập luận rõ ràng và tất cả các văn bản trước khi được ban hành phải được kiểm
tra cẩn thận. có thể nói các quy định về ban hành soạn thảo văn bản cuẩ triều
Nguyễn khá đầy đủ và chi tiết.tuy nhiên, đây là những quy định được thể hiện dưới
các dạng văn bản các sắc, chỉ, dụ của nhà vua và được biên chép trong Đại nam
thực lục chính biên và khâm định đại nam hội điển sư lệ. khi đổi triếu sang Hoàng
việt luật lệ ta lại thấy gần như Triều nguyễn không xây dựng các chế tài xử phạt
đối với những vi phạm quy định trong nội dung trên như trong Quốc triều hình
luật.

21


- Ngoài ra, còn có một số loại văn bản được quy định mẫu hoá như chiếu lên
ngôi, chiếu cầu hiền; biểu tạ ơn, biểu mừng; mẫu hoá các CV trao đổi giữa trung
ương và địa phương (phải có mở đầu, kết thúc, nội dung...).
2.2.3 Những quy định về chuyển giao văn bản
Dưới thời PK khi giao thông chưa phát triển để đảm bảo thông tin cho hoạt
động qusnr lý của cơ quan, các triều đại đã thiết lập các trạm dịch để đưa chuyển
công văn từ triều đình đến các địa phương và ngược lại cùng với việc xây dựng
củng cố các trạm, các phương thức chuyển công văn. Các triều đại PK Việt Nam đã
có những quy định về chế tài nhằm đảo bảo công văn, giấy tờ được chuyển nhanh
chóng kịp thời, trên cở sở xác định dõ trách nhiệm của từng trường hợp. Quốc triều
hình luật có quy định. Các quan lại không được sai khiến người đưa văn thư công
đi làm việc riêng, nếu làm chậm trễ ngày giờ chuyển công văn, làm lỡ việc công sẽ
bị phạt 60 trượng, biếm 2 tư. Được biết trong luật Gia Long đã quy định công văn
giấy tờ đến trạm dịch thì quan phụ trách trạm có nhiệm vụ ghi chép ngay vào sổ và
không kể số lượng VB nhiều hay ít đều phải chuyển cho nhân viên chuyển giao

(được gọi là phố binh) văn bản để chuyển tiếp đi ngay. Nếu không quan phụ trách
trạm (được gọi là phố ty) sẽ bị phạt 20 roi. Nhưng khi quan phố ty đã giao nhiệm
vụ chuyển công văn cho phố binh, mà phố binh không chuyển giao đúng thời hạn
thì trách nhiệm sẽ thuộc về phố binh. Chế tài quy định hình phạt theo khắc , nếu trễ
1 đến 12 khắc sẽ phạt 20 roi. Trễ quá 12 khắc sẽ phạt 50 roi. Để đảm bảo được thời
gian chuyển giao công văn, triều Nguyễn quy định trong 1 khắc (khoảng 15 phút)
người chuyển phải đi được 3 dặm. trong quá trình vận chuyển công văn phố binh
làm hỏng giấy tờ, công văn thì tùy theo mực độ nặng nhẹ xử phạt. Luật quy định
nếu làm rách phong bì bên ngoài không ảnh hưởng đến nội dung bên trong của
công văn thì phạt 20 roi, nhưng nếu làm hỏng nội dung bên trong thì phạt 40 roi và
mức cao nhất là 80 trượng. không chỉ quy định các chế tài xử phạt khi không đảm
22


bảo, thời hạn chuyển giao văn bản luật Gia Long còn quy định cho các tội gây cản
trở việc chuyển giao công văn như: chặn đường cướp công văn để che dấu sự thật,
không cung cấp phương tiện tốt cho phố binh chuyển giao công văn, không quan
tâm xây dựng củng cố các phạm chuyển dịch công văn. Đối với tội chặn đường
cướp công văn. Mức tối cao nhất được quy định là bị xử chém và sau khi công văn
bị chặn cướp quan phố tý và phố binh phải có nhiệm vụ báo cáo lên trên, nếu
không báo cáo lên trên thì hai chức quan trên sẽ bị phạt 80 trượng. nhưng khi đã
báo quan trên mà quan trên không xử thì vị quan đó sẽ bị phạt 100 trượng. đối với
việc không tạo điều kiện tốt cho chuyển giao công văn như khi cần ngựa tốt để
chuyển giao công văn khẩn mà trạm dịch không cung cấp thì quan bản ty sẽ bị phạt
100 trượng nếu để lỡ quân cơ thì có thể sẽ bị xử chém.
Ngoài những quy định cụ thể về thời gian chuyển giao VB, còn có các quy
định về chế độ khen thưởng (thường là thưởng tiền) .
2.2.4 Những quy định liên quan đến giải quyết VB
Yêu cầu đầu tiên là phải đảm bảo về tính chính xác và kịp thời. Như trong
Quốc triều hình luật (thời Lê) quy định: giải quyết VB sai nguyên tắc, chậm quá

hoạn thì có thể bị biếm chức, cắt chức hay xử tội đồ. Dưới thời Nguyễn đã có quy
định cụ thể về thời hạn giải quyết VB, đó là VB bình thường thì thời hạn giải quyết
là 3 ngày, những VB có độ phức tạp cần sự phối hợp của nhiều cơ quan thì tối đa
không quá 10 ngày; nếu quá hạn thì phải báo cáo lên cơ quan cấp trên, nếu không
đúng, cứ chậm 1 ngày đánh 10 roi, thêm 1 ngày nữa phạt đánh trượng và có thể bị
biếm chức, cắt chức.
Về hình thức giải quyết VB: Dưới triều Nguyễn có hình thức đặc biệt là giải
quyết VB bằng Phiếu nghĩ (chủ yếu cho những VB gửi lên nhà vua). Các VB trước
khi gửi vua, nội các phải làm phiếu nghĩ (như phiếu trình giải quyết văn bản ngày

23


nay), trong đó là các ý kiến về cách giải quyết để nhà vua xem xét. Tuy nhiên cách
thức này không được áp dụng rộng rãi trong các cơ quan.

24


CHƯƠNG 3
NHẬN XÉT CHUNG VÀ RÚT RA BÀI HỌC KINH NGHIỆM VỀ CÔNG
TÁC CÔNG VĂN, GIẤY TỜ THỜI PK
3.1 nhận xét chung về công tác văn thư thời PK
Các triều đại PK Việt Nam (đặc biệt thời Hậu Lê và thời Nguyễn) nhìn chung đã
quan tâm và thiết lập những tổ chức chuyên trách về công tác văn thư. Đã đề ra
những quy định được thể chế, cụ thể hoá ở mức độ khá cao, cụ thể như đã được
quy định trong Luật, chiếu, chỉ... nhiều quy định về lĩnh vực này ngày nay chúng ta
còn đang kế thừa phát huy.
Tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những hạn chế như:
-Hệ thống VB của thời PK quy định còn phức tạp, quá chi tiết và tỉ mỉ; nhiều VB

không phân biệt rạch ròi về công dụng.
- các triều đại PK chỉ quan tâm đến công tác văn thư ở cấp trung ương và không
quan tâm đến công tác này ở địa phương.
3.2 rút ra bài học kinh nghiệm
Qua các triều đại PK Việt Nam với các quy định khá khắt khe nhưng vẫn nhiều lỗ
hổng. ta có thể rút ra bài học:
-

-

Không nên đưa ra hệ thống văn bản quy định quá khắt khe và quá chi tiết vì
công tác văn thư cũng rất phực tạp, dễ sảy ra sai sót nên việc nhầm lẫn có thể
sảy ra.
Các triều nên quan tâm hơn đến cả công tác văn thư ở địa phương. Công tác văn
thư ở địa phương tốt sẽ bổ xung tốt thông tin cho việc quản lý của cơ quan
trung ương trong hệ thống quản lý của một quốc gia, dân tộc. đảm bảo thông tin
được thông suốt từ trung ương cho đến tận sơ sở.

25