Qui trình mua sắm các trang thiết bị và tài sản của tổng công ty tài chính cổ phần dầu khí việt nam

QUI TRÌNH MUA SẮM CÁC TRANG THIẾT BỊ VÀ TÀI SẢN CỦA
TỔNG CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN DẦU KHÍ VIỆT NAM
Qui trình chuẩn - tiếng Anh là Standard Operating Procedure, viết tắt là
SOP, là công cụ giúp cho hoạt động của mỗi nhân viên, của cả Phòng Ban, và
toàn bộ doanh nghiệp đi vào hệ thống, nền nếp, chuẩn hóa. SOP vạch ra các
bước cụ thể cần thực hiện tuần tự khi tiến hành một công việc, qua đó giảm
thiểu các sai phạm, đồng thời doanh nghiệp cũng không bị lệ thuộc vào một
(vài) cá nhân tìm cách giữ “bí quyết riêng” khi thực hiện công việc. Chất
lượng công việc cũng đồng đều và ổn định hơn.
Nhìn chung, sự hiện diện của SOP buộc người lao động phải có những
nhận thức, suy nghĩ và hành xử thông qua các bước, các quy định cụ thể và
tuân thủ các quy định này. Từ đó, những vi phạm sẽ dễ dàng bị phát hiện và
người lao động sẽ có ý thức trách nhiệm khi làm việc.
SOP cần tạo sự thuận tiện cho người sử dụng, do đó nên để chính
những người thực hiện một công việc tham gia viết hoặc đóng góp ý kiến đối
với SOP của công việc đó.
Tổng Công ty Tài chính Cổ phần Dầu khí Việt Nam (PVFC) là một tổ
chức tín dụng phi ngân hàng, tiền thân là Công ty Tài chính Dầu khí, thành
lập ngày 19/6/2000 với phương châm hoạt động “Vì sự phát triển vững mạnh
của Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam”.
Qua hơn 10 năm xây dựng và phát triển, đến nay, PVFC đã trở thành
một định chế tài chính mạnh của Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam (PVN)
và là một trong những tổ chức tín dụng có tốc độ phát triển nhanh. Thương
hiệu Tài chính Dầu khí Việt Nam được khẳng định trên thị trường tài chính
trong nước và bước đầu vươn ra thế giới.
Năm 2008, PVFC chính thức chuyển thành Tổng công ty Tài chính Cổ
phần Dầu khí Việt Nam. Đây là bước chuyển mình từ công ty 100% vốn Nhà
nước lên Tổng Công ty cổ phần. Theo mô hình công ty đại chúng, PVFC có
vốn điều lệ 5.000 tỷ đồng, trong đó, PVN nắm giữ 78% cổ phần, cổ đông

chiến lược nước ngoài là Morgan Stanley (MSIHI) nắm giữ 10% cổ phần, còn
lại là các cổ đông pháp nhân và thể nhân trong nước. Với việc tham gia của cổ
đông MSIHI, PVFC là tổ chức tín dụng đầu tiên của Việt Nam sau khi cổ
phần hoá đã lựa chọn được cổ đông chiến lược nước ngoài. Đây là một thành
công khẳng định sự tín nhiệm của thương hiệu Tài chính Dầu khí.
Quy mô phát triển của PVFC ngày càng lớn, đội ngũ CBNV được đào
tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vụ; năng động, sáng tạo và nhiệt huyết
trong công việc. Mạng lưới hoạt động của PVFC từng bước được củng cố và
mở rộng; PVFC hiện có 10 chi nhánh và 16 phòng giao dịch tại các tỉnh,
thành phố lớn trong cả nước, 5 công ty thành viên hoạt động trong lĩnh vực tư
vấn và đầu tư tài chính, quản lý quỹ, kinh doanh chứng khoán, du lịch...
Một trong những dịch vụ được các đối tác, khách hàng tín nhiệm lựa
chọn PVFC, là tư vấn cổ phần hoá doanh nghiệp. Thời gian qua, PVFC đã
tham gia với tư cách là đơn vị tư vấn cổ phần hóa thành công cho các đơn vị
lớn trong và ngoài ngành Dầu khí. Bên cạnh đó, nhiều sản phẩm mang tính
sáng tạo của PVFC đã lần lượt ra đời, trở thành những sản phẩm đặc trưng,
góp phần tạo nên nét riêng của PVFC trên thị trường như: đồng tài trợ, uỷ
thác cho vay, uỷ thác đầu tư, tư vấn và môi giới đầu tư... PVFC tập trung phát
triển các sản phẩm trọn gói cho khách hàng về tín dụng, đầu tư và các dịch vụ
tài chính. Hai sản phẩm mũi nhọn mà PVFC chú trọng sau cổ phần hoá là đầu
tư tài chính và tư vấn tài chính.
Xu thế hội nhập phát triển sẽ mang đến cho mọi doanh nghiệp Việt
Nam nói chung, PVFC nói riêng nhiều cơ hội và thách thức, nhưng với niềm
tin, khát vọng và hướng đi đúng đắn, PVFC sẽ sớm trở thành định chế tài
chính hùng mạnh, có thương hiệu trong khu vực và quốc tế. Đây là khát vọng,
niềm hãnh diện của các thành viên trong “Ngôi nhà chung PVFC”.
Để chuẩn hóa hoạt động, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều rất
quan tâm chú trọng việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống Qui trình. Bài tập sẽ
đề cập đến hệ thống quy trình của PVFC
2

1. Qui trình mua sắm các trang thiết bị và tài sản của Tổng Công ty Tài
chính cổ phần Dầu khí Việt Nam.
1.1. Lưu đồ qui trình mua sắm TTB-TS
Thứ

Trách

tự

nhiệm

1

Tham
Các bước thực hiện

Trình phương án triển khai mua sắm

chiếu

Biểu mẫu
BM-HDQC-03-09-

Phòng

HCQT
2

Lãnh đạo

Ký phê duyệt p. án

T.công ty
Phòng
3

Tiến hành chào hàng các nhà cung cấp

HCQT

03

Phòng

Đánh giá & lựa chọn nhà cung cấp

4

HCQT

5

Lãnh đạo
T.công
Phòngty

6

04

Ký chọn nhà cung
cấp

Thương thảo & chuẩn bị HĐ

HCQT

05

Tổ pháp
7

chế

Kiểm tra tính pháp lý của HĐ

06

( VP)
8

Lãnh đạo

Ký HĐ

T.công ty

3

Phòng
9

HCQT

Thục hiện mua sắm TTB&TS

Phòng
10
11

HCQT &

Nghiệm thu TTB&TS

đ.v KT
Phòng

08

HCQT

(CCDC:

Phòng

Theo BM

Bàn giao TTB cho đơn vị sử dụng

12

07

HCQT

Lập BB thanh lý HĐ

09

Tổ pháp

13

Kiểm tra pháp lý các điều khoản của Biên bản
thanh lý
HĐ
chế

(V
P)
Lãnh đạo

14

T.c

Ký BB thanh lý HĐ

ông
ty
Phuong

Chuyển hồ sơ cho P. KT thanh toán

15

HCQT

Kết thúc thời hạn bảo hành, hoàn tất thủ
tục thanh toán HĐ

16

Phòng
HCQT

1.2. Mô tả các bước thực hiện trong lưu đồ
1.2.1. Bước 1:
Căn cứ quyết định mua sắm TTB-TS đã được Lãnh đạo TCT phê duyệt,
Phòng HCQT phối hợp với đơn vị quản lý kĩ thuật ( nếu cần) lập đầu bài kỹ
4


thuật và làm Tờ trình Lãnh đạo đề nghị triển khai việc mua sắm. Giá trị mua
sắm không được vượt đơn giá và số lượng so với kế hoạc quí đã được phê
duyệt. Trong trường hợp phát sinh phải nêu rõ trong Tờ trình.
1.2.2. Bước 2:

Lãnh đạo xem xét và phê duyệt phương án.
1.2.3. Bước 3:
Phòng HCQT tiến hành gọi chào hàng các đơn vị cung cấp theo Thư
mời chào hàng ( BM – HD –QC 03-09-03) đối với trường hợp chào hàng
cạnh tranh. Trường hợp đấu thầu được thực hiện đúng theo qui chế đấu thầu
của TCT.
1.2.4. Bước 4:
Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp có giá chào thấp nhất trên cùng một
mặt bằng kỹ thuật và chủng loại thiết bị, và lập Tờ trình lãnh đạo về việc
Đánh giá và kết quả lựa chọn nhà cung cấp theo BM-HD-QC-03-09-04 để
đặt hàng. Trong trường hợp đấu thầu phải báo cáo TGĐ hoặc người được ủy
quyền về quá trình lựa chọn nhà thầu theo đúng hướng dẫn của Qui chế đấu
thầu.
1.2.5. Bước5:
Lãnh đạo ký phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp.
1.2.6. Bước 6:
Phòng HCQT tiến hành đàm phán và soạn thảo Hợp đồng theo BM – HĐ- 0309-05. Điều khoản bắt buộc phải có trong điều khoản thanh toán là giữ lại từ
5% đến 10% giá trị HĐ trong thời hạn bảo hành hoặc nhà cung cấp phải mở
bảo lãnh bảo hành.
1.2.7. Bước 7:

5


Bộ phận pháp chế thuộc Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra tính pháp
lý các điều khoản của HĐ.Ý kiến pháp chế được ghi theo biểu mẫu BM-HDQC-03-09-06.
1.2.8. Bước 8:
HĐ được trình Lãnh đạo TCT và đối tác ký kết, đóng dấu.
1.2.9. Bước 9:
Sau khi HĐ được ký, Phòng HCQT tiến hành mua sắm.

1.2.10. Bước 10:
Theo đúng các điều kiện của HĐ đã ký, khi nhà cung cấp giao hàng,
Phòng HCQT phối hợp đơn vị quản lí Kỹ thuật tiến hành nghiệm thu TTB-TS
theo biểu mẫu BM-HD-QC-03-09-07.
1.2.11. Bước 11:
Phòng HCQT phối hợp đơn vị quản lý KT bàn giao TTB-TS cho các
đơn vị sử dụng theo biểu mẫu BM-HD-QC-03-09-08, nếu là công cụ dụng cụ
thì theo biểu mẫu của Phòng TC-KT.
1.2.12. Bước 12:
Sau khi kết thúc bàn giao TTB-TS, Phòng HCQT lập Biên bản thanh lý
hợp đồng theo biểu mẫu BM- HD-QC-03-09-09.
1.2.13. Bước 13:
Bộ phận pháp chế kiểm tra, xem xét tính pháp lý của các điều khoản
trong Biên bản thanh lý HĐ.
1.2.14. Bước 14:
Lãnh đạo TCT ký Biên bản thanh lý HĐ.
1.2.15. Bước 15:
Phòng HCQT chuyển hồ sơ cho Phòng TC-KT để thực hiện các thủ tục
thanh toán cho nhà cung cấp.
6


1.2.16. Bước 16:
Khi kết thúc thời hạn bảo hành, đơn vị quản lý KT kiểm tra và cho ý
kiến về hiện trạng TTB-TS, nếu không có sự cố gì về chất lượng, Phòng
HCQT làm thủ tục đề nghị Phòng TC-KT thanh toán hết tiền bảo hành còn
giữ lại cho nhà cung cấp.

1.3. Những bất cập trong công tác quản lý
- Qui trình thực hiện gồm nhiều bước và liên quan đến nhiều đơn vị

tham gia nên có thể gây mất nhiều thời gian.
- Khi ban hành quy trình và đưa vào áp dụng, nếu không tổ chức tập
huấn cho các bộ phận thừa hành dẫn tới có những hiểu sai hoặc hiểu không
hết nên không áp dụng quy trình một cách triệt để.
1.4. Những giải pháp mà công ty cần áp dụng để cải thiện giúp cho việc
thực hiện được tốt hơn
- Yếu tố con người luôn đóng vai trò quan trọng trong mọi quá trình, vì
vậy cần tổ chức huấn luyện, đào tạo cho cán bộ trước khi áp dụng qui
trình.
- Cần thực hiện triệt để công tác phân cấp ủy quyền để dòng thực hiện
công việc được trôi chảy, không bị mất thời gian, ách tắc do phải chờ đợi
việc phê duyệt, ký kết.
- Cần có qui định chặt chẽ trong công tác phối hợp đảm bảo dòng chảy
công việc không bị chậm chạp do việc phối hợp không nhịp nhàng giữa
các bộ phận liên quan.

2. Các nội dung trong môn học có thể áp dụng vào công việc của tôi hiện
nay

7


Với đặc trưng hoạt động của công ty là cung cấp dịch vụ, nên tôi thấy
việc áp dụng phương pháp JIT, phương pháp LEAN, hay nguyên tắc 5S đều
cần thiết và chắc chắn sẽ mang lại năng suất và hiệu quả lao động cao.
Hiện tại, toàn Tổng công ty chúng tôi đang tích cực triển khai và áp
dụng nguyên tắc 5S trong hoạt động, do 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện
các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm nếu làm việc trong
một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ
thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng

một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.
2.1. SERI (Sàng lọc):
Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết
tại nơi làm việc, chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những
trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ
cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần
thiết giữ lại.
2.2. SEITON (Sắp xếp):
Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng,
nhanh chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện
trực quan một cách rõ ràng, để mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ
chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây
lãng phí thời gian.
2.3. SEISO (Sạch sẽ):
Là giữ gìn sạch sẽ tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo vệ
sinh môi trường, mỹ quan. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức
và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có các phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy
đủ và thích hợp. Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người
trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực
hiện.
8


2.4. SEIKETSU (Sẵn sàng):
Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm
việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết. Xác lập
một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc.
Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.
2.5. SHITSUKE (Săn sóc):
Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm

ngặt các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành
thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết khích việc
tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ những nguyên tắc đã
xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị
5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến
môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp. Tôi nhận thấy
khi xây dựng 5S sẽ xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc;
xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người; phát triển vai trò lãnh đạo của
cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế; xây dựng
cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy
sáng kiến cải tiến, mọi người làm việc có kỷ luật. Các điều kiện hỗ trợ luôn
sẵn sàng cho công việc. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. Nhân
viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp, đem lại nhiều cơ hội sản
xuất, kinh doanh có hiệu quả hơn.
Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, những thứ không cần thiết
sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn
nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết
bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng
cao tinh thần tập thể, tạo sự hoà đồng của mọi người, qua đó mọi người làm
việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc.
Hiện nay ngày càng có nhiều đơn vị tham gia thực hiện 5S, vì:
9


- 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mô doanh
nghiệp
- 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản
xuất, thương mại hay dịch vụ.
- Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.

- Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại
nơi làm việc.

10


Tài liệu tham khảo
1. Hệ thống quy trình HACCP, Chương trình hành động 5S của PVFC.
2. Slide và Sách môn Quản trị hoạt động – Chương trình GaMBA

11