Quy trình cung ứng và sử dụng nguyên liệu thép xây dựng ở các công trình tại công ty xây dựng dân dụng và công nghiệp delta

I. GIỚI THIỆU

Quy trình cung ứng và sử dụng nguyên liệu thép xây dựng ở các công trình
tại Công ty Xây dựng Dân dụng và Công nghiệp Delta viết tắt là Ltd., Delta.
1. Mục đích:
- Xác định, và trực quan hóa được quy trình quản lý dự án hiện tại ở công ty.
- Đánh giá và chỉ ra các nút thắt trong quy trình quản lý dự án hiện tại ở công ty.
- Xây dựng được quy trình hợp lý để triển khai áp dụng trong tương lai.
- Ứng dụng sơ đồ dòng chảy để xây dựng và phân tích, cải tiến quy trình làm việc.
- Đánh giá được hiệu quả mang lại từ việc cải tiến quy trình.
2. Nội dung:
Quy trình cung ứng và sử dụng nguyên liệu thép xây dựng ở các công trình tại Công
ty Xây dựng Dân dụng và Công nghiệp Delta viết tắt là Ltd., Delta.
3. Mô hình cải tiến
Bước 1: Sơ đồ hóa quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh hiện tại.
Đây là phương pháp tiếp cận theo quá trình của công ty. Công ty sử dụng công cụ Sơ
đồ hóa dòng giá trị (Value stream mapping) để vẽ nên bức tranh về Quy trình cung
ứng NLTXD ở các công trình.
Bước 2: Nêu rõ quy trình, đánh giá, phân tích quy trình và nhận diện các dạng lãng
phí của quy trình.


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

Bước 3: Các giải pháp để giảm trừ các lãng phí và Sơ đồ hóa quá trình hoạt động
của tương lai mà công ty đang hướng đến.
Bước 4: Đánh giá hiệu quả sau khi thực hiện các giải pháp và chuẩn hóa lại công
việc.
Các nhà lãnh đạo, quản lý công ty luôn phải đưa ra tiêu chuẩn mới trong công việc để

duy trì hoạt động ở mức sau cải tiến và tiếp tục chu kỳ cải tiến mới.
Mô hình cải tiến này sẽ phát huy hiệu quả cao nhất trong công ty vì công ty đang áp
dụng tốt hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 và đang cải tiến
theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và đã triển khai thực hành 5S. Như vậy, mô hình này
và quan điểm của các nhà lãnh đạo, quản lý của công ty luôn là định hướng mục tiêu
cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, nó là những nhân tố để giúp công ty
tạo ra lợi thế cạnh tranh ngày càng cao trong thị trường trong nước và quốc tế.

II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG - QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY
HỘI
HỘI ĐỒNG
ĐỒNG
THÀNH
THÀNH VIÊN
VIÊN

1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty:
TỔNG
TỔNG GIÁM
GIÁM ĐỐC
ĐỐC

P.TGĐ
P.TGĐ

HÀNH
HÀNH CHÍNH
CHÍNH

Phòng

Phòng
HÀNH
HÀNH CHÍNH
CHÍNH
-- NHÂN
NHÂN SỰ
SỰ

P.TGĐ
P.TGĐ

P.TGĐ
P.TGĐ

KẾ
KẾ HOẠCH
HOẠCH

TÀI
TÀI CHÍNH
CHÍNH

Phòng
Phòng
TÀI
TÀI CHÍNH
CHÍNH
-- KẾ
KẾ TOÁN
TOÁN

Phòng
Phòng
KẾ
KẾ HOẠCH
HOẠCH
-- KỸ
KỸ THUẬT
THUẬT

Phòng
Phòng
VẬT
VẬT TƯ
TƯ -THIẾT
THIẾT BỊ
BỊ

P.TGĐ
P.TGĐ

KỸ
KỸ THUẬT
THUẬT

Phòng
Phòng
DỰ
DỰ ÁN
ÁN -ĐẦU

ĐẦU TƯ
TƯ

Page 2
Các
Các
CÔNG
CÔNG TRÌNH
TRÌNH THI
THI
CÔNG
CÔNG XÂY
XÂY DỰNG
DỰNG


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

2. Chu kỳ của dự án và nhu cầu NLTXD trong thi công công trình xây dựng.
Công trình thi công xây dựng được hình thành và thực hiện theo Hợp đồng Thi công
xây dựng giữa Ltd., Delta. với CĐT hoặc Đơn vị Tổng thầu (gọi là dự án).
Với ứng dụng sơ đồ dòng chảy để xây dựng và phân tích, để cải tiến quy trình làm
việc nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Ltd., Delta. Tóm tắt
ngắn gọn các bước hình thành và kết thúc công trình (dự án) của Ltd., Delta như sau:

Bước 1. Chuẩn bị:
Mua hồ sơ mời thầu nghiên cứu các điều kiện của Hồ sơ mời thầu
Hoàn thiện hồ sơ dự thầu để tham gia dự thầu

Khi có kết quả công ty trúng thầu, tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng với CĐT

Bước 2: Khởi động dự án
Hợp đồng đã ký kết được chuyển cho các phòng, ban có liên quan đến dự án, các
phòng ban theo chức năng lập kế hoạch chi tiết để thực hiện dự án.
Căn cứ theo bản vẽ kỹ thuật thi công và dự toán BQLDA bóc tách cụ thể phần
NLTXD cho từng HM/GĐ thi công để lên kế hoạch về nhu cầu NLTXD.

Page 3


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

Bước 3: Thực hiện dự án
Căn cứ vào hồ sơ thiết kế, bản vẽ kỹ thuật thi công … BQLDA lập và thống nhất tiến
độ thi công … với TCGS, CĐT thực hiện thi công xây dựng công trình.
CÁC BƯỚC CỦA DỰ ÁN

Nhận
NLTXD theo
đặt hàng VẬT
vớiTƯnhà cung
cấp cập KẾ
nhật
Đầy đủ -TỔNG
Chính xác CHỦ
- Kịp
HÀNH CHÍNH

KẾ TOÁN
BAN QLDA
HOẠCH
THIẾT BỊ

GIÁM ĐỐC

ĐẦU TƯ

thời khối lượng Giao - Nhận - Sử dụng NLTXD kết hợp với nhu cầu trong ngắn hạn
1. CHUẨN BỊ

và dài hạn để có điều chỉnh kịp thời về khối lượng NLTXD cần sử dụng tiếp theo.
N/c
N/c
hồ
hồ sơ
sơ
thầu
thầu

Loại
Loại bỏ
bỏ

Bước 4: Kết thúc dự án

Hồ
Hồ sơ
sơ dự

dự
thầu
thầu

Hồ
Hồ sơ
sơ
mời
mời
thầu
thầu

Phê
Phê
duy
duy
ệt
ệt

Kết
Kết
Hoàn quả
thành
bàn giao hoàn thiện hồ sơ bàn giao, thanh quyết toán Hợp đồng
quả dự
dự

Hồ
Hồ sơ
sơ

dự
dự thầu
thầu
Thông
Thông báo
báo

Kết
Kết quả
quả

thầu
thầu

Đàm
Đàm phán
phán
Hợp
Hợp đồng
đồng

BướcKhông
5: Bảo hành
Không

Phê
Phê
duy
duy
ệt

ệt

Hợp
Hợp
đồng
đồng

đạt
đạt

Thực hiện các thủ tục về bảo hành theo thỏa thuận của Hợp đồng và tiến hành thanh
2. KHỞI ĐỘNG

Hợp
Hợp
lý Hợpđồng
đồng
đồng
TC
TC XL
XL

Kế
Kế hoạch
hoạch

Kế
Kế hoạch
hoạch

Họp
Họp khởi
khởi
động
động
&
TL
& TL BQL
BQL
DA
DA

XD
XD tến
tến độ
độ

Biệp
VT,
Biệp pháp
pháp
VT, MMTB
MMTB
Tài chính
chínhQUAN HỆ
SƠ Tài
ĐỒ
TRONGKhảo
HOẠT
ĐỘNG

CỦA DỰ ÁN
sát mặt
Khảo sát mặt
bằng
bằng thi
thi công
công

Hồ
Hồ sơ
sơ pháp
pháp
lý
lý XDCT
XDCT

5. BẢO HÀNH

4. KẾT THÚC

3. THỰC HIỆN

Lập
Lập kế
kế hoạch
hoạch
chi
chi tiết
tiết

Tạm
Tạm ứng
ứng

Lệnh
Lệnh
khởi
khởi công
công

Khởi
Khởi
công
công
Thi
Thi công
công
công
công trình
trình

Thanh
Thanh toán
toán

Công
Công việc
việc -Khối
Khối lượng
lượng

Hoàn
Hoàn thành
thành

Hoàn
Hoàn thành
thành
Bàn
Bàn giao
giao
Thanh
Thanh toán
toán

Giám
Giám sát
sát
Nghiệm
Nghiệm thu
thu
Thanh
Thanh toán
toán
Hoàn
Hoàn thiện
thiện
thủ
thủ tục,
tục, hồ
hồ sơ

sơ
tăng/giảm
tăng/giảm xác
xác
định
định giá
giá trị
trị
KLCVHT
KLCVHT

Hồ
Hồ sơ
sơ
Hoàn
Hoàn công
công
Quyết
Quyết toán
toán

Phê
Phê
duy
duy
ệt
ệt

Hồ
Hồ sơ

sơ
Hoàn
Hoàn công
công
Quyết
Quyết toán
toán

Page 4
Bảo
Bảo lãnh
lãnh
Bảo
Bảo hành
hành

Thanh
Thanh lý
lý

Hợp
Hợp đồng
đồng

Phê
Phê
duy
duy
ệt
ệt

Thanh
Thanh lý
lý
Hợp
Hợp đồng
đồng


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

3. Phân tích đánh giá việc áp dụng VSM đối với các chuỗi tạo giá trị vfa tác động
trong quy trình cung cấp NLTXD của các công trình xây dựng.
3.1. Tổng quan các mục tiêu của Lean Manufacturing
Là một hệ thống các công cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất cả những lãng
phí trong quá trình sản xuất. Lợi ích chính của hệ thống này là giảm giá trị đầu vào
của NLTXD, giảm chi phí sản xuất và rút ngắn thời gian sản xuất. Cụ thể:
1. Phế phẩm và sự lãng phí: Giảm phế phẩm và các lãng phí hữu hình không cần
thiết, như việc sử dụng vượt định mức NLTXD so với tiêu chuẩn đầu vào hay sử dụng
không hết để lâu không bảo quản được gây rỉ sét không sử dụng được.
VD: Như thép sử dụng cho hạng mục có cường độ kéo là 290 mà công trình lại sử
dụng thép có cường độ kéo cao hơn là 350 với chi phí đầu vào cao hơn vốn không
được CĐT yêu cầu. Hay việc sử dụng thép cây có chiều dài là 11 m cần phải được
Page 5


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

tính toán cắt cho phù hợp với các hạng mục sử dụng để phần còn lại của cây thép
được sử dụng cho phần khác nếu không sẽ tạo ra hàng loạt phế phẩm (đầu mẩu thừa
bán sắt vụn) mà hoàn toàn có thể tính toán để ngăn ngừa và giảm thiểu tối đa sự lãng
phí.
Với mục tiêu này làm giảm phế phẩm tăng tỷ lệ sử dụng NLTXD vào giá thành
KLSPHT làm giảm Khối lượng nhu cầu đầu vào cung ứng NLTXD của BQLDA.
2. Chu kỳ sản xuất: Giảm thời gian sản xuất bằng cách giảm thiểu thời gian chờ đợi
giữa các công đoạn do việc đáp ứng Đầy đủ - Chính xác - Kịp thời NLTXD, cũng như
thời gian chuẩn bị cho quy trình xây lắp từ khi đưa NLTXD vào gia công đổ bê tông
đến khi đảm bảo độ kết cấu vững chắc của khối bê tông, và thời gian chuyển đổi công
việc, Hạng mục/Giai đoạn thi công tại công trình.
3. Mức tồn kho: NLTXD luôn phải dự trữ cho sản xuất việc giảm thiểu mức hàng tồn
kho ở tất cả công đoạn sản xuất trong quá trình thi công thực hiện dự án với mức tồn
kho NLTXD thấp (mức tối thiểu) đồng nghĩa với yêu cầu vốn lưu động ít hơn (vốn
vay Ngân hàng ít hơn).
4. Tận dụng mặt bằng: NLTXD trong công trường xây dựng nếu để tồn kho sẽ chiếm
diện tích mặt bằng lớn, đặc biệt các công trình thi công nền móng nhà cao tầng có
diện tích mặt bằng không lớn và diện tích móng thường chiếm trên 50% diện tích mặt
bằng thi công, thì lượng tồn kho NLTXD lớn sẽ gây cản trở, ùn tắc mặt bằng sản xuất
do việc máy móc, thiết bị thi công hoạt động luôn phải di chuyển trong công trường
vậy cần phải giảm thiểu diện tích mặt bằng chứa đựng NLTXD.
5. Sản lượng: Việc tổng hợp đồng thời nhu cầu NLTXD của các công trường thi công
trong cùng địa bàn để đặt hàng với nhà cung cấp trong cùng một lô hàng sẽ giảm
được giá mua do lượng lớn của NLTXD và tiết kiệm chi phí giao nhận, vận chuyển.
3.2. Tổng quan các nguyên tắc của Lean Manufacturing.
Nguyên tắc 1: Xác định giá trị sản phẩm dịch vụ theo nhu cầu của khách hàng.
Nguyên tắc đầu tiên của lean cho rằng: Giá trị của một sản phẩm hay dịch vụ được
xác định bởi những gì khách hàng thật sự yêu cầu, và sẵn lòng trả tiền để có được.

Page 6


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

Điều này có nghĩa doanh nghiệp cần nhận thức rằng: Giá trị của sản phẩm hay dịch
vụ là do khách hàng quyết định chứ không phải do doanh nghiệp tự đưa ra.
Trên thực tế, nếu doanh nghiệp hiểu rõ được nhu cầu của khách hàng, và chỉ tập trung
nguồn lực vào các hoạt động đáp ứng nhu cầu đó, thì sẽ giảm thiểu được các hoạt
động gây ra lãng phí, và tăng được mức độ thỏa mãn cho khách hàng.
Nguyên tắc 2: Thiết lập dòng chảy giá trị - xây dựng quy trình
Sau khi xác định được giá trị cho sản phẩm, dịch vụ, bước tiếp theo doanh nghiệp cần
chỉ ra các hoạt động cần thiết để tạo ra giá trị đó, và tiến hành kết nối các hoạt động
này thành một chuỗi liên tục, xuyên suốt quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Lean định nghĩa: “Dòng chảy giá trị bao gồm tất cả các hoạt động gia tăng giá trị,
và không gia tăng giá trị cần thiết để biến đổi các nguồn lực đầu vào thành sản
phẩm, dịch vụ đáp ứng được nhu cầu của khách hàng”.
Nguyên tắc 3: Đảm bảo chuỗi giá trị của doanh nghiệp “chảy liên tục”
Các hoạt động cần thiết trong toàn bộ chuỗi giá trị phải được sắp xếp sao cho tạo
thành dòng chảy liên tục, xuyên suốt các công đoạn sản xuất, đến khi tạo thành sản
phẩm cuối cùng và giao cho khách hàng. Nguyên tắc này giúp doanh nghiệp đảm bảo
tính liên tục trong sản xuất, giảm thiểu các loại lãng phí do phải chờ đợi bán thành
phẩm từ công đoạn trước, hoặc lãng phí do mất cân đối trong cách bố trí công việc và
phân bổ nguồn lực.
Nguyên tắc 4: Khách hàng là người thực hiện kích hoạt và kéo chuỗi giá trị:
Nguyên tắc tiếp theo của lean chỉ rõ: Khách hàng là người quyết định khi nào thì các
hoạt động tạo ra giá trị của doanh nghiệp sẽ bắt đầu hoạt động theo dòng chảy.
- Đối với khách hàng bên ngoài doanh nghiệp thì: Bộ phận kinh doanh phải trở

thành cầu nối giữa khách hàng và xưởng sản xuất.
- Đối với khách hàng trong nội bộ doanh nghiệp: (Lean định nghĩa trong nội bộ doanh
nghiệp: Công đoạn sau chính là khách hàng nội bộ của công đoạn trước) thì theo
nguyên tắc này: Công đoạn trước chỉ thực hiện các hoạt động tạo ra giá trị khi có tín
hiệu từ công đoạn sau.
Nguyên tắc 5: Cải tiến liên tục
Page 7


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

Lean đòi hỏi doanh nghiệp phải nỗ lực cố gắng đạt đến sự hoàn thiện bằng cách
không ngừng phát hiện và loại bỏ các hoạt động lãng phí. Để thực hiện được điều này
doanh nghiệp cần phải hướng các hoạt động của mình theo mô hình PDCA (vòng tròn
Deming), lấy những thành tựu doanh nghiệp đạt được ngày hôm này, là mốc so sánh
mới cho mục tiêu ngày mai. Nhờ đó mà hoạt động cải tiến được duy trì liên tục và các
mức độ lãng phí sẽ được giảm dần theo từng bước áp dụng Lean.
3.3. Tổng quan về công cụ dòng chảy giá trị - Value Stream Map
Lean đinh nghĩa “Sơ đồ dòng chảy giá trị là: Một công cụ quản lý trực quan, mô tả
tổng quát tất cả các hoạt động cần thiết khi triển khai sản xuất một nhóm sản phẩm,
hoặc cung cấp một loại dịch vụ có quy trình đồng dạng kể từ lúc khách hàng gửi đơn
đặt hàng đến khi doanh nghiệp giao hàng”.
Sơ đồ dòng chảy giá trị giúp các thành viên trong công ty nhận thức được tổng thể
các hoạt động đang diễn ra trong quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ, từ đó xác
định được:
- Đâu là các hoạt động ra giá trị, nó chiếm bao nhiêu thời gian.
- Đâu là các hoạt động không tạo ra giá trị (lãng phí) nhưng cần thiết nên chưa
thể loại bỏ được, nó chiếm bao nhiêu thời gian.

- Đâu là các hoạt động lãng phí có thể loại bỏ ngay được, và hiên tại nó đang
làm mất bao nhiêu thời gian

 Trên thực tế, mỗi dòng sản phẩm hoặc loại dịch vụ sẽ có hai sơ đồ dòng chảy giá trị:
- Sơ đồ dòng chảy giá trị hiện tại: Mô tả các hoạt động thực tế công ty đang áp dụng.
- Sơ đồ dòng chảy giá trị tương lai: Mô tả các hoạt động mà công ty dự kiến sẽ áp
dụng, sau khi một số các hoạt động lãng phí đã được loại bỏ.
3.4. Phân tích, đánh giá cơ hội áp dụng VSM đối với các chuỗi tạo giá trị trong
quy trình quản lý dự án hiện tại.
Page 8


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

 Chuỗi giá trị thứ nhất : Là quá trình cung cấp sản phẩm ra bên ngoài doanh
nghiệp. Quá trình này có đặc điểm là luôn gắn với sự hiện diện của khách hàng.

Quá trình
cung cấp
sản phẩm
Các BCV
cần thực
hiện



Năng lực đáp
ứng nhu cầu về

sản phẩm

Các điều kiện
thỏa mãn với
sản phẩm

Quá trình thực
hiện sản xuất sản
phẩm

Giao và Nhận
từng giai đoạn
sản phẩm

Hoàn thành
bàn giao











(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Nhìn vào lưu đồ này ta nhận thấy việc kiểm soát lãng phí với chuỗi giá trị này không
đơn thuần gắn với việc giảm thời gian chờ đợi, việc xem xét của khách hàng về việc
đáp ứng nhu cầu về sản phẩm luôn đòi hỏi về chất lượng. Chất lượng của KLSPHT
luôn gắn với chất lượng nguyên liệu trong đó có NLTXD có đúng nhãn hiệu, chủng
loại, và các tiêu chuẩn kỹ thuật hay không. Ngoài việc chứng minh các tiêu chuẩn về
mặt kỹ thuật của nhà sản xuất ra mà ngay tại công trường thi công loại NLTXD này
phải được kiểm tra thí nghiệm mẫu của cơ quan có thẩm quyền phục vụ cho việc xây
dựng để đáp ứng yêu cầu theo hồ sơ thiết kế thi công và yêu cầu của CĐT.
Rõ ràng các nhân tố tác động lên quá trình này chúng nằm cả ở trong và ngoài tổ
chức. Do đó để cải tiến được mô hình chuỗi giá trị này cần thỏa mãn được nhu cầu
của khách hàng (CĐT và sự đáp ứng của nhà cung cấp), nhu cầu của CĐT được đáp
ứng ở giai đoạn nghiệm thu KLSPHT/GĐ hoặc hoàn thành bàn giao công trình.

 Chuỗi giá trị thứ hai : Bao gồm các bước công việc cần thực hiện để cung cấp
NLTXD phải Đầy đủ - Chính xác - Kịp thời cho việc sản xuất tại công trường thi
công. Chuỗi giá trị này chủ yếu chảy trong nội bộ tổ chức.

Page 9


4

5

6

7

8

10

11

12

Chuyển tiền

P.TC-KT



Phê duyệt

TGĐ



Thanh toán

P.TTC-KT



Giao nhận

BQLDA

TGĐ
9





Phê duyệt



Đặt hàng

Quản trị hoạt động

P.VT-TB



Hợp đồngTạm ứng

P.TC-KT



Phê duyệt

TGĐ



HĐ nguyên tắc đảm bảo việc CC

TL.TGĐ

TGĐ



Phê duyệt

P.VT-TB
3

KL/ĐK các nhà cung cấp

P.KH-KT
2



Nhu cầu NLTXD từ nơi sản xuất

BQLDA
1





Cung ứng NL thép xây dựng
Các BCV cần thực hiện

KLSXXem xét nhu cầu theo tiến độ và

Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

13

Sơ đồ chuỗi giá trị theo dòng chảy hiện tại trong nội bộ công ty
Mục tiêu của chuỗi giá trị này là việc cung ứng NLTXD phải Đầy đủ - Chính xác Kịp thời theo đúng nhu cầu sản xuất tại công trường phù hợp với khối lượng tiến độ
thi công, muốn như vậy thì việc xác nhận cung cấp NLTXD đã đặt hàng đảm bảo theo
yêu cầu đặt hàng của Hợp đồng với nhà cung cấp. Việc kiểm soát quá trình cung cấp
NLTXD này liên quan trực tiếp tới phương thức để giao, nhận bởi việc chuẩn bị liên
quan đến nhân sự, các công cụ, phương tiện, áp dụng cho phương thức giao, nhận đó.
Việc cung cấp và xác nhận thông tin giữa các bộ phận trong công ty liên quan đến
quá trình này phải được truyền đạt trước trong thời gian hợp lý nếu không sẽ phát
sinh thời gian chờ đợi của quá trình này nếu thông tin bị tồn đọng. Chuỗi giá trị này
công ty hoàn toàn có thể xử lý các nút thắt hiện có để giải phóng năng lực của từng
bộ phận tham gia. Việc xác định đúng, đầy đủ và kịp thời nhu cầu là con số kế hoạch,
dự báo nếu đạt tỷ lệ chính xác cao chỉ khi việc kiểm soát và phối hợp các bộ phận tốt.
Thực tế cho thấy các công trình thi công xây dựng của công ty thường kéo dài tối
thiểu là 6 tháng, tiến độ và khối lượng công việc thực hiện luôn được lập kế hoạch chi

Page 10

Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

tiết nhưng do đặc thù của ngành xây dưng và đặc biệt là sản phẩm thi công nền móng
của công ty là làm việc ngoài trời do vậy phụ thuộc nhiều vào thời tiết.
Giới hạn: Nhu cầu NLTXD luôn đi theo tiến độ và khối lượng thực hiện, với công ty
sẽ tùy theo việc biến động giá và năng lực cung cấp của từng loại NLTXD của các
nhà cung cấp hiện nay trên thị trường để công ty sẽ đặt hàng chọn gói công trình hay
theo HM/GĐ hoặc áp dụng Đơn đặt hàng theo Hợp đồng nguyên tắc. Việc đặt mua
NLTXD chọn gói công trình với nhà cung cấp thường không được áp dụng do việc
vốn huy động phải vay Ngân hàng và sự biến động khó có thể lường trước về giá và
công ty không có bộ phận nghiên cứu về biến động giá thép của thị trường. Vì vậy
công ty áp dụng việc đặt mua hàng theo Đơn đặt hàng theo Hợp đồng nguyên tắc nó
vừa linh hoạt và phù hợp với nhu cầu thực tế sử dụng của các công trường thi công.

4. Thiết lập, phân tích dòng chảy hiện tại và nhận diện các lãng phí
4.1. Xây dựng sơ đồ dòng chảy giá trị hiện tại
Xét chuỗi giá trị gồm các bước công việc cần thực hiện để cung ứng NLTXD cho
công trình thi công của công ty. Chuỗi giá trị này chảy trong nội bộ tổ chức và chủ
yếu là các hoạt động hành chính văn phòng. Chuỗi giá trị này có chu kỳ lặp đi lặp lại
nhiều lần trong suốt thời gian thực hiện dự án, để cải tiến quy trình này ta có thể lựa
chọn phân tích VMS cho: Quá trình xử lý thông tin, đặt hàng và giao nhận hàng đến
chân công trường thi công.
Về mặt lý thuyết, thông thường để lập sơ dòng chảy hiện tại, ta cần xác định được hai
loại dòng chảy là: Dòng chảy vật chất và dòng chảy thông tin. Tuy nhiên do đặc thù
của các hoạt động văn phòng nên trong trường hợp này ta nhận thấy dòng chảy vật
chất và dòng chảy thông tin trùng nhau.

Do đó áp dụng công cụ VSM với quy trình quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 tại
công ty ta lập được sơ đồ dòng chảy giá trị như sau:
Page 11


60

13

30

60

60

30

240

60

180

60

90

180

60

480

180

60

60

120

30

60

L/T

60

60

30

D/T

Chuyển tiền

P.TC-KT



TGĐ

Phê duyệt



P.TTC-KT

12

120

11

540

30

Thanh toán



Giao nhận

BQLDAP.VT-TB
10

240

9

60

30





TGĐ

P.VT-TB
8

120

7

30

Phê duyệt



Đặt hàng



Hợp đồngTạm ứng

TGĐ

P.TC-KT



Phê duyệt



HĐ nguyên tắc đảm bảo việc CC

TL.TGĐ



Phê duyệt

TGĐ

120

6

300

60

480

5

240

240

4

Quản trị hoạt động

720

P/T

KL/ĐK các nhà cung cấp

P.VT-TB
3



P.KH-KT
2



Nhu cầu NLTXD từ nơi sản xuất

BQLDA

1



480

Cung ứng NL thép xây dựng
Các BCV cần thực hiện

KLSXXem xét nhu cầu theo tiến độ và

Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Chú thích: Một ngày thời gian làm việc 8 tiếng (480 phút) thời gian P/T, D/T và L/T
được đo lường dựa Bảng mô tả công việc … và thời gian bình quân có thể đo lường
được trong thời gian thiết lập xây dựng cải tiến hệ thống ISO của công ty.
P/T: Thời gian cần thiết để xử lý công việc = 2.040 phút
D/T: Thời gian chờ đợi (thời gian bị ứ đọng giữa các BCV) = 990 phút
L/T: Tổng thời gian hoàn thành công việc = 3.030 phút

4.2. Đánh giá sơ đồ dòng chảy giá trị hiện tại

Page 12


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

Để phân tích đánh giá tổng quan mô hình hiện tại ta sẽ sử dụng các nguyên lý của

Lean. Tuy nhiên do đặc thù của các hoạt động văn phòng rất khó xác định được nhịp
nhu cầu (takt time) một cách cụ thể, chính xác. Vì trên thực tế, để làm được điều này
ta cần xác định được nhịp nhu cầu và nhịp sản xuất, sau đó xây dựng một hệ thống
KANBAN để cân bằng giữa nhịp nhu cầu, nhịp sản xuất và “khơi thông” cho dòng
chảy này.
Sau đây ta sẽ lần lượt sử dụng các nguyên lý của lean để đánh giá mô hình:

 Nguyên tắc thứ nhất: Xác định giá trị sản phẩm dịch vụ theo nhu cầu của khách
hàng.
Xét trong nội bộ doanh nghiệp: Hệ thống sản xuất Lean manufactory quan niệm rằng
trong một dây chuyền sản xuất thì công đoạn sau chính là khách hàng của công đoạn
trước. Điều này đặt ra yêu cầu tất yếu là kết quả của công đoạn trước phải thỏa mãn
được nhu cầu của công đoạn sau.
Thực tế làm việc của từng bộ phận, cá nhân tham gia vào dòng chảy giá trị ở trên xây
dựng được bảng kết quả cụ thể như sau:
BẢNG 1: So sánh nhu cầu đầu vào và kết quả đầu ra theo các bước công
việc thực hiện theo dòng chảy hiện tại chảy trong nội bộ
T
T

Đối
tượng

1

BQLDA

2

Phòng

Các bước
công việc
Xác định
khối lượng,
chủng loại
thép cho
KLSPHT
theo HM/GĐ

Xem xét,

Nhu cầu các nguồn lực (tài
liệu, thông tin) cần thiết
- Bảng tiến độ thi công
- Bản vẽ chi tiết kết cấu của
đơn vị thiết kế thi công
- Dự toán
- Hợp đồng thi công xây lắp
- Bảng tính khối lượng thép
cho từng nhóm KLSPHT
- Bảng tổng hợp khối lượng
cho từng loại thép cho
KLSPHT theo HM/GĐ
- Bản tiến độ thi công

Kết quả đạt được
- Bảng tổng hợp khối
lượng cho từng loại
thép cho KLSPHT

theo HM/GĐ

- Bảng tổng hợp khối
Page 13


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10
kiểm tra và
xác định giá
trị của từng
công trình
(BQLDA)
KH-KT

3

Phòng
VT-TB

4

TGĐ

5

TL.TGĐ

- Tổng hợp
khối lượng
thép của các

công trường
trong tháng
- Thông tin
các nhà cung
cấp thép sẵn
sàng cung
cấp cho công
ty
- Trình TGĐ
phê duyệt
Phê duyệt

Quản trị hoạt động

- Bản vẽ chi tiết kết cấu của
đơn vị thiết kế thi công
- Dự toán
- Quy định về định mức đơn
giá
- Hợp đồng thi công xây lắp
- Bảng tính khối lượng thép
cho từng nhóm KLSPHT
- Bảng tổng hợp khối lượng
cho từng loại thép cho
KLSPHT theo HM/GĐ
- Bảng thuyết minh chênh
lệch NL giữa lý thuyết và
thực tế tho công tại công
trường
- Bảng tổng hợp khối lượng

và giá trị cho từng loại thép
cho KLSPHT theo HM/GĐ
phòng KH-KT đã xem xét
kiểm tra của từng công
trường.
- Hồ sơ, tài liệu về sản phẩm
của các loại thép, bảng giá
chào hàng của các đơn vị sẵn
sàng cung cấp thép cho công
ty

- Khối lượng từng loại thép
cần mua để cung cấp cho các
công trường
- Lựa chọn nhà cung cấp
cùng các điều kiện cơ bản
của việc thỏa thuận với nhà
cung cấp
Soạn thảo
- Khối lượng thép sẽ mua
hợp đồng với - Hồ sơ, tài liệu về sản
nhà cung cấp phẩm của các loại thép,
bảng giá chào hàng đã
thống nhất được TGĐ phê

lượng và giá trị cho
từng loại thép cho
KLSPHT theo
HM/GĐ

- Bảng tổng hợp khối
lượng từng loại thép
của tất cả các công
trường có nhu cầu về
thép xây dựng
- Đề xuất chọn nhà
cung cấp sản phẩm
thép xây dựng

- Khối lượng thép sẽ
mua
- Nhà cung cấp được
lựa chọn

- Hợp đồng nguyên tắc

Page 14


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

6

TGĐ

7

Phòng
TC-KT

8

Phòng
VT-TB

9

TGĐ

duyệt của nhà cung cấp
được lựa chọn sẵn sàng
cung cấp thép cho công ty
Hợp đồng nguyên tắc

Ký kết hợp
đồng
Tạm ứng Hợp - Hợp đồng nguyên tắc
đồng
- Ủy nhiệm chi thanh toán
của Ngân hàng
Đặt hàng
- Bảng chia nhu cầu khối
lượng tổng hợp của từng
công trường theo định kỳ
tuần/tháng để đặt hàng và tổ
chức giao nhận
- Lập yêu cầu cung cấp với
nhà cung cấp và lập đơn đặt
hàng
Phê duyệt

Phê duyệt đơn đặt hàng
Giao - Nhận
thép xây
dựng

10

BQLDA
P.VT-TB

Thanh toán
11 P.TC-KT

Phê duyệt
12 TGĐ
13 P.TC-KT

Chuyển tiền

Quản trị hoạt động

- Hợp đồng nguyên tắc
đã được ký kết
- Thủ tục chuyển tiền
tạm ứng
- Đơn đặt hàng với các
nhà cung cấp
- Thống nhất về lượng
NL trên từng phương
tiện vận chuyển, địa

điểm, thời gian giao
nhận

Đơn đặt hàng đã được
phê duyệt đóng dấu
- Đơn đặt hàng được nhà
- Thực hiện giao nhận
cung cấp xác nhận.
NL thép thực tế với số
- Thông tin về từng chuyến lương, chủng loại cụ
hàng của P.VT-TB với nhà
thể tại từng địa điểm
cung cấp và BQLDA
đã thống nhất
- Xác nhận khối lượng
giao, nhận
- Tổng hợp khối lương
giao nhận chuyển về
P.TC-KT
- Hợp đồng mua bán thép
- Lập thủ tục thanh
- Đơn đặt hàng
toán
- Tổng hợp khối lượng giao, - Lập ủy nhiệm chi
nhận
chuyển tiền đến thời
- Chứng từ giao, nhận đã
hạn thanh toán
được xác nhận
- Hóa đơn tài chính

- Phê duyệt thủ tục thanh
- Thủ tục thanh toán
toán
được phê duyệt
- Ký ủy nhiệm chi thanh toán - Ủy nhiệm chi ký,
đóng dấu
- Chuyển Ủy nhiệm chi được - Tiền được thanh toán
Page 15


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10
ký và đóng dấu đến Ngân
hàng giải ngân

Quản trị hoạt động
cho nhà cung cấp.

Nhận xét: : So sánh theo cặp - Kết quả làm việc của bước trước, với nhu cầu nguồn
lực của bước tiếp sau (so sánh theo đường chéo của bảng) ta có các nhận xét sau:
Theo sơ đồ chuỗi giá trị theo dòng chảy hiện tại trong nội bộ công ty và đúng trình tự
thủ tục công việc có 13 bước công việc để kết thúc một quy trình cung cấp NLTXD.
Xem xét tổng thể quy trình theo mục tiêu công việc các BCV tạo nên giá trị đích thực
là hiệu quả của việc cung cấp NLTXD cho các công trường thi công là BCV 8, 9 và
10 (là khi chính thức đặt hàng và giao, nhận) các BCV từ 1,2,3,4,5,6,7,8 ,9 và BCV
11, 12, 13 là các bước công việc hỗ trợ cho việc cung cấp NLTXD được Đầy đủ Chính xác - Kịp thời hay không:
- Đầy đủ: Việc để cung cấp được đầy đủ là từ khi xác định nhu cầu của BQLDA
đến khi đặt hàng và giao, nhận về số lượng chủng loại luôn phải thống nhất với
nhau về số lượng từng chủng loại cụ thể việc giao nhận không thừa, không thiếu
bởi thừa sẽ gây ra tồn kho và thiếu sẽ phải chờ đợi.
- Chính xác: Cung cấp chính xác là sự phối hợp giữa phòng VT-TB, BQLDA và

nhà cung cấp phải đúng về số lượng, chủng loại, quy cách bởi có thể đủ về số
lượng nhưng không đúng chủng loại cũng sẽ làm cho việc thi công công trình phải
chờ đợi.
- Kịp thời: Tính kịp thời là sự cần thiết cấp bách bởi nó là yếu tố làm lãng phí
nhiều nhất các nguồn lực; như thời gian mà xe chuyên chở quá khổ quá tải có thể
được đi vào địa điểm giao nhận, việc bố trí nhân lực, công cụ, dụng cụ, máy móc
thiết bị bốc xếp, kiểm đếm … bởi tất cả đều phải chờ đợi do chậm hay khi cần thì
không có NLTXD và khi có thì chưa cần gây tồn kho.
Tính Đầy đủ - Chính xác - Kịp thời là tiêu chí rất quan trọng để đánh giá hiệu quả
việc cung cấp NLTXD có đảm bảo theo nhu cầu của các công trường thi công hay
không. Ngoài ra việc tạm ứng, thanh toán cho nhà cung cấp cũng phải đảm bảo theo
Page 16


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

thỏa thuận bởi; nếu việc thanh toán không kịp thời sẽ là lý do để các nhà cung cấp sẽ
trì hoãn việc xác nhận đơn đặt hàng hay giao hàng (lý do để nhà cung cấp kéo dài
việc xác nhận và là thời gian chờ đợi là nguyên nhân xuất phát từ dòng chảy nội bộ).
BCV1 là rất quan trọng để xác định tính Đầy đủ của việc cung cấp NLTXD bởi
BCV1 có thể thỏa mãn BCV2 về mặt lý thuyết bởi; BCV2 hoàn toàn dựa trên các tài
liệu hồ sơ để xem xét lập kế hoạch nhưng thực tế thi công tại công trường sẽ có
những thay đổi mà các tài liệu của phòng KH-KT có thể chưa kịp cập nhật hoặc kịp
cập nhật nhưng vẫn chưa hiểu hết; bởi vẫn là lý thuyết và việc sáng tạo trong sử dụng
NLTXD mới có kết quả chính xác nhất cho nhu cầu thực tế. Sự chênh lệch nếu có
giữa lý thuyết và thực tế thi công của BQLDA có thuyết minh về sự chênh lệch khối
lượng của nhu cầu này. Như vậy kết quả BCV1 đáp ứng được yêu cầu của BCV2.
Kết quả BCV2 đáp ứng được yêu cầu của BCV3.

Để BCV3 đáp ứng được yêu cầu công việc của BCV4:
- Phòng VT-TB phải tổng hợp khối lượng của toàn bộ các công trình theo đơn
hàng, thời gian kết quả là một đơn hàng tổng thể trong thời gian nhất định để làm
việc với các nhà cung cấp.
- Phòng VT-TB phải làm việc với các nhà cung cấp để có các thông tin về sản
phẩm như; chủng loại, quy cách, các chỉ tiêu kỹ thuật … về khối lượng và giá cả
của NLTXD mà nhà cung cấp đưa ra. Phòng VT-TB đánh giá lựa chọn và đề xuất
nhà cung cấp có thể đáp ứng các yêu cầu của công ty cho từng chủng loại NLTXD
trong tổng khối lượng đã được tổng hợp để khý Hợp đồng nguyên tắc và giao
hàng từng đợt theo đơn đặt hàng.
Kết quả BCV3 đáp ứng được yêu cầu của BCV4: BCV4. Tổng Giám đốc phê duyệt
khối lượng và chọn nhà cung cấp.
Kết quả BCV4 đáp ứng được yêu cầu của BCV5: BCV5. Trợ lý Tổng Giám đốc làm
việc cụ thể với các nhà cung cấp và thỏa thuận các điều khoản trong Hợp đồng
nguyên tắc in và trình ký duyệt Hợp đồng nguyên tắc.
Page 17


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

Kết quả BCV5 đáp ứng được yêu cầu của BCV6: Tổng Giám đốc ký kết hợp đồng,
đóng dấu.
Kết quả BCV6 đáp ứng được yêu cầu của BCV7: Phòng TC-KT căn cứ theo Hợp
đồng làm thủ tục chuyển tiền tạm ứng Hợp đồng cho nhà cung cấp.
Kết quả BCV7 đáp ứng được yêu cầu của BCV8:
- Hợp đồng có hiệu lực và đã được tạm ứng ràng buộc nhà cung cấp cho các điều
kiện cung cấp cho từng đơn đặt, mỗi đơn đặt hàng quy định công ty sẽ báo trước
trong thời hạn 03 ngày.

- Nhà cung cấp phải giao Đầy đủ - Chính xác - Kịp thời theo đúng đơn đặt hàng
đã được nhà cung cấp xác nhận. Việc chờ đợi xác nhận đơn đặt hàng của công ty
với nhà cung cấp đây là thời gian chờ đợi bên ngoài không nằm trong dòng chảy
nội bộ.
- Phòng VT-TB thông tin với nhà cung cấp về đơn hàng sẽ được đặt và lập đơn
đặt hàng trình TGĐ phê duyệt, thông tin đến nhà cung cấp qua điện thoại và
chuyển đơn đặt hàng đã được TGĐ duyệt đến nhà cung cấp bằng Fax hoặc Email.
Kết quả BCV8 đáp ứng được yêu cầu của BCV9: Nhận được kết quả xác nhận của
nhà cung cấp phòng VT-TB thông tin cho BQLDA bằng điện thoại và Fax/Email cho
việc giao nhận hàng cụ thể về địa điểm, thời gian, số lượng, quy cách chủng loại
NLTXD.
Kết quả BCV9 đáp ứng được yêu cầu của BCV10:
- BQLDA bố trí nhân lực, công cụ, phương tiện để thực hiện công việc giao
nhận với nhà cung cấp. Kết quả giao nhận cụ thể được xác nhận lưu tổng hợp theo
dõi và gửi lên phòng TC-KT.
- Phòng VT-TB lưu tổng hợp theo dõi và gửi kết quả tổng hợp đến phòng TC-KT
Kết quả BCV10 đáp ứng được yêu cầu của BCV11: Phòng TC-KT căn cứ trên kết
quả tổng hợp của phòng VT-TB và chứng từ gốc của BQLDA đối chiếu với nhà cung
cấp xác nhận giá trị NL được giao nhận làm căn cứ thanh toán.
Page 18


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

Căn cứ trên hợp đồng, đơn đặt hàng và giá trị thực tế giao nhận kế toán dề nghị thanh
toán theo thời hạn cam kết thanh toán giữa công ty và nhà cung cấp. Trình TGĐ phê
duyệt hồ sơ thanh toán - Đến thời han thanh toán trình TGĐ ký chứng từ thanh toán.
Kết quả BCV11 đáp ứng được yêu cầu của BCV12: TGĐ phê duyệt và ký chứng từ

thanh toán, đóng dấu.
Kết quả BCV12 đáp ứng được yêu cầu của BCV13: Thực hiện thanh toán (giải ngân)
cho nhà cung cấp tại Ngân hàng.
Kết luận: Hầu hết kết quả các bước công việc trước đều thỏa mãn được nhu cầu của
BCV sau theo đúng trình tự thủ tục công việc.
- Tuy nhiên BCV1 là công việc quyết định tính Đầy đủ - Chính xác và BCV2
đang gây ùn tắc trong dòng chảy giá trị và cần được cân đối lại,
- BCV3 và BCV5 lựa chọn nhà cung cấp và soạn thảo đàm phán hợp đồng nên
gộp lại thành một BCV cùng với BCV4 và BCV6 phê duyệt chọn nhà cung cấp và
hợp đồng cũng cần gộp lại thành một BCV,
- BCV 9 phê duyệt đơn đặt hàng cần được loại bỏ chỉ để hợp thức về mặt pháp
lý (việc này có thể chỉ định rõ trong hợp đồng) với nhà cung cấp việc này đã được
xuất phát từ nhu cầu đề nghị của BQLDA xem xét của phòng KH-KT bước chia
tách thực hiện cho hiệu quả thuộc trách nhiệm phòng VT-TB nên giao trách nhiệm
cho bộ phận này không nhất thiết phải qua ký duyệt nhiều mà thông qua các kênh
thông tin và hệ thống kiểm soát chéo giữa các bộ phận.

 Nguyên tắc thứ hai: Thiết lập dòng chảy giá trị. Nguyên tắc này buộc doanh nghiệp
phải tìm cách sắp xếp các bước công việc một cách hợp lý, logic trên lưu đồ dòng
chảy giá trị.
Trên thực tế, công việc sẽ chỉ được thực hiện khi nó hội tụ đủ các nguồn lực đầu vào.
Do đó để thiết lập được một quy trình chính xác, sắp xếp được các bước công việc
một cách hợp lý, logic trên lưu đồ dòng chảy giá trị, ta sẽ quan sát nhu cầu về nguồn
lực cũng như kết quả đạt được của từng bước công việc. Tiến hành rút gọn hay loại
Page 19


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

bỏ những bước công việc kém hiệu quả tiến hành xây dựng sơ đồ chuỗi giá trị theo
dòng chảy tương lai là quy trình mà trình tự thực hiện công ty sẽ điều chỉnh và hướng

Chuyển tiền

P.TC-KT

30

120

240

120

30

60

60

L/T

60

D/T

30

Phê duyệt

TGĐ

60

60

480

180

Thanh toán

P.TTC-KT

240

90

480

330

Giao nhận

BQLDAP.VT-TB

P/T

60

10

180

Đặt hàng

P.VT-TB

9

60

8

90

Hợp đồngTạm ứng

P.TC-KT

7

30

6

90

Phê duyệt

TGĐ

5

60

4

540

Tổng hợp KL, nhà CC và Lập HĐ

P.VT-TB
3

60

2

300

KLSXXem xét nhu cầu theo tiến độ và

P.KH-KT

1

240

Nhu cầu NLTXD từ nơi SX

BQLDA



720

Cung ứng NL thép xây dựng
Các BCV cần thực hiện

tới các bước công việc cụ thể như sau:

Sơ đồ chuỗi giá trị theo dòng chảy tương lai
Chú thích: Một ngày thời gian làm việc 8 tiếng (480 phút) thời gian P/T, D/T và L/T
căn cứ trên kết quả đo lường của dòng chảy hiện tại và hướng tới điều chỉnh lại
trong thời gian cải tiến hệ thống ISO 9001-2000 của công ty.
P/T: Thời gian cần thiết để xử lý công việc = 1.860 phút
D/T: Thời gian chờ đợi = 690 phút
L/T: Tổng thời gian hoàn thành công việc = 2.550phút

Page 20


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

Như kết luận của nguyên tắc thứ nhất đã phận tích cần gộp BCV3 và BCV5 vào làm

một và BCV4 và BCV6 vào làm một như vậy loại bỏ BCV4 và BCV5. Việc này làm
tăng tính trách nhiệm với phòng VT-TB và TGĐ vẫn là người xem xét, lựa chọn, phê
duyệt việc gộp BCV3 và BCV5 cũng có thể sinh ra sự thiếu khách quan khi có
TL.TGĐ kiểm soát nhưng trên thực tế là không cần thiết bởi TGĐ là người quyết
định và nếu thấy cần thiết và thấy có vấn đề có thể có nhiều cách khắc phục và đã có
hệ thống kiểm soát chéo, hơn nữa theo nguyên tắc 4 biến khách hàng trở thành người
kích hoạt chuỗi giá trị nên càng cần thiết phải bỏ 02 BCV này.
Để đảm bảo tính Đầy đủ - Chính xác nhằm nâng cao hiệu quả thì giữa BQLDA và
phòng KH-KT phải có sự phối hợp tốt, nhân sự phòng KH-KT phải thực tế và hiểu rõ
được bản chất kết cấu công trình thi công và việc sử dụng hiệu quả NLTXD để phối
hợp xác định nhu cầu ngoài ra còn là yếu tố của việc cải tiến không ngừng luôn là
mục tiêu cải tiến theo tiêu chuẩn ISO của công ty.
Việc tổng hợp nhu cầu đặt hàng xác định đơn đặt hàng là nghiệp vụ chuyên môn của
phòng VT-TB việc này xác định hiệu quả hay không chính là tính Đầy đủ - Chính xác
- Kịp thời mà phòng VT-TB là đầu mối cung cấp cho các công trường thi công nên
BCV9 phê duyệt đơn đặt hàng chỉ là thủ tục nhưng nó sẽ phát sinh thời gian chờ đợi
trên bàn của TGĐ. Vậy nên loại bỏ bước công việc này. Xét về góc độ quản lý thì ở
BCV8 ở Sơ đồ chuỗi giá trị theo dòng chảy tương lai phòng TC-KT đã tổng hợp xác
nhận giá trị thanh toán và BCV9 TGĐ phê duyệt đã có thể kiểm soát được, hơn nữa
BCV đó chỉ là chia nhỏ kế hoạch tổng thể của hợp đồng nguyên tắc đã phê duyệt cho
các đơn đặt hàng nên BCV đó cần loại bỏ.
Việc loại bỏ các bước công việc trên để thấy rằng việc đó TGĐ có thể giao cho bộ
phận nghiệp vụ bởi nó là công việc nghiệp vụ đơn thuần hay một P.TGĐ bởi; trong
Sơ đồ chuỗi giá trị theo dòng chảy hiện tại trong nội bộ công ty có đến bốn 04 BCV
phải phê duyệt của TGĐ như vậy TGĐ hay P.TGĐ được ủy quyền chỉ có phê duyệt
một quy trình này đã chiếm mất nhiều thời gian và việc này đã gây ra sự lãng phí lớn
Page 21


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

không những về thời gian làm việc của lãnh đạo cấp cao là TGĐ/P.TGĐ mà còn là
thời gian chờ đợi.
 Với quy trình như vậy BCV trước chuyển giao cho BCV sau mỗi lần như vậy dẫn

tới thời gian phải nằm chờ đợi lẫn nhau trong dòng chảy giá trị:
Để thấy rõ tác hại của điều này ta quan sát sơ đồ sau:
Trình tự luân chuyển các BCV trước -> sang BCV sau
BP

BP

A

BP

B

C

Lead Time: 3030 phút cho toàn bộ quá trình
720 phút cho BCV đầu tiên

Mục tiêu thực hiện theo mô hình dòng chảy liên tục

BP
BP
B

A
chuyền

BP
C
chuyền

2550 phút cho toàn bộ quá trình
690 phút cho BCV đầu tiên

Sau khi thấy rõ tác hại của việc tồn đọng giữa các BCV ta quay lại với quá trình thực
hiên đang diễn ra ở Công ty.
Từ sơ đồ dòng chảy giá trị ở trên ta đã xác định được:

P/T = 2040 phút
L/T = 3030 phút

Ta có thể nhận thấy trong trường hợp này L/T lớn hơn P/T (gấp 1,5 lần). Điều này
một phần là do quy trình đang thừa một số BCV, các BCV chưa được sắp xếp một

Page 22


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

cách hợp lý (hai nguyên nhân này đã phân tích ở trên), một phần là do sự tồn đọng
thông tin giữa các bộ phận và một phần nằm chờ đợi giữa các BCV.
III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN

1. Hoạt động cải tiến của công ty để đạt được mục tiêu tác nghiệp hiệu quả.
Từ Sơ đồ chuỗi giá trị dòng chảy hiện tại của công ty và Sơ đồ chuỗi giá trị dòng
chảy tương lai. Từ mục tiêu và các nguyên tắc của Laen ta lập lưu đồ quy trình cung
cấp NLTXD hình tượng mô tả dòng chảy hiện tại để phân tích như sau:

Nhu
Nhu cầu
cầu
nguyên
nguyên liệu
liệu

Xem
Xem xét
xét nhu
nhu cầu
cầu

Các
Các nhà
nhà cung
cung cấp
cấp

Hợp
Hợp đồng
đồng nguyên
nguyên tắc
tắc

LƯU ĐỒ
QUY TRÌNH CUNG ỨNG NGUYÊN LIỆU THÉP XÂY DỰNG
Phê
Phê
duyệt
duyệt

T
T

Trách
Tạm
Tạm ứng
ứng
nhiệm

1

BQLDA

CÁCĐặt
BƯỚC
CÔNG VIỆC
Đặt hàng
hàng
THEO DÒNG CHẢY HIỆN TẠI

Phê
Phê
duyệt

duyệt

Tiêu
chuẩn

BIỂU MẪU HỒ SƠ

Thời
gian
xử lý
CV

ISO

- Bảng tổng hợp nhu cầu KL chi tiết từng
loại NLTXDcủa công trường xây dựng

720’

Giao
Giao –– Nhận
Nhận

Page 23
Sử
Sử dụng
dụng

Thanh
Thanh toán

toán


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

2

P.KH-KT

ISO

- Bảng tổng hợp giá trị KL

300’

3

P.TB-VT

ISO

- Bảng tổng hợp giá trị KL các BQLDA
- Hồ sơ sản phẩm …. các nhà cung cấp

540’

4

TL.TGĐ

ISO

- Hợp đồng nguyên tắc

180’

5

TGĐ

ISO

- Bảng tổng hợp giá trị KL
- Nhà cung cấp
- Hợp đồng nguyên tắc

180’

6

P.TC-KT
P.TB-VT

ISO

- Hợp đồng nguyên tắc
- Đơn đặt hàng
- Ủy nhiệm chi

270’

7

TGĐ

ISO

- Đơn đặt hàng
- Ủy nhiệm chi

60’

8

BQLDA

ISO

- Phiếu nhập kho

540’

9

BQLDA
P.TC-KT

ISO

- Phiếu xuất kho
- Bảng tổng hợp thanh toán khối lượng
NL thép đã giao, nhận
- Ủy nhiệm chi

240

Dòng thông tin phản hồi theo bước công việc
Dòng thông tin phản hồi cho công tác nghiệp vụ và quản lý
Từ lưu đồ trên mô tả, xem xét, đánh giá, phân tích trình tự xử lý các bước công việc
theo dòng chảy hiện tại và dòng chảy tương lai như đã trình bày ở nguyên tắc thứ
nhất và thứ hai mục II/4/4.2.
Trên lưu đồ này BCV 3 và 4 thể hiện rõ cần thiết phải gộp vào một BCV vì đang bị
quay vòng và TGĐ chỉ cần phê duyệt một lần. BCV6 việc tạm ứng căn cứ theo hợp
đồng việc phê duyệt của TGĐ là bắt buộc bởi người đại diện theo pháp luật không
mất nhiều thời gian nhưng việc phê duyệt đơn đặt hàng tại bước này nên được loại
bỏ. BCV8 của lưu đồ việc giao, nhận phải được tổng hợp và cung cấp thông tin kịp
thời để kiểm soát việc cung cấp tiếp theo và giá trị khối lượng thanh toán với nhà
cung cấp. BCV9 phải được cung cấp thông tin kịp thời để xác định chính xác nhu cầu
có kế hoạch cho đơn hàng tiếp theo.

Page 24


Bài tập cá nhân - GaMBA X01.10

Quản trị hoạt động

2. Loại bỏ lãng phí và đánh giá hiệu quả của việc cải tiến

2.1. Loại bỏ những lãng phí (theo 7 lãng phí của Laen):
Việc xác định chính xác nhu cầu (kế hoạch) có tỷ lệ chính xác càng cao thì yếu tố
Đầy đủ - Chính xác càng cao làm giảm thời gian đợi chờ do phải quay vòng thông tin
do khối lượng xác định thiếu, vòng thời gian chờ đợi đó có thể không tốn thời gian
của một chu kỳ mà có thể luân chuyển NLTXD ở các công trường còn tồn kho có
cùng chủng loại quy cách sang công trường thiếu nhưng đó là sự lãng phí nguồn lực
của sự vận chuyển lòng vòng trong nội bộ. Và các yếu tố thông tin phản hồi phải
chính xác, kịp thời để xác định đúng và đầy đủ nhu cầu, việc này cũng có thể phải xác
nhận lại với từng công trường nhưng sẽ làm cho chu kỳ từ khi đặt hàng đến giao hàng
chậm lại hoặc mất thời gian bổ sung đơn hàng hoặc cắt giảm đơn hàng đã đặt… Xác
định những lãng phí trong quy trình gồm:
- Sản xuất thừa:
BCV1 nếu không được thực hiện đúng và đủ cũng như BCV2 không thực tế sẽ dẫn
đến sản xuất thừa bởi BCV1 không đáp ứng đúng nhu cầu của BCV2. Sản xuất thừa
ngay từ ở BCV1 và cả BCV2 sẽ là sản xuất thừa cho hết một quy trình cung cấp
NLTXD.
- Đợi chờ:
Như trên đã phân tích thời gian đợi chờ của các bước công việc văn phòng là tất yếu
bởi phải có sự chuyển giao giữa các bộ phận giữa các BCV đồng thời mỗi bước công
việc văn phòng luôn mất một thời gian đọc như BCV3 và BCV5 ở dòng chảy hiện tại,
xem xét các vấn đề và thời gian chờ đợi để các cá nhân giải quyết nhiều công việc
trong một ngày làm việc (đó là nút thắt thường xảy ra trên thực tế). Ngoài ra thời gian
để trên bàn của các cá nhân ở mỗi bộ phận hay chờ đợi để phê duyệt như BCV4,
BCV5 và BCV9 ở dòng chảy hiện tại hay việc chờ đợi do tác nghiệp không kịp thời

Page 25