Xây dựng đề án công tác lễ tân đón tiếp và tổ chức tiệc ngoại giao dành cho đoàn khách quốc tế là đại diện của UNICEF đến thăm và làm việc t

I.

Công tác lễ tân đón tiếp ngoại giao dành cho đoàn khách quốc tế là đại

diện của UNICEF đến thăm và làm việc tại địa phương.
1. Đón tiếp tại trụ sở UBND tỉnh.
Khi đoàn khách quốc tế là đại diện của UNICEF đến thăm và làm việc tại địa
phương sẽ được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, giám đốc sở ngoại vụ và đại biểu các
ngành trực tiếp ra đón tiếp. Trụ sở Ủy ban nhân dân tỉnh phải được treo cờ của hai
nước, trang trí cờ cùng với các khẩu hiệu chào mừng. Tiếp theo đó là nghi lễ tặng hoa
cho đoàn khách quốc tế là đại diện của UNICEF cùng với chụp ảnh kỉ niệm và tiếp
đoàn tại trụ sở Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Lễ đón.
Lễ đón ở sân bay hay nhà ga thì sân bay hay nhà ga phải treo cờ của tổ chức
UNICEF và cờ của Việt Nam, trang trí cờ, khẩu hiệu chào mừng đoàn. Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh, giám đôc sở ngoại vụ đón tại cầu thang máy, cửa xe, giới thiệu
những người ra đón theo thứ tự từ cao đến thấp, có xe cảnh sát dẫn đường lúc đón,
tiễn và các hoạt động của đoàn. Xe của đoàn gắn cờ của tổ chức và cờ của nước ta.
3. Hội đàm.
Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh, giám đốc sở ngoại vụ và các đại biểu đón tiếp
đại diện tổ chức UNICEF tại phòng khách của ủy ban nhân dân tỉnh. Tại hội đàm hai
bên bày tỏ các quan điểm nguyện vọng của từng bên. Đối với nhà dành cho đoàn đại
diện tổ chức phải treo cờ của tổ chức và trang trí đèn màu.
4. Tiếp xúc.
Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh chủ trì phiên hội đàm, tiếp xúc với đại diện
của UNICEF. Thành phần dự hội đàm phía tỉnh tương ứng với các thành viên chính
thức của Đoàn. Địa điểm tại Phòng Khánh tiết - trụ sở Hội đồng nhân dân - Ủy ban
Nhân dân Tỉnh. Các cuộc tiếp xúc và tham quan khác tùy theo nguyện vọng của
khách nhưng phải dựa trên điều kiện cụ thể của địa phương và được cấp có thẩm
quyền đồng ý. Cụ thể: Đăng ký phòng và cơ sở vật chất tiếp khách; Gửi giấy mời

các đơn vị liên quan và khẳng định danh sách tham dự; Chuẩn bị bộ tài liệu sử dụng
khi tiếp khách; Chuẩn bị bộ tài liệu cho đại diện địa phương tham dự hội đàm;
Chuẩn bị tài liệu cho phía đại diện của UNICEF, gồm các tài liệu giới thiệu lĩnh vực
mà đại diện của UNICEF quan tâm; Chuẩn bị phiên dịch; Mời các cơ quan truyền
thông đến dự và đưa tin; Chuẩn bị biển tên đặt bàn hội đàm; Chuẩn bị tặng phẩm;
Sắp xếp bàn hội đàm/tiếp xúc.
5. Chiêu đãi.
Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức tiệc chiêu đãi. Thành phần dự tiệc phía tỉnh có
các thành viên tham dự hội đàm, đón tiễn. Về phía khách, mời các thành viên chính
thức và các viên chức tùy tùng Đoàn.
6. Lễ tiễn.
 Cơ quan chủ trì tiễn: Ủy ban nhân dân tỉnh.
 Địa điểm tiễn: Đón, tiễn Đoàn tại sân bay nếu đi bằng đường hàng không, tại
địa giới tỉnh nếu đi bằng đường bộ. Trường hợp Đoàn khách đi bằng đường thủy sẽ
tổ chức đón tiếp tại bến cảng.
 Thành phần tiễn: Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Sở Ngoại vụ, Trưởng hoặc Phó phòng và
Chuyên viên phụ trách công tác Lễ tân Sở Ngoại vụ.
 Lễ tiễn được riển khai thực hiện như sau: Liên hệ với sân bay, nhà ga hay bến
cảng xác định ngày giờ khách đi, ấn định thời gian của hoạt động, thông báo cho
các thành phần liên quan (cán bộ lễ tân, hậu cần, cảnh sát dẫn đường…); Liên hệ
trước với các cơ quan chức năng ở sân bay, nhà ga, bến cảng (Ban giám đốc sân
bay, công an cửa khẩu, hải quan…) để tranh thủ giúp đỡ giải quyết các thủ tục xuất
nhập cảnh, hộ chiếu, hành lý nhanh chóng thuận lợi cho khách; Cử cán bộ lễ tân ra
sân bay, nhà ga, bến cảng trước để gửi hành lý, làm thủ tục xuất cảnh. Bố trí xe đưa
đón đoàn ra sân bay, nhà ga, bến cảng.


II. Tổ chức tiệc ngoại giao dành cho đoàn khách quốc tế là đại diện của

UNICEF đến thăm và làm việc tại địa phương.
1. Chuẩn bị trước
a. Về địa điểm:
Địa điểm nhóm chọn để tổ chức tiệc ngoại giao dành cho đoàn khách quốc tế
là đại diện của UNICEF đến thăm và làm việc tại địa phương là nhà khách của địa
phương. Nhà khách này phải đáp ứng yêu cầu lịch sự, trang trọng.
b. Về ngày, giờ chiêu đãi:
Tùy thuộc vào số ngày làm việc tại địa phương của đoàn đại biểu để bố trí
thời gian tổ chức tiệc chiêu đãi cho hợp lý. Có thể chọn buổi tối ngày làm việc đầu
tiên hoặc buổi tối ngày làm việc cuối cùng trước khi đoàn rời địa phương. Cần lưu
ý: Tránh ngày lễ, ngày nghỉ, ngày tang lễ…
c. Về thực đơn:
Món ăn gồm đồ nguội và đồ nóng, đồ uống. Để quan tâm đến khách, ngoài
các vị khách chính, ta cần chú ý hỏi thêm ai ăn kiêng để phục vụ, kể cả những người
ăn chay.
 Đồ ăn: Nên có món ăn truyền thống của dân tộc của địa phương, nhưng tránh
những món ăn gây khó xử cho quan khách chưa quen như thịt rắn, thịt rùa, thịt
chuột hoặc món phải cầm tay, lột vỏ… Lưu ý: Những chế độ ăn đặc biệt của khách
(nếu có) như những món ăn cấm kỵ tôn giáo, chế độ ăn kiêng khem…
 Đồ uống: Theo chỉ thị số 26/2006/CT-TTg (ngày 1/8/2006) của Thủ tướng
Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng về việc “Nghiêm cấm dùng công quỹ làm quà biếu và
chiêu đãi khách sai quy định”, theo đó các cơ quan không sử dụng rượu ngoại để
tiếp khách. Các cơ quan sử dụng các loại rượu truyền thống, của địa phương để tiếp
khách như Vang Đà Lạt, Vodka Hà Nội, Hồng Đào…
d. Về giấy mời:


Giấy mời in theo mẫu thông dụng, trong giấy cần ghi rõ các nội dung cần
thiết như: Người mời, nhân dịp gì, Họ tên và chức vụ khách, hình thức chiêu đãi,
thời gian, địa điểm chiêu đãi (nếu địa điểm khó tìm, cần có sơ đồ), trang phục cần

có và yêu cầu phúc đáp. Văn phong sử dụng phải ngắn gọn, rõ ràng, trôi chảy,
không có từ lặp lại. Nội dung được thể hiện dưới dạng một câu duy nhất, không có
dấu ngắt câu, có nghĩa là giấy mời được đọc liền một mạch. Giấy và mực in cũng
cần lựa chọn cho thích hợp. Loại lấy trắng, giòn, có độ dày vừa phải và mực đen là
loại thường được sử dụng rộng rãi nhất.
Giấy mời cần được chuyển sớm cho khách (gửi ít nhất là 24giờ trước khi
chiêu đãi, nếu đoàn từ xa đến thì gửi ngay khi đoàn đến).
2. Phòng tiếp khách và phòng chiêu đãi.
Phòng tiếp khách, hay còn gọi là phòng chờ đề dành cho các quan khách đến
dự trò chuyện và tiếp xúc với nhau trong khoảng thời gian đợi khách danh dự (nếu
có) và khách chính (đại diện của UNICEF) tới.
Phòng chiêu đãi cần thoáng mát, bàn ghế bố trí đẹp theo mẫu phù hợp, đảm
bảo không chật chội để khách ngồi thoải mái, tự nhiên, không gây trở ngại cho nhân
viên phục vụ. Cần kiểm tra kĩ lưỡng toàn bộ bàn, ghế đảm bảo không hư, gẫy, sứt
mẻ, bong tróc. Ghế của chủ tiệc và khách chính, để dễ nhận biết, tạo thuận lợi khi
dẫn khách chính, có thể kéo ra trước hoặc kéo ra khi chủ và khách vừa đến đó.
3. Chuẩn bị dụng cụ ăn Âu và cách sắp xếp.
a. Kích thước bàn tiệc
 Khoảng cách giữa hai chỗ ngồi phải là 60 đến 79 cm
 Bàn chữ nhật không nên rộng quá 160cm
b. Trang trí bàn tiệc
 Các bàn tiệc cần trang trí giống nhau, trừ bàn danh dự để tránh cảm tưởng
chủ nhà phân loại khách.


 Bàn tiệc phải được trải khăn, khăn bàn phải là vải trắng, được là phẳng, trải
ngay ngắn, nếu có thể lót một lớp nỉ, dạ hoặc vải dày bên dưới để cho cốc, chén
vững chắc, được phủ cách mặt đất vài cm. Không trải khăn ni-lông, vải hoa. Đối
với bàn danh dự ngồi một phía, khăn trải phủ chấm đất ở phía đối diện với cử tọa.
 Trên bàn tiệc nên trang trí một vài cành lá, hoa tươi cho thêm đẹp đẽ. Hoa

trang trí bàn tiệc thường theo mùa, nhưng không nên chọn loại hoa có mùi quá gắt
làm mất sự hứng thú thưởng thức món ăn. Màu sắc nên chú ý.
c. Các dụng cụ phục vụ bữa ăn và vật trang trí khác dùng trong bàn tiệc:
 Các dụng cụ phục vụ bữa ăn:
Vì tính chất của bữa tiệc là tiệc ăn tự phục vụ (buffet party) vậy nên tất cả các
dụng cụ ăn đều không được bày sẵn trên bàn tiệc mà được đặt ở vị trí thích hợp
ngay tại khu tự chọn món ăn để thực khách trực tiếp lựa chọn loại dụng cụ mà bản
thân cảm thấy phục vụ trực tiếp và cần thiết sử dụng cho món ăn mình đã lựa chọn.
VD: Loại đĩa to phải được đặt tại tất cả các khu đồ ăn. Khu súp, cháo, canh và đồ ăn
có nước cần có thêm bát và thìa trũng. Khu đồ ăn tráng miệng cần có thìa và dĩa nhỏ
phù hợp. Các dụng cụ phục vụ ăn uống cần phải rất sạch sẽ, đồng bộ, không được
nứt hoặc sứt. Đồ dụng cụ càng quý càng thể hiện sự tôn trọng của chủ tiệc đối với
khách, tăng cường tình thân, nâng cao tình bằng hữu.
 Khăn ăn và biển chỉ chỗ ngồi:
 Khăn ăn được gấp phẳng, được đặt trong lòng đĩa ăn hoặc bên dưới bộ đồ ăn
bên trái. Không gấp khăn cầu kỳ, lạ mắt quá mức.
 Biển chỉ chỗ ngồi (trong trường hợp có yêu cầu về việc sắp xếp chỗ ngồi còn
nếu bữa tiệc tôn trọng sự tự do, thân thiện và thoải mái của các vị khách thì phần
thủ tục này có thể được bỏ qua ) được làm bằng giấy cứng giống như thực đơn, gấp
làm đôi đặt trước đĩa ăn. Có 3 cách viết biển chỉ chỗ ngồi: Viết chức vụ, viết chức
vụ và tên, chỉ viết tên.
d. Cách sắp xếp đồ ăn


 Cách xếp món ăn theo chủng loại: Các món súp, cháo, canh (nếu có) xếp
cạnh nhau; Các món khai vị, salad, món cuốn xếp cạnh nhau; Các món ăn mặn nóng
được xếp cạnh nhau. (Nếu có thể nên xếp các món thịt riêng và hải sản riêng); Các
món ăn khô, món rán, món ăn nhanh, đồ nguội xếp cạnh nhau; Các món tráng
miệng nên tách một khu riêng.
 Cách xếp món ăn theo chủ đề: Các món Nhật, món Việt Nam, món Âu, Á nên

được tách thành từng khu riêng biệt.
Lưu ý trong việc bài trí tiệc buffet là ngoài đồ khô và các món đồ nguội, các
đồ ăn khác đều phải có thiết bị, dụng cụ giữ nhiệt đi kèm. Chẳng hạn với các món
nóng có thể đặt bếp dầu hoặc lựa chọn loại nồi có tích hợp chức năng hâm nóng, giữ
nhiệt; với các món lạnh như gỏi cá, thịt hải sản tươi sống cần có khay đá bao
quanh…Các món gia vị, đồ chấm đi kèm món ăn nào phải được đặt ngay cạnh món
ăn đó.
Trước mỗi khay đồ ăn nên được đặt một dụng cụ lấy thức ăn và một dĩa đỡ để
thuận tiện cho thực khách trong quá trình lấy đồ ăn.


Cờ của UNICEF

+
Lãnh đạo UBND tỉnh Kon Tum đón tiếp bà Lotta Sylwander trưởng đại diện
UNICEF tại việt nam.( tại Phòng khách).


Ông Võ Đại, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Ninh Thuận, tặng bằng khen cho bà
Lotta Sylwander - Trưởng Đại diện Quỹ Nhi đồng Liên hợp quốc (Unicef) tại Việt
Nam trước khi bà nhận nhiệm vụ mới ở Philippine
Ví dụ:

Nhà khách Kim Bình – Tuyên Quang

Nhà khách Số 8 Bạch Đằng – Đà Nẵng


Nhà khách Hương Phong – Lai Châu

Ta có thể thấy trong bức ảnh này, bàn tiệc được xếp ở vị trí trung tâm phòng,
bàn bày đồ ăn được xếp dọc hai bên tường, giúp cho các vị khách vừa không phải đi
quá xa so với bàn ăn để lấy thức ăn, lại vẫn có thể nói chuyện một cách thân tình
với nhiều người mà không phải đi lại qua nhiều bàn.


Trong bức ảnh này, bàn tiệc được bày ở giữa, xung quanh là các bàn ăn của khách.

Còn ở đây, vị trí bàn bày thức ăn được để riêng ra một góc, giúp không gian
đi lại, trò chuyện thân mật giữa khách và chủ được rỗng rãi và thoải mái hơn.


Trong những bức ảnh trên ta đều có thể thấy, các bàn tiệc được trang trí giống
nhau, thể hiện nguyên tắc tương xứng trong quan hệ quốc tế. Khăn trải bàn của chủ
tịch đoàn thì dùng màu khác để dễ nhận biết. Các bàn tiệc trải khăn trắng. Mỗi bàn
tiệc trang trí hoa tươi theo yêu cầu thẩm mỹ cho phù hợp với thực tế.