Một số biện pháp góp phần cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta hiện nay

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP GÓP PHẦN CẢI CÁCH THỦ
TỤC HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG Ở NƯỚC TA
HIỆN NAY.
3.1. Những yêu cầu đặt ra đối với việc cải cách thủ tục hành chính
trong lĩnh vực công chứng ở Việt Nam thời gian tới.
3.1.1. Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng phải tiếp
tục bám sát chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước.
Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng là một nội dung cụ
thể của cải cách nền hành chính nước ta hiện nay. Xã hội hóa hoạt động công
chứng, cải cách tổ chức, hoạt động tư pháp đã được thể hiện trong các nghị quyết
Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VII, VIII, IX, X, đặc biệt là Nghị quyết 08/NQTW và Nghị quyết số 49/NQ-TW của Bộ chính trị.
Trong thời gian tới, để nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục hành chính trong
lĩnh vực công chứng ở nước ta, cần được quán triệt những vấn đề sau đây [33]:
- Đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng đối với tổ chức và hoạt động công chứng;
- Tập trung dân chủ, tăng cường kiểm tra, giám sát của cơ quan Nhà nước,
tổ chức xã hội và công dân đối với hoạt động công chứng;
- Hệ thống văn bản pháp luật về công chứng, các văn bản có liên quan đến
hoạt động công chứng phải được ban hành đúng thẩm quyền, cụ thể, đồng bộ và
thống nhất; tuyệt đối tuân thủ và tôn trọng các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham
gia hoặc ký kết có quy định về công chứng, các quy định của pháp luật về công
chứng và các văn bản pháp luật có liên quan;
- Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng là một nội dung cụ
thể và quan trọng của cải cách thủ tục hành chính, cải cách tổ chức và hoạt động
của cơ quan, tổ chức bổ trợ tư pháp do vậy phải được đặt trong nội dung cải cách
hành chính, cải cách tư pháp; khuyến khích và có thưởng về vật chất đối với cơ
quan Nhà nước; cán bộ, công chức Nhà nước; tổ chức và cá nhân có những ý kiến
sáng tạo nhằm nâng cao hiệu quả trong cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực
công chứng.


- Công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ công chứng phải luôn trau dồi

chuyên môn, nghiệp vụ, kiến thức pháp luật trong hoạt động nghề nghiệp; trau dồi
tư tưởng, đạo đức, tác phong trong sự nghiệp đổi mới tổ chức hoạt động của bộ
máy Nhà nước; lấy phục vụ nhân dân là nhiệm vụ chủ yếu, lắng nghe ý kiến của
nhân dân trong hoạt động nghiệp vụ, trong lĩnh vực tiếp dân, tránh tư tưởng xa rời
quần chúng nhân dân; những khiếu nại liên quan hoạt động công chứng, hoạt động
nghiệp vụ của công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ...cần được giải quyết nhanh
chóng, đúng thẩm quyền, đúng thời hạn pháp luật quy định; xử lý kịp thời theo
thẩm quyền hoặc đề nghị cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xử lý đối với các hành
vi vi phạm pháp luật của công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ công chứng hoặc
người yêu cầu công chứng trong lĩnh vực công chứng hoặc trong các lĩnh vực có
liên quan.
- Tiếp tục thực hiện xã hội hóa hoạt động công chứng, nhưng phải thận
trọng, chọn lọc và có tăng cường cơ chế kiểm soát, hạn chế những tiêu cực và phát
huy tối đa tính tích cực của việc tiến hành xã hội hóa hoạt động công chứng.
3.1.2.

Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng phải tiếp

tục được đẩy mạnh để đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của đất nước;
bảo đảm tính pháp lý, hiệu quả, minh bạch và công bằng trong khi giải quyết
công việc hành chính.
Những thành tựu cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng
trong những năm qua là không thể phủ nhận, sự ra đời của Luật Công chứng 2006
và hệ thống các văn bản hướng dẫn thi hành đã cụ thể hóa quan điểm, chủ trương
của Đảng và Nhà nước trong việc cải cách thủ tục hành chính để nâng cao hiệu
quả trong hoạt động công chứng ở nước ta. Tuy nhiên, với sự phát triển không
ngừng của kinh tế - xã hội, trước yêu cầu về tính pháp lý, hiệu quả, minh bạch và
công bằng trong giải quyết công việc hành chính thì hiện nay, hệ thống pháp luật
về công chứng không thể tránh khỏi những bất cập, do đó mà các thủ tục hành
chính trong lĩnh vực này cũng tồn tại những hạn chế cần phải tiếp tục được chỉnh

sửa, đổi mới. Hiện nay Chính phủ, mà trực tiếp là Bộ Tư pháp đã lập Ban soạn
thảo Dự án Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng và gấp rút lấy


ý kiến rộng rãi các tổ chức hành nghề công chứng, chuyên gia pháp lý, nhân dân
để hoàn thiện dự thảo Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng
2006; đây được coi là nhiệm vụ trọng tâm trong lĩnh vực công chứng thời gian tới.
Trong đó, yêu cầu đặt ra là phải khắc phục tối đa những bất cập về các thủ tục
hành chính trong công chứng, bảo đảm tính pháp lý, hiệu quả, minh bạch và công
bằng trong khi giải quyết công việc hành chính trong lĩnh vực công chứng.
3.1.3. Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng phù đảm
bảo tính phù hợp với thông lệ quốc tế.
Sau 5 thi hành Luật công chứng, những kết quả đạt được bước đầu là rất
khích lệ, khẳng định chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng là hết sức đúng
đắn. Chủ trương này đã tạo điều kiện cho việc phát triển tổ chức và hoạt động
công chứng của Việt Nam theo hướng chuyên nghiệp hóa và trở thành một trong
những dịch vụ công có vai trò tăng cường sự bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp
đồng, giao dịch, góp phần quan trọng thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của
đất nước, thu hút đầu tư nước ngoài, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ của hoạt
động công chứng trong khu vực và thế giới. Tuy nhiên sự giao lưu trong quan hệ
quốc tế ngày càng sâu rộng đặt ra yêu cầu cho hoạt động công chứng về sự phù
hợp, hợp tác quốc tế, nhiều yêu cầu mới và chất lượng cao hơn. Sự đổi mới trong
lĩnh vực công chứng ở Việt Nam mới diễn ra trong thời gian ngắn so với sự phát
triển của hoạt động công chứng trên thế giới, do đó cần phải tiếp tục đẩy mạnh
nghiên cứu, cải cách, đổi mới trong thời gian tới.
Đến nay nước ta đã có quan hệ ngoại giao với rất nhiều quốc gia, nhất là
khi Việt Nam gia nhập WTO. Trong những năm vừa qua, chúng ta tiến hành quan
hệ với một số quốc gia trên thế giới về công chứng đặc biệt là những nước thuộc
Liên đoàn công chứng quốc tế hệ Latinh (UINL). Một trong những mục tiêu quan
trong nhất của Liên đoàn công chứng quốc tế là thiết lập, duy trì các quan hệ quốc

tế với công chứng của một số nước đang phát triển, với các công chứng viên của
những nước chưa có thể chế công chứng nhằm giúp đỡ, hợp tác về cơ cấu tổ chức
để chuẩn bị những điều kiện gia nhập liên đoàn, đồng thời có quan hệ với các tổ
chức, cơ quan của những nước không có hệ thống pháp luật kiểu Latinh để cùng


hợp tác vì lợi ích chung. Yêu cầu đặt ra đối với nước ta là phải chuẩn hóa đội ngũ
công chứng viên, hoàn thiện thủ tục hành chính trong công chứng, xây dựng và
hoàn thiện bộ máy quản lý công chứng với quy mô phù hợp với thông lệ, luật pháp
quốc tế.
3.2. Một số biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục
hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta hiện nay.
3.2.1. Hoàn thiện quy định pháp luật liên quan đến thủ tục hành chính
trong lĩnh vực công chứng.
Công chứng là một hoạt động liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau của
đời sống xã hội do đó các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khi ban hành văn bản
pháp luật về công chứng cần có sự phối hợp thống nhất về phạm vi, lĩnh vực điều
chỉnh thuộc thẩm quyền quản lý của mình. Tránh để tình trạng chồng chéo, mâu
thuẫn về thẩm quyền giữa các cơ quan hữu quan, dẫn đến đùn đẩy, trốn tránh công
việc, trách nhiệm trong việc phục vụ nhân dân khi họ có yêu cầu. Hoạt động công
chứng nhằm đáp ứng yêu cầu công chứng của cơ quan, tổ chức và cá nhân do vậy
sự nhanh, nhạy trong việc đáp ứng các yêu cầu công chứng của các cơ quan, tổ
chức và cá nhân là vấn đề rất cần thiết. Để đạt được điều này, đòi hỏi các cơ quan
Nhà nước có thẩm quyền trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện các văn bản pháp luật về công chứng trước
khi chúng có hiệu lực thi hành.
Chúng ta thấy rằng các quy định pháp luật điều chỉnh hoạt đọng công
chứng ngày càng được hoàn thiện, tức là đồng nghĩa với việc các thủ tục hành
chính trong lĩnh vực này cũng được hoàn thiện hơn qua mỗi giai đoạn; từ đó đáp
ứng nhu cầu ngày càng tăng về công chứng của nhân dân trong nền kinh tế thị

trường cũng như việc hội nhập kinh tế quốc tế. Tuy nhiên, như đã đề cập đến ở
trên, trong thời gian qua, bên cạnh những thành tựu đạt được thì vẫn còn nhiều bất
cập phát sinh trong lĩnh vực công chứng. Có nhiều nguyên nhân nhưng một trong
những nguyên nhân chủ yếu đó là xuất phát từ bất cập, vướng mắc trong các quy
định pháp luật về công chứng hiện hành; đặc biệt là Luật công chứng 2006 sau
hơn 5 năm thi hành đã bộc lộ nhiều điểm bất cập. Trước yêu cầu thực tiễn của hoạt


động công chứng theo xu hướng xã hội hoá, nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả
của hoạt động này, việc sửa đổi, bổ sung một số quy định của Luật công chứng
năm 2006 là rất cần thiết trong thời gian tới. Đồng thời cần tiếp tục xây dựng, bổ
sung hệ thống các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan đến thủ tục hành chính
trong công chứng, nhất là các vấn đề mà thực tiễn hiện nay đang vướng mắc trong
thủ tục công chứng đã nêu ở phần trước, cần rà soát, sửa đổi bổ sung trình tự, thủ
tục công chứng các hợp đồng, giao dịch theo hướng đầy đủ, chặt chẽ, khắc phục
các sơ hở trong trình tự, thủ tục công chứng các hợp đồng, giao dịch.
3.2.2. Các biện pháp khác nhằm nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục
hành chính trong lĩnh vực công chứng.
3.2.2.1. Tăng cường các biện pháp chia sẽ thông tin, dữ liệu trong hoạt
động công chứng:
Như đã đề cập, hiện nay hoạt động công chứng đã còn tiềm ẩn nhiều rủi ro
đối với xã hội, đội ngũ công chứng viên, quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu
cầu công chứng. Và một trong những nguyên nhân chủ yếu đó là chưa có cơ sở dữ
liệu thông tin chung về công chứng, nhất là các thông tin ngăn chặn các giao dịch
về bất động sản chưa được triển khai xây dựng ở các địa phương, hệ thống chia sẻ
thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng còn hạn chế. Một số địa
phương có chia sẻ thông tin trong hoạt động công chứng nhưng chỉ là thủ công,
không còn phù hợp với tình hình phát triển công chứng hoặc mới chỉ bước đầu rất
sơ khai. Do đó, trong thời gian tới, cần tăng cường các biện pháp để chia sẽ dữ
liệu, thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau và giữa các tổ

chức hành nghề công chứng với các cơ quan chức năng liên quan trong hoạt động
công chứng. Một số biện pháp cụ thể trước mắt cần tiến hành như:
- Thành lập Hiệp hội Công chứng toàn quốc: Kể từ khi Luật Công chứng
được thông qua, bên cạnh các phòng công chứng còn có các văn phòng công
chứng. Giữa các phòng công chứng có mối quan hệ chặt chẽ hơn do đều cùng
thuộc sở tư pháp, sự chia sẽ thông tin, kinh nghiệm cũng tốt hơn. Các văn phòng
công chứng thì hoàn toàn độc lập với nhau và độc lập với cả các phòng công
chứng, vì vậy, việc phối hợp, chia sẽ kinh nghiệm, thông tin với nhau gặp khó
khăn. Do vậy, cần thiết phải thành lập hiệp hội công chứng, trước hết là phải mở


rộng việc thành lập tại hiệp hội công chứng ở các địa phương rồi tiến tới thành lập
ở phạm vi toàn quốc. Một mặt, đây là cầu nối vừa là diễn đàn sinh hoạt chung của
các tổ chức hành nghề công chứng để chia sẻ kinh nghiệm, thông tin. Mặt khác,
đây là nơi tập hợp tiếng nói chung để đóng góp cho Nhà nước những sáng kiến về
quản lý, những phát hiện về vướng mắc nẩy sinh trong thực tế để tìm giải pháp
khắc phục. Hơn nữa, những người thường trực của hiệp hội công chứng phải là
những người xuất thân từ các tổ chức hành nghề công chứng và do các tổ chức
hành nghề công chứng cử ra nên rất am hiểu về công chứng, vì vậy, Nhà nước có
thể thông qua Hiệp hội công chứng để gián tiếp thực hiện vai trò quản lý Nhà
nước đối với công chứng. Mặt khác, hiệp hội công chứng có thể chia sẻ phần nào
với Nhà nước về trách nhiệm quản lý. Đồng thời, sự thành lập nhiều tổ chức hành
nghề công chứng mà không có quy hoạch mạng lưới các tổ chức hành nghề công
chứng trên cùng một địa bàn tất yếu sẽ dẫn đến sự cạnh tranh giữa các tổ chức
hành nghề công chứng. Hiệp hội công chứng được thành lập sẽ là cơ quan điều
hoà lợi ích giữa các thành viên, hạn chế được sự cạnh tranh không lành mạnh giữa
các thành viên. Tháng 10/2011, Thành phố Hà Nội đã thành lập Hội công chứng
Hà Nội; tiếp đó là Hội Công chứng thành phố Hồ Chí Minh cũng được thành lập
vào ngày 05/05/2012. Điều này đặt tiền đề cho việc ra đời các Hội công chứng ở
các địa phương khác và dần tiến tới thành lập Hội công chứng trên toàn quốc.

- Tiếp tục tăng cường ứng dụng tin học vào hoạt động công chứng: đó là
việc ứng dụng phương tiện máy tính điện tử, truyền thông hiện đại và các phương
pháp khoa học vào hoạt động nghiệp vụ của các Phòng công chứng trên phạm vi
toàn quốc để tổ chức và phát triển hệ thống thông tin trong lĩnh vực công chứng,
thực hiện quá trình tích hợp, xử lý và khai thác các nguồn dữ liệu trong hệ thống
đó [52]. Với tốc độ phát triển của khoa công nghệ, đặc biệt là công nghệ tin học
như hiện nay, việc triển khai ứng dụng vào hoạt động công chứng nói riêng và các
hoạt động dịch vụ công nói chung sẽ đem lại một hiệu quả to lớn trong cải cách
thủ tục hành chính; giúp tăng cường sự trao đổi, chia sẽ dữ liệu, thông tin giữa các
tổ chức hành nghề công chứng, tăng cường sự quản lý của cơ quan Nhà nước về
công chứng.


- Tăng cường chia sẻ dữ liệu công chứng với các văn phòng đăng ký Quyền
sử dụng đất: hiện nay, vấn đề này đang được tiến hành trên địa bàn Thành phố Hà
Nội. Thành phố đã có chương trình quản lý dữ liệu ngăn chặn và thông tin về hợp
đồng, giao dịch đã công chứng cho đại diện các văn phòng đăng ký quyền sử dụng
đất trên địa bàn thành phố. Đây là một chương trình rất hiệu quả trong việc chia sẽ
dữ liệu giữa các tổ chức hành nghề công chứng với văn phòng đăng ký Quyền sử
dụng đất. Hiện chương trình này đã hoạt động được gần 2 năm, tính đến ngày 248-2012 đã có 76/79 tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố Hà Nội
tham gia chương trình và đã có gần 1 triệu thông tin trong chương trình. Trong đó,
bao gồm các thông tin ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền gửi đến như
UBND, Phòng Tài nguyên - Môi trường, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
các quận, huyện, thị xã; cơ quan cảnh sát điều tra, cơ quan thi hành án, tòa án;
thông tin tham khảo do công dân gửi đến và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công
chứng do các tổ chức hành nghề công chứng nhập vào. [53]
Việc áp dụng chương trình dữ liệu thông tin ngăn chặn này có vai trò rất
quan trọng giúp hạn chế việc thực hiện đồng thời nhiều giao dịch đối với một tài
sản, hạn chế việc công chứng đối với giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử
dụng đất đã có quyết định thu hồi, đã bị hủy, bị mất và hạn chế việc sử dụng văn

bản công chứng giả tham gia giao dịch, đăng ký biến động, đăng ký giao dịch bảo
đảm...Do đó trong thời gian tới, mô hình này cần phải được nhân rộng trên phạm
vi cả nước.
3.2.2.2. Nghiên cứu thiết lập mô hình công chứng điện tử:
Căn cứ vào quy định hiện hành về trình tự, thủ tục công chứng, thông
thường khi đề nghị công chứng viên chứng nhận một hợp đồng, giao dịch theo
cách truyền thống, đương sự phải trực tiếp xuất hiện trước mặt công chứng viên để
đề xuất nội dung yêu cầu công chứng. Lúc này công chứng viên căn cứ vào nội
dung yêu cầu công chứng, dựa trên quy định của pháp luật có liên quan sẽ đề nghị
các bên xuất trình giấy tờ, tài liệu cần thiết và hướng dẫn họ thể hiện ý chí phù
hợp với quy định của pháp luật. Trong trường hợp nghi ngờ, công chứng viên tiến
hành thẩm tra hoặc thậm chí trưng cầu cơ quan chức năng giám định. Sau khi có


đầy đủ dữ kiện trong tay, công chứng viên tiến hành soạn thảo văn bản (soạn thảo
nội dung hợp đồng, giao dịch) nếu được đương sự yêu cầu hoặc kiểm tra văn bản
do đương sự xuất trình. Khi người yêu cầu công chứng thừa nhận văn bản do công
chứng viên soạn thảo hoặc văn bản do họ tự soạn thảo thể hiện đầy đủ, chính xác ý
chí chủ quan cũng như phù hợp với quy định của pháp luật và đạo đức xã hội,
công chứng viên sẽ lấy chữ ký hoặc điểm chỉ của những cá nhân này trước khi bản
thân công chứng viên ký tên và đóng dấu vào văn bản. Đây là quá trình trình tạo
lập và xác nhận một văn bản công chứng, quá trình này được các bên thực hiện
trực tiếp dưới sự chứng kiến của công chứng viên. Và theo quy định, mọi văn bản
công chứng cùng với toàn bộ hồ sơ kèm theo sẽ được công chứng viên lưu trữ và
cấp bản sao cho đương sự khi họ yêu cầu. Đây có thể gọi là công chứng truyền
thống.
Còn đối với công chứng điện tử, công chứng viên và người yêu cầu công
chứng không cần thiết phải gặp nhau trực tiếp mà vẫn có thể trao đổi thông tin,
đàm phán, tư vấn, thỏa thuận và đặc biệt là giao kết bằng phương tiện điện tử. Các
thông tin liên quan đến giao dịch, nhận dạng của cá nhân...sẽ được mã hóa, chữ ký

của các bên đương sự cũng được thể hiện bằng chữ ký điện tử, chữ ký và con dấu
của công chứng viên cũng là còn dấu và chữ ký điện tử, văn bản công chứng được
lưu giữ dưới dạng dữ liệu điện tử...Đối với giao dịch, hợp đồng được thực hiện
bằng phương thức điện tử, khi bắt đầu quá trình thiết lập giao dịch, trao đổi thông
tin, đàm phán, soạn thảo văn bản...giữa các bên đương sự cũng như giữa họ với
công chứng viên đều có thể được thực hiện bằng phương tiện điện tử (tức là các
bên không nhất thiết phải trực tiếp gặp mặt nhau). Nhưng tại thời điểm chính thức
giao kết hợp đồng, giao dịch, các bên tham gia giao kết phải xuất hiện trước mặt
công chứng viên để công chứng viên có thể trực tiếp kiểm tra không chỉ nhận dạng
mà còn là trạng thái tinh thần, khả năng nhận thức của những cá nhân này trước
khi họ chính thức giao kết giao dịch, hợp đồng. [35]
Như vậy, công chứng điện tử sẽ áp dụng những kỹ thuật, công nghệ hiện
đại trong lĩnh vực công chứng. Ở đó, nội dung thỏa thuận của các bên sẽ được thể
hiện dưới dạng dữ liệu chứa đựng trong máy tính. Sau khi giao kết các dữ liệu,
thông tin này sẽ không thể bị bất kỳ một trong các bên tham giao giao kết hợp


đồng, giao dịch cũng như bên thứ ba sửa đổi nhưng các bên liên quan có thể hiển
thị thông tin, dữ liệu trên màn hình và hoàn toàn có quyền in chúng ra giấy. Và tất
nhiên, do thỏa thuận của các bên được thể hiện dưới hình thức dữ liệu nằm trong
máy tính nên đương sự tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch thay vì sử dụng chữ
ký thông thường sẽ tiến hành giao kết bằng chữ ký điện tử (electronic signature)
và đến lượt công chứng viên cũng thể hiện quyền năng của bản thân bằng chữ ký
điện tử và có thể là bằng cả con dấu điện tử (electronic seal). Vì vậy, có thể khẳng
định các nguyên tắc mang tính cốt lõi áp dụng trong công chứng truyền thống vẫn
phải được tuân thủ và áp dụng chặt chẽ trong công chứng điện tử [35]. Tuy nhiên,
muốn thực hiện được mục tiêu này, trong thời gian tới ở nước ta cần thỏa mãn hai
yêu cầu cơ bản:
- Ghi nhận, khẳng định vị trí, vai trò của hoạt động công chứng trong xã hội
điện tử (hợp đồng điện tử, giao dịch điện tử, thương mại điện tử...) tại những văn

bản quy phạm pháp luật. Một khi đã được pháp luật khẳng định chính thức về vị
trí, vai trò trong hình thức giao dịch điện tử, công chứng điện tử sẽ có đầy đủ cơ sở
pháp lý để phát triển, tự khẳng định cũng như tạo ra hành lang pháp lý an toàn cho
cá nhân, tổ chức khi tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch bằng phương tiện điện
tử.
- Xây dựng cơ sở vật chất cần thiết (như mạng, đường truyền, máy chủ và
máy trạm), đưa ra các giải pháp về mặt công nghệ như chữ ký điện tử, con dấu
điện tử, xác định nhận dạng của đương sự bằng phương tiện điện tử, vấn đề bảo
mật thông tin liên quan đến giao dịch...
Trong tháng 10/2012 vừa qua, đã có những dấu hiệu tích cực trong việc tiến
tới thiết lập công chứng điện tử ở nước ta, khi diễn ra cuộc gặp giữa Bộ trưởng Bộ
tư pháp và Tham tán thương mại của Đại sứ quán Cộng hòa Áo tại Việt Nam đồng
thời là giám đốc điều hành Công ty Bit Media thuộc Bit Group – một công ty dẫn
đầu trong việc cung cấp các giải pháp phần mềm trong lĩnh vực đào tạo của Áo.
Phía Bit Group muốn tìm hiểu nhu cầu của Bộ Tư pháp Việt Nam về giải pháp
phục vụ “công chứng số” với việc xây dựng mạng lưới kết nối giữa các tổ chức
hành nghề công chứng, công chứng viên…, đưa ra giải pháp chung cho toàn bộ
các lĩnh vực này để giảm thiểu những rủi ro trong hoạt động công chứng. Phía Bộ


Tư pháp cũng mong muốn đẩy nhanh tiến độ ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động quản lý các lĩnh vực thuộc ngành và hết sức hưởng ứng việc Bit Group
quan tâm lựa chọn “số hóa” lĩnh vực công chứng. Hiện nay dự án “Tin học hóa
hoạt động công chứng” của Hội đồng công chứng tối cao Pháp hỗ trợ cho Bộ Tư
pháp Việt Nam mới chỉ làm phần mềm về hoạt động công chứng, chưa có sự kết
nối giữa các tổ chức hành nghề công chứng nên chúng ta cần quan tâm đến những
vấn đề được Bit Group đưa ra. Nếu những đề xuất “số hóa” công chứng của Bit
Group có hiệu quả thì có thể có cơ hội mở rộng sang các lĩnh vực khác như hộ tịch
(quản lý nhân khẩu). [54]
Như vậy, có thể nói việc xúc tiến để thiết lập công chứng điện tử không

những giúp các bên tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như chi phí, mà còn là
một giải pháp để tăng cường sự kết nối giữa các tổ chức hành nghề công chứng
với nhau và với các cơ quan chức năng liên quan hiện nay ở nước ta, nâng cao tính
“hiện đại” của thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng. Công chứng điện tử
sẽ là một trong những bước đi để góp phần đưa Việt Nam phấn đấu đến năm 2020
xây dựng được “Chính phủ điện tử”.
3.2.2.3. Nâng cao trình độ nghiệp vụ đội ngũ công chứng viên:
Hiện nay đội ngũ công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ở
nước ta đã và đang phát triển nhanh về số lượng với tính chuyên nghiệp từng bước
được nâng cao. Song, trên thực tế, việc tăng về “lượng” nhưng “chất” lại không
đồng đều đã dẫn đến việc công chứng trong một số trường hợp chưa thực sự chính
xác, khách quan, thậm chí gây ra những hậu quả nghiêm trọng.
Tại điều 15, điều 17 Luật công chứng quy định các trường hợp được miễn
đào tạo và miễn tập sự hành nghề công chứng bao gồm những người: “Đã là Thẩm
phán, Kiểm sát viên, Điều tra viên, Luật sư đã hành nghề từ ba năm trở lên, là giáo
sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sỹ luật, đã là thẩm tra viên cao cấp ngành
tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát, chuyên viên cao cấp, nghiên cứu
viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật”. Những đối tượng này
đều là những người có chức danh chuyên ngành, có trình độ pháp luật tương đối
cao. Tuy nhiên, nghề công chứng là một nghề đặc thù, ngoài việc đòi hỏi những


kiến thức về pháp luật và xã hội còn đặc biệt cần kỹ năng chuyên biệt về công
chứng. Mỗi lĩnh vực của pháp luật lại có những yêu cầu riêng, trong khi chỉ có cái
nền kiến thức chung của ngành tư pháp thì chưa đủ, nếu chưa từng trải qua công
tác công chứng có thể sẽ bỡ ngỡ với nghề nghiệp, vì vậy chất lượng công việc
chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng. Khi thiếu kỹ năng nhận diện giấy tờ và khách hàng thì
dễ công chứng phải những hợp đồng tiềm ẩn rủi ro tranh chấp, có thể dẫn đến việc
phải bồi thường cho người có yêu cầu công chứng.
Do đó Luật Công chứng thời gian tới nên sửa đổi theo hướng tất cả mọi đối

tượng muốn được bổ nhiệm Công chứng viên đều phải tập sự hành nghề nhưng có
một số đối tượng được giảm thời gian tập sự. Mức giảm cụ thể có thể là giảm 1/2
thời gian tập sự cho những người được miễn đào tạo nghề công chứng và giảm 1/3
thời gian tập sự cho người có thời gian công tác ở các ngạch chuyên viên, nghiên
cứu viên, giảng viên trong lĩnh vực pháp luật, thẩm tra viên ngành Toà án, kiểm tra
viên ngành Kiểm sát từ 10 năm trở lên. Đồng thời, cần quy định công chứng viên
đang hành nghề có nghĩa vụ tham gia bồi dưỡng bắt buộc hàng năm; nếu không
tham gia bồi dưỡng trong hai năm liên tiếp mà không có lý do chính đáng sẽ bị thu
hồi Thẻ công chứng viên. [55]
3.2.2.4. Cần cho phép mở rộng địa điểm, thời gian công chứng, đề ra cơ
chế kiểm soát hữu hiệu:
Hiện nay Luật công chứng quy định: Việc công chứng phải được thực hiện
tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ trường hợp hợp người yêu cầu
công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm
giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở
của tổ chức hành nghề công chứng (Điều 39); tổ chức hành nghề công chứng phải
thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà
nước (khoản 2 Điều 32). Tuy nhiên Luật nên quy định mở rộng hơn vấn đề này, đó
là cho phép công chứng ngoài trụ sở trong giờ hành chính theo yêu cầu của người
yêu cầu công chứng và công chứng ngoài giờ làm việc tại trụ sở cơ quan công
chứng. Thực tế có những trường hợp một hợp đồng liên quan đến rất nhiều người,
ở các địa phương và làm việc tại các cơ quan, đơn vị khác nhau nên việc họ tập
trung đúng giờ theo yêu cầu của công chứng viên để ký kết hợp đồng, giao dịch tại


trụ sở cơ quan công chứng và trong giờ hành chính là vấn đề rất khó khăn và phức
tạp đối với họ, do vậy cho phép mở rộng địa điểm, thời gian công chứng là cần
thiết nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân. Tuy nhiên có nhiều ý kiến lo ngại nếu
cho phép mở rộng thì sẽ dễ phát sinh nhiều tiêu cực như “tiềm ẩn rủi ro” nhiều
hơn, giảm an toàn giao dịch và tính minh bạch việc công chứng. Tuy nhiên chất

lượng công chứng còn tùy thuộc vào năng lực, trình độ và trách nhiệm nghề
nghiệp của công chứng viên, không liên quan nhiều đến địa điểm thực hiện công
chứng. Hơn nữa, chẳng hạn để công chứng một hợp đồng chuyển nhượng nhà đất,
công chứng viên phải xem xét nhà đất đó có đủ các loại giấy tờ chứng minh quyền
sử dụng, quyền sở hữu chưa, giấy tờ đó có bị hạn chế giao dịch không, có bao
nhiêu người là chủ của khối tài sản này, có đồng sở hữu chủ nào bị hạn chế năng
lực hành vi dân sự không…Những điều kiện này bắt buộc phải xác minh rõ, cho
dù hợp đồng được ký ở trong hay ở ngoài trụ sở. Do đó, thay bằng hạn chế, nên
cho phép họ được tự thẩm định trường hợp nào cần làm ở trụ sở, trường hợp nào
có thể làm ở ngoài trụ sở và tự chịu trách nhiệm về việc công chứng của mình.
Đồng thời Nhà nước cần đề ra cơ chế kiểm soát hữu hiệu hơn nữa trong vấn đề
này, chẳng hạn có thể kiểm soát bằng cơ chế đề cao trách nhiệm của công chứng
viên, tăng mức xử phạt hành chính...
3.2.2.5. Tăng cường tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng đến
rộng rãi mọi người dân:
Hoạt động công chứng nói chung và thủ tục hành chính trong công chứng nói
riêng muốn thực hiện có hiệu quả cao, trước hết cần tuyên truyền, giới thiệu
về nội dung các văn bản pháp luật về công chứng, ý nghĩa của việc công
chứng các hợp đồng, giao dịch và các yêu cầu công chứng khác trong nền kinh
tế hàng hóa thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Việc tuyên truyền giới
thiệu nội dung các văn bản pháp luật về công chứng phải được thể hiện bằng
nhiều hình thức khác nhau: trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo
hình, báo nói, báo điện tử...); giới thiệu (niêm yết) trình tự, thủ tục thực hiện
các việc công chứng cụ thể tại phòng công chứng; văn phòng công chứng.
Tuyên truyền để tăng cường hơn nữa nhận thức của xã hội về vai trò của
công chứng, và đội ngũ công chứng viên tất nhiên cũng phải có trách nhiệm tuyên


truyền sâu rộng, hướng dẫn cụ thể và hành nghề một cách khoa học, chuyên
nghiệp để không những người dân mà còn cả các cơ quan Nhà nước cũng thấy

được vị trí, vai trò của nghề công chứng đối với việc đảm bảo an toàn pháp lý cho
các giao dịch dân sự, kinh tế và thương mại chứ hoàn toàn không phải là một thủ
tục hành chính đơn thuần.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3:
Qua việc nghiên cứu quy định của pháp luật hiện hành và thực tiễn cải cách
thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở Chương 2, Chương 3 đã khái quát
một số yêu cầu đặt ra đối với việc cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công
chứng ở Việt Nam thời gian tới; đồng thời đưa ra một số biện pháp nhằm góp phần
cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta hiện nay. Trên
thực tế, có thể còn có nhiều các biện pháp khác mà trong phạm vi Chương 3 của
Khóa luận chưa đề cập đến, tuy nhiên trên cơ sở những vấn đề lý luận, pháp lý, và
thực tiễn đã nghiên cứu, Chương 3 của Khóa luận cố gắng đưa ra các biện pháp
gắn liền với nội dung cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, góp
phần nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng ở nước ta hiện nay.