Quản lý của nhà nước về hoạt động công chứng chứng thực và thực trạng hiện nay

MỤC LỤC
I.

ĐẶT VẤN ĐE

II.

GIẢI QUYẾT VẤN ĐÊ

Trang
1
1

1. Khái niệm Công chứng, Chứng thực

1

2. Quản lý nhà nước về hoạt động Công chứng, Chứng thực

1

3. Thực trạng quản lý nhà nước về Công chứng, Chứng thực

3

3.1. Những thành tích đạt được

3

3.1. Những hạn chế cần sớm khắc phục

4

III.

KẾT THÚC VẤN ĐÊ

6

0


I.

ĐẶT VẤN ĐÊ
Công chứng và chứng thực là hoạt động rất quan trọng trong việc xác định

tính chất xác thực của các giấy tờ và các hợp đồng trong kinh doanh thương mại.
Chính bởi tầm quan trọng của hoạt động này mà nhà nước đã đặt ra những quy
định của pháp luật nhằm quản lý và điều chỉnh hoạt động công chứng, chứng thực.
Bài tiểu luận sau đây sẽ làm sang tỏ hơn trong việc quản lý của nhà nước về hoạt
động công chứng chứng thực và thực trạng hiện nay.
II.

GIẢI QUYẾT VẤN ĐÊ

1. Khái niệm Công chứng, Chứng thực
Khái niệm Công chứng, Chứng thực được giải thích tại Điều 2 Nghị định số
75/2000/NĐ – CP như sau:
Công chứng là việc Phòng Công chứng chứng nhận tính xác thực của hợp
đồng được giao kết hoặc giao dịch khác được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế,

thương mại và quan hệ xã hội khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) và thực
hiện các việc khác theo quy định của Nghị định này.
Chứng thực là việc Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy
tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc
thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này.
2. Quản lý của nhà nước về hoạt động Công chứng, Chứng thực
Quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng, chứng thực của Việt Nam ơ
nước ngoài được thực hiện bởi Bộ ngoại giao, ở trong nước thì được phân làm hai
cấp là cấp trung ương và cấp địa phương do Bộ tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh. Công chứng, chứng thực ở nước ngoài thì được thực hiện bởi Cơ quan đại
diện Việt Nam ở nước ngoài và việc quản lý hoạt động công chứng, chứng thực
của cơ quan này được thực hiện bơi Bộ ngoại giao. Theo quy định tại Điều 18
Nghị định số 75/2000/NĐ – CP của Chính phủ về công chứng, chứng thực (sau đây
gọi là Nghị định 75) quy định thẩm quyền của Bộ ngoại giao đối với hoạt động

1


quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực của Cơ quan đại diện Việt Nam ở
nước ngoài như sau: Phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm
tra, thanh tra việc thực hiện công chứng của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước
ngoài theo quy định của pháp luật về công chứng; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ
công chứng cho viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài;
Giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng theo thẩm quyền; Tổng hợp tình hình
và thống kê số liệu về công chứng của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
gửi Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.
Quản lý ơ cấp trung ương thì được thực hiện bơi Bộ tư pháp, cụ thể thì theo
quy định của pháp luật tại Điều 17 Nghị định 75 quy định về nhiệm vụ, quyền hạn
của Bộ tư pháp trong việc quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực như sau:
Soạn thảo, trình cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về

công chứng, chứng thực; ban hành theo thẩm quyền văn bản hướng dẫn thi hành
văn bản quy phạm pháp luật đó; Hướng dẫn, chỉ đạo về tổ chức và hoạt động công
chứng, chứng thực; Bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng, chứng thực; Ban hành và
hướng dẫn việc sử dụng thống nhất các sổ công chứng, sổ chứng thực; quy định và
hướng dẫn việc sử dụng mẫu hợp đồng, giao dịch, mẫu nội dung lời chứng; Kiểm
tra, thanh tra về tổ chức và hoạt động công chứng, chứng thực theo thẩm quyền;
Giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng, chứng thực theo thẩm quyền; Hàng
năm tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về công chứng, chứng thực báo cáo
Chính phủ; Thực hiện hợp tác quốc tế về công chứng, chứng thực; Đào tạo nghề
công chứng; bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên; cấp Thẻ công chứng viên;
phát hành niên giám công chứng viên; triển khai việc áp dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động công chứng.
Việc quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực ở địa phương thì được
giao cho Sở tư pháp của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố. Điều 19 của Nghị định
75 quy định như sau: Sở tư pháp của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý

2


nhà nước về công chứng trong địa phương mình, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Chỉ đạo hoạt động công chứng, chứng thực; Giải quyết khiếu nại, tố cáo về công
chứng, chứng thực theo thẩm quyền; Bồi dưỡng nghiệp vụ cho người thực hiện
chứng thực củaUỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã; hướng dẫn và kiểm tra, thanh
tra hoạt động của Phòng Công chứng vàUỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã; Quyết
định thành lập, giải thể Phòng Công chứng; quyết định thẩm quyền địa hạt cho
từng Phòng Công chứng; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Trưởng phòng, Phó
Trưởng phòng Công chứng; định biên chế cho từng Phòng Công chứng; bảo đảm
trụ sở làm việc, phương tiện, cơ sở vật chất cần thiết khác cho hoạt động của
Phòng Công chứng; Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về công chứng, chứng
thực trong địa phương gửi Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

3. Thực trạng quản lý nhà nước về Công chứng, Chứng thực
3.1.

Những thành tích đạt được

Tính đến nay nước ta đã có có 117 Văn phòng Công chứng được thành lập tại
29 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương với 237 công chứng viên được bổ nhiệm
hoạt động tại các Văn phòng công chứng. Cùng với 156 Phòng Công chứng với
458 công chứng viên, các Văn phòng Công chứng và các công chứng viên hoạt
động tại đây đã dần tạo thành một mạng lưới các tổ chức hành nghề công chứng
ngày càng được mở rộng và phát triển, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu công
chứng của nhân dân. Bên cạnh các Phòng Công chứng vốn đã là truyền thống và
có “thương hiệu”, nhiều Văn phòng Công chứng cũng đã khẳng định được niềm
tin và thu hút được số lượng khách hàng khá đông đảo, tạo ra sự cạnh tranh lành
mạnh buộc tất cả các tổ chức hành nghề công chứng nếu muốn củng cố và phát
triển phải cải tiến, đổi mới, vươn lên khẳng định vị trí, thương hiệu của mình trong
xã hội. Sự hài lòng của nhân dân và độ an toàn trong giao dịch chính là thước đo
chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng.

3


Cùng với chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, việc “công chứng
hóa” hoạt động chứng nhận các giao dịch, hợp đồng nhằm tăng cường bảo đảm an
toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của người dân cũng được quan tâm đặc
biệt. Thực hiện Luật Công chứng, Nghị định 02/2008/NĐ-CP, nhiều Sở Tư pháp đã
chủ động xây dựng, tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành Đề án phát
triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương, tham mưu cho Ủy ban nhân dân
cấp tỉnh, căn cứ vào tình hình phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa
bàn, từng bước chuyển giao việc chứng nhận các hợp đồng, giao dịch từ Uỷ ban

nhân dân sang cho tổ chức hành nghề công chứng thực hiện theo quy định tại điểm
8 Thông tư số 03/2008/TT-BTP. Đến nay, đã có 34 địa phương trên cả nước thực
hiện việc chuyển giao và nhiều địa phương khác cũng đang trong quá trình tham
mưu, trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện việc chuyển giao. Công tác thanh
tra, kiểm tra, hướng dẫn hoạt động đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên
địa bàn cũng được nhiều địa phương quan tâm và dần đi vào nền nếp.
3.2.

Những hạn chế cần sớm khắc phục

Bên cạnh những kết quả đạt được, cũng cần thấy rằng, một trong những yếu
kém cần khắc phục trong công tác công chứng là hoạt động quản lý nhà nước đối
với công tác này ở nhiều địa phương còn mờ nhạt, chưa đi vào chiều sâu.
Thứ nhất, Một số Sở Tư pháp còn lúng túng trong việc thực hiện vai trò quản
lý nhà nước trên địa bàn. Thậm chí có nơi băn khoăn không biết mình quản lý nhà
nước đối với Văn phòng Công chứng như thế nào, đối với công chứng viên hoạt
động tại Văn phòng công chứng ra sao; nhiều nơi chỉ tập trung chỉ đạo đối với hoạt
động của Phòng Công chứng... Vai trò quản lý nhà nước không được phát huy dẫn
đến việc các tổ chức hành nghề công chứng trên một số địa bàn chưa lấy cơ quan
tư pháp làm chỗ dựa khi có những vướng mắc về chuyên môn, nghiệp vụ, hoạt
động hành nghề mà thường gửi thẳng các kiến nghị, thắc mắc lên Bộ Tư pháp,
không qua Sở Tư pháp là cơ quan giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước

4


về công tác tư pháp, trong đó có hoạt động công chứng ở địa phương, dẫn đến tình
trạng địa phương thì không nắm được tình hình, còn Bộ lại quá tải, phải giải quyết
cả các hoạt động đơn lẻ, sự vụ.
Thứ hai, Việc xã hội hóa công chứng, bên cạnh những kết quả, cũng đã bắt

đầu xuất hiện những dấu hiệu tiêu cực như sự cạnh tranh không lành mạnh giữa
các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng, Văn phòng công chứng).
Thậm chí, tuy chưa phải là phổ biến, nhưng đã có hiện tượng “công chứng dạo”
như phản ánh của một số địa phương (tức là tình trạng công chứng viên bỏ dấu vào
túi đi đến các cơ quan, tổ chức để thực hiện công chứng)… trong khi Luật công
chứng đã quy định rõ việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức
hành nghề công chứng, trừ một số trường hợp đặc biệt. Hoặc đã có tình trạng cá
nhân góp vốn vào Văn phòng công chứng yêu cầu được “quản lý”, “điều hành”
Văn phòng công chứng dẫn đến xung đột, Văn phòng công chứng phải tạm dừng
hoạt động như báo chí phản ánh, trong khi Luật Công chứng đã quy định rõ Văn
phòng công chứng do công chứng viên thành lập và người đại diện theo pháp luật
của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng công chứng, Luật không quy
định việc các cá nhân “góp vốn” vào các Văn phòng công chứng. Ở đây, vai trò
quản lý nhà nước rõ ràng đã bị buông lỏng, lúng túng hoặc chưa theo kịp với tình
hình. Cần quán triệt một cách rõ ràng rằng, chủ trương xã hội hóa phải đi đôi với
tăng cường quản lý nhà nước, xã hội hóa càng mạnh, quản lý nhà nước càng phải
tăng cường.
Thứ ba, Các Sở Tư pháp vẫn chưa rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành những
quy định hướng dẫn các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên theo thẩm quyền,
dẫn đến hoạt động công chứng trên địa bàn gặp nhiều khó khăn cũng như khó khăn
cho việc quản lý chặt chẽ hoạt động này và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của
người dân. Đặc biệt, cần quan tâm đến việc tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh ban hành Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn để có cơ

5


sở thành lập và phát triển các tổ chức hành nghề công chứng theo một quy hoạch
hợp lý. Hiện mới chỉ có 37 địa phương ban hành Đề án, tuy nhiên, nhiều Đề án còn
chung chung, chưa rõ được chủ trương phát triển và chưa vẽ được bản đồ phát triển

tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương, cũng cần phải được rà soát, điều
chỉnh cho phù hợp. Bên cạnh đó, để tăng cường bảo đảm an toàn cho các hợp
đồng, giao dịch của người dân, đồng thời để Phòng tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp
xã tập trung thực hiện tốt công tác chứng thực, các Sở Tư pháp cũng cần sớm tham
mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, căn cứ vào tình hình phát triển tổ chức hành
nghề công chứng ở địa phương, từng bước chuyển giao thẩm quyền chứng nhận
các giao dịch, hợp đồng sang cho tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Hiện
nay mới chỉ có 31/63 địa phương Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định chuyển
giao. Mặc dù Bộ Tư pháp đã có chỉ đạo quyết liệt về vấn đề này, tuy nhiên, quá
trình thực hiện chuyển giao theo điểm 8 Thông tư 03 ở các địa phương, bên cạnh
nhiều thuận lợi, cũng vẫn còn gặp khó khăn ở một số nơi, do chưa thống nhất nhận
thức về vấn đề này.
III.

KẾT THÚC VẤN ĐÊ

Từ những phân tích bên trên ta thấy được nhà nước đã đặt ra những quy định
nhằm quy định việc quản lý của mình đối với hoạt động công chứng, chứng thực.
Nhà nước đã quản lý từ trong nước đến tận những hoạt động công chứng của các
cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, từ trung ương đến địa phương. Tuy nhiên
bên cạnh những thành tựu đã đạt được thì còn rất nhiều những vấn đề thiếu sót mà
phát luật chưa quy định để điều chỉnh, do đó để hoạt động quản lý của mình được
thực hiện một cách thống nhất và hiệu quả thì việc hoàn thiện pháp luật trong hoạt
động công chứng, chứng thực luôn được đặt lên hàng đầu

6


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Luật công chứng 2006

2. Nghị định 75/2000/NĐ – CP của Chính phủ về Công chứng, chứng thực
3. Nghị định 02/2008/NĐ – CP của Chính phủ về hướng dẫn Luật công
chứng
4. Thông tư 03/2008/TT – BTP hướng dẫn thi hành Nghị định 79/2007/NĐCP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng
thực chữ ký do Bộ Tư pháp ban hành

7