Liên hệ thực tiễn về công tác phân tích công việc của công ty Vinamilk

Lời mở đầu
Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi
người, mọi tổ chức thừa nhận.Điều này được khẳng định qua công tác quản lý
nhân sự đang ngày càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng. Con người là yếu tố
mang tính quyết định, có tính sáng tạo, có thể nói: “con người là nguồn lực của
mọi nguồn lực”. Tổ chức hình thành nên bởi con người, vận hành bởi con
người, nguồn nhân lực quản lý mọi nguồn lực khác trong tổ chức, con người là
yếu tố quyết định sự tồn tại và đi lên, sự thành bại của tổ chức. Tổ chức muốn
đạt các mục tiêu đề ra thì phải gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động
phù hợp về số lượng, chất lượng và phải tổ chức quản lý người lao động một
cách hợp lý, hiệu quả; công tác quản lý nhân sự phải được thực hiện sao cho có
thể khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi thế của nguồn nhân lực. Phân tích
công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện cho tốt của
mọi nhà quản trị nhân sự, nó là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân
sự. Phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công tác khác của quản lý
nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hoá nguồn nhân lực,tuyển dụng lao
động, bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và
phát triển nguồn nhân lực, an toàn lao động. Vì vậy phân tích công việc được
coi là công cụ của quản trị nhân sự. Đối với các nước phát triển trên thế giới,
quản lý nhân sự là hoạt động đã được biết đến từ lâu và đóng vai trò quan trọng
trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức được tác dụng to lớn của phân tích công việc và
áp dụng phổ biến gần trăm năm qua. Tuy nhiên đối với các nước đang phát
triển, như Việt Nam hiên nay, phân tích công việc là khái niệm khá mới mẻ và
xa lạ. Phần lớn các tổ chức tại Việt Nam chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa
đầy đủ công tác phân tích công việc. Nguyên nhân là hoạt động quản lý nhân sự
ở Việt Nam vẫn chưa được nhận thức và đánh giá đúng đắn, các tổ chức chưa
hiểu rõ bản chất của phân tích công việc, vai trò của phân tích công việc đối với
quản lý nhân sự, do đó chưa có sự đầu tư đúng mức cho công tác này. Chính vì
lẽ đó mà nhóm chúng tôi đã nghiên cứu về đề tài:” Liên hệ thực tiễn về công tác
phân tích công việc của công ty Vinamilk”.

Chương
1:
1.1
Các
1.1.1 Khái niệm công việc

Cơ
khái

sở
niệm

lí
cơ

thuyết
bản


Công việc là kết quả của sự phân công lao động trong nội bộ của tổ
chức/doanh nghiệp.
Công việc có thể xem như một đơn vị căn bản của cơ cấu tổ chức/doanh nghiệp
và nó có ý nghĩa quan trọng đối với cơ cấu tổ chức và người lao động.
1.1.2 Khái niệm về phân tích công việc:
Phân tích công việc được hiểu là quá trình thu thập thông tin về công việc để
xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, mức
độ phức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành và các
năng lực tối thiểu người thực hiện công việc cần để thực hiện công việc được
giao.
1.2 Vai trò và mục đích của phân tích công việc

1.2.1 Vai trò của phân tích công việc
Phân tích công việc có vai trò qian trọng trong quá trình xây dựng, phát triển và
thực hiện các chính sách và quy trình quản trị nhân lực của tổ chức/doanh
nghiệp.
Phân tích công việc giúp tổ chức/doanh nghiệp dự báo số lượng và chất lượng
nhân lực cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất
kinh doanh.
Phân tích công việc giúp cho tổ chức/doanh nghiệp có thể tuyển dụng và lựa
chọn người phù hợp với công việc. Giúp người tuyển dụng biết rõ mình cần
nhân viên như thế nào, người nhận việc biết chính xác mình phải làm gì và
người quản lí mong đợi gì từ họ.
Phân tích công việc giúp tổ chức/ doanh nghiệp phân công công việc rõ ràng, bố
trí và sử dụng nhân lực chính xác hơn, tránh sự chồng chéo công việc giữa các
bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp.
Phân tích công việc giúp doanh nghiệp xây dựng được các chương trình đào tạo
và phát triển nhân lực thiết thực hơn.
Phân tích công việc giúp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn.
Phân tích công việc giúp doanh nghiệp xây dựng một chế độ lương, thưởng
công bằng hơn.
1.2.2 Ý nghĩa của phân tích công việc
Qua việc phân tích công việc:


Người quản lí có thể xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao
động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó;
Đánh giá được chính xác các yêu cầu của các các công việc;
Đánh giá được đúng năng lực thực hiện công việc của nhân viên;
Tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp;
Người lao động có thể nắm bắt và hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách
nhiệm của mình trong công việc...

1.3 Sản phẩm của phân tích công việc
Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ
thể, các nhiệm vu và trách nhiệm của công việc. Hiểu một cách ngắn gọn bản
mô tả công việc là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc đó.
Bản mô tả công việc là một tài liệu giải thích trả lời các câu hỏi sau:
Người thực hiện công việc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức?
Tại sao công việc đó phải được thực hiện?
Mục tiêu công việc đó là gì?
Công việc phải làm gì? hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành?
Công việc được thực hiện ở đâu?
Khi nào công việc được coi là hoàn tất?
Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?
Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?
Như vậy bản mô tả công việc là một bản liệt kê chính xác và xúc tích những
điều mà nhân viên phải thực hiện. Nó cho biết nhân viên làm cái gì? Làm như
thế nào? Và các điều kiện mà nhân viên đó được thực thi.
Nói chung bản mô tả công việc nhằm trả lời các câu hỏi cơ bản: Ai? Tại sao?
Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Bằng cách nào?
Một cách cụ thể bản mô tả công việc thường bao gồm các nội dung sau đây:
Nhận diện công việc.
Tóm tắt công việc.
Các mối quan hệ.
Chức năng, trách nhiệm công việc.


Quyền hạn.
Tiêu chuẩn mẫu.
Điều kiện thực hiện công việc.
CÁC HƯỚNG DẪN VIẾT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
Liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm theo trình tự hợp lý

Viết rõ, đơn giản và súc tích các nhiệm vụ và trách nhiệm riêng biệt
Bắt đầu mỗi câu bằng động từ hành động
Sử dụng những từ có thể định lượng được khi có thể
Sử dụng những từ cụ thể và hạn chế tối đa những từ mơ hồ
Sử dụng những thuật ngữ đã được chuẩn hóa
Trả lời các câu hỏi: How, What, Where, When, Why, Who
Xác định rõ kết quả hoặc tiêu chuẩn cuối cùng được sử dụng để đánh giá.
Ví dụ về bản mô tả công việc:
Ví dụ: Bản mô tả công việc – Thư ký bộ phận sản xuất
CHỨC DANH CÔNG VIỆC:Thư ký cho kỹ sư trưởng cơ khí
BÁO CÁO CHO:Kỹ sư trưởng cơ khí
XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC:
Cung cấp dịch vụ toàn diện cho Kỹ sư trưởng bằng cách tổ chức sắp xếp các
phần công việc thường lệ của kỹ sư trưởng.
CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH:
1.Tiếp nhận thư từ , phân loại theo thứ tự ưu tiên, đính kèm thư từ trao đổi từ
trước nếu có và đánh máy các thư từ .
2. Ghi lại lời đọc của kỹ sư trưởng cơ khí và xử lý các thư từ khẩn
3. Sắp xếp công tác cho phòng, chuẩn bị các cuộc họp
4. Soạn thảo các văn bản, trả lời các thư từ theo lệnh của kỹ sư trưởng
5. Giúp kỹ sư trưởng giải quyết các công việc hành chánh thông thường, giải
quyết các thắc mắc thường lệ
6. Gọi và trả lời các cuộc điện thoại một cách khôn khéo. Tiếp khách có hiệu
quả.
CÁC NHIỆM VỤ PHỤ:
1. Chuẩn bị bản tóm tắt về các chi tiêu của bộ phận theo yêu cầu của bộ phận
kế toán
2. Thu thập các báo cáo tóm tắt , đánh máy các báo cáo tiến độ dự án
3. Chuyển hồ sơ cũ xuống tầng hầm
4. Đánh máy báo cáo kế toán

CÁC MỐI QUAN HỆ:
BÁO CÁO CHO: Kỹ sư trưởng cơ khí
GIÁM SÁT NHỮNG NGƯỜI SAU ĐÂY: Không
CÁC YÊU CẦU VỀ ĐIỀU KIỆN VẬT CHẤT:
ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC: Làm việc trong văn phòng
THỜI GIAN LÀM VIỆC: Thời gian làm việc hành chánh 8 giờ
RỦI RO: Không
Bản tiêu chuẩn công việc
Khái niệm: Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu chủ
yếu đối với nhân viên thực hiện công việc. Hay nói khác đi là bản trình bày các
điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có
để hoàn thành một công việc riêng biệt nào đó.
Công việc rất đa dạng, nên yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng. Nhưng nhìn
chung các yếu tố chung nhất thường được đề cập trong bản tiêu chuẩn công việc
là:
-Trình độ học vấn
-Trình độ chuyên môn
-Các kỹ năng cần thiết cho công việc
-Kinh nghiệm cần có để thực hiện công việc: thâm niên trong nghề, các thành
tích kỷ lục đã đạt được.
-Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ nào và mức độ.
-Các phẩm chất về cá nhân: tuổi đời, sức khỏe, ngoại hình, tham vọng cầu tiến,
hoàn cảnh gia đình, nghị lực, mức độ thích nghi với hoàn cảnh, khả năng làm
việc độc lập, khả năng chịu được sự căng thẳng hay áp lực công việc …
-Một số các yêu cầu đặc biệt khác cần thiết cho hoàn thành công việc.
Ví dụ về bản tiêu chuẩn công việc:
Bản tiêu chuẩn công việc – Thư ký bộ phận sản xuất
TÊN CÔNG VIỆC :Thư ký Kỹ sư trưởng cơ khí

TÍNH CHẤT CÔNG VIỆC :Dài hạn
Trình độ học vấn:
Trình độ học vấn cần thiết: Phổ thông trung học
(Kiểm tra văn hóa do công ty tổ chức)


Ngành học :Chuyên môn hóa rộng.
Chức danh nghề nghiệp : Không đòi hỏi.
Đào tạo và bằng cấp chuyên môn : Ưu tiên người đã được đào tạo về thư ký
nhưng không bắt buộc.
Kinh nghiệm làm việc cần thiết: Có ít nhất một năm làm công việc tương tự.
Kiến thức / Kỹ năng cần thiết:
Tốc độ đánh máy vi tính 60 từ / phút hoặc nhanh hơn,
Các kỹ năng máy tính cơ bản
Yêu cầu về thể chất:
YÊU CẦU SỨC KHỎE : Có thể ngồi làm việc lâu
Đôi khi trong thực tế người ta có thể trình bày bản mô tả công việc và tiêu
chuẩn công việc trong cùng một bản
1.4 QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC:
-Quy trình phân tích công việc phản ánh các công việc cần làm khi thực hiện dự
án phân tích công việc của tổ chức/doanh nghiệp gồm các khâu:
Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận
với chiến lược kinh doanh
Lập danh sách các chức danh cần phân tích công việc

Xác định đối tượng tham gia phân tích công việc

Thu thập thông tin phân tích công việc

Xây dựng sản phẩm phân tích công việc

Ban hành và sử dụng kết quả phân tích công việc

Điều chỉnh phân tích công việc


1.4.1. Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ
phận với chiến lược kinh doanh:
Trong quá trình phân tích công việc đây là bước công việc cần thực hiện đầu
tiên. Trước khi tiến hành phân tích công việc, cần phải tìm hiểu cơ cấu tổ chức.
Đồng thời với cơ cấu tổ chức phù hợp cần rà soát lại chức năng nhiệm vụ của
các bộ phận đảm bảo không trùng lặp, không chồng chéo, đủ và hợp lý để thực
hiện chiến lược kinh doanh đã xác định.
Khi phân tích công việc, người phân tích phải có một các nhìn tổng thể về tổ
chức và công việc.
Để hoàn chỉnh về cấu trúc và các quan hệ trong tổ chức/doanh nghiệp có thể sử
dụng hai loại biểu đồ sau:
+Sơ đồ cơ cấu tổ chức.
+Sơ đồ về tiến trình
*Mối quan hệ giữa chiến lược kinh doanh với cơ cấu tổ chức và phân tích công
việc:
1.4.2 Lập danh sách các chức năng cần phân tích công việc:
Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, tổ chức/doanh nghiệp xác
định các công việc ở từng bộ phận. Cần lưu ý, một công việc tương đương một
chức danh, tương đương một vị trí; nếu hai người thực hiện công việc giống
nhau cần được gọi với chức danh như nhau, còn chức danh khác nhau nghĩa là
thực hiện công việc khác nhau.
Kết thúc bước này doanh nghiệp sẽ có được danh sách các công việc cần phân
tích.
1.4.3 Xác định đối tượng tham gia phân tích công việc:

Đối tượng tham gia phân tích công việc thường bao gồm: người thực hiện công
việc; quản lý trực tiếp; nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài.
1.4.4 Thu thập thông tin phân tích công việc:
*Xác định các thông tin về công việc cần thu thập:
-Một số thông tin về công việc cần thu thập được kể đến bao gồm:


+Thông tin về tình hình thực hiện công việc
+Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại
của các máy móc, tranh bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công
việc.
+Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc
+Thông tin về yêu cầu đối với người thực hiện công việc.
*Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin:
-Phương pháp bản hỏi: Một bản hỏi thương có cấu trúc bao gồm những câu hỏi
cụ thể về công việc, về những yêu cầu của công việc, điều kiện làm việc và
phương tiện.
+Nội dung của một bản hỏi thường gồm:
•Thông tin chung: Liên quan đến tên công việc, mã công việc, …
•Quan hệ báo cáo
•Các nhiệm vụ cụ thể khi thực hiện công việc
•Quyền hạn được giao khi thực hiện công việc
•Giao tiếp: Mối quan hệ với những người khác.
•Ra quyết định: Qúa trình tư duy, suy luận để đưa ra quyết định; Hoạch định và
tổ chức
…
-Phương pháp quan sát trực tiếp: Phương pháp này được sử dụng cho những
công việc lao động chân tay, đòi hỏi tiêu chuẩn hóa, những công việc có chu kỳ
ngắn, những công việc liên quan trực tiếp đến việc vận hành công cụ, máy móc,
thiết bị. Không thích hợp cho những công việc liên quan đến trí óc như công

việc của những nhà nghiên cứu khoa học, kỹ sư lập trình, …
-Phương pháp phỏng vấn:
+ Có ba loại phỏng vấn để thu thập thông tin phân tích công việc:
•Phỏng vấn cá nhân (Là phỏng vấn riêng biệt từng người)
•Phỏng vấn một nhóm nhân viên có cùng công việc giống nhau
•Phỏng vấn những người giám sát hoặc những người có kiến thức vững vàng
trong công việc.


Mặc dù phỏng vấn mang lại những thông tin phân tích công việc hữu ích, nhưng
người phân tích cũng cần chú ý đến những hạn chế tiềm ẩn của nó. Vì vậy nên
sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu, tránh làm cho đôi bên phải hạ mình và
tránh biểu hiện sự quan tâm cá nhân đối với người được phỏng vấn.
-Phương pháp nhật ký công việc: Kỹ thuật này đòi hỏi người thực hiện công
việc phải ghi lại nhật ký. Phương pháp này có thể khó triển khai khi hầu hết các
cá nhân đều không quen hoặc không được rèn luyện đủ để lưu trữ những thông
tin như nhật kí ngày làm việc.
Chúng ta có thể sử dụng một trong bốn phương pháp nêu trên một cách riêng
biệt hoặc kết hợp chúng. Lựa chọn phương pháp nào tùy thuộc vào tình huống,
hoàn cảnh cụ thể, mục đích phân tích và những ràng buộc về thời gian và tiền
bạc để tiến hàng phân tích công việc.
*Kiểm tra thông tin đã thu thập:
Việc kiểm tra lại thông tin sẽ giúp:
-Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc
-Bổ sung những thông tin còn thiếu và điền chỉnh những thông tin sai lệch
-Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luận phân
tích công việc.
1.4.5 Xây dựng sản phẩm phân tích công việc:
*Xây dựng bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc bao gồm một số nội dung chính: Mục đích của công việc,

nhiệm vụ chính, quyền hạn, mối quan hệ trong thực hiện công việc, tính phức
tạp, ra quyết định.
-Kỹ thuật xây dựng mục đích công việc và nhiệm vụ chính:
+Xác định mục đích công việc: là sự diễn tả ngắn gọn về kết quả cần đạt được
của công việc, phản ánh lý do tồn tại của công việc.
+Xác định nhiệm vụ/trách nhiệm: là sự cụ thể hóa của mục đích công việc, phản
ánh các hoạt động chính cần làm để đạt được mục đích công việc.
+Xác định quyền hạn: là phần mô tả về quyền sử dụng các nguồn lực của tổ
chức để thực hiện nhiệm vụ được giao. Quyền hạn có thể bao gồm: Quyền lien
quan đến quản lý con người; Quyền lien quan đến ra quyết định về tài chính;
Quyền lien quan đến sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp; Quyền
khác.


-Mối quan hệ khi tiến hành công việc: Bao gồm cả mối quan hệ bên trong và
bên ngoài.
* Xây dựng bản tiêu chuẩn công việc:
Khi mô tả tiêu chuẩn công việc người phân tích có thể mô tả lần lượt các kiến
thức, kỹ năng và thái độ phẩm chất nghề nghiệp tối thiểu cần có để thực hiện
công việc.
-Xác định nhóm tiêu chuẩn về kiến thức: Bằng cấp; Kiến thức chuyên môn;
Kiến thức bổ trợ; Kinh nghiệm
-Xác định nhóm tiêu chuẩn kỹ năng: Kỹ năng chuyên môn; Kỹ năng bổ trợ
Ngoài ra cần lưu ý có hai năng lực là ngoại ngữ và tin học.
-Xác định nhóm tiêu chuẩn thái độ, phẩm chất nghề nghiệp
1.4.6 Ban hành và sử dụng kết quả phân tích công việc
Sau khi xây dựng xong bản mô tả công việc va tiêu chuẩn công việc, hai sản
phẩm này cần có sự phê duyệt và thông qua của các cấp có thẩm quyền.
Sau đó bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cần được đưa vào sử dụng
trong thực tế, là văn bản hướng dẫn người thực hiện công việc trong quá trình

thực hiện công việc được giao.
1.4.7 Điều chỉnh phân tích công việc
Kết thúc quá trình phân tích công việc, cần phải thẩm định những thông tin thu
thập với những người thực hiện khác và người quản lý(hay giám sát) công việc
này về tính chính xác và hợp lý của bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công
việc.
-Một số dấu hiệu:
+ Không có bằng chứng về việc hoạt động phân tích công việc đã từng thực
hiện
+Một khoảng thời gian dài kể từ lần gần nhất thực hiện hoạt động phân tích
công việc
+Sự bất bình của nhân viên liên quan đến nội dung của công việc và/hoặc điều
kiện làm việc tăng lên
+Sự bất đồng giữa người giám sát/đánh giá với người thực hiện công biệc về
công việc được đánh giá


+Tổ chức lại tổ chức/doanh nghiệp, tái cấu trúc hay thu hẹp quy mô dẫn đến
những sự thay đổi trong công việc hay tạo ra những công việc mới
+Sự thay đổi về công nghệ như việc áp dụng quy trình mới, hệ thông máy móc
thiết bị mới
+Sự thay thế nhân viên đã làm việc một thời gian dài những người mà có thể đã
có những sự thay đổi đối với công việc cho phù hợp với nhu cầu và khả năng
của cá nhân
+Sử dụng nguồn tuyển dụng mới dẫn đến những nhân viên mới có thể có những
kỳ vọng khác so với những người đã được tuyển dụng trong quá khứ.
Chương 2: Thực trạng phân tích công việc của doanh nghiệp Vinamilk
2.1 Giới thiệu cơ bản về doanh nghiệp Vinamilk
2.1.1 Khái quát về doanh nghiệp
Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam được thành lập trên cơ sở quyết định số

155/2003QĐ-BCN ngày 01 tháng 10 năm 2003 của Bộ Công nghiệp về việc
chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần
Sữa Việt Nam. Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty số 4103001932
do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003. Trước ngày 1
tháng 12 năm 2003, Công ty là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Công
nghiệp.
- Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam
- Tên viết tắt: VINAMILK

- Logo:
- Trụ sở: 36 - 38 Ngô Đức Kế, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh
- Văn phòng giao dịch: 184–186–188 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 3, Tp Hồ Chí
Minh
- Điện thoại: (08) 9300 358 Fax: (08) 9305 206
- Website:
- Email:

www.vinamilk.com.vn



2.1.1.1 Tổng quan
Vinamilk được hình thành từ năm 1976, Công ty Cổ phần Sữa Việt
Nam(Vinamilk) đã lớn mạnh và trở thành doanh nghiệp đứng đầu của ngành
công nghiệp chế biến sữa. Ngoài việc phân phối mạnh trong nước với mạng lưới
183 nhà phân phối và gần 94.000 điểm bán hàng phủ trên toàn quốc, sản phầm
Vinamilk còn được xuất khẩu sang nhiều nước Mỹ, Pháp, Canada, Ba Lan, Đức,
…
Vinamilk luôn mang đến cho bạn những sản phẩm chất lượng, bổ dưỡng và
ngon miệng nhất cho sức khỏe của bạn. Bạn sẽ không phải lo lắng khi dùng sản

phẩm của Vinamilk. Mọi lứa tuổi, đối tượng đều phù hợp với Vinamilk.
Trang thiết bị hàng đầu, phòng thí nghiệm hiện đại bậc nhất, Vinamilk tự hào
cùng các chuyên gia danh tiếng trong và ngoài nước đồng tâm hợp lực làm hết
sứa mình để mang lại những sản phẩm dinh dưỡng tốt nhất, hoàn hảo nhất. Biết
bao con người làm việc ngày đêm. Biết bao tâm huyết và kinh nghiệp chắt chiu,
gửi gắm trong từng sản phẩm. Tất cả vì ước nguyện chăm sóc sức khỏe cộng
đồng, cho tương lai thế hệ mai sau, bằng tất cả tấm lòng. Đó cũng là cam kết
của Vinamilk.
Sau hơn 40 năm ra mắt người tiêu dùng, đến nay Vinamilk đã xây dựng được
8 nhà máy, 1 xí nghiệp và đang xây dựng them 3 nhà máy mới, với sự đa dạng
về sản phẩm, Vinamilk hiện có trên 200 mặt hàng sữa và các sản phẩm từ sữa.
2.1.1.2 Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển
Năm 1976, lúc mới thành lập, Công ty Sữa Việt Nam (VINAMILK) có tên là
Công ty Sữa – Cà Phê Miền Nam, trực thuộc Tổng Cục thực phẩm, bao gồm 4
nhà máy thuộc ngành chế biến thực phẩm:
- Nhà máy Sữa Thống Nhất;
- Nhà máy Sữa Trường Thọ;
- Nhà máy Sữa Dielac;
- Nhà máy Cà Phê Biên Hoà.
Năm 1982, Công ty Sữa – Cà phê Miền Nam được chuyển giao về Bộ Công
nghiệp thực phẩm và đổi tên thành Xí nghiệp Liên hiệp Sữa - Cà phê – Bánh
kẹo I.
Năm 1989, Xí Nghiệp Liên Hiệp Sữa – Cà phê – Bánh kẹo I chỉ còn 3 nhà máy
trực thuộc:
- Nhà máy Sữa Thống Nhất.


- Nhà máy Sữa Trường Thọ.
- Nhà máy Sữa Dielac.
Tháng 3/1992, Xí Nghiệp Liên Hiệp Sữa – Cà phê – Bánh kẹo I chính thức đổi

tên thành Công ty Sữa Việt Nam (VINAMILK) - trực thuộc Bộ Công nghiệp
nhẹ, chuyên sản xuất, chế biến sữa và các sản phẩm từ sữa.
Năm 1994, Công ty Sữa Việt Nam (VINAMILK) đã xây dựng thêm một nhà
máy sữa ở Hà Nội để phát triển thị trường tại miền Bắc, nâng tổng số nhà máy
trực thuộc lên 4 nhà máy:
- Nhà máy Sữa Thống Nhất;
- Nhà máy Sữa Trường Thọ;
- Nhà máy Sữa Dielac;
- Nhà máy Sữa Hà Nội.
Năm 1996, Xí nghiệp Liên doanh Sữa Bình Định tại Quy Nhơn ra đời, góp
phần thuận lợi đưa sản phẩm Vinamilk phục vụ rộng khắp đến người tiêu
dùng khu vực miền Trung.
Năm 2000, Công ty đã tiến hành xây dựng thêm:
- Nhà máy sữa Cần Thơ
- Xí nghiệp Kho vận;
Tháng 12/2003, Công ty chuyển sang hình thức Công ty cổ phần, chính
thức đổi tên là Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam.
Tháng 04/2004: Công ty sáp nhập nhà máy sữa Sài Gòn (SAIGONMILK), nâng
tổng vốn điều lệ của Công ty lên 1.590 tỷ đồng
Tháng 06/2005: Công ty mua lại phần vốn góp của đối tác trong Công ty
Sữa Bình Định và sáp nhập vào Vinamilk
Ngày 30/06/2005: Công ty khánh thành nhà máy sữa Nghệ An.
2.1.1.3 Những thành tích đã đạt được:
Trải qua quá trình hoạt động và phát triển gần 30 năm qua, Vinamilk đã trở
thành một doanh nghiệp dẫn đầu của ngành công nghiệp chế biến sữa tại Việt
Nam. Những danh hiệu
Vinamilk đã được nhận là:


- Danh hiệu Anh Hùng Lao Động.

- Huân chương Lao động hạng nhất, nhì, ba.
- Liên tiếp đứng đầu “Topten hàng Việt Nam chất lượng cao “từ 1995 – 2004
(do bạn đọc báo Sài Gòn Tiếp Thị bình chọn).
- Giải thưởng sáng tạo khoa học công nghệ của Tổ chức sở hữu trí tuệ thế giới
(WIPO – World Intellectual Property Organization) năm 2000 và năm 2004.
- Tháng 9/2005: Huân chương Độc lập hạng ba do chủ tịch nước Trần Đức
Lương trao tặng vì đã có thành tích xuất sắc trong sản xuất kinh doanh 5 năm
liền từ năm 2000 – 2004.
2.1.2 Ngành nghề kinh doanh
- Sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, bánh, sữa tươi, sữa
đậu nành, nước giải khát và các sản phẩm từ sữa khác;
- Kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hoá chất và
nguyên liệu.
- Kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; Kinh doanh kho bãi, bến bãi;
Kinh doanh vận tải hàng bằng ô tô; Bốc xếp hàng hoá;
- Sản xuất mua bán rượu, bia, đồ uống, thực phẩm chế biến, chè uống, café
rang– xay– phin – hoà tan;
- Sản xuất và mua bán bao bì, in trên bao bì;
- Sản xuất, mua bán sản phẩm nhựa.
- Phòng khám đa khoa.
Vinamilk là một trong nhóm 100 thương hiệu mạnh nhất do Bộ Công Thương
bình chọn năm 2006. Vinamilk cũng được bình chọn trong nhóm “Top 10 Hàng
Việt Nam chất lượng cao” từ năm 1995 đến năm 2007.
Khái quát về nhân sự của doanh nghiệp
2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty:
2.1.3.1 Mô hình tổ chức kinh doanh


2.1.3.2 Nhiệm vụ của phòng nhân sự
Điều hành và quản lý các hoạt động hành chính và nhân sự của toàn bộ công

ty.
Thiết lập và đề ra các kế hoạch, chiên lược để phát trển nguồn nhân lực.
Tư vấn cho ban giám đốc điều hành và các hoạt động hành chính nhân sự.
Làm việc chặt chẽ với bộ phận hành chính và nhân sự của các chi nhánh, nhà
máy nhằm hỗ trợ họ về các vấn đề hành chính nhân sự một cách tốt nhất.
Xây dựng nội quy, chính sách về hành chính và nhân sự cho toàn bộ công ty.
Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các quy chế, chính sách về hành
chính, nhân sự phù hợp với thực tế của Công ty và với chế độ hiện hành của nhà
nước.
Tư vấn cho nhân viên trong Công ty về các vấn đề lien quan đến quyền lợi và
nghĩa vụ của nhân viên trong Công ty.
2.2 Thực trạng phân tích công việc tại Vinamilk
Quy trình phân tích công việc tại công ty Vinamilk
Phân tích công việc là một vấn đề vô cùng quan trọng, nó giúp cho người quản
lý đưa ra những tiêu chuẩn mà bên tuyển dụng cần đối với người lao động và


giúp cho người lao động hiểu được mình sẽ tới và làm gì tại doanh nghiệp. Một
doanh nghiệp lớn như Vinamilk để có thể vươn lên đứng đầu Việt Nam về thị
trường sữa đã rất chú trọng vào công tác tuyển dụng và bồi dưỡng nhân tài. Quy
trình phân tích công việc của công ty sữa Vinamilk được tiến hành như sau:
Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận: Đầu tiên
công ty Vinamilk tiến hành công tác phân tích lại bộ máy tổ chức và chức năng
nhiệm vụ của các bộ phận, tiến hành công việc thu thập thông tin, phân tích đến
từng bộ phận để đảm báo sao cho các chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
không bị trùng lặp với nhau. Nghiên cứu kỹ lại chiến lược nhân sự mà công ty
vinamilk đang hướng tới xem cách làm hiện tại có phù hợp không.
Lập danh sách công việc cần phân tích: Giám đốc điều hành hành chính nhân sự
kết hợp với các giám đốc phòng ban khác thực hiện công tác phân tích công
việc ở từng bộ phận. Lập danh sách các công việc/ vị trí mà bộ phận đòi hỏi.

Thu thập thông tin phân tích công việc: ở Vinamilk, trong quá trình phân tích
công việc, thông tin sẽ được thu thập chủ yếu bằng hai phương pháp chính đó
là: phương pháp quan sát trực tiếp và phương pháp phỏng vấn. Ở mỗi đơn vị
đều có công đoàn, mọi thông tin mà nhân viên muốn chia sẻ, khiếu nại hay đóng
góp sẽ được giải quyết và thông qua nhiều hình thức kênh tương tác, điều này
làm tăng khả năng tương tác giữa doanh nghiệp và người lao động, từ đó có thể
thu thập được nhiều thông tin hơn trong quá trình phân tích công việc.
Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc của doanh nghiệp sữa
Vinamilk: Phòng điều hành hành chính nhân sự sẽ kết hợp với các giám đốc,
thành viên chủ chốt của từng phòng ban để tìm hiểu về những công việc mà họ
phải làm, thành viên ở bộ phận của họ sẽ cần những phẩm chất đạo đức, kiến
thức xã hội hay kỹ năng nghề nghiệp gì. Lắng nghe ý kiến từ chính những thành
viên của các phòng, từ các giám đốc phòng ban và xin thêm ý kiến từ các
chuyên gia HR bên ngoài doanh nghiệp để hiểu được những yêu cần có của các
phòng ban.
Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc: Sau khi thu thập
được đủ thông tin phòng hành chính nhân sự của tập đoàn Vinamilk sẽ cho ra
bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc đối với các vị trí trong từng
phòng ban.
Xin ý kiến: sau khi hoàn thiện bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc
phòng điều hành hành chính nhân sự sẽ thống nhất lại với các phòng ban một
lần nữa và gửi lên trên xin các ý kiến của các lãnh đạo công ty. Sau khi nhận
được sự phê duyệt của các lãnh đạo sẽ gửi một bản về các phòng ban và lấy đó


làm qui chuẩn trong công tác tuyển dụng và thực hiện công việc của tập đoàn
vinamilk.
Sản phẩm của quy trình phân tích công việc tại công ty Vinamilk:
Vị
Mô

*
*

*
*
*
*

trí: TRƯỞNG

BÁN

HÀNG

VÙNG

(ASM)
tả:
Mã
việc
làm:
TBHV
Ngành
nghề
việc
làm:
Quản
lý
điều
hành

Bán
hàng
Hóa
chất/
Sinh
hóa/
Thực
phẩm
Cấp
bậc:
Điều
hành
Nơi
làm
việc:
Quảng
Trị
Thừa
Thiên
Huế
Loại
công
việc:
Toàn
thời
gian
cố
định
Lương:
Thương

lượng
Tuổi:
Dưới
40
Giới
tính:
Nam/Nữ

Mô
tả
chi
tiết
công
việc:
*
TÓM
TẮT
CÔNG
VIỆC:
- Chịu trách nhiệm quản lý, phát triển khách hàng điểm lẻ trong địa bàn phụ
trách nhằm đạt được mục tiêu bao phủ lẻ, doanh số và thị phần được giao.
- Huấn luyện, phát triển Giám Sát NPP (GS NPP), đội ngũ bán hàng (khu vực
phụ
trách)
Phát
triển
và
quản
lý
các

Nhà
Phân
Phối
*
NHIỆM
VỤ
CHÍNH:
1. Lập kế hoạch và triển khai thực hiện các mục tiêu doanh số, bao phủ:
- Căn cứ mục tiêu hàng năm, hàng tháng do Giám Đốc Miền/GĐ Chi Nhánh
(GĐCN) giao, xây dựng mục tiêu cụ thể về doanh số, bao phủ của tùng nhóm
ngành hàng, cho từng địa bàn, từng NPP, từng GS NPP, từng quý.
- Lập kế hoạch chi tiết để triển khai cho cấp dưới thực hiện nhằm đạt được các
mục
tiêu
- Đảm bảo các GS NPP phân chia các mục tiêu cụ thể cho Nhân viên bán hàng
(NVBH)
- Định kỳ xem xét, đánh giá, phân tích kết quả thực hiện các mục tiêu của
từng NPP, từng GS NPP, từng nhóm ngành hàng so với mục tiêu đặt ra để đưa
ra những biện pháp cải tiến thường xuyên nhằm đạt và vượt mục tiêu đề ra
2.
Xây
dựng
và
duy
trì
hệ
thống
phân
phối
- Triển khai thực hiện các kế hoạch, các chương trình qui hoạch về hệ thống

phân phối do Công ty/ Chi nhánh và đảm bảo hệ thống được duy trì


- Có sáng kiến, đề xuất để cải thiện hiệu quả của hệ thống phân phối, cải thiện
năng
suất
của
NVBH
3.
Quản
lý
và
phát
triển
đội
ngũ
4.
Quản
Lý
và
Phát
Triển
NPP
Tìm
kiếm,
đánh
giá,
để
xuất
mở

các
NPP
- Quản lý NPP để đảm báo họ tuân thủ hợp đồng phân phối và các thỏa thuận
nói chung, và các tiêu chí hoạt động của công ty nói riêng
- Định kỳ họp với NPP và GS NPP để đánh giá tình hình thực hiện các chỉ
tiêu
và
đưa
ra
biện
pháp
để
cải
thiện
5.
Quản
lý
tài
sản,
thiết
bị
bán
hàng
6. Các công việc khác được phân công bởi Giám Đốc Miền
*
Quản
lý
ngoài
thị
trường

Kinh
nghiệm/Kỹ
năng
chi
tiết:
*
Kiến
thức
chuyên
môn
:
Tốt
nghiệp
Đại
học
chính
quy
- Chuyên ngành Quản Trị Kinh Doanh, Kinh Tế, Marketing…
- Lập kế hoạch triển khai các hoạt động kinh doanh
- Quản lý, điều hành và kiểm tra các hoạt động kinh doanh,
Xây
dựng
và
quản
lý
hệ
thống
phân
phối
Có

kiến
thức
về
tài
chánh
*
Kinh
nghiệm:
- Có ít nhất 4 năm kinh nghiệm làm ở vị trí tương đương trong các công ty có
qui mô lớn về ngành hàng tiêu dùng nhanh/ngành hàng sữa, thực phẩm.
*
Kỹ
năng
tổng
quát:
Kỹ
năng
giao
tiếp
Kỹ
năng
giải
quyết
vấn
đề
Kỹ
năng
trình
bày
và

đàm
phán
Kỹ
năng
phân
tích
- Kỹ năng huấn luyện/ đào tạo/ động viên đội ngũ
Quản
lý
dự
án
Quản
lý
sự
thay
đổi
- Khả năng lãnh đạo

Chương
3
:
Đánh
giá
và
1
số
đề
xuất
3.1 Những thành tựu và hạn chế của công tác phân tích công việc của Vinamilk
3.1.1 Thành tựu đạt được từ quá trình phân tích công việc:

Quá trình phân tích công việc giúp cho Vinamilk có thể phân công bằng cũng
như xây dựng được một môi trường làm việc tốt cho nhân viên giúp tăng thêm
động lực để nhân viên hoàn thiện và phát triển, từ đó nâng tầm và vị thế của
công ty đối với người lao động: Năm 2016, Vinamilk được bình chọn là Nhà
tuyển dụng được ưa thích nhất và tiếp tục giữ vững vị trí thứ 2 trong Top 100
Nơi làm việc tốt nhất Việt Nam. Thành tựu đó là sự công nhận về nỗ lực và hoạt
động của Vinamilk trong việc đem lại môi trường làm việc chất lượng, an toàn,
với các chính sách phúc lợi, khen thưởng hấp dẫn, cạnh tranh cao; đảm bảo tự
do, công bằng, minh bạch và hiệu quả; tạo bệ phóng vững chắc để nhân tài phát
triển tài năng.
Ngoài ra, quá trình phân tích công việc cũng giúp cho Vinamilk có thể xây dựng
được các chương trình đào tạo và phát triển nhân lực một cách thiết thực hơn:
Trong năm 2016, Vinamilk tiếp tục đầu tư cho công tác đào tạo, 538 khóa đào
tạo đã được tổ chức, với chi phí đào tạo thực tế khoảng 8,7 tỷ đồng. Một số
chương trình đào tạo triển khai trong năm 2016:
» Nâng cao năng lực của đội ngũ quản lý:
› Tiếp tục thực hiện Chương trình Hoạch định nhân sự kế thừa và Chương trình
Quản trị viên tập sự.
› Chương trình Thạc sỹ quản trị kinh doanh (EMBA) do các trường nước ngoài
mở tại Việt Nam dành cho một số cán bộ quản lý tiềm năng.
› Chương trình Mô thức và phong cách lãnh đạo/ quản lý - Định hướng văn hóa
Vinamilk.
› Chương trình Những hành vi cần dừng lại – What to stop.
› Chương trình Kỹ năng huấn luyện.
› Triển khai Bộ năng lực chung Vinamilk và phương pháp đánh giá.
› Khóa đào tạo Kỹ năng huấn luyện dành cho người huấn luyện (Coach) và
người đào tạo (Trainer) của MT.
Ngoài ra, Vinamilk còn thường xuyên cử cán bộ tham gia các chương trình đào

tạo chứng chỉ quốc tế ở nước ngoài:
› Quản trị doanh nghiệp bền vững (Thụy Điển);
› Quan hệ nhà đầu tư quốc tế (Singapore);
› Các hội thảo chuyên đề về quản trị doanh nghiệp, marketing,... được tổ chức
trong và ngoài nước.
» Đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng mềm cho cấp nhân viên:


› Đào tạo kỹ năng mềm: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng chăm
sóc khách hàng, kỹ năng đàm phán,...
› Đào tạo kiến thức và kỹ năng quản lý bán hàng; phát triển hệ thống phân phối;
động viên và phát triển đội ngũ nhân viên bán hàng; hiểu biết hành vi người
mua hàng; các công cụ tư duy và giải quyết vấn đề,...
› Nâng cao kiến thức và kỹ năng cho các bộ phận hỗ trợ: kế toán, tài chính, nhân
sự, marketing, dự án, chuỗi cung ứng,...; Đào tạo cập nhật các quy định của
pháp luật về lao động, thuế, kế toán,...
› Đào tạo các nội dung về an toàn vệ sinh lao động, an toàn vệ sinh thực phẩm,
an toàn điện, an toàn hóa chất, an toàn vận hành thiết bị yêu cầu nghiêm ngặt,
phòng chống cháy nổ, sơ cấp cứu,...
› Đào tạo nhận thức các bộ tiêu chuẩn chất lượng (ISO 90001, ISO 14001, ISO
17025, ISO 50001, OSHAS 18001,...) và đào tạo đánh giá viên nội bộ.
› Đào tạo quy trình công nghệ sản xuất, quản lý chất lượng sản phẩm, vận hành,
sửa chữa bảo trì máy móc thiết bị,...
3.1.2 Những hạn chế còn tồn tại qua quá trình phân tích công việc
. Năm 2016, 91% nhân viên toàn Công ty đã tham gia khảo sát, mức độ hài lòng
bình quân của nhân viên về môi trường làm việc, kết quả bình quân đạt mức
87,7%. Qua khảo sát này, có thể thấy trong công ty vẫn còn nhân viên chưa thực
sự hài lòng về môi trường và công việc mà mình đang làm.
. Trong năm 2016, Công ty có 227 nhân viên thôi việc, trong đó có 21 trường
hợp nghỉ hưu. Tỷ lệ thôi việc tại Vinamilk chỉ khoảng 3,9%. Mặc dù tỷ lệ này

cho thấy “sức khỏe nguồn nhân lực”của Vinamilk đang được duy trì ở mức lành
mạnh, biến động nhân sự không ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh,
tuy nhiên vẫn có nhân viên không thỏa mãn và thôi việc.
Tại thời điểm 31/12/2016, toàn Công ty hiện ghi nhận 8 trường hợp mắc bệnh
điếc nghề nghiệp. Dù hiện tại tất cả đều đã được bố trí công việc tại vị trí phù
hợp, nhưng đây vẫn là một hạn chế trong việc phân tích công việc để lại một số
hậu quả đáng tiếc.
3.2 Đề xuất
Mặc dù hiện tại, công tác phân tích công việc đang tại Vinamilk đang được thực
hiện một cách hiệu quả. Tuy nhiên, vẫn còn một số điều mà công ty cần hoàn
thiện hơn nữa để nâng cao nguồn nhân lực của công ty.


Tăng sự tương tác giữa ban lãnh đạo và người lao động để có thể thu thập thông
tin chính xác hơn chứ không chỉ qua các trưởng phòng ban hay tổ chức Công
đoàn.
Tăng cường các phương pháp thu thập thông tin, bên cạnh việc lấy ý kiến từ
những nguồn mà doanh nghiệp vẫn thường xuyên sử dụng, nên có một vài cuộc
khảo sát ý kiến bất ngờ để từ đó có thể nắm bắt được tình hình về môi trường
làm việc cũng như công việc của người lao động. Bên cạnh đó, việc này cũng có
thể giúp kiểm tra thông tin đã thu thập một cách chính xác hơn.
Phân tích công việc một cách chính xác, đặc biệt là các vị trí công việc nhạy
cảm và dễ xảy ra rủi ro khi làm việc để có thể bố trí công việc phù hợp, tránh
những trường hợp tai nạn lao động đáng tiếc xảy ra.
Kết luận