Liên hệ thực tiễn doanh nghiệp để phân tích ý nghĩa và mối quan hệ biện chứng giữa 8 nguyên tắc cơ bản về tổ chức.DOC

Lời nói đầu
Hiện nay, chúng ta đang đi vào cuộc cách mạng Công nghiệp hoá - Hiện
đại hoá đất nớc. Các doanh nghiệp, các công ty, xí nghiệp liên tục đợc thành
lập và đi vào hoạt động. Khác với sự bao cấp trớc đây của nhà nớc , các doanh
nghiệp hiện nay đang đứng trớc sự cạnh tranh cực kỳ gay gắt của nền kinh tế
thị trờng, tự chịu trách nhiệm trớc hoạt động của công ty mình . Vì vậy khi
thành lập và vận hành công ty, doanh nghiệp ( hay bất kỳ một tổ chức nào) thì
điều quan trọng nhất là phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của tổ chức thì
mối có thể đa doanh nghiệp vào hoạt động có hiệu quả nhất , mang lại lợi ích
kinh tế nhiều nhất .
Tuy nhiên trên thực tế cần quan tâm tới mối quan hệ giữa các nguyên tắc
tổ chức và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp để vận dụng một cách linh hoạt,
phù hợp với từng doanh nghiệp, từng ngành nghề kinh doanh.
Việc tuân thủ các nguyên tắc về tổ chức của doanh nghiệp là một điều hết
sức quan trọng. Đó cũng chính là lý do vì sao em chọn đề tài :
Liên hệ thực tiễn doanh nghiệp để phân tích ý nghĩa và mối quan
hệ biện chứng giữa 8 nguyên tắc cơ bản về tổ chức
Làm đề tài tiểu luận cho bộ môn này Tổ Chức Quản Lý .
1
Mỗi tổ chức là một thực thể xã hội có cơ cấu riêng, vận động theo một cơ
cấu nhất định và đợc điều khiển bởi một trung tâm đầu não để thực hiện những
nhiệm vụ nhằm đạt đợc mục tiêu do chủ thể đề ra. Khi nhận trách nhiệm quản
lý một doanh nghiệp với mục tiêu đã xác định, ngời giám đốc phải quan tâm
ngay đến việc xem xét tổ chức quản lý hiện có liệu đã hợp lý và tơng xứng với
nhiệm vụ cha, từ đó phân tích các điểm yếu kém bất cập để suy nghĩ thiết kế
lại hoặc cải tiến, kiện toàn một số khâu nào đó. Muốn làm đợc nh vậy thì cần
phải hiểu rõ về những nguyên tắc tổ chức.
I. kháI niệm cơ bản về tổ chức
Tổ chức là một từ ngữ rất thờng gặp trong đời sống, với t cách một danh
từ ( chỉ một thực thể ), một động từ ( chỉ một hành động ). Tổ chức hiện diện
trong các sự vật tự nhiên và xã hội , từ đơn giản đến phức tạp , từ vi mô đến vĩ

mô .
Các nhà khoa học đã cố gắng đa ra các cách định nghĩa khác nhau về tổ
chức, song khó xác định đợc một định nghĩa xúc tích và chính xác nhất (nói
nên nội dung đầy đủ và thuực chất một cách chặt chẽ, rõ ràng, ngắn gọn).
Theo từ điển tiếng Việt phổ thông , tổ chức có các nghĩa : tạo thành một
chỉnh thể có cấu tạo và chức năng nhất định , hoạt động có trật tự nề nếp ; làm
những việc cần thiết để tiến hành một hoạt động có hiệu quả , tập hợp một số
ngời hoạt động vì quyền lợi chung , mục dích chung .
ở đây chúng ta chú ý một định nghĩa sát hơn với kháI niệm tổ chức quản
lý :
Tổ chức là một cơ cấu ( bộ máy hoặc hệ thống bộ máy ) đợc xây dựng
có chủ định về vai trò và chức năng đợc hợp thức hoá ), trong đó các thành
viên của nó thực hiện từng phần việc đợc phân công với sự liên kết hữu cơ
nhàm đạt tới mục tiêu chung .
Xuất phát từ các nhiệm vụ cần tiến hành để đạt tới mục tiêu đã xác định
(không vì lý do nào khác và không phục vụ đồng thời bất kỳ mục tiêu nào
khác ).
2
Có sự phân công lao động rành mạch ( mỗi ngời , mỗi nhóm ngời phải
hoàn thành một khâu , một phần nhiệm vụ ) và đợc liên kết với nhau trong một
tổng thể hoạt động chung .
Có cấu tạo hợp lý nhiều bộ phận hợp thành và có một cơ cấu điều khiển
thống nhất ( để vận hành cả guồng máy một cách nhịp nhàng và đại diện cho
khối thống nhất đó trong quan hệ với bên ngoài ).
ii. nội dung và ý nghĩa của các nguyên tắc cơ bản về tổ
chức
Khi thiết lập và vận hành bất kỳ mộy tổ chức nào cũng phải tuân thủ ,
vận dụng các quy tắc chung về tổ chức tổ chức , những nguyên tắc này xuất
phát từ thực tiễn về quản lý và phù hợp với các quy luật khách quan .
1. Nguyên tắc 1:

Từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng của tổ chức , từ chức
năng mà thiết lập bộ máy phù hợp , và từ bộ máy mà bố trí con ngời đáp ứng
yêu cầu .
Đây là trình tự logic của tổ chức, không đợc làm ngợc lại hoặc tuỳ tiện.
a) Để thực hiện mục tiêu đã đề ra ( kinh doanh một lĩnh vực sản xuất ,
thơng mại hoặc một dịch vụ nào đó), cần xác định các chức năng nhiệm vụ cơ
bản lâu dài của bộ máy quản lý doanh nghiệp , xuất phát từ 4 chức năng của
quản lý : hoạch định , tổ chức , điều khiển, phối hợp và kiểm tra. Mỗi bộ phận
của bộ máy quản lý lại có chức năng cụ thể để thực hện phần việc đợc phân
công , phân cấp quản lý . chức năng xác định không rõ sẽ không có căn cứ để
tổ chức thực hiện đạt tới mục tiêu . Chức năng chùng chéo sẽ làm cho bộ máy
cồng kềnh , trách nhiệm không rõ , hoạt động trục trặc .
b) Bộ máy đợc thiết lập để thực hiện các chức năng , có chức năng thì
phải có bộ máy và bộ máy phải đáp ứng chức năng . Không thể lập ra một bộ
máy tuỳ tiện với những lý do không liên quan đến chức năng ( chẳng hạn để
có cho số ngời d thừa hoặc sao chép mô hình của tổ chức khác ... ).
Yêu cầu đó trớc hết đợc thực hiện bằng cách lựa chọn loại hình tổ chức
thích hợp , xác định số lợng tối u ( vừa đủ ) các bộ phận cần thiết để quản lý
có hiệu lực , hoạt động có hiệu quả với trách nhiệm rõ ràng. Tiêu chí tổng quát
3
để kiểm nghiệm tính hợp lý của bộ máy là: mọi chức năng của tổ chức đều có
nơi thực hiện và chịu trách nhiệm, hoạt động có hệu quả cao , có thể kiểm soát
đợc , cả guồng máy hoạt động gắn bó , nhịp nhàng cùng hớng vào mục tiêu
chung .
c) Bộ máy hoạt động đợc là nhờ có con ngời với năng lực và phẩm chất
đáp ứng yêu cầu. Yếu tố con ngời bao gồm cơ cấu đội ngũ ( các loại cán bộ
nhân viên ), số lợng ( cần thiết để bảo đảm các phần việc) và tiêu chuẩn (trình
độ, năng lực, phẩm chất). Không thể vì con ngời mà sinh ra bộ máy không
thực sự cần thiết. Việc phân công, xác định chức trách cá nhân rõ ràng là cơ sở
để có bọ máy hợp lý ( gọn nhẹ, có chất lợng. Sự bố trí , phân công tuỳ tiện sẽ

dẫn đến tình trạng " vừa thừa ", " vừa thiếu " ngời , nhiệm vụ không hoàn
thành tốt , trách nhiệm thiếu rõ ràng , hơn nữa còn tạo điều kiện phát sinh các
vấn đề nội bộ phức tạp gây lủng củng , lỏng lẻo kỷ cơng.
2.Nguyên tắc 2:
Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần đợc phân chia thành các
phần việc rõ ràng và phân công hợp lý , rành mạch cho mỗi bộ phận, mỗi cá
nhân chịu trách nhiệm thực hiện .
a) Sự phân chia nhiệm vụ phải đảm bảo cho ngời thực hiện có thể hoàn
thành vừa sức để có thể chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện . Nó cũng phải
tạo đợc và duy trì mối kiên kết , phối hợp để cùng thực hiện chức năng chung
của tổ chức .
Tính hợp lý của sự phân chia nhiệm vụ và phân công đợc kiểm nghiệm
qua các câu hỏi :
- Những phần việc đó đã đủ để thực hiện chức năng chung cha?
- Nội dung nhiệm vụ của từng bộ phận , từng ngời đã rõ ràng cha ? Ng-
ời đợc phân công đã hiểu đúng cha ?
- Có những phần việc nào đợc phân công trùng nhau không? Nhiệm vụ
nào cha đợc phân công ?
- Khối lợng việc đợc phân công có vừa sức thực hiện không? Phần việc
nào quá nặng hoặc quá nhẹ ?
- Cách phân chia, phân công đó có giúp cho ngời điều hành (phụ trách
chung) nắm đợc toàn bộ hoạt động không?
4
b) Trong tổ chức quản lý của doanh nghiệp có sự phân công theo chiều
ngang (chuyên môn hoá) và sụ phân cấp theo chiều dọc ( cấp bậc ) . Sự phân
công theo chiều ngang quan trọng nhất là tách biệt quyền sở hữu với quyền sử
dụng , thể hiện qua vai trò của chủ doanh nghiệp ( hoặc hội đồng quản trị ) và
vai trò của giám đốc điêù hành . ở nớc ta, đây còn là vấn đề còn cha đợc làm
rõ (đối với doanh nghiệp nhà nớc). Các bộ phận công đoạn sản xuất - dịch vụ
và các phòng , ban chức năng là kết quả của sự phân công theo chiều ngang

trong doanh nghiệp , hoạt động theo phơng thức phối hợp cùng phục tùng .
Phân cấp theo chiều dọc đợc thực hiện qua hệ thống cấp bậc quản lý từ
trên xuống dới , thông thờng gồm 3 cấp cơ bản : cấp cao ( toàn doanh
nghiệp ), cấp trung gian (doanh nghiệp thành viên, phân xởng , bộ phận dịch
vụ , chi nhánh ) và cấp trực tiếp thực hiện ( tổ , đội ) . ứng với các cấp quản lý
đó là các chức danh phụ trách : giám đốc (cùng các phòng, ban), quản đốc
(cùng các bộ môn giúp việc tác nghiệp), tổ trởng hoặc đội trởng ... Hệ thống
dọc đợc điều hành theo chế độ thủ trởng qua quan hệ điều khiển - phục tùng
với thứ tự bậc thang ( tác động theo từng nấc ) .
5