tổ chức thực hiện mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. liên hệ thực tiễn tại công ty cổ phần thế giới số trần anh.



Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ sang cơ chế
thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước.
Trong cơ chế thị trường, để thực hiện chiến lược phát triển của nền kinh tế, các doanh
nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc còn tồn tại của của chế cũ. Từ
cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bước sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp
với cơ chế thị trường. Sau hơn mười năm đổi mới nền kinh tế, nước ta đã có những thành
tựu lớn tạo nên một bước ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nước. Do vậy
các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì phải nắm vững được thị hiếu của
người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng
nhu cầu, thị hiếu đó. Và để làm được điều đó thì doanh nghiệp cần phải làm tốt công tác
quản trị. Trong đó có quản trị mua hàng, nhất là với một doanh nghiệp thương mại.
Nắm bắt được tầm quan trọng đó, nhóm 12 đã cùng nhau nghiên cứu và tìm hiểu đề tài: “
Tổ chức thực hiện mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. Liên hệ thực tiễn tại
một doanh nghiệp tai Việt nam hiện nay”.
Với đề tài này nhóm 12 sẽ chia thành các nội dung nghiên cứu như sau:
I. Vai trò của tổ chức thực hiện mua hàng trong DNTM
II. Nội dung chủ yếu của tổ chức thực hiện mua hàng trong DNTM
III. Liên hệ thực tiễn công tác mua hàng tại Công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh.
I. Vai trò của tổ chức thực hiện mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
1. Khái quát về công tác quản trị mua hàng trong DNTM
1.1 Khái niệm
Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh
đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực
hiện mục tiêu bán hàng.
Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việc
như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận,
đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định. Quá trình mua hàng
là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì? của ai, với số lượng và gí cả như
thế nào. Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan

đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng.
Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì? của ai, với
số lượng và gí cả như thế nào. Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành
một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí,
cung ứng.
Quản trị mua hàng của DN co thế khái quát theo sơ đồ:
1.2. Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại


 !
 
" "#"

"$%&
' (
"$%)*+",-"
. ,/01)
*+/*2,3
 !  4,"
" "56
" "7//*2
Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có
hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm
bảo chất lượng mua hàng, và mua hàng với chi phí thấp nhất
_Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số lượng và cơ
cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanh
làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá. Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu
của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm do công ty bán ra. Công ty có
tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng. Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua

hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ).
Chẳng hạn như đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên” cơn sốt ” mà theo
đúng tính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhưng do việc giao
hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu được lợi nhuận “siêu ngạch ” và có thể sẽ
dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút.
_Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng mà khách
hàng có thể chấp nhận được. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, lưu thông và
tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối ưu chứ không phải có chất lượng tối
đa. Chất lượng tối đa là mức chất lượng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu
nào đó của người mua và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi
nhuận nhất. Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp
khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn
hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh
nghiệp chưa tối ưu
_ Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việc
xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ cạnh tranh để
kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể
hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lượng là bao nhiêu để chi phí giao dịch, đặt hàng,
chi phí vận chuyển là thấp nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất
nhau được vì thông thường để đạt được cái này con người sẽ phải hy sinh cái khác hay
mất đi một thứ khác. Chẳng hạn thường xảy ra mâu thuẫn giữa chất lượng và giá cả, chất
lượng tốt thì giá cao và ngược lại. Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các
mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng
trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ
tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp
tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
1.3 Nội dung cơ bản quản trị mua hàng
_Xây dựng kế hoạch mua hàng giải quyết bài toán DN cần mua gì , số lượng bao nhiêu ,
mua khi nào , dự tính mua ở đâu , mua với giá nào dựa trên cơ sở tính toán đến các yếu
tố thuộc về khách hàng , nhà cung cấp , các đối tác và đối thủ cạnh tranh

Xây dựng kế hoạch mua hàng bao gồm các hoạt động như xác định nhu cầu mua hàng ,
xác định các chính sách mua hàng và xây dựng các phương án mua hàng. Trong quá trình
xây dựng kế hoạch mua hàng , nhà quản trị nên tuân thủ các nguyên tắc cơ bản nhằm đảm
bảo lợi ích của doanh nghiệp và giảm thiểu rủi ro
Xác định nhu cầu mua hàng là công việc quan trọng nhất trong xây dựng kế hoạch mua
hàng. Nhu cầu mua hàng của DN được xác định đúng , kịp thời cho phép nâng cao hiệu
quả của quản trị mua hàng
_ Tổ chức triển khai mua hàng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp , tiến hành
thương lượng đặt hàng , triển khai giao nhận và thanh toán hợp đồng mua hàng
_Đánh giá công tác mua hàng bao gồm hai nội dung chính : đánh giá kết quả mua hàng và
đánh giá đội ngũ mua hàng
Đánh giá kết quả mua hàng tiến hành phân tích các kết quả đạt được trong quá trình mua
hàng . Từ kết quả đánh giá này , DN sẽ tiến hành điều chỉnh hoạt động mua hàng . Sau
mỗi lần mua hàng DN sẽ tiến hành đánh giá nhà cung cấp , từ đó lưu hồ sơ nhà cung cấp
phục vụ các lần mua tiếp theo
Với đội ngũ mua hàng , đánh giá thành tích chú trọng vào hiệu quả của lần mua hàng ,
đánh giá năng lực của người mua. Thông qua việc đánh giá này , Dn sẽ tiến hành điều
chỉnh thông qua các hoạt động điều chỉnh chính sách và quy trình mua hàng , chế độ đãi
ngộ , thưởng phạt , đào tạo ,
2. Tầm quan trọng trong tổ chức thực hiện mua hàng trong DNTM
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với doanh nghiệp
thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy
cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của
doanh nghiệp.
Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với
bán hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ
một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận
hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàng tốt. Thực chất,
mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa người với người.
Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu

về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các
thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực
lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cu cấu đáp ứng các nhu cầu
của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất.
+ Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
_ Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là
khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng, và chất
lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế thị trường thì bán hàng là khâu quan
trọng nhưng mua hàng là tiền đề tạo ra lượng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống
kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh
doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt được lợi nhuận. Trên thực tế khâu
bán hàng khó hơn mua hàng nhưng hàng vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua
hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà
kinh doanh.
+ Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở chỗ:
_ Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Các doanh
nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có
yếu tố đầu vào. Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu
của doanh nghiệp. Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay từ đó bán ra
thị trường. Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn
mong muốn phấn đấu để mua được hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể
thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách
hàng để thu hút khách hàng về phía mình. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm
kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lượng và giá cả hợp lý tránh
tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường. Điều
này thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh
nghiệp và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp như chi phí
đặt hàng, chi phí vận chuyển ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó làm
cho giá bán cao.

_ Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu
cầu của họ. Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phảihàng kém chất
lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗi mốt thì khách
hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó. Mà khách hàng đã không chấp nhận những
sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả. Mục đích của doanh nghiệp là
phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách
hàng. Khách hàng là ngươì cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là
ngươì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không. Cho nên có khách hàng thì
doanh nghiệp mới có được doanh thu và thu được lợi nhuận. Mua hàng phù hợp với yêu
cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh
thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh được tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tạo
điều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mua hàng là một trong những
khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận
trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa
học kỹ thuật của thế giới.
3. Quy trình tổ chức thực hiện mua hàng
Bao gồm 4 bước:
Bước 1: Tìm kiếm nhà cung cấp
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp
Bước 3: Thương lượng và đặt hàng
Bước 4: Giao nhận và thanh toán tiền hàng
II. Nội dung chủ yếu của tổ chức thực hiện mua hàng trong DNTM
1. Tìm kiếm nhà cung cấp
Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thượng mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp
tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm thông qua các hình thức:
+ thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp
+ thông qua hội chợ triển lãm
+ thông qua đơn thư giao hàng.
+ thông qua hội nghị khách hàng.
1.1. Phân loại nhà cung cấp

- Phân theo giá trị hàng mua
+ Nhà cung cấp chính: là nhà cung cấp mà giá trị mua hàng được từ đó chiếm tỷ trọng lớn
nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua về để cung cấp cho
khách hàng trong một thời gian nhất định. Nhà cung cấp này quyết định khối lượng hàng
hóa mua vào và độ ổn định của quá trình mua nên cần phải được quan tâm thường xuyên.
+ Nhà cung cấp phụ: Là nhà cung cấp mà giá trị hàng hóa mua vào chiếm tỷ trọng nhỏ
trong khối lượng hàng mua được. Khối lượng hàng mua được từ nguồn này không ảnh
hưởng lớn đến kế hoạch mua hàng và doanh số bán chúng trong tương lai, nhất là nhừng
nguồn hàng mới.
- Phân loại theo tính chất quan hệ
+ Nhà cung cấp truyền thống: Doanh nghiệp chưa có hoặc đã có mối quan hệ mua bán với
nhà cung cấp trước đó, trong một thời gian dài. Hai bên đã có hiểu biết lẫn nhau. Mức độ
rủi ro khi mua hàng tại nhà cung cấp truyển thống thấp.
+ Nhà cung cấp mới: Doanh nghiệp chưa có hoặc có ít quan hệ với nhà cung cấp này.
Doanh nghiệp cần nhiều thông tin hơn về nhà cung cấp để đưa ra quyết định. Thông
thường doanh nghiệp sẽ triển khai một số hợp đồng mua hàng không lớn để thăm dò và
đánh giá năng lực và chất lượng nhà cung cấp.
- Phân theo phạm vi địa lý
+ Nhà cung cấp trong nước: Là những nhà cung cấp cơ cở sở văn phòng tại Việt Nam.
Doanh nghiệp có thể chủ động tìm hiểu những thông tin cần thiết có liên quan đến nhà
cung cấp và việc mua hàng của họ. Doanh nghiệp thương mại có khả năng kiểm soát tình
hình cung cấp hang hóa của họ theo hợp đồng đã ký kết. Một số nhà cung cấp trong nước
chưa đảm bảo được độ tin cậy trong hoạt động kinh doanh, thậm chí vi phạm pháp luật và
đạo đức kinh doanh.
+ Nhà cung cấp nước ngoài: Đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể ký kết trực tiếp với doanh nghiệp nước ngoài để nhập hàng hoặc qua
trung gian.
1.2. Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp
- Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp. Nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu giữ
thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp. Nguồn này còn có thể

bao gồm các thông tin đến từ các cá nhân trong doanh nghiệp ( nhà quản trị viên, nhân
viên mua hàng và những người khác trong doanh nghiệp).
- Nguồn thông tin đại chúng : báo, tạp chí chuyên nghành, truyền hình, đài phát thanh,
mạng internet,
- nguồn thông tin từ các nhà cung cấp: thư chào hàng, catalog quảng cáo, đai diện bán,
…….
1.3 Lập hồ sơ nhà cung cấp.
Để lập hồ sơ nhà cung cấp, doanh nghiệp phải tiến hành thu thập các thông tin, xử lý
thông tin về nhà cung cấp, rút ra những nhận xét, đánh giá và kết luận về từng nhà cung
cấp theo các nguyên tắc tiêu chuẩn lựa chọn đã đề ra. Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng
những thông tin cơ bản sau:
- Tên nhà của nhà cung cấp.
- Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh.
- Phạm vi hoạt động thị trường.
- Chất lượng sản phẩm dịch vụ.
- Uy tín, nhãn hiệu thương hiệu sản phẩm dịch vụ.
- Các điều kiện cung cấp sản phẩm.
- Khả năng tài chính.
- Khả năng cung cấp đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp.
- v v…
Về nguyên lý, doanh nghiệp cần tìm kiếm các nhà cung cấp theo quan điểm đầu tư, xây
dựng mối quan hệ tốt đẹp và làm ăn lâu dài với họ.tuy nhiên phải hết sức thận trọng khi
thu thập và tìm hiểu thông tin về nhà cung cấp, nhất là các nhà cung cấp nước ngoài vì
các thông tin của họ rất khó kiểm chứng hoặc phức tạp. Trong trường hợp này, đòi hỏi
doanh nghiệp ưu tiên mua hàng của những thương hiệu có uy tín.
2. Lựa chọn nhà cung cấp
Chọn đối tác cung cấp là một khâu vô cùng quan trọng trong việc tổ chức kinh doanh của
doanh nghiệp thương mại. Nhiều doanh nghiệp thương mại lựa chọn nhà cung cấp dựa
trên những yếu tố mang đầy cảm tính cá nhân. Chẳng hạn như chỉ định người thân, bạn bè
của mình làm nhà cung cấp, vì sợ nếu chọn người ngoài họ sẽ biết bí mật kinh doanh của

mình. Hoặc chỉ định một đối tác cung cấp thông qua sự giới thiệu của một người có uy tín
đối với cá nhân mình, vì suy luận một cách đơn giản là nếu người bạn ấy làm tốt thì bạn
bè của anh ta "chắc" cũng có thể làm tốt. Cách lựa chọn nhà cung cấp như trên thì sẽ đưa
đến nhiều rủi ro và dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng. Vì vậy trước khi lựa chọn nhà
cung cấp cho doanh nghiệp thì các doanh nghiệp cần phải xem xét đưa ra các tiêu chuẩn
lựa chọn và phương pháp lựa để có những quyết định lựa chọn chính xác.
2.1 Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
- Các tiêu chuẩn chính :
+ Chất lượng của nhà cung cấp: Nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa….điều này
thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kì kiểm tra và
đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO ,huy chương tại các hội chợ…
+ Thời hạn giao hàng: Thời hạn giao hàng có được đảm bảo hay không; nhà cung cấp
thường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn và lí do vì sao sai hẹn.
+ Giá thành hàng mua: Trước khi lựa chọn nhà cung cấp cần phải xem xét cụ thể giá
thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán… cần căn
cứ vào giá thị trường, chi phí vận chuyển, thuế và các ưu đãi trong thanh toán và mua
hàng.
- Các tiêu chuẩn khác:
+ Khả năng kỹ thuật: Khả năng đổi mới sản phẩm, đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề về
kỹ thuậtvà công nghệ trong hoàn cảnh đặc biệt, khả năng thích ứng với đòi hỏi của thị
trường.
+ Dịch vụ sau bán và dịch vụ bảo trì có được đảm bảo tốt hay không
+ Khả năng sản xuất: Có đảm bảo tính liên tục cũng như chất lượng của cung cấp hàng
hóa hay không.
+ Khả năng tài chính: Xem xét xem khả năng tài chính của họ đang ở giai đoạn ổn định
và phát triển với tài chính lành mạnh hay đang ở thời kỳ thua lỗ và khó khăn về tài chính.
2.2 Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp
Khi lựa chọn nhà cung cấp , cần vận dụng nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung
cấp”. Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn , doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp
để lực chọn nhà cung cấp:

- Phương pháp dựa vào kinh nghiệm:Nhà quản trị mua hàng có thể bằng kinh
nghiệm, sự từng trải và vốn sống của bản thân trong suốt quá trình hoạt động của mình để
lựa chọn nhà cung cấp. Phương pháp này đơn giản, các quyết định được đưa ra nhanh
chóng, song lại mang tính chủ quan, định kiến hoặc thiên kiến, có thể dẫn đến mắc sai
lầm trong việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
- Phương pháp thang điểm: Nhà quản trị sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá đối với
nhà cung cấp, kết hợp với các phương pháp cho điểm các tiêu chuẩn , sắp xếp thứ tự ưu
tiên dựa trên tổng số điểm của các tiêu chuẩn đối với từng nhà cung cấp từ đó đưa ra
quyết định lựa chọn mang tính khách quan. Theo phương pháp này, doanh nghiệp có thể
áp dụng quy trình lựa chọn nhà cung cấp:
+ Xác định các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp.
+ Xác định trọng số cho từng tiêu chuẩn, cho điểm nhà cung cấp theo các tiêu chuẩn và
tiến hành lựa chọn.
Để đảm bảo việc lựa chọn nhà cung cấp được khách quan, chính xác, doanh nghiệp
thường tuân thủ quy trình lựa chọn nhà cung cấp bao gồm các bước cơ bản sau :
- Bước 1: Thu thập thông tin về nhà cung cấp: Do có nhiều nhà cung cấp cùng cung
cấp một hoặc nhiều chủng loại sản phẩm giống nhau, nên để có quyết định chính xác
trong mối quan hệ hợp tác.
- Bước 2: Lập danh sách nhà cung cấp ban đầu: Các nhà cung cấp được cập nhật
liên tục vào danh nhà cung cấp ban đầu.
- Bước 3 : Lập tiêu chí đánh giá: Để đánh giá nhà cung cấp xem xét các vấn đề liên
quan đến nhà cung cấp, sắp xếp theo mức độ quan trọng hoặc cho trọng số các tiêu chuẩn.
- Bước 4: Tiến hành đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí đã chọn. Sau khi xem xét
và đánh giá tiềm năng của từng nhà cung cấp, người được phân công đánh giá sẽ tiến
hành phân loại chọn lọc nhà cung cấp dựa vào các tiêu chuẩn đã được đánh giá.
- Bước 5: Lập danh sách nhà cung cấp chính thức. Danh sách nhà cung cấp được
chọn phải phải lập theo thứ tự từ kết quả đánh giá.
- Bước 6: Lưu hồ sơ. Danh sách nhà cung cấp được chọn được cập nhật thường
xuyên và phải duy trì hồ sơ các kết quả đánh giávà mọi hành động cần thiết phát sinh từ
việc đánh giá.

- Bước 7: Đánh giá lại nhà cung cấp: Trong thời gian định kỳ hoặc đột xuất, công ty
tiến hành kiểm tra đánh giá lại nhà cung cấp có tên trong danh sách nhà cung cấp chính
thức và vẫn đang cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho công ty.
3. Thương lượng và đặt hàng
Mục đích của thương lượng và đặt hàng nhằm đạt được những thỏa thuận với nhà cung
cấp về các điều kiện mua bán sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua, tiến hành đặt
hàng theo hình thức phù hợp nhất.
Thương lượng với nhà cung cấp : Được hiểu là quá trình giao dịch đàm phán với
nhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận giữa 2 bên ( người mua và người bán) nhằm
mục đích cùng có lợi. Đó là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng, quyết
định đến chất lượng và hiệu quả của quá trình mua hàng.
Trong giao dịch đàm phán nhà quản trị phải quan tâm đến các vấn đề thương lượng sau:
-Các tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa cần mua về, mẫu mã , chất lượng, các phương
tiện và phương pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự giao động giá cả thị trường lúc giao hàng có biến động.
- Phương thức và hình thức thanh toán tiền mua hàng ( trả bằng tiền mặt hoặc chuyển
khoản, trả ngay hoặc trả chậm, )
- Hình thức. thời gian, địa điểm giao hàng ( giao tại kho người cung cấp hay giao tại kho
của doanh nghiệp thương mại )
-
Giao dịch, đàm phán luôn được coi là 1 hoạt động vừa mang tính khoa học. vừa mang
tính nghệ thuật. Bằng nhận thức và tư duy khoa học, nhà quản trị luôn phải có sự chuẩn bị
kỹ càng để không bị động hay làm mất thế chủ động trước nhà cung cấp, đó cũng chính là
việc giải bài toàn mua hàng với các hàm mục tiêu và các ràng buộc lỏng, chặt khác nhau.
Mặt khác, như một nghệ thuật, nhà quản trị cần biết sử dụng khéo léo, linh hoạt các hình
thức giao dịch, đàm phán, các công cụ giao tiếp khác nhau ( như giao dịch, giao tiếp
thông qua thư từ, điện thoại, điện báo, internet, gặp gỡ trực tiếp ) tùy theo từng thương
vụ kinh doanh, như mục tiêu của việc mua hàng, số lượng hàng hóa mua bán, độ phức tạp
của các giao dịch, đàm phán, khả năng tài chính. mối quan hệ với nhà cung cấp để lựa
chọn những bước đi thích hợp.

Một vài điểm cần lưu ý khi thương lượng :
+ Cần biết cá nhân của người bán : cách giao tiếp, cách đàm phán, quyền quyết định
+ Biết rõ nhu cầu của mình: tính năng sử dụng của sản phầm, biết rõ các lần mua trước
đó.
+Biết rõ tổ chức cuộc thương lượng : mục tiêu , điều khoản chủ chốt của hợp đồng có thể
nhân nhượng điều gì và không thể nhân nhượng điều gì
+ Biết dẫn dắt cuộc thương lượng: lý lẽ chuẩn bị trước, thứ tự thương lượng các điều
khoản, các cây át chủ bài, cách đặt vấn đề, gây tình huống và giải pháp cho từng tình
huống.
Đặt hàng: kết quả của quá trình thương lượng là việc doanh nghiệp thương mại đặt hàng
với nhà cung cấp, theo các hình thức chủ yếu như: ký kết hợp đồng mua bán ( đứng tên
người mua và người bán ) , hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng. Trong đó hình thức hợp đồng
mua bán là quan trọng và có tính pháp lý cao nhất.
Hợp đồng mua bán : là cơ sở để các bên ký kết làm tốt nghĩa vụ của mình, là căn cứ pháp
lý để phân xử trách nhiệm mỗi bên khi có tranh chấp và xử lý vi phạm hợp đồng. Vì vậy ,
hợp đồng mua bán phải đảm bảo đầy đủ, phải rõ ràng và cụ thể các nội dung dưới đây:
- Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hóa.
-Bao bì đóng gói hàng hóa.
- Đơn giá và phương pháp định giá.
- Tên, địa chỉ của các bên mua, bán hoặc người đại diện cho các bên.
- Thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận, hay chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa.
- Điều kiện giao nhận, xếp dỡ, vận chuyển.
- Đồng tiền thanh toán, phương thức và thời gian thanh toán.
- Trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng
- Hiệu lực của hợp đồng và thủ tục giải quyết các tranh chấp.
- Các điều kiện khác mà 2 bên đã thỏa thuận.
Hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong mua hàng và đảm bảo lợi ích của 2 bên
mua và bán. Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở các quy định của pháp luật ( pháp lệnh
về hợp đồng kinh tế , luật dân sự, luật thương mại )
4. Giao nhận và thanh toán tiền mua hàng

Mục đích của giai đoạn này nhằm đảm bảo nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, đúng
hợp đồng hay đơn đặt hàng đã được cam kết hay chấp nhận, thanh toán tiền mua hàng cho
nhà cung cấp theo đúng thỏa thuận của hai bên.
Bước công việc này bao gồm các nội dung cụ thể sau:
Th)c gi*c giao hàng : Doanh nghiệp có thể thúc giục nhà cung cấp giao hàng khi thời
hạn giao hàng sắp đến và thúc giục giao hàng khi thời hạn giao hàng đã hết, qua đó nâng
cao tính chủ động trong việc giao nhận hàng để đề phòng trường hợp giao hàng từ phía
nhà cung cấp do những nguyên nhân khách quan. Có thể sử dụng các kênh liên lạc khác
nhau giữa các doanh nghiệp và nhà cung cấp để giải quyết công việc này.
Tổ chức giao nhận hàng: Thông qua việc giám sát, theo dõi quá trình giao hàng. Khi
giao nhận hàng cần thực hiện nghiêm túc, thận trọng các nội dung kiểm tra sau:
- Kiểm tra về mặt chủng loại, mẫu mã, cơ sở, màu sắc v.v… của hàng hóa
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Kiểm tra theo tiêu chuẩn đã ký kết, có thể thuê dịch vụ
kiểm tra chất lượng.
- Kiểm tra số lượng hàng hóa: Căn cứ vào hóa đơn mua hàng
- Kiểm tra thanh toán tiền mua hàng
Thanh toán tiền mua hàng: Trên cơ sở phương thức, hình thức thanh toán, thời hạn,
đồng thời tiền thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏa thuận được ghi
trong hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho nhà
cung cấp (bên bán).
Khi thanh toán cần phải chú ý đến các điều kiện thanh toán được thể hiện qua một số ký
hiệu dưới đây:
- Ký hiệu p1/t1p2/t2n/t3… có nghĩa là nếu thanh toán trong t1 ngày đầu sẽ được hưởng
chiến khấu p1%, nếu thanh toán sau ngày thứ t1 nhưng trước t2 ngày thì được hưởng
chiết khấu p2% (p2<p1), phải trả đúng giá từ ngày thứ t3.
- Ký hiệu E.O.M có nghĩa là thời gian thanh toán cho thương vụ được tính từ cuối tháng.
Ví dụ: 3/10 n/30 E.O.M được hiểu là nếu thanh toán trong vòng 10 ngày đầu sẽ được
hưởng chiết khấu 3% và phải thanh toán đúng giá kể từ ngày thứ 30, tuy nhiên hàng có
thể mua ở bất cứ ngày nào trong tháng nhưng thời hạn để tính mốc ngày thanh toán và
mức chiết khấu được hưởng là ngày của cuối tháng đó (tức đầu tháng sau).

- Ký hiệu R.O.G có nghĩa là khi nhận hàng là bắt đầu tính thời gian thanh toán và mức
chiết khấu được hưởng.
- Ký hiệu C.O.D có nghĩa là khi hàng tới là phải thanh toán tiền ngay.
Việc thanh toán tiền mua hàng lien quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của cả người mua với
người bán, mặt khác cần thể hiện mối quan hệ làm ăn giữa hai bên. Do vậy cần phải
nghiêm chỉnh thực hiện để nâng cao uy tín của doanh nghiệp trước các nhà cung cấp, duy
trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với họ.
Việc kiểm tra theo các nội dung phải đúng phương pháp, thời gian, cách thức… đã được
thỏa thuận giữa hai bên.
Phát hiện và xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng: quá trình kiểm tra
sẽ giúp phát hiện kịp thời các sai phạm hợp đồng hay đơn đặt hàng và nguyên nhân của
chúng (như giao hàng không đúng số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa, đúng thời
gian địa điểm). Sau đó, theo những điều khoản hoặc thỏa thuận giữa hai bên để quy hết
trách nhiệm và xử lý vi phạm trên cơ sở “có lý, có tình”.
8 "-"1)  
Tên nhà cung cấp
………………………………………………………………………………………………
.
Mặt hàng cung cấp
……………………………………………………………………………………………
STT Hợp đồng số Ngày nhận
hàng
Vấn đề
phát sinh
Cách xử lý Kết quả Ghi chú
III. Liên hệ thực tiễn tại công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh
1. Giới thiệu chung về công ty cổ phần thế giới số Trần Anh
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH
Tên giao dịch viết tắt: TRANANH DIGITAL WORLD, JSC.
Địa chỉ : 1174 Đường Láng, phường Láng Thượng, quận Đống Đa, Hà Nội

Giấy CNĐKKD và mã số doanh nghiệp số: 0101217009 đăng ký thay đổi lần thứ 8 do sở
Kế hoạch & Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 21/6/2011
Đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Ông Trần Xuân Kiên - Chủ tịch HĐQT
1.1 Quá trình hình thành và phát triển:
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành lập theo quyết định số
0102004703 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 11/03/2002. Công ty
đã chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty TNHH sang mô hình công ty cổ phần với
tên gọi mới là: Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ ngày 08/08/2007 theo giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018927 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà
Nội cấp.

Ngày đầu thành lập, Trần Anh chỉ có 05 người làm việc trong một cửa hàng diện tích lớn
hơn 60m2. Sau gần 10 năm hoạt động, hiện nay quy mô công ty tăng lên với hơn 700
nhân viên và 4 địa điểm kinh doanh có diện tích gần 15.000m2. Gắn liền quá trình hoạt
động và phát triển của Trần Anh là những sự kiện và chính sách kinh doanh mang tính đột
phá, tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị máy vi tính như: chính sách kinh
doanh "bán giá bán buôn đến tận tay người tiêu dùng", chính sách bảo hành "1 đổi 1 trong
vòng 6 tháng" & "bảo hành cả trong trường hợp IC bị cháy, nổ", chính sách "cam kết
hoàn tiền khi có biến động giá" Qua đó, Trần Anh luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng
cao, toàn diện về mọi mặt một cách bền vững và đáng kinh ngạc so với các công ty kinh
danh cùng lĩnh vực. Hiện nay Trần Anh là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam
trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Khách hàng luôn tin tưởng Trần Anh bởi các chính
sách, cam kết, dịch vụ mà rất nhiều công ty máy tính khác không làm được.
Sau một thời gian khẳng định được tên tuổi trên các lĩnh vực kinh doanh Máy tính - linh
kiện, Thiết bị giải trí số, Thiết bị văn phòng và Điện thoại di động, ngày 24/12/2009, Trần
Anh đã mở rộng sang lĩnh vực Điện tử, Điện lạnh, thiết bị gia dụng với hệ thống Siêu thị
Điện máy - Máy tính. Hệ thống siêu thị Điện máy - Máy tính Trần Anh có không gian
rộng, phong cách bài trí gian hàng khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thăm
quan và lựa chọn sản phẩm.
Công ty Trần Anh có một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao (hơn 50% đã tốt

nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Kinh tế, Kỹ thuật), đủ khả năng để có thể đáp
ứng mọi yêu cầu dù là khắt khe nhất của khách hàng. Không những thế, đội ngũ nhân
viên của Trần Anh còn là những người đầy lòng nhiệt tình và có thái độ niềm nở trong
cung cách phục vụ khách hàng. Tất cả các cán bộ nhân viên trong công ty Trần Anh đều
thấu hiểu được một điều đó là:
Khách hàng mới là người quyết định tương lai, sự tồn tại và phát triển của Trần Anh
Vì vậy toàn thể nhân viên công ty Trần Anh đều luôn tâm niệm và làm việc theo suy nghĩ:
Hãy phục vụ khách hàng như húng ta đang phục vụ cho chính bản thân chúng ta
1.2. Tầm nhìn của công ty Trần Anh:
- Trở thành công ty có hệ thống Siêu thị Điện máy - Máy tính qui mô, chuyên nghiệp và
lớn nhất Việt Nam.
- Xây dựng Trần Anh trở thành một môi trường làm việc chuyên nghiệp nơi mà mọi cá
nhân có thể phát huy tối đa sức sáng tạo, khả năng lãnh đạo và cơ hội làm chủ thực sự với
một tinh thần dân chủ rất cao.
- Xây dựng Trần Anh trở thành một ngôi nhà chung thực sự cho mọi cán bộ nhân viên
trong công ty bằng việc cùng nhau chia sẻ quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ một cách
công bằng và minh bạch nhất.
1.3. Giá trị cốt lõi của công ty Trần Anh:
- Kỷ luật hướng vào tính chuyên nghiệp;
- Hoàn thiện tổ chức hướng tới dịch vụ hàng đầu;
- Năng động hướng tới tính sáng tạo tập thể;
- Cam kết nội bộ và với cộng đồng, xã hội;
- Làm việc và hành động trung thực;
1.4. Triết lý kinh doanh của công ty Trần Anh:
- Văn hóa công ty là nền tảng và trụ cột phát triển, tập hợp và tôn vinh tất cả những yếu tố
nhân bản trong kinh doanh hướng tới sự phát triển hài hòa và bền vững.
- Tích kết vào trong mọi chính sách và dịch vụ mà công ty đưa ra thị trường tất cả các giá
trị cơ bản tạo nên hình ảnh về một công ty kinh doanh điện máy - máy tính, thiết bị số cần
phải có: Tiên phong + Tối ưu + Tiêu chuẩn
91-: /;<"/ =:)><>9/?.

!, (#&@$$( A,)1$1B
2. Công tác thực hiện mua hàng của Trần Anh
2.1. Quy trình mua hàng
Đánh giá kết quả
Theo dõi kiểm
tra giao nhận
hàng hóa
Xác định nhu
cầu
Tìm và
lựa chọn nhà cung cấp
Thương lượng và
đặt hàng
Không thỏa mãnThỏa mãn
8+$C5".DE
2.1.1. Xác định nhu cầu
Số lượng khách hàng đến với Trần Anh rất lớn, nhất là trong các chương trình
khuyến mại, giờ vàng của công ty lại càng lớn. Do vậy, việc xác định rõ kế hoạch cho bán
hàng và dự trữ thì việc đầu tiên là phải xác định nhu cầu, cơ cấu nhu cầu. Là một công ty
thương mại lớn, nên việc xác định nhu cầu được Trần Anh tính toán rất chi tiết và cẩn
thận. Kế hoạch mua của công ty được tính toán qua công thức:
Mua vào = Bán ra + Dự trữ cuối kỳ - Dự trữ đầu kỳ
2.1.2. Tìm và lựa chọn nhà cung cấp
Các nhà cung cấp hiện nay của Trần Anh:
- Điện tử, âm thanh: Sony, Samsung, LG, Toshiba, Panasonic, Philips
- Điện lạnh: Samsung, LG, SANYO, Electrolux, Hitachi …
- Đồ gia dụng: Panasonic, Sharp, Nagakawa, Alaska …
- Điện thoại: Nokia, Samsung, Sony Ericsson, Motorola
- Máy tính, linh kiện: Acer, Sony, Apple, Hp, Lenovo, Transcend …
- Thiết bị văn phòng: Canon, Brother, Epson, InFocus …

- Máy ảnh, máy quay: Panasonic, Kodak, Canon, Sony, Nikon …
Đối với những mặt hàng đang sẵn có nhà cung cấp thì việc có cần phải tìm nhà cung
cấp mới hay không dựa trên nguyên tắc: “ nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài
lòng thì tiếp tục mua hàng của họ”.
Tuy số lượng các nhà cung cấp của Trần Anh lớn, nhưng không dừng lại ở đó, Trần
Anh vẫn theo luôn tìm kiếm các nhà cung cấp mới thông qua: các thư trào hàng tới các
nhà cung cấp, quảng cáo trên các website, tìm kiếm thông tin nhà cung cấp trên internet.
Đây cũng là một phần tạo nên thành công của Trần Anh.
Với các nhà cung cấp mới, sau khi gửi thư chào hàng và nhận được báo giá từ các
nhà cung cấp, công ty sẽ tiến hành so sánh các báo giá nhận được (thường là lập ra một
bảng so sánh trên excel) về tất cả các khía cạnh: giá, thời gian giao hàng,thanh toán,
Quan trọng nhất là các chi tiết hàng hóa có trùng khớp với yêu cầu công ty đưa ra hay
không? Vì nếu không cẩn thận thì rất dễ khi nhập hàng về rồi lại phải tái xuất vì không
đúng với yêu cầu mua hàng.
Trong quá trình mua hàng, Trần Anh luôn đánh giá mức độ tín nhiệm của các nhà
cung cấp qua các mặt sau:
- Thành tích của nhà cung ứng với các doanh nghiệp khác và thành tích của nhà
cung cấp với công ty trong quá khứ.
- Khả năng tài chính của nhà cung cấp.
- Nhãn hiệu hàng hoá đó.
- Uy tín của nhà cung cấp trên thương trường.
- Những ưu đãi mà nhà cung cấp dành cho người mua…
2.1.3. Thương lượng và đặt hàng
Với các nhà cung cấp đã có sẵn, khi hết hàng, người phụ trách mua hàng chỉ việc gọi
điện cho nhà cung cấp mang đến và nhận hàng. Do vậy, Trần Anh là người đi mua, trong
vai trò là “thượng đế” nhiều lúc đã không tận dụng được lợi thế của mình.
Với các nhà cung cấp mới, sau khi chọn được nhà cung cấp ưng ý, lập một Perchase
Order (tạm gọi là Phiếu mua hàng) rồi fax tới nhà cung cấp yêu cầu ký, đóng dấu xác
nhận và fax trở lại.
Tiếp đó, lập hợp đồng mua bán dựa trên báo giá nhận được, sau đó fax trước tới nhà

cung cấp (gửi bản gốc bằng DHL sau), yêu cầu ký, đóng dấu xác nhận và fax lại để tiến
hành chuyển tiền hoặc mở L/C.
Các nhà quản trị mua hàng chỉ quan tâm đến việc làm sao có hàng để bán mà chưa
nhận thức được hết vai trò của thương lượng. Thương lượng thực chất là việc giải bài toán
mua hàng với mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc bằng các ràng buộc
lỏng và ràng buộc chặt, những ràng buộc này liên quan đến số lượng, chủng loại hàng
hoá, chất lượng hàng hoá, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng. Hơn nữa, nhiều khi
phân chia quyền hạn và trách nhiệm còn chưa rõ ràng. Để khắc phục được tình trạng trên,
Trần Anh nên có biện pháp nâng cao trình độ mọi mặt cho đội ngũ này đặc biệt là đội ngũ
chuyên sâu trong công tác đàm phán, giao dịch.
Là một công ty thương mại lớn nên khối lượng công việc của Trần Anh cũng rất
nhiều. Do vậy, việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong công ty nhiều lúc cũng
không rõ ràng. Vì nhiều khi, nhân viên mua hàng lại phải đảm nhiệm cả việc đặt hàng nên
làm cho việc đặt hàng trở nên không hiệu quả.
2.1.4. Theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng hóa
Đây là công tác được Trần Anh tương đối chú trọng và làm khá tốt. Công ty thường
xuyên theo dõi, giám sát và kiểm tra quá trình giao nhận hàng hóa vế số lượng, chất
lượng, chủng loại, thời gian giao hàng và các điều khoản ghi trong hợp đồng.
Đối với mỗi mặt hàng khi có nhu cầu mua công ty thường đặt hàng và theo dõi,
kiểm tra việc giao nhận hàng hoá. Nếu gần đến ngày giao hàng mà không thấy công ty sẽ
thúc giục các nhà cung cấp. Ví dụ như: với mặt hàng máy tính của Apple, cuối tháng
9/2008 công ty đặt hàng cho tháng 10 nhưng tới ngày 03/10/2008 vẫn chưa thấy có nhà
cung cấp thông báo sẽ mang hàng đến. Nhân viên mua hàng tìm đến nhà cung cấp và phát
hiện đơn hàng công ty gửi fax, nhà cung cấp không nhận được. Nhờ quá trình kiểm tra,
theo dõi tốt mà công ty luôn đảm bảo có hàng để bán, và khắc phục được những sai sót
trong khâu mua hàng.
Khi nhận hàng Trần Anh bao giờ cũng có nhân viên mua hàng đứng theo dõi kiểm
tra việc giao nhận hàng hoá để đảm bảo đủ về số lượng, đúng về chất lượng, mẫu mã, quy
định…
Do làm tốt khâu này nên công ty đã góp phần làm cho hàng hoá đúng theo yêu cầu

ghi trong hợp đồng, góp phần làm tăng hiệu quả kinh doanh của công ty. Trần Anh cần
tiếp tục hơn nữa không ngừng nâng cao chất lượng công tác này vì đây là một trong quá
trình của công tác quản trị mua hàng.
2.1.5. Đánh giá kết quả
Công tác kiểm tra, kiểm soát được diễn ra trong tất cả các khâu của quá trình mua
hàng. Nếu không có sự xác nhận của phòng kiểm tra chất lượng thì hàng hóa sẽ không
được nhập vào kho và phòng tài vụ sẽ không được phép thanh toán mặt hàng đó. Những
người có trách nhiệm luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng.
Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm Trần Anh đều có các cuộc họp để đánh giá kết quả
mua hàng. Việc đánh giá này dựa trên nguyên tắc: việc mua hàng của công ty có đảm bảo
đầy đủ kịp thời với chất lượng cao và chi phí thấp nhất không
Sau mỗi lần mua hàng, công ty thường đánh giá kết quả mua hàng. Nếu hàng mua
về đảm bảo đúng về tất cả các mục tiêu mà công ty đã đề ra như về số lượng, chất lượng,
mẫu mã, chủng loại tức là nhà cung cấp đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu về mục tiêu mà
công ty đề ra thì Trần Anh vẫn tiếp tục đặt hàng của nhà cung cấp đó.
Còn nếu hàng hóa mua về có sai sót nếu như là khách quan thì Trần Anh sẽ cùng
với nhà cung cấp tìm ra các giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro và thiệt hại đến mức
thấp nhất, nhưng nếu như đó là lỗi của nhà cung cấp thì Trần Anh sẽ tìm và lựa chọn nhà
cung cấp khác.
Trên thực tế, công tác mua hàng được thực hiện đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của
bán hàng, ít để gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa để bán. Chi phí mua hàng đối những
hàng hóa trong nước đã phần lớn đảm bảo ở mức thấp nhất nhưng những hàng hóa nhập
Trần Anh vẫn phải mua với giá cao.
3. Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện công tác thực hiện mua hàng tại siêu thị điện
máy Trần Anh
3.1. Cơ sở hình thành các giải pháp
- Mục tiêu của Trần Anh là trở thành 1 hệ thống siêu thị điện máy dẫn đầu cả nước
với quan điểm kinh doanh là không bán hàng kém chất lượng, cung cấp những sản phẩm
tốt nhất đến tay người tiêu dùng, đặt chữ tín lên hàng đầu và làm hài lòng mọi khách hàng
- Nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường bằng cách sử dụng các chính sách

kinh doanh như bán đúng giá, đúng chất lượng, giá cả cạnh tranh, dịch vụ hoàn hảo và
hình ảnh của công ty
- Cơ hội và thách thức với công ty
Cơ hội : nhu cầu của khách hàng ngày càng cao về các sản phẩm điện tử, điện lạnh và các
mặt hàng liên quan nên sẽ là môi trường tốt để công ty mở rộng phát triển nhập thêm
nhiều sản phẩm mới.
Thách thức : Ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh đó là các siêu thị điện máy khác được
mở ra đòi hỏi công ty phải nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ cung ứng cho
khách hàng.
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác thực hiện mua hàng tại siêu thị điện máy Trần
Anh
- Dự báo tốt nhu cầu về hàng hóa cho mỗi thời kỳ
- Xây dựng mô hình dự trừ và xác định khối lượng hàng mua tối ưu phục vụ vừa đủ
nhu cầu bán ra của công ty vì các sản phẩm điện tử, điện lạnh rất nhanh lỗi mốt. Tránh để
hàng hóa tồn kho quá nhiều sẽ dần đến chi phí cao dành cho bảo quản và kho bãi.
- Hoàn thiện công tác lựa chọn nhà cung cấp : công ty nên xây dựng 1 quy trình
chuẩn và hệ thống tiêu chuẩn về lựa chọn đánh giá các nhà cung cấp. Sau khi xem xét và
đánh giá điểm cũng như tiềm năng của từng nhà cung cấp, tiến hành phân loại chọn lọc
nhà cung ứng dựa vào các tiêu chuẩn đánh giá, các chuẩn mực lực chọn phù hợp với từng
thời kỳ cũng như chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

KẾT LUẬN
Trên đây là toàn bộ nội dung về công tác tổ chức mua hàng trong DNTM mà nhóm 12 đã
nghiên cứu trong suốt thời gian qua.Qua đó cho thấy, mua hàng và hoạt động quản trị
mua hàng là một phần quan trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Nó góp
phần không nhỏ vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Có thực hiện tốt công tác
mua hàng thì hoạt động bán ra mới có thể hoàn thành tốt. Hay nói cách khác mua hàng
tạo tiền đề cho hoạt động bán hàng. Một doanh nghiệp thương mại muốn hoàn thành mục
tiêu thì tất yếu phải thực hiện tốt công tác mua hàng.
Dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng bài thảo luận của nhóm 12 vẫn không tránh khỏi

những thiếu xót. Vì vậy rất mong được sự đóng góp ý kiến, hướng dẫn của thầy giáo cũng
như tất cả các bạn để bài thảo luận của nhóm được hoàn chỉnh hơn.
 / A6
1. Giáo trình “ Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại” – trường Đại học Thương Mại
2. />3. />4. />5. />