Thực trạng và giải pháp trong công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH song vũ

“THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP TRONG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG
NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH SONG VŨ”.
Bài làm :
Trong bối cảnh chung của nền kinh tế toàn cầu đang gặp khó khăn và suy
thoái như hiện nay, để hoạt động kinh doanh hiệu quả, thì điều cần chú trọng
nhất chính là yếu tố con người trong tổ chức. Tuyển dụng và sử dụng hiệu quả
nguồn nhân lực luôn là một bài toán khó cho các Doanh nghiệp và các Tổ chức
Kinh doanh.
1. Thực trạng về hoạt động tuyển dụng tại Công ty.
a. Giới thiệu về Công ty TNHH Song Vũ.
Công ty TNHH Phần mềm và giải pháp mạng SONG VŨ thành lập ngày
10/09/2002, là một trong những công ty đầu tiên Kinh doanh phần mềm ứng
dụng tin học và các mặt hàng máy Văn phòng (máy photocopy, máy in, máy
fax…) tại thành phố Buôn Mê Thuật. Bằng năng lực nghiên cứu và ứng dụng
của mình, Song Vũ luôn cố gắng mang tới cho khách hàng những giải pháp linh
hoạt, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Nhận biết được rằng dịch vụ là một
phần không thể tách rời của sản phẩm, Công ty luôn nỗ lực mang đến những sản
phẩm hiệu quả cao và làm hài lòng khách hàng.
Sản phẩm chính của Công ty cung cấp bao gồm các phần mềm ứng dụng
trong quan lý kế toán, xây dựng cơ bản, quản lý nhân sự ...
Trong kinh doanh Công ty cung cấp ra thị trường các sản phẩm máy văn
phòng đa dạng nhhuw máy photocopy đen trắng, máy photocopy màu, máy văn
phòng đa chức năng trên cơ sở kỹ thuật số và đặc biệt là các sản phẩm có tính
năng riêng biệt như máy ảnh, máy in khổ lớn và máy in chuyên nghiệp. Đồng
thời, Công ty cũng cung cấp những sản phẩm công nghệ thông tin, viễn thông,
thiết bị văn phòng khác như máy fax, máy in, máy vi tính, thiết bị mạng, điện
thoại, tổng đài… Về mảng dịch vụ có dịch vụ Bảo hành, sửa chữa và cho thuê
máy.Với đội ngũ kỹ thuật viên hùng hậu gồm hơn 120 người được đào tạo và
huấn luyện chính quy bới các chuyên gia hàng đầu của nhà sản xuất, Công ty
luôn cố gắng tạo sự tin tưởng tuyệt đối cho khách hàng vào dịch vụ sau bán hàng

khi mua sản phẩm. Các giải pháp tiện lợi, linh hoạt và hiệu quả luôn được quan
tâm xem xét.
b. Phân tích thực trạng hoạt động tuyển dụng tại Công ty Song Vũ.
Với nhu cầu ngày càng phát triển, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, hàng
năm, Công ty đều có những đợt tuyển dụng nhân sự mới cho các phòng ban, đặc
biệt là 2 phòng Kinh doanh trực tiếp là: Phòng Kinh doanh bán lẻ và Phòng Kỹ
thuật
Theo quy trình tuyển dụng hiện tại, Công ty đang áp dụng 3 hình thức
tuyển dụng chính:
- Tuyển thẳng: Đây là trường hợp được tuyển thẳng không qua thi tuyển,
được Tổng giám đốc trực tiếp mời về đảm nhận những vị trí quan trọng (như
Trưởng, phó phòng các phòng chức năng…). Thông thường những người được
tuyển thẳng như vậy đều là những cá nhân có nhiều năm kinh nghiệm làm việc
trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty.
- Tuyển thông qua thi tuyển
- Tuyển cán bộ chuyển công tác: Chuyển công tác nhân viên giữa các
phòng ban trong công ty.
Các bước tuyển dụng:
Bước 1: Tổ chức thông báo tuyển dụng:
Trên cơ sở kế hoạch tuyển dụng được Ban lãnh đạo duyệt, Phòng Hành
chính nhân sự lập thông báo tuyển dụng. Thông báo này được đưa lên website
của Công ty: www.songvu.com.vn , đăng trên 2 báo điện tử: www.vnexpress.net
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ
Website: www.griggs.edu.vn Email:

và www.24h.com.vn , đăng trên 2 báo giấy: báo Lao động, Báo tin tức Buôn Mê
Thuật . Đồng thời, thông báo tuyển dụng cũng được dán trên bảng Thông báo
chung của Công ty. Thời gian từ lần đăng đầu tiên đến ngày nhận hồ sơ ít nhất là
7 ngày. Nội dung thông tin sẽ đăng chi tiết yêu cầu đối với từng vị trí tuyển

dụng. Dưới đây là một ví dụ về mẫu thông báo tuyển dụng mà Công ty đã sử
dụng:


Song Vũ - Công ty hàng đầu cung cấp các sản phẩm, dịch vụ kỹ thuật trong
lĩnh vực Phần mềm và giải pháp mạng, Là nhà cung cấp thiết bị văn phòng, nhà
phân phối chính thức của hãng Fuji Xerox liên tục tuyển dụng nhân sự làm việc
tại các vị trí sau:
NHÂN VIÊN PHÒNG KINH DOANH
1. Vị trí: Phụ trách kinh doanh khối khách hàng nước ngoài
2. Vị trí: Nhân viên kinh doanh
3. Vị trí: Nhân viên văn phòng
Yêu cầu:
* Nam, nữ tuổi từ 22 đến 30
* Ưu tiên tốt nghiệp Đại học, đặc biệt chuyên ngành Marketing và Ngoại ngữ
* Đối với vị trí Phụ trách kinh doanh khối khách hàng nước ngoài, yêu cầu sử
dụng Tin học VP và Tiếng Anh thành thạo.
* Ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp tốt.
Mô tả công việc chính: Nghiên cứu thị trường; Tìm kiếm khách hàng; Bán hàng
theo các kênh: Bán hàng Đại lý; Bán hàng cho khối KH nước ngoài; Bán lẻ hoặc
cho thuê máy văn phòng.
NHÂN VIÊN PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
Yêu cầu:
- Nữ tuổi từ 25 đến 30
- Tốt nghiệp ĐH chuyên ngành Quản trị KD, QT nhân sự
- Ưu tiên người có kinh nghiệm
- Tiếng Anh: Tối thiểu Bằng A
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ
Website: www.griggs.edu.vn Email:

- Tin học: Thành thạo tin học văn phòng.
- Nhiệt tình, gắn bó lâu dài với công việc.
Mô tả công việc chính: Thực hiện các công việc quản trị nhân sự và quản trị
hành chính.
PHỤ TRÁCH/ NHÂN VIÊN BỘ PHẬN MARKETING & CSKH
Yêu cầu:


- Nam, nữ tuổi từ 25 đến 30
- Sử dụng vi tính thành thạo ( Word, Excel, mạng cơ bản… )
- Ưu tiên các ứng viên tốt nghiệp chính quy các trường ĐH chuyên ngành
Marketing, ngoại ngữ, ngoại thương;
- Ưu tiên người có kinh nghiệm tại vị trí tương đương.
- Đối với vị trí Phụ trách bộ phận yêu cầu Tiếng Anh thành thạo
Mô tả công việc chính:
Quản lý, hoạch định và điều hành hoạt động chung của Phòng Marketing
Quyền lợi chung:
- Lương thỏa thuận.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp; chế độ đãi ngộ thỏa đáng.
- Các quyền lợi khác theo đúng quy định của Nhà nước.
Hồ sơ dự tuyển bao gồm:
- Đơn xin việc viết tay (bắt buộc)
- Các văn bằng, chứng chỉ liên quan (Bản sao có công chứng).
- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương (06 tháng gần nhất)
- Giấy chứng nhận sức khỏe (06 tháng gần nhất)
- 2 ảnh 4 x 6 mới nhất
- CMND (Bản photocopy)
Thời hạn nộp hồ sơ: Hết ngày 30 tháng 6 năm 2009.
Địa chỉ nhận hồ sơ: Số 55 Nguyễn Thái Học, Thành phố Buôn Mê Thuột
Gặp chị Nguyễn Cẩm Tú - Phòng Hành chính Nhân sự

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ
Website: www.griggs.edu.vn Email:

(Lưu ý: Chỉ thông báo cho những ứng viên đủ điều kiện - không liên hệ qua điện
thoại và không trả lại hồ sơ).
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ được nộp và chỉ nhận những hồ
sơ đủ tiêu chuẩn theo quy định. Trong trường hợp thí sinh mới thi tốt nghiệp
chưa có bằng hoặc chưa có chứng nhận tốt nghiệp thì có thể sử dụng bảng điểm


của nhà trường. Sau khi thí sinh đã trúng tuyển sẽ đối chiếu, hoàn thiện hồ sơ
theo quy định.
Bước 3: tuyển chọn hồ sơ
Phòng Hành chính nhân sự sẽ sàng lọc những hồ sơ phù hợp với nhu cầu
tuyển dụng của Công ty, loại bỏ những hồ sơ không đạt yêu cầu và lập danh sách
sơ tuyển
Ví dụ: khi Công ty có nhu cầu tuyển Kỹ thuật viên thì yêu cầu tối thiểu là
hồ sơ của thí sinh phải có bằng hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp một trường
trung cấp hoặc cao đẳng về Điện tử.
Bước 4: Lập danh sách sơ tuyển
Đây là danh sách những thí sinh có hồ sơ đạt yêu cầu và qua được vòng
tuyển chọn hồ sơ.
Bước 5: Thành lập hội đồng tuyển dụng
Tùy từng nhu cầu tuyển dụng mà Công ty sẽ tổ chức những nội dung thi
khác nhau. Với nhu cầu tuyển dụng nhân viên Kinh doanh thì Công ty sẽ tổ chức
một bài thi viết và Phỏng vấn. Còn với nhu cầu tuyển dụng kỹ thuật viên, Công
ty sẽ tổ chức 3 bài thi viết gồm: 1 bài về tin học, 1 bài về điện tử và 1 bài thi về
tiếng Anh

Bước 6: Thông báo lịch tuyển dụng
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các điều kiện tổ chức thi tuyển và danh sách thí
sinh đã được duyệt, Phòng Hành chính nhân sự sẽ thực hiện việc thông báo lịch
thi và phát thẻ dự thi. Thông báo lịch thi (bằng điện thoại hoặc bằng giấy mời)

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ
Website: www.griggs.edu.vn Email:

đến các thí sinh trước ít nhất 3 ngày trước ngày thi, dán thông báo lịch thi tại
Bảng Thông báo của Công ty.
Bước 7: Tổ chức tuyển dụng
Hội đồng thi tuyển xây dựng đề thi, đáp án (trình Tổng Giám đốc phê
duyệt) và tổ chức thi cụ thể như sau:
- Đối với Nhân viên Kinh doanh bán lẻ: Thi viết, tổ chức phỏng vấn.


- Đối với Nhân viên Kỹ thuật: Thi viết.
Bước 8: Tổng hợp kết quả
Thư ký Hội đồng thi chịu trách nhiệm tổng hợp kết quả từng môn thi, kết
quả trung bình các môn.
Bước 9: Duyệt danh sách trúng tuyển
Hội đồng thi đề xuất danh sách trúng tuyển trình Tổng giám đốc quyết
định.
Bước 10: Công bố kết quả tuyển dụng
Bước 11: Ký hợp đồng thử việc
Bước 12: Ký hợp đồng lao động chính thức
2. Những hạn chế của công tác tuyển dụng tại Công ty Song Vũ
- Quá trình tuyển dụng tập trung kéo dài mất nhiều thời gian, quá nhiều
công đoạn, gây nhiều lãng phí, tốn kém cho Công ty.
- Việc áp dụng cơ chế tuyển dụng thông qua thi tuyển mà nguồn tuyển dụng

là những sinh viên tốt nghiệp từ những trường trung cấp, cao đẳng và đại học
khiến chi phí đào tạo tăng thêm khi những sinh viên mới ra trường này hầu hết
đều chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty. Và nhân viên
kinh doanh mới của công ty chỉ có thể làm việc sau khi hoàn thành các buổi học
về sản phẩm, về kỹ năng bán hàng, giao tiếp…
- Đối với nhân viên Kỹ thuật, sau khi trúng tuyển không thể làm việc được
ngay do tính đặc thù công việc là sửa chữa, bảo trì máy Văn phòng - sẽ phải
tham dự một lớp đào tạo sửa chữa máy do Công ty tổ chức kéo dài 3-6 tháng.

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ
Website: www.griggs.edu.vn Email:

- Chi phí đào tạo cao, lại nhiều rủi ro kỹ thuật viên sau khi học nghề xong
sẽ xin làm chỗ khác cũng là một hạn chế.
- Mặc dù cơ chế tuyển dụng có áp dụng 3 hình thức tuyển dụng tuy nhiên
hàng năm công tác tuyển dụng chủ yếu được thực hiện qua hình thức thi tuyển
tự do, không linh hoạt trong quá trình tuyển dụng.


- Yếu tố phỏng vấn trong thi tuyển đôi khi chưa thực sự được khách quan,
một phần là do các mối quan hệ trong nội bộ, phần khác là do người phỏng vấn
thiếu kinh nghiệm, quá quan tâm đến ý kiến chủ quan của mình, hoặc đi sâu quá
vào những đặc tính không liên quan gì đến công việc của ứng viên sau này.
3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc tuyển dụng nhân sự tại Song Vũ
Để khắc phục những hạn chế nêu ra trên đây với mục đích hoàn thiện công
tác tuyển dụng nhằm xây dựng một đội ngũ nhân lực trẻ, trình độ cao, có tính
phấn đấu góp phần vào sự phát triển của Công ty cần:
- Áp dụng linh hoạt các hình thức tuyển dụng, tập trung hơn nữa vào việc
tuyển dụng những người đã có thâm niên và kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh
doanh của Công ty, đưa ra các chế độ đãi ngộ ưu đãi để mời những nhân viên

giỏi của các Công ty đối thủ hoặc những Công ty trong cùng ngành.
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng và phân bổ chính xác nguồn nhân lực dựa
trên nhu cầu thực tế của từng phòng ban chức năng. Tránh trường hợp phòng
thừa vẫn thừa còn phòng thiếu vẫn thiếu nhân sự.
- Cần tập trung chú ý vào việc tuyển lựa những ứng viên có các kỹ năng,
trình độ phù hợp với bản mô tả công việc cho từng vị trí tuyển dụng.
Tuyển dụng là một quá trình phức tạp kết hợp nhiều yếu tố nhằm mục tiêu
xây dựng được một đội ngũ nhân sự có trình độ cao phục vụ cho việc phát triển
của doanh nghiệp, tổ chức. Do đó, vấn đề đặt ra đối với mọi tổ chức là thiết kế
và xây dựng một quy trình tuyển dụng hiệu quả đảm bảo tính khách quan có tác
dụng hoàn thiện đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp và phát triển người lao động.

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ
Website: www.griggs.edu.vn Email:

Tài liệu tham khảo:
1. Quy trình tuyển dụng Công ty Song Vũ năm 2008.
2. Tài liệu môn học “Quản trị nguồn nhân lực” trong chương trình
GaMBA của Đại học Griggs – Hoa Ky
3. Trang web: www.songvu.com.vn