Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu

QUẢN LÝ
NGUYÊN VẬT LIỆU

Chương I:KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG SỐ 9 HÀ NỘI
I.1.Giới thiệu sơ lược về công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng số 9 Hà Nội
1. Mua Công ty cổ 2.
Nhập
3. số
Xuất
4.
phần
đầu tư xây dựng
9 Hà Nội được chuyển
đổi từ một doanh
nguyên vật
nguyên vật
nguyên vật
thống kê báo
nghiệp nhà nước hạng I (một) trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà
liệu
liệu
liệu
cáo
Nội, thành lập từ tháng 3 năm 1976. Với trên 30 năm kinh nghiệm hoạt động trên các
lĩnh vực đầu tư và xây dựng, công ty đã và đang xây dựng nhiều loại cơng trình và dự
án đóng góp đáng kể vào sự phát triển của thủ đô Hà Nội và các địa phương khác.
Công ty đã từng bước tạo dựng cho mình truyền thống vẻ vang đảm bảo uy tín chất
lượng với bạn hàng trong và ngồi nước.
Một vài mốc lịch sử hình thành và phát triển của công ty:
 Công ty xây dựng Đông Anh được thành lập theo quyết định số174/QD_UB

ngày 1 tháng 3 năm 1976 của Uỷ ban hành chính thành phố Hà Nội.
 Công ty xây dựng Đông Anh được đổi tên thành công ty xây dựng số 9 Hà Nội
theo quyết định số 3265/ QD_UB ngày 17 tháng 12 năm 1992 của UBND thành phố
Hà Nội.
 Công ty xây dựng số 9 được thành lập lại theo quyết định số 677/ QD_UB ngày
13 tháng 02 năm 1993 của UBND thành phố Hà Nội giấy phép đăng ký kinh doanh số
105713 cấp ngày 11 tháng 3 năm 1993 của trọng tài kinh tế thành phố.
 Công ty Xây dựng số 9 Hà Nội được xếp hạng doanh nghiệp loại I theo quyết
định số 3095/QD_UB ngày 13 tháng 12 năm 1994 của UBND thành phố Hà Nội.
 Công ty xây dựng số 9 Hà Nội được bổ sung nhiệm vụ theo quyết định số 7644/
QD_UB ngày 17 tháng 12 năm 2003 của UBND thành phố Hà Nội.
 Chuyển doanh nghiệp nhà nước Công ty xây dựng số 9 thành công ty cổ phần
Đầu tư xây dựng số 9 Hà Nội theo quyết định số 5009/QD_UB ngày 22 tháng 7 năm
2005 của UBND thành phố Hà Nội.
 Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng số 9 Hà Nội được đăng ký theo giấy chứng
nhận đăng ký kinh doanh số 0103008801 ngày 1 tháng 8 năm 2005 do Sở kế hoạch và
Đầu tư thành phố Hà Nội cấp.
Tổ chức của công ty:


Hình 1. Mơ hình tổ chức của cơng ty cổ phần Xây dựng số 9 Hà Nội
 Bộ máy quản lý văn phịng của cơng ty gồm: 1 Chủ tịch hội đồng quản trị, 1
Giám đốc điều hành, 3 Phó giám đốc.
 Các phòng ban: Phòng vật tư, phòng kế hoạch và đầu tư, phòng kỹ thuật chất
lượng, phòng tài chính kế tốn, phịng tổ chức hành chính, ban quản lý dự án.
 Hệ thống các xí nghiệp và các đội trực thuộc vừa và nhỏ.
Các hoạt động nghiệp vụ quản lý nguyên vật liệu do các bộ phận dưới đây đảm
nhiệm chính:
 Bộ phận vật tư:
 Lập kế hoạch cung ứng vật tư

 Tìm và đánh giá nhà cung cấp, khách hàng
 Thực hiện mua, bán hàng


 Bộ phận kho:
 Quản lý về số lượng vật tư.
 Tình hình nhập, xuất vật tư
 Báo cáo tồn kho vật tư
 Kế toán nguyên vật liệu: Quản lý và theo dõi tình hình nhập, xuất
nguyên vật liệu với các hình thức thanh tốn khác nhau như thanh tốn bằng tiền mặt,
chuyển khoản, trả chậm. quản lý hàng tồn kho. Từ đó in báo cáo nhập, xuất chi tiết
cũng như tổng hợp, in báo cáo tồn kho hàng hóa( số lượng tồn và vốn hàng tồn), in thẻ
kho…

I.2.Khảo sát hiện trạng

2.1Các hoạt động nghiệpvụ
1.1
Mua nguyên vật liệu về nhập kho
Bộ phận vật tư đóng vai trị quản lý ngun vật liệu chính của cơng ty. Bên
cạnh đó có bộ phận kho và kế toán nguyên vật liệu tham gia đồng quản lý. Việc quản
lý nguyên vật liệu được thực hiện như sau:
Bộ phận vật tư đi tìm nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp theo tiêu chí đã đặt
ra và tiến hành lập phiếu đánh giá nhà cung cấp. Các tiêu chí để đánh giá nhà cung cấp
như: loại hình doanh nghiệp, thời gian thành lập, năng lực sản xuất, năng lực nhà
xưởng, qui mô… Sau khi đã đánh giá được nhà cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp
theo yêu cầu bộ phận vật tư làm hợp đồng với nhà cung cấp( hợp đồng này phải có chữ
ký của thủ trưởng đơn vị mới hợp lệ). Sau đó bộ phận vật tư lập đơn mua nguyên vật
liệu ( đơn mua có xác nhận của thủ trưởng đơn vị) với nhà cung cấp. Sau khi đã có đủ
giấy tờ hợp lệ nhà cung cấp sẽ cấp hàng cho bộ phận vật tư.

Khi có nguyên vật liệu về bộ phận vật tư thông báo cho kho để nhận nguyên vật
liệu. Tại kho thủ kho sẽ kiểm tra về số lượng, bộ phận vật tư sẽ kiểm tra về chất lượng
xem có đúng với đơn đặt hàng hay khơng. Sau khi kiểm tra xong thủ kho viết phiếu
nhập kho rồi viết vào thẻ kho theo từng số danh điểm vật tư. Sau mỗi lần nhập kho thủ
kho sẽ chuyển toàn bộ phiếu nhập kho về cho kế toán.
Khi nhận được phiếu nhập kho do thủ kho chuyển về ( phiếu nhập kho có đủ
điều kiện xác nhận: thủ kho ký xác nhận về số lượng, bộ phận vật tư ký xác định chất
lượng) và hóa đơn do bộ phận vật tư chuyển về. Kế tốn sẽ căn cứ vào đó để thanh
tốn với nhà cung cấp. Có 2 trường hợp xảy ra:
 Mua nguyên vật liệu về và thanh toán ln cho nhà cung cấp:
Có các hình thức thanh tốn như sau: kế toán sẽ trực tiếp thanh toán với nhà
cung cấp bằng tiền mặt thông qua phiếu chi hoặc kế toán sẽ cấp tiền cho bộ phận vật
tư, bộ phận vật tư sẽ thanh toán với nhà cung cấp hoặc thanh toán bằng chuyển khoản
qua ngân hàng


 Mua nguyên vật liệu về nhập kho nhưng còn nợ tiền của nhà cung cấp.
Khi đó kế tốn sẽ theo dõi nợ với nhà cung cấp.
Trong trường hợp nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn cho kế tốn. Kế tốn sẽ căn
cứ vào giá tạm tính để hạch tốn( hạch toán là việc phản ánh vào các tài khoản kế tốn
có liên quan về sự biến động của tài sản và nguồn vốn của đơn vị). Giá tạm tính có thể
là giá của lần mua gần nhất hoặc theo báo giá của nhà cung cấp hoặc theo giá của thị
trường.
1.2
Xuất nguyên vật liệu
 Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất:
Khi bộ phận sản xuất cần bao nhiêu nguyên vật liệu sẽ báo về cho bộ phận vật
tư. Bộ phận vật tư báo về kho. Tại đây, thủ kho xuất nguyên vật liệu theo số lượng mà
bên vật tư yêu cầu và viết phiếu xuất kho sau đó chuyển về cho kế tốn.
 Xuất bán:

Khi khách hàng có nhu cầu mua nguyên vật liệu, bộ phận vật tư lập đơn đề nghị
xuất bán và thông báo cho kho. Tại đây thủ kho cũng xuất nguyên vật liệu theo đúng
số lượng mà bên vật tư yêu cầu và viết phiếu xuất kho, viết vào thẻ kho sau đó chuyển
phiếu xuất kho về cho kế tốn. Sau đó kế tốn viết hóa đơn cho khách hàng. Khách
hàng sẽ căn cứ vào đó để thanh toán.
 Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt kế toán sẽ viết phiếu
thu cho khách.
 Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng. Có thể
thanh tốn bằng tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ, nếu khách hàng trả bằng ngoại tệ phải
quy đổi sang tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế.
 Nếu khách hàng mua nguyên vật liệu nhưng còn nợ tiền của đơn vị. Khi
đó kế tốn cũng thực hiện việc theo dõi nợ của khách.
Giá bán của mỗi loại vật tư chênh lệch so với giá nhập về (đơn giá) của loại vật tư đó,
mức chênh lệch được thể hiện trong công thức sau:
Giá bán = đơn giá + 5% chi phí quản lý
Cuối mỗi kỳ bộ phận vật tư cùng với kế toán, thủ kho kiểm kê lại nguyên vật
liệu. Thủ kho kiểm kê về số lượng. Bộ phận vật tư kiểm tra về chất lượng. Sau đó kế
tốn đánh giá lại giá trị vật tư. Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người
lãnh đạo thì phải báo cáo tình hình hàng hố của từng loại, từng kho, tình hình cơng
nợ.

2.2Biểu đồ hoạt động của hệ thống
1. Mua vật tư và nhập vào kho



Hình 2. biểu đồ hoạt động mua nguyên vật liệu và nhập vào kho
2. Xuất bán

Hình 3. Biểu đồ hoạt động xuất bán nguyên vật liệu

3. Xuất cho bộ phận sản xuất


Hình 4. biểu đồ hoạt động xuất cho sản xuất
4. Lập báo cáo

Hình 5. Biểu đồ hoạt động báo cáo

I.3.Các hồ sơ dữ liệu thu thập được
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Phiếu đánh giá nhà cung cấp
Hợp đồng kinh tế
Đơn đặt hàng
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho
Phiếu thu
Phiếu chi


9.
10.

11.

Đơn đề nghị xuất bán
Hóa đơn thanh tốn( dùng cho cả nhà cung cấp và khách hàng)
Báo cáo


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu

Chương II:PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
II.1.Mơ hình nghiệp vụ của tổ chức

1.1Sơ đồ ngữ cảnh
a) Sơ đồ

Hình 6. Sơ đồ ngữ cảnh
b) Mô tả tương tác
 Nhà cung cấp: Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp có thể đáp ứng
được yêu cầu của mình lãnh đạo đơn vị cho phép mua nguyên vật liệu từ nhà cung
cấp đó. Và làm các thủ tục thanh toán với nhà cung cấp.


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu
 Khách hàng: Nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng. Bộ phận vật tư sẽ
bán hàng cho khách theo đúng yêu cầu của khách. Khách hàng sẽ thanh toán với
đơn vị hoặc kế toán sẽ theo dõi nợ của khách trong trường hợp khách nợ lại
 Bộ phận sản xuất: Khi bộ phận sản xuất có yêu cầu được cung cấp
nguyên vật liệu bộ phận vật tư sẽ đáp ứng yêu cầu của bộ phận sản xuất.
 Ngân hàng: là nơi giao dịch nếu thanh toán bằng chuyển khoản
 Lãnh đạo đơn vị: là người quyết định cho việc mua, bán, cung cấp

hàng cho đơn vị cấp dưới. Cuối mỗi kỳ hệ thống báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn
kho nguyên vật liệu

1.2
1.3Sơ đồ phân rã chức năng gộpQUẢN LÝ
NGUYÊN VẬT LIỆU

1. Mua
nguyên vật
liệu

2. Nhập
nguyên vật
liệu

3. Xuất
nguyên vật
liệu

Hình 7. Sơ đồ phân rã chức năng gộp

1.4Sơ đồ phân rã chức năng chi tiết
a) Mua nguyên vật liệu

4.
thống kê báo
cáo


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu

 Sơ đồ

1. Mua nguyên vật
liệu

1.1 lập phiếu đánh giá nhà cung
cấp
1.2 làm hợp đồng với nhà cung
cấp
1.3 lập đơn đặt hàng

1.4 nhận hóa đơn thanh tốn

1.5 thanh tốn với nhà cung cấp

1.6 theo dõi nợ nhà cung cấp
Hình 8. Mơ hình phân rã chức năng mua ngun vật liệu
 Mô tả chi tiết chức năng
1.1 Lập phiếu đánh giá nhà cung cấp:
Sau khi đi tìm nhà cung cấp bộ phận vật tư lập phiếu đánh giá nhà
cung cấp theo tiêu chí đánh giá của đơn vị. Tiêu chí đánh giá như: loại hình doanh
nghiệp, thời gian thành lập, năng lực sản xuất, năng lực nhà xưởng, qui mô…
1.2 Làm hợp đồng với nhà cung cấp:
Nếu lãnh đạo đơn vị cho phép lựa chọn nhà cung cấp bộ phận vật tư
sẽ làm hợp đồng với nhà cung cấp và 2 bên phải tuân thủ những quyền hạn trong
hợp đồng
1.3 Lập đơn đặt hàng
Khi lựa chọn được nhà cung cấp theo yêu cầu bộ phận vật tư lập đơn
đặt hàng với nhà cung cấp để mua hàng

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu
1.4 Nhận hóa đơn thanh tốn
Nhà cung cấp giao hàng cho bộ phận vật tư đồng thời bộ phận vật tư
nhận hóa đơn thanh tốn.
1.5 Thanh tốn với nhà cung cấp
Sau khi mua nguyên vật liệu bộ phận vật tư chuyển hóa đơn thanh
tốn về cho kế tốn. Hoặc kế toán sẽ trực tiếp thanh toán với nhà cung cấp hoặc
thông qua bộ phận vật tư
1.6 Theo dõi nợ nhà cung cấp
Trong trường hợp mua nguyên vật liệu và nợ lại tiền của nhà cung cấp kế
toán sẽ thực hiện theo dõi nợ với nhà cung cấp.
b) Nhập nguyên vật liệu
 Sơ đồ
2. Nhập nguyên vật
liệu

2.1 Viết phiếu nhập
kho
2.2 Viết thẻ kho
Hình 9. Mơ hình phân rã chức năng nhập nguyên vật liệu
 Mô tả chi tiết chức năng
2.1 Viết phiếu nhập kho
Sau khi kiểm
tra số nguyên
lượng, chất
3. Xuất
vật lượng nguyên vật liệu thủ kho viết
phiếu nhập kho đểliệu
nhập nguyên vật liệu vào kho

2.2 Viết thẻ kho
Sau đó thủ kho viết vào thẻ kho nguyên vật liệu vừa nhập về để theo
3.1 Lập đơn đề nghị xuất bán
dõi tình hình nguyên vật liệu
c) Xuất nguyên vật liệu
 Sơ đồ
3.2 Viết phiếu xuất kho

3.3 Viết hóa đơn thanh tốn

3.4 Thanh tốn với khách hàng

3.5 Theo dõi nợ của khách


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu

Hình 10. Mơ hình phân rã chức năng xuất ngun vật liệu
 Mô tả chi tiết chức năng
3.1 Lập đơn đề nghị xuất bán:
Trong trường hợp khách hàng có nhu cầu mua hàng. Bộ phận vật tư
lập đơn đề nghị xuất bán cho khách
3.2 Viết phiếu xuất kho
Sau khi lập đơn đề nghị xuất bán trong trường hợp bán nguyên vật
liệu. Thủ kho viết phiếu xuất kho để xuất nguyên vật liệu cho khách hàng. Hoặc thủ
kho viết phiếu xuất kho trong trường hợp bộ phận sản xuất yêu cầu
3.3 Viết hóa đơn thanh tốn
Khi khách hàng mua ngun vật liệu kế tốn sẽ viết hóa đơn thanh
tốn cho khách hàng
3.4 Thanh toán với khách hàng

Khách hàng sẽ căn cứ vào hóa đơn thanh tốn để thanh tốn với đơn
vị khi mua nguyên vật liệu
3.5 Theo dõi nợ khách hàng
Nếu khách hàng mua nguyên vật liệu nhưng nợ tiền đơn vị. Kế toán sẽ theo
dõi nợ của khách hàng

1.5Các hồ sơ dữ liệu sử dụng
a. Đơn đặt hàng
c. Phiếu xuất kho
e. Phiếu chi

b. Phiếu nhập kho
d. Phiếu thu
f. Thẻ kho


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu
g. hóa đơn thanh tốn
i. Hợp đồng kinh tể
k. Báo cáo

h. Phiếu đánh giá nhà
cung cấp
j. Đơn đề nghị xuất bán


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu

1.6Ma trận thực thể chức năng
Thực thể dữ liệu

a. Đơn đặt hàng
b. Phiếu nhập kho
c. Phiếu xuất kho
d. Phiếu thu
e. Phiếu chi
f. thẻ kho
g. hóa đơn thanh
tốn
h. Phiếu đánh giá
NCC
i. Hợp đồng kinh tế
j. Đơn đề nghị xuất
bán
k. Báo cáo
Chức năng
1. Mua NVL
2. Nhập NVL
3. Xuất NVL
4. Thống kê báo cáo

a
C

b

c

d

e

C

C
R

R

C
R

C
R

R

f
U
U
R

g
R
C
R

Hình 11. Ma trận thực thể chức năng

h
C

i
C

j

k

C
C


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu

II.2.Mơ hình luồng dữ liệu

2.1Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

Hình 12. Mơ hình luồng dữ liệu mức 0


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu

2.2Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
a) Biểu đồ tiến trình "1.0 Mua NVL"

Hình 13. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: Mua NVL


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu

b) Biểu đồ tiến trình "2.0 Nhập NVL"
g
đơn

Hóa

b

Phiếu
nhập kho

f
kho

2.1

2.2

viết
phiếu nhập
kho

viết
thẻ kho

Hình 14. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: Nhập NVL
c) Biểu đồ tiến trình "3.0 Xuất NVL"

Thẻ

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu

Hình 15. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: Xuất NVL

II.3.Mơ hình thực thể quan hệ

3.1Xác định các thực thể và thuộc tính
a. NHACUNGCAP: có các thuộc tính
 masoNCC: định danh
 tenNCC: tên nhà cung cấp


Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nguyên vật liệu

b.

c.

d.

e.

f.

g.

h.

 diachiNCC: địa chỉ nhà cung cấp

 loaihinhDN: loại hình doanh nghiệp
 dienthoaiNCC: điện thoại nhà cung cấp
 taikhoanNCC: tài khoản nhà cung cấp
VẬT TƯ: có các thuộc tính sau
 mavattu: định danh
 tenvattu: tên vật tư
 donvitinh: đơn vị tính
 quycach: quy cách vật tư
 dongia: đơn giá
KHO: có các thuộc tính sau
 makho: mã kho _ định danh
 tenkho: tên kho
BỘ PHẬN SẢN XT: có các thuộc tính sau
 masobpsx: mã số bộ phận sản xuất – định danh
 tenbpsx: tên bộ phận sản xuất
 diachibpsx: địa chỉ bộ phận sản xuất
KHÁCH HÀNG: có các thuộc tính sau
 maKH: mã khách hàng – định danh
 tenKH: tên khách hàng
 diachiKH: địa chỉ khách hàng
 dienthoaiKH: điện thoại khách hàng
 taikhoanKH: tài khoản khách hàng
NGƯỜI THU CHI: có các thuộc tính sau
 mathuchi: mã người thu chi – định danh
 hotenthuchi: họ tên người thu chi
 diachithuchi: điạ chỉ người thu chi
NHOMVATTU: có các thuộc tính
 manhom: mã nhóm vật tư_ định danh
 tennhom: tên nhóm vật tư
HTTT: có các thuộc tính

 masohttt: mã số hình thức thanh tốn_ định danh
 tenhttt: tên hình thức thanh tốn