Phân loại, phân tích Sự chậm trễ trong quản lý dự án xây dựng

How To: Categorize, Analyze and Report Project Construction Delays
Làm thế nào để: Phân loại, phân tích và dự báo chậm trễ tiến độ trong xây dựng
Construction Delays are unplanned events that happen during both work planning
and execution that result in a cost and/or schedule variance to the original project
plan. Delays can impact your project cost and extend your project delivery schedule.
Sự chậm trễ xây dựng là sự kiện không dự định trước xảy ra trong cả quá trình lập
kế hoạch và thực hiện mà kết quả là sự thay đổi chi phí hay tiến độ so với kế hoạch
dự án ban đầu. Sự chậm trễ có thể tác động đến chi phí dự án của bạn và kéo dài thời
gian giao dự án.
Delays may also result in litigation if there is a dispute over who was responsible for
the project delay – so it is critical to capture, analyze and resolve project delays
quickly, and know who is responsible for each delay.
Capturing, assessing and reporting on delays is a standard project management
process to manage the unplanned events that happen during the planning and
execution of any major project.
Sự chậm trễ này cũng có thể dẫn đến kiện tụng nếu có tranh chấp về việc ai chịu
trách nhiệm về sự chậm trễ của dự án - vì vậy nắm bắt, phân tích và giải quyết chậm
trễ dự án một cách nhanh chóng, biết ai chịu trách nhiệm cho mỗi sự chậm trễ là hết
sức quan trọng.
Nắm bắt, đánh giá và báo cáo về sự chậm trễ là một quy trình quản lý dự án chuẩn
để quản lý các sự kiện không dự định trước xảy ra trong quá trình lập kế hoạch và
thực hiện bất kỳ dự án lớn nào.
This 1-Page summary in our Project Controls series gives you a downloadable quick
Reference Guide on the fundamentals of construction delays and a cheat sheet of the
widely accepted categories for delays, and methods to assess delays.
Bản tóm tắt trong 1 trang trong loạt bài về Project Control này của chúng tôi sẽ cung
cấp cho bạn một Cảm nang tham khảo về những vấn đề cơ bản của chậm trễ trong
xây dựng, một bản cheat sheet về cách phân loại chậm trễ đang được chấp nhận rộng
rãi, cũng như các phương pháp để đánh giá sự chậm trễ.
This article will cover:
• What you need to get started capturing construction delays

• How to categorize delays when they are found


•

The different methods used to assess the delay’s impact on project schedule
• Example delay report
Bài viết này sẽ bao gồm:
Những gì bạn cần để bắt đầu ghi nhận chậm trễ trong xây dựng
•
Làm thế nào để phân loại sự chậm trễ khi phát hiện ra
•
Các phương pháp khác nhau được sử dụng để đánh giá tác động sự
chậm trễ tới tiến độ dự án
•
Ví dụ về Báo cáo sự chậm trễ
•

What You Need to Manage Construction Delays:
Những gì bạn cần để quản lý chậm trễ trong xây dựng:
1. A Project Plan with your Critical Path
Your project plan will include your project’s scope, schedule, and costs. Project
plans may also include resource loading and a quality plan.
Project Managers use tools like Oracle Primavera P6 or Microsoft Project to create
their resource-loaded project schedule (or they simply use an Excel spreadsheet to
organize their project – though managing projects in Excel can quickly become a
headache). Project Managers will also integrate these tools with other software
packages during work execution for daily progress tracking, delay tracking and
timesheets.
1. Kế hoạch dự án với đường gantt

Kế hoạch dự án của bạn sẽ bao gồm phạm vi, tiến độ và chi phí. Kế hoạch dự án
cũng có thể bao gồm kế hoạch huy động nguồn lực và kế hoạch chất lượng.
Các giám đốc Dự án thường sử dụng các công cụ như Oracle Primavera
P6 hoặc Microsoft Project để tạo ra tiến độ kết hợp với kế hoạch huy động tài nguyên
của dự án (hoặc họ chỉ đơn giản là sử dụng một bảng tính Excel để tổ chức các dự
án của - mặc dù quản lý dự án trong Excel có thể nhanh chóng trở thành một vấn đề
khá đau đầu). Giám đốc dự án cũng sẽ tích hợp các công cụ với các gói phần mềm
khác trong quá trình thực hiện công việc để theo dõi tiến trình hàng ngày, theo dõi
sự chậm trễ và bảng chấm công.
2. A Delay Capture Form


You are not planning for a delay to happen on your project, but when it does you
need a form at the ready to capture the details of the delay. Capturing delays in a
standardized way at the point where the delay actually occurs (especially for field
delays during execution) is important when it comes to assessing the delay, in
particular who was responsible for the delay.
Having a standard way to capture every construction delay and report on those
delays when found to project stakeholders can save Contractors a lot of time and
money, avoid major headaches with the Owner and potentially avoid the risk of
expensive litigation. And if you do end up in litigation, you want to have clear
objective evidence of the details of every delay.
2. Mẫu form ghi nhận sự chậm trễ
Bạn không có kế hoạch cho việc chậm trễ xảy ra đối với dự án của bạn, nhưng khi
nó xảy ra, bạn phải sẵn sàng để nắm bắt các chi tiết của sự chậm trễ. Ghi nhận sự
chậm trễ theo một cách đượctiêu chuẩn hóa vào ngay thời điểm mà sự chậm trễ thực
sự xảy ra (đặc biệt là cho sự chậm trễ trên công trường trong quá trình thực hiện) là
rất quan trọng cho việc việc đánh giá sự chậm trễ, đặc biệt là việc xác định những
người chịu trách nhiệm về sự chậm trễ.
Có một cách tiêu chuẩn để ghi nhận mọi chậm trễ xây dựng và báo cáo về những sự

chậm trễ ngay khi phát hiện ra cho các bên liên quan của dự án có thể tiết kiệm cho
nhà thầu rất nhiều thời gian và tiền bạc, tránh nhiều vấn đề đau đầu với các chủ đầu
tư và có khả năng tránh nguy cơ kiện tụng tốn kém. Và ngay cả khi bạn kết thúc dự
án với các tình huống kiện tụng, tranh chấp, bạn chắc hẳn cũng muốn có những
bằng chứng khách quan, rõ ràng về các chi tiết của mỗi sự chậm trễ.
3. Delay Categorization
There are 4 generally accepted categorizations for delays:
3. Phân loại chậm trễ
Có 4 Phân Loại cho sự chậm trễ thường được chấp nhận rộng rãi:
Critical vs. Non-Critical Delays:
You want to identify if the delay is on the critical path – because if it is, the delay is
going to extend your project’s completion date and will require you to update your


project plan. Critical delays need to be resolved immediately. Being alerted through
an email notification or some other method when these delays happen and
formulating a plan to resolve the delay as quickly as possible is very important for
successful project execution.
Depending on the type of delay you encountered and the criticality of the delay you
may want to record a non-conformance around the delay and plan corrective &
preventative actions to avoid another occurrence of that delay. You may additionally
need to update your risk profile for the project if there’s potential a similar delay
may happen as the project progresses.
Non-critical delays still need to be captured, but they do not necessarily impact the
project delivery date. They may still have a cost impact so they also need to be
reported on and resolved.
Nghiêm trọng vs chậm trễ không nghiêm trọng:
Bạn muốn xác định nếu liệu công tác bị trễ có nằm trên đường găng hay không - bởi
vì nếu điều đó xảy ra, sự chậm trễ sẽ kéo dài thời gian hoàn thành của dự án và sẽ
yêu cầu bạn phải cập nhật kế hoạch dự án của bạn. Sự chậm trễ nghiêm trọng cần

phải được giải quyết ngay lập tức. Cần phải được báo động một cách nhanh chóng
qua một thông báo email hoặc một số phương pháp khác ngay khi những sự chậm
trễ xảy ra và xây dựng một kế hoạch để giải quyết sự chậm trễ càng nhanh càng tốt
là cực kì quan trọng
Tùy thuộc vào loại chậm trễ bạn gặp phải và mức độ nghiêm trọng của các sự chậm
trễ có thể bạn muốn ghi nhận lại mộtsự không phù hợp liên quan tới sự chậm trễ và
kế hoạch hành động khắc phục và phòng ngừa để tránh sự chậm trễ đó xảy ra một
lần nữa. Bạn cũng có thể cần phải cập nhật danh mục các rủi ro của dự án nếu có
khả năng một sự chậm trễ tương tự có thể xảy ra khi dự án tiếp tục triển khai.
Sự chậm trễ không nghiêm trọng vẫn cần phải được nắm bắt, nhưng những chậm trễ
này không nhất thiết phải tác động đến thời điểm bàn giao dự án. Hơn nữa, chúng
vẫn có thể có một tác động tới chi phí của dự án vì vậy cũng cần phải được báo cáo
và giải quyết.
Excusable vs. Non-Excusable Delays
Whether or not it’s a critical delay you need to determine if it’s an excusable delay
(it was out of the Contractor’s control to prevent the delay from occurring) or if it’s


a non-excusable delay (it was a direct result of the Contractor’s actions, or they could
have foreseeably taken action to avoid the delay from happening in the first place).
The contract between the Contractor and the Owner will typically specify what
delays are excusable and which ones are not – so it is important that you are familiar
with the language of the contract!
Some examples of excusable delays:
•

Acts of God
• Floods / Fire
• Own-Directed Change (which would typically be captured as part of a
formal change management system)

• Errors / Omissions (if the Owner left out critical detail which impacted the
scope of the project)
Excusable delays may be compensable – the Owner may give the Contractor more
time to complete the project given the delay or the Contractor may be given more
money to complete the project as delays can extend the time the work crews need to
be kept on.
Not all delays are excusable – some examples of non-excusable delays:
•

Late performance of sub-contractors impacting project schedule / milestones
• Poor work quality (may result in re-work)
• Inadequate equipment – is usually the Contractor’s responsibility to ensure
the crews have the right tools and equipment to execute their work activities
Disputes over whether or not a delay is excusable or not can cause major headaches
on a project, so it is important the contract language is clear and delays are discussed
with the Owner as soon as they are encountered on the project. Having a detailed,
documented record of every delay and agreement between the Owner and Contractor
as to who is responsible is crucial if there is ever a dispute potentially leading to
litigation – document your delays!
Chậm trễ Có thể tha thứ vs chậm trễ không thể tha thứ
Cho dù đó là một sự chậm trễ nghiêm trọng hay không thì bạn vẫn cần phải xác định
xem đó là một sự chậm trễ có thể tha thứ (nó nằm ngoài tầm kiểm soát của Nhà thầu
để ngăn chặn sự chậm trễ xảy ra) nó là một sự chậm trễ không thể tha thứ (đó là một


kết quả trực tiếp của hành động của nhà thầu, hoặc họ có thể có hành động ngăn
ngừa trước để tránh sự chậm trễ ngay từ lần đầu tiên).
Hợp đồng giữa nhà thầu và chủ đầu tư thường sẽ xác định rõ những gì là chậm trễ
có thể tha thứ và chậm trễ nào không thể tha thứ. Vì vậy điều quan trọng là bạn phải
quen thuộc với ngôn ngữ của hợp đồng!

Một số ví dụ về sự chậm trễ có thể tha thứ:
Do trời
•
Lũ lụt / Cháy
•
Thay đổi theo yêu cầu của Chủ đầu tư (mà thường sẽ được ghi nhận
như một phần của một hệ thống quản lý thay đổi một cách chính thức )
•
Lỗi / thiếu sót (nếu chủ đầu tư đã bỏ qua các chi tiết quan trọng mà sau
đó việc này tác động đến phạm vi của dự án)
•

Sự chậm trễ có thể tha thứ có thể được đền bù - Chủ đầu tư có thể cho phép các nhà
thầu có thêm thời gian để hoàn thành dự án cho sự chậm trễ này hoặc các nhà thầu
có thể được thanh toán thêm tiền để hoàn thành dự án trong trường hợp sự chậm trễ
có thể kéo dài thời gian làm việc của nhân sự nhà thầu.
Không phải tất cả sự chậm trễ là có thể tha thứ - một số ví dụ về sự chậm trễ không
thể tha thứ:
Năng suất kém của các thầu phụ ảnh hưởng đến tiến độ dự án / các mốc
thời gian chính của dự án
•
Chất lượng thi công kém (có thể dẫn đến việc làm lại )
•
Thiết bị không phù hợp – Thường nhà thầu phải có trách nhiệm đảm
bảo rằng công nhân có đúng và đủ công cụ và thiết bị để triển khai thi công.
•

Tranh chấp về việc một sự chậm trễ là có thể tha thứ hay không thể tha thứ có thể
là một vấn đề gây đau đầu của mỗi dự án, vì vậy điều quan trọng là ngôn ngữ hợp
đồng phải rõ ràng và sự chậm trễ được thảo luận với Chủ đầu tư ngay khi gặp phải

sự chậm trễ đó trên dự án. Có một tài liệu hồ sơ chi tiết của mọi sự chậm trễ và sự
đồng thuận giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu về việc ai là người có trách nhiệm là rất
quan trọng nhất là khi một tranh chấp có khả năng dẫn đến kiện tụng – vậy nên hãy
ghi nhận mọi sự chậm trễ của bạn bằng văn bản!
Compensable vs. Non-Compensable Delays


Non-excusable delays are not compensable; the Contractor is expected to absorb any
penalties related to non-excusable delays as it speaks to performance of the work
scope.
Excusable delays may be compensable and again this would typically be specified
in the contract between the Owner and the Contractor. Some examples of
compensable delays:
•
•

Owner-directed change
Errors / omissions

The important point is that these types of delays are within the Owner’s control, so
they shoulder the responsibility for the delay occurrence. Some examples of noncompensable delays:
•

Acts of God
• Flood / Fire
• Strikes
These types of delays are not within the control of the Owner or the Contractor; how
they are handled then typically comes down to the specific case and how that is
described in the contract language.
Chậm trễ được Đền bù vs chậm trễ không đền bù

Sự chậm trễ không thể tha thứ thì không phải đền bù; Nhà thầu sẽ phải chịu mọi hình
phạt liên quan đến sự chậm trễ không thể tha thứ vì ở đây đang nói đến hiệu suất của
nhà thầu với các công việc trong phạm vi của mình.
Sự chậm trễ có thể tha thứ có thể được đền bù và một lần nữa điều này sẽ thường
được quy định trong hợp đồng giữa Chủ đầu tư và nhà thầu. Một số ví dụ về sự chậm
trễ có thể được sđền bù:
•
•

Các yêu cầu thay đổi từ chủ đầu tư
Lỗi / thiếu sót của Chủ đầu tư

Điểm quan trọng là các chậm trễ loại này đều nằm trong kiểm soát của chủ đầu tư ,
do đó họ phải chịu trách nhiệm khi để xảy ra chậm trễ.
Một số ví dụ về sự chậm trễ không đền bù:


Do trời
•
Lũ / Cháy
•
đình công
Những chậm trễ loại này là không nằm trong khả năng kiểm soát của Chủ đầu tư
hoặc Nhà thầu; cách thức chúng được xử lý sau đi vào từng trường hợp cụ thể các
nó được mô tả trong ngôn ngữ hợp đồng.
•

Concurrent Delays
Concurrent delays are when two delays happen at the same time, each independently
affecting the project completion date – and the question becomes which delay is

responsible for any delay in the project delivery.
Concurrent delays are a complicated topic and it’s often said they are both sword
and shield when claiming costs due to delay, project delivery time extension, or both.
Owners will often argue concurrent delays by the Contractor as a reason for
awarding a time extension on the project without awarding costs. Contractors will
often argue concurrent delays by the Owner as a reason why costs should not be
assessed for the delays.
Again it is important to read the contract language and understand who is
responsible.
Sự chậm trễ đồng thời
Sự chậm trễ đồng thời là khi hai sự chậm trễ xảy ra cùng một lúc, mỗi sự chậm trễ
thì ảnh hưởng một cách độc lập đến ngày hoàn thành dự án - và câu hỏi được đặt ra
là chậm trễ nào dẫn tới việc chậm bàn giao dự án
Sự chậm trễ đồng thời là một chủ đề phức tạp và người ta thường xem nó vừa thanh
kiếm vừa là lá chắn khi khiếu nại đòi gia tăng chi phí do chậm trễ, gia hạn thời gian
giao dự án, hoặc cả hai. Chủ đầu tư thường sẽ tranh cãi và lấy cớ về sự chậm trễ
đồng thời bởi các nhà thầu như một lý do để cho phép gia hạn thời gian dự án mà
không gia tăng chi phí. Nhà thầu thường sẽ tranh luận rằng sự chậm trễ đồng thời
bởi các chủ đầu tư là một lý do tại sao chi phí không nên được đánh giá cho sự chậm
trễ.
Một lần nữa, nắm rõ ngôn ngữ hợp đồng và xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm
là hết sức quan trọng


Here’s a flow diagram summary of the different delay categories:
Dưới đây là một lưu đồ tóm tắt việc phân loại các loại chậm trễ khác nhau:

4. Delay Assessment and Analysis
Depending on the scope and complexity of the project you may use a different
analysis method for evaluating the impact of the delay on the project:

4. Đánh giá và phân tích sự chậm trễ
Tuỳ theo quy mô và độ phức tạp của dự án, bạn có thể sử dụng một phương pháp
phân tích khác nhau để đánh giá tác động của sự chậm trễ của dự án:
Foresight (forward-looking):
This method looks ahead at the plan for completion before the work is actually done
and is often referred to as the Impacted As Planned Method.
In this method delays are added into the as-planned / project baseline schedule and
the forward looking project completion date is re-calculated based on those new


items added in. Views of delay activities added in may focus only Owner or
Contractor delays.
This method is simple however it ignores the as-built history of the project and
assumes the as-planned schedule doesn’t change moving forward.
Foresight (nhìn tới):
Phương pháp này xem xét trước vào kế hoạch hoàn thành trước khi công việc được
thực sự thực hiện và thường được gọi là phương pháp Impacted As Planned.
Trong phương pháp này chậm trễ được thêm tiến độ gốc/ dự kiến của dự án và ngày
hoàn thành dự án trong tương lai được tính lại dựa trên những mục mới được thêm
vào. Các công tác chậm trễ được thêm vào có thể chỉ tập trung vào các chậm trễ của
Chủ đầu tư hay nhà thầu
Phương pháp này khá đơn giản tuy nhiên nó bỏ qua giai đoạn từ đầu dự án tới thời
điểm đang xét của dự án và giả định tiến độ theo kế hoạch không thay đổi mà chỉ
được tịnh tiến về phía trước.
Hindsight (backward-looking):
The basis of this method is that delays are best analyzed from the end of the project
looking back at what happened. This analysis method is often referred to as
the Collapsed As-Built Method.
In this method an as-built schedule is built at the end of the project, and delays are
assessed against that schedule. A delay is removed from the schedule to produce the

collapsed as-built schedule. If the project delivery date of the collapsed schedule is
earlier than the actual as-built scheduled then it is assessed that the delay was
responsible for the schedule variance.
Hindsight (nhìn lui):
Các cơ sở của phương pháp này là quan điểm cho rằng sự chậm trễ được phân tích
tốt nhất từ thời điểm kết thúc dự án nhìn lại những gì đã xảy ra. Phương pháp phân
tích này thường được gọi là Collapsed As-Built Method.
Trong phương pháp này một tiến độ thực tế (as built Schedule) được xây dựng vào
thời điểm cuối dự án , và sự chậm trễ được đánh giá theo tiến độ này. Một sự chậm
trễ được lấy ra từ tiến độ này để tạo ra cái gọi là tiến độ thực tế thu gọn (collapsed
as-built schedule). Nếu ngày giao dự án của các tiến độ thu gọn là sớm hơn so với


tiến độ thực tế thì có thể khẳng định rằng sự chậm trễ tương ứng với bản collapsed
as-buit schedule đấy là nguyên nhân của thay đổi tiến độ.
Contemporaneous:
The contemporaneous schedule is the combination of the project baseline schedule
and schedule updates made along the way to manage the execution of the project.
They are the most representative view of the status of the work throughout the
duration of the project. This method is often referred to as the Contemporaneous
Period Analysis, orWindows Analysis.
In this method the as-planned schedule is analyzed through a ‘window’ into the
schedule – between two periods. Delays are analyzed on this snapshot of the
schedule based on the project documents, and the schedule is calculated based on
the delays. The process is then repeated for the next window.
The objective of this method is to evaluate the delay against the currentcritical path
for the project, to determine the impact of that delay on delivery (if any) or is it
accounted for in the float of the ongoing activities at that point in time.
This method gives the most accurate analysis of the true impact of delays on project
schedule and takes into account the dynamic nature of the critical path through

project execution. That said it’s a time consuming method to implement for a project,
so consider the project needs.
Hiện tại:
Tiến độ hiện tại (tại thời điểm xem xét) là sự kết hợp của tiến độ baseline (cơ sở)
và các cập nhật tiến độ dự án được thực hiện dọc quá trình quản lý thực hiện dự
án. Đấy là những khung nhìn tiêu biểu nhất về tình trạng của công việc trong suốt
thời gian của dự án. Phương pháp này thường được gọi là Phân tích thời kỳ
đương thời, hoặc phân tích ô cửa sổ (Contemporaneous Period Analysis,
Windows Analysis)
Trong phương pháp này, tiến độ theo kế hoạch (as-planned shedule) được phân tích
thông qua một "cửa sổ" soi vào tiến độ này, nằm giữa hai giai đoạn. Sự chậm trễ
được phân tích trên phần trích ra này của Tiến độ dựa trên các tài liệu của dự án và
và tiến độ sẽ được tính toán dựa trên các chậm trễ. Sau đó quá trình này được lặp đi
lặp lại cho các cửa sổ tiếp theo.


Mục tiêu của phương pháp này là để đánh giá sự chậm trễ so với đường gantt tại thời
điểm đang xét đối với dự án, để xác định tác động của sự chậm trễ đó tới việc bàn
giao dự án (nếu có) hoặc là nó ảnh hưởng như thế nào tới thời gian dự trữ (float)
của các hoạt động đang diễn ra tại thời điểm đó.
Phương pháp này đưa ra các phân tích chính xác nhất về tác động thực sự của sự
chậm trễ tới tiến độ dự án cũng như xét tới tính chất động (dynamic nature) của
đường gantt trong quá trình thực hiện dự án. Tuy nhiên đây là phương pháp tốn
nhiều thời gian để thực hiện do đó cần xem xét áp dụng dựa vào yêu cầu thực tế của
dự án.
5. Delay Reporting
Stakeholders need a view of the delays that have occurred and this is done through
a delay log, which captures the important points of every delay recorded. Your delay
capture method should tie back in to your delay log so that the assessment and
analysis can happen.

Here’s an example of what a delay log may look like:
5. Báo cáo sự chậm trễ
Các bên liên quan cần một cái nhìn về các chậm trễ đã xảy ra và điều này được thực
hiện thông qua một bản ghi nhận sự chậm trễ (delay log). Bản ghi này sẽ ghi nhận
mọi diễn tiến quan trọng của mọi sự chậm trễ được lưu lại. Phương pháp ghi nhận
sự chậm trễ cần liên kết chặt chẽ với bản ghi nhận sự chậm trễ (delay log) của bạn
để sau này có thể đánh giá và phân tích được.
Dưới đây là một ví dụ về những nỗi dung trong một bản ghi nhận sự chậm trễ (delay
log)

Conclusion
This covers the basic concepts of construction delays, including how to categorize
delays, different methods to assess the impact of delays on schedule and the need to
report on delays to keep stakeholders in the loop. Good delay capture and


documentation can save a lot of headache and difficult meetings between the Owner
and Contractor – so make sure to well document your delays.
Kết luận
Tài liệu này bao gồm các khái niệm cơ bản của sự chậm trễ trong xây dựng, bao gồm
làm thế nào để phân loại sự chậm trễ, các phương pháp khác nhau để đánh giá tác
động của sự chậm trễ về tiến độ và sự cần thiết phải báo cáo về sự chậm trễ để các
bên liên quan nắm bắt được. Việc ghi nhận sự chậm trễ một cách đầy đủ và lưu lại
thành văn bản có thể giảm thiểu rất nhiều vấn đề nhức đầu cũng như giảm các cuộc
họp khó khăn giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu - vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn đã ghi
nhận bằng văn bản một cách đầy đủ, chi tiết các chậm trễ trong dự án.