Dịch vụ phổ biến thông tin

Dòch vuï thoâng tin
I. CÁC DỊCH VỤ PHỔ BIẾN THÔNG TIN
1. Khái niệm chung về phổ biến thông tin
Phổ biến thông tin là chuyển giao cho người dùng tin những
thông tin mà họ cần hoặc giúp họ có khả năng tiếp cận các thông
tin đó. Phổ biến thông tin đó là kết quả của việc xử lý thông tin
và là công đoạn cuối cùng của dây chuyền thông tin. Tuy nhiên
một vài dạng phổ biến thông tin có thể thực hiện ngay khi xuất
bản tài liệu mà không có sự can thiệp của các đơn vị thông tin.
Phổ biến thông tin là lý do tồn tại và là điều quan tâm chủ yếu
của đơn vị thông tin. Việc xây dựng và duy trì vốn tài liệu là
phương tiện chủ yếu để đạt được mục tiêu trên.
Việc phổ biến thông tin có thể thực hiện trên:
- Các tài liệu cấp một hay các bản sao của chúng
- Các bảng tra cứu của tài liệu dưới dạng các sản phẩm thông
tin cấp hai, các CSDL thư mục
- Các thông tin chứa trong tài liệu và được trình bày dưới dạng
các sản phẩm thông tin cấp ba
- Các nguồn thông tin khác nhau
Những dịch vụ phổ biến thông tin mà một đơn vị thông tin
thường phải đảm nhiệm là:
- Các dịch vụ cung cấp tài liệu cấp một
- Dịch vụ tài liệu
- Các dịch vụ phổ biến thông tin cấp hai, cấp ba
- Các dịch vụ tìm tin on-line, tìm tin trên CD-ROM
- Phổ biến thông tin có chọn lọc
Những trở ngại cho việc phổ biến thông tin có thể là:
- Những trở ngại liên quan đến tính đa dạng trong yêu cầu của
người dùng tin, sự mơ hồ trong các yêu cầu của họ, sự không
hiểu biết của họ đối với hoạt động và khả năng thực tế của
đơn vị thông tin.

- Những trở ngại về tổ chức liên quan tới vị trí của các đơn vị
thông tin: xa các nguồn thông tin, không bổ sung được các
thông tin quý hiếm.
1
Dòch vuï thoâng tin
- Những trở ngại về kỹ thuật như thiếu trang thiết bị cần thiết,
thiếu các cán bộ chuyên môn giỏi, xử lý tài liệu chậm làm
ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả phục vụ.
- Những trở ngại do yếu kém về quản lý gây ra.
2. Các dịch vụ cung cấp tài liệu cấp một
Việc phổ biến tài liệu cấp một có thể tiến hành theo nhiều hình
thức khác nhau:
- Cho mượn đọc tại chỗ ở một đơn vị thông tin.
- Cho mượn đọc ở nhà theo một thời gian quy định.
- Bán cho người dùng tin tài liệu ở dạng tài liệu gốc hay bản
sao chụp tài liệu gốc.
3. Dịch vụ dịch tài liệu
Dịch tài liệu là một phương tiện chủ yếu phân phối tài liệu cấp
một khi bộ phận quan trọng của tài liệu được người dùng tin
quan tâm lại xuất bản bằng ngôn ngữ mà họ không đọc được.
Một tạp chí khoa học xuất bản bằng những ngôn ngữ rất khó, lại
ít phổ biến như tiếng Nga và tiếng Nhật, được dịch toàn bộ sang
tiếng Anh và đựơc xuất bản đồng thời với bản gốc. Người dùng
tin có thể sử dụng thuận tiện các bản dịch phù hợp với mình.
Muốn vậy phải có quan hệ chặt chẽ với các trung tâm dịch thuật
trong nước và quốc tế. Cơ sở dữ liệu của các bản dịch quốc tế
WTI (World Translation Index) do INIST và trung tâm dịch
thuật quốc tế ITC (International Translation Center) cộng tác sản
xuất cho phép xác định các bản dịch của các tài liệu đã có. Từ
năm 1979, WTI đã tập hợp được 300 000 bản dịch của các tài

liệu khoa học kỹ thuật của thế giới ra tiếng các nước phương
Tây.
Sau đây là một số trạm dịch trên Internet:


4. Các dịch vụ phổ biến thông tin cấp hai
Các dịch vụ phổ biến thông tin cấp hai có thể thực hiện dưới
nhiều dạng khác nhau, phụ thuộc vào nội dung, phương thức,
thời gian và mục tiêu của chúng.
2
Dòch vuï thoâng tin
Dịch vụ tra cứu
Dịch vụ tra cứu giúp người dùng tin sử dụng tốt nhất nguồn tài
liệu hiện có để thoả mãn nhu cầu thông tin của họ. Các ấn phẩm
thư mục, các mục lục, các bảng chỉ dẫn và tóm tắt, các CSDL
thư mục và CSDL đa phương tiện và các mục lục liên hợp do các
đơn vị thông tin hợp tác biên soạn đã giúp người dùng tin mở
rộng phạm vi các nguồn tài liệu và thông tin mà họ cần khai thác.
Dịch vụ thông tin định hướng
Dịch vụ thông tin định hướng có nhiệm vụ chỉ cho người dùng
tin không phải là tài liệu hay những thông tin trả lời cho những
câu hỏi của họ, mà giúp họ tìm đến các nguồn thông tin.
Các dịch vụ thông tin hiện đại
Các dịch vụ thông tin hiện đại (Curent Awreness Services –
CAS) có nhiệm vụ giúp người dùng tin nắm bắt được những
thông tin mới nhất, đặc biệt trong lĩnh vực mà họ quan tâm.
5. Dịch vụ tìm tin on-line
Tìm tin on-line là tìm tin trên các CSDL của các cơ quan dịch vụ
thông tin, thông qua mạng truyền dữ liệu như Intranet, Extranet,
Internet.

Đối với người dùng tin, để thực hiện tìm tin on-line cần phải:
- Ký hợp đồng với cơ quan dịch vụ thông tin để nhận được
một mật khẩu (password). Ví dụ: CSDL PASCAL do các cơ
quan dịch vụ thông tin QUESTEL, DIALOG và ESA – IRS
đảm nhận.
- Sử dụng một trong các thiết bị như sau: một đầu cuối của
mạng máy tính, một máy tính có trang bị modem hay một
Minitel.
- Biết sử dụng ngôn ngữ hỏi riêng của từng cơ quan dịch vụ.
6. Phổ biến thông tin trên CD - ROM
CD–ROM là vật mang tin với dung lượng rất lớn
(khoảng 600 MB tức là 300 000 trang in hay 1500 đĩa
mềm). Người dùng tin không thể xóa cũng như ghi lại
trên đĩa. CD – ROM rất thích hợp với việc lưu trữ các tài
liệu văn bản, đồ thị, âm thanh và các dữ liệu tin học.
3
Dòch vuï thoâng tin
CD – ROM được coi như là một xuất bản phẩm để phổ
biến các CSDL lớn, các sách trư cứu như từ điển, bách
khoa toàn thư, các phần mềm
Để giúp bạn thực hiện các dịch vụ tìm tin trên, các
đơn vị thông tin phải cung cấp các tài liệu trợ giúp
như:
- Sách hướng dẫn sử dụng CD – ROM.
- Sách hướng dẫn hỏi đáp trên các CSDL .
- Tập từ vựng các từ khóa.
- Các khung phân loại được sử dụng cho CSDL.
7. Tìm tin trên Internet
Internet và truy cập tới nguồn thông tin khổng lồ trên Internet .
Có ba cách tìm tin trên Internet :

1) Tìm theo địa chỉ của nguồn tin – URL. Nếu bạn biết địa chỉ
của nguồn tin - URL (Uniform Resource Locator), bạn có thể gõ
trực tiếp địa chỉ mà bạn cần tìm vào dòng Address trong trình
duyệt web.
Ví dụ: />
2) Tìm tin trên Website. Nếu bạn đã tìm được một Website, bạn
có thể đi từ trang này sang trang khác bằng cách kích vào các
liên kết trong trang.
Ví dụ: các thông tin về đất nước và con người Việt Nam, về các
điểm du lịch, các lễ hội truyền thống. ở Việt Nam có thể tìm trên
Website của Tổng cục Du lịch Việt Nam

Ví dụ: Các thông tin về khổ mẫu MARC có thể tìm trên Website
của Thư viện Quốc hội Mỹ
/>3) Sử dụng công cụ dò tìm – search engine. Nếu không biết địa
chỉ, bạn cần sử dụng một công cụ dò tìm, cụ thể như là:
Google
Alta Vista
4
Dòch vuï thoâng tin
Yahoo
HotBot
Infoseek
Lycos
Để tìm thông tin trên các trạm tìm kiếm bạn có thể thực hiện
theo hai cách sau:
- Gõ vào một từ khóa hoặc một từ.
Ví dụ: MARC
Máy sẽ liệt kê các địa chỉ mà ở đó bạn có thể tìm được nhưng
thông tin hữu ích về MARC.

- Chọn một trong các chủ đề chung như Sport, Education,…
rồi thu hẹp phạm vi thông qua các chủ đề con.
Một số trạm tìm kiếm cho phép bạn sử dụng các toán tử logic
AND, OR, NOT để lập các biểu thức tìm, cho phép bạn tìm được
các thông tin theo yêu cầu.
8. Các dịch vụ phổ biến thông tin cấp ba
Các tài liệu cấp ba là kết quả tổng hợp của nhiều công đoạn khác
nhau. Đó là tập hợp các thông tin được cung cấp bởi nhiều
nguồn, được phân tích, đánh giá cô đọng và rút ra những dữ liệu.
Chúng có thể được biên tập để trả lời một câu hỏi riêng (tổng
quan, tổng luận, thực trạng của một vấn đề…) hoặc để xuất bản
đều kỳ hàng năm (tạp chí hàng năm).
9. Phổ biến thông tin có chọn lọc
Phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI– Selective Dissemination of
Information) là dịch vụ cung cấp theo định kỳ thông tin có nội
dung và hình thức được xác định trước cho người dùng tin.
Dịch vụ SDI cung cấp thông tin cho người dùng tin theo những
điều kiện được xác định trước về nội dung, hình thức và thời
gian nhằm đáp ứng các nhu cầu tin có tính ổn định và hệ thống.
Để thực hiện dịch vụ SDI, trước hết các cơ quan TTTV phải xây
dựng cho mỗi người dùng tin/ nhóm người dùng tin một diện
nhu cầu tin (profile). Trên cơ sở đó, các cơ quan TTTV chọn lọc
và cung cấp thông tin phù hợp về nội dung và hình thức cho
người dùng tin/ nhóm người dùng tin.
5
Dòch vuï thoâng tin
Về thực chất, profile được thể hiện như một biểu thức tìm tin
phản ánh nhu cầu tin ổn định của người dùng tin trong một
khoảng thời gian nhất định và được sử dụng để xác định điều
kiện về nội dung và hình thức loại thông tin người dùng tin

mong muốn nhận được từ cơ quan cung cấp dịch vụ một cách
định kỳ. Profile thay đổi khi nhu cầu tin của người dùng tin thay
đổi.
Profile được các chuyên gia thông tin xây dựng trên cơ sở xử lý,
phân tích thông tin về nhu cầu tin của người dùng tin do chính
người dùng tin cung cấp. Profile được thể hiện bằng ngôn ngữ tư
liệu và được điều chỉnh, bổ sung trên cơ sở đánh giá kết quả cụ
thể sau một thời gian triển khai dịch vụ .
Quy trình xây dựng profile:
Bước1: Giới thiệu mục đích, lợi ích, chi phí… của dịch vụ SDI,
hướng dẫn cách mô tả nhu cầu tin và những vấn đề liên quan
nhằm giúp người đăng ký sử dụng dịch vụ có thể trình bày rõ
ràng diện yêu cầu tìm tin của mình. Để thực hiện bước này có
thể tổ chức các buổi họp với người dùng tin, hoặc gửi hồ sơ chi
tiết đến người dùng tin đã được chọn lọc trước.
Bước 2: Thu nhận hồ sơ từ người đăng ký sử dụng dịch vụ, bao
gồm:
- Bảng mô tả chi tiết nhu cầu tin
- Danh sách các thuật ngữ liên quan đến nhu cầu tin
- Danh sách các tài liệu với nhu cầu tin cùng với một số
yếu tố xác định hình thức của tài liệu mà người dùng
tin mong muốn nhận được.
- Danh sách các tài liệu không cần thiết với người sử
dụng.
Bước 3: Lựa chọn các CSDL thích hợp nhất với nhu cầu của
người dùng tin, sau đó tham khảo ý kiến của người dùng tin.
Bước 4: Quy định về các thuật ngữ được sử dụng để xây dựng
profile. Cần tham khảo các tài liệu tra cứu như thesaurus, từ điển
chuyên ngành…
6