Qui trình nghiệm thu công việc xây dựng tại dự án CÔNG TY VINACONEX

QUI TRÌNH NGHIỆM THU CÔNG VIỆC XÂY DỰNG TẠI DỰ ÁN CÔNG
TY VINACONEX
Quản trị hoạt động có vai trò quan trọng trong hiệu quả hoạt động của Doanh
nghiệp như: sử dụng nhân lực thế nào để phù hợp và hiệu quả, loại bỏ lãng phi
theo triết lý của LEAN, các chiến lược sản xuất, kinh doanh, nâng cao chất lượng
sản phẩm… để Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Với những kiến thức tiếp thu
được qua môn học Quản trị hoạt động của Chương trình đào tạo thạc sỹ quản trị
kinh doanh quốc tế của Đại học Griggs, Tôi xin đưa ra quy trình nghiệm thu công
việc xây dựng đang được áp dụng tại Ban điều hành thi công giai đoạn 1 Dự án
Khu đô thị Bắc An Khánh (gọi tắt là Ban điều hành).
Giới thiệu về Ban điều hành thi công giai đoạn 1 Dự án Khu đô thị Bắc An
Khánh: Ban điều hành được thành lập theo Quyết định số 0622/2010/QĐ-PTNL
ngày 15 tháng 9 năm 2010 của Hội đồng quản trị Tổng công ty cổ phần Xuất
nhập khẩu và xây dựng Việt Nam (VINACONEX.,JSC). Ban điều hành là đơn vị
hạch toán phụ thuộc Tổng công ty, có con dấu riêng theo mẫu quy định, được mở
tài khoản tại ngân hàng để phục vụ cho các hoạt động của Ban điều hành. Trụ sở
của Ban điều hành đặt tại địa chỉ: Khu đô thị Bắc An Khánh - Huyện Hoài Đức Thành phố Hà Nội.
Chức năng của Ban điều hành:
Ban điều hành thay mặt Tổng công ty cổ phần VINACONEX quản lý điều hành
các đơn vị nhà thầu thực hiện Hợp đồng xây lắp tại Khu đô thị Bắc An Khánh Huyện Hoài Đức - Thành phố Hà Nội (gọi tắt là Dự án), bao gồm nhưng không
giới hạn ở các chức năng sau:
- Làm đầu mối quan hệ giao dịch với Chủ đầu tư và các cơ quan quản lý
liên quan để xử lý các công việc liên quan đến trách nhiệm, nghĩa vụ
của Tổng công ty thực hiện Hợp đồng xây lắp.
- Thay mặt Tổng công ty điều phối các đơn vị tham gia Dự án đảm bảo
tiến độ, chất lượng, an toàn và hiệu quả theo yêu cầu của Chủ đầu tư.
- Theo dõi và giám sát chất lượng, khối lượng, ATLĐ của toàn Dự án.
1


- Tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Tổng công ty về tình hình thực hiện Dự án.

Báo cáo Chủ đầu tư và các cơ quan quản lý có liên quan khi có yêu cầu.
Nhiệm vụ của Ban điều hành:
- Phối hợp với các Ban liên quan của Tổng Công ty làm việc với Chủ đầu
tư để đàm phán, thương thảo, trình Tổng công ty và Chủ đầu tư ký kết
hợp đồng.
- Phối hợp với các Ban liên quan của Tổng Công ty để soạn thảo hợp
đồng giao việc cho các đơn vị tham gia Dự án và phương án kinh tế của
Dự án trình Lãnh đạo Tổng công ty phê duyệt.
- Theo dõi chất lượng, khối lượng, giá trị và tiến độ của các đơn vị tham
gia Dự án.
- Kiểm tra, giám sát các đơn vị thi công đảm bảo an toàn lao động, vệ
sinh môi trường, phòng chống cháy nổ tại công trường, an ninh trật tự
tại địa bàn thi công.
- Phối hợp với các đơn vị thi công, đơn vị thiết kế tổ chức nghiệm thu
hoàn thành giai đoạn, hạng mục công trình/công trình với Chủ đầu tư.

- Tổng hợp khối lượng hoàn thành của các đơn vị thi công và lập hồ sơ
thanh toán chung của Tổng công ty để trình Tổng công ty ký và đề nghị
Chủ đầu tư thanh toán.
- Phân chia giá trị tạm ứng, thanh toán và đề xuất Tổng công ty thanh
toán cho các đơn vị thi công tương ứng với phần việc do đơn vị đã thực
hiện và đã được Chủ đầu tư tạm ứng, thanh toán.
- Phối hợp cùng đơn vị thi công làm việc với Chủ đầu tư và các cơ quan
có liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh lớn làm thay đổi giá trị
hợp đồng.
- Tổng hợp hồ sơ quyết toán chung của Tổng công ty, trình Lãnh đạo
Tổng công ty ký và phối hợp các đơn vị thực hiện làm việc với Chủ đầu
tư để quyết toán.

2

- Báo cáo Tổng công ty theo định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc đột xuất
theo yêu cầu về tình hình thực hiện hợp đồng. Báo cáo Chủ đầu tư và
các cơ quan quản lý theo yêu cầu.
- Tổng hợp, báo cáo những khó khăn vướng mắc (nếu có) và đề xuất
phương án giải quyết để lãnh đạo Tổng công ty có hướng chỉ đạo kịp
thời.
- Các nhiệm vụ khác được Tổng công ty cổ phần VINACONEX giao.
Qui trình nghiệm thu công việc xây dựng tại Dự án thể hiện theo sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ qui trình nghiệm thu
Nhà thầu nghiệm thu
nội bộ và gửi phiếu
yêu cầu nghiệm thu

24 giờ Tư vấn giám sát: IBST
Tư vấn Quản lý xây
dựng: Bureau Veritas

Nghiệm thu lại

phê duyệt

Chủ đầu tư: An
Khánh JVC
thông tin báo cáo

Nhà thầu thi công

*Mô tả quy trình:

1. Nhà thầu nghiệm thu nội bộ và gửi phiếu yêu cầu nghiệm thu:
- Khi hoàn thành một công việc xây dựng, Kỹ sư giám sát của Ban điều hành
(Đại diện nhà thầu chinh) tổ chức chức nghiệm thu nội bộ với cán bộ thi công
trực tiếp của các Nhà thầu phụ, các bước công tác nghiệm thu công việc xây dựng
tuân theo nghị định 209.
- Nếu công việc nghiệm đạt yêu cầu kỹ thuật, Kỹ sư giám sát của Ban điều hành
làm phiếu yêu cầu nghiệm thu gửi Tư vấn quản lý xây dựng (Bureau Veritas) và
tư vấn giám sát thi công (IBST), phiếu yêu cầu nghiệm thu phải được gửi trước
24 giờ so với thời gian nghiệm thu ghi trong phiếu yêu cầu và gửi kèm theo các
hồ sơ sau :
+ Biên bản nghiệm thu nội bộ của Nhà thầu.
+ Bản vẽ hoàn công đối tượng nghiệm thu.
+ Các bản vẽ thi công chi tiết đã được phê duyệt.
+ Các chứng chỉ thi nghiệm vật tư, vật liệu liên quan đến đối tượng nghiệm
thu.
+ Các tài liên quan liệu khác (nếu có)
2. Tư vấn giám sát thi công và Quản lý xây dựng tổ chức nghiệm thu tại hiện
trường:
3


+ Thông thường Tư vấn giám sát và Tư vấn quản lý xây dựng cùng tổ chức
kiểm tra, nghiệm thu. Tuy nhiên, nhiều khi Tư vấn quản lý xây dựng không tham
gia hoặc tham gia muộn trong khi quyền quyết định cuối cùng của quá trình
nghiệm thu lại là Tư vấn quản lý xây dựng.
+ Tùy vào mức độ quan trọng của công tác nghiệm thu Chủ đầu tư có thể
tham gia hoặc không tham gia nghiệm thu, nhưng khi nghiệm thu hoàn thành giai
đoạn xây dựng và nghiệm thu hoàn thành thì Chủ đầu tư sẽ tham gia nghiệm thu.
+ Khi nghiệm thu ngoài hiện trường Tư vấn giám sát, Tư vấn quản lý xây
dựng sẽ kiểm tra hồ sơ nghiệm thu của Nhà thầu, kiểm tra công việc thực tế tại

hiện trường đối chiếu với Hồ sơ thiết kế, yêu cầu kỹ thuật của Dự án, biện pháp
thi công đã được phê duyệt…để quyết định công tác nghiệm thu có đạt yêu cầu
hay không.
+ Nếu công việc được nghiệm thu, các kỹ sư giám sát của đoàn Tư vấn
giám sát và Tư vấn quản lý xây dựng sẽ ký đồng ý chấp thuận nghiệm thu vào
phiếu yêu cầu nghiệm thu, sau đó trình Giám đốc xây dựng của Tư vấn quản lý
xây dựng phê duyệt thì Nhà thầu mới được triển khai công việc tiếp theo.
+ Công việc được chấp thuận nghiệm thu, Nhà thầu soạn thảo Biên bản
nghiệm thu để các bên tham gia ký.
3. Thông tin phản hồi từ Tư vấn quản lý xây dựng đến Nhà thầu thi công và
Chủ đầu tư:
+ Thông báo cho Nhà thầu được triển khai công việc tiếp theo khi công tác
nghiệm thu được phê duyệt nghiệm thu.
+ Thông báo cho Nhà thầu những tồn tại, khiếm khuyết phát hiện trong quá
trình nghiệm thu để Nhà thầu sửa chữa, khắc phục và yêu cầu Nhà thầu thông báo
thời điểm tổ chức nghiệm thu lại.
+ Thông báo cho Chủ đầu tư kết quả nghiệm thu.
*Nhận xét quy trình và một số điểm cần cải thiện:
+ Phiếu yêu cầu nghiệm thu Tư vấn quản lý xây dựng yêu cầu Nhà thầu
phải nộp trước 24 giờ là quá dài nên trong khoảng thời gian chờ được nghiệm thu
để thi công các công việc tiếp theo một lượng lớn công nhân phải đợi chờ nên rất
lãng công gây thiệt hại cho Nhà thầu.
+ Để đơn giản hóa thủ tục hành chinh, theo Nghị định 209, thành phần
tham gia nghiệm thu công việc xây dựng chỉ có hai thành phần tham gia nghiệm
4


thu là kỹ sư giám sát và cán bộ thi công trực tiếp của Nhà thầu. Ở quy trình nêu
trên có thêm Tư vấn quản lý xây dựng và phê duyệt cuối cùng là giám đốc xây
dựng của Tư vấn quản lý là người không tham gia nghiệm thu là không cần thiết

và quá rườm rà dẫn đến Nhà thầu phải chờ đợi gây tổn thất về kinh tế.
Vì vậy, theo Tôi, quy trình trên cần cải thiện một số điểm như sau:
+ Không cần gửi phiếu yêu cầu nghiệm thu trước 24 giờ vì Tư vấn giám
sát, Tư vấn quản lý xây dựng đều ở tại công trường nên chỉ cần gửi trước 1-3 giờ
để Nhà thầu không phải chờ đợi và đảm bảo tiến độ thi công.
+ Thành phần tham gia nghiệm thu chỉ cần Tư vấn giám sát là đủ hoặc nếu
có thêm thành phần Tư vấn quản lý thì những người tham gia nghiệm thu ký đồng
ý nghiệm thu là đủ không phải chờ giám đốc xây dựng phê duyệt.
Câu 2: Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản trị Tác nghiệp này
là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh nghiệp anh/chị hiện
nay? Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và
sẽ áp dụng như thế nào?
Qua môn Quản trị hoạt động, Tôi thấy phương pháp sản xuất Lean là một nội
dung có thể áp dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh của Tổng công ty cổ phần
VINACONEX nơi tôi đang công tác hiện nay. Một trong những triết lý của
LEAN là loại bỏ các lãng phi trong quá trình sản xuất, trong khi trong lĩnh vực
xây lắp còn tồn tại rất nhiều lãng phi. Tuy đã cố gắng áp dụng nhiều phương thức
quản lý tiên tiến nhưng trong quá trình thực hiện các hoạt động tác nghiệp
VINACONEX hiện vẫn có một số loại lãng phi điển hình, theo mô hình LEAN
đó là:
 Lãng phí thừa:
Hàng loạt các dự án bất động sản trung và cao cấp như Khu đô thị Bắc An Khánh,
Cát Bà Amani khởi công và chào bán, thì rơi vào đúng thời điểm nền kinh tế khó
khăn, bất động sản đóng băng, chinh sách tiền tệ của NHNN thắt chặt .Vì thế căn
hộ cao cấp, biệt thự đã rơi vào tình trạng không bán được, mô hình không phù
hợp với tình hình thị trường, nhu cầu của người dân gây ra sự tổn thất lớn về vốn
bị ứ đọng, vốn không quay vòng….,trong khi vốn phải đi vay trả chi phi tiền lãi
quá cao tại thời điểm này, doanh nghiệp thì lỗ, nhà thì thừa, bán giảm giá cũng
5

không ai mua do giá của căn hộ cao cấp không phù hợp với nhu cầu thực tế của
người mua.
 Lãng phí lưu kho:
Như phân tich ở trên, do nghiên cứu phân khúc thị trường căn hộ cao cấp và
resort chưa được sát với thực tế. Vì thế VINACONEX đã tinh toán sai là đã xây
dựng quá nhiều dự án căn hộ cao cấp, nghỉ dưỡng…trong khi lượng tiêu thụ quá
thấp so với kế hoạch. Vì thế đã tồn lại một lượng căn hộ cao cấp không thể bán
được, khi đã dư thừa căn hộ, ảnh hưởng đến lợi nhuận, dòng vốn, thì Doanh
nghiệp gánh chịu thêm các chi phi quản lý phát sinh khác như nhân công trông
coi, bảo dưỡng, tiền thuế đất….. càng làm cho Doanh nghiệp khó khăn chồng
chất hơn.
 Lãng phí chờ đợi
Hàng loạt các dự án không bán được, dẫn đến nhân công, các bộ phận phòng ban
khác bị tắc nghẽn do đình trệ về dự án. Tiến độ thi công bị chậm lại, kéo dài thời
gian, điều này làm cho chi phi thanh toán tiền lương nhân công, nhân sự các bộ
phận tăng thêm.
Hơn nữa, khâu tổ chức thi công không hợp lý dẫn đến các bộ phận phải đợi chờ,
cụ thể là sản phẩm, công việc của khâu trước đã hoàn thành nhưng khâu sau
không được thực hiện ngay như:
- Việc giải phóng mặt bằng xong nhưng thiết kế bản vẽ thi công chưa được
phê duyệt nên chưa triển khai thi công được hoặc tình trạng thi công phải
chờ nguyên vật liệu. Một vi dụ là Dự án Khu đô thị Bắc An Khánh, mặt
bằng sạch của Dư án đã được UBND tỉnh Hà Tây (cũ) bàn giao từ giữa
năm 2008 nhưng phải chờ đợi hơn 2 năm mới hoàn thành thiết kế để có thể
triển khai thi công gây lãng phi lớn và để mất cơ hội tung sản phẩm ra thị
trường vào đúng thời điểm đỉnh cao của bất động sản.
- Việc lập kế hoạch thi công và tổ chức thi công không tốt dẫn đến công
nhân phải chờ đợi như: công nhân lắp đặt cốt thép thường xuyên phải chờ
công lắp dựng cốp pha hoàn thiện gây lãng phi nhân công.

 Lãng phí vận chuyển
6


Tại các đơn vị thi công, công trường xây dựng thì việc lãng phi vận chuyển còn
nhiều lãng phi như bố trị mặt bằng tổ chức thi công không hợp lý => dẫn đến
nguồn lực nhân công nhiều để vận chuyển các thiết bị máy móc, nguyên vật liệu
lên công trường.
Không đầu tư các thiết bị máy móc hiện đại như xe nâng, cẩu tháp…. Nên phải sử
dụng nhiều lao động phổ thông.
Lãng phi trong vận chuyển do bố tri mặt bằng sản xuất, thi công không hợp lý và
do cả việc cấp phát, nhận nhầm loại vật tư, vật liệu cần sử dụng. Ở VINACONEX
cũng như các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam, tổ chức mặt bằng thi công thực
tế thường không được giám sát thực hiện theo đúng thiết kế, sau một vài giai
đoạn thi công, mặt bằng công trường không còn được duy trì như đã được quy
định. Kho bãi vật tư, vật liệu không bố tri đúng vị tri quy định dẫn đến đường vận
chuyển đến điểm thi công sẽ rất xa và cả việc phải chờ đợi do cắt qua các điểm
thi công khác.
 Lãng phí thao tác
Đội ngũ công nhân không được đào tạo bài bản dẫn đến tay nghề kém, vì thế tốn
nhiều nhân công và thời gian để hoàn thành một đơn vị sản phẩm. Nhiều công
đoạn do công nhân tay nghề thấp không thao tác đúng quy trình nên phải làm đi
làm lại nhiều lần để hoàn thành sản phẩm. Điều này đã gây lãng phi thời gian và
tiền của.
Không it công việc, sản phẩm hỏng đã phải làm lại, một số đoạn trên đường Láng
- Hoà Lạc đắp xong không đạt độ chặt yêu cầu do vật liệu đắp ngậm nước quá
quy định phải xới lên phơi rồi mới đắp lại, cấu kiện bê tông đã đổ không đạt
cường độ phải phá đi làm lại, đơn giản hơn, cán bộ văn phòng soạn thảo, trình
bày văn bản không đạt yêu cầu phải làm lại không chỉ tốn giấy, khấu hao thiết bị
văn phòng mà còn làm chậm giao dịch cần thiết.

 Lãng phí gia công thừa
Bản vẽ gia công thép không được quan tâm đúng mức dẫn đến sai thiết kế nên
không được sử dụng trong quá trình thi công gây lãng phi.
7


Các giải pháp khắc phục:
- Thiết kế tổng mặt bằng thi công phù hợp với quy mô của từng dự án.
- Áp dụng định mức theo quy định hiện hành về vật tư, nhân công, máy.
- Để loại bỏ lãng phi chờ đợi cần sử dụng hệ thống sản xuất kéo của chiến
lược JIT bằng việc lập, theo dõi và thực hiện kế hoạch sản xuất, thi công
chinh xác, theo đó, thời điểm bắt đầu thực hiện công việc sau phải là thời
hạn hoàn thành công việc trước và việc cung cấp vật tư, vật liệu phải đúng
lúc sản xuất, thi công yêu cầu.
- Việc cần làm để hạn chế lãng phi trong vận chuyển là kiểm soát tốt mặt
bằng thi công trong mọi giai đoạn và sử dụng phương pháp Kanban trong
cấp phát, tiếp nhận.
- Những lãng phi về thao tác làm chi phi sản xuất tăng lên cần phải loại bỏ
bằng cách yêu cầu và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện quy trình làm
việc, thực hiện đúng yêu cầu kỹ thuật. Đào tạo nâng cao kỹ năng cho người
lao động, định mức công việc và sử dụng phương pháp Kaizen là những
biện pháp hạn chế lãng phi trong thao tác

Kết luận: Đất nước đang trên đà phát triển và hội nhập quốc tế tạo ra nhiều cơ
hội cho doanh nghiệp phát triển, nhưng bên cạnh đó cũng đặt ra nhiều thách thức.
Môn học Quản trị hoạt động thực sự rất hữu ich cho Tôi và doanh nghiệp nơi tôi
đang công tác. Từ kiến thức của môn học nếu áp dụng tốt sẽ giúp cho doanh
nghiệp cải thiện quy trình làm việc sao cho hợp lý, tiết kiệm chi phi, tăng doanh
thu và hiệu quả kinh doanh. Đặc biệt, trong giai đoạn cạnh tranh khốc liệt hiện
nay ưu tiên mục tiêu cạnh tranh bằng chất lượng và loại bỏ lãng phi là điều kiện

cần thiết phải được thực hiện.
Tài liệu tham khảo:
1. Giáo trình môn Quản trị hoạt động - Trường đại học Griggs.
2. Quản trị sản xuất và dịch vụ - Nhà xuất bản LĐ – XH.
GS.TS Đồng Thị Thanh Phương.
8


9