QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG QUẢN lý và CÔNG tác kế TOÁN NGUYÊN vật LIỆU tại CÔNG TY cổ PHẦN MAY

QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY

Nội Dung Trình Bày
I/ Lời nói đầu.............................................................................................2
II/ Thảo luận.............................................................................................2
III/ Kết Luận:..............................................................................................8

Quản Trị Hoạt Động


I/ Lời nói đầu
Quản trị công ty tốt có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo nên sự
hài hòa các mối quan hệ giữa hội đồng quản trị, ban giám đốc, các cổ
đông và các bên có quyền lợi liên quan trong doanh nghiệp, từ đó tạo
nên định hướng và sự kiểm soát quá trình phát triển của doanh nghiệp.
Quản trị công ty tốt sẽ thúc đẩy hoạt động và tăng cường khả năng tiếp
cận của doanh nghiệp với các nguồn vốn bên ngoài, góp phần tích cực
vào việc tăng cường giá trị doanh nghiệp, tăng cường đầu tư và phát
triển bền vững cho doanh nghiệp và nền kinh tế.

Quản Trị Hoạt Động


Công Ty Cổ Phần May là một trong những doanh nghiệp may lớn
đã đạt được nhiều thành công. Các sản phẩm của công ty ngày càng đa
dạng và chất lượng, có giá trị xuất khẩu lớn, hằng năm đem lại cho
công ty doanh thu cũng như lợi nhuận cao. Thành công đấy có đóng
góp không nhỏ từ việc phát triển một bộ máy quản trị hoạt động vững
chắc (đặc biệt là trong quy trình tác nghiệp từ nghiệp vụ kế toán).

II/ Thảo luận

Hãy chọn 1 quy trình tác nghiệp thông thường nhất tại doanh
nghiệp hoặc tổ chức của anh/chị mà hiện nay anh/chị đang tham gia
vào. Hãy mô tả quy trình này theo các bước công việc đang được thực
hiện hiện nay. Theo anh/chị, quy trình này có những bất cập hay nhược
điểm gì cho công tác quản lý. Vì sao ? Theo anh/chị quy trình này cần
cải thiện như thế nào để thực hiện trở nên tốt hơn.

A. SƠ LƯỢC (Công Ty Cổ Phần May)
Một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân hoạt động sản xuất kinh
doanh theo chức năng nhiệm vụ của mình và được pháp luật bảo vệ. Công ty
có chức năng và nhiệm vụ sau: - Xây dựng, tổ chức và thực hiện các mục
tiêu kế hoạch do Nhà nước đề ra, sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề
đã đăng ký, đúng mục đích thành lập doanh nghiệp - Tuân thủ chính sách,
chế độ pháp luật của Nhà nước về quản lý quá trình thực hiện sản xuất và
tuân thủ những quy định trong các hợp đồng kinh doanh với các bạn hàng

Quản Trị Hoạt Động


trong và ngoài nước - Quản lý và sử dụng vốn theo đúng quy định và đảm
bảo có lãi - Thực hiện việc nghiên cứu phát triển nhằm nâng cao năng suất
lao động cũng như thu nhập của người lao động, nâng cao sức cạnh tranh
của công ty trên thị trường trong và ngoài nước - Chịu sự kiểm tra và thanh
tra của các cơ quan Nhà nước, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của
Pháp luật - Thực hiện những quy định của Nhà nước về bảo vệ quyền lợi của
người lao động, vệ sinh và an toàn lao động, bảo vệ môi trường sinh thái,
đảm bảo phát triển bền vững, thực hiện đúng những tiêu chuẩn kỹ thuật mà
công ty áp dụng cũng như những quy định có liên quan tới hoạt động của

công ty. Tham gia các hoạt động nhằm mở rộng hoạt động sản xuất kinh như
quảng cáo, triển lãm sản phẩm, mở các đại lý bán hàng - Hoạt động theo chế
độ hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có
con dấu, tài khoản riêng tại ngân hàng .... Ngành nghề kinh doanh: - Sản
xuất sản phẩm dệt may các loại - Xuất nhập khẩu trực tiếp các ngành nghề
kinh doanh của công ty - Dịch vụ đào tạo cắt và may công nghiệp ngắn hạn Xây dựng nhà cho thuê - Dịch vụ giặt, in, thêu và sản xuất bao bì - Dịch vụ
vận tải - Kinh doanh nguyên, phụ liệu hàng may mặc.
B. KHÁI QUÁT QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ CÔNG
TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY
Tổ chức theo mô hình trực tuyến nên có sự quản lí và trao đổi trực
tiếp giữa Kế toán trưởng và các Kế toán phần hành, thông tin được cung cấp
và tổng hợp một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời. Thêm vào đó Kế
toán trưởng có thể tham mưu trực tiếp cho các Kế toán thành phần. Bộ máy
Kế toán được tổ chức là hợp lí với hoạt động kinh doanh tập trung về mặt
không gian và mặt bằng kinh doanh. Vận dụng hình thức này đảm bảo lãnh

Quản Trị Hoạt Động


đạo tập trung đối với công tác kế toán của Công ty, đảm bảo chức năng cung
cấp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh kịp thời, đầy đủ, chính xác.
Về hình thức sổ Công ty sử dụng hình thức nhật ký chứng từ, đây là một
hình thức sổ khoa học, chặt chẽ, hạn chế ghi chép trùng lặp và phù hợp với
qui mô của công ty. Việc sử dụng hình thức sổ này đảm bảo tính chuyên môn
hoá cao của sổ kế toán, phù hợp với chuyên môn hoá và phân công lao động
kế toán tại Công ty. Tuy nhiên, hệ thống sổ lại phức tạp về kết cấu, quy mô
lớn về số lượng và chủng loại, không thuận tiện và gây cản trở cho việc cơ
giới hoá tính toán và hoàn thiện kế toán máy trong xử lý số liệu. Nhưng tại
công ty các sổ sách nhật ký và bảng biểu đã được ghi chép đầy đủ, cẩn thận,
rõ ràng và có hệ thống, bám sát chế độ quy định của Bộ tài chính và Nhà

nước ban hành. Ngoài ra kế toán còn xây dựng thêm hệ thống sổ theo dõi chi
tiết, các bảng kê, bảng biểu theo yêu cầu quản lý giúp kế toán dễ theo dõi,
tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng kịp thời. Hiện nay, với việc ứng
dụng phần mềm kế toán đã giảm nhẹ bớt công việc cho kế toán các phần
hành. Việc lập và in ra các sổ sách, báo cáo cũng được thực hiện một cách
đơn giản, kịp thời khi cần thiết.
Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng công việc cần hạch
toán nhiều nên việc phân công khoa học giúp cho kế toán viên chuyên môn
hóa trong từng phần hành của mình, tích lũy kinh nghiệm, giải quyết các
công việc thuộc phần hành của mình một cách nhanh chóng. Số lượng kế
toán viên đảm nhiệm phần hành đó phụ thuộc vào khối lượng công việc phát
sinh. Việc bố trí số lượng kế toán như hiện nay là tương ứng với các phần
hành kế toán là tương đối hợp lý. Việc chuyên môn hóa trong kế toán là cần
thiết và có nhiều ưu điểm tuy nhiên đôi khi cũng gây khó khăn cho người

Quản Trị Hoạt Động


phụ trách các phần hành vì một lý do nào đấy phải nghỉ làm thì người làm
thay phải mất một thời gian để làm quen với công việc, hơn nữa do đặc
trưng của ngành kế toán là nhân viên kế toán đa phần là nữ. Vì vậy cũng
không thể tránh khỏi những mặt hạn chế trong công việc như: tốc độ trong
công việc, thời gian nghỉ ốm, nghỉ đẻ, nghỉ khám thai ... là khó tránh khỏi vì
vậy nên năng suất làm việc cũng giảm. Công việc dồn lên những người còn
lại nên đôi khi sai sót là điều khó tránh khỏi.
Công ty đã xây dựng cho mình một mô hình quản lý nguyên vật liệu
từ khâu thu mua, sử dụng đến khâu dự trữ, bảo quản. Công ty có một đội
ngũ cán bộ tiếp liệu am hiểu thị trường, một hệ thống kho tàng hợp lý, khoa
học với đầy đủ phương tiện cân đong, đo, đếm, phòng cháy chữa cháy... đáp
ứng yêu cầu dự trữ, kiểm kê và sử dụng của công ty. Việc xuất kho vật liệu

được kiểm tra chặt chẽ, đảm bảo sử dụng vật liệu hợp lý và có hiệu quả. Đối với công tác thu mua vật liệu. Công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua
hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được giá cả trên thị trường, đảm bảo cung cấp
đủ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất thông qua đầy đủ hoá đơn, chứng
từ, đảm bảo chất lượng chủng loại, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh
doanh cuả Công ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn vì dự trữ vật liệu
tồn kho không cần thiết
- Đối với khâu kiểm tra vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu về tới
công ty chưa được nhập kho ngay mà phải qua sự kiểm tra chất lượng ban
kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm chịu trách nhiệm kiểm nghiệm về mặt
số lượng, chất lượng, thông số kỹ thuật, chủng loại, quy cách phẩm chất.
Nếu kiểm tra thấy chất lượng không đảm bảo yêu cầu nhân viên cung ứng
đổi lại hoặc giảm giá vật liệu. Nếu chất lượng vật liệu đảm bảo thì ban kiểm

Quản Trị Hoạt Động


nghiệm lập biên bản kiểm nghiệm, vì thế chất lượng của vật liệu nhập kho
luôn được đảm bảo. Từ đó sẽ tránh được vật liệu bị hư hỏng hay mất mát
gây gián đoạn cho quá trình sản xuất kinh doanh. - Đối với khâu bảo quản
vật tư: Công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học, bảo quản
hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật tư. Hệ thống kho tàng
rộng, thoáng, cao tránh cho nguyên liệu như vải bị ẩm mốc hư hỏng, thuận
tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê vật liệu để nguyên vật liệu được phản
ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị. - Đối với khâu sử dụng vật liệu:
Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu.
Nhờ đó vật liệu được xuất đúng mục đích sản xuất và quản lý dựa trên định
mức vật liệu định trước. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng
làm phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kinh doanh. Sau khi xem xét tính
hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, phòng sản xuất kinh doanh xét
duyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp kịp thời, đầy đủ mà tránh được tình

trạng hao hụt, mất mát lãng phí vật liệu. b, Về việc phân loại nguyên vật liệu
Việc phân loại nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần may là chưa chi
tiết, mới chỉ mở đến TK cấp 2 nên việc hạch toán đơn giản đỡ cồng kềnh. Về
việc tổ chức chứng từ kế toán Các chứng từ nhập, xuất kho được thiết lập
đầy đủ, quy trình luân chuyển chặt chẽ thuận tiện cho công tác nhập, xuất
kho vật liệu. Các thủ tục nhập, xuất kho được tiến hành một cách hợp lý.
NVL nhập kho phải được kiểm nhận về số lượng, chất lượng, quy cách,
chủng loại, vật liệu xuất kho phải được xác định bởi phòng kế hoạch trên cơ
sở kế hoạch đề ra. Về việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Công ty sử
dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán vật liệu. Phương pháp
này nhìn chung là phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng,

Quản Trị Hoạt Động


chính xác về số lượng hàng tồn kho trong kỳ để có biện pháp xử lý, tránh ứ
đọng hay thiếu hụt cho sản xuất. Bên cạnh đó, kế toán chi tiết nguyên vật
liệu sử dụng phương pháp thẻ song song một cách nhất quán trong niên độ
kế toán đã đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục một cách
tổng hợp tình hình biến động vật tư ở các kho. Điều này có tác dụng lớn vì
công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc
tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn
thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Công ty áp dụng hình thức sổ
nhật ký chứng từ là phù hợp với loại hình kinh doanh, quy mô hoạt động và
trình độ quản lý ở công ty. Bên cạnh đó, số liệu kế toán được ghi chép rõ
ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng giảm nguyên vật
liệu trong kỳ. Các sổ tổng hợp được lập theo đúng quy định của chế độ kế
toán đã ban hành và tương đối hợp lý, thuận lợi cho công tác hạch toán của
Công ty. Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa
sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số

lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường
xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật
liệu được chính xác. Về tính giá nguyên vật liệu Giá nguyên vật liệu nhập
kho được tính theo giá thực tế, đã tuân thủ nguyên tắc mà chế độ kế toán ban
hành. Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân
gia quyền. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm phù hợp với lao
động kế toán bằng máy. Về việc áp dụng kế toán máy ở công ty: Phòng kế
toán với hệ thống máy tính được nối mạng nội bộ đã góp phần nâng cao hiệu
quả của công tác kế toán đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu vì công việc của
kế toán nguyên vật liệu thường được dồn vào cuối tháng, do lúc đó mới tính
được giá nguyên vật liệu xuất kho do khối lượng công việc hàng ngày cũng

Quản Trị Hoạt Động


không ít các nghiệp vụ do mật độ nhập xuất ngày càng dày đặc. So với trước
khi sử dụng máy vi tính, hiệu quả của công tác kế toán nâng cao trông thấy.
Qua việc phân tích tình hình chung của công tác kế toán nguyên vật liệu tại
Công ty cổ phần may ta thấy công tác kế toán nguyên vật liệu được tiến
hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu của
công ty. Đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện thuận lợi để
quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho, tính toán và phân bổ chính
xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng.

C. NHƯỢC ĐIỂM
Về phân loại NVL Việc phân loại vật liệu dựa vào vai trò, công dụng
kinh tế của vật liệu để chia ra thành từng nhóm, từng thứ vật liệu cụ thể là rất
phù hợp với đặc điểm vật liệu tại công ty. Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay
để áp dụng phần hành hạch toán vật liệu vào máy tính thì xây dựng hệ thống
sổ “ Danh điểm vật tư” thống nhất, áp dụng trong toàn công ty là cần thiết để

thuận tiện cho việc theo dõi quản lý vật liệu.
Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu Về hệ thống chứng từ sổ sách:
Công ty vẫn áp dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc về hàng tồn kho như
Phiếu nhập vật tư, Phiếu xuất vật tư ... Tuy nhiên có một số phiếu còn ghi
thiếu phần định khoản, ngày, tháng nhập- xuất (đối với Phiếu xuất kho kiêm
vận chuyển nội bộ), dẫn đến việc khó nắm bắt thông tin về tình hình nhậpxuất-tồn kho vật liệu cụ thể nếu không xem Bảng kê nhập, Bảng kê xuất
kho. Ngoài ra Công ty vẫn vận dụng một số mẫu chứng từ cũ không còn phù
hợp với chế độ kế toán mới ban hành Hạch toán chi tiết vật liệu: Thông
thường thì từ Sổ chi tiết vật tư, kế toán lập Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn,

Quản Trị Hoạt Động


nhưng ở Công ty, kế toán không lập bảng tổng hợp này nên rất khó khăn cho
viêc kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp vật liệu,
đồng thời cũng gây khó khăn trong việc nắm bắt một cách tổng quát tình
hình biến động vật liệu trong tháng. Thêm vào đó, với quy mô sản xuất kinh
doanh lớn như của Công ty và tình hình nhập-xuất nguyên vật liệu khá
thường xuyên với nhiều chủng loại thì phương pháp ghi thẻ song song là
chưa phù hợp. Để hạch toán chi tiết vật liệu công ty đã sử dụng phương pháp
thẻ song song- phương pháp kế toán chi tiết, đơn giản nhất, dễ làm đối với
kế toán vật liệu, thủ kho và những người có liên quan. Hơn nữa kế toán dùng
máy vi tính để tính toán, in ra các bảng kê chi tiết, tổng hợp...giảm đáng kể
khối lượng ghi chép tính toán, đưa ra số liệu nhanh chóng kịp thời. Tuy
nhiên với một doanh nghiệp lớn nhu Công ty cổ phần may thì phương pháp
thẻ song song lại không phù hợp lắm, bởi vì mật độ nhập, xuất, tồn diễn ra
nhiều với đa dạng về chủng loại trong khi thủ kho và kế toán theo dõi số liệu
trên thẻ kho và các sổ chi tiết có trùng số liệu chỉ mặt lượng của vật liệu nên
việc ghi chép và đối chiếu nhập xuất vật liệu mất nhiều công sức c, Việc sử
dụng sổ kế toán vật liệu: - Sổ chi tiết vật tư: Trên mẫu cũ không có cột ghi

TK đối ứng, như vậy sẽ không tiện cho việc theo dõi tình hình nhập-xuất vật
liệu. - Sổ Cái TK 152: Mỗi TK chi tiết (TK 1511, 1521 ...) được mở một tờ
sổ do có nhiều nghiệp vụ phát sinh với giá trị lớn. Việc mở Sổ Cái như vậy
thuận lợi cho kế toán theo dõi từng loại vật liệu, song do kế toán không tổng
hợp số liệu ở TK chi tiết vào TK tổng hợp 152 nên gây khó khăn cho kế toán
trong việc lập các Báo cáo kế toán, báo cáo Tài chính.
Về việc sử dụng tài khoản Nguyên vật liệu ở công ty được nhập từ
nhiều nguồn khác nhau và nhiều khi nguyên vật liệu đã về công ty nhưng
cuối tháng chưa được kiểm nghiệm nhập kho hoặc nguyên vật liệu đang đi

Quản Trị Hoạt Động


đường không được phản ánh trên sổ sách kế toán do công ty không sử dụng
TK 151- Hàng mua đi đường. Chỉ khi nguyên vật liệu thực nhập kho của
Công ty thì kế toán mới ghi sổ. Như vậy sẽ không phản ánh đúng số nguyên
vật liệu thuộc sở hữu của Công ty.
III/ Kết Luận:

Thời gian qua, các doanh nghiệp Việt Nam mặc dù có sự tăng trưởng
mạnh về số lượng, tuy nhiên chất lượng doanh nghiệp còn thấp, năng lực
cạnh tranh yếu. Một trong những nguyên nhân cơ bản là năng lực quản trị,
đặc biệt là quy trình tác nghiệp còn hạn chế và nhiều nhược điểm. Những
thảo luận trên góp phần cải thiện công tác quản trị tác nghiệp của doanh
nghiệp từ đó khẳng định thương hiệu của doanh nghiệp trong quá trình hội
nhập và cạnh tranh không ngừng của nền kinh tế hiện nay

Quản Trị Hoạt Động