Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty khai thác nước ngầm

Bộ công nghiệp
Trờng cao đẳng công nghiệp Hà Nội
Khoa kinh tế
Luận văn tốt nghiệp

Đề tài:
Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu và
các biện pháp nâng cao hiệu quả quản
lý, sử dụng nguyên vật liệu tại công ty
sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội.

Giáo viên hớng dẫn : Nguyễn Minh Phơng
Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Hà
Lớp : CĐKT3 K2.
Hà nội, 8 2003
Lời mở đầu
Trong những năm qua, Việt Nam đã tiến hành đổi mới về mọi mặt trớc
hết về kinh tế với nội dung cơ bản là phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều
thành phần. Là một trong những công cụ quan trọng để quản lý nền kinh tế nói
chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng, kế toán Việt Nam đã hình thành,
phát triển và từng bớc hoàn thiện phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ và cơ chế
quản lý kinh tế trong từng thời kỳ.
Kế toán nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng và không thể thiếu
trong hoạt động kế toán nói chung. Là một trong ba yếu tố cơ bản của qúa
trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu chiếm một vị trí to lớn, là khâu đầu
vào của qúa trình sản xuất, là yếu tố cấu thành nên thực thể sản phẩm. Do đó
việc hạch toán, quản lý, sử dụng nguyên vật liệu luôn là một vấn đề cần đợc
quan tâm hàng đầu.
Ngày nay, trong nền kinh tế thị trờng với sự phát triển mạnh mẽ của
nhiều ngành nghề thì việc cung cấp nguyên vật liệu không còn là vấn đề bức

xúc. Tuy nhiên, với mỗi doanh nghiệp sản xuất, việc cung cấp, sử dụng
nguyên vật liệu còn phải gắn liền với hiệu qủa kinh tế. Cung cấp nguyên vật
liệu đầy đủ, kịp thời để tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệu ảnh hởng tới tiến
độ sản xuất, hoặc tình trạng thừa nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn. Việc sử
dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm, tránh lãng phí nhằm giảm bớt chi phí,
hạ giá thành sản phẩm nhng vẫn đảm bảo chất lợng là vấn đề mà mọi doanh
nghiệp đều quan tâm. Để làm đợc điều đó, các doanh nghiệp phải tổ chức tốt
công tác kế toán nguyên vật liệu cả về việc quản lý và sử dụng, nhằm đảm bảo
cho qúa trình hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, đạt hiệu quả cao.
Đối với các doanh nghiệp xây lắp nói riêng cũng nh ngành xây dựng cơ
bản nói chung, do tính chất đặc thù trong sản xuất và sản phẩm, nguyên vật
liệu luôn chiếm một tỷ trọng lớn (75-80%) trong tổng chi phí cũng nh giá
thành sản phẩm. Là một doanh nghiệp vừa hoạt động trong lĩnh vực xây lắp
vừa hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, Công ty sản xuất công nghiệp và xây
lắp Hà Nội cũng đang đứng trớc vấn đề làm thế nào để quản lý và sử dụng
nguyên vật liệu một cách hợp lý, hiệu quả. Thời gian qua, công ty đã có nhiều
nỗ lực cải tiến trong việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. Tuy nhiên,
để ngày càng hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao
hiệu quả quản lý, sử dụng nguyên vật liệu, phát huy tiềm năng, thế mạnh của
công ty thì đây vẫn là một vấn đề cần đợc quan tâm hơn nữa.
Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, sau một thời gian thực tập tại: Công
ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội, trên cơ sở những kiến thức đã có,
cùng với sự hớng dẫn nhiệt tình của thầy: Nguyễn Minh Phơng và sự giúp đỡ
của các nhân viên phòng Kế toán, em đã chọn đề tài Hoàn thiện hạch toán
nguyên vật liệu và các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng
nguyên vật liệu tại: Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà Nội làm
luận văn tốt nghiệp. Trong quá trình nghiên cứu em đã sử dụng hai phơng
pháp:
- Phơng pháp duy vật biện chứng lịch sử
- Phơng pháp lôgic chi tiết tổng hợp

Nội dung đề tài bao gồm:
Phần 1: Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên vật liệu và phân tích tình hình
quản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.
Phần 2: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý, sử
dụng nguyên vật liệu tại: Công ty sản xuất công nghiệp và xây lắp Hà
Nội.
Phần 3 : Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu
quả quản lý, sử dụng nguyên vật liệu tại: Công ty sản xuất công nghiệp
và xây lắp Hà Nội.
Phần 1
Cơ sở lý luận về hạch toán nguyên vật liệu và
phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu
trong các doanh nghiệp sản xuất
1.1. Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu
- Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng
lao động. NVL là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hóa, là
tài sản lu động dự trữ cho qúa trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất cấu
thành nên thực thể sản phẩm
- Đặc điểm chủ yếu của NVL:
+ NVL có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất nh: Sắt thép trong doanh
nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng
giày, vải trong doanh nghiệp may mặc...
+ Khác với t liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất
nhất định và khi tham gia vào qúa trình sản xuất, dới tác động của lao động,
chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra
hình thái vật chất của sản phẩm.
+ Chi phí về NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản
xuất và giá thành sản phẩm.
- Vai trò của NVL:

Đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, đặc biệt là
các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp thì NVL giữ một vai trò
hết sức quan trọng. Nó chính là đối tợng lao động để DN tác động vào, tạo ra
sản phẩm.
Những đặc điểm và vai trò nêu trên đã tạo ra những đặc trng riêng trong
công tác hạch toán NVL trong các doanh nghiệp, đồng thời đặt ra yêu cầu tăng
cờng công tác quản lý, sử dụng NVL để đảm bảo sử dụng tiết kiệm, có hiệu
quả nhằm giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Do vậy, các doanh nghiệp
cần đặt ra yêu cầu cụ thể trong công tác quản lý NVL.
1.1.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Một trong những yếu tố góp phần thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản
phẩm là việc quản lý tốt vật liệu. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp phải tiến
hành quản lý NVL toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ
đến sử dụng.
ở khâu thu mua: NVL thờng đa dạng về chủng loại, mỗi loại vật liệu có
tính chất hóa lý khác nhau, công dụng, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau nên
quá trình thu mua phải đáp ứng đủ số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá
cả hợp lý, giảm thiểu hao hụt. Đồng thời, phải quan tâm đến chi phí thu mua
nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa.
ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với
tính chất hoá lý của mỗi loại vật liệu. Tức là tổ chức sắp xếp những loại vật
liệu có cùng tính chất hoá lý giống nhau ra một nơi riêng, tránh để lẫn lộn với
nhau làm ảnh hởng đến chất lợng của nhau.
ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp cần phải xác định đợc mức độ dự trữ tối
thiểu, tối đa để đảm bảo cho qúa trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng,
không bị ngng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hay gây ứ đọng vốn
do dự trữ qúa nhiều.
ở khâu sử dụng: Việc sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định
mức và dự toán chi có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất,
hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp. Tình hình

xuất dùng và sử dụng NVL trong sản xuất kinh doanh cần đợc phản ánh chính
xác, đầy đủ, kịp thời.
Mặt khác, để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nói chung và hạch
toán vật liệu nói riêng đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những điều kiện nhất
định. Đó là, doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng để bảo quản vật
liệu, kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân, đong, đo, đếm cần
thiết. Phải bố trí thủ kho, nhân viên bảo quản đầy đủ và có khả năng nắm vững
việc thực hiện ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí,
sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu kỹ thuật bảo quản, thuận
tiện cho việc theo dõi, kiểm tra tình hình nhập-xuất-tồn kho vật liệu.
Bên cạnh việc xây dựng và tổ chức kho tàng của doanh nghiệp, đối với
mỗi loại vật liệu, doanh nghiệp cần xác định mức tiêu hao vật liệu sát thực tế
vì đó là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu. Hệ
thống định mức tiêu hao vật liệu không những phải đầy đủ cho từng chi tiết,
từng bộ phận sản xuất mà còn phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện để đạt
tới định mức tiên tiến. Mặt khác, doanh nghiệp cần phải thực hiện đầy đủ các
quy định về lập sổ danh điểm vật t, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ
chi tiết và mở sổ tổng hợp hạch toán vật liệu. Đồng thời, thực hiện chế độ
kiểm tra, kiểm kê vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công
tác quản lý sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp cũng nh ở từng phân xởng, tổ,
đội sản xuất.
Quản lý chặt chẽ vật liệu một cách toàn diện là nội dung quan trọng
trong công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu quản lý,
việc hạch toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện tốt các nhiệm
vụ đợc giao, qua đó góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
1.1.3. Nhiệm vụ hạch toán
Giá trị NVL thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất -
kinh doanh của một doanh nghiệp, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và
sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lợng sản phẩm, tiết
kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để cung cấp

đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL trong các
doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện đợc các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình biến động của
NVL (tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập-xuất-tồn kho
NVL). Tính giá thực tế vật liệu nhập kho và xuất dùng.
- áp dụng đúng đắn và nhất quán các phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng
hợp vật liệu để phản ánh tình hình biến động từng loại NVL. Kế toán NVL cần
hớng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ
hạch toán ban đầu về vật liệu nh: Lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở các
sổ (thẻ) chi tiết. Thờng xuyên đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với thẻ kho và
số tồn thực tế.
- Thờng xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử
dụng vật liệu thừa, thiếu hoặc ứ đọng nhằm hạn chế tối đa mọi thiệt hại có thể
xảy ra.
- Xác định chính xác số lợng và giá trị thực tế NVL sử dụng, tiêu hao
trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân bổ giá trị vật liệu sử dụng cho từng
đối tợng tính giá thành phải chính xác, phù hợp.
- Định kỳ kế toán tham gia hớng dẫn các đơn vị kiểm kê, đánh giá lại vật
liệu theo chế độ Nhà nớc quy định. Lập báo cáo về vật liệu phục vụ công tác
lãnh đạo và quản lý vật liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
- Phân tích tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu trong
doanh nghiệp nhằm phát huy những mặt làm đợc và khắc phục những mặt còn
tồn tại góp phần nâng cao hiệu quả quản lý.
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ hạch toán nói trên, một trong những công
việc không thể thiếu là việc phân loại và tính giá NVL, qua đó góp phần cung
cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL nói chung.
1.2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu
1.2.1 Phân loại NVL
Nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp rất đa dạng, phong phú
về chủng loại, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất-kinh

doanh cũng nh có tính năng lý, hóa học rất khác nhau. Trong điều kiện đó đòi
hỏi các doanh nghiệp phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý và
hạch toán NVL.
Phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và tác dụng của NVL
trong qúa trình sản xuất kinh doanh là cách phân loại thông
dụng nhất trong thực tế hạch toán NVL ở các doanh nghiệp. Theo
đặc trng này, NVL ở các doanh nghiệp bao gồm:
- Nguyên vật liệu chính: Những nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình
gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm (kể
cả bán thành phẩm mua vào). Danh từ nguyên liệu ở đây dùng để chỉ
đối tợng lao động cha qua chế biến công nghiệp.
- Vật liệu phụ: Những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất,
đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao
tính năng, chất lợng của sản phẩm hoặc đợc sử dụng để bảo đảm
công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc dùng để phục vụ cho
nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.
- Nhiên liệu: Những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình
sản xuất, kinh doanh. Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là
một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành một loại riêng
vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và
đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng
có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu
phụ thông thờng.
- Phụ tùng thay thế: Những loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động sửa
chữa, bảo dỡng và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải.
- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại vật liệu và
thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà
doanh nghiệp mua vào nhằm phục vụ hoạt động xây lắp, xây dựng
cơ bản.
- Phế liệu: Những vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh

lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch,
sắt...);
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể
trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng...
Hạch toán NVL theo cách phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầu phản
ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL. Để bảo đảm thuận tiện,
tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với
từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các
doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên Sổ danh điểm vật liệu. Sổ
này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính,
giá hạch toán của từng danh điểm NVL. Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng
trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hóa
công tác hạch toán ở doanh nghiệp.
Ngoài cách phân loại trên, NVL còn đợc phân loại theo các cách sau:
Phân loại theo quyền sở hữu: theo cách phân loại này, NVL bao gồm
- Nguyên vật liệu tự có: Những NVL do doanh nghiệp mua sắm, do
nhận cấp pháp, tặng thởng, nhận vốn góp liên doanh.
- Nguyên vật liệu giữ hộ hay nhận gia công: Những nguyên, vật liệu
do doanh nghiệp nhận giữ hộ, nhận gia công cho bên ngoài.
Cách phân loại này tạo tiền đề cho việc quản lý và sử dụng riêng cho
các loại vật liệu từ từng nguồn nhập khác nhau. Trên cơ sở đó đánh giá đợc
hiệu quả sử dụng vật liệu cho sản xuất kinh doanh.

Phân loại theo nguồn hình thành: Theo cách phân loại này, NVL bao gồm:
- Nguyên vật liệu mua ngoài: Những NVL do doanh nghiệp mua
ngoài bằng tiền mặt, tiền vay, tiền gửi ngân hàng, mua chịu...
- Nguyên vật liệu tự sản xuất: Những sản phẩm của sản xuất chính,
sản xuất phụ do doanh nghiệp sản xuất dùng làm nguyên, vật liệu.
- Nguyên vật liệu nhận cấp phát, nhận vốn góp: Những nguyên, vật
liệu do đợc cấp phát (cấp trên, Ngân sách); nhân vốn góp (vốn góp

liên doanh, vốn góp cổ phần, vốn góp của các thành viên).
- Nguyên vật liệu hình thành từ các nguồn khác: Những nguyên, vật
liệu thu hồi từ phế liệu, từ thanh lý tài sản cố định, nhận tặng th-
ởng, viện trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nớc.
Phân loại theo chức năng nguyên vật liệu đối với qúa trình sản
xuất: Theo cách phân loại này, NVL bao gồm:
- Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: Là các loại NVL tiêu hao
trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm.
- Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng: Là các loại vật liệu phục vụ
cho quá trình bán hàng (nh bao bì đóng gói sản phẩm...)
- Nguyên vật liệu phục vụ cho qúa trình quản lý doanh nghiệp: Các
loại vật liệu nh giấy, bút, sổ sách...
Các cách phân loại nêu trên nói chung không thuận tiện cho việc tổ
chức tài khoản, hạch toán và theo dõi chi tiết NVL, gây khó khăn cho công tác
tính giá thành. Vì vậy, cách phân loại NVL theo vai trò và công dụng kinh tế
là u việt hơn cả.
Trên cơ sở phân loại nêu trên, mỗi doanh nghiệp còn cần phải tiến
hành tính giá NVL, đây là một công tác quan trọng và không thể thiếu trong
việc tổ chức hạch toán NVL nói chung.
1.2.2 Tính giá nguyên vật liệu
Tính giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo
những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất. Về
nguyên tắc, cũng nh các loại hàng tồn kho, NVL hiện có trong các doanh
nghiệp đợc phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo giá thực tế. Tuy
nhiên, để đơn giản và giảm bớt khối lợng ghi chép, tính toán hàng ngày, doanh
nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để theo dõi tình hình tăng giảm NVL nh-
ng vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập, xuất NVL trên tài khoản và
sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế.
1.2.2.1 Tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế
Trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL đợc tính theo

giá thực tế. Đây là chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có đợc NVL, hay
nói cách khác, là loại giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng
minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra vật chất.
a. Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ:
Giá thực tế NVL nhập kho đợc xác định tùy theo nguồn nhập, cụ thể là:
Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Các yếu tố để hình thành nên giá
thực tế là:
+ Giá hóa đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có):
- Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp
khấu trừ: Giá thực tế không bao gồm thuế giá trị gia tăng đầu
vào
- Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp
trực tiếp: Giá thực tế bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu
vào.
+ Chi phí thu mua: Chi phí thực tế phát sinh nh chi phí vận chuyển,
bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập,
chi phí thuê kho bãi, tiền phạt lu kho, lu hàng...(chi phí này cũng đợc xác
định trên cơ sở phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng mà doanh nghiệp lựa
chọn).
Đối với nguyên vật liệu gia công chế biến xong nhập kho: Giá thực
tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc
dỡ...
Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần:
Giá thực tế của NVL là giá trị NVL đợc các bên tham gia góp vốn thừa
nhận.
Đối với nguyên vật liệu vay, mơn tạm thời của đơn vị khác: Giá
thực tế của NVL nhập kho đợc tính theo giá thị trờng hiện tại của số
NVL đó.
Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp: Giá thực tế đợc tính theo đánh giá thực tế hoặc giá bán

trên thị trờng.
b. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ
Việc tính giá thực tế NVL xuất kho phụ thuộc vào đặc điểm của từng
doanh nghiệp, về số lợng, danh điểm, số lần nhập-xuất NVL, trình độ nhân
viên kế toán, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp. Song nếu doanh nghiệp áp
dụng phơng pháp tính giá nào thì phải theo nguyên tắc nhất quán trong hạch
toán (nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng). Các phơng pháp tính giá
thực tế NVL xuất kho thờng dùng là:
Ph ơng pháp giá thực tế đích danh (tính trực tiếp):
Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay
từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng. Khi xuất vật liệu
nào thì sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó.
Ưu điểm:
- Công tác tính giá NVL đợc thực hiện kịp thời và thông qua việc tính
giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi đợc thời hạn bảo quản của
từng lô vật liệu.
- Đây là phơng pháp có thể coi là lý tởng nhất, nó tuân thủ theo
nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán: Chi phí thực tế phù hợp
với doanh thu thực tế. Giá trị của vật t xuất dùng cho sản xuất phù
hợp với giá trị của thành phẩm mà nó tạo ra; và giá trị của hàng xuất
kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị
hàng tồn kho đợc phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.
Nhợc điểm:
Việc áp dụng phơng pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ
có thể áp dụng đợc khi hàng tồn kho có thể phân biệt, chia tách ra
thành từng loại, từng thứ riêng rẽ.

Điều kiện vận dụng:
Phơng pháp này thờng đợc sử dụng trong các doanh nghiệp có ít loại
NVL hoặc những NVL ổn định và nhận diện đợc.

Ph ơng pháp Nhập tr ớc - xuất tr ớc (phơng pháp FIFO):
Theo phơng pháp này, NVL đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả
định là lô vật liệu nào nhập kho trớc sẽ đợc đợc xuất dùng trớc, xuất số nhập
trớc hết mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng xuất. Nói cách
khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của hàng mua trớc sẽ đợc dùng
làm giá để tính giá thực tế hàng xuất trớc và do vậy, giá trị hàng tồn kho cuối
kỳ sẽ là giá thực tế số hàng mua vào sau cùng trong kỳ.
Ưu điểm:
- Phơng pháp này cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp
thời, cung cấp những thông tin hợp lý, đúng đắn về giá trị hàng tồn
kho trên bảng cân đối kế toán. Phơng pháp này gần đúng với luồng
nhập-xuất hàng trong thực tế. Trong trờng hợp vật t đợc quản lý theo
đúng hình thức nhập trớc-xuất trớc, phơng pháp này sẽ gần với ph-
ơng pháp giá thực tế đích danh và do đó sẽ phản ánh tơng đối chính
xác giá trị vật t xuất kho và tồn kho.
- Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho sẽ đợc phản ánh gần sát với giá trị thị
trờng, vì giá trị hàng tồn kho sẽ bao gồm giá trị của vật t đợc mua ở
những lần mua sau cùng.
- Đặc biệt, khi giá cả có xu hớng tăng lên thì áp dụng phơng pháp này,
doanh nghiệp có đợc số lãi nhiều hơn so với khi sử dụng các phơng
pháp khác, do giá vốn của hàng bán bao gồm giá trị của những vật t
mua vào từ trớc với giá thấp.
Nhợc điểm:
Phơng pháp này làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với
những khoản chi phí hiện tại, vì doanh thu hiện tại đợc tạo ra bởi giá
trị của vật t, hàng hóa đã đợc mua vào từ cách đó rất lâu.
Điều kiện vận dụng:
Phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh
điểm vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.
Ph ơng pháp Nhập sau - xuất tr ớc (phơng pháp LIFO):

Phơng pháp này tính giá vật liệu xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL
nào nhập vào kho sau sẽ đợc xuất dùng trớc. Vì vậy việc tính giá vật liệu xuất
kho nhìn chung ngợc với phơng pháp Nhập trớc - Xuất trớc ở trên.
Ưu điểm:
- Phơng pháp này làm cho những khoản doanh thu hiện tại đợc phù
hợp với những khoản chi phí hiện tại, vì theo phơng pháp này, doanh
thu hiện tại đợc tạo ra bởi giá trị của vật t vừa mới đợc mua vào ngay
gần đó.
- Quan trọng hơn, trong khi giá cả có xu hớng tăng lên, phơng pháp
này sẽ giúp cho đơn vị kinh doanh giảm đợc số thuế thu nhập doanh
nghiệp phải nộp cho Nhà nớc. Bởi vì, giá của vật t đợc mua vào sau
cùng, thờng cao hơn giá của vật t đợc nhập vào trớc tiên, sẽ đợc tính
vào giá vốn hàng bán và do đó, giảm lợi nhuận dẫn tới giảm số thuế
lợi tức phải nộp hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp.
Nhợc điểm:
- Phơng pháp này bỏ qua việc nhập-xuất vật t trong thực tế. Vật t,
hàng hóa thông thờng đợc quản lý gần nh theo kiểu nhập trớc-xuất
trớc. Nhng phơng pháp này lại giả định rằng vật t đợc quản lý theo
kiểu nhập sau-xuất trớc.
- Hơn nữa, với phơng pháp này, chi phí quản lý hàng tồn kho của
doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm vật t nhằm tính vào giá
vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao. Điều này trái ngợc
với xu hớng quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả, giảm tối
thiểu lợng hàng tồn kho nhằm cắt giảm chi phí quản lý hàng tồn kho.
- Mặt khác, giá trị hàng tồn kho đợc phản ánh thấp hơn so với giá trị
thực tế của nó. Bởi vì, theo phơng pháp này, giá trị hàng tồn kho sẽ
bao gồm giá trị của những vật liệu đợc nhập vào đầu tiên với giá thấp
hơn so với giá hiện thời. Do giá trị hàng tồn kho đợc phản ánh thấp
hơn so với giá thực tế, vốn lu động của đơn vị kinh doanh cũng đợc
phản ánh thấp hơn so với thực tế. Điều này làm cho khả năng thanh

toán của doanh nghiệp bị nhìn nhận là kém hơn so với khả năng thực
tế.
Ph ơng pháp giá bình quân :
Đây là phơng pháp trung hòa giữa hai phơng pháp trên, có ý nghĩa về
mặt thực tế hơn là cơ sở lý thuyết, chính xác và dễ áp dụng nhất trong thực
tiễn. Theo phơng pháp này, giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ tính theo giá trị
bình quân Trong đó:
Giá thực tế của
NVL xuất kho
=
Giá đơn vị bình quân
của 1 đơn vị NVL
ì
Số lợng vật
liệu xuất kho
+ Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ :
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm
NVL nhng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phơng pháp này,
căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định
đợc giá bình quân của một đơn vị NVL. Căn cứ vào số lợng NVL xuất dùng
trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất dùng trong kỳ.
Giá đơn vị
bình quân
cả kỳ dự trữ
=
Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Số lợng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
- Ưu điểm: Giảm nhẹ đợc việc hạch toán chi tiết NVL so với phơng
pháp Nhập trớc-xuất trớc và Nhập sau-xuất trớc, không phụ thuộc
vào số lần nhập xuất của từng danh điểm NVL.

- Nhợc điểm: Công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng
đến tiến độ của các khâu kế toán khác và công tác quyết toán nói
chung. Đồng thời, phải tính theo từng danh điểm NVL và độ chính
xác không cao.
+ Ph ơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập :
Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán xác định giá đơn vị
bình quân của từng danh điểm NVL. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng
xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của NVL xuất
kho.

Giá đơn vị
bình quân sau
mỗi lần nhập
=
Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
Số lợng thực tế NVL tồn sau mỗi lần nhập
- Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho
kịp thời, vừa chính xác vừa cập nhật.
- Nhợc điểm: Khối lợng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành
tính giá từng danh điểm NVL.

Phơng pháp này chỉ sử dụng đợc ở những doanh nghiệp có ít danh điểm
NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều.
+ Ph ơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ tr ớc :
Theo phơng pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên
giá thực tế và lợng NVL tồn kho cuối kỳ trớc. Dựa vào giá đơn vị bình quân
nói trên và lợng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL
xuất kho theo từng danh điểm.
Giá đơn vị
bình quân

cuối kỳ trớc
=
Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ này
Số lợng thực tế NVL tồn kho đầu kỳ này
- Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép giảm nhẹ khối lợng tính toán của
kế toán.
- Nhợc điểm: Độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình
hình biến động giá cả NVL, trờng hợp giá cả thị trờng NVL có sự
biến động lớn thì việc tính giá NVL xuất kho theo phơng pháp này
trở nên thiếu chính xác và có trờng hợp gây ra bất hợp lý (tồn kho
âm).
+ Ph ơng pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ :
Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế NVL đòi hỏi kế toán
phải xác định lợng NVL xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên
trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã
khác nhau, giá trị thấp, lại đợc xuất dùng thờng xuyên thì sẽ không có điều
kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp
phải tính giá cho số lợng NVL tồn kho cuối kỳ, sau đó mới xác định đợc giá
thực tế của NVL xuất kho trong kỳ
Giá thực tế của NVL
tồn kho cuối kỳ
=
Số lợng NVL tồn
kho cuối kỳ
ì
Đơn giá NVL nhập
kho lần cuối
1.2.2.2 Tính giá NVL theo giá hạch toán
Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thờng xuyên biến
động, nghiệp vụ nhập-xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo

giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện
đợc. Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán.
Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời
gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi cha tính đợc giá
thực tế của nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật
liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng trớc để làm giá
hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lợng cho công tác kế toán
nhập, xuất vật liệu hàng ngày nhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán
của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế.
Giá thực tế NVL
xuất kho (hoặc
tồn kho cuối kỳ)
=
Hệ số giá
NVL
ì
Giá hạch toán
NVL xuất kho
Trong đó:
Hệ số giá
NVL
=
Giá thực tế NVL tồn
kho đầu kỳ
+
Giá thực tế NVL nhập
kho trong kỳ
Giá hạch toán NVL
tồn kho đầu kỳ
+

Giá hạch toán NVL
nhập kho trong kỳ
Ưu điểm: Phơng pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi
tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính
giá đợc tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lợng danh điểm
NVL và số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều hay ít.
Nhợc điểm: Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều
chủng loại NVL (nhiều danh điểm vật t) và đòi hỏi đội ngũ kế toán phải có
trình độ chuyên môn cao.
Những doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính giá hạch toán sử dụng
Bảng kê số 3 - Bảng kê tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu. Mẫu Bảng
kê số 3 đợc lập nh sau:
Biểu 1:
Đơn vị:........
Bảng kê số 3
Tính giá thành thực tế vật liệu (TK 152)
Tháng ... năm ....
STT
Chỉ tiêu
TK 152-Nguyên vật liệu
HT TT
1 2 3 4
1 I. Số d đầu tháng
2
II. Số phát sinh trong tháng
3 Từ NKCT số 1 (ghi Có TK 111)
4 Từ NKCT số 2 (ghi Có TK 112)
5 Từ NKCT số 5 (ghi Có TK 331)
6 Từ NKCT số 6 (ghi Có TK 151)
7 Từ NKCT số 7 (ghi Có TK 152)

8 Từ NKCT khác
9 ....
10
III. Cộng số d đầu tháng và phát
sinh trong tháng(I+II)
11
IV. Hệ số chênh lệch
12 V. Xuất dùng trong tháng
13
VI. Tồn kho cuối tháng(III-V)
Kế toán ghi sổ
(Ký, họ tên)
Ngày...tháng...năm...
Kế toán trởng
(Ký, họ tên)
Bảng kê số 3 gồm phần tổng hợp giá trị NVL nhập kho và phần chênh
lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán. Hệ số chênh lệch trong bảng là Hệ số
giá NVL đã nêu công thức ở trên.
Giá trị NVL xuất dùng trong tháng sẽ đợc xác định bằng (=) giá trị
NVL xuất kho theo giá hạch toán (ở Bảng phân bổ số 2 - bảng phân bổ NVL)
nhân (ì) với hệ số chênh lệch trên Bảng kê số 3).
1.3. Tổ chức hạch toán Nguyên vật liệu trong các doanh
nghiệp
1.3.1 Tổ chức hạch toán ban đầu
1.3.1.1 Thủ tục nhập kho:
Trong doanh nghiệp sản xuất, thủ tục chứng từ nhập kho thờng gồm:
- Hợp đồng mua hàng
- Biên bản kiểm nghiệm vật t
- Phiếu nhập kho
Căn cứ vào nhu cầu mua vật t mà bộ phận cung ứng vật t sẽ liên hệ với

nhà cung cấp, lựa chọn ngời bán hàng và lập Hợp đồng mua hàng.
Khi giao nhận vật liệu nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm
nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm tra số vật liệu về cả số lợng, chất lợng, quy
cách vật liệu và lập Biên bản kiểm nghiệm vật t, trong đó ghi rõ kết luận của
ban kiểm nghiệm.
Trên cơ sở hóa đơn, Biên bản kiểm nghiệm vật t (nếu có), bộ phận cung
ứng so sánh với Hợp đồng mua hàng để lập Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT).
Tại kho, sau khi kiểm nhận xong, thủ kho ghi rõ số lợng thực nhập vào Phiếu
nhập kho. Phiếu nhập kho sau khi đã có đầy đủ chữ ký của ngời phụ trách
cung ứng, ngời giao và ngời nhận, thủ kho gửi một bản cùng biên bản thừa
(thiếu) nếu có cho bộ phận cung ứng. Bản còn lại sau khi ghi vào Thẻ kho đợc
chuyển cho kế toán ghi sổ, còn Hợp đồng của ngời bán đợc giao cho bộ phận
tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ
hạch toán thu mua và nhập vật liệu.
1.3.1.2 Thủ tục xuất kho
Với các doanh nghiệp, vật liệu xuất dùng chủ yếu để phục vụ nhu cầu
sản xuất kinh doanh, ngoài ra có thể xuất bán, xuất cho vay, di chuyển nội
bộ...
Trong mọi trờng hợp xuất kho vật liệu, dù sử dụng cho bất cứ mục đích
gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định và phải thực hiện
nghiêm ngặt việc cân, đo, đong, đếm tuỳ theo tính chất từng loại vật liệu. Trên
các chứng từ xuất vật liệu đều phải ghi rõ mục đích sử dụng vật liệu (cho ai,
làm gì).
Chứng từ xuất kho vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất
kho. Các loại chứng từ xuất vật t thờng đợc sử dụng trong các doanh nghiệp là:
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT)
- Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu số 04-VT)
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH)
Phiếu xuất kho đợc sử dụng trong các trờng hợp xuất kho vật liệu không

thờng xuyên, với số lợng ít. Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên: 1 liên giao
cho ngời lĩnh vật t, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật t và 1 liên giao cho
thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán ghi đơn giá, tính
thành tiền và ghi sổ. Do Phiếu xuất kho chỉ có hiệu lực một lần, không phù hợp
với các trờng hợp sử dụng vật liệu nhiều, phát sinh thờng xuyên trong tháng
nên các doanh nghiệp thờng sử dụng Phiếu xuất kho theo hạn mức, phiếu này
lập cho tháng nào chỉ có giá trị trong tháng đó. Cuối tháng, nếu không sử dụng
hết số vật liệu đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập Phiếu nhập kho đem đến kho
cùng với số vật liệu thừa và Phiếu xuất kho theo hạn mức. Thủ kho phải ghi số
lợng thừa vào cả hai phiếu này.
Trong trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung tiêu căn cứ vào thỏa
thuận với khách hàng để lập Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Phiếu này đợc lập
thành 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng và
1 liên giao cho thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán.
Trờng hợp xuất vật liệu từ kho này đến kho khác trong nội bộ doanh
nghiệp, bộ phận cung ứng lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
1.3.2. Hạch toán chi tiết NVL
Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp thờng có nhiều chủng loại khác
biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngng trệ sản xuất. Hạch toán
chi tiết NVL là công việc có khối lợng lớn, là khâu hạch toán khá phức tạp đối
với mỗi doanh nghiệp. Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị,
số lợng, chất lợng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Vì vậy
việc tổ chức hạch toán chi tiết NVL ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ
với nhau để những chứng từ về nhập-xuất vật liệu đợc sử dụng một cách hợp lý
và phù hợp số liệu trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và việc ghi
chép sổ kế toán, tránh đợc sự ghi chép trùng lắp không cần thiết, tăng hiệu quả
trong công tác quản lý. Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nớc ta, các
doanh nghiệp thờng áp dụng 1 trong 3 phơng pháp hạch toán chi tiết NVL là:
Phơng pháp thẻ song song, Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển và Phơng
pháp sổ số d.

1.3.2.1 Phơng pháp thẻ song song:
Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho NVL,
ở kho phải mở Thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng, ở phòng kế toán mở Sổ kế
toán chi tiết NVL để theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị. Công việc cụ thể nh
sau:
Tại kho: Việc phản ánh tình hình nhập - xuất kho hàng ngày do thủ kho
tiến hành ghi chép vào Thẻ kho và chỉ ghi theo số lợng nhập xuất. Khi nhận đ-
ợc các chứng từ nhập - xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp
pháp của các chứng từ đó, sau đó tiến hành phản ánh số thực nhập, thực xuất
vào Thẻ kho (mở theo từng danh điểm trong từng kho). Cuối ngày, thủ kho tính
ra số tồn kho ghi vào Thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho
nhận) các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo từng danh điểm cho phòng
kế toán.
Tại phòng kế toán: Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập xuất
NVL để ghi số lợng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào Sổ (thẻ) kế toán chi
tiết vật liệu (mở tơng ứng với Thẻ kho). Về cơ bản, Sổ (thẻ) chi tiết vật liệu có
kết cấu giống nh thẻ kho nhng có thêm các cột để phản ánh giá trị vật liệu.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết
vật liệu với Thẻ kho tơng ứng do thủ kho chuyến đến, đồng thời từ Sổ kế toán
chi tiết vật liệu, kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
kho vật liệu theo từng danh điểm, từng loại vật liệu để đối chiếu với số liệu kế
toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.
Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song có thể
khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1:
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL
theo phơng pháp thẻ song song
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu

Ưu điểm: Phơng pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu
số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập - xuất - tồn kho
của từng danh điểm NVL kịp thời chính xác.
Nh ợc điểm : Khối lợng ghi chép trùng lắp lớn nên lãng phí về thời gian,
của cải phục vụ cho việc ghi chép cũng nh công tác quản lý doanh nghiệp.
Điều kiện vận dụng: Phơng pháp này chỉ thích hợp với các doanh
nghiệp có ít danh điểm NVL, nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều.
1.3.2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho vật
liệu, ở kho vẫn phải mở Thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng loại
NVL, ở phòng kế toán sẽ mở Sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi sự biến
động của NVL về mặt giá trị và mặt hiện vật. Cụ thể nh sau:
Tại kho: Thủ kho mở Thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng và hiện vật đối
với từng loại NVL trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất NVL giống nh phơng
pháp thẻ song song.
Tại phòng kế toán: Kế toán chỉ mở Sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo
từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh
điểm NVL và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu, Bảng kê xuất
vật liệu và dựa vào các bảng kê này để ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển NVL.
Khi nhận đợc thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lợng nhập, xuất của
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ
(thẻ)
chi
tiết
vật
liệu
Bảng

tổng hợp
Nhập-
Xuất-
Tồn kho
vật liệu
Sổ
kế toán
tổng hợp
về
vật liệu
(Bảng kê
tính giá)
từng thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển NVL, đồng thời từ sổ này lập Bảng
tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp
vật liệu.
Quy trình hạch toán chi tiết có thể khái quát theo sơ đồ 2.
Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm nhẹ do chỉ ghi một
lần vào cuối tháng.
Nh ợc điểm : Do dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ,
nên trong trờng hợp số lợng chứng từ nhập xuất của từng danh điểm NVL khá
nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là
ảnh hởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.
Điều kiện vận dụng: Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có
nhiều danh điểm NVL và số lợng chứng từ nhập, xuất NVL không nhiều.
Sơ đồ 2:
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL
theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Bảng

tổng
hợp
Nhập-
Xuất-
Tồn
kho vật
liệu
Sổ kế
toán
tổng
hợp về
vật liệu
(Bảng
kê tính
giá)
Sổ đối chiếu luân
chuyển
Thẻ kho
Bảng kê nhập
vật liệu
Bảng kê xuất
vật liệu
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
1.3.2.3 Phơng pháp sổ số d
Theo phơng pháp này, ở kho theo dõi về mặt số lợng từng loại NVL,
còn phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm NVL. Cụ thể nh
sau:
Tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày, sau khi ghi Thẻ kho, thủ

kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh và phân loại theo từng
nhóm NVL theo quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập Phiếu
giao nhận chứng từ trong đó ghi số lợng chứng từ, số hiệu cho từng nhóm vật
liệu và giao cho phòng kế toán kèm theo phiếu nhập, phiếu xuất. Cuối tháng
thủ kho căn cứ vào Thẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra, ghi số lợng NVL tồn kho
cuối tháng của từng danh điểm NVL vào Sổ số d.
Tại phòng kế toán: Kế toán dựa vào số lợng nhập, xuất của từng danh
điểm NVL đợc tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận đợc khi
kiểm tra các kho theo định kỳ 3-5 ngày một lần (kèm theo Phiếu giao nhận
chứng từ), kế toán kiểm tra và tính ra trị giá thành tiền NVL nhập xuất theo
giá hạch toán đối với từng chứng từ, từ đó ghi vào Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn
(Bảng này đợc mở theo từng kho). Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên Sổ số d do
thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm NVL trên Sổ số d với
số tồn kho trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn. Từ bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật
liệu kế toán lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế
toán tổng hợp về vật liệu.
Quy trình hạch toán theo phơng pháp này đợc khái quát qua sơ đồ 3.
Ưu điểm: Phơng pháp này tránh đợc việc ghi chép trùng lắp và dàn đều
công việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ.
Nh ợc điểm : Việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó
khăn, kết cấu sổ phức tạp, vì vậy đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có
trình độ chuyên môn cao.
Điều kiện vận dụng: Phơng pháp này áp dụng thích hợp với những
doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và đồng thời số lợng chứng từ nhập,
xuất của mỗi loại khá nhiều.
Sơ đồ 3:
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL
theo phơng pháp sổ số d
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu
1.3.3 Tổ chức hạch toán tổng hợp tình hình luân chuyển NVL
1.3.3.1 Phơng pháp hạch toán
Nguyên vật liệu là tài sản lu động của doanh nghiệp và đợc nhập, xuất
kho thờng xuyên. Tuy nhiên, tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp
mà các doanh nghiệp có phơng thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực
hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho (mỗi lần nhập, xuất kho đều
cân, đong, đo, đếm) nhng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần
vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong, đếm, ớc lợng NVL tồn cuối
kỳ. Tơng ứng với 2 phơng thức kiểm kê trên, trong kế toán NVL nói riêng và
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Bảng
tổng
hợp
nhập
xuất
tồn
kho
vật
liệu
Sổ kế
toán
tổng
hợp
về
vật
liệu
Sổ
số dư

Thẻ
kho
Phiếu giao nhận chứng
từ nhập
Phiếu giao nhận chứng
từ xuất
Bảng luỹ kế nhập,
xuất, tồn kho vật liệu
kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có 2 phơng pháp là : Kê khai thờng
xuyên và Kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc
điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, yêu cầu của công tác quản lý, trình
độ của cán bộ kế toán và quy định của chế độ kế toán hiện hành.
a. Phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX)
Phơng pháp KKTX là phơng pháp theo dõi, phản ánh tình hình nhập
xuất tồn kho vật t, hàng hóa trên sổ kế toán một cách thờng xuyên, liên tục,
có hệ thống.
Trong trờng hợp áp dụng phơng pháp KKTX thì các tài khoản hàng tồn
kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng đợc dùng để phản ánh số hiện có,
tình hình biến động tăng, giảm của vật t, hàng hóa. Vì vậy, giá trị vật t, hàng
hóa trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán.
Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật t, hàng hoá
tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lợng
vật t thừa, thiếu và tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời.
Phơng pháp KKTX áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất
và các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn.
b. Phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)
Phơng pháp KKĐK là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm
kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp
rồi từ đó tính ra giá trị vật t, hàng hóa đã xuất trong kỳ theo công thức sau:
Trị giá

vật t,
hàng hóa
xuất kho
=
Tổng giá trị
Vật t, hàng hóa
mua vào
trong kỳ
+
Trị giá vật
t, hàng hóa
tồn
đầu kỳ
-
Trị giá vật
t, hàng hóa
tồn cuối kỳ
Theo phơng pháp này, mọi biến động vật t, hàng hóa không theo dõi,
phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho mà giá trị vật t, hàng hóa mua và
nhập kho trong kỳ đợc phản ánh trên một tài khoản riêng (tài khoản Mua
hàng).
Công tác kiểm kê vật t, hàng hóa đợc tiến hành cuối mỗi kỳ hạch toán
để xác định giá trị vật t, hàng hóa tồn kho thực tế, trên cơ sở đó kế toán phản