QUẢN LÝ THỜI GIAN
Hãy đọc và chọn 5 từ mà bạn cho rằng gần với
thời gian. Hãy lựa chọn theo cách nhìn sáng tạo.
sử dụng
cơ hội
mệt mỏi
bận rộn
mountainous
bình lặng
nghị lực
kẹt cứng
trắng trơn
sôi động
trống rỗng
có ích
không ngừng
sẵn có
băn khoăn
trơ trụi
thuận tiện
tự do
sẵn sàng
hiệu quả
căng thẳng
cạn kiệt
ghập ghềnh
hứng thú
Phong cách làm việc
Type 1: Thẳng
Type 2: Liên tục
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Một việc/ người ở một thời điểm
Kế hoạch chính xác
Đúng giờ
Mục tiêu công bố rõ ràng
Hướng theo nhiệm vụ
Năng động
Chắc chán
Buôn chuyện không được khuyến
khích
Ngày làm việc bắt đầu và kết thúc
sớm
Hiệu quả được đo lường
Qui trình và công việc hàng ngày
được xác định rõ ràng
•
•
•
•
•
•
•
Nhiều việc/ người ở một thời điểm
Kế hoạch dễ thay đổi
Không đúng giờ
Mục tiêu thường không được xác
định rõ
Hướng theo tính xã hội
Thư giãn
Linh hoạt
Buôn chuyện là bình thường
Ngày làm việc bắt đầu và kết thúc
muộn
Tính hiệu quả không quan trọng
bằng con người
Qui trình và công việc hàng ngày
không được xác định rõ ràng
Ngày làm việc điển hình
Loại công việc
Động tác Thời lượng % Tổng số
(phút)
thời
gian
Chuyên môn
7
139
27,5%
Cấp bách
5
41
8,1%
Thường xuyên
25
165
32,6%
Cá nhân
11
161
31,8%
Quản lý Thời gian
Quản lý nghĩa là làm việc và tổ chức cùng với người
khác, bạn phải biết tự tổ chức và quản lý thời gian của
chính mình.
•
•
•
•
•
•
Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn
Giảm căng thẳng (stress)
Tăng hiệu quả
Tăng niềm vui trong công việc
Tăng năng suất của cá nhân và tập thể
Tăng "thời gian riêng tư " cho bạn dùng
Mục tiêu
Ý nghĩa của việc làm chủ thời gian
Phân tích cách sử dụng thời gian
ti
me
Xác định thứ tự ưu tiên theo mục tiêu
Lên lịch làm việc theo thứ tự ưu tiên
Tránh lãng phí thời gian
Hoàn thành tiến trình sáu bước
Gắn liền với nhiệm vụ
Xem lại vị trí
ti
me
Xác định mục tiêu
Tổ chức theo tuần
Thực hành kết hợp
Đánh giá
Đồng hồ và compa
Compa
Tầm nhìn
Các giá trị
Các nguyên lý
Cảm xúc
Định hướng
Chúng ta làm gì và chúng ta
quản lý thời gian như thế nào
Chúng ta thấy điiều gì quan
trọng và chúng ta định hướng
cuộc sống như thế nào
ti
me
Đồng hồ
Các cam kết
Sắp xếp công việc
Kế hoạch
Các mục tiêu
Các hoạt động
Quản lý thời gian
Cấp độ 1— ghi chú (notes) and (danh mục)
checklists
ti
me
Cấp độ 2— kế hoạch (planning) and chuẩn bị
(preparation)
Cấp độ 3—lập kế hoạch (planning), (lên thứ tự
ưu tiên) prioritizing và kiểm soát (controlling)
Cấp độ 1
Theo dòng công việc
Dựa trên sự nhắc nhở
Ghi chú và danh mục đơn giản
ti
me
Cố gắng giữ công việc theo đinh hướng theo thời
gian
Luôn mang theo và kiểm tra danh mục
Đưa các công việc chưa hoàn thành vào danh mục
của ngày hôm sau
Cấp độ 1
Linh hoạt
Dễ được kiểm soát
Không quá phức tạp
Không gây căng thẳng
Theo dõi được công việc
Điểm yếu
Cấu trúc không chặt chẽ
Công việc dễ vỡ vụn
Yếu tính cam kết
Thiếu tính hoàn hảo
Gây khủng hoảng này
sang khủng hoảng khác
Luôn bị công việc dồn ép
ti
me
Điểm mạnh
Cấp độ 2
Lập kế hoạch và chuẩn bị
Sổ lịch và ghi cuộc hẹn
ti
me
Thiết lập mục tiêu và lập trước kế hoạch
Sắp đặt công việc, viết cam kết và xác định
hạn chót
Lưu các thông tin trên máy tính và mạng
Cấp độ 2
Theo dõi các cam kết và
lịch hẹn
Hoàn thành công việc tốt
hơn thông qua lập kế
hoạch và thiết lập mục
tiêu
Hiệu quả của các cuộc
gặp và trình bày tốt hơn
nhờ vào sự chuẩn bị
Điểm yếu
Áp kế hoạch vào người
khác
Hoàn thành công việc
không có nghĩa là phủ kín
công việc
Gây sụ phụ thuộc —xem
người khác là phương
tiện hay trở ngại
Luôn lo lắng về tiến độ
công việc
ti
me
Điểm mạnh
Cấp độ 3
Lập kế hoạch, thứ tự ưu tiên và kiểm soát
Phân loại thứ tự giá trị và ưu tiên cho việc sử dụng thời
gian
ti
me
Thiết lập các mục tiêu dài, ngắn và trung hạn để đạt các
giá trị, thứ tự ưu tiên trong công việc hàng ngày
Sử dụng rộng rãi người tổ chức, lập kế hoạch chi tiết cụ
theo mẫu hàng ngày
Làm được nhiều trong thời gian ngắn hơn– nhưng vẫn
cảm giác nản lòng
Cấp độ 3
Điểm yếu
Đảm bảo tính trách nhiệm
để đạt hiệu quả
Gắn liền với giá trị
Đạt được sức mạnh của
các mục tiêu dài, ngắn và
trung hạn
Đưa các giá trị vào mục
tiêu và hành động
Đưa sụ trật tự vào cuộc
sống
Có thể dẫn đến cảm giác
không tốt về sự kiểm
soát, tự trọng
Sức mạnh của tầm nhìn
không được khai thác
Có thể dẫn đến sai lệch
và mất cân bằng vị trí
Thiếu tính linh hoạt và tự
phát
Sức ép bởi mức độ cần
thiết và giá trị
ti
me
Điểm mạnh
Cấp độ 4
Lãnh đạo cuộc sống
Giúp con người đi trước kế hoạch, định
phương hướng trước thời gian đồng hồ
ti
me
Sử dụng những ưu điểm của các cấp độ 1, 2
và 3
Hướng đến cuộc sống có ý nghĩa với sự cân
bằng
Cấp độ 4
Tính hiệu quả
Tính nguyên tắc
Tính lãnh đạo
Tính quan hệ
Tính tiên quyết
ti
me
Yếu tố quan trọng
Sơ đồ Quản lý thời gian
1) AWARE
3) ATTACK
ti
me
2) ANALYSE
4) ASSIGN
5) ARRANGE
6) SAVE TIME,
BETTER USE
AWARE – Nhận biết
Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân và công
việc. Giai đoạn đầu tiên này giúp xác định mục tiêu cụ
thể các yếu tố trên. Bạn phải coi trọng các yếu tố liên
quan đến cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác
phong, giao tiếp và trách nhiệm công việc của bạn.
Quan trong / Ưu tiên
Kinh nghiệm quá khứ
Thực tế (khi xác định mục tiêu)
Rõ ràng
Viết ra giấy (nhằm hệ thống hóa, tránh sai sót)
TRÁCH NHIỆM CỦA BẠN
Chịu trách nhiệm về những ai ?
Mức độ trách nhiệm đối với họ ?
Tôi có nắm nguồn lực và kinh phí riêng ?
Tôi làm việc trong môi trường chính yếu nào ?
Tôi chịu trách nhiệm hành chính nào ?
Tôi có phải tiếp xúc với khách hàng bên ngoài ?
Tôi có phải phát huy sáng kiến ?
Tôi được quyền hạn gì ?
Nhân viên của tôi trách nhiệm ra sao ?
Đồng nghiệp của tôi có trách nhiệm nào ?
Nhiệm vụ của cơ quan tôi là gì ?
Trong công việc, có nguyện vọng gì tôi chưa đưa ra ?
ANALYSE - Phân tích
Khi đã đề ra mục tiêu rồi, bạn phải làm một bước
thực tế phân tích cách thức sử dụng thời gian. Để
kiểm soát được thời gian của mình, bạn phải biết
dùng nó thế nào ?
–
–
–
–
–
Công việc ích lợi nào chiếm nhiều thời gian nhất ?
Công việc vô bổ chiếm nhiều thời gian nhất ?
Công việc ích lợi nào không đáng dành nhiều thời gian ?
Công việc nào cần thời gian nhiều hơn ?
Lúc nào trong ngày thì bận rộn nhất ?
ANALYSE - Phân tích
Loại công việc
Động tác
Thời lượng
(phút)
% Tổng số
thời gian
Chuyên môn
7
139
27,5%
Cấp bách
5
41
8,1%
Thường xuyên
25
165
32,6%
Cá nhân
11
161
31,8%
ASSIGN - Lập trật tự ưu tiên
Lập thời gian biểu xong, bạn cần biết phân loại
Kiểm soát được / Chủ động
Quan trọng
Khẩn trương
Giao cho ai khác
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
Có nhiều thứ làm tiêu hao thời gian, cần phải
biết rõ để loại trừ chúng:
- Một là kẻ cắp bên ngoài : điện thoại nói
chuyện lê thê, khách dai dẳng, hội họp thiếu tổ
chức, bất hòa cá nhân và chuyện phiếm.
- Hai là kẻ cắp bên trong : chẳng biết nói
''không'', do dự, dời lại công việc, lỗi lầm,
không kế hoạch, không biết giao việc.