Báo cáo TTGK Công ty Thương mại và du lịch CEOTravel

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

-------***-------

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA
Chuyên ngành: Thương mại quốc tế
NƠI THỰC TẬP: PHÒNG THỦ TỤC VISA – CÔNG TY TNHH
MTV THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH CEO
Sinh viên thực hiện: Vũ Minh Huyền
Mã sinh viên: 1511120028
Lớp: Anh 01 - Khối 2- Thương mại quốc tế
Khóa: 54
Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Quang Minh

Hà Nội, tháng 08 năm 2016
1


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................................................3
PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH CEO VÀ
QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY...............................................................................4
1. Công ty TNHH MTV Thương mại và Du lịch CEO..................................................4
1.1.

Quá trình hình thành, phát triển...............................................................................4

1.2.

Lĩnh vực hoạt động..................................................................................................4

2. Công việc được tiếp nhận trong quá trình kiến tập...................................................4
3. Một số kết quả tìm hiểu về đơn vị thực tập:...............................................................6
3.1.

Tình hình hoạt động.................................................................................................6

3.2

Thuận lợi và khó khăn trong quá trình hoạt động của công ty................................6

PHẦN 2: KINH NGHIỆM CỦA BẢN THÂN THÔNG QUA KỲ KIẾN TẬP GIỮA KHÓA.7
1. Quan điểm, cảm nhận cá nhân.....................................................................................7
2. Đánh giá chung và rút ra bài học kinh nghiệm..........................................................9
PHẦN 3: ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ CỦA BẢN THÂN VỚI NHÀ TRƯỜNG VÀ ĐƠN VỊ
THỰC TẬP..............................................................................................................................12
1. Với đơn vị thực tập – Công ty TNHH MTV Thương mại và Du lịch CEO...........12
2. Với nhà trường và các thầy cô giáo...........................................................................12
KẾT LUẬN..............................................................................................................................13
NHẬT KÝ THỰC TẬP............................................................................................................14
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................................22

2


LỜI MỞ ĐẦU
Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Đặc biệt là từ khi Việt
Nam gia nhập WTO, nền kinh tế nước ta đang ngày càng hội nhập sâu hơn, rộng hơn
vào nền kinh tế thế giới thông qua cầu nối ngoại thương. Mức độ hội nhập càng cao,
tính cạnh tranh càng mạnh và môi trường kinh doanh trở nên khốc liệt hơn bao giờ

hết. Do đó, thị trường việc làm cũng ngày càng có yêu cầu khắt khe hơn với các sinh
viên ra trường mà một trong những yêu cầu đó là đòi hỏi có kinh nghiệm làm việc. Vì
vậy, việc tiếp xúc sớm với môi trường doanh nghiệp thông qua hoạt động kiến tập là
cơ hội quý giá cho sinh viên làm quen và tích luỹ kinh nghiệm, học hỏi những kĩ năng
cần thiết trong môi trường doanh nghiệp, cũng là bước đầu cho sự định hướng nghề
nghiệp tương lai của bản thân.
Nhận thấy được điều này, sau một thời gian hoàn thành chương trình học các môn
nghiệp vụ và theo yêu cầu của Nhà trường về đợt kiến tập giữa khóa, em đã xin được
kiến tập 1 tháng ở vị trí Nhân viên thủ tục visa tại Công ty TNHH MTV Thương mại
và Du lịch CEO Việt Nam. Đây thực sự là cơ hội giúp em nhìn nhận được bản thân
mình một cách khách quan; biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình về cả kiến thức,
kỹ năng lẫn thái độ để từ đó có những biện pháp trau dồi, khắc phục hay phát huy.
Báo cáo này là ghi em chép về kết quả của quá trình kiến tập của mình. Báo cáo gồm
3 phần kèm sau đó là chi tiết nhật kí trong quá trình thực tập:
Phần 1: Giới thiệu về Công ty TNHH MTV Thương mại và Du lịch CEO và
quá trình thực tập tại công ty
Phần 2: Kinh nghiệm, kỹ năng của bản thân rút ra thông qua kỳ kiến tập giữa
khóa
Phần 3: Đề xuất kiến nghị của bản thân với nhà trường
Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện đề tài nhưng do thời gian hoạt động tại doanh nghiệp
không được lâu cùng với sự hiểu biết còn hạn hẹp, nên bài báo cáo kiến tập này không
tránh khỏi những sai sót. Rất mong quý thầy cô đóng góp ý kiến thêm để đề tài của em
được hoàn thiện hơn!

3


PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI VÀ DU
LỊCH CEO VÀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY
1. Công ty TNHH MTV Thương mại và Du lịch CEO

1.1.

Quá trình hình thành, phát triển

Công ty TNHH MTV Thương mại và Du lịch CEO được thành lập vào tháng 1/2016,
đến nay đã trải qua 2 năm 7 tháng hoạt động. Mảng hoạt động ban đầu của công ty là
chuyên tổ chức các tour du lịch Hàn Quốc, Mỹ, Canada và các nước châu Âu cho du
khách. Về sau đó, nhận thấy quá trình xin visa du lịch của các du khách thường không
đồng nhất và tốn thời gian, công ty đã phát triển thêm mảng dịch vụ visa cho khách
hàng để tiết kiệm hơn thời gian và chi phí.
Tên công ty: Công ty TNHH MTV Thương mại và Du lịch CEO
Tên giao dịch thường gọi: CEOTravel
Tên quốc tế: CEO Viet Nam Tourism and Trading One member limited company
Trụ sở: phòng 1308, tầng 13 tòa nhà Bắc Á Bank, số 9 Đào Duy Anh, Phương
Liên, Đống Đa, Hà Nội.
Mã số thuế: 0107287309
Đại diện pháp luật: Ông Phạm Duy Khánh
Số điện thoại: 0243 574 7525
Email:
1.2.

Lĩnh vực hoạt động

Công ty chủ yếu phát triển về 2 mảng chính:
 Tổ chức tour du lịch nước ngoài dài ngày (Thái Lan, Nhật Bản, Hàn Quốc,
Pháp,…)
Tìm kiếm nhu cầu khách hàng, lên lịch trình và tổ chức tour du lịch dài ngày tại nước
ngoài
 Tiếp nhận hỗ trợ khách hàng quá trình làm thủ tục visa du học, du lịch (từ khâu
tiếp nhận hồ sơ đến khâu phỏng vấn xin visa tại các Đại sứ quán tại Việt Nam)

và tiếp nhận gia hạn visa cho khách hàng.
2. Công việc được tiếp nhận trong quá trình kiến tập
4


 Thời gian thực tập: 2/7 đến 2/8/2018
 Khái quát về phòng thực tập:
Theo cơ cấu tổ chức, hiện tại Phòng thủ tục visa đang có một quản lý và hai
nhân viên. Với trách nhiệm là liên hệ khách hàng, hoàn thành mọi khâu thủ tục
liên quan đến quá trình xin visa của khách hàng từ liên hệ đến các thủ tục giấy

-

tờ; Thiết kế lịch trình tour du lịch cho khách du lịch khi có nhu cầu.
Hướng dẫn thực tập:
Chị Nguyễn Thảo Ly
SĐT: 0127 528 1168
Email:
Công việc được giao:
Gửi mail cho khách hàng về thủ tục và form khai cần thiết khi làm visa

Đại sứ quán (ĐSQ) của mỗi nước có yêu cầu khác nhau về thủ tục xin visa. Khách
hàng khi có như cầu làm thủ tuc xin visa của nước nào sẽ được gửi mail hướng dẫn
chi tiết về cách cung cấp hồ sơ cần thiết và khai thông tin cá nhân. Nhân viên nhận
khách hàng nào sẽ trực tiếp liên hệ, giải đáp thắc mắc và nhắc nhở khách hàng đó
chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đúng hạn.
-

Tiếp nhận hồ sơ khách hàng đăng ký làm thủ tục visa. Tiến hành scan, thông kê,
phân loại, khai thông tin, liên hệ khách hàng để bổ sung thủ tục

Sau khi khách hàng đã cung cấp đầy đủ hồ sơ, nhân viên sẽ có trách nhiệm thu thập,
lọc và phân loại, scan để mang đi công chứng, dịch thuật. Thống kê các loại hồ sơ do
khách hàng gửi và báo lại cho khách hàng bổ sung đúng hạn nếu thiếu. Và đi nộp tại
các Tổng lãnh sự (TLS), nơi tiếp nhận hồ sơ thay cho ĐSQ.
-

Tiếp nhận lịch lấy dấu vân tay, lịch nộp hồ sơ và lịch phỏng vấn xin visa từ các đại
sứ quán để chuẩn bị hồ sơ, hỗ trợ khách hàng trong những khâu đó. Sau khi thông
tin của khách hàng được khai trên form đăng kí xin visa tại các TLS, ĐSQ. Khách
hàng sẽ được thông báo lịch hẹn phỏng vấn hoặc lấy dấu vân tay tùy ĐSQ từng
nước, nhân viên sẽ trực tiếp liên hệ và cung cấp hồ sơ cho khách hàng làm các thủ

-

tục đó.
Dịch thuật một số giấy tờ cơ bản cần thiết của khách hàng khi xin visa (Hợp đồng
lao động, quyết định trả lương, đơn xin nghỉ phép, thư khiếu nại gửi Đại sứ
quán…)

Trong quá trình nộp HS lên ĐSQ, một số hồ sơ bắt buộc phải được dịch thuật sang
tiếng Anh (Hợp đồng lao động, Bảng lương, giấy kết hôn, đơn xin nghỉ phép,…)
5


Trong quá trình kết quả visa nhận được từ ĐSQ xảy ra sai sót, cần phải viết thư khiếu
nại lên ĐSQ, và thư này buộc phải viết bằng tiếng Anh.
-

Nhận và gửi hồ sơ theo yêu cầu khi cần.

Nhận kết quả visa của khách hàng từ các tổng lãnh sự các nước tại Hà Nội.

Nhân viên có thể dựa vào giấy ủy quyền của khách hàng và biên lai khách được cung
cấp trong quá trình nộp HS để thay mặt lấy kết quả visa cho khách khi được thông báo
có kết quả.
3. Một số kết quả tìm hiểu về đơn vị thực tập:
3.1. Tình hình hoạt động
Hiện tại, công ty vẫn đang triển khai thực hiện các mảng hoạt động (dẫn tour và các
và các thủ tục liên quan đến visa du học và du lịch)
Phối hợp tốt với các bên liên quan trong quá trình hoạt động (bên dịch thuật, bảo
hiểm, công chứng,…)

-

3.2 Thuận lợi và khó khăn trong quá trình hoạt động của công ty
 Thuận lợi
Đối tượng khách hàng rõ ràng, rộng rãi

Khách hàng mục tiêu và công ty hướng đến là các đối tượng ở tầng lớp có thu nhập từ
trung bình đến cao, không giới hạn độ tuổi (thường xuyên có nhu cầu du lịch và công
tác ở nước ngoài, có người thân định cư ở nước ngoài, có nhu cầu cho con cái du học
ở nước ngoài,…)
-

Kinh nghiệm tổ chức tour và làm thủ tục visa dày dặn

Tuy mới thành lập trên danh nghĩa được hơn 2 năm nhưng trước đó đã có kinh nghiệm
vận hành và tổ chức trên các danh nghĩa khác nhau. Bộ phận quản lý đã có kinh
nghiệm về tổ chức tour hay giấy tờ thủ tục liên quan đến visa
-

Mối quan hệ rộng, uy tín

Công ty không quá khó khăn trong công việc tìm kiếm khách hàng khi đã có một
nhóm khách hàng quen nhất định với tần suất di chuyển ra nước ngoài khá thường
xuyên.
-

Chủ động hỗ trợ khách hàng tối đa trong mọi khâu

Đây cũng là một điểm tạo nên uy tín của công ty. Khách hàng sẽ được tư vấn từ những
khâu như nên đi du lịch ở đâu, chuẩn bị giấy tờ và câu trả lời phỏng vấn thế nào để tỷ

6


lệ đỗ visa cao nhất. Mỗi khi cần khách hàng đi làm thủ tục đều có nhân viên đi cùng
để hỗ trợ
-

 Khó khăn
Nguồn nhân sự hạn hẹp, chưa đáp ứng được khối lượng công việc. Luôn xử lí công
việc trong tình trạng gấp rút.

Vì thiếu nhân lực nên thiếu sự phân công công việc theo chuyên môn, dẫn đến một cá
nhân phải làm cùng lúc nhiều công việc, hiệu quả chưa cao
-

Khâu quản lý thời gian và điều phối sắp xếp công việc chưa thực hiện tốt
Vì công việc phối hợp với nhiều bên liên quan nên khó khăn trong việc phối hợp

nhịp nhàng các khâu trong công việc

PHẦN 2: KINH NGHIỆM CỦA BẢN THÂN THÔNG QUA KỲ KIẾN TẬP
GIỮA KHÓA
1. Quan điểm, cảm nhận cá nhân
 Tầm quan trọng của kỳ thực tập giữa khóa
Đối với cá nhân em, kỳ kiến tập giữa khóa chính là mở đầu cho sự định hướng
nghề nghiệp bản thân
Trong thời điểm hiện tại, kinh nghiệm được làm việc thực tế ngay cả khi còn đang
ngồi trên ghế nhà trường cũng như sự định hướng tốt nghề nghiệp của bản thân
chính là điều kiện cần để chinh phục các nhà tuyển dụng sau khi ra trường hoặc
xây dựng kế hoạch nghề nghiệp tốt cho tương lai. Nhưng vấn đề gặp phải là rất
khó để sinh viên có thể tự do thử những công việc mình thích khi còn đang chưa
hoàn thành chương trình học.
Vậy nên kì thực tập giữa khóa tuy không dài nhưng chính là dịp nhà trường tạo
điều kiện để sinh viên bước đầu đi tiếp xúc thực tế, làm quen bước đầu với môi
trường ngoài trường học, giúp sinh viên hiểu hơn về năng lực, sở thích, điểm mạnh
cũng như những thiếu sót của bản thân. Để từ đó sẽ rèn luyện thêm kĩ năng, phát
triển những điểm mạnh trong thời gian gấp rút là 1 năm còn lại trước khi ra trường.
Trong 3 năm đầu học tập tại khoa Kinh tế và kinh doanh quốc tế, trường Đại học
Ngoại thương, em đã có cơ hội tiếp thu và tự trau dồi cho bản thân những kiến thức cơ
bản về kinh tế cũng như kiến thức chuyên ngành về các vấn đề thương mại quốc tế,
vận tải giao nhận và bảo hiểm trong ngoại thương… Tuy nhiên, hầu hết những gì em
tiếp thu được đều từ bài giảng của thầy cô cũng như từ sách giáo trình mà chưa được
7


áp dụng vào thực tiễn. Vì vậy nhà trường đã tạo điều kiện cho em có cơ hội tiếp xúc
với thực tế thông quá việc thực tập giữa khóa. Đây thực sự là điều cần thiết để em có
thể kiểm nghiệm những gì đã học với những gì diễn ra trong thực tế tại các doanh

nghiệp, qua đó có một sự chuẩn bị tốt hơn sau khi ra trường.
Trước khi đi thực tập, em có nghe các anh chị khóa trước nói là đi thực tập thời
gian ngắn như thế sẽ không có đủ thời gian để công ty dạy mình, vì thế phần lớn sinh
viên đi thực tập chỉ chủ yếu là đi rót nước, pha trà, photo và scan tài liệu. Em cũng
biết vì sinh viên chúng em chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế nên cũng chưa được
giao nhiều việc ở công ty. Do đó, trong kì thực tập mùa hè này, em cố gắng đánh giá
nó và nhìn vào công việc một cách thực tế nhất có thể.
Khoảng thời gian 4 tuần thực tập tại Công ty TNHH MTV Thương mại và Du lịch
Công ty TNHH MTV Thương mại và Du lịch CEO, dưới sự giúp đỡ tận tình của chị
Trưởng phòng mua hàng và các anh chị nhân viên của phòng cũng như các phòng liên
quan của công ty, em đã có điều kiện nắm bắt tổng quát chung về tình hình hoạt động
của công ty và hoàn thành được bài báo cáo thực tập của mình. Em cũng xác định
được cho mình thái độ nghiên túc khi làm việc và học được cách ứng xử, hòa đồng
với tất cả mọi người trong môi trường làm việc. Em đã tạo được ấn tượng tốt với các
anh chị và có thêm nhiều mối quan hệ mới.
Dù đã học hỏi được nhiều điều sau kì thực tập này, tuy nhiên em cũng nhận ra bản
thân em không thực sự phù hợp với công việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Chính vì
vậy, em cảm thấy việc nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên năm 3 đi thực tập giữa
khóa như thế này là một việc rất ý nghĩa, để chúng em trải nghiệm xem công việc đó
có phù hợp với bản thân mình hay không. Từ đó, sau khi tốt nghiệp, chúng em có thể
lựa chọn cho mình một môi trường làm việc thích hợp với bản thân hơn để gắn bó và
cống hiến lâu dài cho công việc đó.

 Cảm nhận về môi trường làm việc thực tế
Trong một tháng kiến tập, bản thân em đã có cơ hội tiếp xúc với nhiều công việc
mới, có một góc nhìn hoàn toàn khác về môi trường làm việc thực tế so với tưởng
tượng, học được tác phong làm việc ngay từ những kỹ năng nhỏ nhất. Đồng thời
nhận ra được một số điểm mạnh và điểm yếu cũng như sở thích của bản thân.
8

Trước đây em đã có dịp thử sức qua một số công việc part time như tư vấn viên,
marketing,… những công việc đòi hỏi sự sáng tạo và sự nhanh nhạy trong giao
tiếp. Đây là lần đầu tiên em được thử sức trong môt trường làm việc về giấy tờ thủ
tục, có quy trình làm việc kết hợp chặt chẽ không thể tách rời, đòi hỏi sự cẩn thận
tỉ mỉ liên tục. Đó là cơ hội để em rèn hơn cho mình một số đức tính và kĩ năng ần
thiết.
2. Đánh giá chung và rút ra bài học kinh nghiệm
 Về các công việc được giao
- Kỹ năng cần có:
Hiểu biết về chuyên môn công việc (kiến thức chung về thủ tục visa và quá trình
xuất nhập cảnh). Đây là lĩnh vực khá mới mẻ so với những môn học trên trường,
đòi hỏi những hiểu biết thực tế nhiều hơn là lý thuyết trên sách vở. Ban đầu khá bỡ
ngỡ, nhưng sau một thời gian tìm hiểu và học việc, em đã hiểu rõ hơn về chuyên
môn công việc.
Tin học văn phòng (thống kê, quản lý hồ sơ). Đây là kỹ năng chúng em được
cung cấp khá đầy đủ và thực hành kỹ càng trên trường nên cũng không quá khó
khăn khi áp dụng vào công việc.
Scan photo tài liệu (phục vụ quản lý hồ sơ). Đây là công việc cơ bản nhất mà mỗi
thực tập sinh phải làm thành thạo trong bất kì công việc nào khi đi thực tập hoặc
học việc.
Giao tiếp (khi liên hệ và làm việc trực tiếp với khách hàng; khi có việc phải xử lý
tại các tổng lãnh sự nước khác)
Dịch thuật (một số hồ sơ cần dịch sang tiếng anh trước khi nộp lên Tổng lãnh sự)

-

Thống kê tài liệu và gửi mail khoa học,
Quản lý thời gian , lên check list các công việc
….

Công việc không đòi hỏi quá cao về kiến thức chuyên môn nhưng trái lại, đòi hỏi
sự tập trung cao độ và sự nhanh nhạy trong xử lý tình huống. Trong công việc, kỹ

-

năng mềm và thái độ là cực kì quan trọng.
Công việc nhiều công đoạn và phải xử lý trong thời gian gấp rút nên áp lực công
việc lớn, rất nhiều vấn đề phát sinh, bên cạnh đó đòi hỏi đi lại nhiều và phối hợp
hiệu quả với các bên liên quan. Bởi một sai sót nhỏ đều sẽ gây ảnh hưởng rất lớn
đến khách hàng và uy tín của công ty.
 Về công ty thực tập
9


-

Chế độ đãi ngộ nhân viên tốt
Có đào tạo nhân viên mới
Áp lực công việc lớn
 Mức độ hoàn thành của cá nhân
Ưu điểm:

+ Có trách nhiệm hoàn thành tốt các công việc được giao
+ Không ngại việc, không ngại học hỏi trong thời gian đầu, không ngại làm ngoài giờ
+ Nhiệt tình giúp đỡ đồng nghiệp
+ Xử lý tốt các tình huống phát sinh.
+ Nhanh nhẹn, nhiệt tình
-

Nhược điểm:

+ Kĩ năng mềm và kiến thức chuyên môn công việc còn hạn chế, cần được rèn
luyện thêm
+ Chịu áp lực công việc chưa được tốt
 Rút ra kiến thức và bài học kinh nghiệm

Sau 4 tuần thực tập tại Công ty TNHH MTV Thương mại và Du lịch Công ty TNHH
MTV Thương mại và Du lịch CEO, bên cạnh những điều làm được, em nhận thấy
mình vẫn còn một số thiếu sót nhất định về mặt kiến thức cũng như kĩ năng, thái độ.
Từ đó em đã rút ra được những bài học và kinh nghiệm làm việc cho bản thân như
sau:
-

Thứ nhất là bài học về thái độ đối với công việc. Về mặt thái độ trong quá trình
làm việc, sinh viên thực tập cần có thái độ chăm chỉ và nhiệt tình với công việc
được giao, đi làm đúng giờ giấc, giữ kỷ luật chung. Ngoài ra, vì chưa có nhiều
kinh nghiệm thực tế nên cần phải cố gắng tỏ rõ thái độ ham học hỏi, để tạo được
ấn tượng tốt với các nhân viên của công ty. Nếu cảm thấy bản thân có khả năng
làm được việc nào thì nên mạnh dạn nhận làm việc đó. Bản thân em trong quá
trình thực tập tại công ty đã có thái độ tương đối tốt trong quá trình làm việc, tuy

-

nhiên lại chưa thực sự thể hiện được sự ham học hỏi của mình.
Thứ hai là bài học về thái độ đối với các nhân viên khác trong công ty. Thái độ này
không chỉ thể hiện trong việc lễ phép chào hỏi, giao tiếp mà còn thể hiện thông qua
mức độ tương tác với các thành viên khác trong cùng công ty, đặc biệt là trong
cùng phòng ban. Xuất phát từ tâm lý e ngại và lo sợ, sinh viên thực tập phần lớn
chỉ tập trung giao tiếp với người hướng dẫn trực tiếp của mình mà ít khi trao đổi
thông tin với các nhân viên khác. Điều này tuyệt đối không nên bởi nó sẽ gây cản
10

trở trong việc mở rộng và xây dựng thêm những mối quan hệ mới. Thêm vào đó,
việc phải giải đáp quá nhiều câu hỏi có thể khiến người hướng dẫn trực tiếp khó
chịu, không hài lòng khi đang có quá nhiều công việc cần giải quyết. Ngoài ra,
người hướng dẫn trực tiếp không phải là người biết tất cả, do đó việc e ngại, rụt rè,
có thắc mắc mà không dám hỏi các nhân viên khác sẽ làm mất đi cơ hội học hỏi
-

nhiều điều mới.
Thứ ba là bài học về việc tìm hiểu văn hóa và các quy định về trang phục khi đi
làm. Để có thể chuẩn bị tốt nhất khi bước vào môi trường doanh nghiệp, tránh việc
lạc lõng về ngoại hình, gây mất tự tin khi làm việc, sinh viên đi thực tập cần phải
mặc trang phục trang trọng, tránh mặc theo phong cách thường ngày. Khi có mong
muốn được làm việc cho 1 công ty nào đó, trang phục cũng phải phù hợp và hòa

-

nhập được với văn hóa của công ty.
Ngoài ra còn một số kĩ năng mềm khác như giao tiếp, điều chỉnh cảm xúc khi làm
việc, xử lý tình huống,….

11


PHẦN 3: ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ CỦA BẢN THÂN VỚI NHÀ TRƯỜNG VÀ
ĐƠN VỊ THỰC TẬP
1. Với đơn vị thực tập – Công ty TNHH MTV Thương mại và Du lịch CEO
Trước tình hình thị trường cạnh tranh gay gắt, Công ty TNHH MTV Thương mại và
Du lịch CEO phải không ngừng nâng cao nghiệp vụ, cải tiến những khâu, quy trình

còn nhiều vướng mắc nhằm tạo môi trường cạnh tranh tốt. Có như thế, công ty mới
giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng quen và tìm kiếm được nhiều khách hàng
tiềm năng hơn.

2. Với nhà trường và các thầy cô giáo
Việc giảng dạy ở trường đã giúp ích em nhiều trong quá trình kiến tập, những gì em đã
ghi chép và nghe giảng đều có thể áp dụng được. Tuy nhiên, thực tế thay đổi từng
ngày từng giờ trong khi lý thuyết lại được cập nhật theo năm tháng nên khác biệt là
không thể tránh khỏi. Do đó, em chỉ có một đề xuất nhỏ để việc giảng dạy thật sự hiệu
quả hơn, giúp các sinh viên tránh bỡ ngỡ và linh hoạt hơn khi đi làm thực tế. Như đã
đề cập ở trên, thư tín thương mại trong kinh doanh thật không trang trọng và cầu kì về
hình thức, nội dung như trong quá trình học tập và giảng dạy. Kính mong nhà trường
cùng các thầy cô bộ môn có thể sửa đổi sao cho chương trình dạy cho phù hợp với nhu
cầu của thực tế. Điều này không chỉ giúp giảng viên, sinh viên giảm bớt gánh nặng
trong quá trình dạy và học mà còn giúp sinh viên xử lý công việc hiệu quả hơn, tiết
kiệm thời gian hơn khi đi làm.

12


KẾT LUẬN
Sau quá trình kiến tập tại công ty, em nhận thấy rằng Công ty TNHH MTV Thương
mại và Du lịch CEO gặp không ít khó khăn do mới trải qua thời gian ngắn sau khi
thành lập. Tuy nhiên công ty cũng đang từng bước khẳng định vị thế của mình và mở
rộng, phát triển sang một số lĩnh vực khác, không ngừng mở rộng quan hệ kinh doanh,
mang lại cho Công ty TNHH MTV Thương mại và Du lịch CEO nhiều cơ hội kinh
doanh.
thông qua đợt thực tập giữa khóa lần này, tuy không nhiều nhưng em đã có cơ hội vận
dụng lý thuyết đã học vào thực tế, tham gia vào môi trường làm việc thực sự, đặc biệt
là kĩ năng tin học văn phòng và sử dụng tiếng Anh trong dich thuật. Những trải

nghiệm thật này đem lại cho em thêm nhiều kiến thức, kỹ năng và sự hiểu biết mới
mẻ. Một điều nữa là em nhận ra không phải lúc nào lý thuyết cũng tương thích với
thực tiễn, kiến thức học được từ sách vở trường học muốn đưa vào kinh doanh thực tế
sao cho có hiệu quả thì cần phải có sự điều chỉnh, ứng biến linh hoạt của mỗi cá nhân.
Từ đó, em đúc kết được rằng bản thân cần tự trau dồi kiến thức và rèn luyện hơn nữa,
đồng thời đã đề ra một số kế hoạch rèn luyện cá nhân trong tương lai gần để đạt được
mục tiêu thích nghi dễ dàng với môi trường doanh nghiệp cũng như đạt hiệu quả cao
trong công việc trong tương lai.

13


NHẬT KÝ THỰC TẬP.
Ngày 2/7:
Đây là ngày đầu tiên em được giới thiệu đến CEO để thực tập.
-

Sau cuộc nói chuyện ngắn với anh Phạm Duy Khánh (giám đốc công ty), đề đạt
nguyện vọng thực tập và học hỏi công việc là chính, em được nhận vào phòng thủ

-

tục visa, dưới sự hướng dẫn của chị Nguyễn Thảo Ly.
Giới thiệu, làm quen với các anh chị nhân viên cũ, được hiểu qua về sơ đồ tổ chức
và quy trình làm việc của công ty. Đến đây em khá thất vọng vì bản thân chưa tìm
hiểu kĩ về quy trình lm việc của công ty dẫn đến việc bị bỡ ngỡ và lúng túng khi

-

được hỏi về sự tìm hiểu trước về công việc

Chị Ly phỏng vấn ngắn và kiểm tra trình độ tiếng Anh (công ty yêu cầu trình độ
tiếng Anh mức cơ bản để có thể đọc hiểu, dịch thuật một số giấy tờ. Với kiến thức

-

đã học trên trường, không khó khăn để em có thể vượt qua bài test này).
Sau đó chị bắt đầu giao những công việc đơn giản nhất cho em: tiếp nhận hồ sơ
của khách hàng là đoàn du lịch đi Canada, scan lại, chuyển thành pdf, thống kê và
gửi bản thống kê cho chị. Tuy có thể làm được những công việc này nhưng làm thế

-

nào cho nhanh, hợp lý và khoa học thì phải nhờ đến sự hướng dẫn của các anh chị
Em được cung cấp email và website của công ty để tiện liên hệ và làm quen với
quy trình làm việc.

Nhận xét: Em được làm quen với công việc từ công đoạn nhỏ nhất. Tuy việc chưa có
gì phức tạp nhưng cũng phải tốn một chút thời gian em mới có thể làm quen mà
không để xảy ra sai sót. Vì một sai sót rất nhỏ cũng có thể gây thiệt hại đến cả quá
trình hoặc sẽ mất nhiều thời gian công sức để xử lý.
Ngày 3/7:
-

Theo lời dặn của chị Liên (cùng phòng thủ tục visa), em có nhiệm vụ đưa một
khách hàng đi lấy dấu vân tay tại TLS Canada tại 11 Duy tân.
+ In tài liệu (thư lấy dấu vân tay) có sẵn trong mail, đến điểm hẹn và giúp khách

-

nộp hồ sơ và vào làm thủ tục lấy dấu vân tay.

Quay lại văn phòng, lấy hộ chiếu của khách hàng và gửi qua bưu điện theo địa chỉ

-

yêu cầu
Được nhận tiền hỗ trợ điện thoại và phụ phí đi lại.
14


Nhận xét: Công việc mới đều khá bỡ ngỡ. Nhất là việc đi lại và làm việc với các TLS
của ĐSQ. Đây là lần đầu em tiếp xúc với nhứng nơi làm việc chuyên nghiệp như thế
nên cảm thấy khá lo lắng. Tuy nhiên vì mình là người trực tiếp hướng dẫn cho khách
hàng nên phải tỏ ra tự tin để khách hàng an tâm hơn.
Ban đầu em khá bất ngờ vì một công việc giấy tờ mà phải đi lại nhiều đến thế. Nhưng
đây cũng là cơ hội để em đi được đến nhiều nơi và tiếp xúc với nhiều điều mới để
thích nghi hơn với công việc.
Ngày 4/7
Công việc tương tự ngày 3/7,
-

In tài liệu, đưa một đoàn khách khác đi lấy dấu vân tay ở TLS Canada
Sau đó về VP, lọc, scan thống kê tài liệu và gửi tài liệu qua bưu điện theo yêu cầu.

Nhận xét: Hôm nay em không được giao cho công việc phải đi lại nhiều nữa, thay vào
đó là ở tại văn phòng để quan sát các anh chị làm việc sao cho chính xác và khao học
nhất
Ngày 5/7
-

Tiếp nhận hồ sơ từ một đoàn khách đi Úc. Lọc, scan hồ sơ, thống kê các hồ sơ đã

có và gửi mail cho chị Ly để kiểm tra xem còn thiếu những gì, từ đó liên hệ lại cho

-

khách hàng
Dựa vào những hồ sơ đã có, điền form khai thông tin visa cho khách (thông tin gửi

-

lên hệ thống của ĐSQ nên cần những thông tin chi tiết và chính xác nhất)
Giao kết quả visa đã lấy từ TLS Canada về cho một khách

Nhận xét: Học được cách lọc, thống kê và xử lý hồ sơ theo cách khoa học nhất. Công
việc đơn giản nhưng đòi hỏi tỉ mỉ và mất nhiều thời gian. Đồng thời bước đầu học
được cách liên hệ với khách hàng và hướng dẫn họ một các dễ hiểu về quy trình
chuẩn bị hồ sơ visa như thế nào cho tốt. Đồng thời phải học hỏi nhiều về quy trình
chung để có thể tự tin trả lời khách mỗi khi khách hàng có nhiều thắc mắc khác nhau
về quá trình chuẩn bị hồ sơ của họ.
Ngày 6/7

15


-

Lấy thông tin của một số công ty công bố trên sàn chứng khoán theo yêu cầu. Lọc

-

và tổng hợp lại.

Soạn (lọc, thống kê, scan) hồ sơ của 2 khách hàng đi Đức gửi cho chị Liên kiểm

-

tra.
Liên hệ và đặt phòng khách sạn cho đoàn du lịch Tour Hàn khi về đến Hà Nội
Liên hệ và đi lấy Hộ chiếu của 2 khách hàng đi Hàn.

Nhận xét: Một ngày cần liên hệ và xử lý hồ sơ của nhiều đoàn khách khác nhau, đòi
hỏi phải làm việc nhanh nhẹn, xử lý các tình huống phát sinh nhanh. Ban đầu em gặp
khó khăn khi chưa chịu được áp lực công việc.
Ngày 7/7
-

Tiếp tục lọc hồ sơ, liên hệ khách chuẩn bị hồ sơ thiếu
Giải quyết những công việc còn tồn đọng của cả tuần
Làm thủ tục ra vào và gửi xe tại tòa nhà

Ngày 9/7
-

Lọc và bổ sung hồ sơ cho 2 khách đi Đức
Liên hệ bên dịch thuật công chứng,
Liên hệ làm bảo hiểm cho khách hàng đi Đức
giao HC cho khách hàng
Nhận xét: Vì cần phối hợp nhiều bên liên quan trong quá trình làm giấy tờ trong
thời gian gấp nên cần làm thêm giờ và xử lý tất cả các tình huống phát sinh. Kể cả
việc đến tận nhà khách hàng để bổ sung hồ sơ

Ngày 10/7

-

Có mặt sớm ở văn phòng công ty để tập hợp, bổ sung giấy tờ thiếu.
Hỗ trợ 2 khách hàng đi phỏng vấn tại ĐSQ Đức 29 Trần Phú
Hướng dẫn khách xếp hàng, chuẩn bị CMT và HC để đợi vào phỏng vấn. Hỗ trợ

-

khách bổ sung các giấy tờ thiếu
Chiều về tiếp tục lọc hồ sơ
Nhận xét: Được phân công đi hướng dẫn khách để quan sát và học hỏi cách làm
việc tại Đại sứ quán. Việc bổ sung giấy tờ thiếu khá vất và đòi hỏi phải nhanh
nhẹn, đi lại nhiều. Bên cạnh đó là giải đáp các thắc mắc của khách hàng về lỗi hồ
sơ, lỗi nào thuộc về khách, lỗi nào thuộc về bên mình để kịp thời chịu trách nhiệm
và giải quyết nhanh chóng.

16


-

Ngày 11/7
Nhận hồ sơ từ 2 khách hàng đi Canada trên mail.
Xử lý tổng hợp và thống kê hồ sơ thiếu
Khai form thông tin xin visa cho khách

Ngày 12/7
-

Mua bảo hiểm, dịch thuật để bổ sung hồ sơ thiếu cho 2 khách đi Đức (đã nêu ở

-

ngày 10/7) để nộp tại ĐSQ Đức
Làm data
Lấy kết quả visa cho khách Canada tại TLS số 11 Duy Tân
Trả lời mail, tư vấn cho khách theo yêu cầu

Nhận xét: Bắt đầu thấy áp lực công việc gia tăng từ những tình huống phát sinh từ
phía khách hàng. Do thời gian thực tập ngắn nên em chưa có đủ kiến thức đủ để xử lý
tốt những tình huống phát sinh. Nhưng vì nguồn nhân sự thiếu và đều bận rộn nên
hầu như em phải cố gắng linh hoạt để giải quyết vấn đề của khách hàng mà mình
đang nhận chịu trách nhiệm. Đây chính là điều em cảm thấy khó khăn nhất trong quá
trình thực tập. Bởi mỗi sai sót da xử lý chưa tốt đều gây ra những hậu quả nghiêm
trọng
Ngày 13/7
-

Mang hồ sơ của khách hàng đi dịch thuật, công chứng
Trả lời mail tư vấn cho khách hàng
Thiết kế lịch trình chi tiết cho cho tour đi Hàn Quốc 4 ngày 3 đêm

Ngày 14/7
-

Tiếp nhận hồ sơ gia hạn visa Mỹ từ khách hàng. Khai form thông tin
Thiết kế tour Hàn 9 ngày 8 đêm
Lọc data
liên hệ hoàn thành hồ sơ cho 2 khách đi Canada

Nhận xét: Việc em được thử sức tiếp theo chính là thiết kế tour du lịch. Việc này khá
khó đòi hỏi phải có sự hiểu biết về khoảng cách địa lý, phương tiện đi lại và nguồn
kinh phí để có thể sắp xếp đến những nơi hợp lý trong khoảng thời gian quy định. Ban
đầu đa số là em tham khảo trên mạng trước rồi mới có thể tự chỉnh sửa đúng theo lịch
trình được yêu cầu

17


Ngày 16/7
-

Theo nhân viên đến TLS Pháp (109 Trần Hưng Đạo) để quan sát, học hỏi quy trình

-

và thủ tục phỏng vấn xin visa Pháp
Chuẩn bị tài liệu, đưa khách đến TLS Úc (52 Lê Đại Hành) để lấy dấu vân tay
Soạn hồ sơ gia hạn visa Mỹ
Hoàn thành bộ hồ sơ Canada để chuẩn bị cho lịch lấy vân tay
Chuyển hồ sơ ở bưu điện theo yêu cầu
Dịch thuật gấp nột số hồ sơ (hợp đồng lao đông, bảng lương, đơn xin nghỉ phép)

Nhận xét: Được thử sức với quá trình dịch thuật những giấy tờ một cách chuyên
nghiệp, áp dụng được những gì đã học từ môn tiếng anh chuyên ngành 1 2 3 (ngôn
ngữ luật trong tiếng Anh, văn phong khi viết thư trang trọng hay một số văn bản pháp
luật,…)
Ngày 17/7
-

Tiếp nhận 1 khách hàng đi Phỏng vấn tại ĐSQ Mỹ
Phát hiện lỗi sai trong hồ sơ của khách hàng và nhanh chóng báo cáo để sửa đổi
Xong xuôi trở lại văn phòng để dịch thuật bổ sung mộ số giấy tờ
Lọc data theo yêu cầu

Nhận xét: Trong quá trình đưa khách đi phỏng vấn đã kịp thời phát hiện ra lỗi sai đến
từ khâu công việc trước đó và sửa chữa. Áp lực công việc gia tăng khi phải sửa đổi
gấp rút và kịp thời xử lý lỗi từ các khâu công việc trước gây ra. Em cảm thấy khá áp
lực khi bị khiển trách bởi những lỗi không phải do mình gây ra. Nhưng lại nhận thức
được đó là chuyện bình thường và nhiệm vụ là làm tốt hơn trong những lần sau.
Ngày 18/7
-

Tiếp nhận hồ sơ mới gồm 4 khách hàng xin visa Pháp (Thống kê, xử lý phân loại

-

hồ sơ)
Dịch thuật một số giấy tờ quan trọng
Chuyển hồ sơ gia hạn visa Mỹ để khâu tiếp theo xử lý

Nhận xét: Nhận ra được một số điểm bất cập trong quá trình xử lý hồ sơ. Một ngày
phải xử lý hồ sơ của rất nhiều đoàn khách nhưng sự sắp xếp và phân công công việc
không tốt từ khâu quản lý có thể dẫn đến sự chậm chễ và bị động cho cả các khâu
đằng sau. Bởi vậy năng lực sắp xếp, điều phối, phân công và phối hợp nhịp nhàng
trong công việc là cực kì quan trọng
18


Ngày 19/7

-

Khiếu nại về vấn đề hồ sơ visa của khách hàng (Một khách hàng đã được cấp visa

-

nhưng quên dán visa vào hộ chiếu cho sơ suất của bên ĐSQ Canada)
Viết thư bằng tiếng Anh gửi lên ĐSQ để khiếu nại
Dịch thuật một số giấy tờ theo yêu cầu

Nhận xét: Phát sinh vấn đề mới, đòi hỏi nhanh nhạy trong cách xử lý. Đôi khi phải
chịu trách nhiệm và dành thời gian xử lý những vấn đề không phải phát sinh từ phía
bên mình. Nhưng bởi khách hàng không là người chịu bất kì rủi ro gì nếu không phải
lỗi của họ nên trách nhiệm khiếu nại thuộc về bên mình.
Ngày 20/7
-

Đưa khách hàng đi lấy vân tay TLS Canada
Soạn giấy ủy quyền và biên lai, lấy kết quả visa cho 4 khách hàng
Đi lấy HS hàn quốc ở Blue Tour, chuyển về văn phòng
Mang gửi trả HC cho khách ở Nghệ An qua bưu điện

Ngày 21/7
Scan, soạn lọc hồ sơ
Ngày 23/7
-

Liên hệ bên dịch thuật công chứng, bảo hiểm, photo hồ sơ đi Pháp và dẫn 3 khách

-

đi VFS Pháp (đứng xếp hàng chờ hộ khách)
Đưa gia đình khách hàng đi lấy dấu vân tay ở TLS Úc
Về VP lấy HS, lên TLS xin tư vấn về hồ sơ du học Bỉ của 1 bé gái học cấp 3.

Nhận xét: Do lỗi từ các khâu xử lý trước nên dẫn đến thiếu hồ sơ chuẩn bị cho khách
hàng đi phỏng vấn. Rất nhiều tình huống phát sinh để có thể kịp đủ hồ sơ cho khách
hàng. Điều này phản ánh tình trạng thiếu nhân lực của công ty khi một người phải
chịu áp lực từ phía nhiều khâu trong công việc
Ngày 24/7
-

Tiếp nhận thống kê, soạn bộ HS cho một gia đình đi Úc
Liên hệ tư vấn hoàn thành cho một khách hàng khác cũng đi Úc do khách hàng
chưa biết cách chuẩn bị hồ sơ, hồ sơ bị thiếu và chưa đúng quy định
19


Ngày 25/7
-

Đi mua phiều gia hạn visa Mỹ cho Đưa gia đình anh Hải 3 ng đi lăn tay ÚC
Nộp bổ sung hồ sơ du học Bỉ
Nộp HS gia hạn visa Mỹ cho nơi tiếp nhận gia hạn visa Mỹ
Soạn HS, Liên hệ để nộp lại hS còn thiếu, hoàn thành form khai

Ngày 26/7
-

Nhận hs sửa lại của Khách đi Úc, thống kê và hoàn thành, làm data, báo khách về

lịch lăn tay, liên hệ Người thân bên Úc của khách để xin hộ chiếu, thẻ công dân và
một số giấy tờ khác.

Nhận xét: Một trong những khó khăn của công việc đó là phải liên hệ tư vấn và xin
thông tin từ khách hàng. Không phải lúc nào họ cũng có thời gian và sẵn sàng cung
cấp đủ hồ sơ cũng như thông tin cá nhân cho mình. Vì thế, lại phải có trách nhiệm
giải thích, nhắc nhở, thúc giục khách hàng hoàn thiện hồ sơ.
Ngày 27/7
-

Liên hệ hòan thành hồ sơ, Đưa khách đi lăn tay, làm data,
Gửi trả hs cho khách hàng bị trượt visa

Ngày 28/7
Làm data
Khai form 5 người đoàn canada
Ngày 30/7
Liên lạc đoàn canada hoàn thiện hồ sơ, thống kê hò sơ đủ thiếu
Khai form khách canada
Khai form ds160 gia hạn visa Mỹ cho khách
Ngày 31/7
-

Dịch thuật thư gửi ĐSQ
Liên hệ hoàn thiện hs canada
Liên hệ hoàn thiện hồ sơ gia hạn mỹ chị Hương
Thống kê hồ sơ 2 khách hàng đi Úc
20

-

Giao kết quả đỗ visa Mỹ cho khách

Ngày 1/8
-

Thiết kế tour Hà nội- Vancouver- mỹ 12 ngày 11 đêm theo lộ trình được yêu cầu
Liên hệ đoàn canada hoàn thiện đủ hồ sơ
Gửi mail hướng dẫn thủ tục visa Hàn cho khách hàng

Ngày 2/8: Hoàn thành khóa thực tập. Bàn giao lại công việc cho phòng ban

21


LỜI CẢM ƠN
Trên đây là toàn bộ Báo cáo thực tập giữa khóa của em về quá trình làm việc và học
tập tại Công ty TNHH MTV Thương mại và Du lịch CEO. Em xin được gửi lời cảm
ơn chân thành tới toàn thể BGH Trường ĐH Ngoại Thương, giảng viên hướng dẫn
thực tập - TS. Nguyễn Quang Minh đã hướng dẫn và chỉ bảo chúng em trước và trong
quá trình thực tập cũng như làm báo cáo. Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới
anh Phạm Duy Khánh – Tổng giám đốc Công ty TNHH MTV Thương mại và Du lịch
Công ty TNHH MTV Thương mại và Du lịch CEO, chị Nguyễn Thảo Ly– hướng dẫn
thực tập, trưởng phòng thủ tục visa đã cung cấp cho em thông tin, cũng như giúp đỡ
và chỉ bảo cho em rất nhiều trong kì thực tập và việc viết báo cáo này. Em xin chân
thành cảm ơn!

22