BÁO CÁO THỰC TẬP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỈNH ĐIỆN BIÊN

BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
----------

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH
NHÀ NƯỚC TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN NẬM PỒ

Họ và tên sinh viên:

Giàng A Dè

Lớp: KH15 QLC 1

Niên khóa: 2014 – 2018

Thời gian thực tập :

Từ ngày 18/12/2017 đến ngày 09/02/2018

Địa điểm thực tập:

Văn phòng HĐND & UBND huyện Nậm Pồ

Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Thị Vân Hương

Hà Nội 2018


LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian 08 tuần thực tập tại Văn phòng Hội đồng nhân dân (HĐND)
và Ủy ban nhân dân ( UBND) huyện Nậm Pồ , dưới sự hướng dẫn quý báu và tận
tình của thầy, cô, của cơ quan, gia đình và bạn bè em đã hoàn thành báo cáo thực tập
của mình. Có được những thành công đó cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành
đến quý cơ quan - là Ủy ban nhân dân huyện Nậm Pồ mà cụ thể là Văn phòng
HĐND- UBND huyện, đã tiếp nhận và tạo điều kiện để em có thể trực tiếp tham gia
kiến tập tại cơ quan. Em xin cảm ơn anh Vũ Văn Công Chánh văn phòng HĐND UBND huyện đã giúp em thu thập những tài liệu quý báu và cần thiết cho bài báo
cáo. Xin được cảm ơn anh Bùi Đức Ba, chị Vàng Thị Trừ thuộc tổ Văn thư của Văn
phòng, chị Trần Thị Yến phó chủ tịch HCTĐ, trong 08 tuần thực tập đã tận tình chỉ
dẫn và tạo điều kiện cho em được trực tiếp trải nghiệm những công việc của Văn
phòng.
Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến cô TS. Nguyễn Thị Vân Hương
Trưởng đoàn kiến tập đã có sự hướng dẫn hết sức chi tiết, tận tình giúp em có đầy
đủ thông tin và điều kiện cần thiết cho kỳ thực tập. Cảm ơn cô đã giúp đỡ chỉnh sửa
cũng như cung cấp mẫu báo cáo thực tập chi tiết cho em.
Cuối cùng, em xin dành những lời biết ơn sâu sắc nhất đến gia đình: bố, mẹ,
anh trai những người đã luôn ở bên cạnh chăm sóc, động viên em để em có thể hoàn
thành nhiệm vụ thực tập cũng như bài báo cáo này.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn và kính chúc sức khỏe, bình an đến tất
cả quý cơ quan, thầy cô, gia đình và bạn bè.


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Nội dung

HĐND

Hội đồng nhân dân

UBND

Ủy ban nhân dân

VP

Văn Phòng

QLNN

Quản lý nhà nước

CNTT

Công nghệ thông tin

QLHCNN

Quản lý hành chính nhà nước

HCTĐ

Hội chữ thập đỏ


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 6
PHẦN 1. TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP VÀ TIẾN TRÌNH THỰC
TẬP ....................................................................................................................... 8

1. Tiến trình thực tập ......................................................................................... 8
1.1

Địa điểm thực tập ...................................................................................... 8

1.2

Thời gian thực tập ..................................................................................... 8

1.3

Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ........................................... 9

1.4

Nhật ký thực tập ...................................................................................... 10

2. Tổng quan về đơn vị thực tập ........................................................................ 13
2.1 Giới thiệu chung về huyện Nậm Pồ ........................................................... 13
2.2 Giới thiệu về UBND và Văn phòng HĐND – UBND huyện Nậm Pồ ........ 14
2.2.1 Ủy ban nhân dân huyện Nậm Pồ ........................................................... 14
2.2.2 Văn phòng HĐND và UBND huyện Nậm Pồ ......................................... 16
PHẦN 2. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU CHUYÊN ĐỀ “ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI VĂN
PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NẬM
PỒ, TỈNH ĐIỆN BIÊN”..................................................................................... 20
1. Cơ sở lí luận .................................................................................................... 20
1.1 Khái niệm cơ bản....................................................................................... 20
1.2 Những yêu cầu chung về quản lý văn bản ................................................. 21
1.3 Quy trình quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước .............. 21

1.3.1 Quy trình quản lý văn bản đến............................................................... 21
1.3.2 Quy trình quản lý văn bản đi ................................................................. 24
1.3.3 Lưu trữ văn bản .................................................................................... 26


2. Thực trạng công tác quản lý văn bản tại VP HĐND – UBND huyện Nậm
Pồ trong năm 2016 và Năm 2017 ....................................................................... 28
2.1 Một số kết quả chính .................................................................................. 28
2.1.1 Quản lý văn bản đi ................................................................................ 28
2.1.2 Quản lý văn bản đến: ............................................................................ 28
2.1.3 Công tác lập hồ sơ lưu trữ, bố trí kho lưu trữ:....................................... 29
2.2 Đánh giá, nhận xét ..................................................................................... 29
2.2.1 Những ưu điểm ...................................................................................... 29
2.2.2 Những tồn tại, hạn chế .......................................................................... 30
3. Giải pháp......................................................................................................... 31
4. Kiến nghị ......................................................................................................... 32
4.1. Về phía nhà trường ................................................................................... 32
4.2 Về phía cơ quan thực tập ........................................................................... 33
KẾT LUẬN ......................................................................................................... 35
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................... 36


MỞ ĐẦU
Quản lý văn bản là một công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan đơn vị trong lĩnh vực Quản lý hành chính Nhà nước.
Trong các cơ quan, đơn vị, công tác quản lý văn bản và lưu trữ luôn được quan tâm
bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động Quản lý hành chính thông qua các văn bản và
tài liệu. Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, nền hành chính
cũng có sự phát triển phù hợp. Với vai trò quan trọng của công tắc quản lý và lưu
trữ văn bản trong hoạt động quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan

tâm, đã và đang có những chủ trương, chính sách phù hợp nhằm phục vụ tốt nhất
cho hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “ học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế ”
nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai sẽ nắm vững lý thuyết đã được học vào
vận dụng thực tế. Học viện hành chính Quốc gia đã tạo điều kiện cho sinh viên khóa
15 ( niên khóa 2014 – 2018 ) đi thực tập tại các cơ quan thuộc đơn vị hành chính sự
nghiệp.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh
đạo HĐND – UBND huyện Nậm Pồ, em đã được tiếp nhận thực tập tại văn phòng
HĐND – UBND huyện Nậm Pồ kể từ ngày 18/12/2017 đến ngày 09/02/2018. Trong
khoảng thời gian thực tập này, được sự hướng dẫn tận tình, quan tâm của lãnh đạo
và chuyên viên văn phòng, đặc biệt là Anh Vũ Văn Công chánh văn phòng UBND
huyện Nậm Pồ đã tạo điều kiện để em có thêm kinh nghiệm tiếp xúc với thực tế của
công việc , củng cố thêm kiến thức vẫn còn thiếu và nâng cao trình độ. Bản thân em
đã cố gắng hết sức để rèn luyện bản thân, nỗ lực không ngừng học hỏi các kinh
nghiệm làm việc cũng như rèn luyện các kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp
dụng những lý thuyết đã được học và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn phòng.
Là một cán bộ văn phòng trong tương lai, nhận thức rõ tầm quan trọng của
công tác quản lý và lưu trữ văn bản đối vói sự phát triển của đất nước em thấy trách
nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ trẻ như chúng em là rất lớn. Với báo cáo của mình em
xin trình bày cụ thể một trong những nội dung của nghiệp văn thư trên là “ Công
6


tác quản lý văn bản tại văn phòng HĐND và UBND huyện Nậm Pồ, tỉnh Điện
Biên ”
Trong báo cáo của mình, em sẽ đưa ra cái nhìn tổng quát về Văn phòng
HĐND- UBND với những nội dung theo yêu cầu. Ngoài ra em chú trọng nhấn mạnh
vào phần kết quả chuyên môn mà Văn phòng đã thực hiện được trước và trong thời
gian em trực tiếp tham gia kiến tập. Nội dung này sẽ cho thấy tình hình thực tế hoạt

động của Văn phòng HĐND – UBND hyện Nậm Pồ.
Một điểm đáng lưu ý nhất trong báo cáo này đó là phần đánh giá kết quả hoạt
động tại tổ Văn thư thuộc Văn phòng HĐND – UBND do em trực tiếp được trải
nghiệm. Tuy nhiên dưới góc độ tiếp cận của em không thể tránh được những thiếu
xót, kính mong quý thầy, cô xem xét và góp ý để em có thể hoàn thiện trong những
bài viết tiếp theo.

7


PHẦN 1
TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP VÀ TIẾN TRÌNH THỰC TẬP
1. Tiến trình thực tập
1.1 Địa điểm thực tập
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Nậm Pồ, tỉnh Điện
Biên
1.2 Thời gian thực tập
Từ ngày 18/12/2017 đến ngày 09/02/2018
Sáng từ 7h – 11h
Chiều từ 13h30 – 17h

8


1.3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản trong cơ quan hành
chính nhà nước nói chung, trong UBND huyện Nậm Pồ nói riêng.
Khảo sát thực tiễn về công tác quản lý văn bản của văn phòng HĐND – UBND
huyện Nậm Pồ, phân tích những kết quả đạt được, những mặt còn tồn tại và bất cập;
nội dung cần hoàn thiện trong công tác quản lý văn bản

Từ các kết quả khảo sát thực tế, vận dụng cơ sở khoa học về quản lý văn bản
của Văn phòng HĐND – UBND huyện Nậm Pồ để đưa ra một số đề xuất, kiến nghị
nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản cho Văn phòng phục vụ công tác quản lý,
điều hành trong giai đoạn hiện nay.
Sinh viên thực tập, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và làm quen với các lĩnh vực
công tác chuyên môn tại đơn vị thực tập để sau khi tốt nghiệp, đi làm sinh viêncó
thể bắt nhịp ngay vào công việc được giao.
Vận dụng kiến thức đã học tại trường để áp dụng vào quá trình xử lý, quản lý
công việc tại đơn vị thực tập.

9


1.4 Nhật ký thực tập
Tuần

Nội

dung

thực Kết quả đạt được

Chưa
đạt

hiện

được
Tuần 1: Từ Gặp

chánh

văn Nhận vị trí chuyên viên tại bộ

ngày 18/12/ - phòng nhận nhiện phận văn thư
22/12/2017

vụ vị trí thực tập.

Gặp công chức hướng dẫn anh
Bùi Đức Ba

Nghiêm cứu tài liệu, đọc báo cáo tổng kết năm về hoạt
động của văn phòng. Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức
năng, nhiệm vụ của văn phòng
Xây dựng bản công Tham khảo ý kiến của cán bộ
việc thực tập cá văn phòng về bản công việc thực Việc
nhân

Tuần 2: Từ
ngày

25/12

đến
29/12/2017

tập

Hỗ trợ bộ phận văn Thực hiện các công việc theo sự

thư thực hiện các hướng dẫn của các anh chị.
công việc chuyên Biết cách xử lý các công việc
môn tại văn phòng

ứng dụng các kiến thức đã học
vào thực tiễn

thực
hiện
các
thao tác
vẫn còn
khá
chậm

Tuần 3: Từ Dự hội nghị tổng Trực tiếp tiết nhận, phát báo cáo, Vào sổ
ngày

kết Hội chữ thập đỏ yêu cầu ký xác nhận đối với các công

01/01/2018

của huyện

đến

Thực hiện các công Vào sổ được hơn 400 số quyết lúc còn

05/01/2018

việc của văn thư

cán bộ đến dự
định, hơn 50 loại văn bản khác

văn đôi

bị

Nghiêm cứu tài liệu Tham khảo ý kiến của các anh nhầm
chọn tên đề tài

các chị về chủ đề báo cáo thực số
tập

10


Liên hệ với nhóm + Nhận được những dặn dò yêu
trưởng Đoàn Hải cầu của cô từ nhóm trưởng
Yến
Tiếp tục các công + Vào sổ công văn
Tuần4 : Từ việc của văn phòng + Pho to văn bản
ngày

+ Chụp dấu, viết phong thư, phát

08/01

đến 12/1/2018

hành văn bản
Gửi chủ đề và đề Nhận được mẫu đề cương chi tiết
cương báo cáo cho và đề cương cô đã chỉnh sửa cho
cô
Tiếp tục các công + Vào sổ công văn
việc của văn phòng + Pho to văn bản

Thao

+ Chụp dấu, viết phong thư, phát tác
hành văn bản

đánh

+ Quét văn bản lên máy tính

máy

+ Chuyển công văn sang phòng tính
tư pháp, Phòng Tài chính - Kế quét
hoạch.

văn bản
khá

Tuần 5: Từ Dự hội nghị tổng + Nhận báo cáo, tài liệu liên chậm
ngày

15/1 kết năm về công tác quan đến buổi hội nghị, Phát tài

đến 19/1/2018 an

ninh

quốc liệu

phòng, bảo vệ bí + Ngồi lắng nghe tổng kết Hội
mật nhà nước.

nghị

Phối hợp với chị + Nhận quà từ thiện, phân loại,
Trần

Thị

Yến lên danh sách các cá nhân, có

chuyên viên Hội hoàn cảnh khó khăn để liên hệ
chữ thập đỏ nhận tặng quà từ thiện.

11


quà từ thiện của các
nhà hảo tâm
Tiếp tục công việc + Chỉnh lý, sắp xếp tài liệu và
của văn thư

lưu vào kho cho Chánh văn Soạn
phòng, phó Chủ tịch Ủy ban công
nhân dân huyện.

văn đề

+ Trực phòng văn thư để các anh nghị
chị đi họp

cho

Soạn thảo công văn Soạn công văn của UBND huyện UBND
Tuần 6:

Đề nghị UBND các xã chăm lo các xã

Từ

ngày 22/01 –
26/01/2018

Thực hiện viết báo
cáo thực tập

tết cho người nghèo năm 2018

chăm lo

+ Bắt đầu viết báo cáo phần
khái quát chung về cơ quan thực

tập. Theo mẫu báo cáo cô gửi.
+ Xin báo cáo tổng kết năm về
hoạt động của Văn phòng.

tết cho
người
nghèo
trong
tết
2018
sai 3 lỗi

Tuần 7 + 8: Tiếp tục các công + Vào sổ công văn, Pho to văn
Từ

ngày việc của văn thư

29/01/

bản
+ Chụp dấu, viết phong thư, phát

-

hành văn bản

09/02/2017

Tiếp tục hoàn thiện + Viết phần nội dung nghiêm
báo cáo thực tập

cứu chuyên đề, lấy ý kiến của
các anh chị văn thư.
+ Xin chữ ký xác nhận, nói lời
cảm ơn anh chị
+ Kết thúc thực tập

12


2. Tổng quan về đơn vị thực tập
2.1 Giới thiệu chung về huyện Nậm Pồ
Theo Nghị quyết số 45/NQ-CP ngày 25/8/2012 của Chính phủ, địa giới hành
chính huyện Nậm Pồ được thành lập trên cơ sở điều chỉnh, chia tách toàn bộ diện
tích tự nhiên và trên 28.000 nhân khẩu thuộc 10 xã của huyện Mường Nhé (nằm
trong danh sách 62 huyện nghèo của cả nước, được thụ hưởng Chương trình 30a của
Chính phủ) gồm các xã: Pa Tần, Chà Cang, Nà Khoa, Nà Bủng, Nà Hỳ, Na Cô Sa,
Nậm Tin, Nậm Nhừ, Nậm Chua, Vàng Đán và toàn bộ diện tích tự nhiên với gần
15.000 nhân khẩu thuộc 5 xã của huyện Mường Chà, gồm các xã: Chà Tở, Nậm
Khăn, Chà Nưa, Si Pa Phìn và Phìn Hồ.

Hình ảnh: Toàn cảnh Huyện Nậm Pồ sau 5 năm thành lập ( 25/08/2012 – 2017 )
Huyện mới Nậm Pồ có 8/15 xã là xã biên giới với 119,7 km đường biên, phía
Đông giáp huyện Mường Chà, phía Tây giáp huyện Mường Nhé và nước Cộng hoà
dân chủ nhân dân Lào, phía Nam giáp nước Cộng hoà dân chủ nhân dân Lào, phía
13


Bắc giáp huyện Mường Tè, tỉnh Lai Châu. Huyện Nậm Pồ có diện tích tự nhiên
1.498 km²; dân số gần 44.000 nhân khẩu thuộc 10 dân tộc với trên 95% cư dân là

đồng bào dân tộc thiểu số.
Huyện vừa mới thành lập nên giao thông đi lại khó khăn, trình độ phát triển
kinh tế còn hạn chế, nhận thức của người dân còn thấp do đó trong quá trình thực
hiện công tác quản lý nhà nước ở đây còn gặp nhiều khó khăn. Hàng năm rét đậm,
rét hại, sạt lở đất thường xuyên xảy ra gây ra rất nhiều khó khăn trong quá trình quản
lý.
2.2 Giới thiệu về UBND và Văn phòng HĐND – UBND huyện Nậm Pồ
2.2.1 Ủy ban nhân dân huyện Nậm Pồ
a. Vị trí, chức năng
Ủy ban nhân dân huyện Nậm Pồ là cơ quan HCNN của hệ thống nhà nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng
cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước
ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng
cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên. ( khoản 1 điều 8 Luật tổ chức chính
quyền địa phương 2015 )
b. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND huyện Nậm Pồ thực hiện những nhiệm vụ quyền hạn sau đây:
Xây dựng, tổ chức và kiểm tra thực hiện kế hoạch phát triển KT – XH hằng
năm, thực hiện khuyến khích các chương trình phát triển kinh tế.
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên
môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện.
Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế
- xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp,
lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông
thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên
khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường
trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.
14

Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và
pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học,
công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội,
dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp,
bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
quyền.
Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực
hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện
c. Tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện Nậm Pồ
Phòng nội vụ
Phòng Tư pháp
Phòng Tài chính - Kế hoạch
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng LĐTB&XH
Phòng Văn hóa và Thông tin
Ủy ban
nhân dân
huyện Nậm
Pồ

Phòng Giáo dục và Đào tạo
Phòng Y tế
Thanh tra huyện
Phòng NN&PTNT

Phòng Kinh tế - Hạ tầng
Phòng Dân tộc
VP HĐND - UBND

15


2.2.2 Văn phòng HĐND và UBND huyện Nậm Pồ
a. Vị trí, chức năng
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan chuyên
môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở
vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
Đối với các huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống, Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc;
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư cách pháp nhân, có
con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
của Ủy ban nhân dân huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên
môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn
* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân
Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hằng
tháng, hằng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân huyện. Đôn đốc, kiểm
tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn việc thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa
các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn theo quy định của pháp luật;

16

Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của UBND, chủ tịch UBND
huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư , hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành
chính nhà nước của UBND huyện;
Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên
chức của cơ quan;
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản
trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân
cấp quản lý của ủy ban nhân dân huyện;
Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của UBND
và chủ tịch UBND huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND, chủ tịch ỦBND
huyện và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND huyện.
* Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường
trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân
dân huyện, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có các
nhiệm vụ sau đây:
Tham gia xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hành động hằng tháng,
hằng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, thường trực HĐND, ban của HĐND; tổ
chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt
Giúp thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp
HĐND, cuộc họp của thường trực HĐND và ban của HĐND; đôn đốc cơ quan, tổ
chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của thường trực
HĐND;
Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu Hội đồng
nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của
công dân; theo dõi đôn đốc, việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công
dân;

17

Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hằng năm, tổ
chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND.
Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiêm cứu khoa học, công tác hành chính,
lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của HĐND
c. Cơ cấu tổ chức và biên chế
Văn phòng UBND huyện Nậm Pồ tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng,
có chánh văn phòng và 3 phó chánh văn phòng.
Để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, văn phòng phân công nhiệm vụ
thành các bộ phận: văn thư lưu trữ, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, ban tiếp dân,
Biên tập tổng hợp, vi tính, phục vụ, tổ cấp dưỡng, bộ phận thường trực, lái xe.
Về tổ chức bộ máy, Văn phòng UBND huyện Nậm Pồ có 24 cán bộ, công
chức, lao động hợp đồng, có những vị trí chuyên trách và vị trí kiêm nhiệm
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Nậm Pồ
Chánh văn phòng
Vũ Văn Công

Lãnh đạo
Văn phòng

Phó chánh văn phòng
Tao Thị Thu Hường
các bộ phận

Văn thư
Lưu trữ

Bộ phận
tiếp nhận
và trả kết

quả

Bộ phận
vi tính

Phục
vụ

Ban tiếp
công dân

Bảo
vệ

Lái xe

Bộ phận
tổng hợp

Bộ phận kế
toán, thủ quý

18


d. Các mối quan hệ trong giải quyết công việc
 Quan hệ giữa văn phòng với Văn phòng hyện ủy
Văn phòng quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Huyện ủy trong việc xây dựng
chường trình công tác tháng, năm; báo cáo tình hình, dự kiến những nội dung cần
đưa ra trong cuộc họp giao ban chung của thường trực Huyện ủy, Thường trực

HĐND và UBND huyện;
Quan hệ phối hợp có sự phân công mỗi văn phòng trong việc nắm bắt tình
hình các mặt ở địa phương hoặc chuẩn bị các nội dung công tác, các dự án trình
Thường trực Huyện ủy, HĐND và UBND huyện.
 Quan hệ giữa văn phòng với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện và UBND các xã, thị trấn
Văn phòng có mối quan hệ mật thiết, phối hợp công tác hằng ngày với các cơ
quan với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn
giúp Thường Trực HĐND, UBND huyện nắm bắt mọi hoạt động của các cấp, các
nghành; đôn đốc các cấp các ghành, các đơn vị thực hiện các chỉ thị, Quyết định và
các Văn bản điều hành của Thường trực HĐND và UBND huyện; thực hiện các chế
độ báo cáo theo quy định;
Hướng dẫn giúp văn phòng HĐND và UBND các xã, thị trấn, các phòng trào
ban, nghành, các đơn vị về phương pháp thu thập thông tin, báo cáo để phối hợp trên
dưới kịp thời, nhạy bén và thông suốt.

Hình ảnh họp UBND lấy ý kiến về xây dựng, phát triển KT – XH năm 2018
19


PHẦN 2
NỘI DUNG NGHIÊN CỨU CHUYÊN ĐỀ
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH
NHÀ NƯỚC TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN NẬM PỒ, TỈNH ĐIỆN BIÊN
1. Cơ sở lí luận
1.1 Khái niệm cơ bản
- Văn bản
Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu
hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt

thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các
tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các
hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, nghị quyết, đề án công tác, báo cáo ....
đều được gọi là văn bản.
- Văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do cơ quan
nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức
năng ban hành theo thể chức và thủ tục do luật định, mang tính quyền lực nhà nước,
làm phát sinh các hệ pháp lý cụ thể.
- Văn bản đến
Văn bản đến là toàn bộ các văn bản cơ quan nhận được ( kể cả văn bản mật),
bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên nghành,
văn bản khác và đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi chung là văn bản
đến
- Văn bản đi
Văn bản đi là toàn bộ các văn bản bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên nghành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu
chuyển nội bộ và văn bản mật ) do cơ quan tổ chức phát hành được gọi là văn bản
đi.
20


- Quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận ,chuyển
giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động
hằng ngày của cơ quan, tổ chức.
1.2 Những yêu cầu chung về quản lý văn bản
- Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn bản đi, đến ở bộ phận văn

thư cơ quan.
- Hợp lý hóa quá trình luân chuyển văn bản đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải
quyết văn bản , đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, không để sót việc, chậm việc.
- Quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin tài liệu, bảo quản
sạch sẽ và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có quy định thu hồi.
- Phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ
quan đúng thời hạn.
1.3 Quy trình quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước
1.3.1 Quy trình quản lý văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận, phân loại, bóc bì
- Tiếp nhận văn bản đến: Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận tất cả các
văn bản đến của cơ quan
- Phân loại, bóc bì: sau khi tiếp nhận, văn bản đến phải được xử lý sơ bộ. Cán
bộ văn thư phân loại văn bản đến thành hai loại
+ Loại thứ nhất là văn bản đến của cơ quan: cán bộ văn thư bóc bì và thực
hiện việc đăng ký văn bản đến. Việc bóc bì văn bản Mật được thực hiện theo đúng
trình tự quy định của pháp luật. Văn bản có dấu hiện khẩn phải được bóc bì trước để
xử lý theo đúng thời hạn quy định.
+ Loại Văn bản thứ 2 là thư riêng, bì thư gửi đích danh, đúng tên và địa chỉ
của cơ quan, chỉ người có tên mới được bóc bì; bản tin, sách báo, tư liệu, .... gửi trực
tiếp cho lãnh đạo cơ quan: cán bộ văn thư không bóc bì ( nếu có ) và chuyển đến
lãnh đạo cơ quan
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
21


Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư, cán bộ văn thư đều
phải đóng dấu đến và gắn phiếu xử lý văn bản.
Văn bản đến được đăng ký vào sổ “ văn bản đến”

Mẫu sổ: Số phải được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự Do – Hạnh Phúc
Cơ quan: ..........
Năm: .................

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Từ ngày .... đến ngày ....
Từ số....đến số ...

Quyển số:...

Phần đăng ký văn bản đến: được trình bày trên trang giấy A3 ( 420mm x
297mm), bao gồm 10 cột theo mẫu dưới đây:
Số
đến

1

Ngày
đến

2

Cơ
quan
gửi
văn
bản

đến
3

Số,
ký
hiệu
văn
bản
4

Ngày
tháng
văn
bản

5

Trích
yếu
nội
dung
văn
bản
6

Lưu
hồ sơ
số

Nơi

nhận

Ký
nhận

7

8

9

Ghi
chú

10

Bước 3: Trình và chuyển giao văn bản đến
22


Cán bộ văn thư kịp thời trình lãnh đạo văn phòng tổ chức hoặc người được
giao trách nhiệm. Lãnh đạo văn phòng hoặc người có trách nhiệm căn cứ vào nội
dung của văn bản đến, chức năng nhiệm vụ của cơ quan và các đơn vị, quy định định
về phân công công tác của lãnh đạo cơ quan để: ( 1 ) Trình lãnh đạo cơ quan; ( 2 )
chuyển đơn vị tham mưu, xử lý; ( 3 ) hoặc có ý kiến xử lý khác.
Sao khi lãnh đạo văn phòng tổ chức được giao nhiệm vụ xử lý văn bản đến
của cơ quan có ý kiến, văn bản đến phải được chuyển trả lại cho cán bộ văn thư để
tiếp tục đăng ký vào mục “ các thông tin xử lý văn bản ”.
- Sau khi đăng ký bổ sung, cán bộ văn thư phân loại văn bản thành hai loại:
+ Đối với những văn bản lãnh đạo văn phòng tổ chức chuyển thẳng tới đơn

vị, cá nhân: cán bộ văn thư chuyển vào ô của đơn vị. Văn thư của đơn vị có trách
nhiệm nhận văn bản của đơn vị và những cá nhân thuộc đơn vị mình. Khi nhận, văn
thư đơn vị phải vào sổ đầy đủ các thông tin và ký nhận trong “ sổ chuyển giao văn
bản đế”.
+ Đối với những văn bản lãnh đạo văn phòng tổ chức trình lãnh đạo cơ quan:
cán bộ văn thư trình lãnh đạo cơ quan cho ý kiến giải quyết. Sau khi lãnh đạo cơ
quan cho ý kiến giải quyết, văn bản đến được cán bộ văn thư nhận lại và tiếp tục
đăng ký bổ sung vào mục “ các thông tin xử lý văn bản”. Đối với những văn bản đến
liên quan đến nhiều đơn vị, nhiều cá nhân, cán bộ văn thư có trách nhiệm sao gửi
những đơn vị, cá nhân có tên theo ý kiến giải quyết của lãnh đạo cơ quan, đơn vị, cá
nhân nào là chủ trì thì đơn vị, cá nhân đó sẽ nhận được bản gốc. Các đơn vị, cá nhân
phối hợp, có ý kiến tham gia hoặc nhận bản sao để biết.
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời
văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị giao chỉ
đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của người đứng đầu và những
văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn
vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiêm cứu, giải
quyết Văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ
quan, tổ chức.
Người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể giao cho Chánh văn phòng, Trưởng
phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

23


- Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn
cấp;
- Phân văn bản đến cho các đơn vị cá nhân giải quyết

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
1.3.2 Quy trình quản lý văn bản đi
Bước 1: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và
ngày, tháng, năm của văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần
kiển tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai
sót, kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Sau khi văn
bản được kiểm tra đảm bảo các yêu cầu về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
nhân viên văn thư thực hiện ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm của văn bản. Việc đánh
số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 3 mục II của
thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Văn bản đã được hoàn chỉnh ghi
số, tùy theo yêu cầu mà cần phải nhân ra bao nhiêu bản cho quá trình giải quyết công
việc. Văn bản đi được nhân theo số lượng và thời gian quy định. Việc nhân bản Mật
được thực hiện theo quy định tại khoản 1 điều 8 của nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 03 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo
vệ bí mật nhà nước.
Bước 2: Đóng dấu cơ quan và mức độ mật, khẩn ( nếu có )
Đóng dấu cơ quan: việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn
bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 điều 26 của nghị định số
110/2004/NĐ-CP của chính phủ ngày 08 tháng 04 năm 2004 của chính phủ về công
tác văn thư.
Đóng dấu độ khẩn, mật: việc đóng dấu các độ khẩn trên văn bản được thực
hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 mục II của thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Việc đóng dấu các độ mật, các tài liệu thu hồi trên văn
bản được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 mục III của thông tư liên tịch
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Nhân viên văn thư phải vào sổ tất cả các loại công văn được gửi đi.
Mẫu sổ đăng ký công văn đi được trình bày:
24

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự Do – Hạnh Phúc
Cơ quan: ..........
Năm: .................

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Từ số .... đến số ....
Từ ngày:../.../... đến ngày:.../.../....

Quyển số:...

Phần đăng ký văn bản đi:
Ngày
tháng
năm

Số, ký Trích
hiệu
yếu

(1)

(2)

(3)

Người ký
Bản

Bản
chính sao
(4)
(5)

Số
trang

Số
bản

Nơi
nhận

Lưu
hồ sơ

Ghi
chú

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

Theo phụ lục VII thì về số đăng ký văn bản đi” ( kèm theo công văn số
425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 07 năm 2005 của cục văn thư và lưu trữ nhà
nước ). Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như trang bìa và trang đầu
của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “ sổ đăng ký văn bản đi”.
Đăng ký văn bản đi: phần đăng ký trên văn bản đi được trình bày trên khổ
giấy A3 ( 420mm x 279mm) bao gồm 8 cột theo mẫu sau:

25