Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Trung tâm Tin học - Tự động hoá công nghiệp.pdf
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (600.46 KB, 62 trang )
<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">
<b>LỜI MỞ ĐẦU </b>
Từ khi nền kinh tế nước ta chuyển đổi từ cơ chế tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước thì hoạt động thương mại nói chung có những chuyển biến rõ rệt và đạt được nhiều thành tích đáng khích lệ. Sự linh hoạt của nền kinh tế thị trường làm cho sự phát triển của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh lớn mạnh rõ rệt, nó trở thành một phần hết sức quan trọng trong nền kinh tế nước ta. Trong hồn cảnh mới các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng đòi hỏi phải năng động, sáng tạo và kinh doanh phải có lãi, nếu khơng doanh nghiệp khơng thể đứng vững trước sự cạnh tranh gay gắt của thị trường.
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại là quá trình thực hiện các nghiệp vụ mua bán, dự trữ, bảo quản hàng hoá. Mỗi nghiệp vụ này đều ảnh hưởng nhất định tới kết quả kinh doanh, song bán hàng là khâu quyết định trực tiếp bởi mục đích kinh doanh là lợi nhuận. Có thể nói lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu chi phối mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy tổ chức tốt nghiệp vụ quản lý bán hàng để đảm bảo thu hồi vốn, đẩy nhanh vịng quay vốn, bù đắp chi phí bỏ ra và xác định hợp lý, chính xác kết quả bán hàng, kết quả sản xuất kinh doanh là một vấn đề thường xuyên đặt ra cho một doanh nghiệp thương mại.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ vai trò hết sức quan trọng là phần hành kế tốn chủ yếu trong tồn bộ cơng tác kế tốn của doanh nghiệp, góp phần phục vụ đắc lực trong hoạt động bán hàng của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy để đẩy mạnh hàng hoá bán ra, trong kế toán cần chú trọng tới nghiệp vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng để đưa ra các phương hướng nhằm nâng cao kết quả kinh doanh đối với mặt hàng có hiệu quả và thu hẹp, loại bỏ mặt hàng kinh doanh kém hiệu quả để tăng doanh thu và tiết kiệm chi phí.
</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">Nhận thức được tầm quan trọng của kế tốn bán hàng cho nên trong q trình thực tập ở Trung tâm Tin học – Tự động hố cơng nghiệp, em đã hoàn
<i><b>thành được chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài "Hồn thiện cơng tác kế </b></i>
<i><b>toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Trung tâm Tin học - Tự </b></i>
<i><b>động hố cơng nghiệp". </b></i>
Nội dung đề tài gồm 3 phần:
<b>Phần 1: Một số nét khái quát về Trung tâm tin học - Tự động hố cơng </b>
Trung tâm Tin học - Tự động hố cơng nghiệp được thành lập theo đúng qui định của pháp luật về các thủ tục như: vốn góp, có hội đồng thành viên. Trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân, thực hiện hạch toán độc lập, có tài khoản tại ngân hàng, có con dấu riêng.
* Vốn điều lệ của Trung tâm: 1.100.000.000đ. * Thành viên sáng lập của Trung tâm gồm: - TS. Phạm Văn Khảo
</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">- Hoàng Văn Minh - Nguyễn Quốc Hùng * Tên gọi & trụ sở:
- Tên gọi: Trung tâm Tin học - Tự động hố cơng nghiệp (viết tắt: IACI) Tên tiếng Anh: Informatic Automatical Center for Industry
- Trụ sở: Số 99 - phố Lê Thanh Nghị - Hà Nội.
* Về nhân sự của Trung tâm: khi thành lập Trung tâm chỉ có 12 nhân viên, do sự phát triển và mở rộng qui mô sản xuất kinh doanh cho nên số nhân sự cũng tăng cho phù hợp. Tính đến thời điểm năm 2003 đã có 44 nhân viên.
Lương bình quân của Trung tâm năm 2003 là 1.200.000 (thấp nhất là 800.000 và cao nhất là 2.500.000).
<b>2. Chức năng hoạt động của Trung tâm: </b>
- Cung cấp vật tư, trang thiết bị và đảm bảo khoa học kỹ thuật cho các hệ thống máy móc thiết bị, hệ thống tự động hố cơng nghiệp và các dây chuyền công nghệ xây dựng trong nước hoặc nhập ngoại;
- Khai thác kinh doanh tổng hợp các loại vật tư, thiết bị, máy móc, sản phẩm kỹ thuật, cơng nghệ mới; triển khai các hoạt động đầu tư, hợp tác, liên kết xuất nhập khẩu với các cơ sở sản xuất, kinh tế trong và ngoài nước.
- Nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật & công nghệ trong các lĩnh vực tin học - cơ khí hố, tự động hố vào các ngành cơng nghiệp, dịch vụ và kinh tế quốc dân.
- Đào tạo, huấn luyện kỹ thuật và công nghệ chuyên ngành, tư vấn, thiết kế công nghệ và chuyển giao công nghệ, vật tư, thiết bị, máy móc, sản phẩm mới.
- Triển khai sản xuất, chế thử các sản phẩm, thiết bị cơ khí, điện tử, tin học phục vụ cho các nhu cầu về sửa chữa, phục hồi, thay thế, nâng cấp trang thiết bị....
</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">Trung tâm đã thúc đẩy sản xuất kinh doanh bằng cách giảm giá, hỗ trợ các dịch vụ kỹ thuật như lắp đặt, sửa chữa và dịch vụ sau bán (vận chuyển). Ngoài ra, Trung tâm còn tổ chức quảng cáo thường xuyên trên Báo, phương tiện thông tin đại chúng về sản phẩm của Trung tâm, xúc tiến bán, giới thiệu sản phẩm ở các đợt khuyến mại, hội nghị khách hàng. Đặc biệt, trong cơng tác kinh doanh của mình, Trung tâm lấy dịch vụ sau bán hàng làm đòn bẩy bán hàng, cung cấp nhanh chóng, kịp thời, miễn phí vận chuyển, lắp đặt, sửa chữa.
Trong tương lai, xu hướng phát triển của Trung tâm là hướng vào kỹ thuật cao, cung cấp những model mới, ứng dụng công nghệ kỹ thuật số và mở rộng mặt hàng kinh doanh, nâng cao chất lượng dịch vụ kỹ thuật và hỗ trợ, tạo điều kiện cho các đại lý hoạt động.
<b>3. Đặc điểm cơ cấu và tổ chức quản lý của Trung tâm: </b>
Cơ cấu tổ chức quản lý của Trung tâm là cơ cấu trực tuyến - chức năng. Cơ cấu này đã thực hiện tốt chế độ thủ trưởng và chế độ trách nhiệm cá nhân, đồng thời vẫn thu hút được các chuyên gia giỏi vào điều hành sản xuất kinh doanh.
Hội đồng thành viên bầu ra Giám đốc, Giám đốc là thủ trưởng cao nhất của Trung tâm, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm. Giám đốc quản lý trực tiếp các phòng ban, đứng đầu các phòng là trưởng phòng. Các phịng có sự phối hợp chặt chẽ, giúp nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Trung tâm gồm 5 phịng:
- Phịng Tổ chức hành chính; - Phịng Kế tốn; - Phịng Kinh doanh; - Phòng Kỹ thuật; - Phòng nghiên cứu phát triển và dạy nghề.
Bên cạnh đó Trung tâm cịn có 1 xưởng sản xuất.
</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">Sơ đồ bộ máy quản lý của Trung tâm IACI.
<b>* Chức năng của bộ máy quản lý Trung tâm </b>
<i><b>- Giám đốc: chỉ đạo và chịu trách nhiệm chung mọi hoạt động sản xuất </b></i>
<i><b>- Phòng tổ chức hành chính: theo dõi, quản lý nhân sự của Trung tâm, </b></i>
lập ra các kế hoạch, triển khai các chính sách do Trung tâm đặt ra, có những hoạt động đảm bảo cho quyền lợi của nhân viên như: các chế độ bảo hiểm, nghỉ
<small>HỘI ĐỒNG TH NH VIÊN</small>
<small>GI M ĐỐC </small>
<small>PHÒNG TỔ CHỨC H NH CH NH </small>
<small>PHÒNG NCPT V </small>
<small>DẠY NGHỀ PHÒNG </small>
<small>KINH DOANH PHÒNG </small>
<small>KẾ TO N </small>
<small>PHÒNG KỸ THUẬT </small>
<small>XƯỞNG SẢN XUẤT </small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">ốm, thai sản, tổ chức tham quan hàng năm.
<i><b>- Phịng kế tốn: có nhiệm vụ kiểm tra các chứng từ kế toán, ghi sổ kế </b></i>
toán, tổng hợp và lập báo cáo kế toán, đảm bảo cung cấp các số liệu kế tốn trung thực, nhanh chóng, chính xác theo các quy định của Nhà nước và của Trung tâm.
<i><b>- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm các đơn đặt hàng để Trung </b></i>
tâm gia công, sản xuất. Tiêu thụ sản phẩm hàng hoá mà Trung tâm khai thác được như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax... đồng thời thực hiện các biện pháp thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá như: quảng cáo, khuyến mại, giới thiệu sản phẩm...
<i><b>- Phòng kỹ thuật: tổ chức tính tốn, thiết kế, chỉ đạo sản xuất sản phẩm, </b></i>
hướng dẫn sử dụng máy, các dịch vụ sửa chữa, lắp ráp máy... cho khách hàng.
<i><b>- Phòng nghiên cứu phát triển và dạy nghề: nghiên cứu và phát triển thị </b></i>
trường của Trung tâm; thu thập các tài liệu, thông tin khoa học kỹ thuật mới để phục vụ cho công việc; triển khai thực hiện các hợp đồng đào tạo và dạy nghề.
<i><b>- Phân xưởng sản xuất: sản xuất các sản phẩm theo đơn đặt hàng. Do </b></i>
quy mô xưởng sản xuất của Trung tâm là nhỏ, không đủ điều kiện để chế tạo tất cả các chi tiết, vì vậy có một số chi tiết phải th ngồi gia cơng.
<b>4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. </b>
Sơ đồ bộ máy kế toán Trung tâm:
<small>KẾ TO N TRƯỞNG </small>
Thủ quỹ
KT doanh thu v h ng hố Kế tốn
tiền mặt
Kế tốn cơng nợ
Kế toán thanh toán
</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">Hoạt động bộ máy kế tốn của Trung tâm theo hình thức tập trung.
Trình tự ghi chép kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng trên sổ của Trung tâm là dựa và hình thức Chứng từ ghi sổ nhưng có điều chỉnh để phù hợp với cách hạch toán của Trung tâm. Trung tâm thực hiện công tác kế tốn bằng máy vi tính. Thêm vào đó cịn có các loại sổ sau:
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng - Sổ lương.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái tài khoản.
- Các sổ và thẻ kế toán chi tiết. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, toàn bộ số chứng từ này được cập nhật vào máy theo số chứng từ và ngày tháng, máy sẽ tự điều chỉnh sắp xếp số liệu theo thứ tự của các hố đơn chứng từ đó. Khi ta cần số liệu tổng hợp của các hoá đơn chứng từ phát sinh trong ngày, tháng thì máy sẽ cung cấp đầy đủ, chính xác. Bên cạnh đó kế tốn lập chứng từ ghi sổ, từ đó căn cứ để lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được lập để so sánh với số liệu trên máy để kiểm tra sai sót, nhầm lẫn.
Sau khi các số liệu được cập nhật vào máy, máy sẽ tự động điều chỉnh số liệu vào sổ cái và các sổ chi tiết có liên quan. Cuối kỳ máy tự tổng hợp số liệu trên sổ kế toán chi tiết để đối chiếu với số liệu ghi trên sổ cái, từ đó kế tốn có cơ sở lập bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính.
</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8"><small>GHI SỔ </small>
<small>SỔ , THẺ KẾ TO N CHI TIẾT </small>
<small>CHỨNG TỪ GỐC </small>
CHỨNG TỪ GHI SỔ
BẢNG TỔNG HỢP TỪ
SỔ CHI TIẾT
B O C O KẾ TO N BẢNG C N ĐỐI
SỐ PH T SINH SỔ C I
<small>BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC </small>
</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9"><b>PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC - TỰ ĐỘNG HỐ CƠNG </b>
<b>1.2. Các phương thức bán hàng </b>
Trung tâm Tin học - Tự động hố cơng nghiệp có chức năng chính là lưu thơng hàng hố, vì vậy, tiêu thụ hàng hoá là nghiệp vụ chủ yếu đem lại lợi nhuận cho Trung tâm. Trung tâm rất coi trọng việc tiêu thụ hàng hoá đến tận tay người tiêu dùng với chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất. Hiện nay, phương thức tiêu thụ chủ yếu của Trung tâm là cung cấp các thiết bị văn phòng cho khách hàng, bán lẻ các loại vật tư, phụ kiện thay thế và dịch vụ sửa chữa bảo trì máy, việc này được thực hiện dựa trên những hợp đồng ký kết với khách hàng do phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật của Trung tâm thực hiện.
Với đặc điểm kinh doanh như vậy, cho nên phịng kế tốn của Trung tâm đã tổ chức hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá theo hướng:
- Nếu là các hợp đồng bán thiết bị (máy vi tính, máy in, photocopy, fax...) với khách hàng có giá trị lớn hoặc các đơn đặt hàng thì căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên, kế toán viết phiếu xuất kho và hố đơn tài chính chuyển cho nhân viên phịng kinh doanh (hoặc khách hàng), đồng thời chuyển cho kế tốn cơng nợ để vào sổ theo dõi chi tiết cho từng hoá đơn tài chính, phiếu xuất và tên khách hàng.
</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">- Nếu là hợp đồng bán vật tư, phụ kiện thay thế thì căn cứ vào phiếu đề nghị của kỹ thuật viên, kế toán viết phiếu xuất kho và hoá đơn tài chính giao cho kỹ thuật viên đồng thời vào sổ theo dõi công nợ chi tiết từng hố đơn tài chính.
Các số liệu trong phiếu xuất, hoá đơn tài chính được cập nhật vào máy, vào sổ theo dõi để hàng ngày kế tốn có thể theo dõi được tình hình doanh thu bán hàng, công nợ phải thu đổi cho từng khách hàng, theo dõi được tình hình xuất - nhập - tồn trong kho hàng hố. Đồng thời, phịng kế toán của Trung tâm cuối tháng tiến hành thu thập tài liệu để xác định thuế GTGT phải nộp hoặc được khấu trừ của Trung tâm và tiến hành nộp thuế.
<b>1.3. Các phương thức thanh toán tiền hàng: </b>
Sau khi giao hàng cho bên mua và được chấp nhận thanh tốn. Bên bán có thể nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau, tuỳ vào sự tín nhiệm, thoả thuận giữa hai bên và lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp. Hiện nay, Trung tâm Tin học - Tự động hố cơng nghiệp thường áp dụng các phương thức thanh toán sau:
<b>+ Thanh toán trực tiếp (thanh toán bằng tiền mặt): </b>
Là thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt giữa người mua và người bán. Khi nhận được hàng hoá, vật tư, lao vụ, dịch vụ thì bên mua xuất tiền trực tiếp để trả cho Trung tâm.
<b>+ Thanh tốn khơng trực tiếp (thanh tốn khơng dùng tiền mặt): </b>
Là hình thức thanh tốn được thực hiện bằng cách: khách hàng sẽ chuyển tiền vào tài khoản Trung tâm, thanh toán bằng séc hoặc bù trù giữa các đơn vị thông qua ngân hàng.
<b>1.4. Phương pháp tính giá vốn hàng bán: </b>
Là doanh nghiệp thương mại kinh doanh nhiều mặt hàng cho nên Trung tâm Tin học - Tự động hố cơng nghiệp luôn chú trọng tới việc dự trữ đầy đủ
</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">các loại hàng hoá trong kho nhằm đảm bảo ln cung cấp hàng hố tới mọi khách hàng một cách nhanh chóng nhất. Vì vậy, lượng hàng hố nhập trong kỳ cũng như tồn kho ở kỳ trước tương đối lớn, để xác định đúng giá vốn hàng hoá bán ra, Trung tâm áp dụng phương pháp bình qn liên hồn để tính giá vốn cho lượng hàng hoá trong kho. Khi áp dụng phương pháp này, kế tốn phải tính được giá mua bình qn của từng loại hàng hố ln chuyển trong kỳ theo cơng thức:
Đơn giá bình qn
<b>2. Kế tốn chi tiết bán hàng ở Trung tâm </b>
Từ ngày 1/1/1999 thuế GTGT được áp dụng lần đầu tiên tại nước ta. Theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính, kể từ 1/1/1999 Trung tâm đã áp dụng hệ thống sổ sách mới vào công tác hạch tốn tại đơn vị mình và áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Vì vậy, cơ sở ghi chép ban đầu gồm các chứng từ sau:
<i><b>2.1. Hệ thống chứng từ, sổ chi tiết và thủ tục bán hàng tại Trung tâm. </b></i>
</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12"><b>* Hệ thống chứng từ kế toán của Trung tâm: </b>
- Phiếu đề nghị xuất hàng (biểu số 1 - trang 51): do phòng kinh doanh lập dựa trên đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế của khách, để đề nghị lập hoá đơn và và phiếu xuất hàng.
- Hố đơn tài chính (hoá đơn GTGT mẫu số GTKT-3LL) (biểu số 2 - trang 52): Hố đơn tài chính được viết cùng phiếu xuất kho do kế toán viên lập, hoá đơn tài chính cũng được sử dụng theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành và được lập thành 3 liên:
Liên 1: Được lưu tại cuống hoá đơn. Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Dùng để thanh toán (kẹp vào phiếu thu).
Hố đơn tài chính có giá trị khi thanh toán với khách hàng. Trên hoá đơn ghi rõ số lượng hàng bán, giá bán chưa thuế, thuế GTGT, tổng giá thanh toán.
- Phiếu xuất kho (biểu số 3 - trang 53): là lệnh xuất hàng hoá do kế toán lập, phiếu xuất kho được sử dụng theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính ban hành. Khi nhận được hợp đồng cung cấp thiết bị hay phiếu đề nghị yêu cầu cung ứng vật tư, phụ kiện thay thế thì kế tốn viên lập phiếu xuất kho giao cho kỹ thuật viên (phòng kinh doanh). Khi phiếu xuất kho được mang đến kho hàng thì kế toán kho căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất hàng hoá giao cho người nhận.
- Phiếu thu (biểu số 4 - trang 54):
Phiếu thu được lập khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng, nhân viên phòng kinh doanh nộp tiền bán thiết bị, kỹ thuật viên nộp tiền sau khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng và được khách hàng thanh tốn ln bằng tiền mặt.
- Thẻ kho (biểu số 5 - trang 54): được mở riêng cho từng loại vật tư, hàng hoá, mỗi thẻ kho theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại vật tư, hàng
</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">Biên bản bàn giao và nghiệm thu được lập sau khi Trung tâm bàn giao thiết bị cho bên mua, biên bản xác nhận Trung tâm đã giao đúng loại hàng hoá ký trong hợp đồng, biên bản bàn giao phải được xác nhận bởi kỹ thuật viên, người giao hàng và người nhận hàng.
- Phiếu đề nghị (biểu số 6 - trang 55): Đây là phiếu do phòng kỹ thuật lập khi khách hàng có nhu cầu mua vật tư, phụ kiện thay thế (mực, giấy, đèn...). Kỹ thuật viên sau khi lập phiếu đề nghị sẽ mang sang phòng kế toán, kế toán viết phiếu xuất kho và hố đơn tài chính để kỹ thuật viên mang vật tư, phụ kiện cùng hoá đơn tài chính đến cung cấp, lắp đặt, sửa chữa tận nơi cho khách hàng.
- Bảng kê nộp tiền (biểu số 7 - trang 56): Khi kỹ thuật viên hoặc nhân viên phòng kinh doanh nộp tiền cho thủ quỹ, kế toán thanh toán hoặc thủ quỹ viết phiếu thu tiền đồng thời người nộp tiền ký nhận vào bảng kê nộp tiền.
- Bảng kê nộp séc: khi khách hàng thanh toán bằng séc chuyển khoản, căn cứ vào tờ séc thủ quỹ sẽ kê khai vào bảng kê nộp séc và mang séc + bảng kê nộp séc đến ngân hàng nơi Trung tâm mở tài khoản để nộp, sau khi ngân hàng nhận được tờ séc và bảng kê nộp séc thì sẽ làm các thủ tục chuyển tiền về tài khoản của Trung tâm đồng thời sẽ gửi giấy báo cho phịng kế tốn.
- Phiếu đặt hàng:
Phiếu đặt hàng có thể thay hợp đồng kinh tế khi khách hàng mua hàng có
</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">giá trị không lớn, khơng mang tính ràng buộc cao. Phiếu đặt hàng có thể từ phòng kỹ thuật hay phòng kinh doanh chuyển sang để phịng kế tốn viết phiếu
<i>xuất kho hoặc hố đơn tài chính. </i>
<i><b>* Sổ kế tốn của Trung tâm: </b></i>
Trong hoạt động tiêu thụ hàng hoá, hệ thống sổ chi tiết được sử dụng trong Trung tâm là các sổ:
TK1561: Giá mua của hàng hoá
TK1562: Chi phí thu mua hàng hố TK 131: Phải thu của khách hàng
TK1311: Phải thu của KH tháng trước TK1312: Phải thu của KH tháng này
TK13121: Phải thu của KH tháng này của phòng KD
TK13122: Phải thu của KH tháng này của phòng KT TK5111: Doanh thu bán hàng hoá
TK51111: DT bán hàng của phòng KD TK51112: DT bán hàng của phòng KT TK531: Hàng bán bị trả lại
TK632: Giá vốn hàng bán TK641: Chi phí bán hàng
TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">TK111: Tiền mặt
TK112: Tiền gửi ngân hàng
Và một số TK khác liên quan đến hoạt động bán hàng
<i><b>* Các phương thức bán hàng và thủ tục bán hàng : </b></i>
- Tại phòng KD: thường thực hiện các nghiệp vụ bán hàng theo các hợp đồng cung cấp thiết bị (máy vi tính, máy in, photocopy, fax...) với các bạn hàng có giá trị lớn hoặc các đơn đặt hàng, ở khâu bán hàng này thường sử dụng phương thức bán trực tiếp qua kho theo hình thức chuyển hàng, do đặc thù sản phẩm Trung tâm thường phải qua lắp đặt chạy thử.
<i>Thủ tục chứng từ của nghiệp vụ bán hàng của phòng KD: </i>
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, cán bộ phòng KD sẽ dựa vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hay đơn đặt hàng giữa bạn hàng và Trung tâm để lập giấy đề nghị xuất hàng. Đơn đặt hàng và giấy đề nghị xuất hàng phải có ký duyệt của trưởng phịng KD. Sau đó nhân viên phòng KD sẽ cầm giấy đề nghị xuất hàng sang phịng kế tốn để kế tốn dựa vào phiếu đề nghị xuất hàng này để lập hoá đơn bán hàng (HĐGTGT) và phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho này gồm 2 liên và phải ghi rõ ngày tháng xuất hàng, họ tên người nhận hàng, lý do xuất và xuất tại kho nào cùng tên nhãn hàng hoá, mã số hàng, số lượng hàng, đơn giá, thành tiền. Còn HĐGTGT cũng phải ghi rõ các chỉ tiêu về ngày tháng, số lượng, chủng loại hàng hoá, đơn giá, thuế GTGT, tổng giá thanh tốn, hình thức thanh toán và đầy đủ các chữ ký cần thiết. HĐGTGT này được lập làm 3 liên (liên 1: lưu; liên 2: giao cho KH; liên 3: dùng để thanh toán. Sau khi lập xong, kế toán sẽ giao cho nhân viên phòng KD hoá đơn liên 2 và phiếu xuất kho đến kho để nhận hàng tại kho. Tại đây thủ kho sẽ xem xét kỹ lưỡng các điều kiện cần thiết để xuất hàng. Thủ kho sẽ giữ lại 1 phiếu xuất kho để làm căn cứ ghi vào sổ nhập quĩ xuất kho, phiếu xuất này phải ghi rõ số thực xuất và bao gồm cả chữ ký cả nhân viên phòng KD, và thủ kho khi xuất hàng được coi là tiêu thụ. Kế toán doanh thu sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT để tiến hành phản ánh
</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">doanh thu về hàng đã bán, đồng thời kế toán hàng hoá sẽ căn cứ vào phiếu xuất để tiến hành theo dõi hàng xuất bên cạnh đó kế tốn cơng nợ sẽ theo dõi tình hình cơng nợ theo từng khách hàng. Nhân viên KD nhận hàng ở kho sẽ bằng phương tiện của Trung tâm đem hàng và hoá đơn GTGT liên 2 giao cho KH, tại đây nhân viên KD cùng với khách hàng sẽ tiến hành lập biên bản giao nhận, cả hoá đơn tài chính liên 2 và biên bản giao nhận sẽ được kiểm tra chủng loại, qui cách, số lượng và các hoá đơn này gồm các chữ ký của khách hàng và nhân viên giao hàng, biên bản bàn giao sẽ được photo 1 bản để nhân viên KD đem về lưu tại phịng kế tốn để chứng minh hàng đã được bàn giao đúng, đầy đủ. Nhân viên KD có trách nhiệm thu tiền hàng (nếu khách hàng thanh toán trực tiếp). Khi nhân viên thu được tiền hàng sẽ mang về cùng với 1 phiếu chi của khách hàng về phịng kế tốn, tại đây nhân viên phòng KD nộp tiền hàng và ký nộp vào phiếu thu do kế toán thanh toán lập, và kế toán thanh toán sẽ kẹp chứng từ thu tiền vào liên 3. Trong trường hợp này nếu người mua trả bằng chuyển khoản thì sau khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng thì sẽ vào sổ tiền gửi ngân hàng.
Cịn trong trường hợp khách nợ lại thì kế tốn cơng nợ phải theo dõi chi tiết cơng nợ của phòng KD theo từng khách hàng dựa theo phiếu xuất và báo cáo doanh thu mà liên quan đến cơng nợ để có biện pháp thu hồi nợ theo đúng thời hạn.
- Tại phòng kỹ thuật: thì thường phát sinh các nghiệp vụ bán hàng như: đèn chụp, chân máy, mực, giấy.... cùng với việc xuất vật tư và phụ kiện thay thế cho hoạt động bảo trì, bảo hành, sửa chữa cho khách. Khi phát sinh các nghiệp vụ này, tại phòng kỹ thuật sẽ lập phiếu đề nghị và nhân viên kỹ thuật sẽ mang phiếu đề nghị sang phịng kế tốn. Tại đây kế toán sẽ dựa vào phiếu đề nghị này để lập hoá đơn bán hàng (HĐGTGT) và phiếu xuất kho. Kỹ thuật viên sẽ cầm phiếu xuất kho đến kho làm các thủ tục cần thiết để lấy hàng rồi đem đi cung cấp, lắp đặt, sửa chữa cho khách cùng với hóa đơn tài chính liên 2 và khách
</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">hàng phải ký vào phiếu đề nghị để chứng minh là hàng hóa đã được bàn giao, lắp đặt đủ đồng thời thực hiện thu tiền bán hàng. Sau đó kỹ thuật viên sẽ nộp tiền bán hàng cho kế toán thanh toán, đồng thời kế toán thanh toán sẽ ký nhận số tiền đã thu vào tờ phiếu đề nghị của kỹ thuật viên, đồng thời thủ quĩ tiến hành kẹp liên 3 vào chứng từ thu tiền. Mặt khác tại kho thì thủ kho sẽ dựa vào phiếu xuất để vào sổ xuất kho.
Nếu trường hợp khách hàng chưa thanh tốn tiền ngay thì kế tốn cơng nợ theo dõi và có biện pháp để nhân viên kỹ thuật đi thu tiền đúng hạn.
<b>2.2. Trình tự hạch tốn. </b>
<i><b>2.2.1. Trường hợp bán hàng theo hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng </b></i>
Sau khi nhận được hợp đồng kinh tế bán các loại máy vi tính, máy in, photocopy, fax,... từ phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán viết phiếu xuất kho và lập hố đơn tài chính, sau khi giao hàng, căn cứ vào hố đơn tài chính và biên bản nghiệm thu, kế toán ghi vào bên Nợ sổ chi tiết thanh toán với người mua (TK 131), sổ chi tiết bán hàng (TK 511), sổ chi tiết thuế GTGT phải nộp (TK 3331), sổ chi tiết giá vốn hàng bán (TK 632), sổ chi tiết hàng hoá (TK 1561), định khoản như sau:
BT1: Phản ánh doanh thu:
Nợ TK131 (13121): Phải thu của khách hàng. Có TK511 (51111): Doanh thu chưa thuế. Có TK3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. BT2: Kết chuyển giá vốn.
Nợ TK632 Giá vốn hàng xuất
Có TK1561 : Trị giá thực tế hàng xuất kho
Sau khi giao hàng cho khách, kế toán hạch toán phải thu của khách hàng vào ngay TK131, cho dù là khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc
</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">khách hàng chấp nhận nợ hay thanh toán bằng séc sau một thời gian ngắn mà hai bên đã thoả thuận. Khi nhận được tiền hoặc séc, kế toán ghi vào sổ chi tiết tiền mặt (TK 111) nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (TK112) nếu khách hàng thanh toán bằng séc hoặc chuyển khoản và ghi vào bên Có sổ chi tiết thanh toán với người mua (TK 131) giảm nợ phải thu:
Nợ TK532: Hàng bị trả lại Nợ TK3331: Thuế GTGT
Có TK131(2): Phải thu của khách hàng
Và ghi vào sổ chi tiết TK 156 nếu nhập kho số hàng bị trả lại và ghi giảm giá vốn hàng bán vào bên Có sổ chi tiết TK 632:
Nợ TK156: Hàng hố Có TK632: Giá vốn hàng bán
Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số tiền theo giá bán hàng bị trả lại sang TK511, kế tốn ghi:
Nợ TK511(1): Doanh thu bán hàng Có TK532: Hàng bị trả lại
VD: Theo hợp đồng kinh tế số 0305/HĐKT
</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">Nợ TK 131(13121): 17.325.000, Có TK511(51111): 16.500.000, Có TK3331(33311): 825.000,
BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán trên sổ chi tiết TK 632, và ghi giảm hàng tồn kho trên sổ chi tiết TK 1561:
Nợ TK 632 15.084.700, Có TK 1561 15.084.700,
BT3: Khi khách hàng thanh toán, căn cứ vào phiếu thu, kế toán vào sổ chi tiết tiền mặt TK 111 và ghi giảm nợ phải thu trên sổ chi tiết TK 131:
Nợ TK 111(1111) 17.325.000, Có TK131(13121) 17.325.000,
<i><b>2.2.2. Bán vật tư, phụ kiện thay thế theo phiếu đề nghị của kỹ thuật viên: </b></i>
</div><span class="text_page_counter">Trang 20</span><div class="page_container" data-page="20">Căn cứ vào phiếu đề nghị của nhân viên phòng kỹ thuật, kế toán viết phiếu xuất kho và lập hố đơn tài chính, kế tốn ghi vào bên Nợ sổ chi tiết thanh toán với người mua (TK 131), sổ chi tiết bán hàng (TK 511), sổ chi tiết thuế GTGT phải nộp (TK 3331), sổ chi tiết giá vốn hàng bán (TK 632), sổ chi tiết hàng hoá (TK 1561), định khoản như sau:
BT1: Phản ánh doanh thu
Nợ TK131(13122): Phải thu của khách hàng
Có TK511(51112): Doanh thu chưa thuế Có TK3331(33311): Thuế GTGT đầu ra
Nợ TK111(1111): Tiền mặt
Có TK131(13122): Phải thu của khách hàng
VD: Theo hoá đơn tài chính số 71978 và phiếu xuất kho số 267 ngày 10/11/2003.
Xuất kho đèn chụp máy photocopy 2154 Số lượng: 01 cái
Giá bán chưa thuế: 1.450.000 đ Thuế GTGT 10%: 145.000 đ Tổng giá thanh toán: 1.595.000 đ
</div><span class="text_page_counter">Trang 21</span><div class="page_container" data-page="21">Nợ TK131(13122): 1.595.000đ Có TK511(51112): 1.425.000đ Có TK3331(33311): 145.000đ
BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán trên sổ chi tiết TK 632, và ghi giảm hàng tồn kho trên sổ chi tiết TK 1561:
Nợ TK632 1.115.000đ Có TK156 (1561) 1.115.000đ
BT3: Khi kỹ thuật viên mang tiền về nộp, căn cứ vào phiếu thu, kế toán vào sổ chi tiết tiền mặt TK 111 và ghi giảm nợ phải thu trên sổ chi tiết TK 131:
Nợ TK111(1111) 1.595.000đ Có TK131(13122) 1.595.000đ
<b> 2.2.3. Tại Trung tâm. </b>
Sau khi bán máy cho khách hàng, trong quá trình sử dụng, nếu máy của khách hàng có những trục trặc về kỹ thuật thì Trung tâm sẽ cung cấp dịch vụ sửa chữa tức là nhân viên kỹ thuật sẽ đến tận nơi phục vụ khách hàng với dịch vụ sửa chữa. Nghiệp vụ này cũng mang lại cho Trung tâm một khoản doanh thu đáng kể và còn gọi là “bán dịch vụ sửa chữa”.
Khi có phiếu yêu cầu khách hàng bảo trì sửa chữa, căn cứ vào phiếu đề nghị của kỹ thuật viên, kế toán ghi vào bên Nợ sổ chi tiết thanh toán với người mua (TK 131), sổ chi tiết bán hàng (TK 511), sổ chi tiết thuế GTGT phải nộp
</div><span class="text_page_counter">Trang 22</span><div class="page_container" data-page="22">(TK 3331), định khoản như sau:
Nợ TK131(13122): Phải thu của khách hàng Có TK511(5113): Doanh thu cung cấp dịch vụ
Có TK3331(33311): Thuế GTGT đầu ra
Kỹ thuật viên sau khi thanh toán với khách hàng, căn cứ vào phiếu thu, kế toán vào sổ chi tiết tiền mặt TK 111 và ghi giảm nợ phải thu trên sổ chi tiết TK 131:
Nợ TK111 Phải thu của khách hàng Có TK131(13122)
VD: Căn cứ vào hợp đồng bảo trì thiết bị số 204/HĐBT ngày 24/11/2003.
Phí bảo trì năm 2003, số tiền 785.000, thuế GTGT 78.500 hoá đơn tài chính số 71986.
Căn cứ vào hố đơn tài chính, kế toán ghi vào bên Nợ sổ chi tiết thanh toán với người mua (TK 131), sổ chi tiết bán hàng (TK 511), sổ chi tiết thuế GTGT phải nộp (TK 3331):
Nợ TK131(13122): 863.500đ Có TK511(5113): 785.000đ
Có TK3331(33311): 78.500đ
Căn cứ vào phiếu thu 25/11, kế toán vào sổ chi tiết tiền mặt TK 111 và ghi giảm nợ phải thu trên sổ chi tiết TK 131:
Nợ TK111(1111) 863.500 Có TK131(13122) 863.500
Khi phát sinh nghiệp vụ bán dịch vụ sửa chữa thì nhân viên kỹ thuật tiến hành sửa chữa, bảo trì cho khách hàng, lập phiếu đề nghị đem sang phịng kế tốn viết hố đơn GTGT và thu nhận tiền của khách hàng.
</div><span class="text_page_counter">Trang 23</span><div class="page_container" data-page="23">Mầu phiếu đề nghị xuất hàng hoá, vật tư:
</div><span class="text_page_counter">Trang 24</span><div class="page_container" data-page="24"><b>Biểu số 1 </b>
Đơn vị: Trung tâm TH-TĐHCN Số phiếu: 153
<b>PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG HOÁ, VẬT TƯ </b>
Ngày 8/11/2003 Khách hàng: Công ty TNHH Sao Mai Địa chỉ: 267 Minh Khai – Hà Nội Điện thoại: 6534688
Người đại diện: Anh Nguyễn văn Hà
Lý do đề nghị xuất: Xuất bán cho khách hàng Bảo hành miễn phí
Xuất bán Lý do khác
Số phiếu bảo hành Máy cho thuê Sử dụng nội bộ
Lệnh Trung tâm,phòng ban
Địa điểm kho: C14B Bách Khoa 99 Lê Thanh Nghị Danh mục hàng
×
×
</div><span class="text_page_counter">Trang 25</span><div class="page_container" data-page="25">STT Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư
Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Máy tính Ruby PIV bộ 02 8.250.000 16.500.000
Duyệt xuất KT viên thực hiện Người đề nghị (ký tên) (ký tên) (ký tên) Kế toán viên dựa vào phiếu đề nghị xuất hàng, hợp đồng hay đơn đặt hàng để lập hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho.
<b>Biểu số 2 </b>
<b>HOÁ ĐƠN GTGT MS: 01/GTKT-3LL </b>
Liên 1 (lưu) AR/2003 Ngày 8/11/2003 N<sup>o</sup>: 71970 Đơn vị bán hàng: Trung tâm Tin học – Tự động hố cơng nghiệp
</div><span class="text_page_counter">Trang 26</span><div class="page_container" data-page="26">Địa chỉ: 99 Lê Thanh Nghị, Hà Nội Số TK:
Điện thoại: 6280790 MS: 0100731740 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hà
Đơn vị: Công ty TNHH Sao Mai Địa chỉ: 267 Minh Khai, Hà Nội Số TK :
</div><span class="text_page_counter">Trang 27</span><div class="page_container" data-page="27">Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh tốn
</div><span class="text_page_counter">Trang 28</span><div class="page_container" data-page="28">Nợ ... Có... Họ tên người nhận hàng: Anh Hà Thái Hưng Địa chỉ: NV phòng kinh doanh Lý do xuất: Xuất bán.
Xuất tại kho: C14B Bách Khoa, HN STT Tên nhãn hiệu,
quy
cách hàng hoá, vật tư
MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo
CT
Thực xuất
1 Máy tính Ruby PIV
bộ 02 02 7.542.350
15.084.700
0 Cộng thành tiền bằng chữ: Mười lăm triệu khơng trăm tám mươi tư nghìn bảy
</div><span class="text_page_counter">Trang 29</span><div class="page_container" data-page="29">trăm đồng./. Thủ trưởng đơn vị
Phụ trách bộ phận sử dụng
Phụ trách cung tiêu
Người nhận hàng
Thủ kho
(ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên)
Đồng thời phải tiến hành lập phiếu thu và vào bảng kê thu tiền khi nhân viên nộp tiền hàng:
</div><span class="text_page_counter">Trang 30</span><div class="page_container" data-page="30"><b>Biểu số 4 </b>
<b> PHIẾU THU Quyển số: 24 </b>
Ngày12/11/2003 Số: 28 Người nộp tiền: Anh Hà Thái Hưng
Địa chỉ: Nhân viên phòng kinh doanh
Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng theo hoá đơn TC 71970 Số tiền: 17.325.000đ
Bằng chữ: Mười bảy triệu ba trăm hai mươi lăm nghìn đồng./. Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập phiếu
1141-của Bộ Tài chính
<b> THẺ KHO Số thẻ: 06 Ngày lập thẻ: 01/11/2003 </b>
<b>Tên hàng hố, vật tư: Máy tính Ruby PIV Đơn vị tính: chiếc </b>
<b> Ngày </b> Số chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú
</div><span class="text_page_counter">Trang 31</span><div class="page_container" data-page="31">Nhập Xuất 01/11/0
3
Dư đầu ngày 1/11 03
02/11/03
204 Nhập ngày 02/11 06 09
05/11/03
236 Xuất ngày 05/11 04 05 HĐTC71958
08/11/03
255 Xuất ngày 08/11 02 03 HĐTC71970
Cịn ở kho thì thủ kho chỉ theo dõi thẻ kho theo số lượng hàng N-X-T dựa trên phiếu xuất, phiếu nhập. Cuối tháng tính tổng số nhập, xuất, tồn cho mỗi vật tư, hàng hóa. Sau đó mang số liệu của mỗi thẻ kho này đối chiếu với sổ (thẻ) hạch toán chi tiết của kế tốn.
Nghiệp vụ phát sinh ở phịng kỹ thuật thì kỹ thuật viên cũng phải lập phiếu đề nghị và mang sang phịng kế tốn để làm các thủ tục, rồi mang hàng đi cung cấp bàn giao hay lắp đặt cho khách (những bước này đã được trình bày ở trên).
</div>
