Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Chi nhánh Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng tại Quảng Ninh.doc
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (567.05 KB, 71 trang )
Khoá luận tốt nghiệp
trờng đại học dân lập hải phòng
LI NĨI ĐẦU
Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Tổ chức thương mại quốc tế WTO, đây là
động lực thúc đẩy nền kinh tế Việt Nam phát triển, hội nhập với các nước trong khu vực và trên
thế giới. Điều đó đặt ra yêu cầu cấp bách phải đổi mới, hồn thiện hệ thống các cơng cụ quản lý
kinh tế mà trong đó kế tốn là một bộ phận cấu thành quan trọng. Kế tốn có vai trị quan trọng đối
với quản lý tài sản, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng doanh nghiệp, là nguồn
thông tin, số liệu tin cậy để Nhà nước điều hành nền kinh tế vĩ mơ, kiểm tra, kiểm sốt hoạt động
của các doanh nghiệp, các khu vực. Vì vậy, đổi mới, hồn thiện cơng tác kế tốn để phù hợp và
đáp ứng với yêu cầu nhận định của quá trình đổi mới cơ chế quản lý là một vấn đề thực sự bức xúc
và cần thiết.
Cùng với sự đổi mới, phát triển chung của nền kinh tế, với chính sách mở cửa, sự đầu tư
của nước ngoài và để thực hiện sự nghiệp cơng nghiệp hố, hiện đại hố các doanh nghiệp xây lắp
đã có sự chuyển biến, đổi mới phương thức sản xuất kinh doanh, phương thức quản lý, khơng
ngừng phát triển và khẳng định vị trí, vai trị quan trọng trong nền KTQD. Các cơng trình XDCB
hiện nay đang tổ chức theo phương thức đấu thầu, do vậy giá trị dự tốn được tính tốn một cách
chính xác và sát xao. Điều này không cho phép các doanh nghiệp XDCB có thể sử dụng lãng phí
vốn đầu tư. Đáp ứng yêu cầu trên, các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải tính tốn được
các chi phí sản xuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời. Hạch tốn chính xác chi phí là
cơ sở để tính đúng, tính đủ giá thành. Từ đó giúp cho doanh nghiệp tìm mọi cách hạ thấp chi phí
sản xuất tới mức tối đa, hạ thấp giá thành sản phẩm – biện pháp tốt nhất để tăng lợi nhuận.
Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, khoản mục chi phí nguyên vật liệu (NVL)
chiếm một tỷ trọng lớn trong tồn bộ chi phí của doanh nghiệp, chỉ cần một biến động nhỏ về chi
phí NVL cũng làm ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến lợi nhuận của
doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh vấn đề trọng tâm là kế tốn tập hợp chi phí và tính giá thành, thì tổ
chức tốt cơng tác kế tốn VL cũng là một vấn đề đáng được các doanh nghiệp quan tâm trong điều
kiện hiện nay.
Tuy nhiên trong các doanh nghiệp xây lắp hiện nay, cơng tác kế tốn nói chung, kế tốn
ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ nói riêng cịn bộc lộ những tồn tại chưa đáp ứng yêu cầu quản lý
và quy trình hội nhập. Do đó việc hồn thiện cơng tác kế tốn nói chung, hồn thiện cơng tác kế
tốn ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ nói riêng nhằm phản ánh đúng chi phí, làm cơ sở cho việc
tính tốn chính xác giá thành sản phẩm xây lắp, cung cấp thông tin phục vụ cho việc điều hành,
kiểm tra chi phí và hoạch định chiến lược của doanh nghiệp là nhu cầu cần thiết.
Xuất phát từ lí do trên, sau thời gian thực tập tại Chi nhánh Tổng công ty xây dựng và phát
triển hạ tầng tại Quảng Ninh trực thuộc Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng ( LICOGI );
Hoµng Thanh V©n - Líp QT701K
1
Khoá luận tốt nghiệp
trờng đại học dân lập hải phòng
c sự giúp đỡ tận tình của Ban Giám đốc, đặc biệt là của các cơ, các anh chị trong phịng kế
tốn Chi nhánh, em đã được làm quen và tìm hiểu thực tế cơng tác kế tốn tại đơn vị. Cùng với sự
hướng dẫn của Tiến sĩ Lưu Đức Tuyên, em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu và lựa chọn đề tài:"
Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Chi nhánh Tổng
công ty xây dựng và phát triển hạ tầng tại Quảng Ninh "làm khoá luận tốt nghiệp.
Kết cấu đề tài gồm 3 phần:
Phần 1 : Những vấn đề lý luận chung về kế tốn ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ ở
doanh nghiệp xây lắp.
Phần 2 : Thực trạng kế tốn ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ taị Chi nhánh Tổng
công ty xây dựng và phát triển hạ tầng (LICOGI) tại Quảng Ninh.
Phần 3 : Một số ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện kế tốn ngun vật liệu, công cụ
dụng cụ tại Chi nhánh Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng (LICOGI) tại Quảng
Ninh.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã hướng dẫn em trong quá trình giảng dạy tại
nhà trường; đặc biệt em xin cảm ơn Tiến sĩ Lưu Đức Tun đã hướng dẫn em hồn thành bài khố
luận này.
PHẦN 1:
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG
CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP.
1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA NGÀNH XÂY DỰNG CƠ BẢN.
XDCB là ngành sản xuất vật chất có vị trí hết sức quan trọng trong nền kinh tế quốc dân.
XDCB là quá trình xây dựng mới, xây dựng lại, cải tạo, hiện đại hố khơi phục các cơng trình nhà
máy, xí nghiệp, đường xá, cầu cống, nhà cửa… nhằm phục vụ cho sản xuất và đời sống xã hội.
Đây còn là ngành sản xuất vật chất đặc biệt ở chỗ nó có chức năng tái sản xuất tài sản cố định cho
tất cả các ngành trong nền kinh tế quốc dân. So với các ngành kinh tế khác XDCB có những đặc
điểm kỹ thuật đặc trưng, thể hiện rõ nét ở vật liệu xây dựng, sản phẩm xây lắp và quá trình tạo ra
sản phẩm của ngành.
Sản phẩm XDCB cũng được tiến hành sản xuất một cách liên tục từ khâu thăm dò, điều tra
khảo sát đến thiết kế thi cơng và quyết tốn cơng trình khi hồn thành. Sản phẩm XDCB là những
cơng trình phục vụ cho sản xuất hoặc dân dụng, chúng được gắn liền trên một địa điểm nhất định
như: đất đai, mặt nước, mặt biển và thềm lục địa nó được tạo thành từ vật liệu xây dựng, nhân
cơng và máy móc thiết bị. Đặc điểm của sản phẩm xây dựng là có quy mụ, kt cu phc tp, thi
Hoàng Thanh Vân - Lớp QT701K
2
Khoá luận tốt nghiệp
trờng đại học dân lập hải phòng
gian thi cơng tương đối dài, và có giá trị lớn, khối lượng cơng trình lớn. Hơn nữa sản phẩm XDCB
mang tính cố định nơi sản xuất. Sản phẩm sau khi hoàn thành cũng là nơi tiêu thụ hoặc đưa vào
hoạt động. Sản phẩm xây dựng đa dạng nhưng mang tính chất đơn chiếc, một cơng trình xây dựng
được thiết kế kỹ thuật riêng tại một thời điểm nhất định. Quá trình khởi cơng xây dựng cho đến
khi cơng trình bàn giao được đưa vào sử dụng thường là thời gian dài bởi vì nó phụ thuộc vào quy
mơ, tính chất phức tạp về kỹ thuật của cơng trình.
Sản xuất cơ bản thường diển ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp bởi điều kiện môi trường,
thiên nhiên, thời tiết và do đó việc thi cơng xây lắp ở một mức độ nào đó mang tính chất thời vụ.
Do đặc điểm này, trong q trình thi cơng cần tổ chức quản lý lao động, vật tư chặt chẽ, đảm bảo
thi công nhanh, đúng tiến độ khi điều kiện môi trường thời tiết thuận lợi. Trong điều kiện thời tiết
không thuận lợi sẽ ảnh hưởng đến chất lượng thi cơng có thể sẽ phát sinh các khối lượng cơng
trình phải phá đi làm lại và các thiết bị thiệt hại phát sinh do ngừng sản suất. Doanh nghiệp cần có
kế hoạch điều động cho phù hợp nhằm tiết kiệm để hạ giá thành.
Do những đặc điểm trên chúng ta cần phải xem xét những yếu tố tham gia cấu thành nên
sản phẩm xây dựng. Trong thời gian sản xuất thi công xây dựng để tạo ra sản phẩm cần sử dụng
rất nhiều yếu tố về vật tư và nhân lực. Việc lập kế hoạch XDCB cần cân nhắc thận trọng, nêu rõ
các yêu cầu về vật tư tiền vốn, nhân công, thông thường trong cấu tạo của sản phẩm xây dựng thì
chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên yêu cầu đặt ra phải sử dụng vật liệu tiết kiệm có hiệu
quả. Một cơng cụ để giúp cho việc lập kế hoạch được thuận tiện và chính xác để đảm bảo sử dụng
vốn tiết kiệm đảm bảo chất lượng thi cơng cơng trình đó là cơng tác kế tốn mà cụ thể là kế toán
nguyên vật liệu phục vụ cho xây dựng cơ bản.
1.2 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT
LIỆU, CƠNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG CƠ BẢN.
1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng
của lao động đã qua sự tác động của con người. Trong đó vật liệu là những nguyên liệu đã trải qua
chế biến. Vật liệu được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu gọi tắt là nguyên vật
liệu. Việc phân chia nguyên liệu thành vật liệu chính, vật liệu phụ khơng phải dựa vào đặc tính vật
lý, hố học hoặc khối lượng tiêu hao mà là sự tham gia của chúng vào cấu thành sản phẩm.
Khác với vật liệu, công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động khơng có đủ các tiêu chuẩn
về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định.
Trong q trình thi cơng xây dựng cơng trình, chi phí sản xuất cho ngành xây lắp gắn liền
với việc sử dụng nguyên nhiên vật liệu, máy móc và thiết bị thi cơng và trong q trình đó vật liệu
là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành lờn sn phm cụng
Hoàng Thanh Vân - Lớp QT701K
3
Khoá luận tốt nghiệp
trờng đại học dân lập hải phòng
trỡnh. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu bị
tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
1.2.2 Vị trí, vai trị của nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ.
Trong doanh nghiệp xây lắp chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn từ 65%- 70%
trong tổng gía trị cơng trình. Do vậy việc cung cấp ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ kịp thời hay
khơng có ảnh hưởng to lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất (tiến độ thi công xây dựng) của
doanh nghiệp, việc cung cấp ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ cịn cần quan tâm đến chất lượng.
Chất lượng các cơng trình phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của vật liệu mà chất lượng cơng
trình là một điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại và giữ uy tín trên thị trường. Trong cơ
chế thị trường hiện nay việc cung cấp vật liệu còn cần đảm bảo giá cả hợp lý tạo điều kiện cho
doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả.
Bên cạnh đó, cơng cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà vẫn giữ
nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị thì dịch chuyển một lần hoặc dịch chuyển dần vào
chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Song do giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên có thể được
mua sắm, dự trữ bằng nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp như đối với nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất
kinh doanh của các doanh nghiệp, nếu thiếu ngun vật liệu - cơng cụ dụng cụ thì không thể tiến
hành được các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và qúa trình thi cơng xây lắp nói riêng.
1.2.3 Yêu cầu quản lý NVL, CCDC trong doanh nghiệp xây lắp.
XDCB là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất cơng nghiệp, sản phẩm của ngành
xây dựng là những cơng trình, hạng mục cơng trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp và thường cố
định ở nơi sản xuất (thi cơng) cịn các điều kiện khác đều phải di chuyển theo địa điểm xây dựng.
Từ đặc điểm riêng của ngành xây dựng làm cho công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ phức tạp vì chịu ảnh hưởng lớn của mơi trường bên ngoài nên cần xây dựng định mức
cho phù hợp với điều kiện thi công thực tế. Quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố
khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi
mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau.
Hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng
nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội. Việc sử dụng nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ là nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại
thấp nhất. Cơng việc hạch tốn ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ ảnh hưởng và quyết định đến
việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác của việc hạch tốn giá thành thì trước
hết cũng phải hạch tốn ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ chính xác.
Hoµng Thanh V©n - Líp QT701K
4
Khoá luận tốt nghiệp
trờng đại học dân lập hải phòng
làm tốt cơng tác hạch tốn ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ trên đòi hỏi chúng ta phải
quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng.
_ Trong khâu thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải được quản lý về khối lượng,
quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời
gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận Kế tốn - Tài chính
cần có quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời
hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ…, cần
phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật tư trên thị trường để đề ra biện pháp thích
ứng. Đồng thời thơng qua thanh toán kế toán vật liệu cần kiểm tra lại giá mua ngun vật liệu,
cơng cụ dụng cụ, các chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của người bán vật tư,
người vận chuyển.
_ Việc tổ chức kho tàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các
yêu cầu quản lý vật liệu, cơng cụ dụng cụ.
_ Trong khâu dự trữ địi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu
để đảm bảo cho quá trình thi cơng xây lắp được bình thường, khơng bị ngừng trệ, gián đoạn do
việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
_ Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự tốn chi phí có ý nghĩa
quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận, tăng
tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu sử dụng cẩn phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh
tình hình xuất vật liệu, cơng cụ dụng cụ đúng trong sản xuất kinh doanh. Định kỳ tiến hành việc
phân tích tình hình sử dụng vật liệu, cơng cụ dụng cụ cũng là những khoản chi phí vật liệu cho q
trình sản xuất sản phẩm nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng hoặc giảm chi phí vật liệu cho một
đơn vị sản phẩm, khuyến khích việc phát huy sáng kiến cải tiến, sử dụng tiết kiệm vật liệu, công
cụ dụng cụ, tận dụng phế liệu…
Tóm lại, quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật
liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp luôn được các nhà
quản lý quan tâm.
1.2.4 Nhiệm vụ của kế toán NVL, CCDC trong doanh nghiệp xây lắp.
Kế toán là công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp
lý xuất phát từ đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ; từ yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng
cụ; từ chức năng của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực
hiện các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo
quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu. Tính giá thành thực tế vật liệu ó thu mua v nhp
Hoàng Thanh Vân - Lớp QT701K
5
Khoá luận tốt nghiệp
trờng đại học dân lập hải phòng
kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu tư về các mặt: số lượng, chủng loại,
giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho q trình thi cơng
xây lắp.
+ Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hướng dẫn, kiểm tra
các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập
chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng
thống nhất trong cơng tác kế tốn, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lãnh đạo, chỉ đạo cơng tác
kế tốn trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư phát hiện ngăn ngừa
và đề xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất. Tính tốn, xác
định chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và đã tiờu hao trong quỏ trỡnh sn
xut kinh doanh.
Hoàng Thanh Vân - Líp QT701K
6
Khoá luận tốt nghiệp
trờng đại học dân lập hải phòng
1.3 PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ.
1.3.1 Phân loại vật tư.
Đối với mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng các
loại vật tư khác nhau. Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất của mỗi doanh nghiệp mà vật tư của nó có
những nét riêng. Phân loại vật tư là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm, từng loại và từng
thứ vật tư theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lý, sử dụng của doanh nghiệp.
Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư được chia thành nguyên
liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ.
1.3.1.1 Phân loại nguyên liệu, vật liệu.
Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngồi hoặc tự
chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
* Căn cứ vào yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu bao gồm:
+ Nguyên liệu, vật liệu chính: Đặc điểm chủ yếu của nguyên liệu, vật liệu chính là khi
tham gia vào q trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm; toàn bộ giá trị của
nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sản phẩm mới.
Trong ngành XDCB còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xây dựng.
Các loại vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm của đơn vị xây dựng,
các hạng mục công trình xây dựng nhưng chúng có sự khác nhau. Vật liệu xây dựng là sản phẩm
của ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo lên sản phẩm như
hạng mục cơng trình, cơng trình xây dựng như gạch, ngói, xi măng, sắt, thép… Vật kết cấu là
những bộ phận của cơng trình xây dựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác
để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình như thiết bị vệ sinh, thơng gió, truyền hơi ấm, hệ
thống thu lôi…
+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, khơng cấu thành
thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ được sử dụng trong sản xuất để làm tăng chất lượng sản
phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi cơng, cho nhu cầu
cơng nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm. Trong ngành xây dựng cơ bản gồm: sơn, dầu, mỡ… phục
vụ cho quá trình sản xuất.
+ Nhiên liệu: Là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong q
trình thi cơng, sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra
bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để
phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động.
+ Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương
tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xut
Hoàng Thanh Vân - Lớp QT701K
7
trờng đại học dân lập hải phòng
Khoá luận tốt nghiệp
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử dụng cho công việc
XDCB. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, thiết bị không cần lắp, công
cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào cơng trình XDCB.
+ Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên. Các loại vật liệu này
do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi do thanh lý…
* Căn cứ vào nguồn gốc nguyên liệu, vật liệu được chia thành:
+ Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài
+ Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công
* Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu được chia thành:
+ Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh
+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý
+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác
1.3.1.2 Phân loại cơng cụ, dụng cụ.
Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động khơng có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị và
thời gian sử dụng. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây không phân
biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được hạch tốn là cơng cụ, dụng cụ:
- Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho cơng tác xây lắp.
- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hố có tính giá riêng và có trừ dần giá trị trong q
trình dự trữ, bảo quản:
•
Dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ
•
Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phịng
•
Quần áo, dày dép chun dùng để làm việc
Cơng cụ, dụng cụ cũng có nhiều tiêu chuẩn phân loại. Mỗi tiêu chuẩn phân loại có tác
dụng riêng trong quản lý.
* Căn cứ vào phương pháp phân bổ, công cụ, dụng cụ được chia thành:
+ Loại phân bổ 1 lần (100% giá trị ).
+ Loại phân bổ 2 lần ( 50% giá trị).
+ Loại phân bổ nhiều lần.
Loại phân bổ 1 lần là những công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn.
Loại phân bổ từ 2 lần trở nên là những cơng cụ, dụng cụ có giá trị lớn hơn, thời gian sử dụng dài
hơn và những công cụ, dụng cụ chuyên dùng.
* Căn cứ vào nội dung công cụ, dụng cụ được chia thành:
+ Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong XDCB, dụng cụ gắ lắp chuyên dùng cho
sản xuất, vận chuyển hàng hoá.
+ Dụng cụ, dựng bng thu tinh, snh s.
Hoàng Thanh Vân - Líp QT701K
8
Khoá luận tốt nghiệp
trờng đại học dân lập hải phòng
+ Quần áo bảo hộ lao động.
+ Công cụ, dụng cụ khác.
* Căn cứ vào yêu cầu quản lý và công việc ghi chép kế tốn, cơng cụ, dụng cụ được
chia thành:
+ Cơng cụ, dụng cụ.
+ Bao bì ln chuyển.
+ Đồ dùng cho thuê.
* Căn cứ vào mục đích sử dụng, công cụ, dụng cụ được chia thành:
+ Công cụ, dụng cụ dùng cho SXKD.
+ Công cụ, dụng cụ dùng cho quản lý.
+ Công cụ, dụng cụ dùng cho các mục ớch khỏc.
Hoàng Thanh Vân - Lớp QT701K
9
trờng đại học dân lập hải phòng
Khoá luận tốt nghiệp
1.3.2 Đánh giá vật tư.
Các loại vật tư thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, do đó về nguyên tắc đánh giá vật tư
cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho. Vật tư trong doanh nghiệp có thể được đánh
giá theo trị giá gốc ( hay còn gọi là giá vốn thực tế) và giá hạch toán.
Đánh giá vật liệu, cơng cụ dụng cụ có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch tốn đúng đắn tình
hình tài sản cũng như chi phí sản xuất kinh doanh. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ là dùng
thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu thực tế, tức là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp bỏ
ra để có được số vật tư hàng hố đó.
1.3.2.1 Đánh giá vật tư theo trị giá vốn thực tế.
* Giá thực tế vật tư nhập kho:
Tuỳ theo nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ được xác định như sau:
_ Đối với vật tư mua ngồi thì giá thực tế nhập kho:
=
+
+
Các khoản thuế khơng
được khấu trừ hoặc hồn
-
_ Đối với vật tư do doanh nghiệp tự gia công chế biến:
Giá thực
tế nhập
=
Giá thực tế
xuất kho chế
Chi phí gia
cơng chế biến
+
_ Đối với vật tư th ngồi gia cơng chế biến:
Giá thực tế
nhập kho
=
Giá thực tế vật tư
xuất thuê chế biến
+
+
Chi phí vận chuyển bốc
dỡ đến nơi th chế
Chi phí th
gia cơng chế
_ Đối với vật tư nhận vốn góp liên doanh, vốn góp cổ phần thì trị giá vốn thực tế là giá
được các bên liên doanh, góp vốn đánh giá và chấp thuận.
_ Đối với phế liệu, phế phẩm thu hồi được đánh giá theo giá ước tính.
* Giá thực tế vật tư xuất kho.
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được thu mua và nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn
khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho khơng hồn tồn giống nhau. Khi xuất kho
kế tốn phải tính tốn xác định được giá thực tế xuất kho cho từng nhu cầu, đối tượng sử dụng
Hoµng Thanh V©n - Líp QT701K
10
trờng đại học dân lập hải phòng
Khoá luận tốt nghiệp
khỏc nhau. Theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính
nhất qn trong niên độ kế tốn. Để tính giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho có
thể áp dụng một trong các phương pháp sau:
+ Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh:
Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại vật liệu, cơng cụ dụng cụ có giá trị
cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được căn cứ vào đơn
giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất
kho theo từng lần.
+ Phương pháp tính theo giá đơn vị bình quân gia quyền:
Theo phương pháp này, giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo
cơng thức:
Giá thực tế
từng loại xuất
=
Số lượng thực x
tế xuất kho
Giá đơn vị
bình qn gia
Trong đó giá đơn vị bình qn gia quyền có thể tính theo một trong các cách sau:
_ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ:
Giá đơn vị bình
quân cả kỳ
Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ
--------------------------------------------------------------------Lượng thực tế tồn đầu kỳ + Lượng thực tế nhập trong kỳ
=
Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác khơng cao, việc tính tốn lại dồn
vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết tốn.
_ Giá đơn vị bình qn tồn đầu kỳ:
Giá đơn vị bình
quân cuối kỳ trước
=
Trị giá thực tế tồn kho đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước)
--------------------------------------------------------------Lượng thực tế tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước)
Cách tính này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động của từng loại vật liệu,
công cụ dụng cụ trong kỳ; tuy nhiên khơng chính xác vì khơng tính đến sự biến động của giá cả
vật liệu, công cụ dụng cụ kỳ này.
_ Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập (bình qn gia quyền liên hồn):
Giá đơn v bỡnh quõn sau =
mi ln nhp
Hoàng Thanh Vân - Líp QT701K
Giá thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập
-----------------------------------------------------------Lượng thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập
11
trờng đại học dân lập hải phòng
Khoá luận tốt nghiệp
Cỏch tính theo đơn giá bình qn sau mỗi lần nhập khắc phục được nhược điểm của cả 2
phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả; tuy
nhiên tốn nhiều công sức, tính tốn nhiều lần.
+ Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO):
Theo phương pháp này, giả thiết số vật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế
của lần nhập đó là giá của vật tư xuất kho. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực
tế của vật tư nhập kho trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế của vật tư xuất trước và do
vậy, giá trị vật tư cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật tư nhập kho sau cùng. Phương pháp này thích
hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.
+ Phương pháp nhập sau, xuất trước ( LIFO):
Phương pháp này giả định những vật tư nhập kho sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược
lại với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên. Như vậy giá trị vật tư tồn cuối kỳ chính là giá
thực tế của vật tư nhập kho thuộc các lần nhập đầu kỳ. Phương pháp này thích hợp trong trường
hợp lạm phát.
1.3.2.2 Đánh giá vật tư theo giá hạch tốn.
Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng, chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ
nhiều, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên; việc xác định giá thực tế của vật tư hàng ngày rất
khó khăn và ngay cả trong trường hợp có thể xác định được hàng ngày đối với từng lần nhập, đợt
nhập nhưng quá tốn kém nhiều chi phí khơng hiệu quả cho cơng tác kế tốn, có thể sử dụng giá
hạch tốn để hạch tốn tình hình nhập, xuất hàng ngày. Giá hạch toán là giá ổn định do doanh
nghiệp tự xây dựng, được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp, trong thời gian dài có thể là giá
kế hoạch của vật tư. Như vậy hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá vật liệu, công
cụ dụng cụ xuất. Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch tốn theo giá thực tế để có số liệu ghi vào sổ kế
toán tổng hợp và báo cáo kế toán. Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế tiến hành như
sau:
Trước hết phải tính được hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật tư luân chuyển
trong kỳ ( H) theo công thức sau:
H
=
Trị giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế vật tư nhập trong kỳ
Trị giá hạch toán vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá hạch tốn vật tư nhập trong kỳ
Sau đó tính trị giá của vật tư xuất trong kỳ theo công thức:
Giá trị thực tế của
vật tư xuất trong
=
x
Trị giá hạch toỏn ca
vt t xut trong k
Hoàng Thanh Vân - Lớp QT701K
Hệ số chênh
lệch
12
Khoá luận tốt nghiệp
trờng đại học dân lập hải phòng
Tu thuộc vào đặc điểm, yêu cầu về trình độ quản lý của doanh nghiệp mà trong các
phương pháp tính giá vật tư xuất kho theo đơn giá thực tế hoặc hệ số giá (trong trường hợp sử
dụng giá hạch toán) có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc cả loại vật liệu, cơng cụ dụng cụ.
1.4 Hạch tốn chi tiết vật tư.
Vật liệu, công cụ, dụng cụ là một trong những đối tượng kế toán các loại tài sản cần phải tổ
chức hạch tốn chi tiết khơng chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải
chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phịng kế tốn
trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ,
mở các sổ kế toán chi tiết về lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ,
dụng cụ cho phù hợp nhằm tăng cường cơng tác quản lý tài sản nói chung, cơng tác quản lý vật
liệu, cơng cụ, dụng cụ nói riêng.
1.4.1 Chứng từ sử dụng.
Kế tốn tình hình nhập xuất vật tư liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau.
Bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc và những chứng từ có tính chất hướng dẫn hoặc tự
lập. Tuy nhiên, dù loại chứng từ gì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt
chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận
có liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm tra của kế toán.
Chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 15/ 2006/ QĐ- BTC ngày 20/ 3/ 2006 của Bộ
trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật tư bao gồm:
-
Phiếu nhập kho ( Mẫu 01- VT)
-
Phiếu xuất kho ( Mẫu 02- VT)
-
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ (Mẫu 03- VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 04- VT)
-
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ ( Mẫu 05- VT)
-
Bảng kê mua hàng ( Mẫu 06- VT)
-
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ ( Mẫu 07- VT)
-
Hoá đơn GTGT ( 01GTKT- 3LL)
-
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( 03PXK- 3LL)
1.4.2 Phương pháp kế tốn chi tiết vật liệu, cơng cụ, dụng cụ.
Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ do nhiều bộ phận
tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vt liu, cụng c, dng c hng ngy
Hoàng Thanh Vân - Líp QT701K
13
Khoá luận tốt nghiệp
trờng đại học dân lập hải phòng
c thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp. Trên cơ sở các chứng từ kế
toán về nhập, xuất vật liệu thủ kho và kế toán vật liệu phải tiến hành hạch toán kịp thời tình hình
nhập, xuất, tồn kho vật liệu, cơng cụ, dụng cụ hàng ngày theo từng loại vật liệu. Sự liên hệ và phối
hợp với nhau trong việc ghi chép và thẻ kho, cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và
phịng kế tốn đã hình thành nên phương pháp hạch tốn chi tiết vật liệu, cơng cụ dụng cụ giữa
kho và phịng kế tốn.
Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán vật liệu giữa kho và phịng kế
tốn có thể thực hiện theo các phương pháp sau:
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu lưu chuyển
- Phương pháp sổ số dư
Mọi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm riêng. Trong việc hạch tốn chi tiết vật
liệu giữa kho và phịng kế tốn cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phương pháp thích hợp với điều
kiện cụ thể của doanh nghiệp. Và như vậy cần thiết phải nắm vững nội dung, ưu nhược điểm và
điều kiện áp dụng của mỗi phương pháp đó.
1.4.2.1 Phương pháp thẻ song song.
Phương pháp này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá mua thực tế để ghi
chép kế toán vật tư tồn kho.
- Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu, cơng cụ
dụng cụ về mặt số lượng.
Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, thủ kho phải kiểm tra tính hợp
lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho.
Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận)
các chứng từ xuất, nhập đã được phân loại theo từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ cho phịng kế
tốn.
- Ở phịng kế tốn: Kế tốn sử dụng sổ (thẻ) kế tốn chi tiết vật liệu, cơng cụ dụng cụ để
ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản, sổ (thẻ) kế tốn
chi tiết vật liệu, cơng cụ dụng cụ có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép
theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ và kiểm tra đối
chiếu với thẻ kho. Ngồi ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng
hợp số liệu trên sổ chi tiết vào Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ theo
từng nhóm, loại vật liệu, cơng cụ dụng cụ.
Hoµng Thanh V©n - Líp QT701K
14
trờng đại học dân lập hải phòng
Khoá luận tốt nghiệp
Phng pháp này đơn giản, dễ thực hiện nên áp dụng thích hợp đối với những doanh
nghiệp có quy mơ nhỏ, số luợng nghiệp vụ ít.
SƠ ĐỒ KẾ TỐN CHI TIẾT VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG.
Thẻ kho
Phiếu nhập
kho
Phiếu xuất
kho
Thẻ hoặc sổ kế
toán chi tiết
Bảng tổng hợp
nhập, xuất, tồn kho
Kế toán
tổng hợp
* Ghi chú:
- Ghi hàng ngày
- Ghi cuối tháng
- Kiểm tra, đối chiếu
1.4.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như
phương pháp thẻ song song.
- Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất,
tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho dùng cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi
một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê
nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ Thẻ kho định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân
nhập, xuất
chuyển cũng được theo dõi và về chỉ tiêu giá trị.
Cuối nhập
Phiếutháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho
Phiếu xuất
kho
kho
và số liệu kế tốn tổng hợp.
SƠ ĐỒ KẾ TỐN CHI TIẾT VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ THEO
PHƯƠNG PHÁP SỔ I CHIU LUN CHUYN.
Bng kờ
nhp
S i chiu
luõn chuyn
Hoàng Thanh Vân - Líp QT701K
Bảng kê
xuất
15
Kế tốn tổng
hợp
Khoá luận tốt nghiệp
trờng đại học dân lập hải phòng
Phng pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là giảm được khối lượng ghi chép của
kế toán do chỉ ghi một kỳ vào cuối tháng, nhưng có nhược điểm là việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp,
việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phịng kế tốn chi tiến hành được vào cuối tháng do trong
tháng kế tốn khơng ghi sổ. Tác dụng của kế tốn trong cơng tác quản lý bị hạn chế. Phương pháp
sổ đối chiếu luân chuyển được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ
nhập, xuất khơng nhiều, khơng bố trí riêng nhân viên kế tốn vật tư, do vậy khơng có điều kiện ghi
chép, theo dõi tình hình kế toán nhập, xuất hàng ngày.
1.4.2.3. Phương pháp sổ số dư.
Phương pháp sổ số dư còn được gọi là phương pháp nghiệp vụ - kế toán. Nội dung của
phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán vật tư tồn kho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo
quản. Phương pháp sổ số dư được áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế
toán chi tiết vật tư tồn kho.
- Ở kho: Mở các thẻ kho để ghi chép, phản ánh số hiện có và sự biến động của vật tư về số
lượng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Ngoài ra thủ kho còn phải ghi số lượng vật tư tồn
kho cuối tháng theo từng danh điểm vào sổ số dư.
- Ở phịng kế tốn: Định kỳ ngắn nhân viên kế tốn phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm
tra việc ghi chép nghiệp vụ trên các thẻ kho ở các kho bảo quản, và tính số dư vật tư hiện cịn tại
thời điểm đã kiểm tra ngay trên thẻ kho. Cuối tháng, sau khi đã kiểm tra lần cuối kế toán kê số dư
vật tư hiện còn cả về số lượng, và trị giá hạch toán vào bảng kê số dư để đối chiếu với sổ chi tiết
của kế toán.
Phương pháp sổ số dư được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các
nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập, xuất) về nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng
loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toỏn hch toỏn
Hoàng Thanh Vân - Lớp QT701K
16
trờng đại học dân lập hải phòng
Khoá luận tốt nghiệp
hng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế tốn của
doanh nghiệp tương đối cao.
SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ.
Thẻ kho
Phiếu nhập
kho
Phiếu xuất
kho
Sổ số dư
Phiếu giao nhận
chứng từ nhập
Kế toán
tổng hợp
* Ghi chú:
Phiếu giao nhận
chứng từ xuất
Bảng luỹ kế nhập,
xuất, tồn kho vật
- Ghi hàng ngày
- Ghi cuối tháng
- Kiểm tra, đối chiếu
- Ghi định kỳ
1.5 Kế toán tổng hợp vật tư.
Để hạch tốn vật tư nói riêng và hàng tồn kho nói chung, kế tốn có thể áp dụng phương
pháp kê khai thưòng xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là
tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào u cầu của cơng tác quản lý và vào
trình độ cán bộ kế toán cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành. Đối với hoạt động
kinh doanh xây lắp quy định chỉ áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp
kê khai thường xun, khơng áp dụng phương pháp hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp
kiểm kê định kỳ.
Kế toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Hoµng Thanh V©n - Líp QT701K
17
Khoá luận tốt nghiệp
trờng đại học dân lập hải phòng
Phng pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi việc nhập, xuất vật tư được
thực hiện thường xuyên liên tục căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào tài khoản vật
tư.
Mọi trường hợp tăng, giảm vật tư đều phải có đầy đủ chứng từ kế toán làm cơ sở pháp lý
cho việc ghi chép kế toán. Các chứng từ ghi tăng, giảm vật tư bao gồm các chứng từ bắt buộc và
các chứng từ hướng dẫn đã được chế độ kế toán quy định cụ thể. Các chứng từ kế toán bắt buộc
phải được lập kịp thời, đúng mẫu quy định và đầy đủ các yếu tố nhằm đảm bảo tính pháp lý để ghi
sổ kế tốn. Việc ln chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể nhằm đảm bảo công việc ghi chép
kế toán được kịp thời và đầy đủ.
Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó, bởi
nó có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về vật tư một cách kịp thời. Theo phương pháp này, tại
bất kỳ một thời điểm nào kế tốn cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại
hàng tồn kho nói chung và vật tư nói riêng.
1.5.1 Tài khoản sử dụng.
* TK 151: Hàng mua đang đi đường
TK này phản ánh trị giá vật tư, hàng hoá doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã
chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và số hàng đang đi đường cuối tháng trước.
* TK 152: Nguyên liệu và vật liệu
TK này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu theo giá
gốc.
* TK 153: Công cụ, dụng cụ
TK này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của cơng cụ, dụng cụ trong kỳ theo
giá gốc.
TK 153 có 3 TK cấp 2:
- TK 1531: Công cụ, dụng cụ, phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại
cơng cụ, dụng cụ sử dụng cho mục đích SXKD của doanh nghiệp.
- TK 1532: Bao bì luân chuyển, phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của bao bì
ln chuyển sử dụng cho mục đích SXKD của doanh nghiệp.
- TK 1533: Đồ dùng cho thuê, phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động v dựng
cho thuờ ca doanh nghip.
Hoàng Thanh Vân - Líp QT701K
18
Khoá luận tốt nghiệp
trờng đại học dân lập hải phòng
Ngoi các tài khoản trên, kế toán tổng hợp vật tư sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác
như : TK 111(1), TK 112(1), TK 141, TK 128, TK 222, TK 331, TK 411, TK 627, TK 621, TK
623, TK 641 và TK 642…
1.5.2 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:
_ Khi mua vật tư, căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kế toán căn cứ
vào phiếp nhập kho ghi:
+ Đối với vật tư mua ngồi dùng vào SXKD hàng hố dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT
tính theo phương pháp khấu trừ :
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 141, 331, …( Tổng giá thanh tốn)
+ Đối với vật tư mua ngồi dùng vào SXKD hàng hố dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo
phương pháp trực tiếp, hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT, hoặc dùng cho hoạt động sự
nghiệp, phúc lợi, dự án:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu (tổng giá thanh toán)
Nợ TK 153: Cơng cụ, dụng cụ (tổng giá thanh tốn)
Có TK 111, 112, 141, 331, …(tổng giá thanh toán)
_ Trường hợp vật tư đã về, chưa có hố đơn, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng, tiến
hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho theo số thực nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán. Khi hoá
đơn về sẽ điều chỉnh theo giá thực tế.
_ Trường hợp mua vật tư được hưởng chiết khấu thương mại, hoặc vật tư mua về nhập kho
nhưng đơn vị phát hiện không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng phải trả lại người bán
hoặc được giảm giá, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 331, …
Có TK 152, 153 ( Giá mua chua có thuế )
Có TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ nếu có )
_ Khi mua vật tư, nếu doanh nghiệp thanh toán sớm tiền hàng theo quy định của hợp đồng
thì sẽ được bên bán dành cho một khoản tiền chiết khấu thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK 331: Phải trả người bỏn
Hoàng Thanh Vân - Lớp QT701K
19
Khoá luận tốt nghiệp
trờng đại học dân lập hải phòng
N TK 111, 112 …
Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
_ Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá nhập khẩu
và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNN.
+ Căn cứ phiếu nhập kho kế tốn ghi:
Nợ TK 152, 153
Có TK 331: Phải trả cho người bán
Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước
+ Tính thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ:
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
Đối với vật tư nhập khẩu dùng cho SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương
pháp trực tiếp hoặc hàng hố, dịch vụ khơng chịu thuế , hoặc dùng vào hoạt động phúc lợi, dự án
kế tốn ghi:
Nợ TK 152, 153 ( Giá có thuế NK và thuế GTGT hàng nhập khẩu)
Có TK 331: Phải trả người bán
Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
_ Các khoản chi phí liên quan đến quá trình thu mua vật tư được tính vào giá vật tư, kế
tốn ghi:
Nợ TK 153, 153
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331 …
_ Đối với vật tư nhập kho do th ngồi gia cơng, chế biến:
+ Khi xuất vật tư đưa đi gia cơng, chế biến:
Nợ TK 154
Có TK 152, 153
+ Khi phát sinh chi phí th ngồi gia cơng, ch bin:
Hoàng Thanh Vân - Lớp QT701K
20
trờng đại học dân lập hải phòng
Khoá luận tốt nghiệp
N TK 154
Nợ TK 133
Có TK 152, 153
+ Khi nhập lại kho số vật tư th ngồi gia cơng, chế biến xong:
Nợ TK 15, 153
Có TK 154
_ Khi xuất vật tư ra sử dụng cho SXKD
+ Đối với nguyên vật liệu, căn cứ phiếu xuất kho kế toán ghi:
Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi cơng
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí QLDN
Nợ TK 241: Chi phí XDCB
Nợ TK 154: Chi phí SXKD dở dang
Có TK 152: Ngun liệu và vật liệu
+ Đối với cơng cụ, dụng cụ
• Nếu giá trị cơng cụ, dụng cụ khơng lớn, tính vào chi phí SXKD một lần:
Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi cơng
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí QLDN
Có TK 153: Cơng cụ, dụng cụ
• Nếu giá trị công cụ, dụng cụ lớn, sử dụng cho nhiều kỳ SXKD phải phân bổ dần
vào chi phí SXKD, khi xuất kho công cụ, dụng cụ ghi:
Nợ TK 142: ( CCDC có giá trị lớn và có thời gian sử dụng dưới 1 năm)
Nợ TK 242: ( CCDC có giá trị lớn và có thời gian sử dụng trên 1 nm)
Hoàng Thanh Vân - Lớp QT701K
21
trờng đại học dân lập hải phòng
Khoá luận tốt nghiệp
Cú TK 153: Cơng cụ, dụng cụ
• Khi phân bổ giá trị CCDC xuất dùng cho từng kỳ kế toán ghi:
Nợ TK 623, 627, 641, 642,…
Có TK 142: Chi phí trả trước ngắn hạn
Có TK 242: Chi phí trả trước dài hạn
•
Tính giá trị từng lần phân bổ vào chi phí:
Giá trị CC, DC
phân bổ mỗi lần
=
Giá trị CC, DC xuất dùng
Số lần phân bổ
_ Khi xuất vật tư để góp vốn liên doanh, góp vốn vào cơng ty liên kết kế tốn phản ánh trị
giá vốn góp theo giá Hội đồng liên doanh đã xác định, phần chênh lệch giữa trị giá vốn ghi sổ với
trị giá vốn góp được phản ánh ở TK 811 hoặc TK 711, kế toán ghi:
Nợ TK 222, 223: ( Theo giá đánh giá lại)
Nợ TK 811: ( Chênh lệch giữa giá đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi sổ)
Có TK 152, 153: ( Theo giá trị ghi sổ)
Có TK 711: ( Chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ_
Phần tương đương vốn sở hữu của các bên khác trong liên doanh)
Có TK 3387: (Chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ_
Phần tương đương vốn sở hữu của doanh nghiệp làm liên doanh)
_ Vật tư đã xuất ra sử dụng cho SXKD nhưng không sử dụng hết nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153
Có TK 621: Chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Có TK 623: Chi phí sử dụng máy thi cơng
Có TK 627: Chi phí sản xuất chung
Có TK 641: Chi phí bán hàng
Có TK 642: Chi phí QLDN
1.5.3 Kế tốn các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá li vt t.
Hoàng Thanh Vân - Lớp QT701K
22
Khoá luận tốt nghiệp
trờng đại học dân lập hải phòng
Kim kê là một trong những biện pháp để quản lý vật tư, tài sản. Thông qua kiểm kê,
doanh nghiệp nắm được hiện trạng của vật tư cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa và phát
hiện những hiện tượng tham ơ, lãng phí và có biện pháp quản lý tốt hơn đảm bảo an toàn vật tư tài
sản của doanh nghiệp.
Đánh giá lại vật tư thường được thực hiện trong trường hợp đem vật tư đi góp vốn liên
doanh, và trong trường hợp giá của vật tư có biến động lớn.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay
từng bộ phận, đơn vị: kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường.
Khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập Hội đồng hoặc ban kiểm kê với đầy đủ các thành phần
theo quy định. Hội đồng hay ban kiểm kê, khi kiểm kê phải cân, đong, đo, đếm cụ thể đối với từng
loại vật tư và phải lập biên bản kiểm kê theo quy định ( Mẫu số 08 - VT), xác định chênh lệch giữa
số ghi trên sổ kế toán với số thực kiểm kê, trình bày ý kiến xử lý các chênh lệch.
_ Căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi:
+ Nếu thừa vật tư chưa rõ nguyên nhân:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ
Có TK 338 ( 3381): Phải trả, phải nộp khác
+ Nếu thiếu vật tư chưa rõ nguyên nhân:
Nợ TK 138 ( 1381): Phải thu khác
Có TK 152: Nguyên vật liệu
Có TK 153: Cơng cụ, dụng cụ
_ Trường hợp đánh giá lại vật tư, doanh nghiệp phải lập hội đồng đánh giá lại. Căn cứ biên
bản đánh giá lại vật tư:
+ Nếu đánh giá lại lớn hơn giá ghi sổ kế toán, phần chênh lệch kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153
Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản
+ Nếu đánh giá lại nhỏ hơn giá ghi sổ kế toán, phần chênh lệch do đánh giá lại, kế toỏn
ghi:
N TK 412
Cú TK 152, 153
Hoàng Thanh Vân - Lớp QT701K
23
Khoá luận tốt nghiệp
trờng đại học dân lập hải phòng
_ Xử lý kết quả kiểm kê và đánh giá lại phải do Hội đồng xử lý tài sản của doanh nghiệp
thực hiện. Hội đồng này có trách nhiệm phân tích các nguyên nhân cụ thể để có kết luận khách
quan.
Căn cứ quyết định của Hội đồng xử lý tài sản để ghi sổ kế toán:
+ Nếu được ghi tăng thu nhập phần giá trị vật tư thừa:
Nợ TK 152, 153
Có TK 711
+ Nếu vật tư hao hụt trong định mức được tính vào giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632
Có TK 1381
+ Nếu người chịu trách nhiệm vật chất về vật tư phải bồi thường:
Nợ TK 111: ( Thu bằng tiền mặt)
Nợ TK 1388: ( Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi)
Nợ TK 334: ( Phần trừ vào tiền lương của người phạm lỗi)
Nợ TK 632: ( Phần mất mát, hao hụt cịn lại phải tính vào giá vốn)
Có TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
_ Trường hợp xử lý các khoản tăng, giảm do đánh giá lại
+ Nếu chênh lệch tăng được ghi tăng nguồn vốn kinh doanh:
Nợ TK 412
Có TK 411
+ Nếu chênh lệch giảm được ghi giảm nguồn vốn kinh doanh:
Nợ TK 411
Có TK 412
1.5.4 Kế tốn dự phịng giảm giá vật tư tồn kho.
Dự phòng giảm giá vật tư tồn kho là việc ước tính một khoản tiền tính vào chi phí (giá vốn
hàng bán) vào thời điểm cuối niên độ khi giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư tồn kho
nhỏ hơn giá gốc. Giá trị dự phòng vật tư được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của vật tư tồn kho
lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Việc lập dự phòng giảm giá vật t tn kho c tớnh
Hoàng Thanh Vân - Lớp QT701K
24
Khoá luận tốt nghiệp
trờng đại học dân lập hải phòng
cho từng loại, từng thứ vật tư. Để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng tài khoản dự phịng, kế
tốn sử dụng TK 159 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
Phương pháp kế tốn dự phịng giảm giá vật tư tồn kho:
_ Cuối niên độ kế toán, khi một loại vật tư tồn kho có giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể
thực hiện được thì kế tốn phải lập dự phịng theo số tiền chênh lệch đó.
+ Nếu số tiền dự phịng giảm giá vật tư phải lập ở cuối niên độ này lớn hơn số tiền dự
phòng giảm giá vật tư đã lập ở cuối niên độ kế tốn trước, kế tốn lập dự phịng bổ sung phần
chênh lệch, ghi:
Nợ TK 632
Có TK 159
+ Nếu số tiền dự phòng giảm giá vật tư phải lập ở cuối niên độ này nhỏ hơn số tiền dự
phòng giảm giá vật tư đã lập ở cuối niên độ kế tốn trước, kế tốn hồn nhập phần chênh lệch, ghi:
N TK 159
Cú TK 632
Hoàng Thanh Vân - Lớp QT701K
25
