THỰC TRẠNG hệ THỐNG THÔNG TIN kế TOÁN vốn BẰNG TIỀN và GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH hệ THỐNG tại CÔNG TY cổ PHẦN TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình
thực tế của đơn vị thực tập.

Tác giả đồ án

i


LỜI CẢM ƠN

Cũng như các bạn sinh viên năm cuối khác, em được học viện tạo điều
kiện để thực tập ở một công ty. Sau hai tháng tiếp xúc với môi trường thực tế
bây giờ em đã hoàn thành sản phẩm của mình. Mặc dù đã trải qua hơn ba năm
học tập và viết một số chương trình đơn giản, làm các bài tập lớn kết thúc
môn học, nhưng sản phẩm vẫn không thể tránh những sai sót.Và đối với em
đây là sản phẩm tốt nhất mà bản thân em đã từng viết.
Do thời gian tiếp xúc thực tế không nhiều, nên việc hoàn thành một sản
phẩm hoàn chỉnh đối với em là một việc không dễ dàng. Để hoàn thành đề tài
này ngoài sự nỗ lực hết mình em còn nhận được rất nhiều sự giúp đỡ của thầy
cô, công ty, gia đình và bạn bè.
Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến:
Các thầy cô giáo trong toàn Học viện, và đặc biệt là các thầy cô giáo
trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã giảng dạy và truyền đạt cho em
những kiến thức bổ ích từ cơ bản đến nâng cao để chúng em áp dụng vào việc
thiết kế, xây dựng đề tài của mình.
Thầy HOÀNG HẢI XANH- Giảng viên khoa Hệ Thống thông tin kinh
tế- Học viện tài chính, người đã trực tiếp hướng dẫn, đóng góp và cho em
những ý kiến bổ ích giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập cuối khóa.
Công ty CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM, các anh chị trong

phòng nhân sự, phòng Kế toán-Tài chính đã cung cấp cho chúng em các thông
tin thiết thực về công ty,tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian em thực tập
và chỉ dẫn cho em phần nghiệp vụ để em có thể hoàn thành được đồ án này.
Cuối cùng, em xin bày tỏ lòng biết ơn tới bố mẹ, anh chị em, những
người bạn của em là những người đã giúp đỡ rất nhiều về mặt tinh thần, cũng
như những góp ý kịp thời cho việc hoàn thành đồ án của em.
Em xin chân thành cám ơn!
ii


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN
Tên viết tắt
PMKT
DN
GTGT
VBĐQ
VN
TK
VND
CSDL
DNNN
TSCĐ
BQLNH

Nghĩa đầy đủ
Phần mềm kế toán
Doanh nghiệp
Giá trị gia tăng
Vàng bạc đá quý
Việt Nam

Tài khoản
Việt Nam đồng
Cơ sở dữ liệu
Doanh nghiệp Nhà nước
Tài sản cố định
Bình quân liên ngân hàng

iii


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN...................................................................................................................I
LỜI CẢM ƠN........................................................................................................................II
PHẦN MỞ ĐẦU.....................................................................................................................1
..................................................................................................................................................3
CHƯƠNG 1............................................................................................................................4
NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP...........................................4
1.1. Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.............................4
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán..........................................................4
1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế toán................................................................................9
1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp..................................10
1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán................................................................................10
1.1.5. Các công cụ tin học sử dụng trong xây dựng phần mềm kế toán......................................27
1.2. Nhận thức chung về kế toán vốn bằng tiền.........................................................................32
1.2.1. Kế toán vốn bằng tiền và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền...........................................32
1.2.2. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền..............................................................................35

CHƯƠNG 2..........................................................................................................................46
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ GIẢI

PHÁP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG
VIỆT NAM...........................................................................................................................46
2.1 Giới thiệu khái quát về công ty CP Truyền Thông VN tại Hà Nội........................................46
2.1.1. Thông tin chung về Công ty CP Truyền Thông VN..............................................................46
2.1.2. Đặc điểm hoạt kinh doanh của Công ty CP Truyền Thông VN...........................................46
2.2. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty CP Truyền Thông Việt Nam.......46
2.2.1. Cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty...............................................................................46
2.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh công ty.....................................................................49
2.2.3. Hình thức tổ chức công tác kế toán.....................................................................................49
2.2.4. Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP Truyền Thông VN...........52
2.2.5. Tổ chức công tác kế toán vốn băng tiền tại Công ty CP Truyền Thông Việt Nam.............53
2.3. Đánh giá hiện trạng và phương thức khắc phục hệ thống thông tin kế toán vốn bằng
tiền tại Công ty CP Truyền Thông Việt Nam................................................................................54
2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán.......................................................................................................54
2.3.2. Cơ sở vật chất.......................................................................................................................54
2.3.3 Tổ chức công tác kế toán......................................................................................................55
2.4. Những điểm mới về công tác kế toán vốn bằng tiền trong thông tư 200/2014/TT – BTC.
........................................................................................................................................................ 61
3.1. Phân tích hệ thống và đặt ra bài toán ..................................................................................64
3.1.1. Mục tiêu của hệ thống...........................................................................................................64
3.1.2. Mô tả bài toán........................................................................................................................64
3.1.3. Xác định yêu cầu...................................................................................................................66
3.2. Phân tích hệ thống về chức năng......................................................................................... 67
3.2.1. Biểu đồ ngữ cảnh..................................................................................................................67

iv


3.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng................................................................................................68
3.2.3 Ma trận thực thể chức năng..................................................................................................71

3.2.4 Phân tích mô hình..................................................................................................................71
3.3.1 Liệt kê, chính xác hóa và chọn lọc thông tin.........................................................................77
3.3.2 Xác định các thực thể và biểu diễn các mối quan hệ...........................................................77
3.3.3 Mô hình thực thể liên kết ......................................................................................................80
3.4. Mô hình cơ sở dữ liệu............................................................................................................ 83
3.4.1 Chuyển mô hình thực thể liên kết sang mô hình dữ liệu quan hệ.......................................83
3.4.1 Biểu đồ dữ liệu của mô hình..................................................................................................83
3.4.2 Cơ sở dữ liệu vật lý................................................................................................................84
3.5. Xác định luồng hệ thống........................................................................................................ 88
3.5.1 Luồng hệ thống tiến trình “1.0 – Thu chi tiền mặt”................................................................88
3.5.2 Luồng hệ thống tiến trình “2.0 – Thu chi tiền gửi ngân hàng”..............................................89
Hình 3.11 luồng hệ thống tiến trình “2.0 – thu chi tiền gửi ngân hàng”.........................................89
3.5.3 Luồng hệ thống tiến trình “3.0 – Kiểm kê, đối chiếu”............................................................90
Hình 3.12 Luồng hệ thống tiến trình “3.0 – Kiểm kê, đối chiếu”....................................................90
3.5.4 Luồng tiến trình “4.0 - Lập báo cáo”......................................................................................91
3.6. Giới Thiệu Về Phần Mềm....................................................................................................... 92
3.6.1 Giới Thiệu Tổng Quát Về phần mềm....................................................................................92
3.6.2 Yêu cầu cài đặt.......................................................................................................................92
3.6.3 Một số giao diện ....................................................................................................................93
KẾT LUẬN.....................................................................................................................................101
TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................................................102

v


DANH MỤC HÌNH VẼ
LỜI CAM ĐOAN...................................................................................................................I
LỜI CẢM ƠN........................................................................................................................II
PHẦN MỞ ĐẦU.....................................................................................................................1
..................................................................................................................................................3

CHƯƠNG 1............................................................................................................................4
NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP...........................................4
CHƯƠNG 2..........................................................................................................................46
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ GIẢI
PHÁP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG
VIỆT NAM...........................................................................................................................46

vi


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài
Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào quá trình sản xuất và quản lý
không còn là mới lạ đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Đặc biệt trong quá
trình quản lý hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng hệ thống công
nghệ thông tin phát triển với sự trợ giúp đắc lực từ các phần mềm quản lý,
kế toán… nó giúp các doanh nghiệp có một bộ phận quản lý tốt hơn, xử lý
nhanh chóng các chứng từ, giúp các doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra được
các quyết định đúng đắn kịp thời cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng thông tin cần xử lý ngày
càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản
lý. Vì vậy việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác quản lý nói chung,
quản lý vật tư nói riêng là hết sức cần thiết.
Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản
lý ngày càng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn cho
rất nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được một phần mềm phù hợp với
công tác quản lý, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải
là một vấn đề dễ dàng.
Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty CP Truyền

Thông VN, em nhận thấy, Công ty CP Truyền Thông VN có hoạt động kinh
doanh chính là may mặc, gia công quần áo. Trong các hoạt động hàng ngày,
lượng tiền giao dịch là tương đối lớn. Xuất phát từ thực tế kinh doanh trên,
đòi hỏi cần phải có phần mềm quản lý vốn bằng tiền, tạo điều kiện thuận lợi
cho công tác quản lý vốn bằng tiền được dễ dàng hơn cũng như giảm thiểu
được những sai sót mà nhân viên kế toán dễ dàng gặp phải khi phải xử lý thủ
công các nghiệp vụ.

1


2. Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện
trong quá trình quản lý và hạch toán trong công ty. Vì vậy, chương trình trước
hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các
chức năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt.
Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vào
chế độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện. Mục tiêu của đề tài này là:
+ Hệ thống giải quyết được bài toán quản lý vốn bằng tiền của doanh nghiệp.
+ Hệ thống sẽ cung cấp cho người dùng đầy đủ các chức năng theo yêu
cầu của nghiệp vụ quản lý vốn bằng tiền .
+ Hệ thống sẽ cung cấp thông tin về vốn bằng tiền.
+ Hệ thống sẽ giúp đưa ra các báo cáo.
3. Đối tượng nghiên cứu.
Đề tài tập trung nghiên cứu phân hệ kế toán vốn bằng tiền ở Công ty CP
Truyền Thông VN.
4. Phạm vi nghiên cứu của đề tài.
Trong phạm vi đề tài này, hệ thống chỉ quản lý về vốn bằng tiền (tiền mặt
và tiền gửi ngân hàng) và thực hiện các báo cáo liên quan đến vốn bằng tiền
trong doanh nghiệp.

Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vốn
bằng tiền tại Công ty một cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế
toán

và thủ quỹ kiểm soát được tình hình thu - chi - tồn quỹ, đưa ra được

những báo cáo cần thiết cho các nhà quản lý công ty để có những biện pháp
kịp thời nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty trong
hiện tại và tương lai.
5. Phương pháp nghiên cứu.
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phỏng vấn và thu thập thông tin.
2


- Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý.
- Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý.
Cùng với khả năng tư duy phân tích, kết hợp các phương pháp nghiên
cứu đã nắm bắt được thực trạng hệ thống thông tin của công ty và kiến thức
chuyên môn chuyên sâu để xây dựng hoàn thiện đồ án.
6. Kết cấu của đồ án.
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đồ án
được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1: Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán và công
tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền tại
Công ty CP Truyền Thông VN .
Chương 3: Xây dựng phần mềm phân hệ kế toán vốn bằng tiền tại
Công ty CP Truyền Thông VN .
Mặc dù rất cố gắng để hoàn thiện công việc, song vì thời gian có hạn và

kinh nghiệm, kiến thức còn hạn chế nên đề tài này còn nhiều thiếu sót. Em rất
mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và bè bạn để đề tài ngày càng
hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn!

3


CHƯƠNG 1
NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ
CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán.
1.1.1.1. Khái niệm về phần mềm kế toán:
Phần mềm kế toán là một trong 5 thành phần cơ bản của một hệ thống
thông tin kế toán. Để tạo nên một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh, bên
cạnh phần mềm kế toán còn có thêm 4 thành phần khác, đó là phần cứng, thủ
tục, dữ liệu và con người.
Các thành phần của một hệ thống thông tin:
(1) Con người: là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện các thủ tục
để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thông tin.
(2) Phần cứng (Máy tính điện tử): là một thiết bị điện tử có khả năng tổ
chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ
nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng.
(3) Chương trình: gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ
mà máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần
thiết theo thuật toán đã chỉ ra.
(4) Dữ liệu: bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc
xử lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý.
(5) Thủ tục là những chỉ dẫn của con người.
Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự

động xử lý thông tin kế toán trên máy vi tính, được ứng dụng trong việc ghi
chép và xử lý các giao dịch kế toán, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân
loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên chứng từ, sổ sách theo

4


quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính,
báo cáo quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.
1.1.1.2. Đặc điểm của phần mềm kế toán
- Phần mềm kế toán có tính chất tuân thủ:
+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế
độ kế toán, nghị định và thông tư hướng dẫn về kế toán.
+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ quy định của doanh nghiệp.
+ Phần mềm kế toán phải phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu
quản lý của doanh nghiệp.
+ Các báo cáo tuân theo mẫu của doanh nghiệp là các báo cáo quản trị.
- Sử dụng các phương pháp kế toán:
+ Phương pháp chứng từ kế toán: là phương pháp kế toán được sử dụng
để phản ánh, kiểm tra các nghiêp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự
hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó phục vụ công tác
kế toán và công tác quản lý.
+ Phương pháp tính giá: là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền
tệ để xác định giá trị của các đối tượng kế toán phục vụ quá trình thu nhận, xư
lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kinh tế tài chính ở đơn vị.
+ Phương pháp tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các
tài khoản kế toán để phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung
kinh tế ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số
hiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể.
+ Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: là phương pháp kế toán sử

dụng các báo cáo kế toán để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối
quan hệ cân dối của đối tượng kế toán, cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính
cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.
- Phần mềm kế toán có tính mềm dẻo

5


Phần mềm kế toán phải có khả năng nâp cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù
hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính
mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu hiện có.
1.1.1.3. Các yêu cầu đối với phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
- Phần mềm kế toán cần đáp ứng được các yêu cầu của một phần
mềm nói chung như sau:
•Dễ sử dụng: Các phần mềm phải có một giao diện thân thiện với cấu
trúc phân cấp dễ hiểu và dễ sử dụng, các ngôn ngữ phải phù hợp với ngôn ngữ
tự nhiên của người dùng.
•Tương thích với các phần mềm khác: Các phần mềm trên thị trường
phải tương thích với các phần mềm khác để tránh gây xung đột và sự cố máy
khi chạy chương trình.
•Chống sao chép: Các phần mềm khi đưa ra thị trường không được để ở
dạng mã nguồn mà phải được biên dịch. Khi cài đặt chương trình lên máy tính
chúng ta chỉ cần thực hiện một thao tác duy nhất đó là chạy chương trình cài
đặt (Setup). Chống sao chép chính là tiêu chuẩn để bảo vệ bản quyền của một
phần mềm.
•Tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi: Khi hoạt động, các phần
mềm thường có thông tin vào, ra thông qua các thiết bị ngoại vi. Một phần
mềm cần phải có khả năng tương thích với nhiều loại tiết bị ngoại vi khác
nhau như: bàn phím, chuột, máy quét ảnh, máy in…

•Tính thời trang của phần mềm: Phần mềm phải không được lạc hậu,
được cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình biến động thực tế, phù
hợp với mặt bằng ứng dụng công nghệ thông tin của xã hội.
•Yêu cầu bộ nhớ: Các phần mềm khi được viết ra cần phải quan tâm
đến việc tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính, giúp máy tính hoạt động nhanh hơn.
6


•Tính giá cả cạnh tranh: Đã là sản phẩm tung ra bán trên thị trường thì
yếu tố giá cả đặc biệt quan trọng. Để có thể cạnh tranh với các phần mềm
khác trên thị trường thì các công ty cần đưa ra một mức giá hợp lý, thông qua
việc sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, sử dụng tốt các công cụ hỗ trợ lập
trình và thiết kế phần mềm.
•Quyền sử dụng trên mạng : Một phần mềm có được sử dụng trên
mạng hay không và việc phân quyền sử dụng cho người dùng như thế nào là
một trong những tiêu thức đánh giá một phần mềm. Ngày nay việc sử dụng
công nghệ mạng máy tính là một xu thế tất yếu.
- Phần mềm kế toán phải phù hợp với các đặc điểm:
+ Phần mềm kế toán có tính tuân thủ.
+ Sử dụng các phương pháp kế toán.
+ Phần mềm kế toán có tính mềm dẻo.
- Bên cạnh việc đáp ứng được những tiêu chuẩn chung của một phần
mềm, người ta còn đánh giá các phần mềm kế toán nói riêng dựa vào các
tiêu chuẩn sau:
•Đáp ứng công tác kế toán .
PMKT phải đảm bảo công tác kế toán thực hiện đúng các quy định hiện
hành của pháp luật về kế toán.
• Khả năng tự động hóa cao.
PMKT phải được thiết kế thành một hệ thống các module chương trình
để xử lý thống nhất tất cả các thành phần kế toán thành một khâu liên hoàn,

chỉ cần nhập dữ liệu ban đầu một lần là có thể cho ra tất cả các báo cáo kế
toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị cần thiết.
•Cơ cấu linh hoạt.
Cơ cấu linh hoạt của một phần mềm kế toán thể hiện ở hai mặt kỹ thuật
xử lý trong một chương trình, bao gồm:
7


 Thứ nhất, sử dụng cấu trúc sổ cái tích hợp cùng với hệ mã từ điển của
hệ thống linh hoạt. Điều này sẽ cho phép dễ dàng điều chỉnh hệ thống chương
trình khi có những thay đổi về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
 Thứ hai, sử dụng một số mẫu sổ, mẫu báo cáo, mẫu chứng từ động
dành cho người sử dụng tự động định nghĩa. Khi cần, chỉ cần xác định: tên
sổ/báo cáo/chứng từ, tên từng tiêu thức trên đó, nó được lấy hoặc ghi ở đâu,
sắp xếp ở đâu, sắp xếp theo chỉ tiêu nào...
•Tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán.
 Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình
kế toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính.
 Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lặp giữa các số liệu kế toán.
 Có khả năng dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ
liệu và quá trình xử lý thông tin kế toán.
•Tính bảo mật thông tin .
Khi tổ chức hạch toán kế toán dựa trên mạng máy tính, một tiêu chuẩn
rất quan trọng là tính bảo mật dữ liệu giúp cho doanh nghiệp có được sự bình
yên trong cạnh tranh. Cơ sở dữ liệu và các báo cáo kế toán trên đường truyền
tuyệt đối phải được bảo mật.
•Không phụ thuộc vào hạ tầng tin học.
Nhìn chung, các doanh nghiệp đều muốn phần mềm mình đang sử dụng
dựa trên một hạ tầng tin học linh hoạt, dễ dàng phát triển hệ thống thông tin
của mình khi doanh nghiệp có điều kiện phát triển và mở rộng quy mô. Một

PMKT phải xây dựng trên một hạ tầng không cứng nhắc để không gây trở
ngại cho việc đổi mới hệ thống.

8


•Khả năng tổng hợp dữ liệu.
Dữ liệu thường được chia thành từng nhóm để tạo điều kiện thuận lợi
cho công tác quản trị. Tuy nhiên tại một thời điểm, PMKT phải cho phép tổng
hợp dữ liệu để có thể quản lý tập trung và hạch toán thống nhất trong toàn
doanh nghiệp.
•Khả năng tích hợp với các sản phẩm khác.
Một phần mềm kế toán được đánh giá là hiện đại, có độ đa dạng lớn nếu
khả năng tích hợp được với nhiều các sản phầm khác. Các PMKT phải được
tích hợp một cách toàn diện nhằm hoàn thiện các công cụ tạo báo cáo (kể cả
báo cáo thông qua các trang web), thực hiện hợp tác thương mại điện tử và
thanh toán quốc tế.
•Xử lý nhiều ngôn ngữ và nhiều loại tiền tệ.
 Hệ thống hạch toán cho phép sử dụng nhiều ngôn ngữ sẽ giúp cho doanh
nghiệp quản trị kinh doanh nhiều quốc gia khác nhau.
 Một PMKT cho phép xử lý nhiều loại ngoại tệ sẽ giúp cho doanh
nghiệp kiểm soát được tình hình tiền tệ của mình.
•Triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế.
Đối với các doanh nghiệp đa ngành, đa quốc gia thì tiêu chuẩn đầu tiên khi
họ sử dụng một PMKT là nó phải triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế bằng một hệ
thống duy nhất chứ không phải dựa trên các phần mềm riêng lẻ. Sự thống nhất
đó đảm bảo tính nhất quán về mặt quản lý, nhất quán về mặt dữ liệu.
•Khả năng hỗ trợ tại chỗ.
Để đảm bảo tính linh hoạt cho người sử dụng, trong mỗi PMKT cần phải
có ngay bên trong nó những dịch vụ hỗ trợ người dùng theo từng ngữ cảnh tại

thời điểm máy đang hoạt động.
1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế toán.
Một phần mềm kế toán thường gồm các thành phần sau:

9


- Cơ sở dữ liệu:Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh
thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các dữ liệu này được chia
thành hai phần: các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu
về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị,… và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh
doanh dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch,….
- Form: là giao diện tương tác giữa người sử dụng và phần mềm. một
phần mềm kế toán thường bao gồm các loại form: form đăng nhập, form
chương trình chính, form nhập liệu, form truy vấno dữ liệu, form điều khiển
in báo cáo,…
- Báo cáo: Là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương
trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các
thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc
màn hình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng.
- Menu: Hệ thống menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự
phù hợp để giúp người sử dụng tương tác với phần mềm một cách dễ dàng.
1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp có phần mềm kế toán hoạt động hiệu quả giúp cho
doanh nghiệp có thể:
Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra
Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức.
Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, việc tin học hóa công tác kế toán là
một trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp.
Vì vậy, tất yếu phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.

1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán.
1.1.4.1. Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch dự án.
Khảo sát hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát triển phần mềm,
đây là giai đoạn nghiên cứu sơ bộ và xác định tính khả thi của dự án đối với
hệ thống mới.

10


Bước này tập trung giải quyết các vấn đề: môi trường, các ràng buộc đối
với phần mềm cần xây dựng như thế nào. Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần
đạt được của phần mềm là gì. Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và
xem xét tính khả thi của chúng.
Trên cơ sở các thông tin khảo sát nhà phát triển đánh giá hiện trạng, xác
định các điểm yếu của hệ thống hiện tại, đánh giá khả thi lập dự án phát triển
phần mềm.
Khảo sát hiện trạng .
- Mục tiêu của khảo sát
+ Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống cũ.
+ Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống.
+ Xác định các nhược điểm của hệ thống.
- Nội dung khảo sát
+ Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống.
+ Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống.
+ Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,… của các đơn vị ở các
cấp khác nhau.
+ Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách…của các đơn vị ở các cấp
khác nhau.
+ Thu thập và nghiên cứu các quy tắc quản lý bao gồm luật, các quy
định, chi phối đến các quá trình xử lý thông tin.

+ Nghiên cứu các chu trình luân chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.
+ Thống kê các phương tiện và tài nguyên được sử dụng cho hoạt động
của hệ thống.
+ Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, đánh giá về hệ
thống, các nguyện vọng và kế hoạch phát triển hệ thống.
+ Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp.

11


+ Lập tài liệu khảo sát.
- Phương pháp khảo sát
Hình thức tiến hành:
+ Tìm hiểu tài liệu: thu thập, tìm hiểu, tổng hợp các thông tin từ các tài
liệu, sổ sách được sử dụng trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của hệ
thống cũ.
+ Quan sát và theo dõi: để rút ra các kết luận có tính thuyết phục và
khoa học.
+ Phỏng vấn: thường được tiến hành đối với các cá nhân tham gia hoạt
động trong hệ thống cũng như các cá nhân có liên quan tới hệ thống.
+ Phiếu điều tra.
- Đề xuất giải pháp sơ bộ và xác định tính khả thi
Đánh giá hiện trạng.
Các hạn chế:
- Thiếu sót: thiếu người xử lý thông tin, bỏ sót công việc xử lý thông tin.
- Tổn phí cao, gây lãng phí.
- Các yêu cầu mới.
- Kém hiệu lực, quá tải: phương pháp xử lý không chặt chẽ, cơ cấu tổ
chức không hợp lý, con đường lưu chuyển các thông tin không hợp lý như là
giấy tờ, tài liệu trình bày kém, cấu trúc không hợp lý.

- Thỏa đáng các thông tin chưa được đáp ứng.
- Đáp ứng các nguyện vọng của nhân viên.
- Dự kiến kế hoạch phát triển.
Lập kế hoạch triển khai dự án.
- Hơp đồng triển khai dự án.
Để triển khai, dự án cần có một hợp đồng giữa nhà đầu tư và nhà phát
triển. Các nội dung chủ yếu của một hợp đồng bao gồm:
+ Vấn đề đặt ra và các nhu cầu thông tin.
+ Phạm vi và hạn chế.

12


+ Mục tiêu và ưu tiên.
+ Giải pháp và tính khả thi.
+ Dự trù thiết bị và kinh phí.
+ Phân công trách nhiệm và nhân sự.
+ Phương pháp và tiến trình triển khai.
- Công tác huấn luyện sử dụng chương trình.
+ Thời gian huấn luyện bao lâu và chia làm bao nhiêu nhóm.
- Điều hành dự án
+ Đưa ra các quyết định mang tính định hướng cho dự án.
+ Quyết định các mục tiêu và chỉ ra cách đạt các mục tiêu đó.
+ Xác định các mức độ an toàn.
+ Phân phối các nguồn lực.
+ Kiểm tra sự phát triển đúng đắn của dự án.
+ Quyết định lựa chọn giải pháp.
1.1.4.2. Phân tích hệ thống.
Phân tích hệ thống về chức năng.
Đây là giai đoạn sau giai đoạn khảo sát sơ bộ, đây là pha quan trọng để

đi sâu vào nghiên cứu các thành phần hệ thống.
Kết quả của giai đoạn này, ta xây dựng được các biểu đồ mô tả logic
chức năng xử lý của hệ thống xem xét. Giai đoạn này còn được gọi là giai
đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý.
Mục đích của phân tích hệ thống về chức năng là nhằm trả lời câu
hỏi:”hệ thống làm gì?”. Đây là bước đầu tiên của phân tích hệ thống nhằm:
•Xác định các nhiệm vụ, chức năng mà hệ thống cần đảm nhiệm.
•Xác định các hạn chế hay ràng buộc áp đặt lên các chức năng của hệ thống.
•Xác định các mối quan hệ giữa các chức năng của hệ thống.
•Đặc tả các chức năng của hệ thống và quy trình hoạt động.

13


Cách thức tiến hành phân tích hệ thống về chức năng dựa theo phương
pháp SA ( Structured Analysic) nghĩa là phân tích từ trên xuống, phân tích từ
hệ thống cũ sang hệ thống mới, phân tích từ mức vật lý sang mức logic.
Kết quả của giai đoạn này là các biểu đồ mô tả logic chức năng của hệ
thống như: biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu, ma trận thực
thể chức năng.
Biểu đồ phân cấp chức năng.
Biểu đồ phân cấp chức năng ( FDD- Function Decomposition Diagram):
là biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống các chức năng cần thực hiện của hệ thống
cần phát triển dưới dạng hình cây. Trong đó:
Gốc của cây là chức năng chung cần thực hiện của hệ thống doanh
nghiệp hoặc tổ chức.
Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con tương đương.
Các chức năng lá là các chức năng tương đối cụ thể, đơn giản, dễ hiểu,
dễ thực hiện.
- Cú pháp biểu diễn của biểu đồ phân cấp chức năng: có 2 ký pháp

+ Ký pháp biểu diễn chức năng: là hình chữ nhật có ghi tên của chức
năng cần thực hiện ( ở dạng động từ kết hợp với bổ ngữ).
+ Ký pháp biễu diễn liên kết giữa chức năng cha và các chức năng con
là dạng hình cây gấp khúc.
- Ý nghĩa của biểu đồ phân cấp chức năng:
+ Cho phép dễ dàng hiểu được các chức năng, nhiệm vụ từ khái quát
đến chi tiết của tổ chức.
+ Dễ thành lập bằng cách phân rã từ chức năng cha đến chức năng con
hoặc nhóm xác định các chức năng cha từ các chức năng con.
+ Giúp phát hiện các chức năng còn thiếu hoặc các chức năng trùng lặp.
+ Là cơ sở để thiết kế kiến trúc của phần mềm sau này.
- Nhược điểm của biểu đồ phân cấp chức năng:
+ Không biểu diễn trình tự thực hiện của các chức năng.
+ Không biểu diễn mối quan hệ giữa các chức năng.

14


- Cách thức xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng.
• Cách 1: Xây dựng từ trên xuống.
Nghiên cứu sơ đồ tổ chức của hệ thống và tài liệu khảo sát để xác định
chức năng chung của hệ thống.
Phân rã các chức năng chung thành các chức năng con đơn giản hơn sao
cho các công việc trong mỗi chức năng có liên quan gần gũi với nhau.
Tiếp tục phân rã các chức năng cho đến khi thu được các chức năng đủ
đơn giản và dễ hiểu.
• Cách 2: xây dựng từ dưới lên.
Dựa vào tài liệu khảo sát và sơ đồ tổ chức của hệ thống, liệt kê các công
việc mà hệ thống đảm nhận. sau đó gộp các công việc có liên quan với nhau
thành một chức năng mức cha.

Quá trình này được lặp đi lặp lại cho đến khi thu được một chức năng
chung của hệ thống.
- Các quy tắc xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng.
+ Mỗi chức năng con được phân rã từ chức năng cha phải là một bộ
phận thực sự tham gia thực hiện chức năng cha.
+ Mỗi chức năng con thực hiện các công việc tương đối độc lập với nhau.
+ Các chức năng con phải bảo toàn chức năng cha.
+ Không nên phân rã các chức năng thành nhiều mức vì sẽ dẫn đến sự
phức tạp cho quá trình thiết kế và mã hóa.
+ Các chức năng cùng mức nên biểu diễn thuộc cùng một hàng.
+ Tên của các chức năng khác nhau là khác nhau.
+ Các chức năng lá cần phải được mô tả chi tiết và cách thực hiện.
Tài liệu đặc tả chức năng.
Dựa trên tài liệu khảo sát về nghiệp vụ, nhà phát triển tiến hành viết tài
liệu mô tả các hoạt động cụ thể của mỗi chức năng lá.

15


Cách thức xây dựng tài liệu đặc tả chức năng: dựa trên sơ đồ phân rã
chức năng và tài liệu khảo sát để tiến hành đặc tả cách thức thực hiện cho
chức năng lá.
Ma trận thực thể chức năng.
- Khái niệm:
+ Là một bảng bao gồm có các hàng và các cột. Trong đó, mỗi cột tương
ứng với một thực thể dữ liệu, mỗi hàng ứng với một chức năng ở mức tương
đối chi tiết.
+ Mỗi ô giao giữa hàng và cột thể hiện mối quan hệ giữa chức năng và
thực thể tương ứng.
+ Giá trị của mỗi ô thể hiện mối quan hệ giữa hàng và cột tương ứng,

giá trị của một cột có thể là R (read), U( update), C( creat).
- Các đặc điểm của ma trận thực thể chức năng.
+ Nếu một hàng ứng với một chức năng không có ô nào được đánh giá
trị thì chức năng đó hoặc là không phải là một chức năng có tác động lên dữ
liệu hoặc là việc đánh giá trị của các ô bị bỏ sót.
+ Nếu một cột ứng với một thực thể dữ liệu không có ô nào được đánh giá
trị thì thực thể đó hoặc là đánh thiếu chức năng hoặc là bỏ sót chức năng hoặc là
thực thể không liên quan đến các chức năng của hệ thống và có thể bỏ đi.
- Ý nghĩa của ma trận thực thể chức năng.
+ Cho phép xác định các chức năng hoặc các thực thể dữ liệu còn thiếu.
+ Cho phép loại bỏ các chức năng hoặc các dữ liệu còn thừa.
- Cách thức xây dựng ma trận thực thể chức năng.
+ Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng.
+ Liệt kê danh sách các thực thể dữ liệu.
+ Xác định các mối quan hệ giữa thực thể và chức năng lá tương ứng.
+ Lập bảng ma trận thực thể chức năng.
Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD).
- Biểu đồ luồng dữ liệu là biểu đồ biểu diễn quá trình xử lý thông tin của
hệ thống, mỗi biểu đồ bao gồm có các tiến trình, tác nhân, luồng dữ liệu, kho
dữ liệu của hệ thống. Đây là công cụ cho phép mô tả hệ thống toàn diện và
đầy đủ nhất.
16


- Tiến trình: là một công việc của hệ thống nhằm thao tác trên các dữ liệu
đầu vào và cho kết quả dữ liệu ở đầu ra xác định.

Cú pháp biểu diễn:
Tên của tiến trình là động từ kết hợp với bổ ngữ.
- Luồng dữ liệu: là một đường truyền dẫn thông tin vào hoặc ra một chức

năng nào đó.

Tên luồng dữ liệu

Cú pháp biểu diễn:
Tên của luồng dữ liệu là sự kết hợp giữa danh từ và bổ ngữ.
- Kho dữ liệu: là một đối tượng lưu một tập các dữ liệu có cấu trúc xác
định được sử dụng cho hoạt động của các tiến trình tướng ứng với biểu đồ
Tên kho dữ liệu

luồng dữ liệu.
Cú pháp biểu diễn:

Tên của kho là danh từ kết hợp với tính từ.
- Tác nhân: là một thực thể ngoài hệ thống có quan hệ thông tin với hệ
thống. tác nhân có thể là con người hoặc hệ thống khác.
Cú pháp biểu diễn:

Tên tác nhân

Tên tác nhân là danh từ kết hợp với tính từ.
- Cách thức xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu.
+ Xác định các hồ sơ dữ liệu.
+ Xác định các tiến trình chính sử dụng, đồng thời xác định các dòng dữ
liệu giữa chúng, nghĩa là xác định luồng dữ liệu vào, ra.
+ Mở rộng, chi tiết dần các tiến trình của biểu đồ BLD bằng cách phân
rã biểu đồ luồng dữ liệu từ mức cao cho tới mức thấp theo sự phân rã của biểu

17

đồ phân cấp chức năng, trong đó mỗi chức năng xác định được một tiến trình
tương ứng.
+ Hiệu chỉnh lại biểu đồ từng mức khác nhau nhằm đảm bảo tính logic.
+ Một kỹ thuật sử dụng khá phổ biến để phân rã biểu đồ là kỹ thuật phân
mức. Có 3 mức cơ bản được đề cập:
• Mức 0: biểu đồ luồng dữ liệu khung cảnh ( biểu đồ ngữ cảnh). Sơ đồ
mô tả tổng quát hệ thống, mô tả liên hệ thông tin giữa hệ thống và môi trường
bên ngoài.
• Mức 1: biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
• Mức 2: biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.
• Mức 3: BLD mức dưới đỉnh phân rã từ BLD mức đỉnh.
+ Các nguyên tắc chung áp dụng cho quá trình phân rã từ BLD từ mức
trên thành BLD mức dưới như sau:
•Các luồng dữ liệu được bảo toàn.
•Các yếu tố tác động bên ngoài được bảo toàn.
•Có thể xuất hiện bổ sung các kho dữ liệu.
•Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại giữa các tiến trình nếu cần thiết.
- Ý nghĩa của biểu đồ luồng dữ liệu.
+ Biểu diễn các chức năng và các dữ liệu cần thiết của hệ thống.
+ Cho phép biểu diễn mối quan hệ thông tin giữa các chức năng, mối
quan hệ thông tin giữa tác nhân, kho dữ liệu với các chức năng.
+ Biểu diễn quy trình di chuyển của các dữ liệu qua các chức năng.
- Các quy tắc ràng buộc trong xây dựng BLD.
+ Tiến trình:một tiến trình luôn có yếu tố vào và yếu tố ra, hai yếu tố
này là khác nhau và phải bảo toàn thông tin.
+ Kho dữ liệu:dữ liệu không di chuyển trực tiếp giữa các kho dữ liệu,
không di chuyển trực tiếp giữa kho với tác nhân và ngược lại.
+ Tác nhân:dữ liệu không di chuyển trực tiếp giữa các tác nhân.
+ Luồng dữ liệu:mỗi luồng dữ liệu chi có một hướng di chuyển dữ liệu.

Một luồng dữ liệu không thể quay lại nơi và nó đi khỏi. Một luồng dữ liệu đi
vào (hoặc đi ra) nghĩa là kho được cập nhật ( hoặc được đọc).
+ Các quy tắc khác:các đối tượng trong biểu đồ luồng dữ liệu phải khác
nhau. Dữ liệu vào và ra của một chức năng phải khác nhau.

18


Phân tích hệ thống về dữ liệu
Mục tiêu của phân tích về dữ liệu là xây dựng mô hình dữ liệu quan
niệm (CDM) hay còn gọi là lược đồ dữ liệu hệ thống.
CMD mô tả các dữ liệu nghiệp vụ và mối quan hệ giữa chúng. Mô hình
này không chứa các chi tiết cài đặt nên nó rất tự nhiên, dễ hiểu cho người phát
triển và người sử dụng. Mô hình này là cơ sở cho việc thiết kế CSDL vật lý
cho phần mềm.
- Các bước tiến hành xây dựng CMD.
+ Phân tích các hồ sơ thu được từ giai đoạn khảo sát.
+ Lựa chọn, mã hóa sắp xếp thông tin cơ sở.
+ Xác định các thực thể dữ liệu, mỗi thực thể bao gồm một tập các
thông tin cơ sở và mối quan hệ giữa chúng.
+ Xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm.
+ CMD được thể hiện ở hai mô hình:
+ Mô hình thực thể liên kết(E/A- entity Association Model)
+ Mô hình dữ liệu quan hệ: gồm các bảng dữ liệu có quan hệ.
Mô hình thực thể liên kết (E/A)
Đây là mô hình được sử dụng phổ biến trong xây dựng mô hình dữ liệu
nghiệp vụ của các hệ thống thông tin quản lý nhờ tính đơn giản, trực quan, dễ
hiểu và chặt chẽ. Mô hình này gồm các thành phần cơ bản sau:
- Thực thể và thuộc tính:
+ Thực thể: là một đối tượng trừu tượng hay cụ thể tồn tại trong thế giới

thực. ví dụ vật tư, đơn vị….
+ Thuộc tính của thực thể: là một thành của thực thể có giá trị xác định
nhằm mô tả một khía cạnh của thực thể. Thuộc tính có thể được phân loại
thành thuộc tính đơn hay phức hợp, thuộc tính đơn trị, đa trị, thuộc tính lưu
trữ, thuộc tính suy diễn, thuộc tính phức tạp, giá trị Null.
+ Kiểu thuộc tính: là một tập các giá trị khác nhau nhằm biểu diễn cùng
một khía cạnh của một thực thể. Mỗi kiểu thuộc tính được xác định bởi tên và
được mô tả dưới dạng một hình ellipse có chứa tên của kiểu thuộc tính. Kiểu
19