giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị kho hàng ở công ty TNHH MTV dược phẩm TW 1 chi nhánh bắc giang

Luận Văn Tốt Nghiệp

1

Học Viện Tài Chính

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng
tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và
chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả
Vũ Văn Cường

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

2

Học Viện Tài Chính

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN...........................................................................
DANH MỤC CÁC BẢNG
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG4
1.1 Khái niệm và vai trò của kho hàng.............................................................4
1.1.1.Khái niệm........................................................................4

1.1.2....................................................Chức năng của kho hàng
4
1.1.3.Mối quan hệ của quản trị kho hàng với các bộ phận khác
trong doanh nghiệp..................................................................8
1.1.4........Vai trò của kho hàng đối với sự phát triển của doanh
nghiệp......................................................................................9
1.2. Thực chất và vai trò của quản trị kho hàng.....................................10
1.2.1.........................................Thực chất về quản trị kho hàng
10
1.2.2................Các khía cạnh quản trị trong quản trị kho hàng
12
1.2.3......................................Chức năng của quản trị kho hàng
13
1.2.4.............................................Vai trò của quản trị kho hàng
14
1.3. Nội dung quản trị nghiệp vụ kho hàng.................................................14
1.3.1.Mục tiêu và nguyên tắc quản trị nghiệp vụ kho hàng hoá
14
1.3.2............................Nội dung nghiệp vụ tiếp nhận hàng hóa
15
1.3.3............................................Nội dung nghiệp vụ bảo quản
20
1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị kho hàng ....28

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

3

Học Viện Tài Chính

1.4.1.......................................................Các nhân tố bên ngoài
28
1.4.2........................................................Các nhân tố bên trong
29
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC PHẨM TW 1 CHI NHÁNH BẮC GIANG
34

2.1 Khái quát về công ty TNHH MTV Dược Phẩm TW 1 chi
nhánh Bắc Giang................................................................................................................34
2.1.1.................... Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
34
2.1.2......................................... Tình hình tài chính của công ty
42
2.1.3........ Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp (trong 3 năm 2012, 2013, 2014(năm tài chính kết thúc
ngày 31/12 hàng năm))..........................................................44
2.2 Thực trạng công tác quản trị kho hàng của công ty...............46
2.2.1............................................. Tình hình cơ sỏ vật chất kho
46
2.2.2............................................. Tình hình nhân lực kho hàng
47
2.2.3........................... Thực trạng quy trình quản trị kho hàng.
48
2.2.4............................................ Thực trạng chất lượng hàng hóa lưu kho

51

2.2.5................................ Thực trạng chi phí quản trị kho hàng
53
2.3 Đánh giá chung về công tác quản trị kho hàng của chi
nhánh..............................................................................................................................................54
2.3.1............................................................... Những thành tựu
54

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

4

Học Viện Tài Chính

2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân...................................55
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC QUẢN TRỊ KHO HÀNG Ở CÔNG TY TNHH MTV DƯỢC
PHẨM TW 1 CHI NHÁNH BẮC GIANG..................................................................57
3.1 Định hướng và mục tiêu.....................................................................................57
3.2 Một số giải pháp.........................................................................................................59
3.2.1.......................................................... Giải pháp tổng quan
59
3.2.2............... Các giải pháp cho vấn đề tồn tại của chi nhánh
61

KẾT LUẬN.....................................................................................................................................66
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................................67

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

5

Học Viện Tài Chính

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1 Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty...............38
Bảng 2.2 Cơ cấu tổ chức của chi nhánh.....................39
Bảng 2.3 Tình hình sử dụng lao động của CPC1 chi
nhánh Bắc Giang :......................................................40
Bảng 2.4 Bảng mô tả công việc CPC1 chi nhánh Bắc
Giang:.........................................................................41
Bảng 2.5 Cơ cấu nguồn vốn CPC1:...........................42
Bảng 2.6 Cơ cấu tài sản CPC1:..................................43
Bảng 2.7 Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn kinh doanh
của công ty:................................................................43
Bảng 2.8 Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp:............................................................45
Bảng 2.9 Thiết bị dùng trong công tác bảo quản:.....46
Bảng 2.10 Bảng mô tả công việc chi nhánh :............47

Bảng 2.11 Quy trình tiếp nhận và vận chuyển :........48
Bảng 2.12 Quy trình nhận hàng:................................49
Bảng 2.13 Quy trình kiểm hàng :...............................50
Bảng 2.14 Quy trình lưu hồ sơ:..................................52
Bảng 2.15 Bảng chi phí quản trị kho hàng :..............53

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

LỜI NÓI ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được đều
phải có những chiến lược, giải pháp nhằm đạt được những
mục tiêu mà mình đã đặt ra. Trong đó các giải pháp về nâng
cao chất lượng quản trị kho hàng luôn luôn được chú trọng
nghiên cứu và thực hiện, hiệu quả hoạt động sản xuất kinh
doanh luôn là mục tiêu hàng đầu, quyết định đến sự thành bại
của doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp tư nhân vừa và
nhỏ của Việt Nam trong bối cảnh như hiện nay thì vấn đề này
càng thực sự cần thiết và cần được chú trọng.
Các doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay hầu hết là các
doanh nghiệp vừa và nhỏ, họ cần phải có được những quyết
định đúng đắn trong vấn đề sản xuất kinh doanh của mình để
có thể đương đầu với những cơ hội cũng như thách thức ở

phía trước. Làm rõ được vấn đề hiệu quả sản xuất kinh doanh
sẽ thấy được những mặt chủ yếu đã đạt được và những tồn
tại, vướng mắc cần được khắc phục và giải quyết, từ đó đưa
ra được những bài học kinh nghiệm cho những giai đoạn sau.
Công ty TNHH MTV Dược Phẩm TW 1 chi nhánh Bắc Giang
là một trong những doanh nghiệp như thế. Đứng trước thềm
hội nhập, với nhiều thách thức từ môi trường cạnh tranh với
các doanh nghiệp trong nước cũng như nước ngoài khi Việt
Nam là thành viên của tổ chức WTO. Trong thời gian tham gia
thực tập ở công ty TNHH MTV Dược Phẩm TW 1 chi nhánh Bắc
Giang, em nhận thấy rằng các sản phẩm mà công ty sản xuất
có rất nhiều đối thủ cạnh tranh, bên cạnh đó vấn đề hiệu quả
Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

chất lượng quản trị kho hàng còn có nhiều hạn chế. Do vậy để
công ty ngày càng lớn mạnh thì không thể coi nhẹ vấn đề
chất lượng quản trị kho.
Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn thực tập này,
được sự giúp đỡ của các anh các chị trong bộ phận kho hàng,
bộ phận kế toán, của công ty, cùng sự hướng dẫn tận tình của
thầy giáo Ths.Lê Xuân Đại – Học viện Tài chính, em đã
chọn đề tài: “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động
quản trị kho hàng của công ty TNHH MTV Dược Phẩm TW 1

chi nhánh Bắc Giang” cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
2 Mục đích nghiên cứu
Những kết quả nghiên cứu nhằm ứng dụng có hiệu quả
cho công tác quản lý tại công ty TNHH MTV Dược Phẩm TW 1
chi nhánh Bắc Giang. Để hoàn thành mục đích ý tưởng đề ra
cần nghiên cứu các nội dung như sau :
- Phân tích thực trạng tại chi nhánh và các quy trình quản
trị kho hàng để đề ra giải pháp hợp lý trong việc xây dựng và
triển khai công tác quản trị kho hàng.
- Nghiên cứu công tác quản trị kho hàng tại chi nhánh.
- Phân tích, đánh giá và đề ra giải pháp ứng dụng vấn đề
quản trị kho hàng tại chi nhánh.
- Nghiên cứu, ứng dụng các quy trình quản trị kho hàng
mới.
- Tìm hiểu, phân tích, đánh giá môi trường trong doanh
nghiệp để làm tốt hơn công tác quản trị kho hàng.
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

+ Tìm hiểu công tác quản trị kho hàng tại công ty TNHH
MTV Dược Phẩm TW 1 chi nhánh Bắc Giang có những bất cập,
thiếu xót để đề ra giải pháp theo yêu cầu chung của Tổng

công ty nhằm đem lại hiệu quả cao hơn.
+ Phân tích môi trường kinh doanh để đề ra giải pháp
quản trị kho hàng.
+ Đánh giá công tác quản trị kho hàng của chi nhánh.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Các vấn đề liên quan tới công tác quản trị kho hàng tại
công ty TNHH MTV Dược Phẩm TW 1 chi nhánh Bắc Giang.
+ Các đề xuất cho công tác quản trị kho hàng.
4 Phương pháp nghiên cứu
Luận văn này sẽ kết hợp giữa 2 phương pháp nghiên cứu
đó là:
- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết
+ Nghiên cứu tài liệu và các phương pháp liên quan.
+ Tổng hợp tài liệu.
+ Phân tích và giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác
quản trị kho hàng.
- Phương pháp nghiên cứu thực nghiệm
+ Phân tích những vấn đề thực tế và xây dựng những giải
pháp liên quan đến công tác quản trị kho hàng tại chi nhánh.
+ Đánh giá kết quả đạt được.
5 Kết cấu của luận văn
Nội dung chính của luận văn được chia thành 3 chương
như sau:

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

- Chương 1 Một số lý luận cơ bản về quản trị kho
hàng
- Chương 2 Thực trạng công tác quản trị kho hàng
tại công ty TNHH MTV Dược Phẩm TW 1 chi nhánh Bắc
Giang
- Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả
công tác quản trị kho hàng ở công ty TNHH MTV Dược
Phẩm TW 1 chi nhánh Bắc GIang

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

CHƯƠNG 1:
MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG
1.1 Khái niệm và vai trò của kho hàng
1.1.1

Khái niệm

Kho hàng là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành
phẩm, thành phẩm… trong suốt qua trình chu chuyển từ điểm

đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung
cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí của
các hàng hóa được lưu kho.
Trong thực tế đôi khi có sự lẫn lộn giữa hai thuật ngữ nhà
kho (warehouse ) và trung tâm phân phối (DC-Distribution
Center). Thực chất nhà kho và hệ thống phân phối là hai khái
niệm không hoàn toàn trùng khít với nhau. Cụ thể: nếu nhà
kho là nơi chứa tất cả các loại sản phẩm; thì trung tâm phân
phối lại chỉ huy duy trì mức dự trữ tối thiểu và chỉ tập trung
cho những mặt hàng có nhu cầu lớn. Hầu hết các loại hàng
hóa qua nhà kho đều qua 4 khâu: nhập kho, lưu trữ, chọn lọc,
phân loại và xuất kho – giao hàng. Còn hàng đi qua những
trung tâm phân phối thì thường qua 2 khâu: nhập hàng vào
trung tâm và xuất hàng – lưu chuyển. Nếu nhà kho chú trọng
vào việc bảo quản, dự trữ, chưa đặt việc thực hiện các dịch vụ
giá trị gia tăng lên hàng đầu, thì trung tâm phân phối là nơi tổ
chức tốt các dịch vụ giá trị gia tăng như: phân loại, bao gói,
dán nhãn, ghi ký mã hiệu, kể cả việc lắp ráp đồng bộ, hoàn
thiện sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. Về thông tin
nhà kho thu thập theo từng đợt, còn các trung tâm phân phối
thu thập, cập nhật số liệu theo từng thời điểm…
Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

1.1.2

Học Viện Tài Chính

Chức năng của kho hàng

Các công ty kinh doanh phân phối hàng ngày càng phát
triển, thì mức độ phức tạp trong vận hành quản lí kho hàng
ngày càng cao. Hàng trong kho ngày càng lớn, chủng loại sản
phẩm càng phong phú, điều này dẫn đến nhu cầu về mặt
bằng kho bãi và nhân lực quản lí ngày càng lớn.
Nhiều nhà phân phối đã từng trả những khoản chi phí
khổng lồ cho việc gom hàng và dọn hàng trong kho, quản lí
vòng nhập hàng và chuyển về nơi gom hàng. Sự không phù
hợp của kho hàng cũng trở thành vấn đề nan giải nếu bạn
không thể quản lí một cách chính xác hàng.
Kho hàng hiện đại thường có các chức năng sau:
- Gom hàng: khi một lô hàng/nguyên vật liệu không đủ số
lượng thì người gom hàng sẽ tập hợp, chỉnh đốn và sắp xếp
hợp lí cho lô hàng lẻ thành những lô hàng đủ số lượng để sử
dụng cách vận chuyển trọn gói container. Khi hàng hóa/
nguyên vật liệu được nhận từ những nguồn hàng nhỏ, kho
đóng vai trò là điểm tập kết hàng thành những lô hàng lớn
như vậy sẽ có lợi thế về quy mô khi vận chuyển tới nhà máy,
thị trường bằng các phương tiện vận chuyển.
- Phối hợp hàng hóa: (tổ chức các mặt hàng kinh doanh).
Để đáp ứng tốt các đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng
của khách hàng, kho hàng có nhiệm vụ tách những lô hàng
lớn ra, phối hợp và ghép các loại hàng hóa khác nhau thành
một đơn hàng hoàn chỉnh. Đảm bảo hàng hóa sãn sàng cho
quá trình bán hàng.

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

- Bảo đảm và lưu giữ hàng hóa: đảm bảo hàng hóa
nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác
nghiệp, tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho, chăm sóc
giữ gìn hàng hóa trong kho.
Dưới đây sẽ đi sâu vào một số chức năng chính của kho:

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

Sử dụng nhà kho để cung ứng và phân phối hàng hóa
A.Kho hỗ trợ cho sản xuất
Nhà cung cấp A
Nhà cung cấp B
Nhà kho

Nhà cung cấp C

Nhà máy

Nhà cung cấp D

Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ sản
xuất. Để sản xuất sản phẩm công ty có thể cần nhiều nguyên
nhiên, vật liệu, linh kiện…được sản xuất từ các nhà máy khác
nhau. Trường hợp A hình trên cho thấy: các vật tư A, B, C, D
được vận chuyển về kho nguyên vật liệu của nhà máy theo
đơn hàng/ hợp đòng đã thảo thuận trước, theo các phương
thức chuyển toa xe hoặc chuyển toa tàu. Hàng được dự trữ tại
kho và sẽ giao cho bộ phận sản xuất khi có nhu cầu. Kho
nguyên vật liệu thường nằm ngay trong nhà máy, nên việc
cung cấp hàng rất nhanh chóng tiện lợi. Nhờ có kho đảm bảo
vật tư cho sản xuất đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời
gian, giúp sản xuất liên tục, nhịp nhàng. Do đó kho đã hỗ trợ
đắc lực cho sản xuất phát triển.
B. Kho hàng tổng hợp
Khách hàng 1
Nhà máy A
Nhà máy B

Kho hàng tổng hợp

Khách hàng 2
Khách hàng 3

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

Nhà máy C
Khách hàng 4

Trường hợp B cho thấy, công ty có nhiều nhà cung cấp (A,
B, C) mỗi nhà cung cấp sản xuất những loại hàng hóa khác
nhau và ở đầu ra công ty cũng có nhiều khách hàng khác
nhau, mỗi khách hàng lại cần những nguyên vật liệu khác
nhau. Theo đơn hàng các nhà cung cấp sẽ giao hàng cho công
ty để đưa hàng về kho trung tâm của công ty. Tại đây hàng sẽ
được phân lại, tổng hợp gia cố theo từng đơn hàng theo yêu
cầu của khách hàng. Rồi tùy thuộc vào từng lô hàng mà
chuyển đến khách hàng
C. Kho gom hàng

Nhà máy A
Nhà máy B

Khách hàng 1
Kho gom hàng

Nhà máy C

Khách hàng 2
Khách hàng 3

Có những khách hàng cần những lô hàng lớn. Hàng sẽ
được vận chuyển về kho của công ty. Tại kho của công ty,
hàng được tập trung từ nhiều nhà cung cấp thành một lô hàng
lớn để cung cấp cho khách hàng.
D. Kho tách hàng

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

Khách hàng 1
Nhà máy

Kho tách hàng

Khách hàng 2
Khách hàng 3

Trường hợp D cho thấy có những khách hàng cần những lô
hàng nhỏ, để đáp ứng nhu cầu này, hàng sẽ được đưa từ nhà
máy về kho. Tại kho sẽ tiến hành tách lô hàng lớn thành lô
hàng nhỏ có số lượng phù hợp với khách hàng và vận chuyển

tới khách hàng.
1.1.3

Mối quan hệ của quản trị kho hàng với các bộ

phận khác trong doanh nghiệp
- Mối quan hệ của quản trị kho với trình độ dịch vụ khách
hàng:
Kho là loại hình thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn
bị hàng hoá nhằm cung ứng hàng hoá cho khách hàng với
trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất.
Kho bãi đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và
phân phối hàng hóa: nhu cầu tiêu dùng có thể biến thiên theo
mùa vụ và có những dao động khó lường. Các nguồn cung
cũng luôn có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động
sản xuất cần được duy trì liên tục để đảm bảo chất lượng ổn
định với chi phí hợp lý, do vậy lượng dự trữ nhất định trong
kho giúp cho doanh nghiệp có thể đối phó được với những
thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh phòng ngừa rủi
ro và điều hòa sản xuất.

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

Cơ cấu, số lượng

Học Viện Tài Chính

và chất lượng lô hàng cung ứng cho

khách hàng là kết quả của quá trình nghiệp vụ kho. Thời gian
cung ứng hàng hóa trong kho bao gồm thời gian thời gian tập
hợp các đơn hàng, thời gian tìm nhặt các hàng hóa, thời gian
ghép các đơn hàng và thời gian bốc xếp hàng hóa lên kho.
Nếu giảm tổng thời gian này xuống mức thấp nhất thì doanh
nghiệp sẽ cung ứng đc hàng hóa cho khách hàng nhanh nhất
với điều kiện doanh nghiệp vận chuyển đảm thời gian đã ký
kết. Chất lượng dịch vụ khách hàng được đảm bảo và uy tín
cũng như độ tin cậy của doanh nghiệp ngày càng được nâng
cao. Nghiệp vụ kho tốt hay đúng hơn là công tác chất xếp
hàng hóa trong kho theo thứ tự, ưu tiên, trình độ bảo quản
hàng hóa trong kho tốt không hư hỏng, không mất mát,
không hao hụt thì chất lượng dịch vụ khách hàng sẽ ngày
càng cao.
- Mối quan hệ của quản trị kho với chi phí liên quan đến
dự trữ:
Quản trị kho góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển,
phân phối: Nhờ có kho nên có thể chủ động tạo ra các lô hàng
với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ
đó mà giảm chi phí bình quân trên đơn vị. Hơn nữa kho góp
phần vào việc tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản
lý tốt định mức hao hụt hàng hoá, sử dụng tiết kiệm và hiệu
quả cơ sở vật chất của kho.
Chi phí quản lý kho và chi phí dự trữ có mối quan hệ chặt
chẽ với các khoản chi phí khác, nên không thể tuỳ tiện tăng
lên và cắt giảm. Cần xác định số lượng kho, bố trí mạng lưới

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

kho sao cho phục vụ khách hàng được tốt nhất với tổng chi
phí thấp nhất.
Việc bố trí kho và số lượng kho sẽ ảnh hưởng gián tiếp tới
chi phí dự trữ nhưng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí vận
chuyển và sẽ ảnh hưởng tới tổng chi phí mà doanh nghiệp phải
bỏ ra. Doanh nghiệp có số lượng kho hợp với quy mô phù hợp
với khả năng tài chính và phù hợp với thị trường tiêu thụ thì
doanh nghiệp sẽ giảm được chi phí dự trữ và chi phí vận
chuyển. Doanh nghiệp có thể đảm bảo một mức độ sẵn có cao
với lượng dự trữ tại kho thấp nhất.
1.1.4

Vai trò của kho hàng đối với sự phát triển của

doanh nghiệp
Cũng như doanh nghiệp sản xuất, hàng lưu kho cũng có
vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại vì nếu
thiếu hụt hàng tồn kho sẽ dẫn đến rủi ro doanh nghiệp mất đi
sự tín nhiệm của khách hàng. Không cung cấp được lượng
hàng hóa khi cần thiết không chỉ làm mất khách hàng tại thời
điểm hiện tại mà còn có thể mất luôn những đơn đặt hàng

trong tương lai do doanh nghiệp không còn được khách hàng
tin cậy vào khả năng cung ứng loại hàng hóa đó. Trong môi
trường cạnh tranh, doanh nghiệp sẽ mau chóng mất khách
hàng vào tay các đối thủ cung ứng sản phẩm cùng loại nếu
không dự đoán được nhu cầu và khả năng tiêu thụ của thị
trường để lập kế hoạch tồn kho phù hợp.
Ngược lại nếu dự trữ dư thừa hàng tồn kho thì doanh
nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian để xử lý hàng tồn, có thể
kéo theo sự ảnh hưởng của giá, đặc biệt là những sản phẩm
Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

có vòng đời ngắn và khó bán rộng rãi. Dù kinh doanh trong
lĩnh vực nào thì dự trữ quá nhiều hàng tồn kho cũng là một
điều nên tránh. Nó làm doanh nghiệp tốn chi phí, dịch vụ để
bảo quản kho, phải đóng thuế tính trên từng sản phẩm chưa
bán được, và mua bảo hiểm với giá cao hơn. Theo thống kê thì
một doanh nghiệp bán lẻ thường phải tốn từ 20% đến 30%
cho chí phí lưu kho lưu bãi.
Vì thế việc tính toán để cân bằng giữa chi phí và rủi ro
trong việc dự trữ lượng hàng hóa tồn kho ít hay nhiều rất
quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một
doanh nghiệp.
Như vậy kho hàng có một vai trò rất quan trọng trong

doanh nghiệp nó đóng vai trò như là nơi cung cấp nguyên vật
liệu, dự trữ hàng hóa …Tuy nhiên việc quản lý kho hàng một
cách khoa học kho hàng mới đem lại hiệu quả kinh tế cao cho
doanh nghiệp bởi hàng lưu kho thường chiếm khoảng 30%
vốn của doanh nghiệp và chi phí cho hàng lưu kho tới 20-30%
chi phín của doanh nghiệp như vậy kho hàng có vai trò rất
quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp.
1.2

Thực chất và vai trò của quản trị kho hàng

1.2.1

Thực chất về quản trị kho hàng

+ Từ khi có sản xuất và lưu thông hàng hóa, hàng tồn kho
xuất hiện như là một hiện tượng tất yếu, khách quan. Theo
C.mark thì “tồn kho hay dự trữ hàng hóa là một sự cố đinh và
độc lập hóa hình thái của sản phẩm”. Như vậy sản phẩm đang
trong quá trình mua, bán và cần thiết cho quá trình mua bán
là nằm trong hình thái tồn kho.
Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

+ Đối với doanh nghiệp thi hàng tồn kho giữ một vị trí
quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp. Tồn kho
xuất phát từ chính yêu cầu sản xuất và lưu thông hàng
hóa.Hàng hóa tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản
của doanh nghiệp (thường chiếm 40%-50%). Trong sản xuất
bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải có một lượng hàng tồn
kho tương ứng ( Tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, hàng hóa
thành phẩm, hàng hóa dở dang…) mà bất kỳ thời điển nào
cũng cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh. Chính vì
vậy, việc quản lý kiểm soát hàng tồn kho có ý nghĩa vô cùng
quan trọng, nó góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến
hành liên tục, đều đặn, có hiệu quả và lực lượng vật chất chủ
yếu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thường
xuyên liên tuc và đồng bộ.
+ Bản chất của vấn đề quản trị hàng tồn kho lại có hai mặt
ngược nhau: Để đảm bảo sản xuất liên tục tránh gián đoạn trên
dây chuyền sản xuất, đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh nhu
cầu của ng tiêu dùng trong bất kỳ tình huống nào, doanh
nghiệp có ý định tăng lượng tồn kho. Ngược lại, khi lượng tồn
kho tăng lên, doanh nghiệp phải tốn thêm chi phí khác có liên
quan đến lượng tồn kho.
+ Ở các nước đang phát triển, các hãng và các doanh
nghiệp kinh doanh lớn thường tồn kho hai dạng chủ yếu là
nguyên vật liệu và hàng hóa (thành phẩm và sản phẩm dở
dang). Nguồn lực này ngày một tăng cùng với quá trình mở
rộng sản xuất và chủng loại sản phẩm. Do vậy, công tác quản
lý tồn kho không chỉ hướng tới việc đảm bảo thường xuyên,
Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02

Luận Văn Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

liên tục cho quá trình sản xuất kinh doanh mà còn hướng tới
việc sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đầu tư. Lượng tồn kho và
trình độ quản lý có ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả các chỉ tiêu
tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy để nâng cao hiệu quả của
hoạt động sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp nghiên cứu
các biện pháp, tìm phương án xác định điểm cân bằng giữa
mức độ đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích thu được do thỏa
mãn nhu cầu sản xuất và nhu cầu của người tiêu dùng với chi
phí thấp nhất
Quản trị kho hàng là một công tác quản trị nhằm
- Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không
làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao
chất lượng kinh doanh và tránh bi ứ đọng hàng hóa.
- Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử
dụng, gióp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn
thất về tài sản cho doanh nghiệp
- Đảm bảo cho lượng vốn doanh nghiệp tồn tại dưới hình
thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng
hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa
=> Quản trị kho hàng là một trong những nội dung quan
trọng của quản trị doanh nghiệp.
1.2.2

Các khía cạnh quản trị trong quản trị kho

hàng
 Quản trị theo chức năng
- Hoạch định
- Tổ chức
- Lãnh đạo điều hành
Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

- Kiểm soát
 Quản trị hàng tồn kho về mặt hiện vật.
- Đảm bảo cho kho hàng phù hợp với việc bảo quản, bảo
vệ hàng hóa
- Xác định phương pháp và phưng tiện chất sếp hàng hóa
trong kho cho khoa học
- Thực hiện chế độ theo dõi trong kho về mặt hiện vật
- Phân loại từng loại hàng hóa để chăm sóc bảo quản theo
phương pháp phù hợp.
 Quản trị về mặt giá trị và hiệu quả
- Kiểm soát được nguồn vốn hàng hóa tồn tại dưới hình
thái hiện vật, làm cơ sở cho việc đánh giá chính xác tài sản
của doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng vốn hang hóa từ đó
nhà quản trị đưa ra các cơ sở giá bán hợp lý và tính toán mức
lãi thu được do bán hàng.

1.2.3

Chức năng của quản trị kho hàng

 Chức năng liên kết:
- Chức năng liên kết chủ yếu của quản trị hàng tồn kho
chủ yếu là liên kết giữa qua trình sản xuất và cung ứng.
- Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào đó không
đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên thì việc
duy trì thường xuyên một lượng tồn kho cho thời kỳ cao điểm
là một vấn đề hết sức cần thiết.
- Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo nhằm
sản xuất liên tục và tránh sự lãng phí trong sản xuất.

 Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát:

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

- Một doanh nghiệp nếu biết trước tình hình tang giá của
nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có thể tồn kho để tiết kiệm
chi phí.Như vậy tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt, lẽ dĩ
nhiên khi thực hiện hoạt động tồn kho chúng ta phải xem xét
đến chi phí và rủi ro của nó có thể xảy ra trong quá trình tồn

kho.
 Chức năng tồn kho theo số lượng:
- Một trong những chức năng quan trọng của quản trị
hàng tồn kho là khấu trừ theo số lượng. Rất nhiều nhà cung
ứng sẵn sang khấu trừ cho những đơn hàng có số lượng
lớn.Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến việc giảm
phí tổn sản xuất, tuy nhiên sẽ đưa đến vấn đề tang chi phí tồn
trữ do đó quản trị hàng tồn kho cần phải xác định một lượng
hàng tối ưu để hưởng giá khấu trừ mà chi phí tồn trữ tang
khong đáng kể.

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

1.2.4

Học Viện Tài Chính

Vai trò của quản trị kho hàng

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, quản trị hàng tồn
kho có vai trò quan trọng. Với đặc điểm có tính cơ động cao,
quản trị hàng tồn kho đảm bảo cho quá trình kinh doanh
thương mại được tiến hành liên tục, thông suất và có hiệu
quả, đồng thời góp phần làm ổn định thị trường hàng hóa.
Lượng tồn kho trong lưu thông được kết hợp với lượng tồn kho

quốc gia góp phần điều tiết vĩ mô nền kinh tế. Đối với nước ta,
hai loại hàng tồn kho này được đặc biệt lưu tâm, phải có chính
sách đúng đắn cho hai loại tồn kho thì sẽ hạn chế được những
khuyết tật trong nền kinh tế thị trường mà trong quá trình
thực hiện công cuộc đổi mới ở nước ta hiên nay thường mắc
phải: lạm phát, buôn lậu, ứ đọng hàng hóa và chiếm dụng vốn
của các doanh nghiệp.
1.3

Nội dung quản trị nghiệp vụ kho hàng

1.3.1

Mục tiêu và nguyên tắc quản trị nghiệp vụ

kho hàng hoá
Xuất phát từ vị trí và vai trò của quản trị nghiệp vụ kho đã
nêu ở trên, quản trị nghiệp vụ kho tập trung vào những mục
tiêu sau:
- Mục tiêu đáp ứng nhanh những yêu cầu của quá trình
mua bán hàng hoá qua kho. Mục tiêu này gắn liền với chức
năng hỗ trợ của nghiệp vụ kho hàng hoá.
- Mục tiêu hợp lý hoá việc phân bố dự trữ hàng hoá trong
kho. Mục tiêu này liên quan đến quản trị dự trữ hàng hoá và
sử dụng hợp lý diện tích và dung tích kho.

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02

Luận Văn Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

- Mục tiêu chất lượng hàng hoá bảo quản. Mục tiêu này
liên quan đến việc quản trị chất lượng hàng hoá trong kinh
doanh thương mại được tập trung chủ yếu trong kho hàng
hoá.
Các chỉ tiêu đánh giá việc thực hiện các mục tiêu này bao
gồm: Số lần vi phạm hợp đồng cung cấp hàng hoá cho khách
hàng, tỷ lệ các lô hàng bị trả lại, thời gian trung bình chuẩn bị
một lô hàng để phát cho khách hàng, tốc độ chu chuyển hàng
hoá ở kho, hệ số sử dụng diện tích và dung tích kho, tỷ lệ hao
hụt hàng hoá ở kho, giá thành nghiệp vụ kho...
Các nguyên tắc quản trị nghiệp vụ kho hàng hoá:
- Mỗi nghiệp vụ kho phải thực hiện với chất lượng tốt
nhất, trong một thời gian ít nhất, chi phí ít nhất, tận dụng
năng lực của trang thiết bị kho không ngừng hạ thấp tổng
mức chi phí ở kho.
- Không ngừng hoàn thiện các loại trang bị kỹ thuật cho
những nghiệp vụ kho, dần từng bước thay thế lao động thủ
công bằng những thiết bị, dụng cụ cải tiến, nửa cơ giới và cơ
giới hoá.
- Bảo đảm tính liên tục, cân đối và thống nhất cho các
nghiệp vụ kho.
- Giảm dần hao hụt tự nhiên của hàng hoá, đồng thời loại
trừ hao hụt vượt định mức.
Tuỳ thuộc vào hàng hoá bảo quản và loại hình kho mà quá
trình nghiệp vụ kho khác nhau.

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02


Luận Văn Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

Tuy nhiên bất kỳ quá trình nghiệp vụ kho nào cũng phải
trải qua 3 công đoạn nghiệp vụ: Tiếp nhận, bảo quản và phát
hàng.
1.3.2

Nội dung nghiệp vụ tiếp nhận hàng hóa

a) Nội dung tiếp nhận hàng tại kho
Tiếp nhận hàng là hệ thống các mặt công tác kiểm tra
tình trạng số lượng và chất lượng hàng hoá thực nhập vào
kho, xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận,
vận chuyển hàng hoá trong việc chuyển giao quyền sở hữu,
quyền quản lý hàng hoá theo các văn bản pháp lý qui định
Tiếp nhận hàng hoá là công đoạn nghiệp vụ trung gian
giữa quá trình nghiệp vụ mua hàng, nghiệp vụ vận chuyển, và
nghiệp vụ kho. Do đó, tiếp nhận hàng hoá thể hiện mối quan
hệ kinh tế - pháp lý giữa các đơn vị kinh tế: nguồn hàng, đơn
vị vận chuyển, và doanh nghiệp thương mại. Chính vì vậy,
tiếp nhận hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Phải xác định trách nhiệm vật chất cụ thể giữa đơn vị

cung ứng và người nhận hàng.
Đây là xác định rõ trách nhiệm vật chất trong việc thực
hiên các cam kết kinh tế - pháp lý giữa người bán (nguồn
hàng) và người mua (doanh nghiệp thương mại) và đơn vị vận
chuyển hàng hoá đã được ký kết trong hợp đồng mua - bán và
hợp đồng vận chuyển hàng hoá.
- Phải kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhập hàng của
doanh nghiệp, kiểm tra việc thực hiện hợp đồng mua bán và
vận chuyển giữa các bên.

Sv: Vũ Văn Cường

Lớp: CQ49/31.02