Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của người sử dụng phần mềm kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

VÕ THỊ TỐ UYÊN

PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƢỞNG
ĐẾN SỰ HÀI LÒNG CỦA NGƢỜI SỬ
DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG
ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng- Năm 2015

O DỤC VÀ ĐÀO TẠO


BỘ GIÁO DỤC VÀ ÐÀO TẠO
ÐẠI HỌC ÐÀ NẴNG

VÕ THỊ TỐ UYÊN

PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƢỞNG
ĐẾN SỰ HÀI LÒNG CỦA NGƢỜI SỬ
DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG ĐƠN
VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS. NGUYỄN MẠNH TOÀN

Ðà Nẵng – Năm 2015


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn

Võ Thị Tố Uyên


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài....................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu.............................................................................2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu....................................................... 2
4. Phƣơng pháp nghiên cứu..................................................................... 2
5. Kết cấu của đề tài................................................................................. 3
6. Tổng quan tài liệu.................................................................................3
CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN HÀNH
CHÍNH SỰ NGHIỆP VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU.................................6
1.1. TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ
NGHIỆP............................................................................................................6
1.1.1. Phần mềm kế toán.............................................................................6
1.1.2. Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp....................................... 12
1.2. CHẤT LƢỢNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN.............................................. 15
1.2.1. Chất lƣợng......................................................................................15

1.2.2. Chất lƣợng phần mềm kế toán....................................................... 17
1.3. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN SỰ HÀI LÒNG CỦA NGƢỜI
DÙNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP....................17
1.3.1. Khái niệm sự hài lòng của khách hàng...........................................17
1.3.2. Các nhân tố ảnh hƣởng đến sự hài lòng của ngƣời dùng phần mềm
kế toán hành chính sự nghiệp................................................................... 19
1.4. MỘT SỐ MÔ HÌNH CHẤT LƢỢNG PHẦN MỀM.............................. 20
1.4.1. Mô hình chất lƣợng phần mềm của McCall...................................20
1.4.2. Mô hình chất lƣợng phần mềm của Dromey..................................22
1.4.3. Mô hình chất lƣợng ISO-9126....................................................... 22
CHƢƠNG 2. THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU..................................................28
2.1. GIẢ THIẾT NGHIÊN CỨU.................................................................... 28
2.1.1. CÁC GIẢ THUYẾT NGHIÊN CỨU.............................................28


2.1.2 Mô hình nghiên cứu đề xuất............................................................32
2.2. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU........................................................... 32
2.2.1. Quy trình nghiên cứu......................................................................37
2.2.2. Chọn mẫu........................................................................................38
2.2.3. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu........................................................ 38
2.2.4. Phƣơng pháp xử lý dữ liệu.............................................................38
CHƢƠNG 3. PHÂN TÍCH NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN SỰ

HÀI LÒNG CỦA NGƢỜI SỬ DỤNG

PHẦN MỀM KẾ TOÁN HÀNH

CHÍNH SỰ NGHIỆP....................................................................................43
3.1. THỐNG KÊ MÔ TẢ................................................................................43
3.1.1. Thông tin mẫu nghiên cứu..............................................................43

3.1.2. Đánh giá mô tả thang đo.................................................................45
3.2. ĐÁNH GIÁ ĐỘ TIN CẬY CỦA THANG ĐO....................................... 49
3.2.1. Thang đo chức năng........................................................................49
3.2.2. Thang đo an toàn dữ liệu................................................................ 50
3.3.3. Thang đo tính mở............................................................................51
3.2.4. Thang đo hiệu quả...........................................................................51
3.2.5. Thang đo nhóm khả năng bảo hành, bảo trì....................................52
3.2.6. Thang đo khả năng tƣơng thích......................................................52
3.2.7. Thang đo Sự hài lòng......................................................................53
3.3. PHÂN TÍCH NHÂN TỐ KHÁM PHÁ................................................... 54
3.3.1. Phân tích nhân tố khám phá EFA đối với các nhóm nhân tố độc lập
tác động đến sự hài lòng...........................................................................55
3.3.2. Phân tích nhân tố khám phá EFA đối với các nhóm phụ thuộc Sự
hài lòng của ngƣời sử dụng......................................................................60
3.3.3. Kết luận mô hình và giả thuyết nghiên cứu....................................62
3.4. PHÂN TÍCH MA TRẬN HỆ SỐ TƢƠNG QUAN.................................62
3.5. PHÂN TÍCH PHƢƠNG TRÌNH HỒI QUY...........................................63


3.5.1. Các nhân tố tác động đến sự hài lòng của ngƣời sử dụng phần mềm
kế toán hành chính sự nghiệp................................................................... 67
3.5.2. Kiểm định giả thuyết nghiên cứu....................................................70
3.6. PHÂN TÍCH SỰ KHÁC BIỆT GIỮA CÁC NHÓM NHÂN TỐ ĐỊNH
TÍNH VỀ ĐÁNH GIÁ SỰ HÀI LÒNG CỦA NGƢỜI SỬ DỤNG PHẦN
MỀM KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP.............................................72
3.6.1. Phân tích sự khác biệt giữa các cơ quan hành chính sự nghiệp trong
đánh giá sự hài lòng về chất lƣợng phần mềm kế toán............................ 73
3.6.2. Phân tích sự khác biệt giữa các loại phần mềm kế toán đƣợc sử
dụng trong đánh giá sự hài lòng về chất lƣợng phần mềm kế toán..........74
3.6.3. Phân tích sự khác biệt giữa thời gian sử dụng phần mềm trong đánh

giá sự hài lòng về chất lƣợng phần mềm kế toán.....................................75
3.6.4. Phân tích sự khác biệt giữa thời gian sử dụng phần mềm của các cơ
quan hành chính sự nghiệp trong đánh giá sự hài lòng về chất lƣợng phần
mềm kế toán..............................................................................................76
CHƢƠNG 4. KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP Ý NGHĨA NGHIÊN CỨU.......79
4.1. GỢI Ý TỪ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU....................................................79
4.1.1. Nghiên cứu, hoàn thiện phần mềm kế toán.................................... 79
4.1.2. Nâng cao việc bảo mật dữ liệu........................................................80
4.1.3. Thiết kế phần mềm có nhiều tiện ích..............................................81
4.1.4. Nâng cao khả năng bảo hành, bảo trì..............................................81
4.2. HẠN CHẾ CỦA NGHIÊN CỨU VÀ HƢỚNG NGHIÊN CỨU TIẾP
THEO..............................................................................................................81
KẾT LUẬN....................................................................................................83
TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐINH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
bảng

Tên bảng

Trang

2.1

Thang đo các nhân tố ảnh hƣởng

33

2.2

Thang đo nhân tố hài lòng

36

3.1

Thông tin loại hình cơ quan hành chính sự nghiệp

43

3.2

Thông tin tên phần mềm sử dụng

44

3.3

Thống kê mô tả thang đo các nhân tố tác động

46

3.4

Đánh giá mô tả thang đo sự hài lòng

48

3.5

Hệ số Cronbach Anpha nhóm Chức năng

50

3.6

Hệ số Cronbach Anpha nhóm An toàn dữ liệu

50

3.7

Hệ số Cronbach Anpha nhóm Tính mở

51

3.8

Hệ số Cronbach Anpha nhóm Hiệu quả

51

3.9

Hệ số Cronbach Anpha nhóm khả năng bảo hành, bảo trì

52

3.10

Hệ số Cronbach Anpha nhóm Khả năng tƣơng thích

52

3.11

Hệ số Cronbach Anpha nhóm Sự hài lòng

53

3.12

Tổng hợp hệ số Cronbach Anpha của các thang đo

53

3.13

KMO and Bartlett's Test

55

3.14

Kết quả phân tích EFA thang đo các nhóm yếu tố độc lập
tác động đến sự hài lòng của ngƣời sử dụng phần mềm

56

kế toán hành chính sự nghiệp
3.15

Xác định tên nhóm nhân tố

57

3.16

KMO and Bartlett's Test

61

3.17

Kết quả phân tích EFA thang đo nhóm phụ thuộc sự hài
lòng

61


Số hiệu
bảng

Tên bảng

Trang

3.18

Ma trận hệ số tƣơng quan giữa các biến độc lập với biến
phụ thuộc

62

3.19

Tóm tắt mô hình

63

3.20

Bảng phân tích ANOVA

64

3.21

Bảng các hệ số hồi quy

64

3.22

Tóm tắt kết quả kiểm định các giả thuyết

72

3.23

Kết quả kiểm định sự khác biệt giữa các cơ quan hành
chính sự nghiệp trong đánh giá sự hài lòng chất lƣợng

73

phần mềm
3.24

3.25

Kết quả kiểm định sự khác biệt giữa các loại phần mềm
kế toán trong đánh giá sự hài lòng chất lƣợng phần mềm
Kết quả kiểm định sự khác biệt giữa thời gian sử dụng
phần mềm trong đánh giá sự hài lòng chất lƣợng phần

74

75

mềm
3.26

Kết quả kiểm định sự khác biệt giữa thời gian sử dụng
phần mềm trong đánh giá sự hài lòng chất lƣợng phần
mềm

76


DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu
hình

Tên hình

Trang

1.1

Mô hình chất lƣợng phần mềm McCall (1977)

21

1.2

Mô hình chất lƣợng ISO-9126

23

2.1

Mô hình nghiên cứu đề xuất

32

2.2

Quy trình nghiên cứu

37

3.1

Thông tin thời gian sử dụng phần mềm kế toán

45

3.2

Thông tin vị trí ngƣời trả lời khảo sát

45

3.3

Biểu đồ tần suất của phần dƣ chuẩn hóa

65

3.4

Đồ thị giữa giá trị dự đoán chuẩn hóa và phần dƣ chuẩn
hóa

66

1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Cùng với sự ra đời và phát triển của xã hội loại ngƣời thì kế toán cũng ra
đời và phát triển.Tuy nhiên, trong những điều kiện kinh tế - xã hội khác nhau
thì các hình thức biểu hiện của kế toán khác nhau. Ban đầu kế toán chỉ ở dạng
đơn giản phục vụ đời sống cá nhân của con ngƣời nhƣng đến hiện tại kế toán
đã phát triển tới hình thái phức tạp hơn khi trở thành một lĩnh vực khoa học để
thực hiện quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin
kinh tế, tài chính dƣới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Ngày nay, các nghiệp vụ kế toán ngày càng trở nên phức tạp và việc ra
đời của các phần mềm kế toán là điều tất yếu xảy ra. Ở Việt Nam hiện nay, có
rất nhiều phần mềm kế toán nhƣ: FAST, Misa, Smart, GAMA, OMEGA,
CNS, Asoft, Metadata, FTS … và việc làm sao để chọn đƣợc gói phần mềm
kế toán phù hợp đối với đặc thù tổ chức kinh tế đang trở thành một trong
nhƣng quyết định quan trong trong việc quản lý tài chính của các tổ chức đó.
Đặc biệt đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp. Không giống nhƣ các tổ
chức kinh doanh tuy kinh doanh ở các ngành nghề khách nhau nhƣng quy
trình kế toán cơ bản là có trình tự nhƣ nhau thì các đơn vị hành chính sự
nghiệp lại tùy vào từng đặc thù riêng của từng ngành mà phần mềm kế toán
phải đáp ứng đƣợc những yêu cầu đó. Đây cũng chính là lý do tôi thực hiện
đề tài: “Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của người sử
dụng phần mềm kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp” với mong
muốn sẽ đánh giá đƣợc tổng quan về tình hình phần mềm kế toán đang đƣợc
sử dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp và đƣa ra đƣợc những đề xuất
giải quyết vấn đề này.

2
2. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu này đặt ra những mục tiêu cụ thể nhƣ sau:
- Xác định các yếu tố ảnh hƣởng đến sự hài lòng của ngƣời sử dụng
phần mềm kế toán trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp.
- Dựa trên kết quả nghiên cứu đƣa ra gợi ý, đề xuất nâng cao sự hài lòng
của ngƣời sử dụng phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu là các yếu tố ảnh hƣởng đến sự hài lòng của
ngƣời sử dụng phần mềm kế toán.
Đối tƣợng khảo sát là cá nhân trực tiếp sử dụng phần mềm kế toán tại
các đơn vị hành chính sự nghiệp
Phạm vi nghiên cứu: Các đơn vị hành chính sự nghiệp có sử dụng phần
mềm kế toán trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Khi tiến hành nghiên cứu, luận văn sử dụng các phƣơng pháp phân tích
kỹ thuật nhƣ thống kê, mô tả, so sánh, đánh giá, phỏng vấn chuyên gia và
điều tra xã hội học… Dữ liệu sử dụng trong phân tích là dữ liệu sơ cấp, đƣợc
thu thập thông qua các điều tra, khảo sát thực tế thông qua bảng câu hỏi khảo
sát và các cuộc phỏng vấn.
Việc thu thập kết quả điều tra bảng hỏi đƣợc thực hiện thông qua phỏng
vấn trực tiếp những nhân viên tại các cơ quan sử dụng trực tiếp phần mềm kế
toán trong công việc. Phƣơng pháp chọn mẫu ngẫu nhiên, đảm bảo tính đại
diện cho đối tƣợng nghiên cứu. Dữ liệu điều tra sẽ đƣợc xử lý bằng chƣơng
trình phân tích thống kê SPSS 20.0.


3
5. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục viết tắt,

danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, thì nội dung của luận văn bao gồm 4
chƣơng:
Chƣơng 1: Tổng quan về phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp và mô
hình nghiên cứu
Chƣơng 2: Phƣơng pháp nghiên cứu
Chƣơng 3: Phân tích những nhân tố ảnh hƣởng đến sự hài lòng của
ngƣời sử dụng phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp
Chƣơng 4: Kiến nghị
6. Tổng quan tài liệu
Nghiên cứu của Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012)
“Tiêu chí đánh giá chất lƣợng PMKT” – tạp chí Khoa học và Công nghệ, đã
đƣa ra một số tiêu chí khi đánh giá chất lƣợng phần mềm kế toán Việt Nam:
tuân thủ các quy định về chế độ kế toán của Việt Nam, đảm bảo sự chính xác
của số liệu kế toán, tính mở, mức độ tự động hóa, tính bảo mật thông tin và an
toàn dữ liệu, dễ sử dụng và linh hoạt, tính liên kết, liên hoàn và tƣơng thích
với các phần mềm khác.
Luận văn thạc sĩ của Đặng Thị Kim Xuân (2011) “Hệ thống tiêu chí đánh
giá chất lƣợng các phần mềm kế toán Việt Nam”. Luận văn đã cung cấp những
lý luận khoa học về hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chất lƣợng phần mềm kế toán
Việt Nam và xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chất lƣợng phần mềm kế
toán Việt Nam áp dụng trong thực tế gồm các tiêu chí sau: tuân thủ các quy định
về chế độ kế toán của Việt Nam, đảm bảo tính khoa học trong quản lý đối tƣợng
kế toán, tính chính xác, tính mở, mức độ tự động hóa cao, dễ sử dụng, tính bảo
mật, kiểm soát thông tin, an toàn dữ liệu, tƣơng thích với các phần mềm khác.
Đồng thời cung cung cấp một số kiến thức cơ bản về


4
phần mềm kế toán và quản lý toàn diện hệ thống đối với ngƣời làm kế toán,
các nhà quản lý doanh nghiệp.

Luận văn thạc sĩ của Lê Văn Bình (2011) “ Nghiên cứu sự hài lòng của
khách hàng doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm kế toán Vietsoft accounting
của công ty TNHH phần mềm Việt”. Luận văn đã xây dựng mô hình nghiên
cứu sự hài lòng của khách hàng khi sử dụng phần mềm kế toán Vietsoft
accounting thông qua 6 nhân tố: (1) Chức năng; (2) Tin cậy; (3) Khả dụng;
(4) Hiệu quả; (5) Bảo trì, bảo hành; và (6) Khả chuyển. Tác giả đã tiến hành
khảo sát với cỡ mẫu là 260 doanh nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán
Vietsoft Accounting của công ty TNHH phần mềm Việt. Kết quả nghiên cứu
cho thấy, có 4 nhân tố trong 6 nhân tố ban đầu xây dựng có tác động có ý
nghĩa thống kê tới sự hài lòng của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm kế
toán Vietsoft Accounting: Khả chuyển, Chức năng, Hiệu quả, Tin cậy.
Nghiên cứu của Morteza Ramazani, Farnaz Vali Moghaddam Zanjani,
2012 tại Journal of Emerging Trends in Computing and Information Sciences
“Accounting Software Expectation Gap Based on Features of Accounting
Information Systems (AISS)”. Nghiên cứu này điều tra khoảng cách tồn tại
giữa tình hình thực tế và tình hình dự kiến của phần mềm kế toán sử dụng bởi
các công ty hoạt động trong Zanjan, Iran dựa trên tính năng của AISS. Nghiên
cứu sử dụng phƣơng pháp thực nghiệm, thu thập dữ liệu thông qua khảo sát.
Các nhà nghiên cứu đã sử dụng sáu biến: tính năng chung, tính tƣơng thích,
tính linh hoạt, khả năng kiểm soát, đào tạo và khả năng báo cáo. Và sử dụng
Willcoxon test để kiểm tra khoảng cách tồn tại. Kết quả nghiên cứu kiểm định
cho thấy sự tồn tại của khoảng cách đáng kể trong tất cả sáu biến.
Nghiên cứu của Kaye Morris, Demand Media, 2009 “Factors to Consider
when Choosing Accounting Software”. Nghiên cứu này đã đƣa ra tiêu chí để
đánh giá và chọn lựa phần mềm kế toán: tính bảo mật thông tin


5
cao; dễ sử dụng; thông tin chính xác, có tính liên kết; tƣơng thích với nhiều
phần mềm máy tính khác nhau. Trên đây là nhƣng yêu cầu cơ bản đối với

phần mềm kế toán cơ bản. Đồng thời nghiên cứu cũng chỉ ra tiêu chí quan
trong nhất để chọn phần mềm kế toán đó chính là bản chất tổ chức và nội
dung sử dụng phần mềm kế toán của tổ chức đó.


6

CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH
SỰ NGHIỆP VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU
1.1. TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ
NGHIỆP
1.1.1. Phần mềm kế toán
a. Khái niệm Phần mềm kế toán
Khi công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm máy tính dƣợc các
chuyên gia phần mềm thiết kế để ứng dụng vào mọi lĩnh vực. Tong đó, lĩnh
vực kế toán là một trong các lĩnh vực thông thƣờng đƣợc ƣu tiên để tin học
hoá nhiều nhất.Từ đó xuất hiện thuật ngữ phần mềm kế toán.
Phần mềm kế toán là bộ chƣơng trình dùng để tự động xử lý các thông
tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại
chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán
đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.
Phần mềm kế toán hoạt động nhƣ là một hệ thống thông tin kế toán. Nó
có thể đƣợc phát triển trong nhà của công ty hay tổ chức sử dụng nó, có thể
đƣợc mua từ một bên thứ ba, hoặc có thể là một sự kết hợp của một gói phần
mềm của bên thứ ba ứng dụng với sự sửa đổi địa phƣơng. Có rất nhiều phần
mềm kế toán khác nhau về độ phức tạp và chi phí của nó.
Trong đó:
- Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lƣu trữ, tính
toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc.

- Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ hiện
hành.
- Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con ngƣời nhƣ
kế toán thủ công.


7
b. Vai trò của phần mềm kế toán
Vai trò của phần mềm kế toán đồng hành cùng với vai trò của kế toán, nghĩa là
cũng thực hiện vai trò là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin, vai trò
theo dõi và đo lƣờng kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Tuy nhiên do
có sự kết hợp giữa hai lĩnh vực: cộng nghệ thông tin và lĩnh vực kế toán do đó vai
trò của phần mếm kế toán còn đƣợc thể hiện thêm qua các khía cạnh sau:

Vai trò thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán bằng thủ công:
việc cơ giới hóa công tác kế toán bằng phần mềm kế toán đã thay thế toàn bộ
hay một phần công việc ghi chép, tính toán, xử lý bằng thủ công của ngƣời
làm kế toán. Giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng tài chính của
tổ chức đƣợc rõ ràng hơn, nhanh hơn và chính xác hơn. Căn cứ vào thông tin
do phần mềm kế toán cung cấp, các nhà quản lý đề ra các.
Vai trò số hoá thông tin: phần mềm kế toán tham gia vào việc cung cấp
thông tin đƣợc số hoá để hình thành nên một xã hội số hoá thông tin điện tử,
thông tin của kế toán đƣợc lƣu trữ dƣới dạng các tập tin của máy tính cho
nên dễ dàng số hoá để trao đổi thông tin thông qua các báo cáo trên mạng nội
bộ hay trên internet. Nhƣ vậy thay vì đọc gửi các thông tin kế toán bằng giấy
tờ qua đƣờng bƣu điện, fax… ngƣời sử dụng thông tin kế toán có thể có
đƣợc thông tin từ máy vi tính của họ thông qua công cụ trao tin điện tử nhƣ
email, internet và các vật mang tin khác. Đây cũng là công cụ nền tảng của
một xã hội thông tin điện tử mà nhân loại sẽ sử dụng trao đổi với nhau trong
hiện tại cũng nhƣ trong tƣơng lai nhằm giảm thiểu trao đổi bằng giấy tờ.

c. Phân loại phần mềm kế toán
Có nhiều cách phân loại phần mềm kế toán:
Phân loại theo nghiệp vụ phát sinh:
- Phần mềm kế toán bán lẻ
Phần mềm kế toán bán lẻ ( còn gọi là hệ thống POS - Point Of Sales


8
hoặc hệ thống kế toán giao dịch trực tiếp với khách hàng - Front Office
Accounting) là các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, biên lai kiêm
phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng. Tùy từng lĩnh vực và phần mềm
cụ thể mà phần mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm
cung cấp chỉ là các báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho.
Loại phần mềm này chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị,
nhà hàng hoặc kinh doanh trực tuyến trên Internet. Kết quả đầu ra của phần
mềm này sẽ là đầu vào cho phần mềm kế toán tài chính quản trị.
- Phần mềm kế toán tài chính quản trị
Phần mềm kế toán tài chính quản trị ( hay phần mềm kế toán phía sau
văn phòng - Back Office Accounting ) dùng để nhập các chứng từ kế toán,
lƣu trữ, tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo
cáo phân tích thống kê tài chính.
Phân loại theo hình thức sản phẩm:
- Phần mềm đóng gói
Phần mềm đóng gói là các phần mềm đƣợc nhà cung cấp thiết kế sẵn,
đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hƣớng dẫn cài đặt, sử
dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm kế toan này thƣờng đƣợc bán
rộng rãi và phổ biến trên thị trƣờng.
Với ưu điểm:
Giá thành rẻ : Do đƣợc bán và sử dụng rộng rãi cho nhiều khách hàng
nên chi phí phát triển đƣợc chia đều cho số lƣợng ngƣời dùng. Tính ổn định

của phần mềm cao.
Nâng cấp, cập nhật nhanh chóng : Do nhà cung cấp phần mềm đóng gói
chỉ quán lý một bộ phận mã nguồn duy nhất nên việc cập nhật sửa lỗi hoặc
cập nhật, nâng cấp khi có sự thay đổi của chế độ kế toán sẽ rất nhanh chóng
và đồng loạt cho các khách hàng đang sử dụng tại một thời điểm.


9
Chi phí triển khai rẻ : Phần mềm đóng gói bao giờ cũng có đầy đủ tài
liệu hƣớng dẫn, tài liệu giảng dạy và rất nhiều các tài liệu khác kèm theo giúp
ngƣời dùng có thể tự cài đặt và đƣa vào sử dụng mà không cần phải qua đào
tạo từ phía nhà cung cấp, nên sẽ giảm thiểu đƣợc chi phí triển khai cho ngƣời
sử dụng. Thời gian triển khai ngắn và dễ dàng.
Nhược điểm
Do đƣợc phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều khách hàng hoạt
động trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn đảm bảo đƣợc tính đơn giản,
nhỏ gọn và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù của khách hàng sẽ
không có trong phần mềm.
- Phần mềm đơn đặt hàng
Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm đƣợc nhà cung cấp phần mềm
thiết kế riêng biệt cho một khách hàng hoặc một số nhỏ các khách hàng trong
cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng, dựa trên các yêu cầu cụ thể.
Ưu điểm
Đáp ứng đƣợc yêu cầu đặc thù, cụ thể của khách
hàng Nhược điểm
Chi phí cao: Do toàn bộ chi phí đầu tƣ và phát triển phần mềm đều đổ
dồn vào một khách hàng nên giá thành của phần mềm sẽ rất cao. Ngoài chi
phí lớn cần đầu tƣ ban đầu, loại phần mềm này còn phải chịu thêm các chi phí
khác nhƣ chi phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển sau này.
Khó cập nhật và nâng cấp : Khi chế độ kế toán thay đổi, do nhà cung cấp

phần mềm theo đơn đặt hàng phải tiến hành cập nhật nâng cấp cho hàng trăm
và thậm chí cả ngàn khách hàng một cách tuần tự, lần lƣợt, nên khách hàng
đầu tƣ sử dụng phần mềm đặt hàng phải chờ đợi rất lâu mới tới mình. Tính ổn
định của phần mềm kém.


10
Tính rủi ro cao : Không thể kiểm chứng đƣợc lịch sử về uy tín chất
lƣợng đối với các sản phẩm phần mềm kế toán theo đơn đặt hàng một cách dễ
dàng nên rất có thể là sau khi nhận bàn giao không nhƣ ý. Không thể đƣa vào
sử dụng hoặc đƣa vào sử dụng nhƣng không hiệu quả.
d. Đặc trưng phần mềm kế toán
Tuy phần mềm kế toán khá đa dạng và phong phú nhƣng các phần mềm
đó có cùng những đặc trƣng cơ bản dƣới đây:


Phần mềm được mô tả:

- Phần mềm đƣợc mô tả bởi số lƣợng, chất lƣợng.
- Chất lƣợng bên ngoài thể hiện qua Tính tiện dụng (dễ sử dụng) và Sự
tin cậy.
- Chất lƣợng bên trong lại biểu hiện là những yếu tố “trong suốt” quá trình
sử dụng của ngƣời dùng, giúp đỡ ngƣời phát triển đạt đƣợc sự cải tiến về

chất lƣợng bên ngoài (bao gồm: Tài liệu phân tích yêu cầu, tài liệu thiết kế).

Độ tin cậy của phần mềm:
- Là 1 xác suất vận hành phần mềm không gây ra lỗi trong một khoảng
thời gian và không gian xác định.
- Độ tin cậy của phần mềm là một thuộc tính quan trọng của chất lƣợng

phần mềm.


Tính chính xác của phần mềm:

Tính chính xác của phần mềm có liên quan đến sự tin cậy và những thuật
ngữ này thƣờng đƣợc dùng để thay thế cho nhau. Sự khác nhau chính là sự
lệch nhỏ từ những yêu cầu nghiêm ngặt đƣợc xem là một thất bại và từ đây
có nghĩa rằng phần mềm không chính xác. Tuy nhiên, một hệ thống có thể
còn đƣợc cho rằng đáng tin cậy nếu chỉ có những sự thất bại đƣợc phát hiện
về mặt thời gian.


11


Tính dễ sử dụng của phần mềm:

Tính khả dụng là một phƣơng pháp đo việc phần mềm dành cho con
ngƣời để sử dụng dễ dàng nhƣ thế nào. Tính khả dụng của phần mềm tƣơng
đƣơng với sự dễ dàng sử dụng, hay thân thuộc với ngƣời sử dụng. Những
thuộc tính làm một ứng dụng dễ sử dụng đối với những ngƣời sử dụng tập sự
thƣờng khác với những cái thƣờng đƣợc mong đợi bởi những ngƣời sử
dụng chuyên gia hay những ngƣời thiết kế phần mềm.



Tính vận hành của phần mềm: Khả năng vận hành hiệu quả trong
thời gian dài.



Tính bảo trì , cải tiến và khắc phục được của phần mềm:
- Một hệ thống phần mềm mà có sự thay đổi một cách tƣơng đối dễ dàng

có một mức độ bảo trì cao.
- Về lâu dài thiết kế cho sự thay đổi sẽ thấp hơn những chi phí chu trình
trong đời sống phần mềm một cách đáng kể.
- Cải tiến là một phƣơng pháp của hệ thống có thể đƣợc thay đổi dễ dàng

nhƣ thế nào để điều tiết đặc tính mới hay sự thay đổi những đặc tính hiện có.
- Tính dễ sửa chữa là khả năng một khiếm khuyết của phần mềm sẽ dễ
dàng đƣợc sửa chữa.


Tính tương thích của phần mềm:

- Một tiêu chí đánh giá chất lƣợng phần mềm là nó có thể tƣơng thích
với các hệ điều hành cũng nhƣ với các phần mềm liên quan khác.
- Thuật ngữ môi trƣờng tham chiếu tới phần cứng trên những hệ thống,
hệ điều hành hoặc những phần mềm khác trong hệ thống đƣợc mong đợi
tƣơng tác.

Tính theo dõi và kiểm tra được của phần mềm:
-

Có thể theo dấu đƣợc liên quan với những mối quan hệ giữa những yêu

cầu, những mã nguồn và hệ thống thiết kế. Bất chấp mô hình tiến trình, tài

12
liệu và mã có thể theo dấu đƣợc đảm bảo những yêu cầu phần mềm theo
luồng xuyên qua thiết kế và sau đó có thể theo vết tại mỗi giai đoạn của tiến
trình.
- Có thể theo vết đƣợc đặc biệt quan trọng trong hệ thống nhúng (phần
mềm nhúng) bởi vì việc thiết kế và viết mã đƣợc dùng để thỏa mãn các yêu
cầu của phần cứng.
- Một hệ thống phần mềm kiểm tra đƣợc nếu những thuộc tính của nó, kể
cả tất cả những cái mà trƣớc đó đƣợc giới thiệu, có thể đƣợc xác minh dễ
dàng.
1.1.2. Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp
a. Khái niệm kế toán hành chính sự nghiệp
Kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán chấp hành Ngân sách của Nhà
nƣớc tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, là công cụ điều hành, quản lý các
hoạt động kinh tế, tài chính của các đơn vị hành chính. Do đó, để quản lý và
chủ động trong các khoản chi tiêu của mình, hàng năm các đơn vị hành chính
sự nghiệp phải lập dự toán cho từng khoản chi tiêu này. Dựa vào báo dự toán,
ngân sách nhà nƣớc cấp kinh phí cho các đơn vị. Chính vì vậy, kế toán không
chỉ quan trọng đối với bản thân đơn vị mà còn quan trọng đối với ngân sách
nhà nƣớc.
Việc sắp xếp, bố trí, phân công việc cho những ngƣời làm công tác kế
toán trong đơn vị sao cho bộ máy kế toán phải phù hợp với qui mô hoạt động
và yêu cầu quản lý của đơn vị thật sự rất quan trọng trong các Đơn vị hành
chính sự nghiệp.
Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp là công cụ chuyên xử lý tất cả
các loại nghiệp vụ của kế toán phát sinh trong đơn vị hành chính sự nghiệp.


13

b. Đánh giá phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp
Theo thông tƣ số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để có cơ sở cho
đơn vị kế toán lựa chọn phần mềm kế toán nói chung cũng nhƣ phần mềm kế
toán hành chính sự nghiệp nói riêng, Bộ Tài chính đã đƣa ra các tiêu chuẩn
nhƣ sau:
Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định
của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi
bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản
pháp luật hiện hành về kế toán
Tức là:
Đối với chứng từ kế toán: chứng từ kế toán nếu đƣợc lập và in ra trên
máy theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy
định tại Điều 17 của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng
từ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành. Đơn vị kế toán có thể bổ sung
thêm các nội dung khác vào chứng từ kế toán đƣợc lập trên máy vi tính theo
yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán, trừ các chứng từ kế toán bắt buộc phải áp
dụng đúng mẫu quy định. Chứng từ kế toán điện tử đƣợc sử dụng để ghi sổ kế
toán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán
và các quy định riêng về chứng từ điện tử
Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: hệ thống tài khoản kế
toán sử dụng và phƣơng pháp kế toán đƣợc xây dựng trong phần mềm kế
toán phải tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với
tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Việc mã hóa các tài khoản trong hệ thống tài khoản và các đối tƣợng kế
toán phải đảm bảo tính thống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc
tổng hợp và phân tích thông tin của ngành và đơn vị


14
Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán đƣợc xây dựng trong phần mềm

kế toán khi in ra phải đảm bảo các yêu cầu: Đảm bảo đầy đủ sổ kế toán; đảm
bảo mối quan hệ giữa các sổ kế toán với nhau; đảm bảo có thể kiểm tra, đối
chiếu số liệu giữa các sổ; phải có đủ nội dung chủ yếu theo quy định về sổ kế
toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số liệu đƣợc phản ánh trên các sổ kế
toán phải đƣợc lấy từ số liệu trên chứng từ đã đƣợc truy cập; đảm bảo tính
chính xác khi chuyển số dƣ từ sổ này sang sổ khác. Đơn vị kế toán có thể bổ
sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
Đối với báo cáo tài chính: báo cáo tài chính đƣợc xây dựng trong phần
mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phƣơng pháp tính
toán các chỉ tiêu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng
lĩnh vực.
Chữ số và chữ viết trong kế toán: chữ số và chữ viết trong kế toán trên
giao diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế
toán. Trƣờng hợp đơn vị kế toán cần sử dụng tiếng nƣớc ngoài trên sổ kế toán
thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằng tiếng
nƣớc ngoài nhƣng phải thống nhất với phiên bản tiếng Việt.
In và lƣu trữ tài liệu kế toán: tài liệu kế toán đƣợc in ra từ phần mềm kế
toán phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định; đảm bảo sự thống nhất giữa
số liệu kế toán lƣu giữ trên máy và số liệu kế toán trên sổ kế toán, báo cáo tài
chính đƣợc in ra từ máy để lƣu trữ. Thời hạn lƣu trữ tài liệu kế toán trên máy
đƣợc thực hiện theo quy định về thời hạn lƣu trữ tài liệu kế toán hiện hành.
Trong quá trình lƣu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật
để có thể đọc đƣợc các tài liệu lƣu trữ
Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung
phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài
chính mà không ảnh hƣởng đến cơ sở dữ liệu đã có


15
Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu

kế toán: phần mềm kế toán tự động xử lý, lƣu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân
thủ các quy trình kế toán cũng nhƣ phƣơng pháp tính toán các chỉ tiêu trên
báo cáo tài chính theo quy định hiện hành. Đồng thời, phải đảm bảo sự phù
hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế toán và có khả năng tự động dự báo,
phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ liệu và quá trình xử lý thông
tin kế toán
Đây cũng chính là yếu tố phân quyền trong khi sử dụng phần mềm kế toán:
mỗi vị trí đƣợc phân công có nhiệm vụ và quyền hạn đƣợc phân định rõ ràng,
đảm bảo ngƣời không có trách nhiệm không thể truy cập vào công việc của
ngƣời khác trong phần mềm kế toán của đơn vị, nếu không đƣợc ngƣời có trách
nhiệm đồng ý. Bên cạnh đó, phần mềm phải có khả năng tổ chức theo dõi đƣợc
ngƣời dùng theo các tiêu thức cũng nhƣ có khả năng lƣu lại các dấu vết dấu vết
trên sổ kế toán về việc sửa chữa các số liệu kế toán đã đƣợc truy cập chính thức
vào hệ thống phù hợp với từng phƣơng pháp sửa chữa sổ kế toán theo quy định;
đảm bảo chỉ có ngƣời có trách nhiệm mới đƣợc quyền sửa chữa sai sót đối với
các nghiệp vụ đã đƣợc truy cập chính thức vào hệ thống. Đặc biệt phải có khả
năng phục hồi đƣợc các dữ liệu, thông tin kế toán trong các trƣờng hợp phát
sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng.

1.2. CHẤT LƢỢNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
1.2.1. Chất lƣợng
Theo Tiêu chuẩn hóa ISO đƣợc Tổ chức Quốc tế đƣa ra trong dự thảo
DIS 9000:2000, “ Chất lƣợng là khả năng của tập hợp các đặc tính của một
sản phẩm, hệ thống hay quá trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và
các bên có liên quan”.
Theo định nghĩa của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thì “chất lƣợng là mức
độ của một tập hợp các đặc tính vốn có đáp ứng các yêu cầu”. Dƣới góc độ


16

một tổ chức, một công ty sản xuất thì các yêu cầu đó là các yêu cầu bên ngoài,
các yêu cầu bên trong. Các yêu cầu bên ngoài có thể là yêu cầu của luật pháp,
của khách hàng, của công nghệ hay yêu cầu cạnh tranh với các đối thủ. Nói
cách khác yêu cầu bên ngoài là yêu cầu của các đối tƣợng xuất phát từ môi
trƣờng bên ngoài. Các yêu cầu bên trong đƣợc xuất phát từ chính các doanh
nghiệp, tổ chức nhƣ yêu cầu kỹ thuật đối với sản phẩm, yêu cầu về dịch vụ
khách hàng…
Nhƣ vậy, đặc điểm của chất lƣợng bao gồm:
- Chất lƣợng đƣợc đo bằng sự thoả mãn nhu cầu. Nếu một sản phẩm vì
lý do nào đó. Nếu một sản phẩm vì lý do nào đó mà đƣợc nhu cầu chấp nhận
thì phải coi là chất lƣợng kém cho dù công nghệ chế tạo ra sản phẩm đó có
thể rất hiện đại. Đây là kết luận then chốt và là cơ bản để các nhà sản xuất xác
định ra chính sách, chiến lƣợc kinh doanh của mình.
- Do chất lƣợng đƣợc đo bởi sự thoả mãn nhu cầu, nhu cầu luôn luôn
biến động qua thời gian, không gian và điều kiện lịch sử cho nên chất lƣợng
luôn là yếu tố động. Do vậy, các nhà quản lý quan tâm đến sự thay đổi này,
tạo ra các sản phẩm đáp ứng đƣợc các nhu cầu. Đồng thời tạo ra các sản
phẩm khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trƣờng.
- Khi đánh giá chất lƣợng của một đối tƣợng phải xét và chỉ xét một đặc
tính của đối tƣợng có liên quan tơí sự thoả mãn những nhu cầu cụ thể.
- Nhu cầu có thể đƣợc công bố rõ ràng dƣới dạng các quy định, tiêu
chuẩn, nhƣng cũng có những nhu cầu không thể miêu tả rõ ràng, ngƣời sử
dụng chỉ có thể cảm nhận chúng hoặc có khi chỉ phát hiện trong quá trình sử
dụng.
- Chất lƣợng không chỉ đơn thuần là của một sản phẩm hàng hoá nhƣ ta
vẫn hiểu hàng ngày mà chất lƣợng còn áp dụng cho mọi đối tƣợng, đó có thể