Phân tích tình hình cho vay tiêu dùng tại ngân hàng thương mại cổ phần đầu tư và phát triển Việt Nam- chi nhánh Đăk Lăk h

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

VÕ THỊ LAN PHƯƠNG

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU
TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTV
CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2015


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

VÕ THỊ LAN PHƯƠNG

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU
TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTV
CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.03.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn Mạnh Toàn

Đà Nẵng - Năm 2015

LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Tác giả luận văn

Võ Thị Lan Phương


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU................................................................................................................................................ 1
1. Tính cấp thiết của đề tài............................................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................................... 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.......................................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu............................................................................................. 2
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài............................................................ 3
6. Bố cục đề tài....................................................................................................................... 3
7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu.................................................................................. 4
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN
XUẤT...................................................................................................................................................... 7
1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP.............................................................................................................................. 7
1.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp.........7
1.1.2. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp............................................. 8
1.1.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
thông tin khác trong doanh nghiệp............................................................................................ 8

1.1.4. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và chu trình10
1.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN
ĐỔI TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT............................................................. 12
1.2.1. Đặc điểm và mục tiêu của chu trình chuyển đổi.................................. 12
1.2.2. Chức năng của chu trình chuyển đổi.......................................................... 12
1.2.3. Xây dựng cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu trong chu trình chuyển
đổi............................................................................................................................................................ 14
1.2.4. Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi......................20
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1............................................................................................................ 33


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ
KHÍ CHU LAI - TRƯỜNG HẢI......................................................................................... 34
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ CHU LAI –
TRƯỜNG HẢI.................................................................................................................................. 34
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển................................................................... 34
2.2.2. Đặc điểm ngành nghề kinh doanh................................................................ 36
2.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH MTV Cơ khí
Chu Lai – Trường Hải................................................................................................................... 36
2.2.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty............................................ 38
2.2.5. Đặc điểm tổ chức sản xuất tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu
Lai – Trường Hải.............................................................................................................................. 41
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU
TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTV CƠ KHÍ CHU LAI –
TRƯỜNG HẢI.................................................................................................................................. 42
2.2.1. Thực trạng tổ chức và mã hóa dữ liệu....................................................... 42
2.2.2. Thực trạng tổ chức thông tin về định mức vật tư phục vụ sản xuất
48
2.2.3. Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu lập kế hoạch sản xuất..50

2.2.4. Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu xuất kho vật tư................52
2.2.5. Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu tính và phân bổ chi phí
tiền lương............................................................................................................................................. 58
2.2.6. Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu tính và phân bổ chi phí
sản xuất chung................................................................................................................................... 64
2.2.7. Thực trạng tổ chức thông tin trong khâu tập hợp chi phí và tính
giá thành sản phẩm.......................................................................................................................... 67


2.3. NHỮNG TỒN TẠI CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTV
CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI................................................................................... 72
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2............................................................................................................ 73
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ
CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI
TẠI CÔNG TY TNHH MTVCƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI............74
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY TNHH MTV
CƠ KHÍ CHU LAI – TRƯỜNG HẢI................................................................................... 74
3.2. HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC DỮ LIỆU VÀ MÃ HÓA DỮ

LIỆU CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI
.........................................................................................................................74
3.2. HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI................................................................................ 79
3.2.1. Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin kế toán về định mức
chi phí sản xuất................................................................................................................................. 81
3.2.2. Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu lập kế
hoạch sản xuất và Lệnh sản xuất............................................................................................. 82
3.2.3. Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu xuất kho

vật tư....................................................................................................................................................... 83
3.2.4. Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu quản lý
thời gian lao động và chi phí tiền lương.............................................................................. 85
3.2.5. Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin trong khâu tính và
phân bổ chi phí chung.................................................................................................................... 87
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3............................................................................................................ 88
KẾT LUẬN....................................................................................................................................... 89
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (bản sao)


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Ký hiệu

Nội dung

BP
BCTC
BHTN
BHXH
BHYT
CCDC
CK
CNTT
CP
CPSX
CSDL
ĐK
ĐVT
ED

KPCĐ
HTTT
HTTTKT (AIS)
HTTTQL (MIS)
MTV
NCTT
NVL
NVLTT
PX
SL
SXC
SXKD
TK
TNCN
TP
TSCĐ
XCT

Bộ phận
Báo cáo tài chính
Bảo hiểm thất nghiệp
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Công cụ dụng cụ
Cuối kỳ
Công nghệ thông tin
Chi phí
Chi phí sản xuất
Cơ sở dữ liệu
Đầu kỳ

Đơn vị tính
Sơn tĩnh điện
Kinh phí công đoàn
Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin quản lý
Một thành viên
Nhân công trực tiếp
Nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu trực tiếp
Phân xưởng
Số lượng
Sản xuất chung
Sản xuất kinh doanh
Tài khoản
Thu nhận cá nhân
Thành phẩm
Tài sản cố định
Xưởng chế tạo


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số
hiệu

Tên bảng

Trang

1.1.

Bảng mô tả chức năng và hoạt động chính của các chu
trình

11

2.1.

Định mức vật tư thùng FLD800

49

2.2.

Kế hoạch sản xuất tháng 3 năm 2015

51

2.3.

Phiếu xuất kho sản xuất

55

2.4.

Sổ cái TK 621

57

2.5.

Sổ chi tiết tài khoản 621107001

58

2.6.

Bảng chấm công Xưởng hàn - Chuyền Thùng ben

59

2.7.

Bảng lương nhân viên Xưởng hàn – chuyền Thùng ben

60

2.8.

Bảng phân bổ tiền lương

61

2.9.

Bảng phân bổ các khoản trích lương của NCTT Xưởng
hàn - Chuyền thùng ben

62

2.10. Bảng phân bổ các khoản trích lương của NVQL Xưởng
hàn - Chuyền thùng ben

65

2.11. Sổ chi tiết TK 6271107001

66

2.12. Đánh giá sản phẩm dở dang

70


DANH MỤC CÁC HÌNH
Số
hiệu

Tên hình

Trang

1.1.

Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán

7

1.2.

Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp

8

1.3.

Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ
thống thông tin khác trong doanh nghiệp

9

1.4.

Các chức năng cơ bản của chu trình trình chuyển đổi

13

1.5.

Mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận trong chu trình
chuyển đổi

21

1.6.

Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình chuyển đổi

22

2.1.

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

37

2.2.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

40

2.3.

Quy trình sản xuất tại Công ty

42

2.4.

Minh họa màn hình nhập liệu phiếu xuất kho

53

2.5.

Minh họa màn hình Tính giá xuất kho tự động

56

2.6.

Minh họa màn hình nhập liệu Phiếu kế toán

63

2.7.

Minh họa màn hình dữ liệu đánh giá sản phẩm dở dang

68

3.1.

Sơ đồ hệ thống quản lý sản xuất

75

3.2.

Mối quan hệ giữa các tập tin CSDL trong chu trình chuyển
đổi

79

3.3.

Mối quan hệ thông tin của chu trình chuyển đổi

80


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, đòi hỏi các doanh
nghiệp trong tất cả các lĩnh vực phải nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm
chi phí, thay đổi phương thức quản lý kinh doanh cũng như ứng dụng công
nghệ thông tin một cách có hiệu quả. Đặc biệt, đối với ngành công nghiệp ô
tô, sản phẩm đa dạng, quy trình sản xuất phức tạp đòi hỏi các doanh nhiệp sản
xuất ô tô phải ứng dụng công nghệ hiện đại trong sản xuất cũng như trong
quản lý nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, kiểm soát tốt chi
phí, tạo ra năng lực cạnh tranh với các nước trong khu vực.
Việc tổ chức tốt Hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là thông tin kế toán
trong chu trình chuyển đổi sẽ cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác,
tiết kiệm chi phí, giúp hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp đạt hiệu
quả.
Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải là một doanh nghiệp
thuộc Khu phức hợp Sản xuất và Lắp ráp ô tô Chu Lai - Trường Hải. Mặc dù
Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải (sau đây được gọi tắt là
Công ty) đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, nhưng mức độ ứng
dụng còn nhiều hạn chế:
- Các bộ phận chức năng sử dụng các phần mềm quản lý riêng biệt như:
bộ phận kế toán sử dụng phần mềm Bravo, bộ phận nhân sự sử dụng phần
mềm Histaff nhưng phần mềm này cũng chỉ theo dõi biến động về nhân sự;
nhân viên phòng nhân sự tính lương bằng excel, bộ phận kế hoạch sử dụng
công cụ excel…Việc sử dụng rời rạc các phầm mềm quản lý tại các bộ phận
khác nhau trong chu trình chuyển đổi làm cho thông tin không được chia sẻ

cho nhau một cách nhanh chóng, chính xác, có thể gây lãng phí nguồn lực của
Công ty.


2
- Các đối tượng kế toán được mã hóa không đồng bộ giữa các bộ phận
chức năng nên khó khăn trong việc chia sẽ thông tin và tổng hợp dữ liệu.
Xuất phát từ thực tiễn đó, tác giả chọn đề tài: “Tổ chức thông tin kế toán
trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường
Hải” để làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa những lý luận, nghiên cứu về tổ chức thông tin kế toán
trong chu trình chuyển đổi trong các doanh nghiệp sản xuất.
- Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức thông tin kế toán
trong các khâu cơ bản của chu trình chuyển đổi, từ đó xác định những hạn chế
tồn tại trong việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại
Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai
– Trường Hải.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu là việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình
chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải.
- Phạm vi nghiên cứu là tổ chức thông tin kế toán trong các khâu cơ bản
của quá trình sản xuất tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai – Trường Hải
trong tháng 3 năm 2015.
4. Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp nghiên cứu thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong
chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải.
- Sử dụng các nguồn tài liệu về hệ thống thông tin kế toán và chủ yếu là

thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi, giáo trình ngành kế toán để tìm
hiểu cơ sở lý luận của đề tài.


3
- Phương pháp quan sát tổng quát để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức
thực hiện của hệ thống thông tin thực tế và công tác kế toán được áp dụng tại
Công ty mà chủ yếu là công tác kế toán trong chu trình chuyển đổi.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp các bộ phận có liên quan để làm rõ
vấn đề nghiên cứu.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
a. Về mặt lý luận
Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều tổ chức hệ thống thông tin kế toán
theo phần hành với việc sử dụng phần mềm kế toán một cách riêng lẻ, dẫn đến
việc chia sẻ, cập nhật thông tin giữa các bộ phận gặp nhiều khó khăn. Việc
ứng dụng tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình còn khá mới mẽ
đối với những người làm công tác kế toán nói chung và công tác kế toán trong
các doanh nghiệp sản xuất nói riêng. Chu trình chuyển đổi trong doanh nghiệp
sản xuất là chu trình biến các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, lao động,
máy móc thiết bị… thành các yếu tố đầu ra của doanh nghiệp. Tổ chức tốt
thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi sẽ góp phần phát huy được nguồn
lực của doanh nghiệp.
b. Về mặt thực tiễn
Đề tài đã hệ thống hóa những kiến thức cơ bản về tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chu Lai –
Trường Hải. Thông qua việc phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức thông tin
kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty, tác giả rút ra những mặt còn
tồn tại ở đơn vị, từ đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức
thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí
Chu Lai – Trường Hải.

6. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, bố cục đề tài gồm có ba chương:


4
Chương 1 Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình
chuyển đổi tại các doanh nghiệp sản xuất.
Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển
đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong
chu trình chuyển đổi tại Công ty TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải.
7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các
phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập,
xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh
nghiệp cũng như kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất
định.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và áp lực cạnh
tranh trên thị trường thì việc ứng dụng hệ thống thông tin quản lý nói chung
và hệ thống thông tin kế toán nói riêng đang được các doanh nghiệp quan tâm.
Khi thực hiện nghiên cứu này, tác giả đã tham khảo một số tài liệu có
liên quan đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán nói chung và tổ chức thông
tin kế toán trong chu trình chuyển đổi nói riêng đối với một số doanh nghiệp
như:
- Tác giả TS. Nguyễn Mạnh Toàn và ThS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh
(2011), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, nhà xuất bản Tài chính. Trong
giáo trình này Tác giả đã nêu ra các nội dung của hệ thống thông tin kế toán
trong điều kiện tin học hóa, phương pháp xây dựng bộ mã, mối quan hệ giữa
thông tin kế toán với các thông tin khác, mối quan hệ giữa các chu trình trong

doanh nghiệp, cách thức tổ chức dữ liệu, quy trình luân chuyển, xử lý dữ liệu,


5
cung cấp thông tin kế toán và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán. Tác giả
cũng đã cụ thể hóa công tác tổ chức kế toán theo chu trình nhằm phục vụ cho
các đối tượng sử dụng thông tin kế toán một cách nhanh chóng, chính xác trên
nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin.
- Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Lê Nhân (2012) về đề tài “ Hoàn thiện
hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty Gạch men
Cosevco – Đà Nẵng”. Tác giả Nguyễn Lê Nhân đã sử dụng phương pháp quan
sát trực tiếp, phỏng vấn các bộ phận liên quan và sơ đồ dòng dữ liệu để nghiên
cứu vấn đề, phân tích hệ thống, xem xét các mối quan hệ của chu trình chuyển
đổi với các chu trình khác trong hệ thống thông tin kế toán, từ đó đưa ra giải
pháp hoàn thiện. Tuy nhiên, bài nghiên cứu nghiêng về công tác tính giá thành
hơn là tổ chức thông tin kế toán phục vụ cho việc tính giá thành.
- Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013) về đề tài “Tổ
chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty Cổ phần
Thương mại Nguyễn Kim”. Tác giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên đã sử dụng các
nguồn tài liệu trên mạng kết hợp với phương pháp điều tra, phỏng vấn, quan
sát thực tế để tìm hiểu cụ thể về phương pháp tổ chức thông tin kế toán tại
một doanh nghiệp thương mại trong điều kiện ứng dụng ERP. Từ đó tác giả đã
nêu ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng ERP vào việc
tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp. Tuy nhiên tác giả chưa đi
sâu vào hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo chu trình tại Công ty Cổ
phần Thương mại Nguyễn Kim.
- Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Hoàng Thiên Kim (2012) về đề tài “Tổ
chức hệ thống thông tin kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật thủy
sản (SEATECCO)”. Trong bài nghiên cứu này, tác giả Nguyễn Hoàng Thiên
Kim đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu như quan sát thực tế, so sánh,

đối chiếu để nêu lên thực trạng và nhu cầu cung cấp thông tin kế toán quản trị


6
tại SEATECCO, từ đó khẳng định vai trò của hệ thống thông tin kế toán đối
với doanh nghiệp. Song bài nghiên cứu mới chỉ đề cấp đến việc ứng dụng hệ
thống thông tin kế toán trong việc quản lý của doanh nghiệp.
Sau khi tìm hiểu, nghiên cứu cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán
và những đề tài luận văn có liên quan, tác giả nhận thấy việc ứng dụng hệ
thống thông tin kế toán vào trong quản lý là cần thiết đối với tất cả loại hình
doanh nghiệp. Khi tìm hiểu về doanh nghiệp sản xuất, việc tổ chức tốt thông
tin kế toán trong chu trình chuyển đổi là quan trọng nhưng rất ít đề tài quan
tâm nghiên cứu về vấn đề này.
Đề tài “Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi tại Công ty
TNHH MTV Cơ Khí Chu Lai – Trường Hải” là đề tài nghiên cứu riêng về tổ chức
thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi trong ngành sản xuất ô tô. Do đặc
điểm của chu trình sản xuất kéo dài, phức tạp nên việc tổ chức quản lý tốt hoạt
động của doanh nghiệp là vấn đề cần quan tâm. Tác giả đã nghiên cứu thực tiễn
cùng với việc kế thừa kết quả từ các công trình nghiên cứu nói trên để tìm ra giải
pháp hữu hiệu hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trình
chuyển đổi nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, góp phần tạo ra hệ thống thông
tin kế toán hoàn chỉnh phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý.


7
CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÁC DOANH
NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống
thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các
phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ nhất định. Hai chức năng của
hệ thống thông tin kế toán là thông tin và kiểm tra. [8, tr.22]

Hệ thống thông tin kế toán là sự kết hợp giữa hệ thống kế toán và hệ
thống thông tin. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT tạo
ra một hướng nghiên cứu mới - nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán.
Ta có thể hiểu “Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các nguồn lực
bao gồm con người và các máy móc thiết bị nhằm biến đổi dữ liệu kế toán
thành các thông tin kế toán”, được minh họa qua Hình 1.1.

Dữ liệu
kế toán
(Chứng

Phần

Phần

cứng

mềm
Con
người

từtừ,s) ổ

sách)

Cơ sở

Quy

dữ liệu

trình

Hình 1.1. Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán

Thông
tin kế
toán
(Báo cáo
tài chính,
Báo cáo
kế toán
quản trị)


8
1.1.2. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp
Việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý kế toán và cung cấp thông tin
trong doanh nghiệp thường tuân theo các bước như ở Hình 1.2.
Các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh
Kế toán chi tiết
Ghi nhận

Xử lý

Chứng từ
kế toán

Sổ nhật ký

Các sổ chi tiết

Sổ cái

Các bảng
tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối
tài khoản

Báo cáo

Báo cáo
tài chính

Kế toán tổng hợp
Hình 1.2. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp
1.1.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
thông tin khác trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức


9
tạp với nhiều chức năng khác nhau được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau,
có mới quan hệ ràng buộc, chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm
bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả. [8, tr 25]
Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệ
thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin maketing, hệ thống thông tin cung
ứng, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin bán hàng đều có mối
quan hệ chặt chẽ với nhau và có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thông tin
kế toán tạo nên một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu
quản trị của doanh nghiệp.
Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và các hệ thống thông
tin khác được thể hiện qua sơ đồ ở Hình 1.3.

MIS

Hệ thống
thông tin
sản xuất

Hệ thống
thông tin
cung ứng

Hệ thống
thông tin
bán hàng
Hệ thống

thông tin
Kế toán

Hệ thống
thông tin
Maketing

Hệ thống
thông tin
tài chính
Hệ thống
thông tin
nhân sự

Hình 1.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ
thống thông tin khác trong doanh nghiệp


10
1.1.4. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và chu
trình
a. Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành
Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành là cách tổ chức dữ liệu kế toán
bằng việc phân loại và xử lý theo từng đối tượng kế toán nhất định. Mỗi phần
hành do một nhân viên kế toán phụ trách độc lập. Trong doanh nghiệp thường
có các phần hành kế toán chủ yếu như: kế toán vốn bằng tiền, kế toán vật tư,
kế toán công nợ, kế toán TSCĐ, kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản
phẩm…
b. Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình
Trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp có những công việc lặp

đi lặp lại một các thường xuyên, liên tục theo một trình tự (chu trình) nhất
định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham
gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành kế toán. Để
đảm bảo các hoạt động diễn ra một các nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được
hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận,
cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình. Do vậy cần phải tổ chức trao
đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được
tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm của
từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai
sót. [8, tr.60]
Mỗi doanh nghiệp có thể kinh doanh các ngành nghề, lĩnh vực khác
nhau. Tuy nhiên, hoạt động chủ yếu trong một doanh nghiệp đều có thể tổ
chức thành 4 chu trình cơ bản bao gồm: Chu trình doanh thu, chu trình cung
ứng, chu trình chuyển đổi, chu trình tài chính. Chức năng và hoạt động chủ
yếu của các chu trình này được mô tả trong Bảng 1.1.


11
Bảng 1.1. Bảng mô tả chức năng và hoạt động chính của các chu trình
Chu trình
1. Chu trình
doanh thu

Chức năng
- Bán hàng
- Thu tiền

Hoạt động chính
- Nhận ĐĐH và trả lời khách hàng
- Kiểm tra tín dụng và tồn kho

- Lập lệnh bán hàng
- Chuẩn bị hàng và giao hàng
- Xuất hóa đơn cho khách hàng
- Theo dõi công nợ phải thu
- Nhận tiền thanh toán
- Ghi sổ và lập báo cáo
2. Chu trình - Mua hàng
- Nhận biết nhu cầu vật tư, hàng hóa,
cung ứng - Thanh toán tiền
dịch vụ
- Đặt hàng
- Nhận hàng, nhập kho và bảo quản
hàng
- Xác nhận nghĩa vụ thanh toán và
theo dõi công nợ phải trả
- Thanh toán tiền cho nhà cung cấp
- Xử lý các nghiệp vụ bất thường
- Ghi sổ và lập báo cáo
3. Chu trình - Biến đổi các
- Lập kế hoạch sản xuất
chuyển
yếu tố đầu vào
- Cung ứng và quản lý nguyên vật
đổi
thành các yếu tố
liệu
đầu ra
- Tổ chức sản xuất
- Kiểm soát quá trình sản xuất
- Hạch toán và phân bổ chi phí

- Chuẩn bị BCTC và BCQTCP
4. Chu trình - Huy động vốn
- Dự báo nhu cầu vốn
tài chính
- Sử dụng vốn
- Phát hành cổ phiếu, trái phiếu
- Vay ngân hàng, tổ chức thương mại
- Đầu tư xây dựng, mua sắm TSCĐ
- Lập BCTC


12
1.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH
CHUYỂN ĐỔI TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.2.1. Đặc điểm và mục tiêu của chu trình chuyển đổi
a. Đặc điểm
Chu trình chuyển đổi (còn được gọi là chu trình sản xuất trong các doanh
nghiệp sản xuất) là quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu,
lao động, máy móc thiết bị… thành sản phẩm, dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của
khách hàng.
Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi, nhằm ghi chép, xử
lý các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc sử dụng lao động, tiêu hao nguyên
vật liệu và chi phí sản xuất chung để sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ.
b. Mục tiêu
Tổ chức tốt thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi nhằm mục tiêu:
- Đảm bảo chi phí nguyên vật liệu và các nguồn lực khác cần thiết cho
quá trình sản xuất là thấp nhất.
- Khai thác năng lực sản xuất một cách tối ưu, tận dụng tối đa các nguồn
lực hiện có, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực, giảm thiểu sai hỏng trong quá
trình sản xuất.

- Đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ.
- Xác định một cách đầy đủ và chính xác chi phí và tính giá thành sản
phẩm cho một đơn đặt hàng hoặc một đối tượng tính giá thành cụ thể.
- Phân tích biến động chi phí phục vụ cho việc quản trị chi phí trong
doanh nghiệp. [8, tr.170]
1.2.2. Chức năng của chu trình chuyển đổi
Chức năng trung tâm của thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi là
hạch toán chi phí sản xuất trong quá trình sản xuất kinh doanh. Các chức năng
chính của chu trình chuyển đổi được thể hiện qua Hình 1.4.


13

Kế
hoạch
sản
xuấ t

Cung
ứng và
quản lý
NVL

Đặt hàng
của KH
và Dự
đoán tiêu
thụ

Tổ

chức
sản
xuất

Kiểm
soát quá
trình sản
xuất

Nhập
kho
thành
phẩm

Báo
cáo

Hạch toán
CPSX và
tính giá
thành

Hình 1.4. Các chức năng cơ bản của chu trình trình chuyển đổi
- Lập kế hoạch sản xuất
Kế hoạch sản xuất được xây dụng trên cơ sở các đơn đặt hàng của khách
hàng hoặc trên cơ sở tình hình thực tế của kỳ trước kết hợp với dự đoán nhu
cầu tiêu thụ trong kỳ hiện tại. Nội dung của kế hoạch sản xuất bao gồm số
lượng hàng hóa mỗi loại cần phải sản xuất, các nguồn lực cần thiết cho quá
trình sản xuất thời gian cụ thể triển khai việc sản xuất tại các công đoạn.
- Cung ứng và quản lý nguyên vật liệu

Bước tiếp theo sau khi lập kế hoạch sản xuất là xác định nhu cầu nguyên
vật liệu. Yêu cầu đặt ra là nguyên vật liệu mua về nhập kho phải đảm bảo duy
trì mức dự trữ tối ưu nhằm tối thiểu hóa chi phí tồn kho mà vẫn đảm bảo cho
hoạt động sản xuất được tiến hành bình thường. Điều đó đòi hỏi cẩn phải tăng
cường kiểm soát và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.
- Tổ chức sản xuất
Mục tiêu của tổ chức sản xuất là bố trí các công đoạn, các khâu trong sản


14
xuất nhằm tạo ra sản phẩm với chất lượng cao hơn, nhịp độ sản xuất nhanh
hơn, huy động tối đa các nguồn lực vật chất vào sản xuất, giảm giá thành sản
phẩm dịch vụ. Do đó, quyết định lựa chọn tổ chức sản xuất theo chức năng
hay tổ chức sản xuất theo chuỗi giá trị là tùy thuộc vào ngành nghề và đặc
điểm công nghệ sản xuất sản phẩm.
- Kiểm soát quá trình sản xuất
Kiểm soát toàn bộ hoạt động sản xuất, tiến độ, chất lượng sản phẩm, chi
phí sản xuất.
- Hạch toán và phân bổ chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trự tiếp, chi phí nhân
công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi
phí nhân công trực tiếp thường được tập hợp trực tiếp cho các đối tượng chịu
chi phí. Chi phí sản xuất chung thường được tập hợp chung và sau đó phân bổ
cho các đối tượng chịu chi phí.
- Chuẩn bị các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị chi phí Thông
tin đầu ra của chu trình chuyển đổi rất đa dạng. Ví dụ: Bảng báo
cáo tổng hợp chi phí phát sinh theo đối tượng tính giá thành, báo cáo chi phí
theo yếu tố, báo cáo chi phí theo khoản mục phí, báo cáo sản lượng hoàn
thành…
1.2.3. Xây dựng cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu trong chu trình

chuyển đổi
a. Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các tập tin có cấu trúc, được lưu giữ trên
các thiết bị lưu trữ nhằm thỏa mãn yêu cầu thông tin đồng thời của nhiều
người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng chạy cùng một lúc với những
mục đích khách nhau. [11]


15
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, các thiết bị lưu trữ
thường là các ổ đĩa và cấu trúc của các dữ liệu chính là cấu trúc của các tập tin
cơ sở dữ liệu.
Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chuyển đổi, tất cả các phần
hành trong phần mềm sử dụng cùng một ngôn ngữ lập trình và cùng sử dụng
một cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin. Cơ sở dữ liệu đầu ra
của bộ phận này sẽ trở thành cơ sở dữ liệu đầu vào của bộ phận khác. Tất cả
các dữ liệu của các phần hành được quản lý tập trung được quản lý theo kiểu
hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các phần hành đều có thể cùng truy cập và sử dụng
chung một nguồn dữ liệu bất kỳ. Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc
thu thập và xử lý dữ liệu không bị trùng lắp, các dữ liệu được sử dụng hiệu
quả cao.
Cơ sở dữ liệu kế toán là tập hợp các tập tin có quan hệ rất chặt chẽ với
nhau được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và thông
tin kế toán. Có thể hiểu cơ sở dữ liệu kế toán đóng vai trò như bộ sổ kế toán
trong điều kiện hạch toán trên máy vi tính. Toàn bộ dữ liệu kế toán đều được
cập nhật và lưu trữ trên các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán. Mỗi
tập tin gồm nhiều trường và nhiều bản ghi. Mỗi trường ứng với một số thuộc
tính cần quản lý của đối tượng hay các nghiệp vụ. Mỗi bản ghi mô tả các
thuộc tính của một đối tượng hay các nghiệp vụ xác định. [8, tr. 41-42]
Tóm lại, hệ thống cơ sở dữ liệu là nơi dùng để lưu trữ, xử lý thông tin.

Việc tổ chức và lựa chọn phương pháp lưu trữ tối ưu, ít tốn kém nhưng phải
đảm bảo phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của doanh nghiệp là quan
trọng. Thiết kế một cơ sở dữ liệu sao cho việc thu thập đầy đủ các thông tin
cần thiết, giảm thiểu lưu trữ các thông tin trùng lắp, khi cần có thể lấy được
thông tin một cách nhanh nhất, hữu ích nhất cho nhà quản trị và hỗ trợ quá
trình ra quyết định. Ngoài ra, hệ thống cơ sở dữ liệu phải được duy trì đủ dài


16
và xuyên suốt quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp, đảm bảo
tính an toàn và mức độ tin cậy cao.
Cấu trúc của một số tập tin cơ sở dữ liệu thường sử dụng trong chu trình
chuyển đổi:
Tên tập tin
Thuộc tính
Danh mục sản phẩm Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, ĐVT, Đặc tính kỹ thuật
Định mức vật tư

Mã sản phẩm, Mã vật tư, Mã công đoạn, Mã phân
xưởng, Số lượng định mức

Danh mục vật tư

Mã vật tư, Tên vật tư, ĐVT, Vị trí lưu kho, Số lượng
tồn kho tối thiểu, Số lượng tồn kho hiện tại

Công đoạn sản xuất

Mã sản phẩm, Mã phân xưởng, Mã thiết bị, Định mức
thời gian hoạt động, Mã vật tư, Số lượng

Phân xưởng

Mã phân xưởng, Tên phân xưởng, Mã thiết bị, Tên
thiết bị

Kế hoạch sản xuất

Số lệnh sản xuất, Mã sản phẩm, Số lượng sản xuất, Số
đơn đặt hàng,Ngày bắt đầu, Ngày hoàn thành

Lệnh sản xuất

Số lệnh sản xuất, Mã hoạt động, Ngày bắt đầu, Thời
gian bắt đầu, Ngày hoàn thành, Thời gian hoàn thành

Nhân viên

Mã nhân viên, Tên nhân viên, Ngày sinh, Mã số thuế,
Bộ phận, Lương cơ bản, Phụ cấp, Tổng lương…

Nhân công

Mã nhân viên, Thời gian làm việc bình thường, thời
gian tăng ca bình thường, thời gian tăng ca chủ nhật,
thời gian tăng ca ngày lễ…

Nhật ký

Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Họ tên, Đơn vị,

Diễn giải

Chi tiết nhật ký

Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Số tiền, Tài khoản
nợ, Tài khoản có, Chi tiết tài khoản chi phí