Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại công ty cổ phần thương mại hà phan

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

PHẠM MINH QUÝ

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀ PHAN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2019


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

PHẠM MINH QUÝ

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀ PHAN
Chuyên ngành: Kế Toán
Mã số: 8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. VÕ VĂN NHỊ

Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2019

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong
điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan” là công
trình nghiên cứu của riêng tôi. Kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực
và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào.
Tác giả

Phạm Minh Quý


MỤC LỤC
TRANG PHỤ BÌA
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC VIẾT TẮT
DANH MỤC SƠ ĐỒ
DANH MỤC CÁC BẢNG
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
TÓM TẮT
ABSTRACT
PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1
1.

Lý do chọn đề tài ............................................................................................. 1

2.

Tổng quan nghiên cứu ..................................................................................... 2

3.

Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu .................................................... 7

4.

Phương pháp nghiên cứu ................................................................................. 7

5.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................... 8

6.

Những đóng góp của đề tài .............................................................................. 8

7.

Kết cấu của đề tài ............................................................................................ 8

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG
ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP. ................................................................................... 9
1.1. Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp ................................................. 9
1.1.1. Tổ chức thông tin đầu vào ........................................................................ 9
1.1.2. Tổ chức xử lý thông tin .......................................................................... 12
1.1.3. Tổ chức cung cấp thông tin .................................................................... 17
1.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán và phân công trách nhiệm ............................... 18
1.1.5. Tổ chức lựa chọn phần mềm kế toán trong doanh nghiệp ..................... 20
1.1.6. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán .......................................................... 21

1.2. Giới thiệu hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) .................. 22
1.2.1. Khái niệm về ERP .................................................................................. 22
1.2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống ERP ............................... 22
1.2.3. Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP và phân loại phần mềm ERP ........ 25
1.2.4. Những lợi ích và hạn chế của hệ thống ERP .......................................... 27
1.2.5. Cấu trúc của hệ thống ERP ..................................................................... 29
1.2.6. Mối quan hệ giữa phân hệ kế toán và các phân hệ khác trong hệ thống
ERP ......................................................................................................... 29
1.3. Tác động của ERP đến tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp .......... 30
1.3.1. Tác động của ERP đến quy trình xử lý nghiệp vụ .................................. 30
1.3.2. Tác động của ERP đến tổ chức bộ máy kế toán ..................................... 32
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ............................................................................................. 36
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ERP VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ
TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI HÀ PHAN. ........................................................................................ 37
2.1. Giới thiệu về Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan .................................. 37
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển .......................................................... 37
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý quá trình sản xuất kinh doanh ...................... 37
2.1.3. Sơ đồ tổ chức công ty. ............................................................................ 40
2.2. Quá trình ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015 tại công ty Cổ Phần
Thương Mại Hà Phan .................................................................................... 44
2.2.1. Lý do chọn ứng dụng hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 .......... 44
2.2.2. Giới thiệu về ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015 ...................... 44
2.2.3. Quá trình triển khai ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015 ............ 45
2.3. Phân hệ kế toán tài chính trong hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015.. 50
2.4. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà
Phan trong điều kiện ứng dụng hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 .. 57
2.4.1. Kết quả khảo sát ..................................................................................... 57

2.4.2. Phân tích kết quả khảo sát ...................................................................... 64
2.4.3. Một số nhận xét, đánh giá....................................................................... 85
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ............................................................................................. 91
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG
MẠI HÀ PHAN. ........................................................................................................... 92
3.1. Quan điểm hoàn thiện .................................................................................... 92
3.1.1. Hoàn thiện phù hợp với đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý của công
ty

......................................................................................................... 92

3.1.2. Hoàn thiện dựa trên cơ sở kế thừa .......................................................... 93
3.1.3. Hoàn thiện dựa trên việc củng cố và phát triển công nghệ trong giai
đoạn Cách mạng Công nghiệp 4.0 .......................................................... 94
3.2. Giải pháp hoàn thiện ...................................................................................... 95
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện quy trình xử lý nghiệp vụ ..................................... 95
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán ........................................ 96
3.2.3. Giải pháp về bảo mật và kiểm soát thông tin của hệ thống .................... 99
3.2.4. Giải pháp về mặt liên kết giữa các phân hệ của hệ thống .................... 100
3.2.5. Giải pháp hỗ trợ hoàn thiện tổ chức công tác kế toán .......................... 100
3.3. Kiến nghị ..................................................................................................... 101
3.3.1. Đối với Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan ................................. 101
3.3.2. Đối với Công ty Netika Vietnam .......................................................... 103
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ........................................................................................... 105
KẾT LUẬN ................................................................................................................. 106
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT
Viết tắt

Viết đầy đủ

AA

Asset Accounting – Kế toán tài sản cố định

AP

Accounts Payable – Kế toán các khoản phải trả

AR

Accounts Receivable – Kế toán các khoản phải thu

BCTC

Báo cáo tài chính

CNTT

Công nghệ thông tin

CPTM

Cổ Phần Thương Mại

CRM

Customer Relationship Management – Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng

CRP

Capacity Requirement Planning – Kế hoạch yêu cầu năng lực

DSI

Decision Sciences Institute

ERP

Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

GTGT

Giá trị gia tăng

HĐTC

Hóa đơn tài chính

KTQT

Kế toán quản trị

NCC

Nhà cung cấp

PMKT

Phần mềm kế toán

PO

Purchase Order

SCM

Supply Chain Management – Phần mềm Quản lý hệ thống cung ứng

SO

Sales Order

TK

Tài khoản

TSCĐ

Tài sản cố định

UNC

Ủy nhiệm chi

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Tổ chức thu thập dữ liệu theo mô hình REAL ............................................. 10
Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính .................. 16
Sơ đồ 1.3: Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán ......................................................... 21
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty CPTM Hà Phan ...................................... 40
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ mô tả các giai đoạn trong quá trình triển khai hệ thống NAV 2015 tại
Công ty CPTM Hà Phan ................................................................................................ 45
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ...................................................................... 76
DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 2.1: Các hoạt động xử lý và các kiểm soát chủ yếu trong chu trình kinh doanh .. 38
Bảng 2.2: Bảng mô tả công việc của bộ phận Hệ thống ................................................ 43
Bảng 2.3: Các chức năng của hệ thống NAV 2015 tại Công ty CPTM Hà Phan. ......... 48
Bảng 2.4: Bảng kết quả khảo sát đánh giá về tình hình triển khai và ứng dụng hệ thống
NAV 2015 ...................................................................................................................... 58
Bảng 2.5: Bảng kết quả khảo sát đánh giá về phân hệ kế toán tài chính của hệ thống NAV
2015 tại công ty CPTM Hà Phan. .................................................................................. 59
Bảng 2.6: Bảng kết quả khảo sát lý do ứng dụng ERP .................................................. 62
Bảng 2.7: Bảng kết quả khảo sát đánh giá mức độ hài lòng của Ban Lãnh Đạo về chất
lượng thông tin kế toán trên hệ thống NAV 2015 ......................................................... 63
Bảng 2.8: Bảng phân chia trách nhiệm và phân quyền truy cập của bộ phận kế toán ... 78
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Hình 2.1: Hệ thống tài khoản xây dựng theo đối tượng hạch toán (TK tiền) ................ 65
Hình 2.2: Hệ thống tài khoản xây dựng theo đối tượng hạch toán (TK hàng hóa) ....... 66
Hình 2.3: Chứng từ mua hàng (PO) nước ngoài ............................................................ 67
Hình 2.4: Chứng từ bán hàng (SO) của trụ sở Sài Gòn. ................................................ 68
Hình 2.5: Mô hình tích hợp hệ thống phần mềm của công ty và web hóa đơn điện tử . 69


Hình 2.6: Hóa đơn bán hàng trên hệ thống NAV 2015 ................................................. 70

Hình 2.7: Bút toán chuyển tiền từ TK công ty ở MBBANK sang BIDV ...................... 71
Hình 2.8: Bút toán chuyển tiền hình 2.7 và bút toán đảo ngược ................................... 72
Hình 2.9: Thực hiện lệnh tính toán và đề xuất các lệnh mua nguyên vật liệu để đáp ứng
nhu cầu sản xuất ............................................................................................................. 73
Hình 2.10: Kết quả của lệnh tính toán ở hình 2.9 .......................................................... 73
Hình 2.11: Bút toán phân bổ chi phí trích trước ............................................................ 74
Hình 2.12: Tùy chọn báo cáo phân tích theo hàng hóa .................................................. 75
Hình 2.13: Thực hiện truy vết giao dịch bán hàng......................................................... 83
Hình 2.14: Kết quả truy vết giao dịch bán hàng ............................................................ 83


TÓM TẮT
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ngày càng được ứng dụng rộng
rãi nhằm hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc quản lý nguồn lực. Với việc ứng dụng hệ
thống ERP thì việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sẽ có nhiều thay đổi.
Luận văn nghiên cứu về những thay đổi đó trong doanh nghiệp cụ thể là nghiên cứu tại
Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá
thực trạng và đưa ra những giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều
kiện ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty CPTM Hà Phan. Các phương pháp sử dụng
trong quá trình nghiên cứu của luận văn là: khảo sát, phân tích, so sánh và đánh giá trong
nghiên cứu định tính. Luận văn thực hiện khảo sát thông qua bảng câu hỏi, đánh giá kết
quả thu được từ đó phân tích, so sánh và đưa ra giải pháp để hoàn thiện hệ thống kế toán
tại đơn vị. Kết quả cho thấy những yếu tố bị ảnh hưởng bởi việc ứng dụng ERP trong
việc tổ chức công tác kế toán là: Quy trình tổ chức thông tin đầu vào, xử lý và cung cấp
thông tin đầu ra; tổ chức bộ máy kế toán và phân chia trách nghiệm; phân quyền truy
cập; công tác kiểm tra kế toán. Ý nghĩa thực tiễn của luận văn góp phần nâng cao năng
lực hoạt động của bộ phận kế toán, hỗ trợ phát triển kinh doanh cho công ty. Ý nghĩa
này không mang tính bao quát cho tất cả các doanh nghiệp ở Việt Nam nhưng nó là bài
học kinh nghiệm cho nhiều công ty mong muốn hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
trong điều kiện ứng dụng ERP.

Từ khóa: ERP; tổ chức công tác kế toán; Hà Phan.


ABSTRACT
Enterprise resource planning (ERP) system is becoming more increasingly widely
applied to support the enterprises in the management of resources. With the application
of ERP system, the organization of accounting work in the enterprises will have many
changes. The thesis studies those changes in the enterprise which is specifically the
research at Ha Phan Trading Joint Stock Company. The research objective of the thesis
is to assess the situation and provide solutions to improve the organization of accounting
work in the context of applied ERP system at Ha Phan Trading Joint Stock Company.
The methods used in the research process of the thesis are: survey, analysis, comparison
and evaluation in qualitative research. The thesis conducts its survey through
questionnaires, assessment of results obtained from the analysis, comparison and supply
of solutions to fulfill the accounting system at the unit. The results show that the factors
affected by the application of ERP in the organization of accounting work are: Process
of organizing input information, processing and providing output information;
organization of accounting apparatus and division of responsibilities; decentralization of
access; accounting check. Practical significance of the thesis makes the great
contribution to improving the operational capacity of the accounting department,
supporting business development for the Company. This significance is not universal for
all enterprises in Vietnam but it is an experience for many companies that desire to fulfill
the organization of accounting work in the context of applied ERP.
Key words: ERP; Organization of accounting work; Ha Phan.


1

PHẦN MỞ ĐẦU


1.

Lý do chọn đề tài
Môi trường kinh doanh ngày càng thay đổi theo xu thế toàn cầu hóa, các công ty

có quy mô lớn đang dần chuyển đổi thành các tập đoàn đa quốc gia, vì vậy cạnh tranh
ngày càng gia tăng. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế số trong bối cảnh ứng dụng
thành tựu của cách mạng công nghiệp 4.0 thì các công ty buộc phải tìm kiếm những
cách thức mới để tổ chức quản lý một cách hiệu quả, tồn tại và thành công. Có thể
cho rằng, CNTT cung cấp công cụ cần thiết cho các công ty để ứng phó hiệu quả với
những thay đổi của môi trường kinh doanh. Nói cách khác, trong môi trường kinh
doanh tự động, dẫn đầu, các công ty buộc phải cập nhật công nghệ mới để duy trì tính
cạnh tranh (Al-Mashari, 2001; Palaniswamy và Frank, 2000; Siriginidi, 2000a). Một
ví dụ về công nghệ như vậy là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP Enterprise Resource Planning) (Nicolaou, 1999). Một hệ thống ERP hoàn chỉnh là tự
động hóa các quy trình nghiệp vụ, chia sẻ dữ liệu chung cho toàn tổ chức nhưng quan
trọng nhất vẫn là cung cấp thông tin kịp thời. Xét về khía cạnh kế toán ERP giúp cải
thiện quy trình kế toán, tăng năng suất làm việc, rút ngắn được thời gian xử lý nghiệp
vụ, góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. Từ đó nâng
cao chất lượng hệ thống thông tin hỗ trợ thông tin ra quyết định cho người sử dụng.
Hệ thống ERP là một hệ thống tích hợp, bao gồm tất cả các ứng dụng trong kinh
doanh như phần mềm kế toán tài chính, quản lý nhân sự, phần mềm quan hệ khách
hàng (CRM), phần mềm quản lý hệ thống cung ứng (SCM)... Mặc dù ERP xử lý toàn
bộ các hoạt động trong cả một quy trình kinh doanh của doanh nghiệp nhưng ở Việt
Nam vẫn còn khá ít doanh nghiệp ứng dụng nó (chỉ ở mức 17%), thay vào đó thì các
phần mềm được sử dụng nhiều là phần mềm kế toán tài chính (90%), phần mềm quản
lý nhân sự (59%) số liệu thống kê năm 2016 theo báo cáo Chỉ Tiêu Thương Mại Điện
Tử Việt Nam năm 2017 của Hiệp Hội Thương Mại Điện Tử Việt Nam.
Bởi vì ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhưng lại chưa được ứng
dụng phổ biến ở Việt Nam nên luận văn nhận thấy cần nghiên cứu để tìm hiểu về

2

ERP và những tính năng khác biệt mà ERP mang so với những phần mềm kế toán
khác cũng như là những lợi ích mà nó mang lại cho việc tổ chức công tác kế toán
trong doanh nghiệp. Xuất phát từ tầm quan trọng của vấn đề cùng với mong muốn
hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan, tác
giả nhận thấy đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều
kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan” không chỉ mang
lại kiến thức tổng quan về ERP và tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng
ERP mà còn có ý nghĩa về mặt thực tiễn. Ý nghĩa thực tiễn của luận văn không mang
tính bao quát cho tất cả các doanh nghiệp ở Việt Nam mà chỉ tập trung nghiên cứu tại
Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
trong điều kiện ứng dụng ERP trên cơ sở khảo sát thực tế tại đơn vị.
2.

Tổng quan nghiên cứu
[1] Peter Booth, Zoltan Matolcsy And Bernhard Wieder (2000) “The

impacts of enterprise resource planning systems on accounting practice – The
Australian experience”, Australian Accounting Review Vol. 10 No.3, November
2000, pp. 4-18.
Nội dung: Bài nghiên cứu nói về việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp (ERP) tại các công ty ở Úc. Với mẫu khảo sát ban đầu là 800 tập đoàn
lớn nhất của Úc lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu IncNet. Tác giả đã gửi bảng khảo sát đến
CFO của 800 tập đoàn trên và nhận được phản hồi từ 74 tập đoàn, chiếm 9,25 %
nhóm mục tiêu ban đầu. Kết luận của nghiên cứu đưa ra là khi sử dụng hệ thống ERP
thì mức độ tích hợp của thông tin giữa các vùng chức năng sẽ cao hơn. Hệ thống ERP
còn cho thấy nó hoạt động tốt hơn trong việc xử lý giao dịch và cung cấp thông tin
hỗ trợ việc đưa ra quyết định. Cuối cùng bài nghiên cứu đưa ra những ảnh hưởng của

hệ thống ERP đến công tác kế toán:
 Ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin tích hợp: Thông tin được cung cấp
bởi hệ thống ERP mang tính tích hợp cao giữa các vùng chức năng so với
những hệ thống gồm các phần mềm hoạt động riêng lẻ, độc lập nhau.


3

 Ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thông tin: ERP hỗ trợ lập kế hoạch/ra
quyết định chiến lược, hỗ trợ lập kế hoạch/ra quyết định hoạt động. Sự hài
lòng của người dùng đối với ERP trong việc xử lý giao dịch, báo cáo và ra
quyết định về tài chính, kế toán tài chính và KTQT.
 Ảnh hưởng đến công tác kế toán: bài nghiên cứu cho thấy hệ thống ERP tạo
nên nguồn dữ liệu cho quy trình kế toán và hỗ trợ vận hành tốt quy trình kinh
doanh.
[2] Joseph F. Brazel, Li Dang (2005) “The Effect of ERP System
Implementations on the Usefulness of Accounting Information”, Journal of
Information System, October 2005.
Nội dung: Bài nghiên cứu xem xét việc triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp (ERP) có ảnh hưởng như thế nào đến tính hữu ích của thông tin kế toán
tài chính.
Tác giả lấy mẫu nghiên cứu về việc ứng dụng ERP từ cơ sở dữ liệu độc quyền
được cung cấp bởi một NCC quốc tế hàng đầu của hệ thống ERP. Số liệu duy nhất là
bản ghi tất cả các thỏa thuận cấp phép sử dụng hệ thống ERP được công ty bán cho
các công ty ở Hoa Kỳ từ năm 1993 đến năm 1999. Tập dữ liệu bao gồm tên của công
ty đã mua giấy phép, ngày bắt đầu triển khai, ngày cài đặt hoàn tất, thời gian hoạt
động của hệ thống, và các mô-đun (ví dụ: Kế toán tài chính, nguồn nhân lực, …) mà
công ty đã thực hiện.
Mẫu nghiên cứu ban đầu là 625 công ty mua hệ thống ERP và bắt đầu triển khai
từ năm 1993 đến năm 1999 và hệ thống ERP hoạt động trong khoảng thời gian từ

1994 đến năm 1999. Thời gian thực hiện trung bình là 1,73 năm. Tác giả đã tìm kiếm
ID Ticker cho các doanh nghiệp này trên COMPUSTAT theo tên công ty và có 315
công ty không có ID Ticker đã bị xóa khỏi mẫu nghiên cứu.
Sau khi phân tích dữ liệu bài nghiên cứu đã đưa ra kết luận với việc triển khai hệ
thống ERP giúp rút ngắn thời gian lập báo cáo dẫn đến việc cung cấp thông tin kịp
thời cho người sử dụng. ERP là hệ thống tích hợp nên cung cấp cho người quản lý
thông tin phong phú giúp họ đánh giá đúng về tình hình tài chính của doanh nghiệp,


4

ERP còn giúp người quản lý cập nhật thông tin kịp thời vì vậy làm tăng tính sẵn sàng
của thông tin. Trong môi trường ứng dụng ERP thì người dùng có thể truy cập nhiều
hơn vì vậy họ có thể dự đoán một cách dễ dàng về tiến độ hoàn thành cho mục tiêu
của các trung tâm hay các bộ phận trong doanh nghiệp từ đó họ có khuynh hướng can
thiệp vào dữ liệu để đạt được kết quả như ý muốn. Tóm lại triển khai ERP làm tăng
tính tích hợp của thông tin nhưng làm giảm độ tin cậy của thông tin cung cấp cho
người dùng bên ngoài.
[3] Charalambos Spathis and Sylvia Constantinides (2004), “Enterprise
resource planning systems’ impact on accounting processes”, Business Process
Management Journal, Vol. 10, 2004, pp. 234-247.
Nội dung: Nghiên cứu này xem xét lý do người dùng ứng dụng ERP và xác định
những lợi ích mà ERP mang lại cho quy trình kế toán từ đó cho thấy những thay đổi
của việc ứng dụng ERP so với sử dụng hệ thống thông tin thông thường. Ban đầu
nghiên cứu thực hiện các cuộc phỏng vấn sơ bộ với các quản lý trong các công ty ứng
dụng ERP. Các cuộc phỏng vấn sử dụng hệ thống câu hỏi mở liên quan đến các vấn
đề như lý do cho việc áp dụng ERP, những thay đổi và lợi ích đạt được trong quy
trình kế toán khi áp dụng ERP. Từ những thông tin thu được của các cuộc phỏng vấn
sơ bộ và tài liệu của một số nghiên cứu liên quan nghiên cứu đã hệ thống và xây dựng
thành bảng câu hỏi cũng là công cụ để thu thập dữ liệu, bảng câu hỏi bao gồm nhiều

câu trắc nghiệm và 1 câu hỏi đánh giá về mức độ tác động của hệ thống ERP đến quy
trình kế toán thông qua thang đo Likert 7 điểm. Mẫu khảo sát gồm 26 công ty. Bảng
khảo sát được gửi qua bưu điện, fax, email cho các nhà quản lý của các công ty ứng
dụng hệ thống ERP ở Hy Lạp. Kết quả khảo sát và các kết luận:
 Người trả lời khảo sát chỉ ra lý do phổ biến để ứng dụng hệ thống ERP là: Nhu
cầu về thời gian cung cấp thông tin nhanh, vai trò của thông tin hỗ trợ việc đưa
ra quyết định, tích hợp các ứng dụng. Đây cũng là những lợi ích mà ERP mang
lại so với các ứng dụng khác.


5

 Những thay đổi về thực hành kế toán trong giai đoạn ứng dụng ERP là: Nâng
cao chức năng kiểm soát nội bộ, giúp quản lý các chỉ số hiệu suất tài chính,
phân tích chuyên sâu theo phân khúc kinh doanh và theo sản phẩm.
 Sử dụng thang đo Likert 7 điểm để đánh giá về tác động của ERP lên quy trình
kế toán, những lợi ích được đánh giá cao nhất là: Tăng tính linh hoạt trong
việc tạo lập thông tin, tăng tính tích hợp các ứng dụng, nâng cao chất lượng
BCTC.
Nhìn chung, việc ứng dụng ERP có tác động lớn đến việc cập nhật thông tin, thực
hành kế toán và lên kế hoạch tổ chức ở cấp độ chiến lược. Tuy nhiên, những lợi ích
từ việc ứng dụng ERP vẫn chưa được đánh giá cao do hầu hết các công ty trong mẫu
nghiên cứu đều mới ứng dụng và đang trong quá trình hoàn thiện hệ thống ERP.
[4] Nguyễn Bích Liên (2012), “Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng
chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam”, Luận án tiến
sĩ, năm 2012
Nội dung: Ứng dụng ERP mang lại những thay đổi lớn đối với hệ thống kế toán
và chất lượng thông tin kế toán theo cả hai hướng là gia tăng chất lượng và tạo điều
kiện làm giảm chất lượng thông tin kế toán do những người quản lý can thiệp đến

những hoạt động ước tính kế toán vào cuối kỳ nhằm đạt được những mục tiêu đã định
sẵn. Trong quản lý, ERP giúp cho doanh nghiệp tái cấu trúc và sắp xếp lại quy trình
hoạt động một cách hiệu quả nhằm tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Luận án chỉ ra sự khác biệt về quan điểm giữa 3 nhóm đối tượng nghiên cứu là
nhà tư vấn triển khai ERP, doanh nghiệp sử dụng ERP và nhà nghiên cứu giảng dạy
ERP đối với tầm quan trọng của các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế
toán trong môi trường ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam.
Luận án xác định được 13 nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán
trong môi trường ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam và mức ảnh hưởng
của chúng tới chất lượng thông tin kế toán là khác nhau nhưng chênh lệch không quá
cao: (1) tầm nhìn, cam kết và sự hỗ trợ của ban quản lý cấp cao doanh nghiệp, (2)


6

năng lực, kinh nghiệm và sự hỗ trợ của nhà tư vấn triển khai, (3) năng lực Đội Dự Án
doanh nghiệp, (4) chất lượng dữ liệu, (5) huấn luyện và sự tham gia của nhân viên
doanh nghiệp, (6) thử nghiệm hệ thống, (7) chất lượng thiết bị, cơ sở hạ tầng, (8) quy
trình xử lý và chất lượng phần mềm ERP, (9) chính sách quản lý thay đổi, (10) chính
sách chất lượng và kiểm soát, (11) môi trường văn hóa doanh nghiệp, (12) môi trường
giám sát, kiểm tra, (13) chính sách nhân sự.
Ngoài ra luận án còn tìm ra 6 nhân tố mới ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế
toán trong môi trường ERP tại Việt Nam và mức xếp hạng ảnh hưởng của chúng: (1)
năng lực của ban quản lý và kiến thức tư vấn triển khai, (2) kinh nghiệm, phương
pháp nhà tư vấn triển khai & chất lượng dữ liệu, (3) chất lượng phần mềm kế toán,
(4) thử nghiệm và huấn luyện nhân viên, (5) kiểm soát đảm bảo hệ thống ERP tin cậy
(6) chính sách nhân sự và quản lý thông tin cá nhân.
[5] Nguyễn Thị Bích Hà (2013), “Tổ chức công tác kế toán cho các doanh
nghiệp Việt Nam trong điều kiện sử dụng phần mềm ERP”, luận văn thạc sĩ,
năm 2013

Nội dung: Phạm vi khảo sát của đề tài là các doanh nghiệp ứng dụng ERP thuộc
nhiều loại hình doanh nghiệp trên địa bàn TP. HCM, Bình Dương, Đồng Nai. Cuộc
khảo sát đã được tác giả tiến hành trong thời gian từ tháng 02/2013 đến 04/2013 bằng
hai cách: (1) gửi bảng câu hỏi đến các doanh nghiệp sử dụng ERP, (2) phỏng vấn
(hỏi) trực tiếp nhân viên sử dụng ERP tại các doanh nghiệp mà tác giả trực tiếp tham
gia triển khai ERP cho các doanh nghiệp đó. Kết quả khảo sát: Nhận được phản hồi
từ 22 doanh nghiệp ứng dụng ERP bao gồm 4 doanh nghiệp TNHH, 16 doanh nghiệp
cổ phần, 2 doanh nghiệp có 100% vốn nước ngoài.
Những kết quả nhận được từ khảo sát đã được tác giả phân tích và tổng hợp để
đưa ra nhận xét, đánh giá về tình hình ứng dụng ERP ở Việt Nam từ đó đưa ra kết
luận: giải pháp ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có
thể triển khai thành công hệ thống ERP không phải dễ dàng vì doanh nghiệp phải đối
mặt với rất nhiều khó khăn và thách thức, đặc biệt là tư duy quản lý theo quy trình
trên nền tảng công nghệ. Doanh nghiệp nên quan tâm đến việc kết hợp chặt chẽ hệ


7

thống kế toán và hệ thống ERP đồng thời thực hiện kiểm soát chất lượng thông tin kế
toán chặt chẽ để có thể khai thác các ưu thế của hệ thống ERP đối với hoạt động quản
lý nói chung và hoạt động kế toán nói riêng. Đề tài còn chỉ ra để ứng dụng ERP thành
công thì cần phải có sự nỗ lực của nhiều phía nhưng quan trọng nhất vẫn là doanh
nghiệp sử dụng và nhà cung cấp ERP.
Nhìn chung những nghiên cứu về ERP đều là những nghiên cứu tổng quan về
một vùng địa lý nhất định như Úc, Hoa Kỳ, Hy Lạp, Việt Nam… Các đề tài này
thường phân tích tình trạng ứng dụng ERP và những tác động của ERP đến tổ chức
công tác kế toán ở khu vực địa lý đó chứ chưa quan tâm nhiều đến khía cạnh quy mô
doanh nghiệp và ý nghĩa của các vấn đề nghiên cứu này chỉ mang tính tổng quan về
lý thuyết chứ không mang tính thực tiễn áp dụng. Vì vậy hiện nay còn thiếu các
nghiên cứu thực tiễn về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP theo

quy mô doanh nghiệp bởi vì với quy mô khác nhau các doanh nghiệp sẽ có điều kiện
và xu hướng ứng dụng ERP là khác nhau. Các nghiên cứu về thực trạng tổ chức công
tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại một công ty cụ thể từ đó làm sáng tỏ
các nghiên cứu tổng quan trước đây là chưa nhiều.
3.

Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu:
Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống

Microsoft Dynamics NAV 2015 tại Công ty CPTM Hà Phan.
Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện
ứng dụng hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 tại Công ty CPTM Hà Phan.
Câu hỏi nghiên cứu:
Thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống Microsoft
Dynamics NAV 2015 tại Công ty CPTM Hà Phan như thế nào?
Những giải pháp nào để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng
dụng hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 tại Công ty CPTM Hà Phan?
4.

Phương pháp nghiên cứu


8

Phương pháp nghiên cứu của đề tài sử dụng trong suốt quá trình nghiên cứu là
phương pháp định tính cụ thể là khảo sát, phân tích, so sánh, đánh giá kết quả khảo
sát. Trong đó phương pháp quan trọng nhất là phương pháp khảo sát.
Nguồn dữ liệu nghiên cứu của đề tài: Về lý thuyết chủ yếu là giáo trình ngành kế
toán, các tạp chí, báo cáo khoa học,…; về thực tế là dữ liệu thực tế tại Công ty CPTM

Hà Phan.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức công tác kế toán tại Công ty CPTM
Hà Phan. Đối tượng khảo sát là Ban lãnh đạo và nhân viên của Công ty CPTM Hà
Phan.
Phạm vi không gian: Tại Công ty CPTM Hà Phan.
Phạm vi thời gian: Thực hiện nghiên cứu trong vòng 4 tháng từ tháng 05/2018
đến tháng 08/2018.
Những đóng góp của đề tài

6.

Thứ nhất, đề tài chỉ ra những tác động của việc ứng dụng ERP đến tổ chức công
tác kế toán trong doanh nghiệp.
Thứ hai, từ kết quả khảo sát luận văn tiến hành đánh giá, phân tích để đưa ra các
nhận xét về tình hình tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công
ty CPTM Hà Phan. Luận văn đưa ra quan điểm hoàn thiện phù hợp với quan điểm
của Ban lãnh đạo và môi trường cạnh tranh hiện tại cũng là cơ sở để đưa ra các giải
pháp hoàn thiện. Những giải pháp này không chỉ nâng cao năng lực hoạt động của bộ
phận kế toán mà còn hỗ trợ phát triển kinh doanh cho công ty đồng thời cũng là bài
học kinh nghiệm cho nhiều công ty khác mong muốn hoàn thiện tổ chức công tác kế
toán trong điều kiện ứng dụng ERP.
Kết cấu của đề tài

7.

Kết cấu đề tài gồm 3 chương sau:

-

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng
ERP


9

-

Chương 2: Thực trạng ứng dụng ERP và tổ chức công tác kế toán trong điều
kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan.

-

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng
dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan.


9

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG
ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP.
1.1.

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Theo Nguyễn Phước Bảo Ấn và các cộng sự (2012) thì tổ chức công tác kế toán

trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải
thực hiện hay tham mưu cho các bộ phận phòng ban khác thực hiện, nhằm hình thành

một hệ thống kế toán đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp.
Hay tổ chức công tác kế toán cũng có thể hiểu là việc tổ chức thực hiện các Chuẩn
mực và Chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất
kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lưu giữ tài liệu
kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và thực hiện các nhiệm vụ khác của kế toán.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp chủ yếu liên quan đến việc tổ chức
thông tin đầu vào, xử lý thông tin, cung cấp thông tin đầu ra, tổ chức bộ máy kế toán,
phân chia trách nhiệm, công tác kiểm tra kế toán và việc lựa chọn phần mềm kế toán.
1.1.1. Tổ chức thông tin đầu vào
Việc tổ chức thu thập thông tin đầu vào phải đáp ứng được yêu cầu của đối tượng sử
dụng thông tin, có hai nhóm đối tượng chính sử dụng thông tin kế toán đó là đối tượng
bên trong và đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Đối với các đối tượng bên ngoài doanh
nghiệp thì chủ yếu sử dụng những thông tin được doanh nghiệp cung cấp thông qua hệ
thống BCTC. Còn các đối tượng bên trong doanh nghiệp thì cần những thông tin nội bộ
trong doanh nghiệp, mức độ chi tiết của thông tin tùy thuộc vào yêu cầu của đối tượng
sử dụng chúng.
Phân tích hoạt động theo chu trình và mô hình REAL hiện nay thường được sử dụng
để xác định yêu cầu thông tin theo từng hoạt động của từng chu trình khác nhau. Hệ
thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được xem là bước phát triển của hệ
thống thông tin kế toán tập trung vào sự kiện.
Mô hình REAL (Resources – Event – Agent – Location):


10

REAL phân tích quá trình hoạt động của doanh nghiệp thành một mô hình liên kết
dựa trên 4 nội dung cơ bản: Nguồn lực (Resources), sự kiện (Event), tác nhân (Agent),
vị trí (Location). Xác định các nội dung thu thập dữ liệu của các đối tượng, nguồn lực,
sự kiện và vị trí từ đó tổ chức ra mô hình dữ liệu của hệ thống kế toán.
Tổ chức kế toán theo mô hình REAL thì hệ thống kế toán hầu như phản ánh đầy đủ

các nội dung hoạt động của một doanh nghiệp. Điều này cho phép kế toán không chỉ đáp
ứng được đầy đủ các yêu cầu BCTC, báo cáo quản lý bắt buộc, mà còn chủ động trong
việc xử lý dữ liệu để tạo các thông tin phù hợp với nhu cầu đa dạng của các đối tượng
sử dụng.
Quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán chính là việc tổ chức thu thập
và ghi nhận các nội dung liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Sơ đồ 1.1: Tổ chức thu thập dữ liệu theo mô hình REAL
(Nguồn: Sách Hệ thống thông tin kế toán, 2016)


11

Tổ chức thu thập dữ liệu chủ yếu cho ba nhóm đối tượng sau:
Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng kế toán
Để tiện cho việc theo dõi, thu thập dữ liệu thì kế toán cần phản ánh các hoạt động
của doanh nghiệp lên các đối tượng kế toán cụ thể. Vì thế kế toán phải xây dựng danh
mục các đối tượng kế toán phù hợp với yêu cầu thông tin đã được xác định từ trước, đặc
điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Dựa vào danh mục các đối tượng kế toán để xác định đối tượng quản lý chi tiết có
liên quan. Đối tượng quản lý chi tiết là các đối tượng được theo dõi bởi hệ thống tác
nghiệp, ở mức độ hạch toán nghiệp vụ. Đối với hệ thống kế toán, một đối tượng kế toán
có thể được theo dõi một hay nhiều đối tượng quản lý chi tiết, hay cũng có thể không
theo dõi đối tượng chi tiết nào tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đồng thời
một đối tượng kế toán chi tiết có thể dùng chung cho nhiều đối tượng kế toán.
Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết
Đối tượng quản lý chi tiết có liên quan đến nhiều loại hoạt động và các hoạt động
này thông thường thuộc cùng một chu trình. Các bước (quy trình) sau cần thực hiện để
tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng chi tiết:
-

Phân loại hoạt động theo chu trình kinh doanh (chu trình doanh thu, chi phí, tài
chính, sản xuất – sử dụng mô hình REAL để phân loại).

-

Đối với mỗi hoạt động, căn cứ vào yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý để xác định
các đối tượng cần theo dõi chi tiết.

-

Tổng hợp các hoạt động trong chu trình để xác định các đối tượng theo dõi chi
tiết cho từng chu trình.

-

Thiết lập danh mục các đối tượng cần theo dõi chi tiết cho doanh nghiệp.

Xác định đối tượng quản lý chi tiết là việc xác định nội dung chi tiết cần thu thập:
Mã đối tượng, tên đối tượng, các nội dung mô tả khác cho đối tượng, các nội dung cần
thu thập do yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin đặt ra.
Tổ chức dữ liệu cho các hoạt động


12

Quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ có rất nhiều hoạt động kinh tế
phát sinh, các hoạt động kinh tế này sẽ được lặp đi lặp lại trong suốt quá trình kinh doanh
gọi là các sự kiện kinh tế. Mỗi hoạt động kinh tế phát sinh sẽ được mô tả bởi tên gọi, nội
dung và những tính chất nhất định. Tóm lại khi thu thập nội dung dữ liệu cho từng hoạt

động chính là xác định hoạt động gì thực hiện, gọi tên hoạt động đó, hoạt động đó sẽ liên
quan đến nguồn lực, đối tượng nào? Thời gian và địa điểm xảy ra hoạt động?... Để thu
thập đầy đủ và chính xác nhất các nội dung dữ liệu của từng hoạt động thì cần phải tổ
chức các chứng từ minh họa cho từng hoạt động kinh tế đó.
1.1.2. Tổ chức xử lý thông tin
Xây dựng hệ thống chứng từ
Theo Luật kế toán năm 2015 định nghĩa thì “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và
vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn
cứ để ghi sổ kế toán”.
Chứng từ có thể là đầu vào và cũng có thể là đầu ra của hệ thống thông tin tùy vào
những trường hợp khác nhau. Xây dựng chứng từ trong doanh nghiệp không chỉ là xây
dựng hệ thống chứng từ kế toán mà còn là thiết lập toàn bộ hệ thống chứng từ của doanh
nghiệp.
Cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ cho doanh nghiệp là các văn bản pháp lý về
chứng từ, đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, hoạt động kinh doanh và yêu
cầu quản lý của doanh nghiệp.
Sẽ có nhiều cách tiếp cận để xây dựng được hệ thống chứng từ nhưng cách tiếp cận
phổ biến nhất là tiếp cận theo chu trình kinh doanh. Một chu trình kinh doanh cần được
phân tích thành các hoạt động, xác định các bộ phận có liên quan cùng với các đối tượng
có tham gia vào quá trình hoạt động từ đó xác định các chứng từ cần được lập, xây dựng
thành danh mục chứng từ để phục vụ cho hoạt động kinh doanh và quản lý của doanh
nghiệp.
Sau khi xây dựng danh mục chứng từ, doanh nghiệp cần đối chiếu với danh mục
chứng từ theo Chế độ kế toán. Nếu chứng từ của doanh nghiệp không có trong danh mục


13

này doanh nghiệp cần lưu ý trong việc xây dựng chứng từ mới, một vài lưu ý khi xây
dựng chứng từ mới:

-

Trình bày đầy đủ và rõ ràng mục đích, nội dung chứng từ.

-

Xác định số liên, mục đích sử dụng mỗi liên.

-

Xác định nơi lập, nơi duyệt và nơi lưu chứng từ.

-

Trình bày mẫu biểu rõ ràng, hướng dẫn chi tiết việc lập, sửa, hủy chứng từ.

-

Xác định rõ chứng từ là cơ sở cho việc nhập liệu vào phần mềm sử dụng trong
công tác kế toán hay chứng từ được in ra từ phần mềm.

-

Tuân thủ theo yêu cầu kiểm soát khi mô tả và luân chuyển chứng từ.

Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán
Việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán phải đáp ứng được các mục tiêu sau:
-

Tuân thủ theo các quy định pháp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp.

-

Việc lập và luân chuyển chứng từ sẽ đóng vai trò hỗ trợ kế toán ghi nhận, xử lý
và cung cấp thông tin cho những đối tượng có nhu cầu về thông tin và góp phần
nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin.

-

Ghi nhận kịp thời những thay đổi của các đối tượng kế toán.

Một số yêu cầu của việc tổ chức lập và luân chuyển chứng từ kế toán:
-

Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ phải phù hợp với hoạt động quản lý và tổ
chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp.

-

Đáp ứng được nhu cầu quản lý đặt ra trong việc quản lý các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh trên chứng từ kế toán.

-

Chứng từ phải được luân chuyển một cách khoa học, hợp lý, có trình tự, tránh
tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc luân chuyển lòng vòng.

-

Chứng từ sau khi được lập dùng để ghi sổ, nhập liệu sẽ được lưu lại theo quy định
của Luật Kế Toán (Luật số 88/2015/QH13).

Tổ chức vận dụng hệ thống Tài khoản kế toán