QUY TRÌNH đàm PHÁN TRONG KINH DOANH

QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

Bước 1 : Chuẩn bị tiến trình đàm phán.
Trong kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn đạt kết
quả, lợi nhuận cao nhất. Ðiều đó phụ thuộc rất nhiều ở tài
ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng của nhà kinh
doanh trên thương trường. Đàm phán là phương tiện cơ
bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó
là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa
thuận trong khi giữa ta và bên kia có…
Muốn đàm phán tốt thì phải chuẩn bị kỹ càng, “biết địch
biết ta trăm trận trăm thắng”. Chuẩn bị ở đây không chỉ là
phân tích kỹ càng về bản thân và các đối tác mà còn phái
lập kế hoạch đàm phán, chuẩn bị đội ngũ đàm phán và
thương lượng thử.
-

Hình thành lối tư duy thành công :

Nhà đàm phán giỏi phải biết tự chế ngự mình để thông
tin có vẻ là bí mật đối với người khác để tránh bị mắc vào
chủ định, thậm chí bẫy của đối tác, tránh buột miệng nói
những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến
chủ quan.
Đàm phán là một hoạt động tự nguyện.
+ Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin
rằng có thể đạt được.
+ Mục đích của đàm phán là thỏa thuận.
+ Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng
thỏa thuận.
+ Không đạt được thỏa thuận có khi là kết quả tốt.

+ Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến
tiến trình và kết quả đàm phán.
+ Không để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn.
-

Nghiên cứu đối tác :


Phân tích vị thế đàm phán ,Tìm hiếu nhu cấu và ý định
cứa đối tác.
Tìm hiểu mức độ dối tác cần mình, liệu mình có phái là
người duy nhất thỏa mãn dược nhu cẩu cúa dối tác khỏng?
Ngược lại. mình cần dõi tác dến mức dộ nào, liệu thay thế
bằng đối tác khác có được không?
Trong giai đoạn chuẩn bị, các bên mới chỉ tìm hiểu nhau
một cách gián tiếp. Còn bây giờ tiếp xúc trực tiếp cần
khẳng định về mức độ tin cậy và thiện chí của đối tác. Đây
cũng là cơ hội để đánh giá các cán bộ đàm phán của đối
tác về kinh nghiệm, tác phong, về các điểm mạnh, điểm
yếu của cá nhân họ. Phải thăm dò các nguyên tắc mà đối
tác phải tuân theo, các vấn đề họ có thể nhượng bộ, các
vấn đề họ không thể nhượng bộ.
-

Xác định giá trị của vấn đề được đàm phán :

-

Xác định kết quả đàm phán tốt nhất có thể sảy
ra :

a) Trường hợp yêu cầu của các bên đều hợp lý
Thông thường, nếu yêu cầu của các bên đều hợp lý
thì khoảng cách giữa chúng cũng hợp lý, nghĩa là không
lớn, khống khó khăn để nhượng bộ. Trong trường hợp này
có thể chĩ rõ cho các bên thấy tình huống thực tế, đề nghị
mỗi bên có một sự nhượng bộ phù hợp để đi đến nhất trí.
b) Trường hợp yêu cầu của đối phương là hợp lý hơn
Trường hợp sau khi phân tích thấy rằng yêu cầu của
đối phương là hợp lý (hay không tìm thấy điểm nào bất
hợp lý trong yêu cầu của đối phương), trong khi đó, yêu
cầu của bên mình có điểm bất hợp lý so với yêu cầu của
họ thì nên cân nhắc về sự nhượng bộ. Đặc biệt, nếu đối
phương đã nhận ra điểm bất hợp lý trong yêu cầu của


mình thì nên chủ động trong nhượng bộ. Khi phải nhượng
bộ nên làm như sau:
– Làm cho đối tác thấy nhượng bộ này là một bước quan
trọng. Khi nhượng bộ không nên để cho đối tác thấy
nhượng bộ này là do sợ áp lực của họ hay là do hấp tấp vội
vàng. Làm cho họ thấy sự thỏa hiệp này là xuất phát từ
thành ý muốn hợp tác để tạo nên sức ép cho đối phương
có sự nhượng bộ đáp lại.
– Đòi hỏi một sự đánh đổi: Nếu có thể, hãy đòi đánh đổi sự
nhượng bộ lợi ích ở điểm này của phía mình lấy lợi ích ở
điểm khác
– Lấy nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ: Cần cố gắng để
sao cho sau khi mình đã nhượng bộ một bước quan trọng
thì đến lượt đối phương cũng phải nhượng bộ. Không nên

liên tục nhượng bộ.
c) Yêu cầu của đối phương có chỗ bất hợp lý
Nếu yêu cầu của đối tác có chỗ bất hợp lý thì cần phân
tích rõ cho họ thấy nó nằm ở chỗ nào và tại sao lại là bất
hợp lý. Cần chứng minh một cách thuyết phục để đối
phương đi đến nhượng bộ. Nên thực hiện điều này như
sau:
–

Giữ bầu không khí chân tình, gạt bỏ những cảm xúc
tiêu cực nếu có.

– Chú ý lắng nghe ý kiến của đối tác, không vội vàng đưa
ra nhận xét. Cần phải hiểu thật thấu đáo ý kiến của đối tác
trong từng lời nói, từng hành vi cử chỉ, hiểu động cơ đích
thực chứa đựng đằng sau những lời nói.
– Có thể tóm tắt lại yêu cầu của đối tác để xem mình đã
hiểu đúng và đủ chưa. Cần phải để cho đối tác khẳng định
rằng mình đã hiểu như thế là đầy đủ.


– Diễn đạt chính xác ý kiến của bên mình về sự bất hợp iý
trong yêu cầu của phía bạn. Khi trình bày nên dùng ngôn
ngữ giản dị, rõ ràng, thể hiện thiện chí và sự thành ý. Nếu
có thể, nên chứng minh bằng các bằng chứng, tài liệu và
các con số cụ thể chứ không chỉ là những điều trừu tượng.
– Cần lường trước các câu hỏi, chất vấn mà đối tác có thể
đặt ra và sẵn sàng trả lời những câu hỏi đó một cách tự
tin, dứt khoát.
– Không dồn ép đối phương, đừng để họ mất thể diện. Hãy

chuẩn bị các nấc thang để đối phương nhượng bộ tùmg
bước, từng điểm trong thoải mái.
Đàm phán là sự thảo luận để đi tới sự đồng thuận.
Ngay trong định nghĩa của đàm phán, chúng ta có thể nhìn
thấy một sự hợp tác chứ không phải cạnh tranh. Thực sự,
cả hai chỉ ngồi xuống đàm phán khi kết quả của đàm phán
sẽ tạo ra một lợi ích lớn hơn. Lợi ích đó không thể tạo ra
bởi một cá nhân đơn lẻ. Nên khi bạn bước vào đàm phán
với suy nghĩ “mình chẳng có gì trong tay” hay “mình sẽ
chấp nhận bất kỳ điều gì” thì bạn đã là kẻ thua cuộc.
Bước 2. Bắt đầu tiến hành đàm phán: Thiết lập
những quy tắc căn bản
- Tạo lập mối quan hệ:
+ Ngay từ đầu nên tạo một bầu không khí cởi mở ,tin
cậy và chân thành. Điều này giúp cho đối tác cảm thấy
thoải mái và có thiện cảm với mình, tạo được sự tin
tưởng.
+ Trước khi đàm phán đôi bên nên bỏ ra một chút thời
gian để nói về những vấn đề bên ngoài mà cả hai bên
đều có thể trò chuyện một cách cởi mở, không gò bó.
+ Thể hiện được thiện chí của chúng ta về cuộc đàm
phán này thông qua những hành động cụ thể
- Xác định vị thế đàm phán:


+ Tìm hiếu nhu cấu và ý định cứa đối tác. Tìm hiểu mức
độ dối tác cần mình, liệu mình có phái là người duy nhất
thỏa mãn dược nhu cẩu cúa dối tác khỏng? Ngược lại.
mình cần dõi tác dến mức dộ nào, liệu thay thế bằng
đối tác khác có được không?

- Lựa chọn phương pháp giao tiếp trong đàm
phán:
+ Tùy thuộc theo tình huống và tính cách của người
đàm phán sẽ lựa chọn theo cách phong cách sau:
.) Phong cách ôn hòa: vui vẻ, hòa nhã, quan tâm nhiều
đến cảm xúc
.) Phong cách mạnh mẽ: quan tâm đến kết quả, ít để ý
đến cảm xúc
.) Phong cách phân tích: quyết định khi có đủ thông tin,
dữ liệu cần thiết
.) Phong cách tổng hợp: là tổng hợp của 3 phong cách
trên một cách hài hòa
- Thiết lập cách quy tắc cam kết:
+ Ấn định thời gian phù hợp : không nên ấn định cuộc
đàm phán vào sáng sớm hoặc tối muôn. Tối kỵ việc đi
trễ vì điều đó làm cho đối tác cảm thấy thiếu tôn trọng
+ Thông nhất và tuân thủ những vấn đề cần thảo luận
và mục tiêu cuộc đàm phán
- Thiết lập lộ trình đàm phán:
+ Nắm rõ những vấn đề cần thảo luận và đi theo lộ
trình đã lập
- Xác định cách truyền đạt, ghi chép và thực hiện
các kết quả đàm phán:
+ Diễn đạt chính xác và ngắn gọn ý của mình, làm cho
lời nói có sức thuyết phục. Dùng ngôn ngữ giản dị, rõ
ràng kết hợp với những yếu tố phi ngôn ngữ để biểu đạt
thành ý của mình.
+ Ghi chép lại cẩn thận những ý chính trong cuộc đàm
phán.

Bước 3: Đàm phán.
- Khích lệ đối tác đưa ra đề xuất trước:
Hai bên tham gia trao đổi với nhau một cách cụ thể và rõ
ràng các lợi ích của bên mình. Kỹ năng tốt nhất nên sử
dụng trong giai đoạn này là nên đưa ra nhiều câu hỏi,
khuyến khích đối tác đưa ra yêu cầu trước, từ đó nắm bắt
và hiểu rõ được những yêu cầu của thực sự của bên đối
tác, biết được nhu cầu cụ thể của họ là gì.
- Đưa ra đề xuất trước:
Đưa ra mục tiêu trong 1 phạm vi nhất định. Ví dụ: "Chúng
tôi hi vọng nhận được 10$ cho thỏa thuận này, nhưng nếu
chỉ nhận được 8$ thì cũng được".
Khi đưa ra đề nghị cần chú ý:
+đưa ra các yêu cầu một cách hợp lí.
+ Trình bày mạch lạc, rõ ràng, có căn cứ khoa học.
+ Đàm bảo sự nhất trí trong nội bộ đàm phán.
+ Luôn nhớ tới các lợi ích cơ bản.
+ Không nên sử dụng cách nói mềm yếu.
- Đáp lại đề xuất hoặc chào giá:
Những cam kết đạt được sau dàm phán không hẳn sẽ đem
lại cho 2 bên những lợi ích tốt nhất, điều đó cũng có nghĩa
là, những lợi ích mỗi bên đạt được sẽ không bằng nhau.
Nếu như đạt được sự cân bằng giữa 2 bên tham gia thì các
cam kết đạt được sau đàm phán chắc chắn không phải là
phương án tốt nhất. Do vậy 2 bên tham gia phải tiến hành
1 thiết lập giá mới. Đây là phương án giúp cho cả 2 bên
tham gia đều đạt lợi ích cao nhất.
- Chấp nhận giá chào hoặc hủy bỏ đàm phán:

Chấp nhận xảy ra khi 2 bên cùng đồng ý với thỏa thuận
được đưa ra. Một chấp nhận có hiệu lực phải đảm bảo:
+ Hoàn toàn vô điều kiện.
+ Khi chào hàng vẫn còn hiệu lực.
+ Do chinh người được chào hàng chấp nhận.
+ Được truyền đạt đến tận người chào hàng.
+ Xác nhận: Là việc khẳng định lại những điều thỏa
thuận cuối cùng giữa các bên để tăng thêm tính chắc chắn
và phân biệt với những đàm phán ban đầu.
Hủy bỏ đàm phán xảy ra khi:
+ Phía bên kia không muốn kí kết thỏa thuận.
+ 1 bên không thể chấp nhận các yêu cầu được đưa ra
từ bên còn lại.
+ Khi những gì phía bên kia đề nghị không nằm trong
dự tính ban đầu.
- Vượt qua bế tắc trong đàm phán:
Trong quá trình đàm phán, thường xuất hiện những bế tắc
như cãi nhau, giận nhau, bỏ đi, ảnh hưởng tới quá trình
đàm phán. Lúc đó, hãy áp dụng những phương pháp sau:
+ Dễ trước khó sau: Trước khi đàm phán, cần phải phân
tích và đánh giá đầy đủ quan điểm, nhu cầu của hai bên
và những vấn đề có thể nảy sinh. Nếu hai vấn đề trở lên
cần giải quyết cùng một lúc thì chọn cái dễ giải quyết
trước để tạo ra bầu không khí thuận lợi.
+ Vòng vèo tiến lên. Có vấn đề đưa ra ngay đối tác có
thể khó chấp nhận, nên tìm cách tiếp cận dần dần từ
nhiều phía.
+ Chọn cái đồng nhất để lại cái bất đồng. Khi hai bên
có sự bất đồng lớn, ta nên chọn cái đồng nhất thoả thuận

trước, cái bất đồng hãy để lại, nếu không ta sẽ không thu
được cái gì.
+Tạm thời đình chỉ. Khi hai bên giữ nguyên ý kiến của
mình, không chịu nhượng bộ, đàm phán có thể bị bế tắc,
nên tạm thời đình chỉ đàm phán, để hai bên bình tĩnh hoặc
tình hình xoay chuyển thì mở lại đàm phán.

Bước 4: Kết thúc phiên đàm phán
-

-

Đánh giá thành công của phiên đàm phán
Sau khi đàm phán kết thúc, các bên sẽ tiến hành kí
kết hợp đồng. Trước khi kí kết, ta cần lưu ý những
điểm sau:
+ Hợp đồng không được có những điều khoản trái với
luật hiện hành và cả 2 bên đều thoả thuận thống
nhất các điều khoản đó
+ Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng, cính xác,
tránh dùng các từ mập mờ, suy luận ra nhiều cách
+ Cần phải xem kĩ các điều khoản, đối chiếu những
thoả thuận đã đạt được trong đàm phán
+Phải đề cập đến cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên
quan, tránh phải dùng tập quán thương mại để giải
quyết tranh chấp phát sinh sau này
+ Ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng phải là ngôn ngữ
2 bên đều thông thạo

+ Người đứng ra kí hợp đồng phải là người có thẩm
quyền
Duy trì mối quan hệ

Rút kinh nghiệm
Sau khi kết thúc cuộc đàm phán với đối tác, ta cần
phải tổ chức một cuộc họp để nhìn lại, đánh giá lại ưu
nhược điểm trong cuộc đàm phán vừa rồi
Cần theo dõi suốt quá trình tổ chức hợp đồng, ghi lại
những vướng mắc do hợp đồng gây ra để lần sau kịp
thời sửa chữa
•

-

-