2 xác định mục tiêu, thời điểm và ngân sách tổ chức sự kiện

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU,
THỜI ĐIỂM
VÀ NGÂN SÁCH SỰ KIỆN
07-May-19

Ths. Nguyễn Minh Hiền


Nội dung chương











Lý do và căn cứ xác định mục tiêu
Các mục tiêu cơ bản của sự kiện
Tiêu chuẩn đánh giá mục tiêu
Quyết định về thời gian tổ chức sự kiện
Tầm quan trọng của ngân sách
Các nguồn ngân sách
Phân bổ ngân sách
Quản lý ngân sách

07-May-19


Mục tiêu chương










Nắm được lý do và các căn cứ xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu và đánh giá một mục tiêu
Nắm được các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn thời
điểm tổ chức sự kiện
Hiểu được vai trò của ngân sách và các nguồn ngân sách
Nắm được các loại chi phí trong TCSK
Hiểu được hoạt động quản lý ngân sách


07-May-19


Mục tiêu sự kiện


Là những kết quả mà nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự
kiện cũng như các thành phần tham gia khác định ra
nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự
kiện



07-May-19


Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện



07-May-19


Tại sao chúng ta phải xác định mục tiêu …?



Giúp cho việc lập kế hoạch và quản lý một sự kiện
Giải quyết các vấn đề quản lý điển hình



07-May-19


Một số mục tiêu thường được đặt ra cho các

sự kiện












Trao đổi thông tin, ý kiến, quan điểm, tìm kiếm sự đồng thuận, giải
pháp cho các vấn đề tồn đọng
Cảm ơn khách hàng
Gặp gỡ giao lưu
Ghi nhận, tuyên dương thành tích
Cung cấp thông tin, giới thiệu về sản phẩm mới, ý tưởng mới
Tăng cường sự nhận diện thương hiệu, tạo nhận thức về doanh nghiệp
Tăng doanh số bán hàng
Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện…)


07-May-19


Xác định mục tiêu sự kiện


Mục tiêu sự kiện được xác định phải căn cứ vào
Mục tiêu chung của doanh nghiệp
 Mục tiêu hoạt động marketing
 Mục tiêu hoạt động truyền thông của doanh nghiệp




07-May-19


Hệ thống và thứ bậc của các mục tiêu






Một sự kiện có thể không chỉ hướng đến một mà hướng
tới nhiều mục tiêu khác nhau
Nhà tổ chức sự kiện cần xác định được thứ bậc của ưu
tiên các mục tiêu (chính, phụ) để tập trung trong quá trình
tổ chức
Xem xét tính hợp lý về số lượng cũng như thứ bậc của
mục tiêu


07-May-19

Tầm quan trọng của xác định mục tiêu




Các đặc điểm của mục tiêu (số lượng, thứ bậc, nội
dung…) sẽ tác động trực tiếp đến quy mô và ngân sách
của sự kiện
Việc bổ sung, thay đổi mục tiêu sự kiện sẽ ảnh hưởng đến
toàn bộ chương trình, nội dung sự kiện dự định được tổ
chức



07-May-19


SMART
S
M

=

Specific

=

Motivational

A

=

Achievable

R

=

Realistic

T

=

Time base


07-May-19


Làm thế nào để viết các mục tiêu tốt?
1.

2.

3.
4.
5.
6.

Các mục tiêu phải bắt đầu bằng một động từ.
Các mục tiêu phải làm rõ chỉ một kết quả chính (tính đơn
trị).
Các mục tiêu phải làm rõ ngày hoàn thành.
Các mục tiêu làm rõ các yếu tố chi phí tối đa
Các mục tiêu phải cụ thể và đo lường được
Các mục tiêu chỉ nên làm rõ “cái gì” và “khi nào” (tránh
“Tại sao” và “như thế nào”).


07-May-19


Làm thế nào để viết các mục tiêu tốt? (tiếp theo)
7. Các mục tiêu nên liên hệ trực tiếp đến vai trò của người quản lý có
liên quan và các nhiệm vụ cấp bậc cao hơn.
8. Các mục tiêu phải dễ hiểu bởi những những người đóng góp vào sự
thành công của mục tiêu.
9. Các mục tiêu phải thực tế và có thể đạt được.
10. Các mục tiêu phải tránh trách nhiệm kép cho kết quả đạt được khi
có hơn một người tham gia vào việc thực hiện mục tiêu.
11. Các mục tiêu phải được ghi chép lại (và copy lại) và phải tiến hành
kiểm tra định kỳ


07-May-19


Cây mục tiêu

Cấp độ 1
Cấp độ 2
Cấp độ 3

Cấp độ 4
Cấp độ 5
- Các rào cản tiềm năng đối với việc đạt mục tiêu


07-May-19


Lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện



07-May-19


Lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện





Những yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn
Lựa chọn thời gian trong năm
Lựa chọn thời gian trong tuần
Lựa chọn thời gian trong ngày

Lựa chọn thời điểm
17







Căn cứ chu kỳ thời tiết
Căn cứ khả năng có mặt của khách mời
Căn cứ tính mùa vụ của sản phẩm
Tính toán đến khả năng trùng lắp với các sự kiện khác
Ngoài ra còn căn cứ vào loại sự kiện thành phần tham gia,
tiềm lực của nhà cung cấp,…


Lựa chọn thời gian trong năm
18











Mùa khô trong năm: mùa thu ở miền bắc, mùa khô ở miền nam thích
hợp với nhiều sự kiện đặc biệt các sự kiện ngoài trời
Mùa lễ hội: sẽ làm giảm khả năng phục vụ của các dịch vụ đồng thời
giảm khả năng thu hút khách tới sự kiện

Mùa tiêu dùng: thường được lưu ý đối với các sự kiện giới thiệu sản
phẩm, hội chợ, triển lãm
Các dịp lễ tết đặc biệt: thích hợp với các sự kiện đặc biệt cho công
chúng, các sự kiện khuyến khích,
Đợt bùng phát dịch bệnh: không nên tổ chức sự kiện tại thời điểm có
dịch bệnh


Lựa chọn thời gian trong tuần
19









Lựa chọn ngày trong tuần phụ thuộc vào loại sự kiện và khách tham dự
Ngày thường giữa tuần: thích hợp với các cuộc họp, sự kiện đoàn thể,
hội thảo hội nghị, chương trình động viên khuyến khích, ...những sự
kiện cần sự yên tĩnh ít sôi động hơn hoặc những sự kiện mà khách mời
không đi cùng người thân

Ngày cuối tuần: thích hợp với các sự kiện đặc biệt, sự kiện gây quỹ, sự
kiện đoàn thể hoặc các sự kiện khách mời có thể đi cùng người thân
Ngày thứ 2 đầu tuần: thường ít được lựa chọn để tổ chức sự kiện


Lựa chọn thời gian trong ngày
20







Thời gian trong ngày thường tác động tới trạng thái tâm lý và phong cách của
khách tham dự và ảnh hưởng tới bầu không khí của sự kiện
Lựa chọn thời điểm trong ngày phải quan tâm tới số lượng, vị trí và khoảng cách
của khách từ nơi nghỉ đến nơi diễn ra sự kiện để tạo điều kiện thuận lợi cho
khách tới tham gia sự kiện
Một số vấn đề lựa chọn thời gian trong ngày:








sự kiện được tổ chức vào ban ngày hay buổi tối?
sự kiện khai mạc, bế mạc lúc mấy giờ?

Sử dụng trang phục thông thường hay lịch sự?
Khách mời có thời gian thay đổi trang phục hay không?
Các tình nguyện viên có đủ thời gian rời nơi làm việc và chuẩn bị mọi thứ trước khi
khách đến không?
Tính đến các yếu tố ngoại cảnh khác: tình trạng thời tiết, tình trạng giao thông, thói
quen sinh hoạt,…


Những ngày lễ đặc biệt
21









Ngày lễ hội
Ngày lễ tôn giáo
nghỉ học kỳ
nghỉ cuối tuần dài
Sự kiện thể thao
Các ngày lễ quan trọng của cả nước


Ngân sách tổ chức sự kiện

07-May-19


Tại sao chúng ta phải lập/dự toán ngân sách?


Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể thực
hiện được hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô
tổ chức sự kiện .



07-May-19


Các câu hỏi tiên lượng ngân sách





Có ngân sách hay không?
Đủ ngân sách để tổ chức sự kiện?
Những yếu tố nào chi phối ngân sách?

định trước ngân sách cho tổ chức sự kiện và
lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép

07-May-19


2 vấn đề của ngân sách



Tiền ở đâu?
Quản lý tiền như thế nào?



07-May-19