10 triển khai thực hiện và truyền thông cho sự kiện

TỔ CHỨC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN
VÀ TRUYỀN THÔNG CHO SỰ KIỆN
07-May-19

Ths. Nguyễn Minh Hiền


Nội dung chương








Các hoạt động cơ bản trong sự kiện.
Các hoạt động phối hợp giải quyết các công việc còn lại
sau sự kiện.
Lập báo cáo và tổng kết sự kiện.
Lập kế hoạch truyền thông của một sự kiện
Các hoạt động truyền thông của một sự kiện



07-May-19


Mục tiêu chương











Hiểu và trình bày được các nội dung cơ bản trong tổ chức khai
mạc, điều hành diễn biến, bế mạc sự kiện, tiễn khách, thanh
quyết toán trong sự kiện.
Trình bày được các nội dung có liên quan đến việc phối hợp
giải quyết các công việc còn lại sau sự kiện.
Trình bày được nội dung của việc lập báo cáo và tổng kết sự
kiện.
Nắm được nội dung kế hoạch truyền thông của một sự kiện
Nắm được các hoạt động truyền thông của một sự kiện


07-May-19


Tổ chức triển khai sự kiện



07-May-19

Tổ chức khai mạc sự kiện



Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện
Khai mạc sự kiện



07-May-19


Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện








Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban
tổ chức, nhân viên tổ chức sự kiện)
Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ đón
tiếp khách
Đón tiếp khách
Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện
Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách

07-May-19


Khai mạc sự kiện





Ổn định vị trí cho các thành viên, khách mời tham gia sự
kiện:
Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã dự kiến
Xử lý các tình huống phát sinh



07-May-19


Điều hành diễn biến của sự kiện




Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu
Điều hành, quản lý khán giả và khách mời
Điều hành các hoạt động phụ trợ

07-May-19


Điều hành các hoạt động phụ trợ









Xác định đầy đủ danh mục các hoạt động phụ trợ cho sự kiện
(Biểu diễn nghệ thuật, giao lưu, tặng quà, hoạt náo, tham
quan…)
Kiểm tra công tác chuẩn bị cho các hoạt động phụ trợ:
Phân công nhiệm vụ điều hành, tổ chức các hoạt động phụ trợ
Tiến hành triển khai các hoạt động phụ trợ
Phối hợp giải quyết các tình huống phát sinh:
Lập báo cáo về các hoạt động phụ trợ trong sự kiện:


07-May-19


Kết thúc sự kiện







Tổ chức bế mạc sự kiện
Tiễn khách
Thanh quyết toán sự kiện
Phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau sự kiện



07-May-19


Tổ chức bế mạc sự kiện






Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện
Chuẩn bị các tài liệu báo cáo về sự kiện cho lễ bế mạc
(nếu có)
Tổ chức triển khai bế mạc sự kiện
Xử lý các tình huống phát sinh



07-May-19

Tiễn khách






Tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện
Chuẩn bị tiễn khách rời cơ sở lưu trú:
Tổ chức vận chuyển khách từ cơ sở lưu trú ra sân bay/nhà
ga/ bến xe/ cửa khẩu…
Chia tay khách



07-May-19


Thanh quyết toán sự kiện




Tổng hợp về các khoản chi phí trong sự kiện
Thanh toán với chủ đầu tư sự kiện
Thanh toán với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự
kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển…) và các đối tác khác
tham gia tổ chức sự kiện

07-May-19


Phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau
sự kiện






Nhận biết được các vấn đề tồn đọng sau sự kiện và sự mong
đợi của họ để có thể đưa ra các giải pháp khắc phục hoặc
cách thuyết phục hợp lý, có cơ sở
Cố gắng hiểu và tìm mọi cách để đáp ứng mong đợi của
khách, đảm bảo khách hàng và đối tác hài lòng
Xử lý các công việc khác




Phân loại, lập báo cáo về các công việc còn lại sau chuyến đi
(mất mát, thất lạc tài sản của khách, tai nạn, bảo hiểm…)
Phối hợp xử lý các công việc nói trên


07-May-19

Lập các báo cáo và tổng kết về công tác tổ
chức sự kiện









Lập các báo cáo về sự kiện theo yêu cầu của hợp đồng tổ chức
sự kiện/ của nhà đầu tư sự kiệN
Lập các báo cáo về sự kiện để gửi cho cơ quan quản lý nhà
nước/ các cơ quan truyền thông, báo chí
Lập các báo cáo nội bộ (của nhà tổ chức sự kiện)
Hoàn tất các mẫu báo cáo cá nhân (nếu có)
Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của ban tổ chức sự kiện
Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của nội bộ nhà tổ chức sự
kiện


07-May-19


Lập các báo cáo





Thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan
Lập báo cáo chi tiết theo các yêu cầu/ mẫu báo cáo thông
dụng
Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác



07-May-19


Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của ban tổ
chức sự kiện, nội bộ nhà tổ chức sự kiện







Tập hợp các loại báo cáo, tài liệu… có liên quan
Đánh giá
Tổng kết công tác tổ chức sự kiện
Rút kinh nghiệm
Khen thưởng

07-May-19


Truyền thông cho sự kiện



07-May-19




07-May-19


So sánh truyền thông cho sản phẩm với truyền
thông cho sự kiện
20



Giống nhau



Khác nhau


Xác định đối tượng nhận tin
21







Thường người nhận tin là đối tượng khách mời của
sự kiện
Đối với một số sự kiện hướng tới nhóm công chúng
thì truyền thông trước sự kiện trong sự kiện và sau
sự kiện có thể khác nhau
Xác định đối tượng nhận tin theo mô hình 5W+1H


Xác định mục tiêu truyền thông
22





Thường mục tiêu truyền thông trước sự kiện để tạo sự biết
đến, trong sự kiện tạo sự thiện cảm và sau sự kiện để nhắc
nhở
Mục tiêu truyền thông cho sự kiện và mục tiêu sử dụng sự
kiện để truyền thông đôi khi không đồng nhất vì vậy phải cân
nhắc để lập thông điệp truyền thông cho sự kiện

Lựa chọn phương tiện truyền thông
23



Căn cứ lựa chọn phương tiện truyền thông
Đối tượng khách mới
 Đặc điểm ngôn ngữ đặc điểm từng phương tiện truyền thông
 Ngân sách dành cho truyền thông




Các loại kênh truyền thông
Kênh trực tiếp
 Kênh gián tiếp



Lựa chọn và thiết kế thông điệp
24



Căn cứ lựa chọn
Đối tượng nhận tin
 Mục tiêu truyền thông
 Phương tiện truyền thông




3 vấn đề trong thiết kế thông điệp
Nội dung thông điệp (nói gì?)
 Cấu trúc thông điệp (Nói như thế nào?)
 Hình thức của thông điệp



Thu thập thông tin phản hồi
25







Truyền thông trước sự kiện: thường là chốt danh
sách khách mời
Truyền thông trong sự kiện: thường là các hoạt động
ghi nhận sự chú ý, sự tham gia,, sự hài lòng và các
hoạt động thu thập ý kiến
Truyền thông sau sự kiện: thường là dựa trên nhưng
diễn đàn, những bài báo để thu thập thông tin phản
hồi