Bài giảng kỹ năng làm việc nhóm

KỸ NĂNG
LÀM VIỆC NHÓM
ThS Lê Chí Hùng Cường


KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM


Khái niệm nhóm






Nhóm là: “ Hai hay nhiều người làm việc
với nhau để cùng hoàn thành một mục tiêu
chung” (Lewis-McClear)
Nhóm là: “ Một số người với các kỹ năng
bổ sung cho nhau, cùng cam kết làm việc,
chia sẻ trách nhiệm vì một mục tiêu
chung" (Katzenbach và Smith)
Nhóm là: " Nó như một chiếc xe Ferrari,
hoạt động cực kì mạnh mẽ, nhưng tốn rất
nhiều tiền của/công sức để bảo dưỡng


Khái niệm nhóm
Là một nhóm người có những kỹ năng khác nhau, những
nhiệm vụ khác nhau, nhưng làm việc chung với nhau, bổ
sung các chức năng và hỗ trợ cho nhau để đạt được

mục tiêu chung.
 Đặc điểm:
- Là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung
cho nhau
- Cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu
chung.
- Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với
trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung.
- Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của
nhau để thực hiện phần việc của mình



Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác
giữa các thành viên trong một nhóm, nhằm thúc
đẩy hiệu quả công việc ,phát triển tiềm năng của
tất cả các thành viên.
Một mục tiêu lớn thường đòi hỏi nhiều người
làm việc với nhau, vì thế làm việc nhóm trở thành
một định nghĩa quan trọng trong tổ chức cũng
như trong cuộc sống.


Kỹ năng làm việc nhóm bao gồm các kỹ năng
nhỏ

Xây dựng vai trò chính trong nhóm
Kỹ năng quản lý hội họp.
Phát triển quá trình làm việc nhóm

Sáng tạo và kích thích tiềm năng
Những vấn đề nảy sinh trong mô hình làm
việc theo nhóm


Đặc điểm cần thiết của nhóm
Nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được
xác định rõ ràng,
quyền hạn được phân chia cụ thể để
quản lý các quy trình làm việc,
cần phải có một sự ổn định về các thành
viên của nhóm trong một khoảng thời gian
nhất định


Phân loại nhóm
Các nhóm chính thức
 Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức.
Chúng thường cố định, thực hiện công việc có
tính thi đua, và có phân công rõ ràng. Họ có
cùng chung tay nghề chuyên môn để giải quyết
các vấn đề và điều hành các đề án.
 Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo
chuyên môn và mang tính chất lâu dài để đảm
đương các mục tiêu chuyên biệt. Các nhóm chức
năng chính thức thường đưa ra những ý kiến
chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của họ.


Các nhóm không chính thức








Những nhóm người nhóm lại với nhau thất
thường để làm việc theo vụ việc có tính chất
đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như:
các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,
các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay
cần dàn xếp từng vụ việc,
các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho
những đề án cần nhiều sáng tạo,
những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết
gấp rút những vấn đề đặc biệt trong thời gian
ngắn


So sánh các nhóm chính thức và không chính thức


Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả
năng lãnh đạo của nó về các mặt như: các quy tắc của
công ty và các quy trình phải tuân theo, thực hiện các
báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được trên
cơ sở thông lệ.



Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những
quy trình thất thường. Những ý kiến và những giải pháp
có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quy
trình ít nghiêm ngặt hơn.



Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính
thức, việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về các thành
quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với nhau.


Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm


Hình thành



Xung đột



giai đoạn bình thường hóa



giai đoạn hoạt động trôi chảy

Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm


Hình thành



Giai đoạn Bão Táp



giai đoạn Chuẩn hóa



giai đoạn thành công



Giai đoạn kết thúc


Các giai đoạn phát triển nhóm

Thái độ

4 giai đoạn phát triển
nhóm

Tín nhiệm

Tương thuộc
Độc lập
Xung đột

Phụ thuộc
Hình thành

Vận hành
Bình thường hóa

Coming together is a beginning, staying together is progress,
and working together is success.
- Henry Ford

t


Sãng
giã
Thµn
h lËp

H×nh
thµnh
chuÈn
mùc

Ho¹t

®éng,
thµnh
c«ng

Thµnh
lËp
mới

14
14


1 Hình thành nhóm


Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người
đều rất giữ gìn và rụt rè.



Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp,
chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu
cực.



Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi
những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín.



Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan
trọng và lo âu quá.



Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội
lên như một người lãnh đạo.


1 Hình thành nhóm
Cần làm gì ở giai đoạn này?
 Thiết lập và ổn định cơ cấu của nhóm
 Nên đặt ra một số điều lệ và nguyên tắc hoạt
động của nhóm
 Thường xuyên trao đổi một cách cởi mở về
chuyên môn, nguyện vọng, sở thích, sở trường
hoặc những kinh nghiệm tích lũy được trước đây
hơn là lao vào làm các dự án
 Phân công vai trò và nhiệm vụ các thành viên
 Xác định mục tiêu chung


2 Xung đột


Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè
phái được hình thành, các tính cách va chạm
nhau, không ai chịu lùi một bước.



Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì
không có ai lắng nghe và một số người vẫn
không sẵn sàng nói chuyện cởi mở.



.Có thể thấy những lời mỉa mai, ám chỉ


2 Xung đột
Cần làm gì ở giai đoạn này?
 Vai trò của trưởng nhóm được phát huy tối đa
trong việc định hướng hoạt động và giải quyết
các xung đột cá nhân
 Hướng mọi hành vi vào nhiệm vụ
 Không nên tham gia vào các dự án lớn hoặc các
công việc đòi hỏi sự phối hợp và đồng bộ cao
 Cần có sự quyết đoán ở một mức độ nhất định
 Cần chấp nhận một số thất bại để rút kinh
nghiệm và xem đó như một tất yếu trong quá
trình phát triển nhóm


3 Giai đoạn bình thường hóa


Sau đó là giai đoạn bình thường hóa. Ở giai đoạn này,
nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác

cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ.



Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên
bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm
của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở
bên với toàn bộ nhóm.



Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng
nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình
thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó.


3 Giai đoạn bình thường hóa
Cần làm gì ở giai đoạn này?
 Vai trò và nhiệm vụ của trưởng nhóm
được chuyển dần vào các thành viên
 Phát huy tính dân chủ, tiếng nói của tập
thể là quan trọng nhất
 Quy trình và biểu mẫu cần được đặt
nặng, hướng mọi người làm việc theo
chuẩn và thể hiện tính chuyên nghiệp
 Không nên phân tán lực lượng
 Nên tham gia vào các dự án có khách
hàng và có ràng buộc về thời gian

4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy


Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy.



Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn
định trong một hệ thống cho phép trao đổi
những quan điểm tự do và thoải mái và có sự
hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành
viên và với các quyết định của nhóm.


4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy
Cần làm gì ở giai đoạn này?
 Mỗi thành viên hãy là một thủ lĩnh của chính
mình, phát huy cao độ những năng lực cá nhân,
tăng cường sự tín nhiệm lẫn nhau
 Tôn trọng những cá nhân làm việc hiệu quả
theo cách riêng của họ
 Ý thức trách nhiệm cao, không cần giám sát và
điều khiển các công việc của các thành viên
 Nên tham gia vào các dự án quan trọng


XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ
1. Xác định mục tiêu, phân công nhiệm vụ và trách
nhiệm rõ ràng

Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART:
- Specific: cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu
- Measurable: đo đếm được
- Achievable: có thể đạt được
- Realistic: thực tế, không viển vông
- Time bound: có thời hạn.











Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng  
Mỗi nhiệm vụ nên giao cho một người cụ thể để người
đó hoàn toàn chịu trách nhiệm về công việc .
Cần phải hiểu rõ những ưu-nhược điểm của mỗi thành
viên, đánh giá được những kỹ năng mà họ sở hữu.
Khi phân công nhiệm vụ, hãy giao những nguồn lực cần
thiết và quyền tự quyết định phần việc của nhóm viên.
Cần rà soát lại xem có thành viên nào trong tình rạng
quá tải công việc và thành viên nào không được giao đủ
việc
Nếu nhiệm vụ không thể tìm ra được người có đủ năng
lực giải quyết hoặc nếu thành viên nào đó không đủ khả

năng đảm nhận nhiệm vụ trong nhóm thì cần phải tiến
hành việc tái đào tạo.


2. Tạo lập môi trường làm việc hiệu quả


Điều kiện vật chất và tinh thần



Nguyên tắc hoạt động của nhóm

Có những nguyên tắc bất thành văn được lan truyền ngầm giữa
các thành viên trong nhóm, những nguyên tắc này có thể
mang tính tích cực hoặc tiêu cực.
Nguyên tắc ngầm tích cực

Nguyên tắc ngầm tiêu cực

-Các thành viên nhóm luôn cố -Nhóm không
gắng đạt mục tiêu chung
đúng giờ

bao

giờ

họp

-Tất cả mọi thành viên đều sẵn -Có thể vắng mặt trong các
sàng tương trợ cho nhau
cuộc họp hoặc các buổi gặp gỡ
-Trách nhiệm và quyền lợi đều -Cần phải biếu quà cho “sếp”
rất công bằng, phân minh