Khái quát,tìm hiểu về định biên nhân sự trong cơ quan,tổ chức

z

Đại học Quốc gia Hà Nội
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn



CHỦ ĐỀ 2:

“Định biên nhân sự văn phòng”.
Môn học: Kỹ năng tổ chức công việc

1


TỔNG QUAN NỘI DUNG :
I. Cơ sở lý luận về định biên nhân sự
1. Một số khái niệm
2.

Tầm quan trọng của định biên nhân sự

3. Các yếu tố ảnh hưởng
II. Thực hiện định biên nhân sự văn phòng
1. Cơ sở định biên nhân sự
2. Các nguyên tắc định biên nhân sự
3. Các phương pháp định biên nhân sự
4. Quy trình định biên nhân sự

I. Cơ sở lý luận về định biên nhân sự
2

1. Một số khái niệm
1.1 Định biên nhân sự
Cho đến nay đã có rất nhiều định nghĩa về định biên nhân sự và những định
nghĩa này thể hiện nhiều cách hiểu khác nhau về định biên.
Định biên nhân sự có thể được hiểu đơn giản là xác định một số lượng con
người với những phẩm chất cá nhân và tri thức cần thiết để đáp ứng những khối
lượng công việc cụ thể cho tương lai. Hay nói cách khác, định biên nhân sự là
sự liên kết nguồn lực con người với những mục đích và mục tiêu chiến lược của
tổ chức để hoàn thiện quá trình kinh doanh, phát triển văn hóa tổ chức để thúc
đẩy sự đổi mới, tính linh hoạt và lợi thế cạnh tranh.
Định biên nhân sự văn phòng là việc xác định cơ cấu nguồn nhân sự (số
lượng – chất lượng nhân sự) cần cho quá trình hoạt động, vận hành văn phòng
nhằm mang lại hiệu quả công việc cao nhất. Trong công tác quản trị nhân sự của
mỗi văn phòng, định biên nhân sự là yếu tố quyết định đến chính sách tuyển
dụng và hoạch định nhân lực của văn phòng.
Ở Việt Nam, cụm từ định biên nhân sự rất thịnh hành tại các cơ quan, doanh
nghiệp và tổ chức Nhà nước. Cụm từ này còn được biết đến với tên gọi Biên chế
lao động hoặc Biên chế cán bộ.
1.2 Bản chất của định biên nhân sự trong cơ quan nhà nước
Ở Việt Nam, biên chế được phân thành biên chế hành chính và biên chế sự
nghiệp. Theo quy định của Pháp lệnh cán bộ, công chức sửa đổi, bổ sung năm
2003:
Biên chế hành chính là số lượng, cơ cấu, chức danh, vị trí công việc của
những công dân Việt Nam được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch hành chính
hoặc được giao giữ để thực hiện nhiệm vụ thường xuyên trong các cơ quan nhà
nước từ TW đến địa phương, trong nước hay ngoài nước hưởng lương va phụ
cấp lương (nếu có) từ ngân sách nhà nước.
Biên chế sự nghiệp là số lượng, cơ cấu, chức danh, vị trí công việc của

những công dân Việt Nam được tuyển dụng, bổ nhiệm vào một ngạch viên
chức, hoăc giao giữ một nhiệm vụ thường xuyên trong các đơn vị sự nghiệp nhà
nước vê giáo dục và đào tạo, khoa học, y tế, văn hóa, nghệ thuật, thể dục thể
thao và các đơn vị sự nghiệp khác do cơ quan có thẩm quyền quyết định thành
lập để phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước hoặc để thực hiện một số dịch vụ
công của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện theo quy định của pháp luật.
2. Tầm quan trọng của định biên nhân sự
2.1 Vị trí

3


Trong công tác hoạch định nhân sự của cơ quan; việc theo dõi, lập kế họach
định biên nhân sự có vị trí trung tâm, cốt lõi để giúp thực hiện chính sách tuyển
dụng và hoạch định nhân lực.
2.2 Vai trò
Tầm quan trọng của điṇh biên nhân sư ̣ trong tổ chức xuất phát từ vai trò
quan trọng của con người . Con người là yếu tố cấu thành nên tổ chức , vận
hành tổ chức và quyết định sự thành bại của tổ chức. Nguồn nhân lực là một
trong những nguồn lực không thể thiếu được của tổ chức nên điṇh biên nhân sự
chính là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức. Mặt khác, quản
lý các nguồn lực khác cũng sẽ không có hiệu quả nếu tổ chức không định biên
tốt nguồn nhân lực, vì suy đến cùng mọi hoạt động quản lý đều thực hiện bởi
con người.
2.2.1. Đối với cơ quan, tổ chức
- Giúp xác định số lượng nhân sự cần thiết trong tương lai, số lượng hiện có
và khả năng đáp ứng cho nhu cầu trong tương lai của cơ quan dựa trên năng lực
của người lao động.
- Giúp dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự thực tế so với kế hoạch định biên

đề ra từ đó giúp bộ phận quản lý nhân lực đưa ra những chính sách phù hợp đảm
bảo yêu cầu nhân lực cần có để phục vụ hoạt động của cơ quan; giúp cơ quan sử
dụng dụng nguồn nhân lực hợp lý.
- Là cơ sở để thực hiện việc tuyển dụng, bổ nhiệm, đề bạt, đào tạo nhân sự
của cơ quan hay chính là cơ sở để xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực,
tạo lập lợi thế cạnh tranh cho tổ chức.
- Là cơ sở xây dựng kế hoạch ngân sách tiền lương, các chi phí xã hội khác
có liên quan đến con người (bảo hiểm, phúc lợi xã hội).
2.2.1. Đối với người lao động
- Giúp cho người lao động biết rõ được năng lực bản thân từ đó hiểu và làm
đúng công việc, nhiệm vụ được phân công phù hợp.
- Giúp người lao động định hướng và phát triển tiềm năng của bản thân.
3. Các yếu tố ảnh hưởng
Việc định biên nhân sự có kỹ lưỡng đến đâu vẫn có thể bị ảnh hưởng bởi các
yếu tố bên trong và bên ngoài môi trường làm việc của một cơ quan, tổ chức bất
cứ lúc nào, vì vậy các kế hoạch này phải mang tính dự trù và linh hoạt cao để có
khả năng ứng biến với các ảnh hưởng.
Các yếu tố bên trong liên quan rất lớn đến nguồn nhân lực của tổ chức, và
cách thức mà người lao động thực hiện công việc theo yêu cầu mà cơ quan, tổ
chức giao cho. Ở một mức độ nào đó, các yếu tố nội bộ có thể kiểm soát và thay
đổi được thông qua quá trình lập kế hoạch và quản lý.
4


Các yếu tố bên ngoài là rất khó hoặc không thể kiểm soát được. Lấy ví dụ
các nhà quản lý không thể kiểm soát được các đối thủ cạnh tranh, hoặc các thay
đổi của hệ thống pháp luật, hoặc các điều kiện kinh tế xã hội nói chung. Tuy
nhiên, việc định biên có thể có các biện pháp ứng phó, kiểm soát các yếu tố này.
3.1. Các yếu tố bên trong
Chính sách nội bộ của tổ chức sẽ tác động trực tiếp việc tuyển dụng và quản

lý lực lượng lao động. Khi lập kế hoạch nguồn nhân lực cần xem xét các yếu tố
bên trong để đảm bảo rằng tổ chức có thể tuyển dụng được các nhân viên tài
năng vào đúng thời điểm, qua đó giúp công ty duy trì được năng suất lao động.
Nếu không làm tốt việc dự đoán các yếu tổ ảnh hưởng bên trong cơ quan tổ
chức sẽ rất khó thích ứng được với ảnh hường từ các yếu tố bên ngoài.
• Sứ mệnh: Sứ mệnh của tổ chức bao gồm mục đích, giá trị và tầm nhìn.
Các tổ chức nên đặt ra một hướng đi chính thông qua việc thiết lập các mục tiêu
và mục đích rõ ràng. Sau đó, khi bộ phận nhân sự tiến hành tuyển dụng nhân viên
vào các vị trí phù hợp, họ có chính sách tuyển dụng, phỏng vấn thích hợp
• Nguồn nhân lực: Các kiến thức, kinh nghiệm và năng lực của lực lượng
lao động của một tổ chức là một trong số các yếu tố quyết định sự thành công. Vì
lý do này, các tổ chức đặc biệt chú ý đến việc tuyển dụng nhân viên và tổ chức
các khóa đào tạo nhân viên để xây dựng năng lực của tổ chức. Tuy nhiên những
việc này thường bị giới hạn bởi khả năng tài chính của cơ quan, tổ chức. Tuy
nhiên, việc đào tạo cán bộ là một yếu tố quan trọng để đạt được việc quản lý tốt,
và thậm chí cả trong những hoàn cảnh khó khăn về tài chính vẫn có thể xây dựng
kế hoạch đào tạo phù hợp.
• Văn hóa công sở: Văn hóa công sở trong tổ chức là một yếu tố rất quan
trọng ảnh hưởng đến thành công của tổ chức.Thái độ và khả năng của nhân viên
đối với việc sẵn sàng thực hiện các công việc được giao cũng như sẵn sàng học
hỏi từ các đồng nghiệp có ảnh hưởng rất lớn. Thái độ tiêu cực của nhân viên có
thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng thực hiện chiến lược phát triển của cơ
quan, tổ chức mặc dù đã được lập kế hoạch trước. Thái độ tích cực của nhân
viên không chỉ làm nhiệm vụ quản lý dễ dàng hơn mà còn được khách hàng và
bạn hàng đánh giá cao.
• Cơ cấu tổ chức: Các tổ chức có thể bị cản trở bởi cơ cấu tổ chức và các
hình thức quản lý của họ. Cơ cấu tổ chức là cách phân chia công việc để thực
hiện các nhiệm vụ của tổ chức. Khi một tổ chức hoạt động trong một môi trường
cạnh tranh, cơ cấu tổ chức có thể giúp hoặc cản trở khả năng của tổ chức để
phản ứng với thay đổi. Ví dụ, khi các cơ cấu tổ chức có nhiều cấp quản lý, ra

quyết định có thể được làm chậm những thông tin được đưa lên và xuống từ các
cấp quản lý.
• Quản lý: Năng lực của đội ngũ quản lý và phong cách lãnh đạo nhân viên
5


của các nhà quản lý cũng là yếu tố tác động lớn đến tinh thần của nhân viên và
văn hóa của tổ chức. Nếu có sợ quan tâm và xem xét đến ý kiến của người lao
động trước khi đưa ra quyết định thì chắc chắn rằng, mặc dù các nhà quản lý và
người lao động có quan điểm khác nhau, nhưng họ sẽ có cách để dung hòa lợi
ích để đạt được các mục tiêu chung .
• Trang thiết bị làm việc: Môi trường nội bộ của tổ chức có thể được trang bị
hoặc cắt giảm các trang thiết bị cần thiết. Tính sẵn có của các thiết bị cần thiết có
thể tác động đáng kể đến môi trường nội bộ. Nhân viên có thể bị cản trở khi thực
hiện các nhiệm vụ được giao do thiếu trang thiết bị hoặc các trang thiết bị cũ kỹ
lạc hậu.
• Tiềm lực tài chính: Tiềm lực tài chính là một yếu tố quan trọng ảnh
hưởng lớn nhất đến môi trường nội bộ của tổ chức. Mặc dù có thể xây dựng
được các yếu tố tốt khác, nhưng lại việc thực hiện sẽ rất khó khăn nếu thiếu tiền
để thực hiện các công việc đã đề ra trong kế hoạch chiến lược. Đồng thời nếu tài
chính của cơ quan tổ chức ảnh hưởng đến tinh thần của người lao động thì cần
quản lý tài chính một cách cẩn thận. Lập kế hoạch nhân sự phải thực hiện trong
ngân sách cho phép để tối đa hóa lợi nhuận.
3.2.Các yếu tố bên ngoài
Đây là các yếu tố mà cơ quan không thể kiếm soát mà chỉ có thể thích nghi.
Vấn đề cốt lõi ở đây là phải thích nghi nhanh nhất với các yếu tố bên ngoài, và
điều này phụ thuộc vào sự nhận ra sớm các ảnh hưởng này. Một vài yếu tố bên
ngoài như điều kiện kinh tế có thể thu thập từ các nguồn thông tin hàng ngày
như qua các phương tiện truyền thông, và đòi hỏi nhà quản lý phải nắm bắt
được để xây dựng kế hoạch chiến lược. Tuy nhiên cũng có một số yếu tố bên

ngoài rất khó xác định, đặc biệt là các yếu tốc có tốc độ thay đổi rất chậm hoặc
khó nhận biết.
• Điều kiện kinh tế: Việc dự trù nguồn tiền cần thiết để trả lương, phục vụ
đào tạo và mua sắm thiết bị là mối quan tâm trước nhất trong quy hoạch nguồn
nhân lực. Tuy nhiên, các yếu tố kinh tế bên ngoài cũng đóng một vai trò quan
trọng không kém, đặc biệt là điều kiện kinh tế của đất nước. Ví dụ, việc tăng
giảm lãi suất cho vay, tình trạng thất nghiệp,... do tình hình suy thoái kinh tế sẽ
dẫn đến việc người dân luôn có xu hướng lựa chọn kỹ các thứ muốn mua hoặc
dịch vụ sử dụng. Họ sẽ cắt giảm chi tiêu cho các loại hàng hóa hoặc dịch vụ
không quá thiết yếu, làm cho một số công ty sản xuất các mặt hàng xa xỉ hoặc
các dịch vụ cao cấp, sẽ sụt giảm doanh thu, thậm chí phải sa thải một số nhân
viên. Điều này sẽ tác động ngược lại làm cho nền kinh tế địa phương khó khăn
hơn. Xây dựng các yếu tố kinh tế ảnh hưởng đến định biên nhân sự sẽ giúp dự
tính số lượng nhân sự công ty cần và số lương phải trả
6


• Thị trường: Lợi thế trong việc cạnh tranh trong kinh doanh là một yếu tố
liên tục thay đổi trong môi trường kinh doanh. Không chỉ là việc xuất hiện thêm
các đối thủ cạnh tranh mới, các đối thủ này sẽ thường xuyên thay đổi chiến lược
marketing, các dòng sản phẩm và giá cả. Thường thì những thay đổi này không
được báo trước và các nhà quản lý tổ chức cần phải cảnh giác với các đối thủ cạnh
tranh.
• Công nghệ: Thay đổi công nghệ nhanh chóng trong vòng 50 năm qua là
một yếu tố bên ngoài gây sức ép rất lớn lên các doanh nghiệp hoặc tổ chức. Nếu
tổ chức không thích ứng đủ nhanh để thay đổi công nghệ, họ có nguy cơ mất thị
phần. Công nghệ mới mang lại các yêu cầu kỹ năng mới, do đó cơ quan, tổ chức
luôn luôn cần phải quan tâm đến yêu cầu về trình độ của nhân viên và nhu cầu
đào tạo khi lập kế hoạch nguồn nhân lực. Để có các sản phẩm và dịch vụ cũng
mới cần tuyển dụng các lao động có tay nghề cao hoặc đào tạo nhân viên hiện

có để đáp ứng nhu cầu của cơ quan, tổ chức. Một công việc trước đây cần 2-4
lao động nhưng nhờ áp dụng công nghệ tiên tiến có thể cắt giảm xuống còn 1
lao động. Người lập kế hoạch phải có kiến thức về các thiết bị mới, các kỹ năng
và trình độ cần thiết của nguồn nhân lực để có thể xây dựng kế hoạch nhân sự,
lương, thưởng môt cách phù hợp.
• Môi trường, khí hậu: Biến đổi khí hậu là một mối đe dọa tiềm ẩn do tốc
độ thay đổi của nó chỉ có thể được nhận biết nếu xem xét trên cơ sở từng thập
kỷ. Biến đổi khí hậu không ảnh hưởng đều trên tất cả các quốc gia và tất cả các
doanh nghiệp. Các yếu tố môi trường theo nghĩa hẹp hơn là bao gồm khu vực cơ
quan, tổ chức mình đang nằm trong đó và mối quan hệ để tìm kiếm nhân viên
thích hợp đáp ứng yêu cầu hoặc các yếu tố thay đổi về môi trường làm cho việc
tuyển dụng nhân viên nhiều hơn hoặc ít hơn. Một ví dụ đơn giản của các yếu tố
môi trường ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch nguồn nhân lực là việc xem xét
như thế nào nhân viên của cơ quan, tổ chức có thể làm việc một cách an toàn
trong thời tiết khắc nghiệt; kế hoạch nhân sự có thể phải tính đến các khả năng
thông tin liên lạc để công việc hoạt động thông suốt trong các điều kiện đó.
• Luật pháp: Luật lao động là quan trọng nhất trong hệ thống pháp lý có
ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch nguồn nhân lực. Ngoài ra còn có các ảnh
hưởng từ Luật môi trường, Luật Bảo hiểm Y tế, Luật bảo vệ quyền lợi người
tiêu dùng,… Thuế cũng là một trong những thay đổi ảnh hưởng lớn đến việc
định biên nhân sự, đặc biệt là các khoản thuế liên quan đến người lao động như
thuế thu nhập cá nhân. Trong hầu hết các trường hợp, cần khá nhiều thời gian để
thực hiện những thay đổi về chính sách, pháp luật và việc thay đổi các chính
sách luật lại cần một khoảng thời gian để có hiệu lực. Cần cập nhật các chính
sách pháp luật mới, thậm chí thuê riêng một luật sư nếu cần thiết.
7


• Các quy định của Chính phủ cũng ảnh hưởng đến tất cả các quá trình làm
việc của bộ phận nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, bồi thường, chấm dứt

hợp đồng,…. Nếu không tuân thủ các quy định của chính phủ, cơ quan, tổ chức
có thể bị phạt và nặng hơn nữa là có thể bị rút giấy phép kinh doanh, hoạt động.
• Phương tiện truyền thông: Các phương tiện truyền thông đang trải qua
những thay đổi nhanh chóng và đáng kể mà nguyên nhân sâu xa từ việc thay đổi
công nghệ và sự gia tăng của Internet. Trước đây việc tuyển dụng chỉ được đăng
trên báo chí nhưng hiện nay hoàn toàn có thể thực hiện trực tiếp trên internet
hoặc thông qua các công ty tuyển dụng trực tuyến.
• Chính trị: Các yếu tố này bao gồm các quan điểm của các lãnh đạo địa
phương, các chính sách của Nhà nước, thâm chí là quan điểm lãnh đạo của các
chủ tịch các công ty cực lớn chi phối thị trường. Các yếu tố chính trị ảnh hưởng
đến nguồn kinh phí đầu tư, lượng thuế phải nộp, mức lương tối thiểu, cách thức
kiểm soát thị trường, số lượng và chất lượng nguồn nhân lực có thể tuyển dụng.
Khi lập kế hoạch, cần phải xem xét tới các yếu này dựa trên các khảo sát và dự
báo cẩn thận. Ví dụ, cần quan tâm tới các ưu đãi của chính phủ trong các năm
tới đối với các nghành nghề nào, các thị trường nào, các doanh nghiệp nào,….
• Xã hội: Một số yếu tố xã hội có thể ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch
nhân sự của cơ quan, tổ chức, và cần phải tính đến, đặc biệt là đối với các công
ty đa quốc gia. Nếu trong cơ quan, tổ chức có một số các nhân viên thuộc tôn
giáo hoặc đất nước khác nhau, cần xây dựng các cách thức phù hợp. Ngoài ra,
việc thay đổi cơ cấu dân số trong xã hội cũng là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến
định biên nhân sự. Sự thay đổi đó bao gồm tỷ lệ ngày càng tăng của người cao
tuổi , sự gia tăng số lượng các gia đình mà cả 2 vợ chồng đều đi làm, độ tuổi kết
hôn ngày càng tăng, tình trạng đa dạng sắc tộc,…Những thay đổi này sẽ tác
động đáng kể đến nguồn nhân lực sẵn sàng để tuyển dụng.
II.Thực hiện định biên nhân sự văn phòng
1. Cơ sở định biên nhân sự
1.1. Dựa trên chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu phát triển của cơ quan,
tổ chức:
Với mỗi cơ quan, tổ chức khác nhau thì sẽ có các chức năng, nhiệm vụ và
mục tiêu phát triển khác nhau nên không thể áp dụng một khuôn mẫu định biên

nhân sự cứng nhắc cho mọi cơ quan, tổ chức. Do đó, việc định biên nhân sự
phải dựa trên nhiệm vụ và mục tiêu thực tiễn của cơ quan, tổ chức càng bám sát
càng tốt để từ đó có những kế hoạch, chính sách thay đổi cơ cấu tổ chức hay con
người,… phù hợp với nhiệm vụ mà tổ chức cần thực hiện (ví dụ, một tổ chức
định hướng phát triển theo hướng phi lợi nhuận, phục vụ mục tiêu xã hội và một
8


tổ chức có mục tiêu là nâng cao doanh thu thì việc xây dựng kế hoạch định biên
nhân sự của 2 tổ chức này phải khác nhau).
Mặt khác, thực hiện định biên nhân sự trong một cơ quan phải gắn liền với
mục tiêu phát triển của cơ quan, tổ chức đó trong từng giai đoạn cụ thể. Cho nên
không thể “sao y” kế hoạch định biên nhân sự của giai đoạn này sang giai đoạn
khác và cũng không thể trải đều nguồn lực, ngân sách và kế hoạch thực hiện cho
từng thành phần cụ thể: tuyển dụng, đào tạo & phát triển, lương bổng, bảo hiểm,
phúc lợi,…
1.2.Dựa trên điều kiện thực tiễn của cơ quan, tổ chức
Để định biên nhân sự phải quan tâm đến thực trạng năng lực của đội ngũ
nhân sự, điều kiện tài chính của cơ quan, nhu cầu thị trường, bối cảnh chính trị,
….. Người đứng đầu tổ chức hay những người làm nhiệm vụ thực hiện định
biên nhân sự cho tổ chức phải nắm rõ được những điều trên thì mới có thể thực
hiện được công việc về định biên nhân sự.
1.3.Dựa trên từng vị trí công việc của các bộ phận trong cơ quan.
Vị trí công việc là đơn vị cụ thể nhất, ứng với một vị trí lao động thực tế, cụ
thể trong một thời điểm nhất định và tại một địa điểm xác định. Thông thường,
có bao nhiêu nhân viên trong cơ quan thì có bấy nhiêu vị trí, trừ một số vị trí
phải đảm bảo tính liên tục về thời gian. Trong những trường hợp này, có thể
nhiều nhân viên lần lượt cùng đảm nhiệm một vị trí công việc.
Việc định biên nhân sự cần sự phân tích đặc điểm của từng vị trí công việc
cụ thể. Phân tích công việc được tiến hành để xác định ra các nhiệm vụ thuộc

phạm vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực và trách nhiệm cụ thể cần phải
có để thực hiệu công việc đó là một cách thành công. Phân tích công việc cung
cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động
nào cần đựơc tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao: các loại
máy móc trang bị dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc; các mối quan
hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc,….
2. Các nguyên tắc định biên nhân sự
2.1.Đối với cơ quan hành chính nhà nước:
 Nguyên tắc tuân thủ pháp luật
Định biên trong đơn vị nhà nước do pháp luật quy định và chỉ được thực
hiện theo đúng quy định đó. Mọi sự vi phạm bổ sung, thêm bớt đều vi phạm
pháp luật và đó là định biên không hợp pháp. Nguyên tắc này áp dụng cho mọi
tổ chức hành chính nhà nước.
Trong các đơn vị nhà nước, định biên là quyết định của cơ quan có thẩm
quyền về số lượng và cơ cấu cán bộ, công chức theo loại công chức, ngạch công
chức cho từng loại cơ quan nhà nước, khác với các tổ chức tư trong hệ thống cơ
quan nhà nước, là quyết định pháp luật đòi hỏi phải được chấp hành nghiêm túc.
Thông qua định biên mà nhà nước quản lý chặt chẽ và thống nhất nguồn lực,
9


quyết định và quản lý nguồn ngân sách, tiền lương và các hoạt động quản lý của
bộ máy công sở.
• Ví dụ 1: Trong Hiến pháp, không quy định số Phó Thủ tướng, số Bộ
trưởng nhưng Nghị quyết của Quốc hội chỉ đồng ý có 5 Phó Thủ tướng, 22 Bộ
trưởng thì Chính phủ phải tuân thủ trong việc xác định nhân sự cho cơ cấu đó
. • Nếu Luật Tổ chức Chính phủ quy định cụ thể số lượng Bộ (Luật 2001) thì
không thể có số Bộ trưởng lớn hơn số lượng Bộ đã quy định trong luật. Muốn
thay đổi (tách, nhập) phải sửa đổi luật
• Ví dụ 2: Nghị định 12/2001/NĐ-CP quy định số lượng đầu mối của Phòng

(và gắn liền với số lượng đó là định biên số Trưởng phòng) từ 8 – 10 đơn vị một
huyện.
• Tất cả các huyện, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của mình để lựa chọn 8,9
hay 10 phòng, nhưng không vượt quá 10 phòng (11) hay định biên chức Trưởng
phòng huyện không quá 10 người.
 Nguyên tắc có việc mới cần người
Nếu có công việc mới mà không thể giao thêm cho một người nào đó trong
tổ chức thì đòi hỏi phải có thêm “biên chế” để đảm nhận công việc.
Nếu một công việc trước đây chỉ do một hay hai người đảm nhận, nhưng do
tính chất công việc, quy mô công việc mở rộng, gia tăng, nếu không bổ sung
thêm người thì không thể hoàn thành nhiệm vụ.
 Nguyên tắc tương đồng thống nhất
Tính tương đồng thống nhất cho mỗi cấp hành chính (tỉnh) có nhiều tổ chức
(63 tỉnh, 63 UBND tỉnh).
Về chức năng, NV, quyền hạn của UBND tỉnh được quy định thống nhất
chung trong Luật Tổ chức HĐND và UBND. Do đó, định biên (tương đối) của
các tỉnh có tính chất tương đồng nhau.
Ví dụ số lượng Sở (tương đương); số lượng Phó Chủ tịch tỉnh; số lượng biên
chế.
 Nguyên tắc có tính đến yếu tố đặc thù
Đây là nguyên tắc thể hiện đặc trưng của hoạt động quản lý hành chính nhà
nước theo lãnh thổ.
Mỗi một vùng lãnh thổ có một nét đặc trưng riêng, đòi hỏi phải có người,
có bộ phận đảm nhận nhiệm vụ quản lý đó.
Do đó, không thể máy móc, dập khuôn tỉnh nào cũng phải có Sở Thủy sản,
Sở Ngoại vụ...
 Nguyên tắc khoa học
Khi xác định định biên phải tuân thủ nguyên tắc khoa học về tổ chức.
Xác định số lượng, cơ cấu nguồn nhân lực của tổ chức HCNN trong thiết kế
tổ chức phải tuân thủ những nội dung của kế hoạch hóa nguồn nhân lực nói

chung và nguồn nhân lực tổ chức HCNN.
10


Vận dụng các quy luật khách quan để xác định nhu cầu nguồn nhân lực; khả
năng đáp ứng nguồn nhân lực của quốc gia, khu vực, quốc tế.
2.2. Đối với doanh nghiệp:
Định biên nhân sự thường không có công thức nhất quán để tính, tuy nhiên
nó được xác định dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản sau:
 Nguyên tắc 1: Các nguyên tắc về tỷ lệ tương quan
Nguyên tắc: Tỉ lệ tăng / giảm so với năm trước tương ứng với tương quan
tăng/ giảm của mức doanh thu
Ví dụ : Doanh thu 2017 tăng 30% thì định biên tăng 20%
Bối cảnh áp dụng: Công ty có quy mô rất lớn, thay đổi nhân sự có tính quy
luật cao
Nguyên tắc: Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất)
với vị trí gián tiếp
Ví dụ : Trực tiếp vs gián tiếp là 65% và 35%, Quản lý vs nhân viên là 15% –
85%
Bối cảnh áp dụng: Công ty đã có dữ liệu điều tra của nhiều năm
Nguyên tắc: Tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân
viên, gián tiếp và trực tiếp
Ví dụ : Chi phí / doanh thu = 78%. Quỹ lương quản lý và nhân viên = 22% –
78%
 Nguyên tắc 2: Các nguyên tắc về định mức lao động
Nguyên tắc: Theo khối lượng
Ví dụ :
– 30 sản phẩm / ca / người
– 100 sản phẩm /ca/ dây chuyền (nhóm)
– 15 khách hàng phục vụ / ngày

– Làm sạch 800 m2 sàn / ca
Bối cảnh áp dụng: Công việc gắn với sản xuất hoặc dịch vụ, tăng lên theo
mức độ thành thạo của người thực hiện
Nguyên tắc: Theo hệ chỉ tiêu hiệu suất
Ví dụ: Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu (100 tỉ) và số lượng khách hàng (200
khách) / năm
Bối cảnh áp dụng: thường áp dụng cho khối kinh doanh
Nguyên tắc: Theo thông lệ thao tác nghề nghiệp
Ví dụ: Số lượng chứng từ hoàn thành, số báo cáo X tần suất trong năm
Số lượng giao dịch thực hiện / ngày
Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp
Nguyên tắc: Theo đối tượng phục vụ
Ví dụ: 1 nhân viên nhân sự tương ứng với 60 người trong công ty
Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp
 Nguyên tắc 3: Các nguyên tắc về tần suất và thời lượng
11


Nguyên tắc: Dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện
nhiệm vụ
Ví dụ: Vị trí Kế toán chi phí bao gồm nhiệm vụ:
– Kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán – hàng ngày, 100 chứng từ
/ ngày
– Lập báo cáo: cuối mỗi tháng, 1 ngày/ báo cáo
– Làm việc với thanh tra thuế: cuối mỗi quý, 3 ngày
– Hoàn thiện các chứng từ thanh toán (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.):
cuối mỗi năm, 20 ngày
Bối cảnh áp dụng:
– Thường áp dụng cho khối gián tiếp
– Có thông lệ tham khảo được giữa các doanh nghiệp

3. Các phương pháp định biên nhân sự
Việc định biên nhân sự trong các cơ quan hành chính nhà nước thường sử
dụng các phương pháp sau:
 Dựa trên cơ sở định mức lao động tổng hợp cho các đơn vị sản
phẩm
Căn cứ vào mức lao động thì có thể tính ra được số lượng lao động cần thiết.
Muốn vậy thì cần phải xác định mức lao động của tổ chức. Để xác định mức lao
động chúng ta có thể áp dụng phương pháp định mức lao động tổng hợp cho các
đơn vị sản phẩm.
Phương pháp này áp dụng đối với doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh những
mặt hàng tính được bằng sản phẩm hiện vật hoặc sản phẩm hiện vật quy đổi và
được xây dựng theo nguyên tắc sau:
Mức lao động tổng hợp cho đơn vị sản phẩm phải được tính trên cơ sở xem
xét, kiểm tra, xác định từ hao phí lao động hợp lý đẻ thực hiện các nguyên công
(nguyên công công nghệ, nguyên công phục vụ).
Trong quá trình tính toán xây dựng mức phải căn cứ vào các thông số kỹ
thuật quy định cho sản phẩm, quá trình công nghệ sản xuất sản phẩm, chế độ
làm việc của thiết bị, kết hợp với những kinh nghiệm tiên tiến có điều kiện áp
dụng rộng rãi và các yêu cầu về chấn chỉnh tổ chức sản xuất tổ chức lao động và
quản lý.
Trường hợp đã có tiêu chuẩn hoặc mức nguyên công của ngành và liên
ngành đúng với điều kiện tổ chức sản xuất, kỹ thuật và công nghệ của doanh
nghiệp thì phải tính định mức tổng hợp cho đơn vị sản phẩm theo những tiêu
chuẩn hoặc mức nguyên công của ngành và liên ngành.
Định mức lao động tổng hợp tính cho đơn vị sản phẩm nào phải theo đúng
quy trình công nghệ sản xuất ra sản phẩm đó (trong xây dựng công trình thì theo
đồ án thiết kế thi công), không tính sót, tính trùng các khâu công việc. Không
được tính những hao phí lao động làm sản phẩm phụ, sửa chữa lớn và hiện đại
hoá thiết bị, sửa chữa lớn nhà xưởng, công trình xây dựng cơ bản, chế tạo lắp
12

đặt thiết bị và các việc khác. Những hao phí lao động cho các loại công việc này
được tính mức lao động riêng như tính cho đơn vị sản phẩm
• Định biên nhân sự dựa trên cơ sở định mức lao động tổng hợp theo định
biên (còn gọi là định mức biên chế)
Căn cứ vào mức lao động thì có thể tính ra được số lượng lao động cần thiết.
Muốn vậy thì cần phải xác định mức lao động của tổ chức. Để xác định mức lao
động chúng ta có thể áp dụng phương pháp định mức lao động tổng hợp theo
định biên (còn gọi là định mức biên chế), phương pháp này được tính toán dựa
trên nguyên tắc cụ thể sau:
Khi xác định biên lao động theo nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh không được
tính những lao động làm sản phẩm không phụ thuộc nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh được giao, lao động sửa chữa lớn và hiện đại hoá thiết bị, sửa chữa lớn
nhà xưởng, công trình xây dựng cơ bản, chế tạo, lắp đặt thiết bị và các việc
khác. Những hao phí lao động cho các loại công việc này được tính mức lao
động riêng như tính cho đơn vị sản phẩm.
4. Quy trình định biên nhân sự
Bước 1 : Phân tích công việc của các vị trí, bộ phận
Phân tích công việc để đo lường, xác định định mức, xác định kết quả yêu
cầu, chuẩn hoá thành kĩ năng, xác định các lai lỗi, xác định cơ chế phòng ngừa,
yêu cầu về khả năng, phẩm chất, thể lực và trí tuệ đảm bảo rằng cộng các công
việc được xác định qua phân tích bao trùm mọi hoạt động của tổ chức. Cách
thức phân tích công việc:
+ Liệt kê chuỗi công việc liên quan thanh danh mục công việc
+ Xác định cách thức thực hiện
+ Xác định kết quả tiêu chuẩn
+ Định mức thời gian tiêu chuẩn của từng công việc
+ Xác định tần suất thực hiện công việc
+ Xác định tổng thời gian của từng việc

+ Xác định các sai lỗi, rủi ro và cơ chế phòng ngừa
+ Các định các phương tiện sử dụng, hệ thống định mức và thông số
Bước 2: Xác định rõ nhiệm vụ cụ thể của từng vị trí bộ phận, cá nhân
Từ phân tích công việc xác định rõ nhiệm vụ cụ thể của từng vị trí bộ phận,
cá nhân trong doanh nghiệp/tổ chức. Các công việc đơn lẻ có tính chất tương
đồng tổng hợp lại sử dụng thời gian hữu ích tương đương một nhân sự tiêu
chuẩn thì tạo ra một vị trí định biên. Mỗi định biên đều có tiêu chuẩn nhân sự và
tiêu chuẩn định mức công việc xác định.
+ Tổng hợp các công việc liên quan cùng tính chất ghép thành vị trí đảm bảo
thời gian hữu ích tiêu chuẩn, hiệu quả và năng suất.
+ Bình chuẩn năng suất giữa các vị trí làm việc phù hợp

13


+ Xác định yêu cầu về kiến thức, kĩ năng, khả năng và phẩm chất để xác
định chế độ đãi ngộ tiêu chuẩn làm cơ sở cho việc bố trí, huấn luyện, giám sát
và đánh giá kết quả công việc.
Bước 3: Xác định được định mức lao động khoa học cho từng vị trí, bộ
phận
Định mức công việc hết sức quan trọng, tuy nhiên việc áp dụng kĩ thuật này
trong quản trị nhân lực khác nhau ở những loại hình khác nhau. Nếu đặc thù
công việc lặp lại ổn định như các dây chuyền sản xuất, gia công, hay giao dịch
lặp lại tại văn phòng giao dịch thì việc áp dụng định mức nhân công có tính chặt
chẽ và hữu dụng như doanh nghiệp may, da giầy, điện tử, lắp giáp thiết bị,…
Ngược lại,những công việc đòi hỏi tính tự do, sáng tạo, chủ động, kỉ luật thấp
như thiết kế…thì định mức nhân công chỉ có tính định mức tham chiếu trong
quản trị để áp dụng các kĩ thuật khác nhằm quản trị hiệu quả nhân lực
Bước 4: Xác định khối lượng nhiệm vụ cụ thể từng vị trí, bộ phận trong
hiện tại và tương lai

Căn cứ vào chiến lược, phân tích công việc, định biên nhân sự, định mức lao
động của doanh nghiệp có thể xác định được khối lượng nhiệm vụ cụ thể của
từng vị trí, bộ phận trong hiện tại và tương lai. Việc xác định khối lượng nhiệm
vụ này sẽ là cơ sở để tổ chức có thể đưa ra các dự đoán về khối lượng nhân sự
cần thiết.
Bước 5: Xác định khối lượng nhân sự cần thiết
Để xác định được khối lượng nhân sự cần thiết cần tiến hành :
+ Phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược cho tổ chức
+ Hiện trạng định biên nhân sự trong doanh nghiệp
+ Dư báo khối lượng công việc hoặc xác định khối lượng công việc và tiến
hành phân tích công việc
+ Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực hoặc xác định nhu cầu nguồn nhân lực
+ Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực
Qua đó xác định được lượng nhân lực cần thiết cho tổ chức.
Bước 6 : Để đảm bảo chất lượng định biên nhân sư trước khi ban hành và
đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, tổ chức áp dụng thử các định mức lao động
mới xây dựng hoặc mới điều chỉnh ở một số đơn vị, bộ phận và người lao động
trong thời hạn thích hợp tuỳ theo độ phức tạp của mức lao động hoặc điều kiện
cụ thể của doanh nghiệp, sau đó xem xét và điều chỉnh cho phù hợp trước khi
công bố áp dụng rộng rãi trong toàn dây chuyền sản xuất, kinh doanh hoặc toàn
bộ doanh nghiệp.
Nếu định biên nhân sự thực tế thực hiện nhỏ hơn 95% mức lao động dược
giao thì phải xem xét, điều chỉnh hạ định mức được giao.
Nếu định biên nhân sự thực tế thực hiện cao hơn 120% mức lao động được
giao thì phải xem xét, điều chỉnh tăng định mức được giao.
14


Trong quá trình xây dựng và áp dụng thử hệ thống định biên nhân sự phải có
đại diện của tổ chức công đoàn cùng cấp tham gia để đảm bảo việc xây dựng

định mức lao động khách quan hợp lý.
Hàng năm tổ chức đánh giá tình hình thực hiện hệ thống định mức của mình
để tiếp túc hoàn thiện nâng cao chất lượng các định biên nhân sự, đồng thời để
tăng cường các hoạt động quản lý công tác định mức phục vụ cho hoạt động sản
xuất, kinh doanh có hiệu quả của doanh nghiệp
Bước 7. Đăng ký định biên nhân sự
Sau khi xây dựng định biên nhân sự, doanh nghiệp báo cáo với Hội đồng
Quản trị (nếu có) hoặc cơ quan quản lý cấp trên xem xét để đăng ký với cơ quan
có thẩm quyền. Việc đăng ký định biên nhân sư ̣ phải thực hiện trong quý I
năm kế hoạch.
Hồ sơ đăng ký định biên nhân sự, gồm
+ Công văn đề nghị đăng ký định biên nhân sư; ̣
+ Hệ thống định biên nhân sư ̣ đăng ký và bản thuyết minh phương pháp các
bước xây dựng định mức lao đông, nếu đăng ký định mức lao động xây dựng
mới.
+ Hệ thống định mức áp dụng, định mức đề nghị điều chỉnh và bản thuyết
minh việc điều chỉnh mức, nếu đăng ký định mức điều chỉnh.

15