Khảo sát, tìm hiểu về hoạt động quản lý công tác văn thư lưu trữ tại bộ công thương

•
A.

B.

C.

TỔNG QUAN VỀ BỘ CÔNG THƯƠNG
I.
Trụ sở chính
II.
Lãnh đạo Bộ
III.
Chức năng nhiệm vụ
IV.
Cơ cấu tổ chức
 Văn phòng Bộ Công thương
1. Vị trí
2. Chức năng
3. Lãnh đạo văn phòng Bộ
4. Đơn vị trực thuộc
a. Phòng Hành Chính
b. Phòng Lưu trữ
HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI BỘ
CÔNG THƯƠNG
I.
Một số khái niệm cơ bản
II.
Thẩm quyền điều hành hoạt động quản lý công tác VT-LT
III.
Cơ sở pháp lý trong việc quản lý công tác VT-LT

IV.
Hoạt động quản lý công tác văn thư tại Bộ Công Thương
V.
Hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại Bộ Công Thương
LIÊN HỆ VÀ NHẬN XÉT
 Trách nhiệm của Bộ Công Thương về quản lý công tác VT-LT
1. Ưu điểm
2. Hạn chế

A.
I.

TỔNG QUAN NỘI DUNG

TỔNG QUAN VỀ BỘ CÔNG THƯƠNG

Trụ sở chính
- Số 54, đường Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Hà Nội


II.

Lãnh đạo Bộ
- Gồm một Bộ Trưởng và bốn Thứ trưởng

Bộ trưởng Trần Tuấn Anh

III.

Thứ trưởng Hoàng Quốc Vượng

Trực tiếp chỉ đạo đơn vị: Văn
phòng Bộ

Thứ trưởng Trần Quốc Khánh

Thứ trưởng Đỗ Thắng Hải

Thứ trưởng Cao Quốc Hưng

Chức năng nhiệm vụ

Bộ Công Thương là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về công nghiệp và thương mại, bao gồm các ngành và lĩnh vực:


Điện, than, dầu khí, năng lượng mới, năng lượng tái tạo, hóa chất, vật liệu nổ
công nghiệp, công nghiệp cơ khí, luyện kim, công nghiệp khai thác mỏ và
chế biến khoáng sản, công nghiệp tiêu dùng, công nghiệp thực phẩm, công
nghiệp hỗ trợ, công nghiệp môi trường, công nghiệp công nghệ cao; cụm
công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, khuyến công; thương mại trong nước;
xuất nhập khẩu, thương mại biên giới; phát triển thị trường ngoài nước; quản
lý thị trường; xúc tiến thương mại; thương mại điện tử; dịch vụ thương mại;
hội nhập kinh tế quốc tế; cạnh tranh, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng,
phòng vệ thương mại; các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc
phạm vi quản lý nhà nước của bộ.
IV.

Cơ cấu tổ chức
Đơn vị quản lý nhà nước

Lãnh đạo Bộ

Thương Vụ

Khối Vụ

Văn Phòng
Bộ

Khối Tổng
Cục, Cục

Đơn vị sự nghiệp



VĂN PHÒNG BỘ CÔNG THƯƠNG

1. Vị trí
- Văn phòng Bộ thuộc đơn vị quản lý nhà nước - cụ thể thuộc Khối vụ
2. Chức năng:
- Văn phòng Bộ là Cơ quan giúp việc trực tiếp Lãnh đạo Bộ, có chức
năng tổng hợp, điều phối hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ theo
chương trình, kế hoạch làm việc của Lãnh đạo Bộ; tham mưu cho Lãnh đạo
Bộ về công tác tổng hợp, cải cách hành chính, bảo vệ bí mật nhà nước, báo
chí tuyên truyền; văn thư, lưu trữ; thực hiện các công tác hành chính, lễ
tân, quản trị, kế toán – tài chính, an ninh bảo vệ của cơ quan Bộ, quản lý cơ
sở vật chất và các phương tiện làm việc; nghiên cứu, triển khai ứng dụng
công nghệ phục vụ hoạt động của Cơ quan Bộ
+ Văn thư, lưu trữ: Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác

văn thư, lưu trữ của Cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; bảo đảm việc ban


hành các văn bản của Bộ theo đúng thể thức và thủ tục quy định; tiếp nhận,
chuyển giao, luân chuyển công văn đi, đến và quản lý việc sử dụng con dấu
của Bộ và của Văn phòng Bộ; kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục hành
chính đối với các văn bản do Bộ ban hành; tổ chức in ấn tài liệu phục vụ
công tác của Bộ; quản lý công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu của Cơ quan Bộ; tổ
chức phục vụ khai thác hồ sơ tài liệu lưu trữ của Bộ.
3. Lãnh đạo Văn phòng Bộ
- Gồm: một Chánh văn phòng và bốn Phó chánh văn phòng

Chánh Văn phòng Trần Hữu Linh
Chức năng nhiệm vụ: Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Bộ
và các đơn vị thuộc Bộ; quản lý sử dụng con dấu của Bộ và của Văn
phòng Bộ; công tác bảo vệ bí mật nhà nước

Phó Chánh Văn phòng Đỗ Văn Côi

Phó Chánh Văn phòng Phạm Thị
Yến

Phó Chánh Văn phòng Trần Thị
Bạch Dương

Phó Chánh Văn phòng Đỗ Ngọc
Hưng

4. Đơn vị trực thuộc

-

Gồm có 13 đơn vị: trong đó có Phòng Hành Chính và Phòng Lưu Trữ là
đảm nhiệm hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ ở Bộ Công thương
(trên văn bản)

Phòng Hành Chính

Trưởng phòng Phạm Thuý Hải
Làm việc tại Phòng Hành Chính-Lưu trữ (tầng 1)

-

Phó trưởng
Phó trưởng phòng
Phó trưởng phòng
Nguyễn Thị Hồng phòng Phạm Thị
Nguyễn Duy Dịu
Kim Oanh
Thu
Làm việc tại Phòng
Làm việc tại
Làm việc tại Phòng
Hành Chính-Lưu trữ
Phòng Văn thư
Văn thư
(tầng 1)

Phòng Lưu trữ

Trưởng phòng Nguyễn Thị Thu Hương: Làm việc tại Phòng Hành ChínhLưu trữ (tầng 4)
Phó Trưởng phòng Nguyễn Thị Thanh Hương: Làm việc tại Phòng Hành
Chính-Lưu trữ (tầng 4)
Trên thực tế: gộp chung lại là Phòng Hành chính – Lưu trữ
+ Phòng Hành chính – Lưu trữ (tầng 1, nhà A) phụ trách quản lý mảng văn
thư, cạnh đó có phòng “Văn thư” và phòng “Công văn đi” là bộ phận giúp
việc, hỗ trợ Phòng Hành chính – Lưu Trữ (tầng 1)
+ Phòng Hành chính – Lưu trữ (tầng 4, nhà A) phụ trách quản lý mảng lưu
trữ, cạnh đó là 2 kho lưu trữ ở cơ quan (Bộ Công thương có 4 kho lưu trữ:
2 kho ở trụ sở chính của Bộ lưu trữ những tài liệu chỉnh sửa, bổ sung; 2
kho còn lại ở đường Phạm Văn Đồng lưu trữ những tài liệu đã hoàn chỉnh
về nội dung).


B.

HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VT-LT TẠI BỘ CÔNG
THƯƠNG
Một số khái niệm cơ bản
Quản lý công tác văn thư
Quản lý công tác văn thư là toàn bộ những hoạt động điều hành, triển khai
công việc, kiểm tra, thanh tra và đánh giá của Thủ trưởng cơ quan, tác động
đến các nghiệp vụ như: soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải
quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho
hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
Quản lý công tác lưu trữ
Là một lĩnh vực hoạt động trong đó bao gồm có quản lý hoạt động lưu trữ
(thu thập hồ sơ, tài liệu; tổ chức khoa học; bảo quản và tổ chức khai thác,
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ) và quản lý tài liệu lưu trữ (quản lý kho
lưu trữ, quy chế, kỹ thuật bảo quản TLLT; khai thác sử dụng TLLT) nhằm

phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu
cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
II.
Thẩm quyền điều hành hoạt động quản lý công tác VT-LT
Dựa theo Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005, Bộ Công
Thương có thành lập Phòng Hành chính – Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, có
chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý và tổ
chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong toàn ngành của Bộ ( Chỉ đạo,
hướng dẫn và giám sát của Bộ Nội Vụ, cụ thể là Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước)
III.
Cơ sở pháp lý trong việc quản lý công tác VT-LT
Để tổ chức và quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ, trước hết Bộ Công
Thương cần phải căn cứ vào những quy định của pháp luật Việt Nam. Một
số vấn đề cơ bản đã được nhà nước quy định trong các văn bản như:
Về công tác văn thư
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư
Văn bản hợp nhất số: 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014
Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính
I.

1.
-

2.

-

-

1.
-


-


-

2.
-

-



1.
-

2.
-

3.
-

-

4.

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan
Về công tác lưu trữ
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001 34/2001/PL-UBTVQH10
Luật Lưu trữ 2011
Nghị định 111/2004/NĐ-CP hướng dẫn Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức.
Thông tư 09/2011/TT-BNV Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
IV.
Hoạt động quản lý công tác văn thư tại Bộ Công Thương
Căn cứ vào Điều 27 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004
của Chính phủ về công tác văn thư thì hoạt động quản lý công tác văn thư
của Bộ Công thương gồm:
Xây dựng, ban hành văn bản và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác
văn thư
Bộ Công thương có ra Quyết định số 4267/QĐ-BCT ngày 25/6/2013 về ban
hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản của cơ quan
Bộ Công thương (có quy chế kèm theo)
Ban hành văn bản về quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư
Bộ Công Thương có ra Quyết định số 4268/QĐ-BCT ngày 25/6/2013 về
ban hành Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày và mẫu các loại văn bản
của Bộ Công Thương (có quy định kèm theo)
Ban hành văn bản về nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ

trong công tác văn thư
Bộ Công Thương có ra Quyết định số 2208/QĐ-BCT ngày 14/3/2014 về
việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống quản lý công văn,
công việc Bộ Công Thương (có quy định kèm theo)
Bộ Công Thương vừa ban hành văn bản ngày 29/12/2016 công bố Hệ
thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2015. Theo đó, Bộ Công Thương đã xây dựng và áp dụng Hệ thống
quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 cho việc
thực hiện các thủ tục hành chính theo chức năng nhiệm vụ, trong đó có:
Quy trình quản lý tài liệu và hồ sơ; Quy trình Xử lý công văn đến và đi.
Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ


-

5.
-

-

2.



-

-

3.
a.

-

Bộ Công Thương cho cán bộ đi đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn,
hành chính nhà nước và kỹ năng nghiệp vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà
nước của Bộ Công Thương tại Trường Đào tạo, bồi dưỡng Cán bộ Công
Thương Trung ương (đây là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ Công
Thương có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho
bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định của pháp luật)
Kiểm tra, thanh tra, đánh giá về công tác văn thư
Ở Bộ Công Thương chủ yếu tiến hành kiểm tra định kỳ kết hợp với hướng
dẫn và đánh giá. Còn thành tra chủ yếu thuộc thẩm quyền của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước (tiến hành thanh tra khi có dấu hiệu vi phạm Pháp luật.
V.
Hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại Bộ Công Thương
1. Phông Lưu trữ
Trước năm 2007, lúc chưa sáp nhập thì Bộ Công Nghiệp và Bộ Thương
Mại mỗi bộ có 1 phông lưu trữ riêng: Phông lưu trữ Bộ Công nghiệp và
Phông lưu trữ Bộ Thương Mại
Từ năm 2007 đến nay, sau khi sáp nhập Bộ Công Thương hiện có 1 phông
lưu trữ, đó là Phông Lưu Trữ Bộ Công Thương
Quản lý hoạt động lưu trữ
Bộ Công Thương có xây dựng Quy chế Công tác lưu trữ của Bộ từ năm
2012 trong đó có quy định về Công tác thu thập, quản lý hồ sơ lưu trữ; Tổ
chức bảo quản TLLT; Tổ chức khai thác sử dụng TLLT;...
Ngoài ra, Bộ Công Thương có ra Thông tư hướng dẫn về công tác lưu trữ ở
một số lĩnh vực nhất định
Về công tác lập hồ sơ (là thuộc công tác văn thư nhưng lại có liên quan đến
lưu trữ):
Bộ Công thương có ra Quyết định ban hành Danh mục hồ sơ tài liệu của Bộ
từ năm 2013 trong đó nó bao gồm cả quy định về bảng thời hạn bảo quản

và có Danh mục hồ sơ tài liệu kèm theo.
Tuy nhiên, mấy năm trở lại đây, Bộ Công Thương đang tiến hành sắp xếp
lại cơ cấu tổ chức nên những năm gần đây Bộ không tiến hành xây dựng
danh mục hồ sơ mà vẫn sử dụng danh mục hồ sơ cũ.
Quản lý tài liệu lưu trữ
Kho lưu trữ: Bộ Công thương có 4 kho lưu trữ:
2 kho ở trụ sở chính của Bộ (lưu trữ những tài liệu chỉnh sửa, bổ sung)
+ Phòng 427: Lưu trữ những văn bản đi của Bộ từ năm 2007
+ Phòng 429: Lưu trữ những văn bản đến và hồ sơ nhân sự của Bộ


b.
-

2 kho còn lại ở đường Phạm Văn Đồng (lưu trữ những tài liệu đã hoàn
chỉnh về nội dung)
Bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tài liệu và hồ sơ lưu trữ được sắp xếp theo thứ tự và được đánh số sau đó
được xếp trong các hộp hồ sơ, tài liệu
• Một số hình ảnh về hoạt động lưu trữ (có hình minh họa)
C.


1.

LIÊN HỆ VÀ NHẬN XÉT

Trách nhiệm của Bộ Công Thương về quản lý công tác VT-LT
Ưu điểm
- Bộ Công Thương đã thực hiện khá tốt công tác văn thư-lưu trữ trong cơ

quan; kịp thời chỉ đạo triển khai khá đầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn
của Nhà nước, bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật: Có Quy chế
tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản; Quy định về thể thức, kỹ thuật
trình bày và mẫu các loại văn bản; Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống quản
lý công văn, công việc; Quy chế Công tác lưu trữ; Quyết định ban hành Danh
mục hồ sơ tài liệu.
=> Các văn bản trên đều cần thiết có trong Hồ sơ nguyên tắc của nhân viên
QTVP
- Ngoài ra còn có áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn
quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong công tác văn thư
- Cơ sở vật chất: Phòng làm việc, các trang thiết bị được đầu tư và đảm
bảo để công tác văn thư-lưu trữ được thực hiện tốt nhất.
2. Hạn chế
- Có Quy chế về Công tác lưu trữ nhưng chưa có Quy chế tổng hợp về
Công tắc văn thư
- Việc xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ bị gián đoạn, không thường
xuyên do Bộ đang trong thời gian sắp xếp, cơ cấu lại tổ chức.