THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY

2.MỤC LỤC
DANH MỤC VIẾT TẮT


DANH MỤC VIẾT TẮT
TNHH: Trách nhiệm hữu hạn
VSV: Vikosmile Việt
CNTT: Công nghệ thông tin


LỜI MỞ ĐẦU
Ngày này, Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản
trị hậu cần của mỗi cơ quan, tổ chức. Là một bộ máy làm việc tổng hợp và trực
tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Song đất
nước ta đang trên con đường hội nhập khoa học quốc tế, cuộc cách mạng khoa
học công nghệ và bùng nổ thông tin…chính vì vậy xây dựng văn phòng mạnh là
yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và
lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo. Bên cạnh đó
phải có một đội ngũ văn phòng được đào tạo với trình độ cao, đa năng về nghiệp
vụ để đưa đất nước bắt nhịp kịp thời với thời đại và thế giới.
Văn phòng của cơ quan có chức năng, vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ
quan đối với bất kì cơ quan nào. Hoạt động của văn phòng góp phần không nhỏ
vào hoạt động của cơ quan.
Trong thời gian kiến tập tại công ty Công ty THHH Thương mại và Dịch
vụ du lịch VIKOSMILE Việt và được làm việc thực tế ở văn phòng Tổ chức
hành chính của công ty, em xin rút ra bài khảo sát, đánh giá về “tổ chức và hoạt
động của văn phòng Tổ chức hành chính của công ty THHH Thương mại
và Dịch vụ du lịch VIKOSMILE Việt”.

3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG
MẠI VÀ DỊCH VỤ DU LỊCH VIKO SMILE VIỆT.
1.1.Lịch sử hình thành phát triển
Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DU LỊCH
VIKO SMILE VIỆT.
Tên giao dịch quốc tế: VIKO SMILE VIET TOURIST SERVICES AND
TRADING COMPANY LIMITED.
Tên công ty viết tắt: VIKOSMILE CO .,LTD
Trụ sở chính: Lô 45, dãy TT4, Khu Đô thị Mỹ Đình-Mễ Trì, Phường Mỹ
Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Công ty được đăng ký kinh doanh lần đầu ngày 08 tháng 10 năm 2013,
đến nay công ty đã hoạt động được 3 năm. Là một doanh nghiệp mới, một công
ty du lịch chuyên cung cấp các dịch vụ du lịch, lữ hành chuyên nghiệp, hiện đại
với nhiều ưu đãi và phục vụ tốt nhất.
Trải qua 3 năm xây dựng và phát triển, Công ty đã và đang ngày càng
không chỉ khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực dịch vụ du lịch và lữ
hành tại thị trường Việt Nam mà còn trên thị trường quốc tế. Một hành trình phát
triển liên tục không ngừng, Công ty đã gặt hái được nhiều thành tích đáng kể
như tốc độ tăng trưởng kinh doanh đều đạt 150% so với năm trước, quy mô và
đội ngũ nhân sự tăng trưởng mạnh, số lượng khách hàng tăng cao, hệ thống đối
tác dịch vụ đa dạng và hợp tác chặt chẽ.
Đáng ghi nhận nhất là vào ngày 30/3/2014 công ty được trao tặng danh
hiệu “DỊCH VỤ DU LỊCH HOÀN HẢO” do hiệp hội người tiêu dùng bình trọn
qua chiến dịch khảo sát “SẢN PHẨM TIN CẬY, DỊCH VỤ HOÀN HẢO,
NHÃN HÀNG ƯA DÙNG VIỆT NAM 2014” do tạp chí Sở Hữu Trí Tuệ Việt
Nam thực hiện.
Quy mô ban đầu của Công ty chỉ là một văn phòng nhỏ, với hơn 04 cán
bộ công nhân viên, và số vốn ít ỏi, bất chấp khó khăn, gian khổ, làm việc trong
điều kiện hết sức khó khăn, thiếu thốn đủ đường, Lãnh đạo Công ty cùng với

cán bộ công nhân viên đã “khởi nghiệp” từ những tour du lịch Nội địa giá rẻ
4


dành cho công nhân, học sinh và khách du lịch lẻ thậm chí thương mại cả từng
chiếc vé tàu, cho thuê xe đám cưới hỏi, có những nhưng Công ty vẫn quyết tâm
thực hiện, trước nhất là vì mục tiêu tồn tại và sau đó là khẳng định uy tín và
thương hiệu của mình.
Trong suốt quá trình hoạt động, không thể kể hết những khó khăn chồng
chất cũng như những trở ngại không lường mà tập thể cán bộ công nhân viên
Công ty phải vượt qua từ những ngày tháng khởi nghiệp, đổi lại đến nay công ty
đã khẳng định được uy tín, vị thế, thương hiệu của mình trong lĩnh vực dịch vụ
Du lịch và Lữ hành.
Để tồn tại trên thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt và đáp ứng được
yêu cầu ngày càng cao của thị trường cũng như sự phát triển không ngừng của
đất nước, Công ty đã xây dựng chiến lược cho riêng mình, trong đó trọng tâm là
đầu tư vào nguồn nhân lực chất lượng cao, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán
bộ công nhân viên. Công ty không ngừng đổi mới công nghệ, trang bị máy móc,
phương thức tô chức và hết nối dịch vụ hiện đại, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ
thuật vào đổi mới biện pháp quảng bá và kinh doanh theo hướng thương mại
điện tử. Qua đó, đã tạo được uy tín với các đối tác cung ứng dịch vụ, đồng thời
tạo được nền móng vững chắc để Công ty phát triển trong điều kiện mới.
Với phương châm “Coi con người là nhân tố trung tâm để quyết định
thành công, phồn thịnh và phát triển bền vững”, vì vậy Lãnh đạo Công ty luôn
quan tâm đến đời sống của CBNV, bằng những việc làm cụ thể như mở rộng quy
kinh doang, đa dạng hóa hệ thống dịch vụ du lịch góp phần tạo công ăn việc làm
ổn định và tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên của Công ty. Điều này được
thể hiện rất rõ qua mức thu nhập, chính sách chia sẽ lợi nhuận, chính sách khen
thưởng và các chính sách bảo hiểm xã hội, y tế, đồng thời cũng từ các tổ chức
bài bản này, Công ty đã tập trung được trí tuệ tập thể, sự nhiệt huyết, đoàn kết và

phát triển một cách toàn diện.
1.2.Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của công ty Công ty THHH Thương mại và Dịch vụ du
lịch VIKOSMILE Việt gồm:
5


-Giám đốc
-Phó giám đốc
-Các phòng ban, chuyên môn nghiệp vụ giúp việc cho giám đốc
Tổng giám đốc: điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Tổng công ty
theo chế độ thủ trưởng, là đại diện pháp nhân của tổng công ty trong quan hệ
kinh doanh và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Doanh nghiệp có trách nhiệm làm đầy đủ các thủ tục về đăng ký kinh
doanhvà hoạt động theo đúng pháp luật.
Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty:
GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM
ĐỐC

XÚC TIẾN VÀ
TƯ VẤN DU
LỊCH

TỔ CHỨC HÀNH
CHÍNH

NHÂN SỰ

1.3.Chức năng nhiệm vụ
Việt Nam có rất nhiều địa điểm đẹp chưa được khám phá, chưa được
nhiều người biết đến, trong khi đó số lượng khách du lịch Việt Nam chiếm một
tỉ lệ vô cùng lớn. Do đó VIKOSMILE VIỆT đặt mục tiêu trở thành sự lựa chọn
số một cho những khách hàng muốn khám phá, trải nhiệm những điều mới mẻ,
lý thú trên đất nước Việt Nam.
VIKOSMILE VIỆT luôn phấn đấu trở thành công ty du lịch lựa chọn
hàng đầu của khách du lịch. Công ty xây dựng một văn hóa tập đoàn với sứ
mệnh cung cấp các chương trình đạo tạo và dịch vụ dựa trên tiêu chí trung thực,
liêm chính, tôn trọng, tin cậy với tính chuyên nghiệp và đạo đức nghề nghiệp
cao.
VIKOSMILE VIỆT cung cấp các tour du lịch với chi phí hợp lý giúp
6


khách hàng đi du lịch với một ngân sách phù hợp. Khai thác các tuyến tour du
lịch độc đáo; mới mẻ giúp cho người dân địa phương có thêm thu nhập; phát
triển kinh tế và giúp đỡ khách hàng có thêm nhiều trải nghiệm lý thú và bổ ích.
Thúc đấy nền kinh tế của đất nước phát triển, đưa ngành công nghiệp không
khói của Việt Nam lên một tầm cao mới, hiện đại với thế giời.

7


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY.
2.1.Lý luận chung về tổ chức hoạt động
2.1.1.Khái niệm văn phòng:
Có nhiều khái niệm khác nhau về văn phòng, tuy nhiên người ra thường
nhìn nhận văn phòng với các phương diện như: Phương diện “địa điểm làm

việc”, phương diện “tổ chức”, phương diện “chức năng”.
Theo phương diện “địa điểm làm việc”:
-Văn phòng là địa điểm làm việc của một cơ quan, tổ chức.
-Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan.
Theo phương diện “tổ chức”:
-Văn phòng là bộ phận cấu thành, giúp việc của một cơ quan, tổ chức
-Văn phòng là bộ phận tồn tại trong cơ quan, tổ chức để thực hiện chức
năng theo yêu cầu của nhà quản trị cơ quan, tổ chức đó
-Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một
cơ quan.
Theo phương diện “chức năng”
-Văn phòng là nơi thực hiện một loại hình công việc.
-Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác văn thư, hành chính trong một
cơ quan.
-Văn phòng là nơi soạn thảo, xử lý công văn, giấy tờ nhằm mục đích phục
vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý có hiệu quả.
Tóm lại, Văn phòng là một đơn vụ rất quan trọng cấu thành nên cơ quan,
nó là bộ máy làm việc tổng hợp, trực tiếp hoặc gián tiếp hỗ trợ cho công tác lãnh
đạo, quản lý của cơ quan, là trung tâm thu thâp và xử lý thông tin, kết nối và hỗ
trợ cho quan động của các đơn vị khác, đảm bảo công tác hậu cần.
2.1.2.Chức năng của văn phòng.
Về cơ bản văn phòng thực hiện hai chức năng chính sau:
2.1.2.1.Chức năng tham mưu-tổng hợp.
“Tham mưu” là việc tư vấn, góp ý, đề xuất, đưa ra các giải pháp, cách
8


thức, phương pháp giải quyết, xử lý một vấn đề nào đó; trên cơ sở đó, lãnh đạo
cơ quan xem xét, cân nhắc và đưa ra quyết định cuối cùng.
“Tổng hợp” là hoạt động thống kế, thu thập, phân tích, so sánh, đối chiếu,

tập hợp…các thông tin cần thiết về một vấn đề, chủ đề, lĩnh vực, qua đó tìm ra
được những thông tin có giá trị cao, ngắn gọn, hữu ích, có thể sử dụng cho các
hoạt động chỉ đạo, điều hành, phổ biến, thông tin cho các cá nhân, tổ chức…
Văn phòng thực hiện chức năng “tham mưu” qua các hoạt động tư vấn,
góp ý cho lãnh đạo cơ quan về các vấn đề lớn, phức tạp, chuyên sâu của văn
phòng, từ đó lãnh đạo cơ quan đưa ra các quyết định chỉ đạo cho cả hoạt động
của cơ quan như: Hoạch định, tổ chức, quản lý nguồn nhân sự, cơ cấu tổ chức bộ
máy, các quy trình nghiệp vụ, khen thưởng kỷ luật, điều động thuyên chuyển,
giám sát các hoạt động, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác (tham mưu
xây dựng bộ máy văn phòng cơ quan, tham mưu xây dựng và hoàn thiện các quy
chế, quy định; tham mưu về nâng cấp và hoàn thiện cơ sở vật chất hạ tầng, tham
mưu về khen thưởng kỷ luật…)
Văn phòng thực hiện chức năng “tổng hợp” thông qua việc thống kê, phân
tích, xử lý thông tin về nhiều vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý của cơ
quan và các cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
Chức năng “tham mưu” và chức năng “tổng hợp” luôn đi liền, hỗ trợ gắn
kết chặt chẽ với nhau; là hai mặt của một vấn đề, luôn song hành và tương hỗ
trong bất cứ lĩnh vực gì.
Hoạt động tổng hợp là cơ sở, căn cứ, tiền đề hết sức quan trọng để hoạt
động tham mưu đem lại hiệu quả, sát với công việc, phù hợp với các tình huống
khách quan.
Chức năng tham mưu của văn phòng chỉ thực sự đạt được hiệu quả tốt khi
hoạt động tổng hợp được thực hiện chính xác, đầy đủ và kịp thời.
2.1.2.2.Chức năng hậu cần
Hậu cần là hoạt động cung ứng và đảm bảo các yếu tố tổ chức, vật chất và
kỹ thuật để cho các hoạt động chính đạt được mục tiêu.
Hậu cần là bộ phận công tác ở hậu phương lo việc kỹ thuật, y tế, vật chất,
9

trang thiết bị và các điều kiện khác phục vụ cho các công việc khác.
Tóm lại, hậu cần là việc đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, trang
thiết bị, kỹ thuật, môi trường và các yếu tố khác phục vụ tốt nhất cho hoạt động
của một cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Văn phòng thực hiện chức năng hậu cần thông qua các công việc sau đây:
-Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, hạ tầng, trang thiết bị của cơ quan. Chủ
trì việc mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên và đột xuất các trang thiết
bị đó.
-Chủ động lên kế hoạch phục vụ các cuộc hội họp, hội thảo, các hoạt động
chung, các chuyến đi công tác, các chương trình sự kiện, các cuộc đón tiếp…của
cơ quan và văn phòng.
-Đảm bảo các điều kiện vệ sinh môi trường, cảnh quan, môi trường văn
hóa của cơ quan. Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội trong nội bộ cơ quan và
xung quanh.
-Tổ chức tốt công tác y tế, chăm sóc sức khỏe thường xuyên cho cán bộ
nhân viên.
-Quản lý tốt việc phòng cháy chữa cháy, nổ hệ thống điện, vật dễ cháy nổ;
thường xuyên tập huấn và trang bị các kiến thức về phòng chống cháy nổ cho
cán bộ, nhân viên.
-Đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết trang trọng, lịch sự, tiết kiệm; chú
trọng xây dựng các quan hệ đối nội và đối ngoại rộng mở phục vụ sự phát triển
của cơ quan.
2.1.3.Nhiệm vụ của văn phòng
-Tổ chức xây dựng bộ máy văn phòng và các bộ phận trong văn phòng.
-Chủ trì việc xây dựng và thực hiện các quy chế, quy định, nội quy của cơ
quan, văn phòng cơ quan và theo dõi việc thực hiện các văn bản đó.
-Chủ trì việc xây dựng các chương trình kế hoạch, lịch công tác của cơ
quan, văn phòng cơ quan.
-Đảm bảo thông tin, quản trị tốt các nguồn thông tin, khai thác và sử dụng
hiệu quả các thông tin thu thập được.

10


-Chú trọng đảm bảo tốt công tác văn thư, lưu trữ, hành chính, thủ tục, quy
trình làm việc ngắn gọn, khoa học, hiệu quả.
-Thẩm định về hình thức văn bản, nội dung các văn bản do văn phòng
soạn thảo.
-Chủ trì việc quản lý, mua sắm, sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết
bị, vật tư làm việc cho cơ quan và văn phòng.
-Chủ động phục vụ các cuộc hội họp và các chuyến công tác của cơ quan,
văn phòng.
-Đảm bảo an ninh, vệ sinh, môi trường của cơ quan và văn phòng.
-Chủ động thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, đối nội, đối ngoại.
2.1.4.Cơ cấu tổ chức của văn phòng.
- Để tồn tại và hoạt động tốt, bất kỳ cơ quan, tổ tchức nào cũng phải có
một cơ cấu ổn định, khoa học, liên kết chặt chẽ với nhau. Thực chất cơ cấu của
tổ chức là sự phân chia thành từng lĩnh vực để tiến tới các nhiệm vụ lớn của cơ
quan. Cơ cấu tổ chức là kết cấu bên trong của một cơ quan, tổ chức, có mối liên
quan chặt chẽ với nhau.
-Cơ cấu tổ chức của văn phòng là chỉnh thể các bộ phận khác nhau trong
văn phòng có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao
những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được sắp xếp thành từng cấp nhằm
thực hiện tốt nhất, đầy đủ nhất các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
- Tùy theo quy mô, các lĩnh vực hoạt động, tính chất hoạt động của từng
cơ quan, tổ chức khác nhau mà số lượng, tên gọi của các bộ phận trong văn
phòng có thể khác nhau.
2.2.Thực trạng về cơ cấu tổ chức của văn phòng
Văn phòng tổng công ty hiện được tổ chức gồm 6 bộ phận với 9 nhân
viên, trực tiếp lãnh đạo là một Trưởng phòng và một phó trưởng phòng giúp
việc.

11


Tổ chức văn phòng công ty được khái quát theo sơ đồ sau:
TRƯỞNG PHÒNG

PHÓ TRƯỞNG
PHÒNG

TÀI CHÍNH

VĂN THƯ

12

WEBSITE

TỔNG HỢP

IN ẤN

(Bảo vệ/tạp vụ)


Tình hình đội ngũ nhân sự
Bảng biểu nhân sự:
STT

HỌ VÀ TÊN

VỊ TRÍ CÔNG
TÁC

TRÌNH ĐỘ
CHUYÊN

THÂM
NIÊN CÔNG TUỔI

1

Nguyễn Hoàng

Trưởng phòng

MÔN
Đại học

TÁC
3 năm

41

2

Yến
Trần Đức Anh

Phó phòng

Đại học

2 năm

39

3

Nguyễn Kiều

Nhân viên tổ

Đại học

1 năm 4

30

4

Mai
Nguyễn Thị

chức hành chính
Nhân viên Văn

Đại học

tháng

2 năm 6

30

5

Thu Trang
Đinh Tấn Vũ

thư
Nhân viên điều

Cao Đẳng

tháng
3 năm

27

Mai Văn Nhật

ấn
Nhân viên bảo

Phổ thông

11 tháng

35

Vũ Đình Anh

vệ
Nhân viên bảo

Phổ thông

2 năm 11

40

Lê Thị Mai

vệ
Nhân viên tạp

Phổ thông

tháng
2 năm

37

Nguyễn Cao

vụ
Nhân viên tổ tạp

Phổ thông

3 năm

41

Hoa

vụ

hành website/in
6
7
8
9

13


2.3.Thực trạng về hoạt động của văn phòng.
2.3.1.Chức năng của văn phòng:
-Phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo công ty.
-Tham mưu, giúp giám đốc công ty trong công tác tổ chức nhân sự, tiền
lương, đào tạo và giải quyết các chế độ chính sách với người lao động, quản lý
công tác hành chính quản trị, văn thư, lưu trữ, trang điện tử, in ấn.
-Giúp Giám đốc công ty trong lĩnh vực đối ngoại.
- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các
việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao
động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự
theo luật và quy chế công ty.
- Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nộ
quy, quy chế công ty

- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty
2.3.2.Nhiệm vụ của văn phòng
2.3.2.1.Công tác văn phòng
- Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin. Xử
lý các thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng.
- Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến
công ty. Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình
- Tổ chức hội nghị và các buổi khánh tiết của công ty.
- Soạn thảo văn bản, trình giám đốc ký các văn bản đối nội, đối ngoại và
phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó.
- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chính
xác, kịp thời. Hàng ngày,cán sự văn thư lưu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của
các cơ quan hữu quan gửi đến.
- Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh tróng
14


kịp thời đúng nguyên tắc
- Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn công ty
- Hướng dẫn các phòng ban văn thư lưu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ
- Quản lý và sử dụng tốt con dấu của tổng công ty, các loại giấy tờ khống
chỉ,giấy giới thiệu giáy đi đường.
- Quản lý,lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua sắm và phân phối văn
phòng phẩm hàng tháng cho cơ quan.
- Thông báo các cuộc họp của tổng công ty đúng thời gian, thời hạn.
2.3.2.2.Công tác tổ chức, chế độ chính sách
Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự theo nhiệm vụ, quyền hạn
của mình, cụ thể là:
- Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao
động.

- Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định
và quy chế công ty.
- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty.
- Lưu giữ và bổ sung hồ sơ CBCNV kịp thời, chính xác
- Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật,
HĐ lương, khoa học kỹ thuật
- Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc thợ cho
người lao động
2.3.2.3.Công tác bảo hộ lao động.
- Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khu
vực văn phòng và công cộng.
- Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ
lao động trong toàn công ty theo quy chế
15


- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động: khám sức khỏe định kỳ và đột
xuất, cấp cứu tai nạn laô động
2.3.2.4.Công tác bảo vệ
- Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty.
- Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai, hỏa
hoạn.
- Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự.
- Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng. Phối hợp cùng
các bộ phận duy trì thời gian làm việc.
2.3.2.5.Công tác phục vụ
- Làm công tác tạp vụ, vệ sinh trong công ty.
- Đảm nhận việc cung cấp các nhu cầu phục vụ công tác văn phòng
- Đảm nhận công tác nấu cơm phục vụ bữa ăn công nghiệp

2.3.2.6.Công tác thông tin
Thực hiện các nhiệm vụ kĩ thuật thường xuyên lập lại (thông tin và xử lý
số liệu)
- Văn phòng thu thập các thông tin qua nhiều kênh, để giúp cho việc xây
dựng báo cáo, chỉ đạo sản xuất kinh doanh của công ty, cung cấp phổ biến thông
tin, sử dụng thông tin một cách có hiệu quả.Đảm bảo thông tin liên lạc được
thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Quan hệ với các cơ quan chức năng để làm thủ tục như :xin phép mở
mạng thông tin liên lạc mới
- Quản lý tốt máy FAX của cơ quan Phát hiện những bát hợp lý trong
công tác thông tin liên lạc ở công ty và đề xuất biện pháp sử lý, khắc phục kỹ
thuật theo trách nhiệm được giao.
16


Đảm bảo thông tin liên lạc được thông suốt phục vụ cho hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty.
Phụ trách công tác quản trị: xây dựng các kế hoạch mua sắm thiết bị, kiểm
kê tài sản cố định hàng năm, lập dự toán chi tiêu hàng năm của cơ quan.
Tại các phòng làm việc của Văn phòng của công ty được trang bị máy
móc thiết bị khá hiệ đại như: Máy vi tính, máy điều hoà nhiệt độ, bàn ghế, điện
thoại và các văn phòng phẩm..., các phương tiện như: xe ôtô để bố trí các bộ
phận đi công tác và sử dụng trang thiết bị văn phòng một cách có hiệu quả.Văn
phòng có trách nhiệm theo dõi,điều hành các bộ phận như : Bộ phận bảo vệ,
thường trực, bộ phận tổ xe,bộ phận tiếp khách, bộ phận tạp công. Thực hiên các
nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo lệnh của giấm đốc công ty.
QUYỀN HẠN
Phòng tổ chức hành chính có quyền tham mưu và giúp việc cho giám đốc
công ty..
Tổ chức thực hiện các công việc trong lĩnh vực công tác tổ chức, hành

chính khi được lãnh đạo công ty phê duyệt
2.3.3. Nhiệm vụ của đội ngũ nhân sự
Trưởng phòng:
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng,
nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước giám đốc công ty. Kiểm tra, đôn
đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
- Quản lý nhân nhân lực của phòng. Phân công cụ thể nhiệm vụ các nhiệm
vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của giám đốc
công ty.
- Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập : Tuyển dụng,
nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật .....
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và
17


đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ.
+ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể .
+ Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động
+ Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ
+ Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty
+ Hồ sơ cán bộ công nhân viên
+ Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty
+ Đối nội, đối ngoại
+ Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc công ty
- Quyền hạn:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên
+ Thừa lệnh giám đốc ký tên đóng dấu công ty các loại văn bản đã được

giám đốc ủy quyền: giấy giới thiệu khám chũa bệnh, giấy công tác của CBCNV
và khách, giấy giới thiệu công tác và các văn bản giải quyết các công việc hành
chính khác.
+ Giải quyết cho nhân viên nghỉ việc riêng 1 ngày
Phó phòng:
-Trợ giúp ban giám đốc và trưởng phòng một số lĩnh vực, công việc có
liên quan và được giao.
-Theo dõi, tổng hợp, xây dựng các báo cáo được giao.
Nhân viên tổ chức-hành chính:
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và
18


đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Bảo hộ lao động, an toàn phòng chống cháy nổ
+ Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện chế độ ốm
đau, thai sản, tai nạn lao động trong toàn công ty
+ Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho người lao động
+ Định mức lao động
+ Đánh máy, văn thư lưu trữ hồ sơ công văn công ty (trừ hồ sơ cá nhân,
Bảo hiểm xã hội)
+ Công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu công ty.
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng.
+ Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòng khi
trưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền.
- Quyền hạn:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên
Nhân viên văn thư:
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột

xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Công tác thủ quỹ tiền mặt công ty
+ Bảo quản và sử dụng con dấu công ty theo quy chế
+ Phân phát công văn của công ty và cấp trên
+ Mua sắm các dung cụ, vật tư văn phòng phẩm phục vụ toàn công ty
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng.
- Quyền hạn:
19


+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên
Nhân viên điều hành website/in ấn:
-Chịu trách nhiệm tham mưu, tổ chức thực hiện các công tác liên quan
đến việc bổ xung, điều chỉnh, cải thiện…website của công ty.
-Chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện các công tác liên quan đến việc in ấn
văn bản, phim, tranh ảnh, báo…của công ty.
Nhân viên bảo vệ:
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty.
+ Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty.
+ Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai hỏa
hoạn.
+ Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng. Phối hợp cùng
các bộ phận duy trì thời gian làm việc.
+ Bơm nước lên bể phục vụ sản xuất, vệ sinh của công ty
+ Bảo quản các dụng cụ phòng chống cháy nổ, thiên tai và tài sản công
cộng
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó

giám đốc, trưởng phòng.
Riêng tổ trưởng tổ bảo vệ còm thêm các nhiệm vụ:
+ Quản lý nhân lực của tổ, lên lịch, đôn đốc các nhân viên thực hiện
nhiệm vụ trực bảo vệ. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của tổ trước giám đốc
và trưởng phòng
+ Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự trong toàn công
ty.
20


+ Lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết bị phòng chống cháy
nổ thiên tai.
+ Là cán bộ chủ chốt trong lực lượng xung kích phòng chống cháy nổ,
thiên tai
- Quyền hạn:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên
Nhân viên tạp vụ:
-Chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện công tác liên quan đến một số vấn đề
được trưởng phòng, phó phòng giao.
- Làm công tác tạp vụ, vệ sinh trong công ty.
- Đảm nhận việc cung cấp các nhu cầu phục vụ công tác văn phòng
- Đảm nhận công tác nấu cơm phục vụ bữa ăn công nghiệp
2.4.Nhận xét, đánh giá về tổ chức và hoạt động của văn phòng.
2.4.1.Ưu điểm.
Văn phòng đã thực hiện tốt các phương án đề ra, có bộ máy quản lý được
phân công và phân cấp rõ ràng. Nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cá nhân được
xác định cụ thể, đã tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho nhân viên. Giúp cho
công tác kiểm tra và đánh giá nhân viên của trường phòng được dễ dàng và
chính xác hơn.
Đội ngũ nhân viên của văn phòng có nhiệt huyết làm việc, trình độ cao.

Cơ cấu lao động của văn phòng còn trẻ vì vậy họ rất năng động và sáng tạo.
Công tác văn phòng của công ty đã phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ
của mình, là bộ phận tham mưu giúp cho lãnh đạo giải quyết tốt nhưng công
việc điều
hành trong cơ quan cũng như công tác đối nội và đối ngoại góp phần cho
sự phát triển và vững mạnh của công ty. Văn phòng tạo điều kiện cho các phòng
ban và cơ quan đoàn thể hoàn thành công tác của lãnh đạo giao. Đặc biệt, ở các
21


bộ phận của văn phòngđều hoạt động với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao
dưới sự lãnh đạo, điều hành của trưởng phòng và phó trưởng phòng. Ngoài ra,
trong công tác chuyên môn mà văn phòng đã đạt được hiệu quả tốt, công tác chỉ
đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị cơ sở luôn được phòng quan tâm.
Nhân viên của văn phòng luôn được cử đến trung tâm đào tạo bồi dưỡng kỹ
thuật nghiệp vụ để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Trang thiết bị văn phòng khá đầy đủ, hiện đại…Lãnh đạo phòng thường
xuyên quan tâm, nhắc nhở văn thư việc thực hiện các quy định của Nhà nước,
của cơ quan về công tác giấy tờ.
Công tác văn thư về việc giải quyết văn bản đến, văn bản đi được thực
hiện tương đối tốt và chu đáo theo đúng quy định của Nhà nước, cơ quan công
ty.
Văn thư không những chỉ thu thập thông tin mà còn tổng hợp thông tin đã
thu thập được, tạo ra được nguồn thông tin mới hữu ích.
Quá trình cung cấp thông tin cho Lãnh đạo cơ quan được triển khai hiệu
quả, nhanh chóng và chính xác, đảm bảo cho quá trình lãnh đạo được thông
suốt.
Việc xây dựng văn hóa công sở được quan tâm chú ý, và được thực hiện
nghiêm túc.
Việc đưa các phần mềm tin học ứng dụng vào văn phòng đã có hiệu quả,

giúp cho việc quản lý, điều hành của lãnh đạo được dễ dàng và thuận tiện hơn.
2.4.2.Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, công tác hành chính tại văn phòng
Tổ chức hành chính còn gặp một số những hạn chế như sau:
Trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình nhiều nhân viên còn
chưa nắm vững nghiệp vụ hành chính văn phòng do đó còn lúng túng, thiếu
khoa học trong công việc.
Vẫn còn thiếu một số mẫu sổ quản lý văn bản như: sổ chuyển giao văn
22


bản, sổ đăng ký văn bản mật đi, sổ đăng ký văn bản mật…
Công tác tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu còn chưa hiệu quả và còn gặp
nhiều hạn chế.
Vẫn còn những bất cập và hạn chế trong triển khai công việc, còn tình
trạng chậm trễ trong công việc. Việc tuân thủ giờ giấc trong công việc còn chưa
nghiêm túc, vẫn còn tình trạng đi sớm về muộn của nhân viên.
Việc ứng dụng công nghệ, khoa học kỹ thuật hiện đại vẫn còn nhiều thiếu
sót.
Trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ còn sơ sài, không hiệu quả.
Chưa có nhân viên chuyên trách lưu trữ, vẫn còn kiêm nghiệm.
2.4.3. Nguyên nhân
Do thời gian hoạt động của công ty ngắn, mới đi vào hoạt động được ba
năm, đội ngũ văn phòng còn sơ sài, văn bản ban hành ít. Việc ban hành các nội
quy, quy chế về công tác văn phòng còn ít, ít hiệu quả.
Nghiệp vụ văn phòng của một số nhân viên trong công ty còn chưa vững,
chưa thành thạo.

23

CHƯƠNG 3:GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY.
Trước hết, muốn nâng cao chất lượng văn phòng, lãnh đạo công ty, lãnh
đạo văn phòng cần quan tâm đến việc nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân
viên văn phòng. Sự quan tâm này phải được thể hiện bằng các giải pháp cụ thể
về tuyển dụng và đạo tạo nhân viên văn phòng; công ty phải có kế hoạch đào tạo
và trang bị kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ hành chính văn phòng và cả các
lĩnh vực chuyên môn có liên quan.
Văn phòng cần nâng cao tầm nhận thức về vai trò, ý nghĩa của công tác
văn phòng, xem đó là yếu tố quan trọng để hoàn thành mọi nhiệm vụ của bản
thân.
Tạo điều kiện cho nhân viên văn thư lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ của
mình.
Trang bị thêm một số mẫu sổ quản lý văn bản đi đến để tiện theo dõi và
quản lý văn bản.
Trang bị đầy đủ các trang thiết bị cho công tác văn thư lưu trữ.
Đào tạo, hương dẫn, các khóa học về tin học, công nghệ,cách ứng dụng
phần mềm cho nhân viên văn phòng.
Để khắc phục những nhược điểm trong công tác tổ chức và hoạt động của
văn phòng Tổ chức hành chính phải đảm bảo thực hiện được một số mục tiêu
sau:
-Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy làm việc có hiệu quả nhất, đồng
thời nâng cao tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy, đem lại hiệu quả cao hơn.
-Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống
nào xảy ra, các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, khắc phục tình
trạng trùng lặp hoặc chia cắt chức năng, nhiệm vụ của các nhân viên.
-Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa trưởng phòng, và nhân viên tạo nên
một khối thống nhất, hoạt động nhịp nhàng với nhau.
-Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên trong văn phòng được xác định

rõ ràng, sắp xếp lao động đúng người, đúng việc, đảm bảo điều kiện lao động
24


cho nhân viên.
-Văn phòng công ty cần đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp
vụ cho nhân viên. Nếu cần có thể tuyển thêm hoặc thay thế nhân viên để đáp
ứng những đòi hỏi công việc của toàn công ty.
-Tuy quy mô sản xuất kinh doanh của công ty không lớn, nên cơ cấu bộ
máy của văn phòng đơn giản và linh đông, nhưng không vì thế mà công ty thay
đổi về bộ máy văn phòng tránh làm xáo trộn cơ cấu bộ máy.
Qua thực tiễn hoạt động của Văn phòng Tổ chức hành chính của công ty
dễ thấy, để góp phần vào việc thực hiện hoàn thành tốt các nhiệm vụ, Văn phòng
phải thực hiện được các giải pháp chủ yếu như sau:
Một là: Nâng cao chất lượng nguồn nhân sự. Đây được xem là một giải
pháp ưu tiên vì đó là yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức.
Ngoài việc bảo đảm số biên chế được giao, yêu cầu tuyển dụng người có
năng lực kết hợp đào tạo, bồi dưỡng, khuyến khích tự học, tự nghiên cứu và trải
nghiệm từ thực tiễn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện tốt
công tác tham mưu tổng hợp phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.
Bởi vì, nhiệm vụ đòi hỏi nhân viên văn phòng phải là người hiểu biết nhiều lĩnh
vực, có kinh nghiệm và có tư duy tổng hợp.
Mặt khác, do công tác Văn phòng luôn gắn liền với hoạt động lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, do đó nhân viên Văn phòng phải luôn nhận thức
được vị trí, vai trò của mình để tự nâng cao bản lĩnh chính trị, trình độ chuyên
môn nghiệp vụ.
Hai là: Hoàn thiện mô hình tổ chức của Văn phòng do công tác Văn
phòng
giữ vị trí, vai trò hết sức quan trọng. Nếu Văn phòng làm việc theo quy

chế, có nền nếp, nhân viên Văn phòng có trình độ, năng lực, làm việc có trách
nhiệm, năng động, sáng tạo thì công việc của cơ quan sẽ chạy đều, lãnh đạo,
điều hành được thông suốt, có hiệu quả. Do đó, Văn phòng phải được tổ chức
một cách khoa học, công chức Văn phòng phải giỏi một việc, biết nhiều việc, có
25