Xây dựng phần mềm kế toán tài sản cố định tại công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu việt com

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết
quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị
thực tập.
Tác giả đồ án
Vũ Thị Nhật Linh

1


LỜI CẢM ƠN
Bốn năm học qua em đã may mắn được học tập và nghiên cứu tại trường Học
viện Tài chính, sự chỉ bảo tận tình của tập thể thầy cô đã trang bị cho chúng em
những kiến thức quý báu, những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích làm hành trang
vững chắc để bước vào cuộc sống mới sau khi tốt nghiệp. Được sự dìu dắt, hướng
dẫn của thầy cô trong từng bước đi nghề nghiệp chuyên môn, em thấy mình đang
dần trưởng thành hơn. Em sẽ luôn luôn ghi nhớ công ơn của các thầy cô – những
người lái đò tận tình nhất đưa chúng em đến với chân trời tri thức.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã
có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo
học tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ
án tốt nghiệp và có được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai.
Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS.Vũ Bá Anh
đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua. Thầy đã chỉ bảo và
cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành chuyên đề này.
Thực hiện chuyên đề này, em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh,
các chị ở đơn vị thực tập. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH
Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com, và các anh chị ở phòng tài chính kế toán
đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập.
Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, bạn bè và người thân luôn động viên
và hỗ trợ em trong suốt quá trình học tập.

Đồ án không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếp tục
nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè.
Em xin chân thành cảm ơn!

2


MỤC LỤC

3


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Kí hiệu viết tắt

Tên đầy đủ

BBDGL

Biên bản đánh giá lại

BBGN

Biên bản giao nhận

BBKK

Biên bản kiểm kê

BBSCL

Biên bản sửa chữa lớn

CNTT

Công nghệ thông tin

HTTT

Hệ thống thông tin

TSCĐ

Tài sản cố định

TSCĐHH

Tài sản cố định hữu hình

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

PMKT

Phần mềm kế toán

CSDL

Cơ sở dữ liệu

VFP

Visual foxpro

DN

Doanh nghiệp

4


DANH MỤC HÌNH VẼ

5


LỜI MỞ ĐẦU
I.

Lý do chọn đề tài

Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội đặc biệt là sự phát triển nhanh chóng
của khoa học công nghệ thì thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng quyết
định sự thành công hay thất bại trong mọi lĩnh vực. Vì thế trong bối cảnh toàn cầu
hoá và nhân loại đang bước vào ngưỡng cửa của nền kinh tế tri thức thì thông tin
chính là cơ sở quyết định đối với sự phát triển của một quốc gia. Chỉ khi thu thập
được những thông tin chính xác thì các nhà quản lý, hoạch định kế hoạch mới cho ra
được những quyết định và các kế hoạch đúng đắn đem lại năng suất và hiệu quả cao

trong công việc. Để thực hiện được điều này một trong những giải pháp đề ra đó là
tin học hoá công tác quản lý trong hoạt động của các doanh nghiệp. Vì vậy xây
dựng một hệ thống thông tin tốt là điều cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp
nói riêng và của nền kinh tế nói riêng.
Qua một thời gian thực tập tại công ty TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu
Việt Com, em nhận thấy tầm quan trọng của công tác kế toán tài sản cố định
(TSCĐ) tại công ty.Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm Microsoft Office
Excel. Phần mềm này hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu vì thế không
đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt động tốt. Chính vì
vậy, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán tài sản cố định tại công ty
TNHH Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com”.
II.
-

Mục đích đề tài
Cung cấp được một phần mềm hỗ trợ hiệu quả cho bộ phận kế toán tài sản
cố định

-

Cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, đầy đủ cho
các bộ phận.

-

Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định, giảm chi phi, tăng doanh thu của
công ty.

-

Hỗ trợ nhân viên kế toán quản lý các tài sản cố định trong công ty.

6


-

Sử dụng các nguồn lực sẵn có như: con người, hệ thống máy tính để nâng
cao hiệu quả công tác quản lý.

III.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Đề tài tập trung nghiên cứu phân hệ kế toán Tài sản cố định tại công ty.

IV.

Phạm vi nghiên cứu

Trong khuôn khổ đề tài, em chỉ nghiên cứu các nghiệp vụ tăng do mua sắm
TSCĐ , không nghiên cứu về các nghiệp vụ kế toán như: tăng TSCĐ do tự chế, tăng
TSCĐ do chuyển bất động sản đầu tư thành bất động sản chủ sở hữu, nhận góp vốn
liên doanh bằng tài sản, nhận TCSĐ biếu tặng, kế toán giao dịch bán và thuê lại tài
sản là thuê tài chính, khách hàng mua thanh lí chịu TSCĐ…
V.

Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp phỏng vấn, thu thập, so sánh, tổng hợp thông tin.
- Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý.
- Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.

VI.

Kết cấu đồ án

Đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán tài sản cố định tại công ty TNHH
Thương mại và xuất nhập khẩu Việt Com”.
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phần nội dung đồ
án gồm có 3 chương:
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP
Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TÀI SẢN
CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT
COM VÀ PHƯƠNG HƯỚNG KHẮC PHỤC
Chương 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT COM

7


CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC XÂY DỰNG PHẦN MỀM
KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán.
1.1.1. Khái niệm và đặc trưng của phần mềm kế toán.
1.1.1.1. Khái niệm:
Khi công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm máy tính được các chuyên
gia phần mềm thiết kế để ứng dụng vào mọi lĩnh vực. Trong đó, lĩnh vực kế toán là
một trong các lĩnh vực được ưu tiên để tin học hóa trước tiên. Từ đó xuất hiện thuật
ngữ phần mềm kế toán. Để hiểu về thuật ngữ này rõ trước hết chúng ta cần biết thế
nào là một HTTT kế toán , các thành phần của HTTT kế toán và mối quan hệ giữa

các thành phần này.
HTTT kế toán: là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, cung
cấp thông tin trong lĩnh vực kinh tế, tài chính dựa vào công cụ máy tính và các thiết
bị tin học để cung cấp các thông tin kế toán cần thiết cho quá trình ra quyết định để
quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của các tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp.
Các thành phần của HTTT sử dụng máy tính:
(1) Con người:
(2) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, thông tin kế toán phục vụ cho việc xử
lý hệ thống và trợ giúp cho nhà quản lý.
(3) Thủ tục: Là những quy định quy tắc kế toán tác động lên dữ liệu để thực hiện
lưu trữ xử lý thông tin.
(4) Phần cứng: Bao gồm máy tính, các thiết bị ngoại vi và các thiết bị truyền
thông.
(5) Phần mềm (chương trình): Là tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ máy
để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thủ tục
đã chỉ ra.

8


Hình 1.0. Mối quan hệ của các thành phần trong HTTT
Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý
các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại
chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế
độ kế toán đến khâu in ra các sổ kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản
trị và các báo cáo thống kê, phân tích tài chính khác.
Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn như sau:

Hình 1.1. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán
Giai đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào:

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh,
người dùng cần phải xác định chứng từ tương ứng với nghiệp vụ kinh tế đó và thực
hiện nhập bằng tay vào phần mềm kế toán.
Giai đoạn 2: Xử lý dữ liệu:
Giai đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin

9


tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong giai đoạn 1 để
làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong giai đoạn sau.
Trong giai đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã
nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các
thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng
thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán lưu giữ kết quả cân đối thử
của từng tài khoản
Giai đoạn 3: Xuất thông tin đầu ra:
Căn cứ trên kết quả tổ chức lưu trữ, tìm kiếm thông tin và tính toán số liệu tài
chính, quản trị trong giai đoạn 2, phần mềm tiến hành kết xuất báo cáo tài chính,
báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê phân tích,... để in ra máy in hoặc lưu giữ
ra dưới dạng tệp để phục vụ cho mục đích phân tích thống kê khác hay kết nối với
các hệ thống phần mềm khác.
Tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng và khả năng của từng phần mềm kế toán
cụ thể mà người sử dụng có thể thêm bớt, tùy biến các báo cáo, phân tích phục vụ
nhu cầu quản trị.
1.1.1.2. Đặc trưng của phần mềm kế toán:
(1) Tính chính xác
So với việc ghi chép kế toán bằng thủ công, sử dụng phần mềm giúp các khâu
tính toán, ghi chép sổ sách và kết xuất báo cáo một cách chính xác hơn nhiều. Nếu
như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo cáo tài chính,

quản trị đều phải được lập lại từ đầu mà đôi khi mất vài ngày tới một tuần mới hoàn
thành thì nay công tác tính toán, cộng sổ được thực hiện chính xác 100% trên máy.
Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào duy nhất một nguồn là
các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần mềm kế toán
mang tính nhất quán. Trong khi đó công tác kế toán thủ công, thông tin trên một
chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất
nghiệp vụ mà mình phụ trách cho nên dễ dẫn tới tình trạng khi tổng hợp xảy ra việc
sai lệch dữ liệu trên các sổ làm công tác kế toán tổng hợp bị sai.

10


(2) Tính hiệu quả
Trong xã hội cạnh tranh ngày nay thông tin chính là sức mạnh, ai có thông tin
nhanh hơn thì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn.Với khả năng cung cấp
thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán
giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả
hơn.
Công tác kế toán thủ công đòi hỏi nhiều nhân sự làm kế toán. Trong khi đó phần
mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn được các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm
kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian và điều này chính
là tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp.
(3) Tính chuyên nghiệp
Bằng việc sử dụng PMKT, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp được in
ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định. Điều
này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình với các khách
hàng, đối tác và đặc biệt là các tổ chức tài chính, nhà đầu tư, kiểm toán và các cơ
quan chức năng có liên quan.Đây là yếu tố cũng hết sức có giá trị khi xây dựng
thương hiệu cho riêng mình.
(4) Tính cộng tác

Các PMKT ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng,
bán hàng,... tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán cùng
làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán. Như vậy trong môi trường làm
việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người khác và
toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác
và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên
nghiệp và tích cực hơn.
1.1.2. Yêu cầu đối với một phần mềm kế toán hiện nay.
Ngày nay, do tính đa dạng và phức tạp của các hoạt động kinh doanh, cùng
với sự phát triển và ngày càng phổ cập của CNTT, các PMKT đang trở thành công
cụ hỗ trợ hiệu quả và chính xác nhất. Các phần mềm kế toán giúp các doanh nghiệp

11


xử lý thông tin nhanh, an toàn; cung cấp các báo cáo kế toán kịp thời, giúp chủ
doanh nghiệp đưa ra được các quyết định quản lý và kinh doanh hiệu quả.
Một PMKT cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
-

Phải sử dụng các phương pháp kế toán:

+ Khác với các loại phần mềm khác, vì phần mềm kế toán luôn phải áp dụng
triệt để các phương pháp kế toán như: phương pháp chứng từ, phương pháp
tài khoản, phương pháp cân đối, phương pháp tính giá…
+ Hệ thống các chứng từ, các dữ liệu vào, các sổ và báo cáo đưa ra bắt buộc
phải tuân thủ theo một mẫu đã được nhà nước quy chuẩn.
-

Đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp:

Phần mềm kế toán phải đáp ứng được yêu cầu quản lý thông tin của các nhà

quản trị và cung cấp thông tin giúp các nhà quản trị đưa ra quyết định.
-

Đảm bảo quy định tài chính của nhà nước:
Phần mềm kế toán phải đảm bảo các quy định tài chính của nhà nước ví dụ

như quản lý quỹ tiền mặt, quản lý tiền gửi, chi trả lương và các khoản thu nhập khác
qua tài khoản cá nhân ….
-

Dễ sử dụng và dễ hiểu:
Đây là tiêu chí rất quan trọng, đặc biệt là đối với các kế toán viên mới vào
nghề hoặc đối với các kế toán đã quen làm việc thủ công. Phần mềm kế toán dễ sử
dụng giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí huấn luyện ban đầu cho doanh nghiệp
cũng như sau này khi kế toán cũ ra đi, kế toán mới vào tiếp nhận thì khâu chuyển
giao cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều so với một phần mềm kế toán quá phức tạp
và khó hiểu.

-

Thích ứng với quy trình kinh doanh:
Ứng dụng phải đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ kế toán, tuân thủ các chuẩn
mực kế toán và pháp luật kế toán hiện hành. Để đạt được yêu cầu này đòi hỏi đơn vị
cung cấp phần mềm phải có chuyên viên am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ kế toán thực
tế.Với các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì quy trình sản
xuất kinh doanh cũng khác nhau, trong khi đó một PMKT thông thường chỉ đáp ứng

12

được một số lĩnh vực nhất định. Chẳng hạn như một số phần mềm phù hợp với
ngành công nghiệp dệt may trong khi một số khác lại phù hợp với ngành sản xuất
dược phẩm hơn, … Vì vậy để đánh giá tốt một phần mềm, người sử dụng có thể căn
cứ vào khả năng đáp ứng của phần mềm với những lĩnh vực hoạt động, tìm hiểu
xem có bao nhiêu công ty cùng ngành đã sử dụng phần mềm và nói chuyện với
nhân viên của các đơnvị đó về mức độ hài lòng của họ khi sử dụng các phần mềm
này.
-

Khả năng nâng cấp và sửa đổi:
Doanh nghiệp không ngừng thay đổi, hoạt động của doanh nghiệp cũng không
ngừng thay đổi để cạnh tranh tốt hơn trong một môi trường kinh doanh ngày càng
phức tạp.Vì vậy, bạn đang không chỉ đang lựa chọn một phần mềm kế toán cho nhu
cầu hiện tại mà cho cả sự phát triển trong tương lai của công ty bạn. Những sản
phẩm đóng gói thường không có khả năng nâng cấp hoặc bị từ chối nâng cấp bởi
đơn vị cung cấp. Công nghệ ứng dụng cũng là yếu tố ảnh hưởng đến khả năng nâng
cấp của phần mềm trong tương lai. Thực tế các phần mềm thiết kế theo đơn đặt
hàng thường gặp khó khăn trong việc nâng cấp so với các phần mềm đóng gói. Bởi
vì rất có nhiều khả năng là mã nguồn không được lưu giữ theo tiêu chuẩn quốc tế,
và những nhân viên trước đây thiết kế phần mềm không còn công tác tại công ty
nữa hoặc không còn làm việc sau một vài năm. Do đó, việc nâng cấp các phần mềm
thiết kế theo đơn đặt hàng thường gây ra nhiều gián đoạn đáng kể và chi phí cao cho
công ty.

-

Khả năng kết nối với các phần mềm khác:
Doanh nghiệp nên xem xét liệu phần mềm mà mình lựa chọn có thể kết nối

với một phần mềm khác hay không. Ví dụ như nhiều phần mềm kế toán có khả năng
kết nối với các phần mềm tạo báo cáo khác như Crystal Reports hoặc FRX, ...

-

Yêu cầu về tính bảo mật:
Tính bảo mật của sản phẩm có thể căn cứ vào vào các tiêu thức sau:

▪

Khả năng phân quyền sử dụng cho người dùng: Phần mềm nên có chức năng cho
phép những người sử dụng khác nhau chỉ được truy cập những chức năng cụ thể

13


hoặc những thông tin cần thiết cho công việc của mình.
▪

Nhật ký sử dụng: Cho phép nhà quản trị cao nhất có thể theo dõi được các hoạt
động của người sử dụng một cách chi tiết. Có thể biết được hoạt động chỉnh sửa số
liệu của người sử dụng tại đâu, tại thời điểm nào. Ngoài người quản lý hệ thống ra,
người sử dụng không được phép sửa đổi những thông tin về nhật ký này.

▪

Mã hóa dữ liệu sử dụng: Phần mềm nên hỗ trợ các dữ liệu có thể được lưu giữ
dưới dạng mã hóa để các chương trình khác không thể truy cập được những dữ liệu
đó.

▪

Ngăn chặn truy cập từ bên ngoài: Một phần mềm tốt nên thiết lập một hệ thống
bảo vệ tốt để có khả năng ngăn chặn việc truy cập trái phép từ bên ngoài vào cơ sở
dữ liệu trong phần mềm. Bởi việc truy cập đó có thể phá hoại dữ liệu hoặc lộ ra
ngoài những thông tin tuyệt mật.

▪

Bản sao dự phòng: Nên có một hệ thống lưu trữ tất cả tập tin vào những ổ đĩa cứng
dự phòng hoặc những cách thức lưu trữ khác nhằm bảo vệ khỏi việc mất dữ liệu do
hư ổ cứng, trộm máy vi tính, hoặc những tai họa không lường trước được như lũ lụt
hoặc hỏa hoạn. Cũng nên giữ một bản sao dự phòng ở một nơi khác văn phòng công
ty.
1.1.3. Cấu trúc phần mềm kế toán
a. Lập trình theo hướng cấu trúc:
Một phần mềm kế toán cơ bản sẽ bao gồm:
● File chương trình: chương trình được tổ chức thành các chương trình con.
Mỗi chương trình con đảm nhận xử lý một công việc nhỏ trong toàn bộ hệ
thống. Mỗi chương trình con này lại có thể chia nhỏ thành các chương trình
con nhỏ hơn. Quá trình phân chia như vậy tiếp tục diễn ra cho đến khi các
chương trình con nhận được đủ đơn giản.
● File dữ liệu: Trong chương trình có nhiều hàm, thường thì có nhiều thành
phần dữ liệu quan trọng sẽ được khai báo tổng thể để cho nhiều hàm có thể
truy nhập, đọc và làm thay đổi giá trị của biến tổng thể. Ngoài ra mỗi hàm có
thể có các vùng dữ liệu riêng.

14

b. Lập trình theo hướng đối tượng
Một phần mềm kế toán cơ bản gồm 4 thành phần sau:
● Data ( dữ liệu): Dữ liệu trong một project bao gồm: Database (cơ sở dữ liệu),
Free Tables (các bảng tự do), và Queries (các truy vấn).
● Class Library (thư viện lớp): bao gồm các tệp chứa các lớp đối tượng do
người dùng định nghĩa.
● Document (các tài liệu): các tài liệu trong một dự án quản trị CSDL bao gồm:
Form (giao diện), Reports (báo cáo), và Labels (nhãn);
● Code (chương trình): Bao gồm các tệp chương trình (PRG) do người dùng
tạo ra và thư viện API. Trong tệp .PRG có một tệp được SET MAIN (chọn
làm chương trình chính) là tệp sẽ được tự động chạy đầu tiên khi chạy phần
mềm kế toán.
● Other (các thành phần khác): bao gồm Menus (các thực đơn), Text Files(các
tệp văn bản) và Other Files (các tệp khác).
Sau khi hoàn tất các thành phần của Project, thông qua cửa sổ của Project
Manager sẽ cho phép ghép nối các thành phần trong dự án và biên dịch toàn bộ dư
án thông qua tệp quản lý dự án (.PJX) thành một phần mềm với phần mở rộng
.EXE để chạy trong môi trường Windows.
1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán.
➢ Để xây dựng một phần mềm kế toán ta thực hiện 8 bước sau:
Bước 1: Khảo sát nhu cầu
Bước 2: Phân tích
Bước 3: Thiết kế hệ thống
Bước 4: Xây dựng
Bước 5: Kiểm thử
Bước 6: Chuyển giao
Bước 7: Đào tạo
Bước 8: Bảo hành, bảo trì
Bước 1: Khảo sát nhu cầu

15


Khảo sát nhu cầu là việc tìm hiểu và làm sáng tỏ mục đích sử dụng, yêu cầu về
ứng dụng của khách hàng hay ngay trong đơn vị triển khai dự án.
Bước 2: Phân tích
Phân tích là công việc để làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết của hệ
thống. Trong rất nhiều trường hợp, người lập trình phải tham gia tư vấn cho khách
hàng hay người dùng trong đơn vị về yêu cầu và các chức năng của hệ thống nhằm
tối đa hóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục tiêu kinh doanh hay mục
tiêu quản lí của khách hàng.
Bước 3: Thiết kế hệ thống
Sau khi có thông tin chi tiết về mục tiêu và yêu cầu của hệ thống từ bước 2, sẽ
phân tích và thiết kế kĩ thuật chi tiết, lựa chọn công nghệ phù hợp cho hệ thống.
Thiết kế ứng dụng theo công nghệ hướng đối tượng
Phương pháp tiếp cận phân tích thiết kế ứng dụng theo hướng đối tượng cung
cấp một cái nhìn đồng nhất và tổng quát từ mô hình hóa nghiệp vụ, phân tích, thiết
kế và lập trình, đảm bảo rằng, mọi hệ thống đều được cấu thành từ các đối tượng
tương tác với nhau, mỗi đối tượng đều có các nhiệm vụ của mình và cần thực hiện
nhiệm vụ đó như thế nào.
Phương pháp tiếp cận phân tích thiết kế ứng dụng theo hướng đối tượng đã
chứng minh ưu thế hơn hẳn so với phương pháp tiếp cận hướng dữ liệu của lập trình
cấu trúc trong việc xây dựng các ứng dụng lớn nhờ các ưu điểm:
-

Dễ thay đổi và bảo trì;

-

Tạo khả năng sử dụng lại các đối tượng, do đó cho phép giảm chi phí của

ứng dụng xét trong cả vòng đời tồn tại của ứng dụng;

-

Gần gũi với logic của người dùng.
Bước 4: Xây dựng
Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kĩ thuật của hệ thống và giao

diện đồ họa, có thể tiến hành xây dựng hệ thống. Trong quá trình này phải luôn cập
nhật với khách hàng về tiến độ dự án.
Bước 5: Kiểm thử

16


Mỗi khi các phần độc lập của hệ thống được xây dựng xong và đã trải qua qui
trình kiểm thử bởi chính nhóm xây dựng phần mềm, có thể tạo một phiên bản chạy
thử cho khách hàng hay người dùng trong đơn vị. Việc kiểm thử phải được thực
hiện trên những bộ dữ liệu đặc trưng nhằm quét hết các các khả năng có thể xảy ra
khi hệ thống vận hành.
Các công việc để xây dựng phần mềm như sau:
➢ Tạo các cơ sở dữ liệu
Việc tạo sơ sở dữ liệu bao gồm các công việc:
+ Thiết kế CSDL: xác định mục đích sử dụng sử dụng của CSDL, xác định các
bảng và các View cần thiết cho CSDL, xác định mối quan hệ trên các bảng
và View. Sau khi thiết kế xong, tiếp tục tinh chỉnh nó trước khi xây dựng các
Form và Report để tránh tình trạng phải làm lại từ đầu.
+ Phân tích nguồn dữ liệu: từ các yêu cầu của dữ liệu để cung cấp thông tin cho
hệ thống, người ta nhóm các yêu cầu vào các bảng. Nguyên tắc nhóm dữ liệu
vào bảng là:

•

Dựa vào đặc tính của bảng: Mỗi bảng chỉ có thể chứa thông tin của một tập
hợp các đối tượng cùng loại;

•

Dựa các nhóm ứng dụng: Mỗi bộ phận ứng dụng sẽ sử dụng một số bảng
nhất định, do đó, các bảng trong cơ sở dữ liệu có thể không được thiết kế tối
ưu mà phải dựa trên đặc thù của người sử dụng thông tin trên bảng. Nếu
muốn kết hợp hài hòa, cả lí thuyết và thực tế trong kho nhóm dữ liệu vào
bảng, bạn phải thêm một công đoạn là tạo các Query hoặc View để khống
chế người dùng.

•

Thông tin trên bảng thể hiện trên trường và bản ghi, trong đó, mỗi trường sẽ
ghi một thuộc tính của đối tượng, mỗi bản ghi chứa thông tin của một đối
tượng.

•

Số lượng bảng cần thiết có thể có nhiều hơn số loại đối tượng quản lí nếu
cần.

➢ Tạo các lớp

17

Việc tạo lớp nhằm sử dụng tốt tính kế thừa và đóng gói các đối tượng. Có rất
nhiều các đối tượng được sử dụng chung ở nhiều chỗ trong ứng dụng. Khi đó nên
tạo các lớp là các đối tượng được sử dụng nhiều lần để giảm công sức thiết kế đối
tượng mà vẫn có hiệu quả tốt.
➢ Tạo màn hình giao diện
Giao diện phải được thiết kế phân cấp, bao gồm:
+ Màn hình giao diện chính (cửa sổ giao tiếp): là màn hình xuất hiện ngay sau
khi khởi động chương trình. Màn hình này có thể là 1 Form hay một cửa sổ
tự định nghĩa.
+ Các form được gọi từ cửa sổ giao tiếp: thường là các form liên quan đến một
nhóm tác vụ của người dung.
+ Các form ở cấp thấp thực hiện một tác vụ cụ thể.
➢ Tạo các truy vấn, view và các báo cáo
Các truy vấn, báo cáo là các thông tin mà hệ thống phải cung cấp để trả lại
người dùng dựa trên các bảng trong CSDL của mình hay trong các CSDL từ xa.
Đa số các truy vấn, view và báo cáo được hiển thị ngay trên màn hình hay máy
in.

18


➢ Tạo code
Viết code cho phần mềm là một khâu quan trọng nhất nhưng lại bị giấu đi với
người dùng. Khi đánh giá một chương trình, đây là nơi phải xem xét đầu tiên. Thậm
chí code còn là chỗ để bắt lỗi người dùng như là trợ giúp theo ngữ cảnh.
Code trong lập trình hướng đối tượng được viết trong hai trường hợp:
+ Một là: Viết trong các file .PRG độc lập để khi gọi cần thiết bằng lệnh Do
Tên_tệp_PRG.
+ Hai là: Viết trong các mã sự kiện của từng đối tượng được tạo ra.
➢ Chạy thử và hoàn chỉnh ứng dụng

Sau khi hoàn thành các bước trên, người lập trình tiến hành chạy thử bộ
chương trình ứng dụng. Nếu có sai sót, phải hiệu chỉnh lại và lặp lại bước trên.
Việc chạy thử, tốt nhất nên do người lập trình thực hiện trước và tiếp theo để
người dùng thực hiện.
Bước 6: Chuyển giao
Sau khi kiểm thử toàn bộ hệ thống phần mềm, nó sẽ được chuyển giao tới
người dùng là khách hàng hoặc cán bộ nghiệp vụ đơn vị thực hiện ứng dụng.
Bước 7: Đào tạo
Sau khi thành phẩm được chuyển giao, phải tiến hành đào tạo sử dụng, vận
hành hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng nguyên tắc đã
thiết kế theo sự thỏa thuận từ hai phía – người dùng và nhà cung cấp.
Bước 8: Bảo hành, bảo trì
Trong suốt thời gian hoạt động của sản phẩm, dịch vụ, việc theo dõi, xử lí mọi
yêu cầu bảo hành, bảo trì phát sinh là sự cần thiết của bất kì sản phẩm nào.
1.1.5. Các công cụ tin học sử dụng để xây dựng phần mềm kế toán.
(1) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị
một cơ sở dữ liệu bao gồm các công việc: lưu trữ, tìm kiếm, thay đổi và xóa thông
tin trong một cơ sở dữ liệu.
Chức năng của hệ quản trị CSDL

19


▪

Hệ quản trị CSDL cung cấp một môi trường để người dùng dễ dàng khai báo kiểu
dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện thông tin và các ràng buộc dữ liệu.

▪

Hệ quản trị CSDL cung cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL.

▪

Hệ quản trị CSDL cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cập vào CSDL.
Một số hệ quản trị CSDL thường dùng
Hiện nay những hệ quản trị CSDL đang được dùng nhiều là: Microsoft Acess,
SQL Server, Foxpro, Oracle…
- Ưu nhược điểm của hệ quản trị CSDL Microsoft Acess:
Ưu điểm :
•

Nhỏ gọn

•

Cài đặt dễ dàng

•

Phù hợp với các ứng dụng quy mô nhỏ

Nhược điểm :
•

Hạn chế số người dùng ( số người cùng truy cập vào cơ sở dữ liệu)

•

Hạn chế số người dùng (số người cùng truy cập vào cơ sở dũ liệu)

•

Hạn chế về kích thước cơ sở dữ liệu ( < 2GB)

•

Hạn chế về tổng số module trong một ứng dụng

•

Kích thước dữ liệu càng lớn, độ ổn định càng giảm

•

Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng

•

Sử dụng: Phù hợp với các ứng dụng quy mô nhỏ
- Ưu nhược điểm của hệ quản trị CSDL Oracle:

20


Ưu điểm :
•

Đối với các doanh nghiệp: ORACLE thực sự là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu

tuyệt vời vì có tính bảo mật cao, tính an toàn của dữ liệu cao, dễ dàng bảo trì
- nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng ổn định.

•

Đối với những người phát triển: ORACLE cũng tỏ ra có rất nhiều ưu điểm
như dễ cài đặt, dễ triển khai và nâng cấp lên phiên bản mới
Nhược điểm :

•

Giá đầu tư cao: cần máy cấu hình mạnh, cài đặt và thiết lập khó

•

Độ phức tạp cao, quản trị rất khó cần người giỏi về Công nghệ thông tin mới
có thể quản trị được

•

Sử dụng: thích hợp với các ứng dụng có CSDL lớn.
-Ưu nhược điểm của hệ quản trị CSDL SQL Server:
Ưu điểm:

•

Cơ sở dữ liệu cao, tốc độ ổn định

•

Dễ sử dụng, dễ theo dõi

•

Cung cấp một hệ thống các hàm tiệc ích mạnh
Nhược điểm:

•

Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows

•

Sử dụng : Với các CSDL loại vừa và nhỏ, còn với các CSDL lớn, có yêu cầu
nghiêm ngặt về tính liên tục thì chưa đáp ứng được mà cần có giải pháp tổng
thể về cả hệ điều hành, phần cứng và mạng.
- Ưu nhược điểm Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro.
Ưu điểm :

•

Visual Foxpro hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết kế
giao diện trực quan.

•

Dễ dàng tổ chức CSDL, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho CSDL và
xây dựng chương trình ứng dụng, nó cho phép nhanh chóng kiến tạo các biểu
mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồ họa.

21


•

Dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun nên khá dễ dàng trong việc nâng cấp,
sửa đổi.
Nhược điểm:

•

Tuy nhiên, Visual Foxpro cũng có những hạn chế như bảo mật kém, không
an toàn và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng. Visual Foxpro
version trước 9 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode, VFP9 có hỗ trợ trực
tiếp mã Unicode tùy theo cài đặt trên Windows

•

Sử dụng: thích hợp cho các ứng dụng có CSDL quy mô vừa và nhỏ.

(2) Ngôn ngữ lập trình
− Khái niệm: ngôn ngữ lập trình là một tập con của ngôn ngữ máy tính. Đây là
một dạng ngôn ngữ được chuẩn hóa được dùng đẻ miêu tả những quá trình,
ngữ cảnh một cách chi tiết.
− Đặc điểm:
+ Dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình để con người có thể dùng để
giải quyết các bài toán.
+ Miêu tả một cách đầy đủ, rõ ràng các tiến trình để có thể chạy được trên các
máy tính.
− Các ngôn ngữ lập trình thường dùng:

● Ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc: cho phép diễn tả một thuật giải dễ dàng
cũng như áp dụng thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viết các chương
trình lớn, phức tạp. Phương pháp này rất phổ biến và vẫn áp dụng nhiều
trong hiện tại. VD: Pascal, C…
● Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng: là phương thức cao hơn của lập trình,
cho phép “đóng gói” dữ liệu và các phương thức hoạt động trên chúng, đồng
thời “cách ly” các đối tượng với nhau. Mới hơn so với lập trình cấu trúc và
được áp dụng nhiều trong thực tế. VD: C++, C#, Java, Ada…
(3) Công cụ tạo báo cáo
Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng
dụng theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất

22


từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu
cầu của người sử dụng.
Đặc điểm của các báo cáo trong HTTTQL:
▪

Thông qua các giao diện được hỗ trợ sẵn trong hệ thống giúp người quản lý dễ dàng
in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy.

▪

Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột. Nhưng do khổ giấy in có giới
hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột và nhiều dòng.
Một số công cụ tạo báo cáo:

▪

Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến hiện nay, hỗ
trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình. Crystal Report có thể thực hiện việc tạo báo cáo
một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngôn ngữ lập trình hiện nay
(.NET). Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kết xuất sang các định dạng khác
như Excel.

▪

Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban đầu để có được
tất cả mọi thứ họ muốn khi họ lần đầu tiên bắt đầu. Zoho Reports sẽ giúp bạn tiết
kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên nghiệp để chia sẻ.

▪

Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư từ, sơ yếu
lý lịch, bản fax... một cách nhanh chóng và dễ dàng. Element
WordPro hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord),
DOCX (MSWord 2007 +), và RTF (Rich Text Format).
Hệ quản trị CSDL trong VFP hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo 2
cách:

▪

Tạo báo cáo bằng report winzard: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo khá thuận lợi
và nhanh chóng. Cách thức thực hiện đơn giản.

▪

Tạo báo cáo bằng report designer: Công cụ này giúp người lập trình tự thiết kế báo

cáo từ đầu theo ý tưởng của mình, phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh.
(4) Nhận xét chung
Qua việc tìm hiểu các công cụ để tin học hóa phần mềm kế toán trong DN có
thể nhận thấy rằng:

23


− Các hệ quản trị CSDL khác nhau phù hợp với các ứng dụng có quy mô khác
nhau.
− Đa phần các hệ quản trị CSDL chỉ có chức năng quản trị CSDL như Update,
Query, View…mà không có khả năng tạo, in ấn báo cáo. Nhưng cũng có
những hệ quản trị CSDL bổ sung tích hợp thêm ngôn ngữ lập trình và các
công cụ tạo báo cáo.
Chính vì vậy, trong từng bài toán quản lý ở từng DN cụ thể phải biết lựa chọn
hệ quản trị CSDL phù hợp để tối ưu hóa ưu điểm, hạn chế nhược điểm nhằm đáp
ứng các nguyên tắc kế toán nói riêng và các yêu cầu quản lý nói chung.
1.2. Lý luận chung về công tác kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp.
1.2.1. Những khái niệm cơ bản về TSCĐ.
Tài sản cố định: Là những tư liệu lao động chủ yếu và các tài sản khác có giá
trị lớn, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh và giá trị của nó được
chuyển dịch dần dần, từng phần vào giá trị sản phẩm, dịch vụ được sản xuất ra trong
các chu kỳ sản xuất.
Tài sản cố định hữu hình: Là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể do
doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với
tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ.
Tài sản cố định vô hình: Là những tài sản không có hình thái vật chất nhưng
xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinh
doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn
ghi nhận TSCĐ.

Nguyên giá:Là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được
TSCĐ tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng để sử dụng.
Khi mua TSCĐ nếu được nhận kèm thêm thiết bị, phụ tùng thay thế thì phải
xác định và ghi nhận riêng sản phẩm, phụ tùng thiết bị thay thế theo giá trị hợp
lý.Nguyên giá mua TSCĐ mua được xác định bằng tổng giá trị của tài sản được
mua trừ đi giá trị sản phẩm, thiết bị phụ tùng được thay thế.
Các chi phí bảo dưỡng, sửa chữa, duy trì cho TSCĐ hoạt động bình thường

24


định kỳ được trích trước dự phòng phải trả-TK 352 (không sử dụng TK 335).
Khấu hao:Là sự phân bổ một cách có hệ thống giá trị phải khấu hao của TSCĐ
trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó.
Giá trị phải khấu hao:Là nguyên giá của TSCĐ ghi trên báo cáo tài chính, trừ
(-) giá trị thanh lý ước tính của tài sản đó.
Thời gian sử dụng hữu ích:Là thời gian mà TSCĐ phát huy được tác dụng cho
sản xuất, kinh doanh được tính bằng:
▪

Thời gian mà doanh nghiệp dự tính sử dụng TSCĐ.

▪

Số lượng sản phẩm, hoặc các đơn vị tính tương tự mà doanh nghiệp dự tính thu
được từ việc sử dụng TSCĐ.
Giá trị thanh lý:Là giá trị ước tính thu được khi hết thời gian sử dụng hữu ích
của tài sản, sau khi trừ (-) chi phí thanh lý ước tính.
Giá trị hợp lý:Là giá trị tài sản có thể được trao đổi giữa các bên có đầy đủ sự
hiểu biết trong trao đổi ngang giá.

Giá trị còn lại:Là nguyên giá TSCĐ sau khi trừ (-) số khấu hao lũy kế của tài
sản đó.
Giá trị có thể thu hồi:Là giá trị ước tính thu được trong tương lai từ việc sử
dụng tài sản, bao gồm cả giá trị thanh lý của chúng.
1.2.2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán TSCĐ.
Yêu cầu chung quản lý TSCĐ ở các doanh nghiệp cần phản ánh kịp thời số
hiện có, tình hình biến động của từng thứ loại, nhóm TSCĐ trong toàn doanh nghiệp
cũng như trong từng đơn vị sử dụng; đảm bảo an toàn về hiện vật, khai thác sử dụng
đảm bảo khai thác hết công suất có hiệu quả. Quản lý TSCĐ phải theo những
nguyên tắc nhất định. Theo QĐ 206-BTC quy định một số nguyên tắc cơ bản sau:

▪

Phải lập bộ hồ sơ cho mọi TSCĐ có trong doanh nghiệp. Hồ sơ bao gồm: Biên bản
bàn giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ có liên quan
khác.

▪

Tổ chức phân loại, thống kê, đánh số, lập thẻ riêng và theo dõi chi tiết từng đối
tượng ghi TSCĐ trong sổ theo dõi TSCĐ ở phòng kế toán và đơn vị sử dụng.

25