Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần thương mại lý nhân

Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em. Các số liệu,
kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp của em là trung thực xuất phát từ tình hình
thực tế của đơn vị em thực tập.

Tác giả đồ án tốt nghiệp

1


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian học tập tại trường Học Viện Tài Chính em đã học được
rất nhiều kiến thức bổ ích làm hành trang cho con đường sau khi tốt nghiệp.
Để có được như ngày hôm nay, ngoài sự cố gắng và nỗ lực của bản thân thì
phải kể tới công lao dạy dỗ không hề nhỏ của các thầy cô trường Học viện Tài
chính. Em luôn biết ơn và sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ
thống thông tin kinh tế, những người đã truyền dạy cho em những kiến thức
chuyên ngành để cho em có được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai. Đặc
biệt em xin được tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới giảng viên TS. Nguyễn Hữu Xuân
Trường, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đồ án tốt nghiệp trong
thời gian thực tập tốt nghiệp. Cuối cùng em xin được chân thành cảm ơn lãnh

đạo và các nhân viên trong Công ty Cổ phần thương mại Lý Nhân đã tạo điều
kiện cho em được thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thực tập tốt
nghiệp tại công ty.
Đồ án đã hoàn thành, xong không tránh khỏi những hạn chế nhất định
em mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và
bạn bè.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

2


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN...........................................................................................................i
LỜI CẢM ƠN...............................................................................................................ii
MỤC LỤC.................................................................................................................... iii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT................................................................................v
DANH MỤC HÌNH ẢNH.............................................................................................vi
PHẦN MỞ ĐẦU............................................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG........................................................................................................4
Chương 1: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI LÝ NHÂN.......................................................4
1.1. Nhận thức chung về phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.........................4
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của phần mềm kế toán.................................................4
1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế toán.........................................................5
1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp..............6

1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.........................7
1.1.5. Qui trình tạo phần mềm kế toán..................................................................15
1.1.6. Công cụ phát triển phần mềm.....................................................................17
1.2. Lý luận chung về công tác kế toán doanh thu bán hàng..............................22
1.2.1. Một số khái niệm liên quan đến kế toán doanh thu bán hàng......................22
1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng.................................................24
1.2.3. Các tài khoản kế toán sử dụng....................................................................25
1.2.4. Các chứng từ kế toán sử dụng.....................................................................26
1.2.5. Các hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán sử dụng................................26
1.2.6. Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán bán hàng............33
Chương 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI LÝ NHÂN.......................................................................36
2.1. Tổng quan về công ty cổ phần Thương mại Lý Nhân...................................36
2.1.1. Lịch sử hình thanh và phát triển của công ty CPTM Lý Nhân.................36
2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty..........................................................37
2.2. Thực trạng công tác kế toán tại công ty.........................................................39
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty............................................................39

3


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

2.2.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán.............................................................42
2.2.3. Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng.....................................................44
2.2.4. Hệ thống sổ kế toán, báo cáo kế toán sử dụng............................................45
2.2.5. Quy trình hoạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu.........................................46
2.3. Đánh giá thực trạng công tác kế toán Doanh thu bán hàng tại Công ty

Cổ phần Thương mại Lý Nhân..............................................................................47
2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất..................................................47
2.3.2. Hình thức kế toán áp dụng..........................................................................48
2.3.3. Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng.....................................................50
2.3.4. Tổ chức bộ sổ kế toán.................................................................................51
2.3.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán...............................................................52
2.3.6. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin....................................................52
PHẦN 3: XÂY DỰNG THIẾT KẾ PHẦN MỀM DOANH THU BÁN HÀNG CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI LÝ NHÂN.....................................................53
3.1. Phân tích hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng..........................53
3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống..................................................................53
3.1.2. Mô tả bài toán cho hệ thống........................................................................54
3.1.3. Mô hình nghiệp vụ bài toán........................................................................55
3.1.4. Phân tích mô hình khái niệm logic..............................................................63
3.1.5. Mô hình thực thể liên kết E-R.....................................................................69
3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu......................................................................................76
3.2.1. Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ......................................................76
3.2.2. Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu vật lý..........................................................78
3.3. Xây dựng phần mềm.......................................................................................83
3.3.1. Giới thiệu phần mềm..................................................................................83
3.3.2. Một số giao diện chương trình....................................................................83
3.3.3. Một số báo cáo từ hệ thống.........................................................................87
PHẦN KẾT LUẬN......................................................................................................90
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................91
PHỤ LỤC.................................................................................................................... 92

4


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

TỪ VIẾT TẮT

TÊN ĐẦY ĐỦ

CSDL

Cơ sở dữ liệu

CTLQ

Chứng từ liên quan

GTGT

Giá trị gia tăng

HTTT

Hệ thống thông tin

KT

Kế toán

TK

Tài khoản

PMKT

Phần mềm kế toán

CNTT

Công nghệ thông tin

HBTL

Hàng bán trả lại

CPTM

Cổ phần thương mại

CP

Cổ phần

TM

Thương mại

5

Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình
Hình 1.1
Hình 1.2
Hình 1.3
Hình 1.4
Hình 1.5
Hình 2.1
Hình 2.2
Hình 2.3
Hình 2.4
Hình 3.1
Hình 3.2
Hình 3.3
Hình 3.4
Hình 3.5
Hình 3.6
Hình 3.7
Hình 3.8
Hình 3.9
Hình 3.10
Hình 3.11

Nội dung
Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí chung
Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký Sổ cái

Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí chứng từ
Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Thương mại Lý Nhân
Tổ chức bộ máy công ty
Hình thức sổ kế toán công ty sử dụng
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính
Biểu đồ sơ đồ ngữ cảnh
Biểu đồ phân rã chức năng
Ma trận thực thể chức năng
Mô hình luồng dữ liệu mức 0
Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Cập nhật thông tin trước bán
Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Xử lý nghiệp vụ tăng doanh thu
Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Xử lý nghiệp vụ giảm doanh thu
Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Lập sổ
Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Lập báo cáo
Mô hình thực thể liên kết E-R
Mô hình dữ liệu quan hệ

6


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu
Ngày nay, cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế - xã hội,
sự đột phá của khoa học – kỹ thuật, tin học ngày càng trở thành một lĩnh vực vô

cùng quan trọng, thiết yếu trong cuộc sống hiện đại. Tin học có mặt tại khắp mọi
nơi và đi sâu vào trong mọi hoạt động trong đời sống. CNTT giúp tang cao năng
suất và hiệu quả kinh tế tối ưu cho doanh nghiệp, tang khả năng cạnh tranh và vị
thế doanh nghiệp trên thị trường, … Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng
loạt các phần mềm phục vụ hoạt động thương mại, sản xuất kinh doanh, quản trị
đã ra đời để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp.
Trong thời gian thực tập, qua việc khảo sát hoạt động kinh doanh tại công
ty Cổ phần thương mại Lý Nhân, em nhận thấy công ty là một công ty chuyên
hoạt động trong lĩnh vực thương mại, chuyên kinh doanh các mặt hàng về phụ
tùng, bảo dưỡng oto, xe máy, mặt hàng gia dụng phục vụ tối đa nhu cầu người
tiêu dùng với mục tiêu tối đa hóa lợi ích người tiêu dùng và doanh nghiệp. Với
việc kinh doanh và cung cấp số lượng lớn, ngoài ra hệ thống quản lý doanh thu
bán hàng ở công ty mặc dù đã được tin học hóa, nhưng xét về mặt quản lý
riêng thì vẫn còn một vài hạn chế, hàng hóa phong phú đa dạng nhiều chủng
loại đòi hỏi công ty cần có một phần mềm kế toán quản lý hiệu quả công tác
hạch toán kế toán doanh thu bán hàng giúp quản lý hiệu quả hơn, cung cấp
thông tin kịp thời cho người sử dụng và quản trị hệ thống.
Vậy nên, em đã chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu
bán hàng tại công ty cổ phần thương mại Lý Nhân”.
2. Mục đích của đề tài
Mục tiêu chính của đề tài là chương trình được người dùng chấp nhận và
sử dụng trong quá trình quản lý và hạch toán ở khâu bán hàng. Vì vậy, chương

1


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

trình trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản,
đầy đủ các chức năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt.
Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vào
chế độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện.
Mục tiêu của đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán
hàng tại công ty Cổ phần thương mại Lý Nhân” là:
 Hệ thống cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ,
nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý bán hàng của công ty.
 Hệ thống giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm
bớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý
hàng hóa.
 Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con
người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Tập trung vào công tác kế toán bán hàng tại
công ty Cổ phần thương mại Lý Nhân
- Phạm vi: Do khả năng tiếp cận thông tin còn hạn chế và thời gian thực
tập có hạn nên em xin phép tập trung nghiên cứu về kế toán doanh thu bán
hàng.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử : Coi một sự vật
hay một hiện tượng trong trạng thái luôn luôn phát triển và xem xét nó trong
mối quan hệ với các sự vật và hiện tượng khác.

2


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

- Phương pháp thu thập thông tin:
+ Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với các cán bộ nhân viên
trong công ty, đặc biệt là nhân viên phòng kế toán để nắm bắt được tình hình
thực tế công tác kế toán trong công ty.
+ Phương pháp quan sát: Tiến hành quan sát kết hợp với ghi chép về qui
trình xử lý các nghiệp vụ trong công ty.
+ Phương pháp phân tích tài liệu: Thu thập các thông tin dựa trên các tài
liệu đã có sẵn.
- Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin: Phân tích hệ thống
về chức năng, phân tích hệ thống về dữ liệu, phương pháp thiết kế hệ thống.
5. Kết cấu của đồ án
Đồ án được kết cấu thành 3 phần:
 Phần I: Phần mở đầu
 Phần II: Phần nội dung
Phần nội dung của đồ án bao gồm 3 chương sau:
- Chương 1: Những lý luận chung về phần mềm kế toán và công tác kế
toán bán hàng.
- Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng
tại công ty Cổ phần thương mại Lý Nhân
- Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty
Cổ phần thương mại Lý Nhân
 Phần III: Phần kết luận.

3


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU
BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI LÝ NHÂN
1.1. Nhận thức chung về phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của phần mềm kế toán
1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự
động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng
từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng
từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo
cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài
chính khác.
Phần mềm kế toán hoạt động như là một hệ thống thông tin kế toán. Nó
có thể được phát triển trong nhà của công ty hay tổ chức sử dụng nó, có thể
được mua từ một bên thứ ba, hoặc có thể là một sự kết hợp của một gói phần
mềm của bên thứ ba ứng dụng với sự sửa đổi địa phương. Có rất nhiều phần
mềm kế toán khác nhau về độ phức tạp và chi phí của nó.
1.1.1.2. Đặc điểm phần mềm kế toán
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế
toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi
tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình
thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán
không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ
kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

4

Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán
được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế
toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Các thành phần của một phần mềm kế toán:
Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương
pháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người.
Các thành phần của phần mềm kế toán bao gồm:
Phần cứng: bao gồm các thiết bị tin học như máy tính, máy in…
Phần mềm: bao gồm các chương trình và dữ liệu như win, Microsoft
office, các phần mềm hệ thống, các tiện ích, phần mềm lập trình, phần mềm
ứng dụng…
Các thủ tục: các chương trình lớn (chức năng) thành các khối chức năng
hay hàm thủ tục nhỏ để dễ sử dụng và lập trình.
Cơ sở dữ liệu: là tập hợp thông tin có cấu trúc, các cơ sở dữ liệu dạng
file, dạng quan hệ, hướng đối tượng và bán cấu trúc.
Con người: là người điều khiển máy tính lập trình các phần mềm cài đặt
dữ liệu và các thủ tục.
1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế toán
Cơ sở dữ liệu (Database): Cung cấp cấu trúc để lưu trữ dữ liệu. Một
CSDL chứa các Table, View và các mối quan hệ giữa các bảng.
Menu: Được thiết kế hợp lý sẽ giúp cho người dùng nhanh chóng biết
cách sử dụng và thao tác chương trình thuận tiện hơn.
Form: Dùng để chứa các đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào đó.
Mỗi Form khi thực hiện sẽ tạo một màn hình giao diện cho người dùng. Các
Form của một PMKT được chia thành:
 Form nhập dữ liệu

5


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

 Form để thực hiện các thao tác xem, sửa, xóa
 Form để in báo cáo
- Report: Chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng CSDL, bảng
trung gian và được hiển thị ra máy in, màn hình tùy theo yêu cầu người dùng.
- Query (truy vấn): Là một công cụ tìm kiếm thông tin nhanh từ các bảng
dữ liệu.
1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh
nghiệp
Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công
thông thường, phần mềm kế toán có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danh
mục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng, danh mục vật tư hàng hóa, danh
mục phân xưởng sản xuất, danh mục công việc, danh mục nhóm công việc,
danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ... một khi bạn đã xây dựng bạn có thể
dùng lại mà không phải mất công nhập lại nhiều lần. Thêm vào đó việc tự
động sinh ra các báo cáo, sổ sách, tờ khai...sẽ giúp người kế toán giảm rất
nhiều thao tác công sức để xây dựng những báo cáo sổ sách này. Không
những thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời.... giúp giảm đáng kể
các thao tác thủ công khó nhọc của kế toán và người quản lý.
Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán chính xác hơn. Sử dụng phần
mềm kế toán đảm bảo độ chính xác về các số liệu về các đối tượng, hàng hóa,
giá thành... không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu số
liệu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xẩy ra trong

quá trình hạch toán của bạn.
Vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp :
+ Là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin.
+ Theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.

6


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

+ Thay thế toàn bộ hay một phần công việc ghi chép, tính toán, xứ lý
bằng thủ công của người làm kế toán.
+ Từ các thông tin do phần mềm kế toán cung cấp, các nhà quản lý đề ra
các quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyết định kinh doanh
nhanh hơn bằng các thay đổi số liệu (trong phần dự toán) sẽ có được những
kết quả khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp chọn lựa.
+ Tham gia vào việc cung cấp thông tin được số hóa để hình thành nên
một xã hội số hóa thông tin điện tử, thông tin của kế toán được lưu trữ dưới
dạng các tập tin của máy tính cho nên dễ dàng số hóa để trao đổi thông tin
thông qua các báo cáo trên mạng nội bộ hay trên internet.
1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Bước 1: Khảo sát yêu cầu
Đây là giai đoạn nhà phát triển khảo sát hệ thống để lập kế hoạch xây
dựng hay phát triển một phần mềm kế toán. Trên cơ sở đó, nhà phát triển xây
dựng một kế hoạch thực hiện dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và
các hạn chế của dự án, đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự
án. Nội dung khảo sát bao gồm:
- Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống.

- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống.
- Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệ
thống hiện thời.
- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, chứng từ, quy định, sổ sách,…
- Thu thập các quy tắc quản lý bao gồm văn bản luật, các quy định,… chi
phối đến quá trình xử lý thông tin.
- Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.
- Thống kê các phương tiện, công cụ được sử dụng trong hệ thống.

7


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

- Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, quy tắc xử lý nghiệp
vụ, yêu cầu của người dùng, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kế
hoạch phát triển.
- Đánh giá hiện trạng và đề ra các giải pháp thực hiện sơ bộ.
Bước 2: Phân tích
Nội dung của bước là đi sâu vào tìm hiểu chi tiết, bản chất của phần
mềm cần xây dựng. Trên cơ sở các thông tin từ bước khảo sát, người phát
triển tiến hành xây dựng mô hình hệ thống và đề ra các giải pháp thiết kế sơ
bộ. Các bước phân tích bao gồm:
- Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như
chứng từ, sổ sách, báo cáo…
- Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống.
- Xác định quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.
- Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của

nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.
- Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống về môi trường.
- Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về chức năng:
+ Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống
+ Biểu đồ phân cấp chức năng
+ Biểu đồ luồng dữ liệu
+ Ma trận thực thể chức năng
+ Tài liệu đặc tả chức năng
a.Sơ đồ ngữ cảnh.
Là một cách mô tả hệ thống gồm các thành phần:
 Tiến trình hệ thống: Mô tả toàn bộ hệ thống.
 Các tác nhân: Mô tả các yếu tố môi trường có tương tác với hệ thống.

8


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

Tác nhân phải xác định 3 tiêu chí:
- Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận của
một tổ chức hay một hệ thống thông tin khác.
- Nằm ngoài hệ thống: Không thực hiện chức năng của hệ thống.
- Có tương tác với hệ thống: Gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc nhân dữ liệu
từ hệ thống.
 Các luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này sang nơi khác
(từ nơi nguồn sang nơi đích).
b.Biểu đồ phân cấp chức năng.
Biểu đồ phân cấp chức năng bao gồm các chức năng và các liên kết.

Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kết quả là một sản phẩm dịch
vụ thông tin.
Liên kết: Đường gấp khúc hình cây liên kết một chức năng ở trên với
một chức năng con.
CHỨC NĂNG CHA

Chức năng con

Chức năng con

Chức năng con

Nguyên tắc phân rã chức năng gộp:


Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện chức năng

cha.
 Việc thực hiện chức năng con thì đảm bảo thực hiện chức được chức
năng cha.

9


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

c. Ma trận thực thể chức năng.
Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu.

Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng.
Các ô: Ghi vào một trong các chữ sau:
 R (Read) Nếu chức năng dòng đọc hồ sơ cột.
 U (Update) Nếu chức năng dòng cập nhật hồ sơ cột.


C (Create) Nếu chức năng dòng tạo ra hồ sơ cột

-Xây dựng mô hình diễn tả hệ thống về dữ liệu:
+ Mô hình thực thể liên kết
+ Mô hình dữ liệu quan hệ
-Xây dựng mô hình về các ràng buộc và mối quan hệ của HTTT mới cần
phát triển với môi trường
- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giải
pháp thiết kế thích hợp.
Bước 3: Thiết kế
Dựa trên các kết quả phân tích, người phát triển tiến hành thiết kế hệ
thống, trong đó xác định cấu trúc và cách thức làm việc của hệ thống để đáp
ứng các yêu cầu về nghiệp vụ, các yêu cầu của người dùng. Thiết kế hệ thống
bao gồm các công việc sau:
 Thiết kế kiến trúc hệ thống
- Nhằm xác định kiến trúc hệ thống (SA – Systems Architecture), trong
đó bao gồm các hệ thống con, các hệ thống con có mối liên hệ với nhau.
- Mỗi hệ thống con được chia thành hai phần: phần thực hiện thủ công và
phần thực hiện bằng máy tính.

10


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

- SA là hình ảnh logic về hệ thống cần xây dựng có hướng tới các kĩ
thuật thực hiện.
- Sơ đồ SA thường được biểu diễn dưới dạng các đồ thị có hướng, trong
đó mỗi đỉnh của đồ thị là một hệ con, mỗi cung mô tả việc trao đổi thông tin
hoặc lời gọi của hệ con này tới hệ con kia.
 Thiết kế CSDL hệ thống:
Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả
dữ liệu vật lý để lưu dữ liệu, nghĩa là quá trình chuyển mô hình quan hệ thành
lược đồ dữ liệu vật lý. Việc thiết kế CSDL dựa trên mô hình quan hệ và phụ
thuộc vào cấu trúc dữ liệu lưu giữ thực sự trên bộ nhớ ngoài máy tính. Nội
dung của bước này bao gồm:
-Phi chuẩn hóa lược đồ CSDL quan hệ:
+ Bổ sung các trường thuộc tính phụ thuộc cho mỗi quan hệ trong lược
đồ CSDL quan hệ.
+ Gộp các quan hệ có liên kết 1:1 với nhau thành một quan hệ nếu thấy
cần thiết.
+ Gộp các quan hệ có liên kết 1:N với nhau thành một quan hệ nếu thấy
cần thiết.
-Thiết kế trường: Trường là một thuộc tính của một bảng trong mô hình
quan hệ, mỗi trường được đặc trưng bởi tên, kiểu, miền giá trị… Các bước
thiết kế trường:
+ Chọn kiểu dữ liệu
+ Xác định trường tính toán
+ Xác định trường làm khóa chính và định dạng giá trị cho trường khóa
chính

11

Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

+ Xác định tính toàn vẹn dữ liệu: Mục đích là để đảm bảo các giá trị
được nhập vào tương ứng là đúng đắn ( Chọn giá trị ngầm định, Xác định
khuôn dạng dữ liệu, Xác định các giới hạn dữ liệu, Xác định tính toán toàn
vẹn tham chiếu, Xác định ràng buộc giá trị rỗng)
-Thiết kế file vật lý: Mỗi bảng dữ liệu trong mô hình quan hệ được
chuyển thành một bảng đặc tả thiết kế như sau: Tên trường, kiểu dữ liệu, Kích
thước dữ liệu, Khuôn dạng, Ràng buộc, Mô tả.
 Thiết kế cấu trúc xử lý của các mô đun chương trình:
Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng và kết quả thiết kế kiên trúc hệ thống,
mỗi mô đun chương trình được mô tả chi tiết xử lý bao gồm có:
-Thông tin đầu vào: Bao gồm các dữ liệu cần xử lý và các điều kiện ràng
buộc đối với dữ liệu đầu vào
- Sơ đồ giải thuật xử lý: Mô tả chi tiết quy trình hoạt động xử lý dữ liệu
của mỗi mô đun, được diễn tả bằng sơ đồ khối hoặc ngôn ngữ giả mã
- Thông tin đầu ra: mô tả dạng thông tin thể hiện kết quả sau xử lý và các
điều kiện ràng buộc đối với dữ liệu đầu ra.
 Thiết kế giao diện chương trình
Bao gồm thiết kế các thành phần sau:
-Thiết kế các mẫu biểu (Form) như biểu mẫu chương trình chính các các
mẫu biểu mức con.
-Thiết kế thực đơn (Menu) chương trình cho các mẫu biểu
-Thiết kế các mẫu báo cáo (Report)
Bước 4: Xây dựng
Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kĩ thuật của hệ thống và

giao diện đồ họa, có thể tiến hành xây dựng hệ thống. Trong quá trình này
phải luôn cập nhật với khách hàng về tiến độ dự án.

12


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

Bước 5: Kiểm thử
Mỗi khi các phần (component) độc lập của hệ thống được xây dựng xong
và đã trải qua quy trình kiểm thử bởi chính nhóm xây dựng phần mềm, có thể
tạo một phiên bản chạy thử cho khách hàng hay người dùng trong đơn vị.
Việc kiểm thử phải được thực hiện trên những bộ dữ liệu đặc trưng nhằm
quét hết các các khả năng có thể xảy ra khi hệ thống vận hành.
Bước 6: Chuyển giao
Sau khi kiểm thử toàn bộ hệ thống phần mềm, nó sẽ được chuyển giao
tới người dùng là khách hàng hoặc cán bộ nghiệp vụ đơn vị thực hiện ứng
dụng.
Bước 7: Đào tạo
Sau khi thành phẩm được chuyển giao, phải tiến hành đào tạo sử dụng,
vận hành hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng
nguyên tắc đã thiết kế theo sự thỏa thuận từ hai phía – người dùng và nhà
cung cấp.
Bước 8: Bảo hành, bảo trì
Trong suốt thời gian hoạt động của sản phẩm, dịch vụ, việc theo dõi, xử lí
mọi yêu cầu bảo hành, bảo trì phát sinh là sự cần thiết của bất kì sản phẩm nào.

 Thiết kế hệ thống

Quy trình thiết kế phải tuân thủ những qui tắc sau:

 Thiết kế ứng dụng theo công nghệ hướng đối tượng
Phương pháp tiếp cận phân tích thiết kế ứng dụng theo hướng đối tượng
cung cấp một cái nhìn đồng nhất và tổng quát từ mô hình hóa nghiệp vụ, phân
tích, thiết kế và lập trình, đảm bảo rằng, mọi hệ thống đều được cấu thành từ

13


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

các đối tượng tương tác với nhau, mỗi đối tượng đều có các nhiệm vụ của
mình và cần thực hiện nhiệm vụ đó như thế nào.
Phương pháp tiếp cận phân tích thiết kế ứng dụng theo hướng đối tượng
đã chứng minh ưu thế hơn hẳn so với phương pháp tiếp cận hướng dữ liệu của
lập trình cấu trúc trong việc xây dựng các ứng dụng lớn nhờ các ưu điểm:
+
Dễ thay đổi và bảo trì;
+ Tạo khả năng sử dụng lại các đối tượng, do đó cho phép giảm chi phí
của ứng dụng xét trong cả vòng đời tồn tại của ứng dụng;
+

Gần gũi với logic của người dùng.

 Thiết kế hướng theo các tình huống sử dụng
Việc xác định yêu cầu bằng cách liệt kê ra các tác nhân (actor) tương tác
với hệ thống cần xây dựng qua các tình huống sử dụng (use-case) đưa ra một

cách nhìn rõ ràng và thực dụng về các chức năng của hệ thống cần xây dựng.
Các tình huống sử dụng sau khi được thống nhất với khách hàng hoặc đơn vị
sẽ là cơ sở cho mọi quá trình: phân tích, thiết kế, lập trình, thử nghiệm, làm
tài liệu và quản trị dự án.

 Thiết kế kiến trúc ứng dụng trước
Việc đưa ra một mô hình ứng dụng rõ ràng cho các phân hệ, trách nhiệm
của mỗi phân hệ, phân lớp chúng và xác định mối quan hệ giữa chúng, sẽ
định hướng cho quá trình phân tích, thiết kế và lập trình theo một kiến trúc
chung.

 Thiết kế theo phương pháp lặp RUP
Phương pháp này đươc gọi là phương pháp phát triển lặp (hay phương
pháp tiếp cận lặp). Nó thể hiện một thể hiện một qui trình lặp cho một chu

14


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

trình phát triển từ ý tưởng ban đầu cho tới khi một sản phẩm phần mềm hoàn
thiện, ổn định và có chất lượng được chuyển giao tới người dùng cuối. Lợi ích
của phương pháp này là:
-

Các rủi ro sớm được phát hiện và giảm nhẹ;
Các thay đổi có thể quản lí được một cách tốt hơn;
Có tính kế thừa ở mức cao;

Những người thực hiện dự án có thể học hỏi và tích lũy thêm nhiều

kinh nghiệm qua các dự án;
- Sản phẩm có chất lượng tốt hơn.
Cấu trúc của qui trình RUP được thể hiện trên hai chiều:
- Chiều ngang là chiều biểu diễn thời gian và vòng đời của qui trình: thể
hiện mặt động của qui trình, được biểu diễn dưới dạng các giai đoạn, các vòng
lặp và các mốc thời gian;
- Chiều dọc là chiều biểu diễn các tiến trình của qui trình - đó là các
công việc được nhóm lại một cách logic theo bản chất của chúng: thể hiện
mặt tĩnh dưới dạng các thành phần của chu trình như các tiến trình, các kết
quả và những người thực hiện.
1.1.5. Qui trình tạo phần mềm kế toán
Trước hết cần chọn các công cụ tin học để xây dựng phần mềm kế toán.
Cần xác định được dùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào? Ngôn ngữ lập trình
nào? Công cụ tạo báo cáo nào?
Bước tiếp theo là triển khai xây dựng phần mềm kế toán. Các công việc
để xây dựng phần mềm như sau:

 Tạo các cơ sở dữ liệu
Việc tạo sơ sở dữ liệu bao gồm các công việc:

15


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

- Thiết kế CSDL: xác định mục đích sử dụng của CSDL, xác định các

bảng và các View cần thiết cho CSDL, xác định mối quan hệ trên các bảng và
View. Sau khi thiết kế xong, tiếp tục tinh chỉnh nó trước khi xây dựng các
Form và Report để tránh tình trạng phải làm lại từ đầu.
- Phân tích nguồn dữ liệu: từ các yêu cầu của dữ liệu để cung cấp thông
tin cho hệ thống, người ta nhóm các yêu cầu vào các bảng. Nguyên tắc nhóm
dữ liệu vào bảng là:
+ Dựa vào đặc tính của bảng: Mỗi bảng chỉ có thể chứa thông tin của
một tập hợp các đối tượng cùng loại.
+ Dựa vào các nhóm ứng dụng: Mỗi bộ phận ứng dụng sẽ sử dụng một
số bảng nhất định, do đó, các bảng trong cơ sở dữ liệu có thể không được thiết
kế tối ưu mà phải dựa trên đặc thù của người sử dụng thông tin trên bảng. Nếu
muốn kết hợp hài hòa, cả lí thuyết và thực tế trong kho nhóm dữ liệu vào
bảng, bạn phải thêm một công đoạn là tạo các Query hoặc View để khống chế
người dùng.
Thông tin trên bảng thể hiện trên trường và bản ghi, trong đó, mỗi trường
sẽ ghi một thuộc tính của đối tượng, mỗi bản ghi chứa thông tin của một đối
tượng.
Số lượng bảng cần thiết có thể có nhiều hơn số loại đối tượng quản lí nếu
cần.

 Tạo các lớp
Việc tạo lớp nhằm sử dụng tốt tính kế thừa và đóng gói các đối tượng.
Có rất nhiều các đối tượng được sử dụng chung ở nhiều chỗ trong ứng dụng.
Khi đó nên tạo các lớp là các đối tượng được sử dụng nhiều lần để giảm công
sức thiết kế đối tượng mà vẫn có hiệu quả tốt.

16


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

 Tạo màn hình giao diện
Giao diện phải được thiết kế phân cấp, bao gồm:
- Màn hình giao diện chính (cửa sổ giao tiếp): là màn hình xuất hiện
ngay sau khi khởi động chương trình. Màn hình này có thể là 1 Form hay một
cửa sổ tự định nghĩa.
- Các form được gọi từ cửa sổ giao tiếp: thường là các form liên quan
đến một nhóm tác vụ của người dùng.
- Các form ở cấp thấp thực hiện một tác vụ cụ thể.

 Tạo các truy vấn, view và các báo cáo
- Các truy vấn, báo cáo là các thông tin mà hệ thống phải cung cấp để trả
lại người dùng dựa trên các bảng trong CSDL của mình hay trong các CSDL
từ xa.
- Đa số các truy vấn, view và báo cáo được hiển thị ngay trên màn hình
hay máy in.

 Tạo code
Viết code cho phần mềm là một khâu quan trọng nhất nhưng lại bị giấu
đi với người dùng. Khi đánh giá một chương trình, đây là nơi phải xem xét
đầu tiên. Thậm chí code còn là chỗ để bắt lỗi người dùng như là trợ giúp theo
ngữ cảnh.
Code trong lập trình hướng đối tượng được viết trong hai trường hợp:
- Một là: Viết trong các file .SQL độc lập để khi gọi cần thiết bằng lệnh
EXECUTE Tên_tệp_SQL.
- Hai là: Viết trong các mã sự kiện của từng đối tượng được tạo ra.

 Chạy thử và hoàn chỉnh ứng dụng

17


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

Sau khi hoàn thành các bước trên, người lập trình tiến hành chạy thử bộ
chương trình ứng dụng. Nếu có sai sót, phải hiệu chỉnh lại và lặp lại bước trên.
Việc chạy thử, tốt nhất nên do người lập trình thực hiện trước và tiếp
theo để người dùng thực hiện.
1.1.6. Công cụ phát triển phần mềm
1.1.6.1. Ngôn ngữ lập trình
 Khái niệm:
Ngôn ngữ lâp trình là một hệ thống được kí hiệu hóa để miêu tả những
tính toán (qua máy tính) trong một dạng mà cả con người và máy tính có thể
hiểu được.



Các ngôn ngữ lập trình thường dùng:

- Ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc: cho phép diễn tả một thuật giải dễ
dàng cũng như áp dụng các thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viết các
các chương trình lớn, phức tạp. Phương pháp này rất phổ biến và vẫn áp dụng
nhiều trong hiện tại VD: pascal, C…
- Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng: là phương thức cao hơn của lập
trình, cho phép đóng gói dữ liệu và các phương thức hoạt động trên chúng,
đồng thời cách ly các đối tượng với nhau. Mới hơn so với lập trình hướng cấu

trúc và được áp dụng nhiều trong thực tế. VD: C++, C#, Java,VB, VFP…
1.1.6.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

 Khái niệm CSDL
Một CSDL là tập hợp các dữ liệu có liên quan đến nhau chứa thông tin
về một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp để đáp ứng
nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với mục đích khác nhau.

18


Đồ án tốt nghiệp

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

Một CSDL thỏa mãn hai tính chất đó là: tính độc lập dữ liệu và tính chia
sẻ dữ liệu.

 Khái niệm hệ quản trị CSDL
Hệ quản trị CSDL là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập CSDL và
điều khiển mọi truy nhập đối với CSDL đó.
 Một số hệ quản trị CSDL thường dùng
Hiện nay những hệ quản trị CSDL đang được dùng nhiều nhất là:
Microsoft Acess, SQL Server, Foxpro, Oracle,… Tùy theo quy mô của từng tổ
chức. doanh nghiệp là lớn, vừa hay nhỏ mà các tổ chức, doanh nghiệp có thể
lựa chọn hệ quản trị CSDL sao cho phù hợp.

 Đối với những tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn: thường sử dụng
hệ quản trị CSDL Oracle
- Ưu điểm:

+ Đối với doanh nghiệp: ORACLE thực sự là một hệ quản trị CSDL
tuyệt vời vì nó có tính bảo mật cao, tính an toàn dữ liệu cao, dễ dàng bảo trìnâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định.
+ Đối với những người phát triển: ORACLE cũng tỏ ra có rất nhiều ưu
điểm như dễ cài đặt, dễ triển khai và nâng cấp lên phiên bản mới.
- Nhược điểm:
+ Giá đầu tư cao: cần máy cấu hình mạnh, cài đặt và thiết lập khó.
+ Độ phức tạp cao, quản lý rất khó cần người thực sự giỏi về Công
nghệ thông tin mới có thể quản trị được.

 Đối với những tổ chức, doanh nghiệp có quy mô vừa thường sử dụng
hệ quản trị CSDL SQL Server

19