quy trình chuyển tiền đến (domestic outward remittent) tại trung tâm xử lý nghiệp vụ thanh toán trong nước của seabank

QUY TRÌNH CHUYỂN TIỀN ĐẾN (DOMESTIC OUTWARD
REMITTENT) TẠI TRUNG TÂM XỬ LÝ NGHIỆP VỤ THANH
TOÁN TRONG NƯỚC CỦA SEABANK

1.

Lựa chọn quy trình tác nghiệp

Dịch vụ Thanh toán trong nước là một trong những dịch vụ ngân hang rất
phổ biến hiện nay. Trước đây, Việt Nam là một đất nước sử dụng chủ yếu
tiền mặt, tuy nhiên, từ khi hội nhập kinh tế thế giới, với sự phát triển mạnh
mẽ của hệ thống ngân hang hiện nay và đề án hạn chế sử dụng tiền mặt của
Ngân hang nhà nước, dịch vụ thanh toan trong nước trong thời gian tới sẽ
được đa phần khách hàng sử dụng.
Quy trình tác nghiệp được lựa chọn chinh là quy trình chuyển tiền đến
(domestic outward remittent) tại trung tâm xử lý nghiệp vụ thanh toán trong
nước của Seabank.
Mô tả quy trình nghiệp vụ:
2. Quy trình thực hiện
Diễn giải:
(1) Nhận LCC đến
(1a) TP/PP TTTN nhận LCC, GBC đến từ các kênh thanh toán và chuyển tiếp
thực hiện theo bước 2.
(1b) Thanh toán viên nhận LCC, GBC bằng chứng từ giấy đến từ thanh toán bù
trừ tại NHNN và các Tổ chức tín dụng khác, chuyển tiếp thực hiện theo
bước 4.
(2) Kiểm tra thông tin, ký duyệt (chữ ký điện tử)
Nếu giao dịch đến từ kênh thanh toán điện tử, TP/PP TTTN kiểm tra các thông tin, ký
duyệt trên các chứng từ điện tử bằng các mã khóa bảo mật của chương trình, chuyển
tiếp bước (4).

(3) Upload tự động File trên các kênh thanh toán sang T24
Đối với các giao dịch đến từ kênh thanh toán điện tử, sau khi TP/PP TTTN đã
duyệt, các dữ liệu tiền về sẽ được upload tự động sang T24.
-

Nếu các dữ liệu tiền về điện tử có tên tài khoản, ĐVH khớp đúng với các
thông tin đã đăng ký trên T24, hệ thống sẽ hạch toán tự động vào tài khoản
khách hàng và phê duyệt. Phòng thanh toán trong nước không phải can thiệp
hay tác động gì tới việc hạch toán tự động này. TTV thực hiện bước (13)

-

Nếu dữ liệu tiền về không đúng theo thông tin đăng ký trên T24, giao dịch sẽ
được upload sang T24 ở chế độ Ihold. TTV kiểm tra danh sách liệt kê điện
đến trên T24, in danh sách các giao dịch đang bị Ihold và LCC gốc trên các
kênh thanh toán để kiểm tra và đối chiếu
TTV chuyển tiếp thực hiện theo bước (4).

(4) Kiểm tra giao dịch
 Chứng từ giấy
Nếu giao dịch đến bằng giấy, TTV nhận chứng từ kiểm tra các thông tin đầy
đủ trên chứng từ đảm bảo LCC, GBC đến là hợp pháp và hợp lệ, bao gồm:
Thông tin Ngân hàng chuyển, đơn vị chuyển, tên đơn vị nhận, số tài khoản
đơn vị nhận, ngày hiệu lực, số tiền bằng chữ, bằng số, chữ ký hiệu lực của các
bên có liên quan. Chuyển tiếp bước (5a)
 Chứng từ điện tử
TTV kiểm tra thông tin giữa các giao dịch đang bị Ihold và LCC gốc trên các
kênh thanh toán. Chuyển tiếp bước (5b)
(5) Hạch toán và xử lý các giao dịch đến trên hệ thống

(5a) Xử lý LCC, GBC đến bằng chứng từ giấy
-

Nếu giao dịch đến bằng các chứng từ giấy hợp pháp và hợp lệ, TTV hạch
toán:
Nợ: TK Nostro tương ứng


Có: TK Khách hàng/TK thích hợp (phù hợp với mục đích và nội dung
chuyển tiền đến)
Sau đó TTV chuyển chứng từ tới KSV và thực hiện theo bước 6.
-

Nếu giao dịch đến bằng các chứng từ giấy không đạt yêu cầu, TTV hạch toán:
Nợ: TK Nostro tương ứng
Có: TK chờ Thanh toán tại TTTT
Chuyển tiếp bước 6.

(5b) Xử lý LCC, GBC đến bằng chứng từ điện tử bị Ihold.
-

TTV có trách nhiệm kiểm tra giao dịch được hệ thống treo ở chế độ Ihold, in
LCC gốc trên cổng thanh toán, đối chiếu thông tin về tài khoản, tên đơn vị
hưởng với thông tin đăng ký trên T24. Sau đó TTV vào giao dịch đang ở chế
độ IHOLD, chuyển giao dịch sang trạng thái INPUT và xử lý như sau:
Trường hợp 1: Nếu thông tin tài khoản và tên người hưởng khớp đúng với
thông tin đăng ký trên T24, nhưng nằm trong các yêu cầu Ihold của phòng
thanh toán trong nước (như công ty đăng ký nhiều tài khoản, điện trả lại, tiền
về cho phòng nguồn vốn, các trường hợp chưa nằm trong bảng định nghĩa
chữ viết tắt tên người thụ hưởng, các trường hợp khác theo yêu cầu của chi

nhánh,…), TTV tiến hành hạch toán như sau:
Nợ: TK Nostro tương ứng
Có: TK thích hợp
Chuyển tiếp bước 6
Trường hợp 2: Tên và TK ĐVH có thể xác định thuộc Seabank (Là những
giao dịch đến có tên hoặc TK ĐVH không đúng hoàn toàn với đăng ký tại
Seabank), TTV tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TK Nostro tương ứng
Có TK chuyển tiền sai lầm tại TTTT.
Chuyển tiếp bước 6.


Trường hợp 3: Tên và TK ĐVH không thể xác định tại SeAbank (Là những
giao dịch mà có thông tin ĐVH sai hoàn toàn với đăng ký tại SeAbank), TTV
tiến hành hạch toán như sau:
Nợ TK Nostro tương ứng
Có TK chờ Thanh toán tại TTTT.
Chuyển tiếp bước 6.
Lưu ý: đối với Trường hợp 1, 2, 3, TTV chuyển hồ sơ cho các cán bộ thực
hiện phê duyệt giao dịch bao gồm:
-

Danh sách các giao dịch bị treo ở chế độ Ihold

-

Phiếu hạch toán kèm LCC gốc tương ứng
Trường hợp 4: Các giao dịch bị lỗi (Các giao dịch này được liệt kê trong
Danh sách các giao dịch bị lỗi)
Đây là danh sách các giao dịch mà khi upload dữ liệu từ các kênh thanh toán

sang T24 bị lỗi và không thể sinh ra số FT trên T24. Với các giao dịch trong
danh sách này, TTV sẽ thông báo cho Trung tâm công nghệ thông tin để phối
hợp cùng xử lý. Sau khi xử lý xong, TTV căn cứ vào tình trạng file điện
upload sang T24 và thực hiện các bước tương ứng trong quy trình.

(6) Kiểm soát giao dịch trên hệ thống
KSV TTTN kiểm tra bộ hồ sơ chuyển tiền đến TTTN:
-

Nếu chứng từ hạch toán đạt yêu cầu: thực hiện phê duyệt trên hệ thống và ký chứng
từ;

-

Nếu chứng từ hạch toán không đạt yêu cầu: chuyển cho TTV bổ sung,
chỉnh sửa.

Sau khi giao dịch được phê duyệt trên hệ thống, được chuyển đến cho chi
nhánh và PGD thực hiện theo quy trình tương ứng.
Nếu tiền đến của khách hàng đặc biệt (theo quy định của Giám đốc chi nhánh
hoặc phân loại khách hàng đặc biệt của các cấp có thẩm quyền), hệ thống


email banking sẽ thông báo với chuyên viên quan hệ khách hàng (CRO) của
các đơn vị.
(7) Thông báo với Chi nhánh hoặc PGD đối với các giao dịch sai lầm
Với các giao dịch không đạt và có thể xác định được TK thuộc SeAbank, TTV
sẽ thông báo với các chi nhánh/PGD bằng điện thoại/email.
Chuyển tiền thực hiện theo bước 8
(8) Tạo thư tra soát đến ngân hàng gửi lệnh

TTV soạn Điện yêu cầu tra soát trên các kênh thanh toán điện tử để gửi tới
ngân hàng gửi lệnh.
Điện yêu cầu tra soát bao gồm: Nội dung đề nghị ngân hàng gửi lệnh tra soát
(Tra soát số TK, tên TK…) và thời gian chờ trả lời tra soát của SeAbank (thời
gian chờ có thể tùy từng trường hợp cụ thể, nhưng tối đa không quá 3 ngày
làm việc).
Chuyển tiếp bước 9
(9) Gửi tra soát tới ngân hàng chuyển LCT đến
Trưởng/Phó Phòng TTTN kiểm tra các thông tin, ký duyệt điện tra soát và gửi
đến ngân hàng chuyển LCT đến
(Lưu ý: LCT đến từ kênh Thanh toán nào thì gửi thư tra soát trên kênh thanh
toán đó)
(10) Quản lý các giao dịch treo trên tài khoản treo chờ TT của TTTT và TK
chuyển tiền sai lầm tại TTTT
Cuối ngày, TTV kiểm tra TK treo chờ TT của TTTT và TK treo sai lầm tại
TTTT
Nếu trong thời hạn cho phép, phòng TTTN – TTTT nhận được tra soát xin
điều chỉnh chính xác thông tin LCC đến, TTV có trách nhiệm kiểm tra và hạch
toán vào TK khách hàng, chuyển kiểm soát phê duyệt


Với TK chờ TT của TTTT, thanh toán viên thực hiện cắt treo vào ngày
làm việc tiếp theo. TTV hạch toán:
Nợ: TK VND1142600100001 Treo chờ TT của TTTT.
Có: TK Nostro tương ứng
Nội dung điện chuyển tiền trả lại ghi rõ: Hoàn trả LCC số:…., ngày….tháng…
năm, và ghi rõ lý do hoàn trả
Với TK treo sai lầm tại TTTT, sau tối đa 3 ngày làm việc, nếu không nhận
được tra soát trả lời từ ngân hàng gửi lệnh, TTV thực hiện cắt trả lại
LCC. TTV hạch toán:

Nợ: TK VND1625000010001 (TK treo sai lầm của TTTT).
Có: TK Nostro tương ứng
Nội dung điện chuyển tiền trả lại ghi rõ: Hoàn trả LCC số:…., ngày….tháng…
năm, và ghi rõ lý do hoàn trả
Chuyển tiếp bước 11
(11) Duyệt cắt treo trên hệ thống
TTV chuyển chứng từ cắt treo cho KSV kiểm tra và phê duyệt trên hệ thống.
Bộ chứng từ gồm có:
-

Sổ phụ tài khoản treo chờ TT của TTTT/ Tài khoản chuyển tiền sai lầm của
TTTT

-

Bản copy chứng từ gốc ( Đối với chứng từ tiền về tay)

-

Chứng từ cắt treo.

-

Các LCC kèm theo.

KSV TTTN kiểm tra bộ chứng từ hoàn trả với và thông tin TTV đã hạch toán
trên hệ thống. Nếu các thông tin đã chính xác, KSV phê duyệt trên hệ thống
T24
Nếu có sai sót, đề nghị TTV bổ sung, chỉnh sửa.

(12) Thực hiện chuyển điện trên các kênh TT
LCT sẽ tự động chuyển đến các kênh TT sau khi KSV phê duyệt trên hệ
thống.
TTV thực hiện chuyển tiền đi theo đúng quy trình chuyển tiền đi TTTN và
chuyển đến chứng từ cho TP/PP để đẩy ra khỏi hệ thống.
(13) Kiểm soát giao dịch tự động và Lưu hồ sơ cuối ngày
Cuối ngày, TTV có trách nhiệm in sao kê danh sách các giao dịch đã được
duyệt tự động này và kiểm tra lại với các LCC gốc trên cổng thanh toán của
các giao dịch đó, đảm bảo giao dịch tự động được hạch toán và phê duyệt
chính xác
TTV lưu hồ sơ chuyển tiền đến:
- Đối với các lệnh chuyển tiền đến duyệt tự động:
o Danh sách các giao dịch đã được duyệt tự động
o Các LCC gốc được sắp xếp theo đúng số thứ tự trong danh sách
- Đối với các lệnh chuyển tiền hạch toán và duyệt bằng tay:
o Phiếu hạch toán đã có đầy đủ chữ ký TTV, cán bộ thực hiện phê duyệt
o LCC gốc tương ứng
o Bảng kê các giao dịch treo được in ra từ T24.
3. Những bất cập hay nhược điểm của quy trình này cho công tác quản lý.
Lý do.
Đối với quy trình này, việc xử lý các giao dịch tiền thanh toan đến đa phần các
khâu được xử lý và hạch toan tự động. Tuy nhiên, có những khâu phải xử lý
bằng tay. Việc hạch toan này do 1 kiểm soát viên kiểm tra và phê duyệt, do đó,
việc xác định chất lượng của các giao dịch bằng tay gây khó khăn cho công tác
quản lý.
Lý do gặp khó khăn:


Với thời gian ấn định tối đa cho việc xử lý một giao dịch (từ lúc nhận được

giao dịch tiền về đến khi hoàn thành xử lý), nhiều giao dịch, không thể xác
định được chính xác thời gian nhận được giao dịch (ví dụ bước 1b – nhận
chứng từ bằng giấy và bước 4 – xử lý chứng từ giấy). Do đó, việc quản lý tiêu
chuẩn thời gian cho các giao dịch đó gặp khó khăn.
4. Theo anh/chị quy trình này cần cải thiện như thế nào để việc thực hiện
trở nên tốt hơn.
Quy trình này đã khá hoàn chỉnh và giúp cho việc xử lý các giao dịch tiền về đạt
chất lượng tốt.
Tuy nhiên, nếu quy định cụ thể được tiêu chuẩn thời gian cho việc xử lý các giao
dịch tay thì việc thực hiện và quản lý sẽ được thực hiện tốt hơn.
Cụ thể: quy định rõ, đối với các giao dịch nhận bằng chứng từ giấy, thời gian nhận
giao dịch quy định cụ thể, sau khi nhận chứng từ, cần có xác nhận về thời gian của
bên giao làm bằng chứng xác thực. Sau đó, nhân viên nghiệp vụ sẽ được thực hiện
giao dịch trong thời gian quy định tính từ thời điểm được xác nhận.
Như vậy sẽ đảm bảo được chất lượng dịch vụ đối với các giao dịch nhận bằng
chứng từ giấy.

Câu 2: Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản trị Tác nghiệp này
là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh nghiệp anh/chị hiện
nay? Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và sẽ
áp dụng như thế nào?
 Nội dung môn học Quản trị tác nghiệp có thể áp dụng nhiều mặt vào việc
cung cấp sản phẩm và dịch vụ tại Ngân hàng TMCP Đông Nam Á
(SeAbank), cụ thể:
-

Loại bỏ các lãng phí theo lý thuyết LEAN

-

Tăng chất lượng dịch vụ cung cấp


-

Cách thức lập kế hoạch cung cấp dịch vụ cho những mục tiêu ngắn hạn và
dài hạn.
 Cách thức áp dụng kiến thức:
 Loại bỏ lãng phí theo lý thuyết LEAN: phân tích các loại lãng phí
theo lý thuyết LEAN mà ngân hàng có thể gặp phải: lãng phí do chờ
đợi, lãng phí do vận chuyển, lãng phí do thao tác, lãng phí do đầu tư
thừa. Từ các phân tích ở trên, kiến nghị với ngân hàng trong việc xây
dựng lại các quy trình tác nghiệp để loại bỏ những lãng phí đó.
 Tăng chất lượng dịch vụ: theo lý thuyết môn học, đối với ngành dịch
vụ, để tăng chất lượng, phải tăng ở các khâu như niềm tin của khách
hàng đối với sản phẩm của doanh nghiệp, tăng cường khả năng đáp
ứng cho sản phẩm, có quy trình cung cấp sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao,
có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng dịch vụ và các thước đo, tăng
cường khả năng nhận thức về chất lượng dịch vụ khách hàng như cơ
sở vật chất, trang thiết bị, thái độ phục vụ khách hàng,…
 Cách thức lập kế hoạch: theo lý thuyết môn học, để lập kế hoạch cụ
thể cho các hạng mục công việc, cần xác định những mục tiêu của
ngân hàng đặt ra trong ngắn hạn và dài hạn. Ví dụ, để đạt được mục
tiêu đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ ngân hàng, phải có kế hoạch trong
việc chuẩn bị nguồn nhân lực, đánh giá thị trường để xác định sản
phẩm phù hợp, xác định sản lượng thích hợp để cung ứng nhằm tránh
lãng phí,…
Rất nhiều kiến thức có thể sử dụng thực tế cho doanh nghiệp. Việc áp
dụng và cách thức triển khai như thế nào, doanh nghiệp cần phải phân
tích và có kế hoạch rất cụ thể.

Môn học đã trang bị những kiến thức nền tảng giúp học viên có thể nhận
thức được việc cải tiến quy trình hoạt động trong doanh nghiệp và có
những kiến nghị cụ thể với chủ doanh nghiệp.


Tài liệu tham khảo:
1. Lý thuyết môn học Quản trị hoạt động – Chương trình đào tạo MBA Đại học
Griggs.
2. Slide bài giảng môn học Quản trị hoạt động.
3. Tài liệu tham khảo trên các website.
4. Nghiên cứu từ thực tế công việc tại doanh nghiệp của học viên (học viên
đang làm tại phong Thanh toan trong nước- ngân hàng TMCP Đông Nam
Á),