Quy trình tác nghiệp trong việc thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư t

QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP TRONG VIỆC THẨM ĐỊNH, PHÊ
DUYỆT DỰ ÁN ĐẦU TƯ
Lựa chọn, mô tả, phân tích một quy trình tác nghiệp. Phân tích những bất
cập hoặc nhược điểm cho công tác quản lý. Nêu nguyên nhân và cách khắc phục.
Quy trình tác nghiệp lựa chọn phân tích: quy trình thẩm định phê duyệt dự
án đối với các dự án do các Công ty con của Tập đoàn Dệt May Việt Nam làm Chủ
đầu tư.
Căn cứ những quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý đầu tư xây dựng
công trình, tất cả các dự án trước khi triển khai cần tiến hành lập dự án khả thi (dự
án đầu tư xây dựng công trình) và phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt trước
khi triển khai các bước tiếp theo. Do đó, đối với các dự án do các Công ty con của
Tập đoàn (100% vốn của Tập đoàn) đều phải được Tập đoàn tiến hành phê duyệt
trước khi triển khai.
Đầu mối trong việc thẩm định, phê duyệt dự án là Ban Kỹ thuật Đầu tư –
đây là Ban chuyên môn có chức năng tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Tập đoàn
trong việc triển khai các công tác đầu tư trong đó có việc thẩm định, phê duyệt dự
án đầu tư.
Quy trình tác nghiệp trong việc thẩm định, phê duyệt dự án được trình bày
qua lưu đồ đươi đây:
Chủ đầu tư – Công ty Con tổ chức lập dự án khả thi
(tự lập hoặc thuê tư vấn), lập báo cáo + tờ trình, trình
Tập đoàn Dệt May Việt Nam phê duyệt dự án khả thi

Bộ phận văn thư tiếp nhận tờ trình, hồ sơ và chuyển Lãnh đạo Tập đoàn phân
công nhiệm vụ (giao cho Ban Kỹ thuật Đầu tư làm đầu mối thẩm duyệt)

BanKỹ
Kỹ
thuật
Đầu
soạn

thảo,
gửi
Côngvăn
vănnội
nộibộ
bộcho
cho
các
Tổthẩm
thẩm
định
cósự
sự
tham
giacủa
của
các
chuyên
viên
của
các
Ban
chức
Ban
thuật
Đầu
tưtưsoạn
thảo,
gửi
Công

các
Tổ
định
có
tham
gia
các
chuyên
viên
của
các
Ban
chức
Ban
chức
năng
khác
của
Tập
đoàn
(Tài
chính
kế
toán,
quản
năng
tiến
hành
thẩm
định

hồTập
sơtheo
theo
từng
lĩnh
vực:
Ban
chức
năng
khác
của
đoàn
(Tàilĩnh
chính
kế toán, quản lýlý
năng
tiến
hành
thẩm
định
hồ
sơ
từng
vực:
nguồnnhân
nhânlực)
lực)cử
cửcán
cánbộ
bộtham

thamgia
giathẩm
thẩmđịnh
địnhhồ
hồsơ.
sơ.
nguồn
Kỹthuật
thuậtĐầu
Đầutư:
tư:kỹ
kỹthuật,
thuật,công
côngnghệ,
nghệ,xây
xâydựng.
dựng.
Kỹ
Tàichính
chínhkế
kếtoán:
toán:tài
tàichính
chính(hiệu
(hiệuquả
quảkinh
kinhtếtếcủa
củadự
dựán).
án).

Tài
Quảnlýlýnguồn
nguồnnhân
nhânlực:
lực:lao
laođộng,
động,tiền
tiềnlương,
lương,quản
quảnlýlýdự
dựán,
án,
Quản


quản trị sản xuất.

Tổthẩm
thẩmđịnh
địnhlập
lậpBáo
Báocáo
cáothẩm
thẩmđịnh
địnhdự
dựán.
án.
Tổ
BanKỹ
Kỹthuật

thuậtĐầu
Đầutưtưtổng
tổnghợp,
hợp,dự
dựthảo
thảoquyết
quyếtđịnh
định
Ban
phêduyệt
duyệtdự
dựán
ánkhả
khảthi
thitrình
trìnhLãnh
Lãnhđạo
đạoTập
Tậpđoàn
đoàn
phê
xemxét,
xét,phê
phêduyệt.
duyệt.
xem
Lãnh đạo Tập đoàn (theo phân cấp đầu tư) ký Quyết
định phê duyệt dự án khả thi.

Bộ phận văn thư lấy số, đóng dấu, phát hành Quyết định cho các bên có liên

quan.
Mô tả quy trình:
Trong quy trình nêu trên được chia thành các bước công việc cụ thể:
Bước 1: Chủ đầu tư – Công ty Con tiến hành lập dự án khả thi (có thể tự lập
trong trường hợp có đủ điều kiện theo quy định hoặc thuê đơn vị tư vấn đủ năng
lực). Việc lập dự án khả thi phải căn cứ trên quy hoạch chung của ngành và của
Tập đoàn cũng như phải được Tập đoàn đồng ý về mặt chủ trương/phê duyệt dự án
tiền khả thi. Sau khi hoàn thành dự án khả thi, Chủ đầu tư tiến hành lập báo cáo +
tờ trình, trình Tập đoàn phê duyệt (hồ sơ trình sẽ được tiếp nhận thông qua bộ phận
văn thư để kiểm soát thời gian tiến hành phê duyệt thực tế)
Bước 2: bộ phận Văn thư sẽ tiếp nhận tờ trình + Hồ sơ, phân loại và chuyển
cho Lãnh đạo Tập đoàn phân công nhiệm vụ cho Ban chuyên môn của Tập đoàn
thụ lý hồ sơ. (Ban Kỹ thuật Đầu tư)
Bước 3: sau khi nhận được phiếu phân công nhiệm vụ của Lãnh đạo Tập
đoàn, Ban Kỹ thuật Đầu tư sẽ tiến hành tiếp nhận hồ sơ và lập Công văn nội bộ gửi


các Ban chức năng khác trong Tập đoàn (Ban Tài chính kế toán, ban quản lý nguồn
nhân lực) đề nghị của cán bộ tham gia thẩm định hồ sơ.
Bước 4: các ban chức năng cử cán bộ tham gia phối hợp với Ban Kỹ thuật
Đầu tư thẩm định hồ sơ:
- Ban Kỹ thuật Đầu tư sẽ thẩm định phần kỹ thuật, công nghệ, xây dựng
của Hồ sơ. Trong đó, tập trung vào các nội dung:
+ Chủ trương đã được thông qua của Lãnh đạo Tập đoàn.
+ Sự phù hợp về mặt công nghệ, kỹ thuật, dây chuyền sản xuất.
+ Thiết kế cơ sở của dự án: xem xét quy hoạch của địa phương, ý kiến
tham gia thiết kế cơ sở của các cơ quan ban ngành tại địa phương (Sở xây
dựng, Phòng cảnh sát phòng cháy chữa cháy, Sở tài nguyên môi trường,
…).
- Ban Tài chính Kế toán sẽ thẩm định về mặt tài chính cụ dự án, cụ thể:

+ Sự chính xác, phù hợp của các dữ liệu đầu vào đưa vào tính toán: giá
nguyên phụ liệu, giá thiết bị, giá trị xây dựng, các loại chi phí khác, phí
theo quy định, giá bán, … (có sự tham vấn của các chuyên viên có liên
quan).
+ Tiến hành kiểm tra các bước tính toán hiệu quả kinh tế của dự án: IRR,
NPV, thời gian thu hồi vốn,…
- Ban quản lý nguồn nhân lực: thẩm định các vấn đề liên quan tới: (1)
nguồn nhân lực (lao động trực tiếp, lao động gián tiếp), chi phí tiền
lương, năng lực của bộ máy quản lý dự án dự kiến,...
Bước 5: sau khi thẩm định hồ sơ, nếu hồ sơ dự án đạt yêu cầu theo quy định,
tổ thẩm định sẽ tiến hành lập Báo cáo thẩm định gửi về Ban Kỹ thuật đầu tư tổng
hợp.
Bước 6: trên cơ sở báo cáo thẩm định, Ban Kỹ thuật Đầu tư tiến hành dự
thảo Quyết định phê duyệt dự án khả thi theo quy định và trình Lãnh đạo Tập đoàn
xem xét, phê duyệt.
Bước 7: Lãnh đạo Tập đoàn tiến hành xem xét đề nghị của Ban Kỹ thuật
Đầu tư và ký Quyết định phê duyệt dự án khả thi.
Bước 8: Bộ phận văn thư, sau khi tiếp nhận Quyết định đã được Lãnh đạo
Tập đoàn phê duyệt, tiến hành nhập số Quyết định, đóng dấu, phát hành Quyết
định tới các bên liên quan (Chủ đầu tư – để triển khai, Ban Kỹ thuật Đầu tư – để
lưu, theo dõi, kiểm tra).


Có thể nói, quy trình nêu trên tương đối chặt chẽ và tuân thủ các quy định
của Pháp luật về quản lý đầu tư xây dựng công trình. Việc kiểm soát ngay từ khâu
phê duyệt dự án sẽ giúp cho Tập đoàn Dệt May Việt Nam tiết kiệm được chi phí ở
mức phù hợp cũng như làm kim chỉ nam cho những bước triển khai sau này. Tổng
mức đầu tư của dự án sẽ là mức chi phí trần và việc triển khai thực hiện thực tế sẽ
không được phép vượt qua mức chi phí trần này (ngoại trừ các yếu tố biến động do
chính sách của nhà nước hoặc các yếu tố mang tính khách quan khác).

Tuy nhiên, quy trình này cũng để lộ một nhược điểm rất lớn đó là thời
gian thẩm định và phê duyệt mất thời gian tương đối lớn (khoảng 15 ngày làm
việc đối với dự án tương đối đầy đủ hồ sơ và có thể kéo dài nhiều tháng trong
trường hợp dự án thiếu các dữ liệu cấn thiết) khiến cho việc triển khai dự án của
các Công ty Con bị chậm, thời gian triển khai kéo dài, gây thiệt hại về kinh tế làm
ảnh hưởng tới hiệu quả của dự án.
Trong quy trình nêu trên, quá trình mất nhiều thời gian cũng như ảnh hưởng
rất nhiều tới cả quy trình tác nghiệp đó là khâu thành lập tổ thẩm định và tiến hành
thẩm định hồ sơ.
Đây là quá trình có sự tham gia của các Ban chức năng khác nhau (Kỹ thuật
Đầu tư, Tài chính kế toán, quản lý nguồn nhân lực) nên sự phối hợp giữa các thành
viên là hết sức quan trọng. Việc phối hợp này sẽ quyết định đến chất lượng cũng
như thời gian của cả tiến trình. Bên cạnh đó, do các thành viên trong Tổ thẩm định
đều kiêm nhiệm (ngoài việc thẩm định hồ sơ các thành viên còn có nhiệm vụ khác
trong Ban) do đó thời gian dành cho việc thẩm định sẽ bị hạn chế dẫn tới việc đưa
ra Báo cáo thẩm định bị chậm trễ ảnh hưởng tới toàn bộ quy trình tác nghiệp
chung.
Ngoài ra, nếu hồ sơ đệ trình lên Tập đoàn không chuẩn, có sai sót hoặc thiếu
hồ sơ thì quá trình xử lý hồ sơ sẽ càng lâu hơn do Chủ đầu tư phải bổ sung, chính
sửa hồ sơ. Việc này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới việc triển khai các bước tiếp
theo của dự án. Trong khi đó, giá cả nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, chính sách
vĩ mô liên tục có sự biến động, lạm phát của Việt Nam trong những năm qua liên
tục tăng cao khiến cho việc triển khai dự án chậm sẽ dẫn tới việc tăng chi phí thực
hiện dự án. Qua thống kê sơ bộ, nếu như dự án chậm tiến độ khoảng 06 tháng theo


như kế hoạch ban đầu thì chi phí thực hiện dự án có thể tăng tới hơn 10% do các
biến động về giá cả, tỷ giá,….
Do đó, đây là khâu cần phải xem xét và tái cơ cấu nhằm đem lại hiệu quả
cao hơn và vẫn tuân thủ các quy định hiện hành của Pháp luật quản lý đầu tư xây

dựng công trình.
Theo quan điểm cá nhân, để quy trình thẩm định, phê duyệt dự án khả thi
nhanh, đảm bảo chất lượng, nâng cao hiệu quả của dự án cần thành lập một Tổ
thẩm định chuyên trách để tiến hành xử lý các hồ sơ liên quan. Tổ thẩm định
này sẽ được tổ chức với biên chế riêng, độc lập với các Ban chức năng của Tập
đoàn. Về thành phần Tổ thẩm định sẽ bao gồm các thành viên có chuyên môn về:
công nghệ, xây dựng cơ bản, tài chính, quản trị nguồn nhân lực. Để khai thác tối đa
năng lực của các thành viên, nhiệm vụ của Tổ sẽ không chỉ giới hạn trong việc
thẩm định dự án mà bao gồm cả việc thẩm định các bước tiếp theo (thiết kế kỹ
thuật, dự toán, hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu,…)
Về phương thức làm việc của Tổ thẩm định: tổ sẽ làm việc song song trong
cùng một cơ chế phối hợp với các Chủ đầu tư, tham gia cùng Chủ đầu tư trong quá
trình xem xét, thẩm định các bước, công tác cụ thể trong việc triển khai dự án. Việc
này sẽ tiết kiệm được thời gian đáng kể trong việc thẩm định, phê duyệt.
Câu 2: Những ứng dụng thực tế của môn học quản trị hoạt động trong công
việc. Nêu những nội dung sẽ áp dụng và cách thức thực hiện.
Qua những nội dung của môn học Quản trị hoạt động, theo quan điểm cá
nhân, thì việc xây dựng quy trình tác nghiệp có vai trò hết sức quan trọng trong
hiệu quả hoạt động của toàn doanh nghiệp nói chung và từng phòng, nhóm công
tác nói riêng.
Nếu một quy trình tác nghiệp có nhiều bất cập sẽ khiến doanh nghiệp lãng
phí thời gian, không tận dụng được khả năng chuyên môn của nguồn nhân lực,
hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị sẽ thấp và dẫn tới hiệu quả hoạt động sản xuất
kinh doanh sẽ không đáp ứng được mong đợi.
Như đã phân tích trong nội dung Câu số 1, Tập đoàn Dệt May Việt Nam là
đơn vị hàng đầu trong ngành, bao gồm rất nhiều các doanh nghiệp thành viên, việc


xây dựng những quy trình tác nghiệp chuẩn cho từng phòng, ban của Tập đoàn sẽ
giúp Tập đoàn quản lý tốt hơn, giảm thiểu thời gian cho các thủ tục hành chính, tạo

thuận lợi cho các doanh nghiệp thành viên hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tài liệu tham khảo:
1. Giáo trình Quản trị tác nghiệp (Đại học Griggs).
2. Tài liệu trên internet.