Xây dựng phần mềm Kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần iuEdu

Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em. Các số liệu, kết
quả trong đồ án tốt nghiệp của em là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế
của đơn vị em thực tập.
Hà Nội, ngày.....tháng.....năm 2016
Tác giả
Phạm Thị Hải Yến

1

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian 4 năm học tập và nghiên cứu tại Học viện Tài Chính, cùng
với kiến thức thực tế thu thập được trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ
phần iuEdu em đã hoàn thành đồ án với đề tài: “Xây dựng phần mềm Kế
toán bán hàng tại công ty Cổ phần iuEdu”.
Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.s
Nguyễn Hữu Xuân Trường đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt
thời gian qua. Thầy đã chỉ bảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu
để em hoàn thành chuyên đề này.
Em xin gửi lời cảm ơn đến thầy, cô giáo tại Học Viện Tài Chính, những
người đã cho em kiến thức cơ bản nhất, cũng như những bài học hữu ích
trong cuộc sống. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Hệ thống

thông tin kinh tế đã có những bài giảng bổ ích với sự giảng dạy nhiệt tình
trong suốt thời gian em theo học tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến
thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp.
Thực hiện đề tài này em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh
các chị, ở đơn vị thực tập, em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Cổ
phần iuEdu đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập.
Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè và người thân luôn luôn động viên và hỗ
trợ em trong suốt quá trình học tập.
Tuy đã cố gắng hết mình, song không tránh khỏi những hạn chế nhất
định, em mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô
và bạn bè.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày.....tháng.....năm 2016
Sinh viên
Phạm Thị Hải Yến
2

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp

DANH MỤC VIẾT TẮT CÁC TỪ SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN

Ký hiệu viết tắt
CNTT
HTTT

PMKT
CSDL
HBTL
SXKD
GTGT
VNĐ
TSCĐ
DTBH

Tên đầy đủ
Công nghệ thông tin
Hệ thống thông tin
Phần mềm kế toán
Cơ sở dữ liệu
Hàng bán trả lại
Sản xuất kinh doanh
Giá trị gia tăng
Việt nam đồng
Tài sản cố định
Doanh thu bán hàng

3

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN

i

LỜI CẢM ƠN

ii

DANH MỤC VIẾT TẮT CÁC TỪ SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN

iii

MỤC LỤC

iv

DANH MỤC HÌNH VẼ

vii

LỜI MỞ ĐẦU

1

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

4

1.1. Lý luận chung về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

4

1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán
1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế toán

4
10

1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
10
1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán

11

1.1.5. Các công cụ tin học sử dụng trong xây dựng phần mềm kế toán 29
1.2. Nhận thức chung về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

34

1.2.1. Một số khái niệm

34

1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

38

1.2.3. Các tài khoản sử dụng

39

1.2.4. Các chứng từ sử dụng

41

1.2.5. Sơ đồ luân chuyển chứng từ

42

1.2.6. Các hình thức kế toán

43

1.2.7. Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán bán hàng
44
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IUEDU

47

4

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03

Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
2.1. Giới thiệu sơ lược về công ty cổ phần Iuedu

47

2.1.1. Thông tin chung

47

2.1.2. Lĩnh vực hoạt động

47

2.1.3. Tổ chức bộ máy công ty

48

2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty cổ phần IuEdu

51

2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán

51

2.2.2. Hình thức kế toán sử dụng

53

2.2.3. Chứng từ kế toán mà công ty sử dụng

53

2.2.4. Tài khoản kế toán công ty sử dụng

54

2.2.5. Sổ sách kế toán công ty sử dụng

56

2.2.6. Quy trình hạch toán nghiệp vụ kế toán bán hàng của Công ty cổ
phần iuEdu

57

2.2.7. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin

58

2.3. Đánh giá hệ thống và phương hướng phát triển phần mềm kế toán bán
hàng tại công ty cổ phần Iuedu

59

2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người.

59

2.3.2. Hình thức kế toán áp dụng

60

2.3.3. Tài khoản sử dụng

60

2.3.4. Các chứng từ sử dụng

61

2.3.5. Tổ chức bộ sổ kế toán

62

2.3.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán bán hàng

62

2.3.7. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin

63

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN IUEDU

64

3.1. Phân tích hệ thống thông tin kế toán bán hàng

64

3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống

64

3.1.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán

65

5

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
3.1.3. Mô hình nghiệp vụ của bài toán

68

3.1.4. Ma trận thực thể - chức năng

72

3.1.5. Phân tích mô hình khái niệm – logic

74

3.2. Thiết kế mô hình logic

87

3.3. Thiết kế mô hình vật lý

90

3.3.1. Biểu đồ mô hình dữ liệu quan hệ

90

3.3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý

90

3.3.3. Xác định luồng hệ thống.

96

3.3.4. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống

100

3.3.4. Thiết kế các giao diện

102

KẾT LUẬN

118

TÀI LIỆU THAM KHẢO

119

PHỤ LỤC

6

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1: Sơ đồ luân chuyển xử lý chứng từ hóa đơn thuế GTGT

42

Hình 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty

48

Hình 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

51

Hình 3.1: Biểu đồ ngữ cảnh

68

Hình 3.2: Biểu đồ phân rã chức năng

69

Hình 3.2: Ma trận thực thể chức năng

73

Hình 3.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

74

Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Bán hàng”

75

Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Xử lý hàng bán bị trả lại”
76
Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Ghi sổ”

77

Hình 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Lập báo cáo”

78

Hình 3.8: Mô hình dữ liệu E-R

86

Hình 3.9: Biểu đồ mô hình dữ liệu quan hệ

96

Hình 3.10 Biểu đồ luồng dữ liệu “ Bán hàng "

97

7

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ của
CNTT. CNTT đã ở một bước phát triển cao đó là số hóa tất cả các dữ liệu
thông tin, luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau. Mọi

loại thông tin, số liệu âm thanh, hình ảnh có thể được đưa về dạng kỹ thuật số
để bất kỳ máy tính nào cũng có thể lưu trữ, xử lý và chuyển tiếp cho nhiều
người. Việc ứng dụng CNTT nhằm giảm thời gian xử lý dữ liệu, giảm sai sót,
giảm chi phí cho các hoạt động tác nghiệp, tăng độ tin cậy, nhanh chóng,
chính xác và lập báo cáo cho lãnh đạo, giúp cho việc quản lý, điều hành
doanh nghiệp dễ dàng hơn. Cũng nhờ đó mà giảm độ phức tạp và tăng tính
chuẩn hóa trong công việc. Ứng dụng CNTT đã mang lại những hiệu quả to
lớn như tăng năng suất lao động, gia tăng giá trị cho quy trình và sản phẩm,
tăng khả năng cạnh tranh, tăng doanh thu, lợi nhuận giúp tổ chức, doanh
nghiệp phát triển bền vững, phát huy tiềm lực và mở rộng quy mô.
Trên nền kinh tế toàn cầu như hiện nay, CNTT đã trở thành một ngành
công nghiệp mũi nhọn. Nó là ngành khoa học kỹ thuật không thế thiếu trong
việc ứng dụng vào các hoạt động xã hội như quản lý, kinh tế… Hiện nay, ở
nước ta vấn đề áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã
trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh nghiệp từng bước tin học hóa quản lý
thông tin cho đơn vị mình. Tuy nhiên trong thời gian qua, việc tin học hóa
chưa mang lại hiệu quả như mong muốn bởi vì các doanh nghiệp thường quan
tâm tới trang bị hệ thống máy tính hiện đại hơn là xây dựng các phần mềm
quản lý cho mình.
Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần iuEdu, hoạt động chính của
công ty là cung cấp các giải pháp giáo dục. Cụ thể là kinh doanh các thiết bị
hiện đại như bảng Up đa năng, máy chiếu, máy tính,thiết bị trắc nghiệm với
phần mềm soạn thảo giáo án Air, hệ nội dung và tài nguyên giáo án... nhằm
đóng góp một phần vào tiến trình đổi mới và sự nghiệp phát triển giáo dục
8

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03

Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
nước nhà, nhằm mang đến cho quý thầy cô và các em học sinh những sản
phẩm đạt chất lượng cáo nhât với phương châm “Đầu tư cho giáo dục, đầu tư
cho tương lai". Vì vậy, với những kiến thức đã được học và quá trình nghiên
cứu tiếp thu em quyết định chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán bán
hàng tại Công ty Cổ phần iuEdu” nhằm xây dựng một phần mềm hỗ trợ cho
việc kinh doanh bán các sản phẩm nhanh chóng, chặt chẽ và có thể phát hiện
được những sai sót mà kế toán thủ công có thể gặp phải.
I. Mục tiêu đề tài nghiên cứu
Mục tiêu chính của đề tài nghiên cứu hoàn thành là nhận được sự chấp
thuận và sử dụng của người dùng trong quá trình quản lý và hạch toán trong
công ty. Vì vậy, chương trình trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ
bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chức năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử
dụng và cài đặt.
Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vào
chế độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện. Mục tiêu của đề tài này là:
+ Hệ thống giải quyết được bài toán bán hàng thực tế.
+ Hệ thống sẽ cung cấp cho người dùng đầy đủ các chức năng theo yêu
cầu của nghiệp vụ bán hàng.
+ Hệ thống sẽ cung cấp thông tin về khách hàng, hàng hóa.
II. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần
iuEdu.
III. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tiếp cận nghiên cứu công tác tổ chức kế toán, đặc biệt là kế toán
bán hàng tại Công ty Cổ phần iuEdu, trên cơ sở đó sử dụng ngôn ngữ lập trình
C# để thiết kế được một phần mềm kế toán bán hàng đáp ứng nhu cầu của
Công ty.

IV. Phương pháp nghiên cứu
9

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập các thông tin của công ty
bằng các phương pháp phỏng vấn, điều tra, ghi chép, quan sát và hỏi ý kiến
chuyên gia;
- Phương pháp tập hợp: Tập hợp các chứng từ, sổ sách liên quan đến
công tác kế toán bán hàng;
- Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh giữa lý thuyết được học và
thực tế tại công ty;
- Phương pháp phân tích thiết kế: Từ các nghiệp vụ kế toán của công
ty, tiến hành phân tích và thiết kế để xây dựng phần mềm phù hợp. Các
phương pháp phân tích: phân tích từ trên xuống, phân tích từ dưới lên, kết
hợp phân tích từ trên xuống và từ dưới lên.
V. Kết cấu đồ án
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đồ án còn
được kết cấu thành 3 chương:
● Chương 1: Lý luận chung về phần mềm kế toán và công tác kế
toán bán hàng trong doanh nghiệp.
● Chương 2: Khảo sát thực trạng công tác kế toán bán hàng tại
Công ty Cổ phần iuEdu.
● Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại công ty Cổ

phần iuEdu.
Hà Nội, ngày…..tháng…..năm 2016
Sinh viên
Phạm Thị Hải Yến

10

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp

CHƯƠNG 1:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH
NGHIỆP
1.1. Lý luận chung về xây dựng phần mềm kế toán trong

doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán
1.1.1.1. Khái niệm về phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là một trong 5 thành phần cơ bản của một hệ thống
thông tin kế toán. Để tạo nên một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh, bên
cạnh phần mềm kế toán còn có thêm 4 thành phần khác, đó là phần cứng, thủ
tục, dữ liệu và con người.
Các thành phần của một hệ thống thông tin:
(1) Con người: là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện các thủ tục

để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thông tin.
(2) Phần cứng (Máy tính điện tử): là một thiết bị điện tử có khả năng tổ
chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ
nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng.
(3) Chương trình: gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ
mà máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần
thiết theo thuật toán đã chỉ ra.
(4) Dữ liệu: bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc
xử lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý.
(5) Thủ tục: là những chỉ dẫn của con người.
Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự
động xử lý thông tin kế toán trên máy vi tính, được ứng dụng trong việc ghi

11

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
chép và xử lý các giao dịch kế toán, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân
loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên chứng từ, sổ sách theo
quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính,
báo cáo quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.
1.1.1.2. Đặc điểm của phần mềm kế toán
- Phần mềm kế toán có tính chất tuân thủ:
+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế
độ kế toán, nghị định và thông tư hướng dẫn về kế toán.

+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ quy định của doanh nghiệp.
+ Phần mềm kế toán phải phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu
quản lý của doanh nghiệp.
+ Các báo cáo tuân theo mẫu của doanh nghiệp là các báo cáo quản trị.
- Sử dụng các phương pháp kế toán:
+ Phương pháp chứng từ kế toán: là phương pháp kế toán được sử dụng
để phản ánh, kiểm tra các nghiêp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự
hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó phục vụ công tác
kế toán và công tác quản lý.
+ Phương pháp tính giá: là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền
tệ để xác định giá trị của các đối tượng kế toán phục vụ quá trình thu nhận, xử
lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kinh tế tài chính ở đơn vị.
+ Phương pháp tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các
tài khoản kế toán để phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung
kinh tế ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số
liệu hiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể.
+ Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: là phương pháp kế toán sử
dụng các báo cáo kế toán để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối
quan hệ cân dối của đối tượng kế toán, cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính
12

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.
- Phần mềm kế toán có tính mềm dẻo

Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù
hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính
mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu hiện có.
1.1.1.3. Những yêu cầu đối với phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
- Phần mềm kế toán cần đáp ứng được các yêu cầu của một phần mềm
nói chung như sau:
+ Dễ sử dụng: Các phần mềm phải có một giao diện thân thiện với cấu
trúc phân cấp dễ hiểu và dễ sử dụng, các ngôn ngữ phải phù hợp với ngôn ngữ
tự nhiên của người dùng.
+ Tương thích với các phần mềm khác: Các phần mềm trên thị trường
phải tương thích với các phần mềm khác để tránh gây xung đột và sự cố máy
khi chạy chương trình.
+ Chống sao chép: Các phần mềm khi đưa ra thị trường không được để ở
dạng mã nguồn mà phải được biên dịch. Khi cài đặt chương trình lên máy tính
chúng ta chỉ cần thực hiện một thao tác duy nhất đó là chạy chương trình cài
đặt (Setup). Chống sao chép chính là tiêu chuẩn để bảo vệ bản quyền của một
phần mềm.
+ Tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi: Khi hoạt động, các phần mềm
thường có thông tin vào, ra thông qua các thiết bị ngoại vi. Một phần mềm
cần phải có khả năng tương thích với nhiều loại thiết bị ngoại vi khác nhau
như: bàn phím, chuột, máy quét ảnh, máy in…
+ Tính thời trang của phần mềm: Phần mềm phải không được lạc hậu,
được cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình biến động thực tế, phù
hợp với mặt bằng ứng dụng công nghệ thông tin của xã hội.
13

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03

Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
+ Yêu cầu bộ nhớ: Các phần mềm khi được viết ra cần phải quan tâm đến
việc tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính, giúp máy tính hoạt động nhanh hơn.
+ Tính giá cả cạnh tranh: Đã là sản phẩm tung ra bán trên thị trường thì
yếu tố giá cả đặc biệt quan trọng. Để có thể cạnh tranh với các phần mềm
khác trên thị trường thì các công ty cần đưa ra một mức giá hợp lý, thông qua
việc sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, sử dụng tốt các công cụ hỗ trợ lập
trình và thiết kế phần mềm.
+ Quyền sử dụng trên mạng: Một phần mềm có được sử dụng trên mạng
hay không và việc phân quyền sử dụng cho người dùng như thế nào là một
trong những tiêu thức đánh giá một phần mềm. Ngày nay việc sử dụng công
nghệ mạng máy tính là một xu thế tất yếu.
- Phần mềm kế toán phải phù hợp với các đặc điểm:
+ Phần mềm kế toán có tính tuân thủ.
+ Sử dụng các phương pháp kế toán.
+ Phần mềm kế toán có tính mềm dẻo.
- Bên cạnh việc đáp ứng được những tiêu chuẩn chung của một phần
mềm, người ta còn đánh giá các phần mềm kế toán nói riêng dựa vào các
tiêu chuẩn sau:
+ Đáp ứng công tác kế toán
PMKT phải đảm bảo công tác kế toán thực hiện đúng các quy định hiện
hành của pháp luật về kế toán.
+ Khả năng tự động hóa cao
PMKT phải được thiết kế thành một hệ thống các modul chương trình để
xử lý thống nhất tất cả các thành phần kế toán thành một khâu liên hoàn, chỉ
cần nhập dữ liệu ban đầu một lần là có thể cho ra tất cả các báo cáo kế toán tài
chính và báo cáo kế toán quản trị cần thiết.

+ Cơ cấu linh hoạt
14

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
Cơ cấu linh hoạt của một phần mềm kế toán thể hiện ở hai mặt kỹ thuật
xử lý trong một chương trình, bao gồm:
✓ Thứ nhất, sử dụng cấu trúc sổ cái tích hợp cùng với hệ mã từ điển của
hệ thống linh hoạt. Điều này sẽ cho phép dễ dàng điều chỉnh hệ thống chương
trình khi có những thay đổi về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
✓ Thứ hai, sử dụng một số mẫu sổ, mẫu báo cáo, mẫu chứng từ tự động
dành cho người sử dụng tự động định nghĩa. Khi cần, chỉ cần xác định: tên
sổ/báo cáo/chứng từ, tên từng tiêu thức trên đó, nó được lấy hoặc ghi ở đâu,
sắp xếp ở đâu, sắp xếp theo chỉ tiêu nào...
+ Tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán
✓ Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình
kế toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính.
✓ Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lặp giữa các số liệu kế toán.
✓ Có khả năng dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ
liệu và quá trình xử lý thông tin kế toán.
+ Tính bảo mật thông tin
Khi tổ chức hạch toán kế toán dựa trên mạng máy tính, một tiêu chuẩn
rất quan trọng là tính bảo mật dữ liệu giúp cho doanh nghiệp có được sự bình
yên trong cạnh tranh. Cơ sở dữ liệu và các báo cáo kế toán trên đường truyền
tuyệt đối phải được bảo mật.

+ Không phụ thuộc vào hạ tầng tin học
Nhìn chung, các doanh nghiệp đều muốn phần mềm mình đang sử dụng
dựa trên một hạ tầng tin học linh hoạt, dễ dàng phát triển hệ thống thông tin
của mình khi doanh nghiệp có điều kiện phát triển và mở rộng quy mô. Một
PMKT phải xây dựng trên một hạ tầng không cứng nhắc để không gây trở
ngại cho việc đổi mới hệ thống.
+ Khả năng tổng hợp dữ liệu
15

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
Dữ liệu thường được chia thành từng nhóm để tạo điều kiện thuận lợi
cho công tác quản trị. Tuy nhiên tại một thời điểm, PMKT phải cho phép tổng
hợp dữ liệu để có thể quản lý tập trung và hạch toán thống nhất trong toàn
doanh nghiệp.
+ Khả năng tích hợp với các sản phẩm khác
Một phần mềm kế toán được đánh giá là hiện đại, có độ đa dạng lớn nếu
khả năng tích hợp được với nhiều các sản phầm khác. Các PMKT phải được
tích hợp một cách toàn diện nhằm hoàn thiện các công cụ tạo báo cáo (kể cả
báo cáo thông qua các trang web), thực hiện hợp tác thương mại điện tử và
thanh toán quốc tế.
+ Xử lý nhiều ngôn ngữ và nhiều loại tiền tệ
✓ Hệ thống hạch toán cho phép sử dụng nhiều ngôn ngữ sẽ giúp cho
doanh nghiệp quản trị kinh doanh nhiều quốc gia khác nhau.
✓ Một PMKT cho phép xử lý nhiều loại ngoại tệ sẽ giúp cho doanh

nghiệp kiểm soát được tình hình tiền tệ của mình.
+ Triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế
Đối với các doanh nghiệp đa ngành, đa quốc gia thì tiêu chuẩn đầu tiên
khi họ sử dụng một PMKT là nó phải triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế bằng
một hệ thống duy nhất chứ không phải dựa trên các phần mềm riêng lẻ. Sự
thống nhất đó đảm bảo tính nhất quán về mặt quản lý, nhất quán về mặt dữ
liệu.
+ Khả năng hỗ trợ tại chỗ
Để đảm bảo tính linh hoạt cho người sử dụng, trong mỗi PMKT cần phải
có ngay bên trong nó những dịch vụ hỗ trợ người dùng theo từng ngữ cảnh tại
thời điểm máy đang hoạt động.
1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế toán
Một phần mềm kế toán thường gồm các thành phần sau:
16

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
- Cơ sở dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh
thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các dữ liệu này được chia
thành hai phần: các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu
về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị,… và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh
doanh dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch,….
- Form: Là giao diện tương tác giữa người sử dụng và phần mềm. một
phần mềm kế toán thường bao gồm các loại form: form đăng nhập, form
chương trình chính, form nhập liệu, form truy vấn dữ liệu, form điều khiển in

báo cáo,…
- Báo cáo: Là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương
trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các
thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc
màn hình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng.
- Menu: Hệ thống menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự
phù hợp để giúp người sử dụng tương tác với phần mềm một cách dễ dàng.
1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong
doanh nghiệp
Một doanh nghiệp có phần mềm kế toán hoạt động hiệu quả giúp cho
doanh nghiệp có thể:
● Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra.
● Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức.
● Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, việc tin học hóa công tác kế toán là
một trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp.
Vì vậy, tất yếu phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.
1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán
1.1.4.1. Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch dự án
Khảo sát hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát triển phần mềm,
17

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
đây là giai đoạn nghiên cứu sơ bộ và xác định tính khả thi của dự án đối với
hệ thống mới.

Bước này tập trung giải quyết các vấn đề: môi trường, các ràng buộc đối
với phần mềm cần xây dựng như thế nào. Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần
đạt được của phần mềm là gì. Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và
xem xét tính khả thi của chúng.
Trên cơ sở các thông tin khảo sát nhà phát triển đánh giá hiện trạng, xác
định các điểm yếu của hệ thống hiện tại, đánh giá khả thi lập dự án phát triển
phần mềm.
❖ Khảo sát hiện trạng
- Mục tiêu của khảo sát
➢ Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống
cũ.
➢ Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ
thống.
➢ Xác định các nhược điểm của hệ thống.
- Nội dung khảo sát
➢ Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống.
➢ Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống.
➢ Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,… của các đơn vị ở các
cấp khác nhau.
➢ Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách…của các đơn vị ở các cấp
khác nhau.
➢ Thu thập và nghiên cứu các quy tắc quản lý bao gồm luật, các quy
định,… chi phối đến các quá trình xử lý thông tin.
➢ Nghiên cứu các chu trình luân chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.
➢ Thống kê các phương tiện và tài nguyên được sử dụng cho hoạt động
18

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03

Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
của hệ thống.
➢ Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, đánh giá về hệ
thống, các nguyện vọng và kế hoạch phát triển hệ thống.
➢ Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp.
➢ Lập tài liệu khảo sát.
- Phương pháp khảo sát
Hình thức tiến hành:
➢ Tìm hiểu tài liệu: thu thập, tìm hiểu, tổng hợp các thông tin từ các tài
liệu, sổ sách được sử dụng trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của hệ
thống cũ.
➢ Quan sát và theo dõi: để rút ra các kết luận có tính thuyết phục và
khoa học.
➢ Phỏng vấn: thường được tiến hành đối với các cá nhân tham gia hoạt
động trong hệ thống cũng như các cá nhân có liên quan tới hệ thống.
➢ Phiếu điều tra.
- Đề xuất giải pháp sơ bộ và xác định tính khả thi
❖ Đánh giá hiện trạng
Các hạn chế:
- Thiếu sót: thiếu người xử lý thông tin, bỏ sót công việc xử lý thông tin.
- Tổn phí cao, gây lãng phí.
- Các yêu cầu mới.
- Kém hiệu lực, quá tải: phương pháp xử lý không chặt chẽ, cơ cấu tổ
chức không hợp lý, con đường lưu chuyển các thông tin không hợp lý như là
giấy tờ, tài liệu trình bày kém, cấu trúc không hợp lý.
- Thỏa đáng các thông tin chưa được đáp ứng.
- Đáp ứng các nguyện vọng của nhân viên.

- Dự kiến kế hoạch phát triển.
19

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
❖ Lập kế hoạch triển khai dự án
- Hợp đồng triển khai dự án
Để triển khai, dự án cần có một hợp đồng giữa nhà đầu tư và nhà phát
triển. Các nội dung chủ yếu của một hợp đồng bao gồm:
➢ Vấn đề đặt ra và các nhu cầu thông tin.
➢ Phạm vi và hạn chế.
➢ Mục tiêu và ưu tiên.
➢ Giải pháp và tính khả thi.
➢ Dự trù thiết bị và kinh phí.
➢ Phân công trách nhiệm và nhân sự.
➢ Phương pháp và tiến trình triển khai.
- Công tác huấn luyện sử dụng chương trình
➢ Thời gian huấn luyện bao lâu và chia làm bao nhiêu nhóm.
- Điều hành dự án
➢ Đưa ra các quyết định mang tính định hướng cho dự án.
➢ Quyết định các mục tiêu và chỉ ra cách đạt các mục tiêu đó.
➢ Xác định các mức độ an toàn.
➢ Phân phối các nguồn lực.
➢ Kiểm tra sự phát triển đúng đắn của dự án.
➢ Quyết định lựa chọn giải pháp.

1.1.4.2. Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống về chức năng.
Đây là giai đoạn sau giai đoạn khảo sát sơ bộ, đây là phần quan trọng để
đi sâu vào nghiên cứu các thành phần hệ thống.
Kết quả của giai đoạn này, ta xây dựng được các biểu đồ mô tả logic
chức năng xử lý của hệ thống xem xét. Giai đoạn này còn được gọi là giai
đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý.
20

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
Mục đích của phân tích hệ thống về chức năng là nhằm trả lời câu hỏi:
“hệ thống làm gì?”. Đây là bước đầu tiên của phân tích hệ thống nhằm:
● Xác định các nhiệm vụ, chức năng mà hệ thống cần đảm nhiệm.
● Xác định các hạn chế hay ràng buộc áp đặt lên các chức năng của hệ
thống.
● Xác định các mối quan hệ giữa các chức năng của hệ thống.
● Đặc tả các chức năng của hệ thống và quy trình hoạt động.
Cách thức tiến hành phân tích hệ thống về chức năng dựa theo phương
pháp SA ( Structured Analysic) nghĩa là phân tích từ trên xuống, phân tích từ
hệ thống cũ sang hệ thống mới, phân tích từ mức vật lý sang mức logic.
Kết quả của giai đoạn này là các biểu đồ mô tả logic chức năng của hệ
thống như: biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu, ma trận thực
thể chức năng.
Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD- Function Decomposition Diagram):
là biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống các chức năng cần thực hiện của hệ thống
cần phát triển dưới dạng hình cây. Trong đó:
● Gốc của cây là chức năng chung cần thực hiện của hệ thống doanh
nghiệp hoặc tổ chức.
● Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con tương đương.
● Các chức năng lá là các chức năng tương đối cụ thể, đơn giản, dễ hiểu,
dễ thực hiện.
- Ký pháp biểu diễn của biểu đồ phân cấp chức năng: có 2 ký pháp
+ Ký pháp biểu diễn chức năng: là hình chữ nhật có ghi tên của chức
năng cần thực hiện (ở dạng động từ kết hợp với bổ ngữ).
+ Ký pháp biễu diễn liên kết giữa chức năng cha và các chức năng con là
dạng hình cây gấp khúc.
21

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
- Ý nghĩa của biểu đồ phân cấp chức năng:
+ Cho phép dễ dàng hiểu được các chức năng, nhiệm vụ từ khái quát đến
chi tiết của tổ chức.
+ Dễ thành lập bằng cách phân rã từ chức năng cha đến chức năng con
hoặc nhóm xác định các chức năng cha từ các chức năng con.
+ Giúp phát hiện các chức năng còn thiếu hoặc các chức năng trùng lặp.
+ Là cơ sở để thiết kế kiến trúc của phần mềm sau này.
- Nhược điểm của biểu đồ phân cấp chức năng:

+ Không biểu diễn trình tự thực hiện của các chức năng.
+ Không biểu diễn mối quan hệ giữa các chức năng.
- Cách thức xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng:
● Cách 1: Xây dựng từ trên xuống.
Nghiên cứu sơ đồ tổ chức của hệ thống và tài liệu khảo sát để xác định
chức năng chung của hệ thống.
Phân rã các chức năng chung thành các chức năng con đơn giản hơn sao
cho các công việc trong mỗi chức năng có liên quan gần gũi với nhau.
Tiếp tục phân rã các chức năng cho đến khi thu được các chức năng đủ
đơn giản và dễ hiểu.
● Cách 2: Xây dựng từ dưới lên
Dựa vào tài liệu khảo sát và sơ đồ tổ chức của hệ thống, liệt kê các công
việc mà hệ thống đảm nhận. sau đó gộp các công việc có liên quan với nhau
thành một chức năng mức cha.
Quá trình này được lặp đi lặp lại cho đến khi thu được một chức năng
chung của hệ thống.
- Các quy tắc xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng
+ Mỗi chức năng con được phân rã từ chức năng cha phải là một bộ phận
thực sự tham gia thực hiện chức năng cha.
22

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
+ Mỗi chức năng con thực hiện các công việc tương đối độc lập với
nhau.

+ Các chức năng con phải bảo toàn chức năng cha.
+ Không nên phân rã các chức năng thành nhiều mức vì sẽ dẫn đến sự
phức tạp cho quá trình thiết kế và mã hóa.
+ Các chức năng cùng mức nên biểu diễn thuộc cùng một hàng.
+ Tên của các chức năng khác nhau là khác nhau.
+ Các chức năng lá cần phải được mô tả chi tiết và cách thực hiện.
Tài liệu đặc tả chức năng
Dựa trên tài liệu khảo sát về nghiệp vụ, nhà phát triển tiến hành viết tài
liệu mô tả các hoạt động cụ thể của mỗi chức năng lá.
Cách thức xây dựng tài liệu đặc tả chức năng: dựa trên sơ đồ phân rã
chức năng và tài liệu khảo sát để tiến hành đặc tả cách thức thực hiện cho
chức năng lá.
Ma trận thực thể chức năng
- Khái niệm
+ Là một bảng bao gồm có các hàng và các cột. Trong đó, mỗi cột tương
ứng với một thực thể dữ liệu, mỗi hàng ứng với một chức năng ở mức tương
đối chi tiết.
+ Mỗi ô giao giữa hàng và cột thể hiện mối quan hệ giữa chức năng và
thực thể tương ứng.
+ Giá trị của mỗi ô thể hiện mối quan hệ giữa hàng và cột tương ứng, giá
trị của một cột có thể là R (read), U (update), C (create).
- Các đặc điểm của ma trận thực thể chức năng
+ Nếu một hàng ứng với một chức năng không có ô nào được đánh giá
trị thì chức năng đó hoặc là không phải là một chức năng có tác động lên dữ
liệu hoặc là việc đánh giá trị của các ô bị bỏ sót.
23

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03

Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
+ Nếu một cột ứng với một thực thể dữ liệu không có ô nào được đánh
giá trị thì thực thể đó hoặc là đánh thiếu chức năng hoặc là bỏ sót chức năng
hoặc là thực thể không liên quan đến các chức năng của hệ thống và có thể bỏ
đi.
- Ý nghĩa của ma trận thực thể chức năng
+ Cho phép xác định các chức năng hoặc các thực thể dữ liệu còn thiếu.
+ Cho phép loại bỏ các chức năng hoặc các dữ liệu còn thừa.
- Cách thức xây dựng ma trận thực thể chức năng
+ Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng.
+ Liệt kê danh sách các thực thể dữ liệu.
+ Xác định các mối quan hệ giữa thực thể và chức năng lá tương ứng.
+ Lập bảng ma trận thực thể chức năng.
Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)
- Biểu đồ luồng dữ liệu: là biểu đồ biểu diễn quá trình xử lý thông tin
của hệ thống, mỗi biểu đồ bao gồm có các tiến trình, tác nhân, luồng dữ liệu,
kho dữ liệu của hệ thống. Đây là công cụ cho phép mô tả hệ thống toàn diện
và đầy đủ nhất.
- Tiến trình: là một công việc của hệ thống nhằm thao tác trên các dữ
liệu đầu vào và cho kết quả dữ liệu ở đầu ra xác định.
Cú pháp biểu diễn:

Tên của tiến trình là động từ kết hợp với bổ ngữ.
- Luồng dữ liệu: là một đường truyền dẫn thông tin vào hoặc ra một
chức năng nào đó.
24

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03


Học Viện Tài Chính
Đồ Án Tốt Nghiệp
Cú pháp biểu diễn:

Biểu đồ luồng dữ liệu

Tên của luồng dữ liệu là sự kết hợp giữa danh từ và bổ ngữ.
- Kho dữ liệu: là một đối tượng lưu một tập các dữ liệu có cấu trúc xác
định được sử dụng cho hoạt động của các tiến trình tướng ứng với biểu đồ
luồng dữ liệu.
Cú pháp biểu diễn:

Kho dữ liệu

Tên của kho là danh từ kết hợp với tính từ.
- Tác nhân: là một thực thể ngoài hệ thống có quan hệ thông tin với hệ
thống. Tác nhân có thể là con người hoặc hệ thống khác.
Cú pháp biểu diễn:
Tên tác nhân là danh từ kết hợp với tính từ.
- Cách thức xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu.
+ Xác định các hồ sơ dữ liệu.
+ Xác định các tiến trình chính sử dụng, đồng thời xác định các dòng dữ
liệu giữa chúng, nghĩa là xác định luồng dữ liệu vào, ra.
+ Mở rộng, chi tiết dần các tiến trình của biểu đồ BLD bằng cách phân rã
biểu đồ luồng dữ liệu từ mức cao cho tới mức thấp theo sự phân rã của biểu

đồ phân cấp chức năng, trong đó mỗi chức năng xác định được một tiến trình
tương ứng.
+ Hiệu chỉnh lại biểu đồ từng mức khác nhau nhằm đảm bảo tính logic.
+ Một kỹ thuật sử dụng khá phổ biến để phân rã biểu đồ là kỹ thuật phân
mức. Có 3 mức cơ bản được đề cập:
● Mức 0: biểu đồ luồng dữ liệu khung cảnh ( biểu đồ ngữ cảnh). Sơ đồ
mô tả tổng quát hệ thống, mô tả liên hệ thông tin giữa hệ thống và môi trường
bên ngoài.
● Mức 1: biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
● Mức 2: biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.
25

Sinh viên: Phạm Thị Hải Yến

Lớp:CQ50/41.03