ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠICÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HƯNG GIA
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (551.11 KB, 115 trang )
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kế toán-Kiểm toán
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
Giáo viên hướng dẫn: Th.S. Phạm Thị Hồng Diệp
Sinh viên thực hiện: Trần Thị Thu Huyền
Lớp: ĐHKT2 – K2
ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HƯNG GIA
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
Điểm: - bằng số:………………………….
- Bằng chữ:…………………………
Hà nội, Ngày
tháng
năm 2011
Giáo viên hướng dẫn
Phạm Thị Hồng Diệp
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kế toán-Kiểm toán
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN
Sinh viên thực hiện: Trần Thị Thu Huyền
Lớp: ĐHKT2 – K2
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
Ngày
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
tháng
năm 2011
Luận văn tốt nghiệp
1
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kế toán-Kiểm toán
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT...........................................................................3
DANH MỤC SƠ ĐỒ...............................................................................................4
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU...........................................................................5
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................6
1. Tính cấp thiết của đề tài......................................................................................6
2. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................................6
3. Đối tượng nghiên cứu.........................................................................................6
4. Phạm vi nghiên cứu.............................................................................................7
5. Phương pháp nghiên cứu....................................................................................7
6. Kết cấu của luận văn...........................................................................................7
Trần Thị Thu HuyềnCHƯƠNG 1..........................................................................7
CHƯƠNG 1. NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN
NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT...............8
1.1. Sự cần thiết khách quan phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
trong các doang nghiệp sản xuất............................................................................8
1.1.1. Vị trí nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.................................8
1.1.2. Đặc điểm, yêu cầu quản lý của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản
xuất................................................................................................................... 8
1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.......8
1.2. Những vấn đề chung về nguyên vật liệu.........................................................9
1.1.2. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu................................................9
1.2.2. Phân loại nguyên vật liệu......................................................................10
1.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu.......................................................................12
1.2.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho.................................................12
1.2.3.1. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho.................................................13
1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu:....................................................................17
1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng.....................................................................17
1.3.2. Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu.......................................................18
1.3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu.................................18
1.3.3.1. Phương pháp thẻ song song:..........................................................18
1.3.3.2. Phương pháp sổ số dư....................................................................20
1.3.3.3. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển....................................22
1.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu..................................................................23
1.4.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường
xuyên..............................................................................................................23
1.4.1.1. Tài khoản kế toán sử dụng.............................................................23
1.4.1.2. Phương pháp hạch toán..................................................................28
1.4.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định
kì……………………………………………………………………………...36
1.4.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng.............................................................36
1.4.2.2. Phương pháp hạch toán:.................................................................37
1.5. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên liệu vật liệu.........................................42
1.5.1. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.......................................................42
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
2
Khoa Kế toán-Kiểm toán
1.5.2. Các quy định khi hạch toán..................................................................42
1.5.3. Tài khoản sử dụng : TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.........43
1.5.4 Phương pháp hạch toán..........................................................................43
1.6. Các hình thức ghi sổ.......................................................................................43
1.6.1. Theo hình thức Chứng từ ghi sổ :..........................................................43
1.6.2. Hình thức Nhật kí chung.......................................................................44
1.6.3. Hình thức Nhật ký – chứng từ :.............................................................46
1.6.4. Hình thức Nhật kí- Sổ Cái:....................................................................47
1.6.5. Hạch toán trên kế toán máy :.................................................................47
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HƯNG GIA..............49
2.1. Tổng quan về công ty cổ phần đầu tư và phát triển Hưng Gia...................49
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty.........................................49
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý......................................................................50
2.1.2.1. Cơ cấu quản lý...............................................................................50
2.1.2.2. Tổ chức sản xuất kinh doanh........................................................53
2.1.3. Tổ chức công tác kế toán của công ty...................................................55
2.1.3.1. Hình thức kế toán công ty áp dụng...............................................55
2.1.3.2. Đặc điểm bộ máy kế toán tại công ty............................................57
2.1.3.3. Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty.........................................59
2.1.3.4. Quan hệ của phòng kế toán............................................................60
2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần đầu tư và
phát triển Hưng Gia..............................................................................................60
2.2.1. Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu tại Công ty...................................60
2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty.....................................................62
2.2.2.1. Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho......................................62
2.2.2.2. Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.....................................62
2.2.3. Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty........................63
2.2.3.1. Hạch toán ban đầu:........................................................................63
2.2.3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.....................................................71
2.2.3.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu..................................................82
2.2.3.4. Công tác kiểm kê đánh giá, dự phòng giảm giá hàng tồn kho........90
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN
THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HƯNG GIA................................................91
3.1. Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty..........................91
3.1.1. Ưu điểm................................................................................................91
3.1.2. Nhược điểm :........................................................................................92
3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại
Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển Hưng Gia................................................93
3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán.......................................93
3.2.2. Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại công ty...........................93
KẾT LUẬN............................................................................................................99
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................100
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
3
Khoa Kế toán-Kiểm toán
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
1. NVL
Nguyên vật liệu
2. GTGT
Giá trị gia tăng
3. KKTX
Kê khai thường xuyên
4. KKĐK
Kiểm kê định kì
5. GVHB
Giá vốn hàng bán
6. BHYT
Bảo hiểm y tế
7. BHXH
Bảo hiểm xã hội
8. TSCĐ
Tài sản cố định
9. SXKD
Sản xuất kinh doanh
10. TK
Tài khoản
11. TSDH
Tài sản dài hạn
12. ĐH
Đại học
13. TNDN
Thu nhập doanh nghiệp
14. CKTM
Chiết khấu thương mại
15. DN
Doanh ngiệp
16. CCDC
Công cụ dụng cụ
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
4
Khoa Kế toán-Kiểm toán
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song ............
17
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư .....................
19
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo PP sổ đối chiếu luân chuyển............
20
Sơ đồ 1.4: Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX tính thuế
GTGT theo phương pháp khấu trừ...............................................................................
33
Sơ đồ 1.5: Trình tự hach toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX tính thuế
GTGT theo phương pháp trực tiếp...............................................................................
34
Sơ đồ 1.6: Trình tự hạch toán kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK tính
thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.......................................................................
38
Sơ đồ 1.7: Trình tự hạch toán kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK tính
thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.......................................................................
39
Sơ đồ 1.8: Sơ đồ kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.........................................
41
Sơ đồ 1.9: Trình tự kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ.......................................
42
Sơ đồ 1.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký Chung...........................
43
Sơ đồ 1.11: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ.........................
44
Sơ đồ 1.12: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái..........................
45
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
5
Khoa Kế toán-Kiểm toán
Sơ đồ 1.13: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính...............
46
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty.................................................
48
Sơ đồ 2.2. Quy trình sản xuất dao cắt.........................................................................
52
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ nguyên vật liệu của công ty.............................................
54
Sơ đồ 2.4: Tổ chức bộ máy kế toán.............................................................................
55
Sơ đồ 2.5: Thủ tục nhập kho tại công ty tại công ty.....................................................
63
Sơ đồ 2.6: Thủ tục xuất kho tại công ty.......................................................................
67
Sơ đồ 2.7: Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.................................................
70
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU
Bảng 2.1: Tình hình lao động của Công ty qua 3 năm (2008-2011).........................52
Bảng 2.2: Hóa đơn giá trị gia tăng...........................................................................64
Bảng 2.3: Biên bản kiểm nghiệm vật tư...................................................................65
Bảng 2.4: Phiếu nhập kho........................................................................................66
Bảng 2.5: Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu..................................................68
Bảng 2.7: Phiếu lĩnh vật tư.......................................................................................69
Bảng 2.8: Phiếu xuất kho………………………………………………………
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
70
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
6
Khoa Kế toán-Kiểm toán
Bảng 2.8: Thẻ kho....................................................................................................73
Bảng 2.8: Thẻ kho....................................................................................................74
Bảng 2.9: Sổ chi tiết nguyên vật liệu........................................................................76
Bảng 2.10: Sổ chi tiết nguyên vật liệu......................................................................77
Bảng 2.11: Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn........................................................78
Bảng 2.12: Bảng phân bổ nguyên vật liệu................................................................79
Bảng 2.13 :Sổ chi tiết thanh toán nghười bán...........................................................80
Bảng 2.14: Sổ tổng hợp thanh toán người bán.........................................................81
Bảng 2.15: Nhật ký chung........................................................................................84
Bảng 2.16: Sổ cái....................................................................................................87
Bảng 2.17: Sổ cái....................................................................................................88
Bảng 2.18: Sổ cái....................................................................................................88
Bảng 3.1: Sổ nhật ký chung………………………………………… .................... 97
Bảng 3.2: Sổ cái………………………………………………................…………98
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
7
Khoa Kế toán-Kiểm toán
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp
với nhau nhằm tạo thế đứng ngày càng trở nên gay gắt, khốc liệt. Để có thể đứng
vững trong môi trường đó, doanh nghiệp cần phải tạo ra được những ưu thế riêng có
của mình như: Chất lượng sản phẩm, giá cả, mẫu mã, tính hiện đại, tiện dụng...
Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là bộ phận trực tiếp tạo nên sản phẩm,
chiếm 60-70% trong cơ cấu giá thành sản phẩm. Do vậy, để có được những ưu thế
trên, ngoài yếu tố khoa học kĩ thuật, công nghệ và trình độ quản lý kinh doanh thì
điều kiện cần thiết chính là việc quản lý, hạch toán chính xác nguyên vật liệu (Nhất
là trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh). Đảm bảo, quản lý nguyên vật liệu một
cách hiệu quả, tiết kiệm cho sản xuất là một yêu cầu thường xuyên của mọi đơn vị
sản xuất, có tác động rất lớn tới hiệu quả sử dụng vốn, tới kết quả hoạt động sản
xuất kinh doanh và giảm giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu
được đảm bảo đầy đủ, đồng bộ, đúng chất lượng là điều kiện quyết định khả năng
tái sản xuất mở rộng và góp phần đảm bảo tiến độ sản xuất trong doanh nghiệp và
đem lại hiệu quả sản xuất cao trong sản xuất kinh doanh.
Nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất
với những kiến thức thu nhận được trong quá trình học tại trường em đã đi sâu
nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ
phần đầu tư và phát triển Hưng Gia.”
2. Mục tiêu nghiên cứu
* Mục tiêu chung:
Trên cơ sở nghiên cứu công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty,
đề xuất một số biện pháp chủ yếu nhằm tăng cường công tác quản trị nguyên vật
liệu tại công ty trong thời gian tới.
* Mục tiêu cụ thể:
- Hệ thống hoá cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
sản xuất.
- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty.
- Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
tại Công ty.
3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
8
Khoa Kế toán-Kiểm toán
Cổ phần đầu tư và phát triển Hưng Gia
4. Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: Công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần
đầu tư và phát triển Hưng Gia
- Thời gian:
Đề tài sử dụng số liệu hạch toán của Công ty năm 2011
5. Phương pháp nghiên cứu
5.1.Phương pháp thu thập, xử lý số liệu
Thu thập, tập hợp số liệu thực tế trong suốt quá trình thực tập tại công ty. Sắp xếp
và xử lý các số liệu hợp lý nhằm đem lại những thông tin có ích.
5.2.Phương pháp kế toán
Thông qua việc thu thập các chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán sử dụng
trong Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển Hưng Gia để ghi chép vào các chứng từ
sổ sách, biểu mẫu có liên quan, sử dụng các sơ đồ hạch toán tổng quát về kế toán
nguyên vật liệu.
5.3. Phương pháp tổng hợp, phân tích kinh doanh
Dựa vào số liệu đã thu thập, tổng hợp được, tính toán các chỉ tiêu phản ánh tình
hình cơ bản của công ty, trên cơ sở đó so sánh và rút ra nhận xét.
6. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, mục lục, các danh mục và phần phụ lục kết cấu luận văn bao
gồm 3 chương:
Chương 1. Những lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong
doanh nghiệp sản xuất.
Chương 2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần
đầu tư và phát triển Hưng Gia.
Chương 3. Một số ý kiến nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế
toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển Hưng Gia.
Do trình độ và thời gian thực tập có hạn nên luận văn của em không tránh khỏi
những thiếu sót nhất định. Vì vậy, em rất mong nhận được ý kiến của thầy cô giáo
đặc biệt là cô giáo Phạm Thị Hồng Diệp và các cô chú, anh chị kế toán trong công
ty cổ phần đầu tư và phát triển Hưng Gia để luận văn hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 22 tháng 5 năm 2011
.
Sinh viên
Trần Thị Thu Huyền
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
9
Khoa Kế toán-Kiểm toán
CHƯƠNG 1
NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN
LIỆU VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1. Sự cần thiết khách quan phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật
liệu trong các doang nghiệp sản xuất
1.1.1. Vị trí nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Có thể nói vật liệu vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh đối với những doanh nghiệp sản xuất. Do vậy vạt liệu không chỉ quyết định
đến số lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm được
tạo ra. Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách, chủng loại và đa dạng thì sản phẩm
sản xuất ra mới đạt yêu cầu, phục vụ cho nhu cầu ngày càng cao của xã hội. Như
vậy vật liệu có giá trị vô cùng quan trọng không thể phủ nhận trong quá trình sản
xuất kinh doanh.
Một hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không thể thiếu một
trong 3 yêu tố: Lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Trong doanh
nghiệp sản xuất biểu hiện cụ thể của đối tượng lao động là nguyên vật liệu. Chi phí
nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu giấ thành sản phẩm. Nó không
chỉ làm đầu vào của quá trình sản xuất mà còn là bộ phận của hàng tồn kho được
theo dõi và bảo quản lập dự phòng khi cần thiết.
1.1.2. Đặc điểm, yêu cầu quản lý của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản
xuất
Do vật liệu có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh nên công
tác kế toán nguyên vật liệu trong các DN sản xuất phải được thực hiện một cách
toàn diện để tạo điều kiện quản lý tốt vật liệu, thúc đẩy cung cấp đầy đủ kịp thời
những vật liệu cần cho sản xuất. Dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm ngăn
ngừa hiện tượng mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản
xuát kinh doanh.
1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Vật liệu là cơ sở sản xuất cấu thành nên thực thể của sản phẩm, chi phí vật liệu
chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên yêu cầu quản lý vật liệu và công
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
10
Khoa Kế toán-Kiểm toán
tác tổ chức vật liệu là hai điều kiện cơ bản luôn song hành cùng nhau. Hạch toán
nguyên vật liệu có chính xác, kịp thời, đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm bắt được tình
hình thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu. Từ đó có những biện pháp thích hợp trong
quản lý. Mặt khác tính chính xác kịp thời của công tác hạch toán vật liệu sẽ thuận
lợi hơn cho công việc hoạch toán giá thành của DN. Xuất phát từ yêu cầu quản lý
vật liệu, vị trí và đặc điểm của vật liệu, công tác hoạch toán có những nhiệm vụ sau:
- Thực hiện việc đánh giá, phân loại NVL, phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu
quản lý thống nhất của nhà nước và của doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế
toán hàng tồn kho áp dụng cho doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số
liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm của NVL, trong quá trình hoạt
động SXKD, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
sản phẩm.
- Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình
hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng NVL, trong
quá trình SXKD.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vât liệu và
công cụ, dụng cụ. Từ đó phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp sử lý
nguyên vật liệu thừa thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất. Giúp cho việc tính
toán, xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đưa vào sản xuất
sản phẩm. Phân bổ chính xác nguyên vật liệu đã tiêu vào đối tượng sử dụng để từ
đó giúp cho việc tính toán giá thành sản phẩm được chính xác.
- Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu
có liên quan..
1.2. Những vấn đề chung về nguyên vật liệu
1.1.2. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu
- Khái niệm
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở
vật chất cấu thành nên thực thể giá trị của sản phẩm. Nguyên liệu vật liệu của doanh
nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích
cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì
giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm.
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
-
11
Khoa Kế toán-Kiểm toán
Đặc điểm
+ Về mặt hiện vật: Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, nguyên vật liệu chỉ
tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh và khi tham gia vào quá trình sản xuất
nguyên vật liệu được tiêu dùng toàn bộ.
+ Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu chuyển dịch một
lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì và hình thành
nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Đặc điểm này cũng là một đặc điểm dùng để
nhận biết nguyên vật liệu với các tư liệu lao động khác.Chi phí về các loại vật liệu
thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
trong các doanh nghiệp sản xuất.
+ Mặt khác nếu xét về mặt vốn thì vật liệu là phần quan trọng của vốn lưu động
trong doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, cần
phải tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động và điều đó không thể tách rời việc
dự trữ và sử dụng vật liệu một cách có hiệu quả.
1.2.2. Phân loại nguyên vật liệu.
Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ khác
nhau, với nội dung kinh tế và công dụng trong quá trình sản xuất, tính năng lý, hóa
học khác nhau. Để có thể quản lý tốt một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết
đối với từng loại, từng thứ NVL, phục vụ cho nhu cầu quản lý DN, cần thiết phải
tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp.
- Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý vật liệu được chia thành các
loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính : Là những loại NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất
thì cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Vì vậy, khái niệm NVL chính gắn
liền với từng DN sản xuất cụ thể. Trong các DN kinh doanh thương mại, dịch vụ…
không đặt ra khái niệm NVL chính, vật liệu phụ.
Nguyên vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích
tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, hàng hóa.
+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không
cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với NVL chính làm
thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài tăng thêm chất lượng của sản phẩm,
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
12
Khoa Kế toán-Kiểm toán
hàng hóa hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình
thường phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho quá trình lao động.
+ Nhiên liệu : Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình
SXKD tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu
có thể tồn tại ở thể lỏng, rắn và thể khí.
+ Phụ tùng thay thế : Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết
bị, phương tiện vận tải.
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản (XDCB) : Là những loại vật liệu và thiết bị
được sử dụng cho công việc XDCB. Đối với thiết bị XDCB bao gồm cả thiết bị cần
lắp và không cần lắp, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình XDCB.
+ Vật liệu khác : Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên như phế
liệu thu hồi trong quá trình sản xuất và khi thanh lý tài sản cố định…
- Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên liệu vật liệu:
+ Nguyên liệu vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
+ Nguyên liệu vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ quản lý ở phân
xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
- Căn cứ vào nguồn nhập:
+ Nguyên vật liệu mua ngoài: thu mua từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu.
+ Nguyên vật liệu tự gia công chế biến.
+ Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh.
+ Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.
+ Nguyên vật liệu được biếu tặng.
+ Nuyên vật liệu được cấp phát.
Tuỳ vào mỗi căn cứ khác nhau doanh nghiệp phân chia nguyên vật liệu thành các
loại khác nhau. Việc phân chia nguyên vật liệu giúp cho kế toán tổ chức các tài
khoản tổng hợp, chi tiết để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại
nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế vai trò, chức năng của từng
loại NVL trong sản xuất, từ đó có biện pháp tích cực trong việc tổ chức quản lý và
sử dụng có hiệu quả các loại nguyên vật liệu.
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
13
Khoa Kế toán-Kiểm toán
1.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu.
* Khái niệm: Đánh giá NVL, là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL,
theo những nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất.
* Nguyên tắc đánh giá: Đánh giá nguyên vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện
giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu trung
thực khách quan.
Tất cả các nguyên vật liệu được sử dụng ở các doanh nghiệp đều phải tôn trọng
nguyên tắc phản ánh giá gốc( bao gồm: giá mua, chi phí thu mua và chi phí vận
chuyển), giá gốc không kể thuế phải nộp được khấu trừ. Tuy nhiên theo chuẩn mực
kế toán hàng tồn kho nếu thời điểm cuối kỳ giá trị thực hiện được của nguyên vật
liệu nếu nhỏ hơn giá gốc thì doanh nghiệp được báo cáo theo vía trị có thể thực hiện
được trên BCTC.
Giá trị có thể
=
thực hiện được
Giá trị có thể bán được
+
tại thời điểm cuối kỳ
Chi phí phải bỏ thêm
để bán được
1.2.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Giá gôc ghi sổ vật liệu trong các trường hợp cụ thể được tính như sau:
- Với vật liệu mua ngoài:
Giá
thực
tế của
Giá
=
mua
chưa có
Các khoản
+
thuế
không
được
NVL
thuế
hoàn lại
Trong đó các chi phí thu mua thực tế, gồm :
Các chi
+
phí
mua
thực tế
Các khoản
thu
-
CKTM, giảm
giá
hàng
mua
+ Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm,…NVL, từ nơi
mua về đến kho của DN
+ Công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập và số
hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có)
Các khoản thuế không được hoàn lại bao gồm :
+ Thuế GTGT nộp theo phương pháp trực tiếp
+ Thuế nhập khẩu
+ Thuế tiêu thụ đặc biệt
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
14
Khoa Kế toán-Kiểm toán
Lưu ý: Vật liệu mua ngoài từ nước ngoài thì thuế nhập khẩu được tính vào giá
nhập kho. Khoản thuế GTGT nộp khi mua vật liệu cũng được tính vào giá nhập nếu
doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Với vật liệu doanh nghiệp tự sản xuất: Giá thực tế ghi sổ của vật liệu khi nhập
kho là giá thành sản xuất thực tế của vật liệu được sản xuất ra.
- Với vật liệu thuê ngoài, gia công chế biến:
Giá thực
Giá thực tế NVL
tế NVL = xuất thuê ngoài gia +
nhập kho
Chi phí vc, bốc dỡ
công, chế biến
đến nơi chế biến
Chi phí thuê
+ ngoài gia công
chế biến
- Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn:
Giá thực tế
nguyên vật
=
Giá do các bên tham
liệu nhập kho
gia xác định
+
Chi phí tiếp nhận
(nếu có)
- Giá thực tế phế liệu thu hồi:
Giá thực tế của phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá ước tính nhập kho hoặc
có thể bán được.
- Với nguyên vật liệu được tặng, thưởng:
Giá thực
tế NVL
Giá thị trường tương đương
=
(hoặc giá NVL ghi trên biên
nhập kho
bản bàn giao)
1.2.3.1. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Chi phí tiếp nhận
+
(nếu có)
Để xác định giá thực tế (giá gốc) ghi sổ của vật liệu xuất kho trong kỳ, tùy
theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ
nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây
theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu thay đổi phương pháp phải giải
thích rõ ràng. Cụ thể như sau:
* Phương pháp giá thực tế đích danh :
Theo phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi NVL,
theo từng lô hàng, khi xuất kho NVL, thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số
lượng xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của lô hàng đó để tính giá thực tế
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
15
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kế toán-Kiểm toán
xuất kho. Thường được sử dụng trong doanh nghiệp có ít loại vật liệu hoặc vật
liệu ổn định, có tính tách biệt và nhận diện được.
* Phương pháp giá thực tế bình quân :
Giá thực tế của NVL
xuất kho
=
Số lượng NVL
xuất kho
x
Đơn giá thực tế
bình quân
Trong đó: Đơn giá bình quân có thể tính theo 1 trong 3 cách sau:
- Một là: Giá bình quân cuối kì trước.
Giá của nguyên vật liệu xuất dùng được tính theo đơn giá bình quân cuối kì
trước. Cách tính của phương pháp này như sau:
Đơn giá BQ
Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trước (Đầu kỳ này)
Số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước (Đầu kỳ này)
cuối kỳ trước =
- Ưu điểm: Phương pháp này tính giá khá đơn giản cho phép giảm nhẹ khối
lượng tính toán của kế toán, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động NVL
trong kỳ .
- Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động
giá cả NVL nên sử dụng phương pháp này thì việc tính giá thiếu chính xác khi thị
trường giá NVL biến động.
- Hai là: Giá bình quân gia quyền
Đơn giá BQ
Trị giá NVL tồn ĐK + Trị giá NVL nhâp trong kỳ
Số lượng NVL tồn ĐK + Số lượng NVL nhập trong kỳ
gia quyền
=
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp ít danh điểm vật tư nhưng
số lần nhập xuất của mỗi danh điểm nhiều.
- Ưu điểm: Đơn giản dễ làm, giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết NVL không phụ
thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm vật tư.
- Nhược điểm: Trường hợp giá cả biến động thì độ chính xác của phương pháp
này không cao. Công việc tính toán lại dồn vào cuối kỳ nên ảnh hưởng tới tính kịp
thời của thông tin kế toán cung cấp cho các nhà quản lý. Cách tình này chỉ thích
hợp với các doanh nghiệp hạch toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
- Ba là: Giá bình quân liên hoàn (BQ sau mỗi lần nhập)
Đơn giá BQ
liên hoàn
=
Trị giá NVL lần (n-1) + Trị giá NVL nhập (n)
Số lượng NVL lần (n-1) + Số lượng NVL nhập lần (n)
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
16
Khoa Kế toán-Kiểm toán
Theo phương pháp này: Sau mỗi lần nhập NVL kế toán tính đơn giá bình quân
sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng NVL xuất để tính giá NVL xuất.
Phương pháp này nên áp dụng ở những doanh nghiệp ít danh điểm vật tư và số lần
nhập của mỗi loại không nhiều.
- Ưu điểm: Phương pháp này cho giá NVL xuất kho chính xác nhất phản ánh
kịp thời sự biến động giá cả, công việc tính giá được tiến hành đều đặn.
- Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với đơn vị
sử dụng kế toán máy.
* Phương pháp nhập trước, xuất trước:
Phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết
hàng nào nhập kho trước thì xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để
tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc :
- Tính theo đơn giá nhập trước đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập trước,
số còn lại (bằng tổng số xuất kho trừ đi số đã xuất thuộc lần nhập trước) được tính
theo đơn giá thức tế lần nhập tiếp sau. Như vậy, giá thực tế của NVL tồn cuối kỳ
chính là giá thực tế của NVL nhập kho thuộc các lần sau cùng.
- Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời, phương pháp
này cung cấp một sự ước tính hợp lý về giá trị NVL cuối kỳ.
- Nhược điểm: Các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu phát
sinh hiện hành. Doanh thu hiện hành có được là do các chi phí NVL nói riêng và
hàng tồn kho nói chung vào kho từ trước. Như vậy, chi phí kinh doanh của doanh
nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường về NVL.
* Phương pháp nhập sau, xuất trước:
Phải xác định được đơn giá thức tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết hàng
nào nhập kho sau cùng thì xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính
giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc:
Tính theo đơn giá thực tế nhập sau cùng đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập
sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó. Như
vậy, giá thực tế của NVL tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của NVL nhập kho thuộc
các lần nhập đầu kỳ.
- Ưu điểm: Đảm bảo nguyên tắc doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại.
Chi phí NVL phản ánh kịp thời với giá cả thị trường làm cho thông tin về thu nhập
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
17
Khoa Kế toán-Kiểm toán
và chi phí của doanh nghiệp trở nên chính xác hơn. Tính theo phương pháp doanh
nghiệp có lợi về thuế nếu giá cả NVL có xu hướng tăng ( vì lúc đó giá xuất lớn nên
chi phí tăng dẫn đến lợi nhuận giảm)
- Nhược điểm: Phương pháp này làm cho thu nhập thuần của doanh nghiệp
giảm trong thời kỳ lạm phát và giá trị NVL có thể bị đánh giá giảm trên bảng cân
đối kế toán so với giá trị thực của nó.
*Phương pháp giá thực tế hạch toán:
Giá hạch toán của NVL là giá tương đối ổn định, được sử dụng thống nhất
trong doanh nghiệp trong thời gian dài ( thường 1 năm ). Giá hạch toán của NVL có
thể là giá kế hoạch.
Có thể đánh giá vật liệu xuất dùng theo giá hạch toán qua các bước sau:
- Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá vật liệu nhập xuất. Giá
hạch toán NVL xuất kho được xác định theo công thức :
Giá hạch toán NVL
xuất kho
=
Số lượng NVL
x
Xuất kho
Đơn giá
hạch toán
- Cuối kì, điều chỉnh giá hạch toán theo trị giá thực tế để có số liệu ghi vào tài
khoản, sổ tài khoản tổng hợp và báo cáo hạch toán theo công thức sau:
Hệ số giá
=
Giá thực tế NVL tồn ĐK + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ
Giá hạch toán NVL tồn ĐK + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ
trong kỳ
- Sau đó tính giá thực tế theo công thức :
Giá thực tế
NVL xuất kho
=
Giá hạch toán
NVL xuất kho
x
Hệ số giữa giá thực tế
và giá hạch toán
Sau khi xác định được giá thực tế chính thức, giá hạch toán tạm ghi kế toán
mới ghi phần chênh lệch vào sổ kế toán.
- Ưu điểm: Phương pháp này thường được vận dụng trong các doanh nghiệp kinh
doanh nhiều chủng loại NVL , hàng hoá…
- Nhược điểm: Công đoạn tính trải quan nhiều bước, cách tính khó khăn, không
đáp ứng được nhu cầu thông tin kế toán.
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
18
Khoa Kế toán-Kiểm toán
Mỗi phương pháp tính giá nêu trên đều có những ưu điểm, nhược điểm và điều
kiện phù hợp nhất định. Do vậy doanh nghiệp cần căn cứ vào hoạt động SXKD, khả
năng và trình độ nghiệp vụ kế toán của các cán bộ kế toán để lựa chọn một phương
pháp tính giá phù hợp.
1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Hạch toán chi tiết NVL là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán
nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm NVL cả
về số lượng, chất lượng và giá trị.Kế toán chi tiết ở kho do thủ kho tiến hành, thủ
kho phải có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu tại kho, thực hiện việc nhập, xuất
nguyên vật liệu trên cơ sở chứng từ hợp lệ. Thủ kho phải ghi chép vào thẻ kho và
các sổ có liên quan đến tình hình nhập, xuất, tồn kho. Ở phòng kế toán thông qua
các chứng từ ban đầu để kiểm tra tính hợp lệ và ghi chép vào sổ sách chi tiết và tổng
hợp chủ yếu bằng chỉ tiêu giá trị để phản ánh, giúp cho Giám đốc có thể kiểm tra
tình hình nhập, xuất, dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Mỗi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng khác nhau,
do vậy mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phương pháp thích hợp,
thuận tiện cho quá trình hạch toán chi tiết, phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh
doanh của đơn vị mình.
1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng.
Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc
nhập xuất nguyên vật liệu phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ,
chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu.
Theo chế độ hiện hành kế toán nguyên vật liệu sử dụng các chứng từ sau:
-
Phiếu nhập kho ( 01 - VT)
-
Phiếu xuất kho ( 02 - VT)
-
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ( 03 - VT)
-
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
-
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ( 05 - VT)
-
Bảng kê mua hàng ( 06 - VT)
-
Bảng phân bổ NLVL ( 07 - VT)
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
19
Khoa Kế toán-Kiểm toán
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo Quy định của nhà nước các
doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất
nguyên vật liệu theo hạn mức (Mẫu 04-VT), biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu
(Mẫu 05-VT) và các chứng từ khác tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh
nghiệp.
1.3.2. Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu.
* Thủ tục nhập kho: Khi vật tư về đến nơi có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm
nhận vật tư thu mua cả về số lượng, chất lượng, quy cách…Ban kiểm nghiệm căn
cứ kết quả thực tế và ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa” .
Sau đó, bộ phận cung ứng sẽ lập “phiếu nhập kho” vật tư trên cơ sở Hóa đơn mua
vật tư và biên bản kiểm nghiệm rồi giao cho thủ kho. Thủ kho ghi số vật tư thực
nhập vào phiếu nhập kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
* Thủ tục xuất kho: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận sản xuất lập giấy
đề nghị bộ phận phụ trách cung ứng vật tư, bộ phận phụ trách cung ứng vật tư đề
nghị lên ban giám đốc ký duyệt. Sau khi đã được ban giám đốc phê duyệt, bộ phận
cung ứng vật tư sẽ lập “Phiếu xuất kho” vật tư rồi giao cho người nhận đến kho để
lĩnh. Thủ kho ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho, rồi chuyển cho phòng kế toán
làm căn cứ ghi sổ.
1.3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
1.3.3.1. Phương pháp thẻ song song:
* Nguyên tắc hạch toán:
- Ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến
hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng.
- Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình
nhập xuất kho theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Về cơ bản sổ kế toán chi tiết
vật tư có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột giá trị.
* Trình tự ghi chép:
- Ở kho: khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ thủ kho
phải kiểm tra tình hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực
nhập, thực xuất vào chứng từ và vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tình ra số tồn kho
ghi luôn vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi về phòng kế toán hoặc kế toán xuống tận
kho nhận chứng từ (các chứng từ nhập xuất vật tư đã được phân loại).Thủ kho phải
thường xuyên đối chiếu số tồn kho với số vật liệu thực tế tồn kho, thường xuyên đối
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
20
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Kế toán-Kiểm toán
chiếu số dư vật liệu với định mức dự trữ vật liệu và cung cấp tình hình này cho bộ
phận quản lý vật liệu được biết để có quyết định xử lý.
- Ở phòng kế toán: phòng kế toán mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu có kết cấu giống
như thẻ kho nhưng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá trị. Khi nhận được chứng
từ nhập xuất do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá
và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất kho vật liệu sau đó ghi vào sổ (thẻ)
hoặc sổ chi tiết vật liệu liên quan. Cuối tháng kế toán vật liệu cộng sổ (thẻ) chi tiết
để tính ra tổng số nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu đối chiếu với sổ (thẻ) kho
của thủ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp thì cần phải tổng
hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo
từng nhóm, từng loại vật tư. Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật
liệu theo phương pháp thẻ song song bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Thẻ kho
Phiếu xuất
Phiếu nhập
Sổ chi tiết NVL
Bảng kê tổng hợp
nhập xuất tồn kho
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối ngày.
Đối chiếu kiểm tra.
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
21
Khoa Kế toán-Kiểm toán
* Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng:
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu
số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy
hạn chế khả năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
- Phạm vị áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp có ít chủng loại
vật tư, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên
môn của cán bộ còn hạn chế .
1.3.3.2. Phương pháp sổ số dư
* Nguyên tắc hạch toán:
- Ở kho: thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật.
- Ở phòng kế toán: theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo từng nhóm, từng
loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
* Trình tự ghi chép:
- Ở kho: thủ kho cũng ghi thẻ kho giống như các trường hợp trên. Nhưng cuối
tháng phải tính ra số tồn kho rồi ghi vào cột số lượng của sổ số dư.
- Ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho. Sổ dùng cho cả năm để
ghi chép tình hình nhập xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng
luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn
theo từng nhóm từng loại vật tư theo chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng, khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn cuối
tháng, áp giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư.
Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng
kê tổng hợp nhập xuất tồn (cột số tiền) và đối chiếu vối sổ kế toán tổng hợp.
Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư được khái
quát bằng sơ đồ:
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
22
Khoa Kế toán-Kiểm toán
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư
Thẻ kho
Phiếu nhập
Phiếu xuất
Bảng kê nhập
Sổ số dư
Bảng kê xuất
Bảng luỹ kế chứng
từ nhập
Bảng luỹ kế
chứng từ nhập
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
Ghi chú:
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối ngày.
Đối chiếu kiểm tra.
* Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng:
- Ưu điểm: tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm
bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng.
- Nhược điểm: do kế toán chỉ ghi theo mặt giá trị nên muốn biết được số hiện
có và tình hình tăng giảm về mặt hiện vật thì nhiều khi phải xem sổ của thủ kho mất
nhiều thời gian. Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và
phòng kế toán gặp khó khăn.
- Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp xản xuất có
khối lượng các nghiệp vụ ghi chép nhập xuất nhiều, thường xuyên, có nhiều chủng
loại vật tư và áp dụng với Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thông danh điểm vật
tư; trình độ chuyên môn của kế toán đã vững vàng.
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
23
Khoa Kế toán-Kiểm toán
1.3.3.3. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
* Nguyên tắc hạch toán:
- Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập,xuất
,tồn nguyên liệu vật liệu theo chỉ tiêu số lượng.Thẻ kho là số tờ rời. Nếu đóng thành
quyển gọi là sổ kho. Thẻ rời sau khi dùng xong phải đóng thành quyển có chữ ký
của giám đốc. Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật tư, sản phẩm, hàng hóa cùng nhãn
hiệu, quy cách ở cùng một kho. Phòng kế toán lập thẻ và ghi chỉ tiêu : Tên, nhãn
hiệu, quy cách ,đơn vị tính, mã số vật tư, sản phẩm, hàng hóa, sau đó giao cho thủ
kho để ghi chép. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ghi
vào các cột tương ứng trong thẻ.
- Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép cho tong
thứ vật liệu, công cụ dụng cụ theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ đối chiếu
luân chuyển được mở cho cả năm và được ghi một lần vào cuối tháng, mỗi thứ vật
tư được ghi một dòng trên sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật liệu, công cụ dụng
cụ trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số tiền của từng loại với sổ kế toán
tổng hợp.
Có thể khái quát nội dung trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ
đối chiếu luân chuyển theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3 :Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân
chuyển
Thẻ kho
Phiếu nhập
Bảng kê nhập
Ghi chú:
Phiếu xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê xuất
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu kiểm tra
Trần Thị Thu Huyền – ĐHKT2 – K2
Luận văn tốt nghiệp
