Bảo quản vốn tài liệu

Bảo quản vốn tài liệu
BẢO QUẢN TÀI LIỆU THƯ VIỆN,
NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP
Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư
hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa
thì các yếu tố khách quan như ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ
ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, các
tác nhân hoá học đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu. Bên cạnh
đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách,
di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lí thì cũng đều ảnh
hưởng và làm hư hại tài liệu.
Theo khảo sát của nhiều chuyên gia Pháp, đã có một số lượng
lớn các ấn phẩm cổ bị hư hại trong các kho sách, thư viện của ba
nước Đông Dương. Họ đã nhận định: “Điều kiện khí hậu và tình
trạng bảo quản bấp bênh có thể khiến chúng tan thành bụi trong
thời gian ngắn. Nếu điều đó xảy ra, nó sẽ xóa sạch cả một mảng ký
ức về Việt Nam, Lào và Campuchia cũng như một nhân chứng
không thể thay thế được của lịch sử nước Pháp trong một giai đoạn
lịch sử cùng chia sẻ với ba nước Đông Dương...”
[1]
Ý kiến của ông Nicolas
Wanery – Tổng lãnh sự đại sứ Pháp tại Thành phố Hồ Chí Minh / Làm thức dậy những trang sách cổ -

Đó cũng là một sự cảnh báo trực tiếp đối với các cơ quan lưu
trữ và cho công tác bảo tồn tài liệu. Tuy nhiên, không phải cho đến
hôm nay công tác bảo quản tài liệu mới được nhìn nhận với một vai
trò và ý nghĩa vô cùng quan trọng. Bảo quản tài liệu đã được nhận
định là vấn đề sống còn của mỗi thư viện.
Đã có rất nhiều các tủ sách cá nhân được lưu giữ và trao tặng
lại cho thế hệ bạn đọc ngày hôm nay, ở đó chúng ta không chỉ thấy
là những bộ sưu tập quí giá, ở đó chúng ta còn thấy là tình cảm trân

trọng vô cùng với những tài liệu, hiện vật. Mong rằng những bộ sưu
tập tài liệu của các Thư viện, cơ quan Thông tin, Lưu trữ cũng luôn
được trân trọng và bảo vệ như vậy bằng tình cảm của tất cả những
ai đã từng quản lý, sử dụng và quan tâm tới những sản phẩm tri thức
quí giá này.
1
Bảo quản vốn tài liệu
Sau nhiều thập kỉ, vai trò của công tác bảo quản được đánh giá
như một trong các nhiệm vụ quan trọng của người làm công tác thư
viện, lưu trữ thông tin.
Nguyên nhân chính của bước ngoặc này là do sự suy thoái về
mặt vật chất của tư liệu trong các kho của thư viện, cơ quan lưu trữ
hoặc cơ quan thông tin. Người ta nhận ra rằng các tài liệu này đã bị
hư hoặc có nguy cơ mất đi vĩnh viễn.
Chính vì sự hư hỏng về mặt vật chất nên cương vị của người
bảo quản được nâng cao. Nhưng cũng chỉ nghĩ đến việc bảo quản
tài liệu quí hiếm và sao cho lâu hư hỏng …
Những thập kỷ gần đây đã có sự thay đổi nhận thức đối với tất
cả các tài liệu nói chung, đối với vốn tài liệu trong thư viện nói
riêng. Các tài liệu một khi đã được bổ sung, sử dụng thì có thể
không tồn tại một cách vô thời hạn và có thể bị hư hỏng bởi nhiều
lý do và bất kỳ lúc nào, điều này là rất đáng được quan tâm.
1. Khái niệm về công tác bảo quản tài liệu
Thư viện là nơi lưu giữ các di sản thành văn của nhân loại ra
đời cách đây đã mấy ngàn năm. Các tài liệu đã được nhiều thế hệ
thu thập và tổ chức thành các kho tài liệu. Đồng thời với công việc
đó là vấn đề bảo vệ cho các tài liệu không bị hư hỏng, mất mát.
Tuy nhiên, cho đến những năm 70 của thế kỷ XX, bảo quản tài
liệu mới được phát triển thành một ngành nghề với đầy đủ ý nghĩa
của nó. Ngày nay, người ta coi nghề làm bảo quản là một nghề sáng

tạo. Thật đúng như vậy, muốn bảo vệ tốt tài liệu phải sử dụng kiến
thức của nhiều ngành tri thức khác nhau, đặc biệt là hoá học, vật lý
và sinh học. Đồng thời các phương pháp bảo quản cũng luôn luôn
được nghiên cứu và đổi mới cho phù hợp với sự phát triển của thư
viện và khoa học công nghệ hiện đại. Việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào bảo quản tài liệu cũng thu được nhiều kết quả khả
quan.
Việc bảo quản tài sản của cơ quan thư viện được phân chia
thành hai loại: bảo quản dự phòng chú trọng đến việc ngăn chặn sự
xuống cấp của toàn bộ các tư liệu nói chung và bảo quản phục chế
nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hoá tính của
tài liệu. Bảo quản phục chế đòi hỏi một lượng nhân công đông đảo
2
Bảo quản vốn tài liệu
và thường cần đến các chuyên gia có chuyên môn cao, do đó bảo
quản phục chế rất tốn kém và thường chỉ giới hạn trong phạm vi
chọn lọc toàn bộ các hiện vật tư liệu sưu tập.
Về thuật ngữ, bảo quản là tất cả những hoạt động đóng góp vào
việc gìn giữ tài liệu.
Các nghiên cứ về bảo quản có thể nhóm thành các nhóm sau:
 Môi trường bảo quản
 Nhà cửa và kho tàng bảo quản
 Các tác nhân phá hoại tài liệu
 Các phương pháp bảo quản và sửa chữa tài liệu
 Các quy trình và thao tác bảo quản
 Chuyển dạng tài liệu để bảo quản
 Bảo quản là mọi hoạt động nhằm làm chậm hoặc ngăn chặn sự
hư hỏng của tài liệu bằng cách cung cấp môi trường hợp lý cho
việc lưu giữ tài liệu, những chính sách xử lý và sử dụng tư liệu
đúng cách, những chính sách về sửa chữa tu bổ, phục chế… các tài

liệu hư hỏng.
Khi tài liệu không thể bảo quản, phải chuyển dạng để bảo
quản nội dung tài liệu.
Preservation: bảo quản, giữ gìn (tổng thể, bao quát)
Conservation: bảo tồn, bảo quản (mang tính ngăn chặn,
phòng chống)
2. Ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu
Công tác bảo quản tài liệu mang một ý nghĩa rất quan trọng đối
với xã hội nói chung và hoạt động thư viện nói riêng.
+ Công tác bảo quản gìn giữ vốn tài liệu thư viện, gìn giữ di
sản thành văn của dân tộc.
Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố hình thành nên thư viện.
Vốn tài liệu được các thư viện xây dựng trong suốt quá trình hoạt
động. Tuy nhiên, tài liệu được lưu giữ trên các vật liệu rất dễ bị hủy
3
Bảo quản vốn tài liệu
hoại. Do vậy chúng có thể: bị ẩm mốc, bị ố vàng, bị chuột cắn, mối
mọt…
+ Công tác bảo quản góp phần vào việc tăng cường nguồn
lực thông tin và khả năng đáp ứng yêu cầu thông tin của các
thư viện.
Nguồn lực thông tin của các thư viện được xây dựng từ nhiều
nguồn khác nhau và được tích lũy dần dần. Công tác bảo quản góp
phần gìn giữ nguồn thông tin đó, đảm bảo nguồn tin luôn ở trạng
thái tốt sẵn sàng phục vụ. Đồng thời với các phương thức chuyển
dạng tài liệu, công tác bảo quản tạo điều kiện cho việc trao đổi
thông tin giữa các thư viện được thuận lợi, đặc biệt là sử dụng các
dạng vi thể để làm giàu kho thông tin của mỗi thư viện.
 Bảo quản làm tăng giá trị vốn tài liệu, giữ gìn được tài liệu qua
các thời kỳ lịch sử. Tăng tuổi thọ của tài liệu

+ Công tác bảo quản góp phần tiết kiệm ngân sách dành
cho thư viện
Công tác bảo quản góp phần gìn giữ các tài liệu thư viện trách
mất mát, hư hỏng. Rất nhiều tài liệu, đặc biệt là các tài liệu quý
hiếm nếu không được bảo quản tốt sẽ bị hư hỏng và phải bỏ ra một
số tiến lớn mới có thể mua được bản khác. Mặt khác nếu công tác
bảo quản không tốt, để xảy ra hỏa hoạn hoặc một thảm họa nào
khác thì số tiền dùng để khắc phục hậu quả sẽ không biết bao nhiêu
mà tính.
Các tai họa như lũ, lụt, hoả họan luôn luôn rình rập xung quanh
chúng ta. Chỉ cần một tàn thuốc của bạn đọc hay thủ thư quên khóa
vòi nước khi bị cúp nước… nhưng đôi khi cũng gây ra tai họa lớn
cho cả thư viện mà hậu quả của nó thì có khi không bao giờ có thể
khắc phục được.Vì vậy, chúng ta phải ý thức được những điều này,
tìm ra những nguyên nhân gây ra tai họa, có những biện pháp phòng
chống và khắc phục hậu quả kịp thời.
Tóm lại: Bảo quản tài liệu thư viện là bảo quản kho tàng văn
hóa và tài sản của đất nước, của nhân loại. Công tác bảo quản tài
liệu mang một ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội nói chung và
hoạt động thư viện nói riêng. Hiện nay, vấn đề bảo quản đang được
xã hội quan tâm.
4
Bảo quản vốn tài liệu

Trong quá trình công tác và qua thực tế họat động thư viện, gần
như tất cả những người làm công tác thư viện đều thấy và biết rõ
công tác bảo quản là vô cùng quan trọng, thế nhưng rất ít được quan
tâm một cách đúng mức ở các thư viện. Vì vậy công tác bảo quản
vốn tài liệu cần phải được quam tâm đúng mức, vì:
 Trong những cơ quan thông tin – thư viện có vai trò hàng

đầu sưu tầm, bảo quản và lưu giữ hồ sơ trong quá khứ, bổ
sung trong thư viện → cần phải bảo quản.
 Sự mất cân bằng giữa việc sử dụng và bảo quản. Tất cả
các cơ quan thông tin – thư viện tăng cường luân chuyển,
truy cập vào vốn tài liệu nhưng ít tìm ra biện pháp bảo quản
hữu hiệu.
 Bảo quản chỉ có ý nghĩa và sức mạnh nếu nó kéo dài được
khả năng sử dụng tài liệu và coi đó là nhiệm vụ tối thượng
của công tác bảo quản.
ð Mọi khâu trong công tác thư viện đều phải bao hàm bảo quản.
3. Các mối đe dọa:
Bản thân tư liệu (chất liệu: giấy, băng từ, …)
Môi trường lưu giữ tài liệu,
Xử lý tư liệu không đúng cách.
Người chịu trách nhiệm bảo quản tư liệu.
Trong khi chuyên viên hoặc chuyên gia về bảo quản phải có
trách nhiệm thiết lập cách chính sách về bảo quản và chịu trách
nhiệm về các vấn đề kỹ thuật liên quan đến vấn đề bản quản, thì cả
các viên chức thư viện, kể cả người sử dụng thư viện đều có trách
nhiệm về bảo quản vốn tài liệu.
Các phòng ban, nhân viên bảo quản và những người có trách
nhiệm đối với vốn tài liệu cho dù có kinh nghiệm đến mức nào đi
nữa cũng cần phải có kiến thức kỹ thuật: tài liệu được làm từ chất
liệu gì và hàm lượng nội dung chứa đựng trong tài liệu? Để có thể
hiểu tốt hơn về vấn đề bảo quản, người sử dụng thư viện cũng phải
5
Bảo quản vốn tài liệu
được làm quen với tầm quan trọng của bảo quản trong phạm vi
chức năng và chính sách nói chung của mỗi thư viện.
Bắt đầu từ đâu?

Tùy vào các loại hình thư viện mà có những chức năng, nhiệm
vụ bảo quản khác nhau, không có hướng dẫn chung cho tất cả các
thư viện.
Để có thể chăm sóc được vốn tài liệu hiện có thì thư viện phải
có tiến trình đánh giá một cách đầy đủ và trung thực về tình trạng
vật chất của cơ quan. Bảo quản vốn tài liệu với những đòi hỏi và
nguồn kinh phí hạn hẹp, nguồn lực thiếu thốn thì điều quan trọng là
phải có quy định đúng dựa trên con số rõ ràng và hợp lý về công tác
bảo quản.
 Bản chất của tài liệu và nguyên nhân hư hỏng bên trong giấy:
Bản chất của giấy là 1 khối cellulose kết chặt, nguồn cung cấp
celulose là lanh, đay, gai, dầu, chuối, mía, rơm, tre, gỗ hoặc các loại
sợi khác.
 1850 – 1860 giấy được làm bằng phương pháp áp dụng máy
công nghiệp - sản xuất một cách đại trà, tuy nhiên chất lượng kém:
bột gỗ được xoay cơ học/ ngâm hóa chất + chất kết dính+ phụ gia+
chất tẩy.
Trong giấy hiện diện tiêu biểu nhất là chất lignin- làm vàng giấy
Cùng với sự phát triển việc sử dụng tài liệu, nhu cầu sử dụng
giấy, con người đã không ngừng tìm ra các vật liệu thay thế cho các
nguyên liệu làm giấy.
Giấy được sản xuất bằng máy từ năm 1830 và các loại giấy
được sản xuất theo phương pháp công nghiệp để cung cấp cho nhu
cầu sử dụng ngày càng tăng dẫn đến việc dùng các loại cellulose có
sợi ngắn - ảnh hưởng đến chất lượng giấy. Các thớ gỗ có chất lignin
và hóa chất đã làm giấy có màu nâu - Dùng chất tẩy bằng hóa chất
sẽ ảnh hưởng đến độ bền của giấy - gây hư hỏng.
 Giấy bền là loại giấy có sợi cellulose dài, kết chắc chắn,
không có tạp chất, axit và chất tẩy. Free axit/ archieves- archival: có
khả năng lưu giữ.

6