Công tác quản lý hồ sơ công việc tại trường đại học

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
VĂN PHÒNG
---------------------

CHUYÊN ĐỀ 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC
TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

144 Xuân Thủy – 2016


THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC
TẠI ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

I. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Đại học Quốc gia Hà Nội
1. Thực trạng quản lý hồ sơ công việc mảng công tác tồ chức cán bộ
Hàng năm Đại học Quốc gia Hà Nội xử lý khoảng 250.000 hồ sơ các loại. Trong
quá trình hoạt động của Đại học Quốc gia Hà Nội hình thành một khối lượng rất lớn các
hồ sơ (chiếm khoảng 90% hồ sơ các sự việc, 10% hồ sơ, tài liệu quản lý Nhà nước). Các
hồ sơ công việc được hình thành theo quy định; việc thu thập, bảo quản, khai thác và sử
dụng có hiệu quả các hồ sơ công việcmang một ý nghĩa hết sức to lớn trong việc giải
quyết các yêu cầu của cán bộ, giảng viên và người học cũng như giải quyết yêu cầu của
các đơn vị liên quan. Để việc khai thác và sử dụng hồ sơ công việc của Đại học Quốc gia
Hà Nội đạt hiệu quả cao đáp ứng được yêu cầu của công tác hiện nay, thì việc nâng cao
chất lượng công tác quản lý hồ sơ các hồ sơ là một công việc hết sức cần thiết.
Trong những năm qua mặc dù được Lãnh đạo ĐHQGHN và Lãnh đạo các đơn vị
quan tâm tới công tác quản lý hồ sơ các hồ sơ nhưng do kinh phí có hạn; trình độ cán bộ
làm công tác lưu trữ còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu công tác hiện nay…; việc
khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ công việc để đưa ra các giải pháp
nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn tại để đưa công tác quản lý hồ sơ công việc trong
toàn ĐHQGHN đi vào nề nếp; công tác bảo quản, khai thác và sử dụng có hiệu quả hồ

sơ các hồ sơlà một vấn đề hết sức cấp thiết cần phải được tiến hành đồng bộ và triển
khai trong toàn ĐHQGHN.
Nhận thức được tầm quan trọng của khối hồ sơ công việc nên ngay từ khi mới
được thành lập ĐHQGHN đã có phòng Lưu trữ hồ sơ với 05 biên chế, trong quá trình
hoạt động xử lýcủa ĐHQGHN đã hình thành một khối lượng lớn hồ sơ công việc.
Những năm gần đây nền kinh tế đất nước phát triển, bên cạnh những mặt tích cực của
nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa và quá trình hội nhập quốc tế
thúc đẩy sự phát triển kinh tế thì mặt trái tác động tiêu cực đến xã hội, làm gia tăng các
vấn đề bất cập. Nhiều hồ sơ qua nhiều cấp xử lýnên việc quản lý, khai thác và sử dụng
hồ sơ công việc là một yêu cầu cấp thiết để giải quyết các yêu cầu hiện nay.


Lónh o HQGHN rt quan tõm n cụng tỏc lu tr h s ca i ng chuyờn
viờn cỏc n v. i vi cp HQGHN thnh lp phũng Hnh chớnh vi biờn ch hin
nay l 11 cỏn b. Cỏc n v thnh viờn HQGHN nh i hc KHTN, H KHXHNV,
H KT, HCN,. cú t chc lu tr cú t 3-5 cỏn b. Phũng Hnh chớnh cỏc n v
trc thuc b trớ 01 cỏn b lm cụng tỏc lu tr chuyờn trỏch, tuy nhiờn cú Mt s cỏc
phũng ban b trớ 01 cỏn b lm cụng tỏc lu tr v kiờm nhim cụng tỏc khỏc nh lm
vn th hay th qu c quan; Cỏc phũng ban b trớ 01 cỏn b lm cụng tỏc lu tr kiờm
nhim.
Cụng tỏc o to v o to li c Lónh o HQGHN v Lónh o cỏc n v
luụn quan tõm. Hng nm, cỏn b lm cụng tỏc lu tr c tham gia cỏc lp tp hun
nghip v, cỏc lp o to ngn hn, i vi HQGHN 100% cỏn b lu tr u c
o to v chuyờn mụn nghip v lu tr.
Cỏc chớnh sỏch, ch i vi cỏn b lm cụng tỏc lu tr ó c ngnh quan
tõm y , 100% cỏn b lm cụng tỏc lu tr c hng ch ph cp c hi. i
vi cỏn b lm cụng tỏc lu tr HQGHN do khi lng h s rt ln phi tip xỳc v
lm vic thng xuyờn vi h s ti liu do ú theo quy nh u c trang b bo h
lao ng. Hng nm, Vn phũng HQGHN ó t chc cỏc on i kim tra v hng
dn nghip v cho mt s n v. T nm 2006-2012, HQGHN ó t chc cỏc on i

kim tra v hng dn nghip v cho 20/33 Phũng Hnh chớnh cỏc n v thnh viờn v
trc thuc HQGHN. Đặc biệt trong năm 2007, HQGHN tổ chức Hội
nghị tập huấn công tác văn th, lu trữ tại Nh iu hnh cho ton
HQGHN.
Thành phần tham dự Hội nghị gồm: Chánh Văn phòng, Trng
phũng Hnh chớnh và i ng chuyờn viờn cỏc n v thuộc HQGHN.
Nội dung tập huấn: Pháp lệnh lu trữ Quốc gia năm 2001, Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính
phủ, Thông t liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn
phòng Chính phủ, Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nớc của HQGHN, triển
khai thực hiện nội dung Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007
của Thủ tớng Chính phủ về tăng cờng bảo vệ và phát huy giá trị tài
liệu lu trữ.

3


Nhìn chung công tác quản lý hồ sơ công việc đã có nhiều chuyển biến tích cực,
góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của Đại học Quốc gia Hà
Nội.
Tuy nhiên, do nhận thức của một số Lãnh đạo trong Đại học Quốc gia Hà Nội còn
hạn chế, chưa đánh giá đúng vị trí và tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ công
việc nên chưa bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ theo đúng chuyên môn, nhiều Đơn vị
cán bộ làm công tác lưu trữ chưa được tổ chức thi tuyển công chức theo đúng quy định
của Nhà nước; Đơn vị trực thuộc nhỏ chưa có biên chế làm công tác lưu trữ mà chủ yếu
là thư ký hoạc thủ quỹ, văn thư làm kiêm nhiệm. Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ
trong toàn ĐHQGHN vừa yếu lại vừa thiếu; cán bộ làm công tác lưu trữ ở đơn vị nhỏ
chỉ đơn thuần quản lý và sử dụng hồ sơ còn các khâu nghiệp vụ khác như chỉnh lý, xác
định giá trị tài liệu, nộp lưu… chưa được thực hiện. Phòng Hành chính các đơn vị trực
thuộc ít chỉ đạo nghiệp vụ cho Các phòng ban. Ngoài ra do cán bộ làm công tác lưu trữ ở

đơn vị nhỏ phần lớn là kiêm nhiệm do đó không dành nhiều thời gian cho công tác này.
Cán bộ làm công tác lưu trữ trong toàn ĐHQGHN không được đào tạo đúng
chuyên môn nên việc hiện đại hóa công tác lưu trữ gặp rất nhiều khó khăn. (tính cho đến
nay có đến 80% cán bộ làm công tác lưu trữ ở đơn vị nhỏ chưa sử dụng máy vi tính và
cập nhật số liệu hồ sơ cũng như mục lục thống kê hồ sơ vào máy tính do đó việc quản lý
an toàn có hệ thống và công tác tra tìm vẫn còn thực hiện theo phương pháp thủ công là
chính).
2. Công tác nghiệp vụ:
a. Công tác thu thập hồ sơ công việc:
Căn cứ vào số liệu tại Báo cáo tổng kết công tác Đại học Quốc gia Hà Nội từ năm
2009 đến năm 2011, mỗi năm Đại học Quốc gia Hà Nội xử lýkhoảng 300.100 hồ sơ các
sự việc.
Năm 2009: xử lý60.433 hồ sơHSST; 10.735 hồ sơHSPT; 72.744 hồ sơDSST;
11.195 hồ sơDSPT;
Năm 2010: xử lý51.914 hồ sơHSST; 10.324 hồ sơHSPT; 24.195 hồ sơDSST;
8.614 hồ sơDSPT;
Năm 2011: xử lý57.279 hồ sơHSST; 10.485 hồ sơHSPT; 25.727 hồ sơDSST;
9.176 hồ sơDSPT.
4


Để quản lý và sử dụng có hiệu quả khối hồ sơ, tài liệu trên hàng năm cán bộ làm
công tác lưu trữ thu về lưu trữ hiện hành gần 90% số hồ sơ công việc đã được xử lý. Do
hệ thống tổ chức đã được hình thành từ Trung ương đến đơn vị (đến cấp huyện) nên
công tác thu thập hồ sơ được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và của ngành.
Do đặc thù của ngành nên tất cả hồ sơ các hồ sơkhi giao nộp vào lưu trữ đều được
kiểm đếm từng số bút lục; lên mục lục thống kê hồ sơ và giao nhận trực tiếp từng sự
việc. Đối với những hồ sơ công việcnếu thiếu nhiều bút lục, thiếu những bút lục quan
trọng như các bản án, bản cáo trạng, lời khai của các bị cáo, bút ký phiên tòa…, cán bộ
lưu trữ có quyền từ chối không nhận; biên bản giao nhận hồ sơ lập thành 02 bản mỗi bên

giữ một bản.
Tài liệu thu về kho được cán bộ lưu trữ phân loại, lên mục lục thống kê, đánh số
bó, bó gói đưa vào tủ, hoặc xếp lên giá, kệ để bảo quản và khai thác sử dụng.
* Tại ĐHQGHN:
Hàng năm, phòng Lưu trữ hồ sơ lên kế hoạch giao nhận hồ sơ của các đơn vị trực
thuộc. Sau 01 năm các Tòa phúc thẩm và các Tòa chuyên trách bàn giao đầy đủ các hồ
sơ công việc đã giải quyết xong, phòng Lưu trữ hồ sơ nhận, phân loại, lên mục lục thống
kê trên máy, lên số bó tạm, xếp lên giá nên rất thuận tiện cho việc tra cứu.
Năm 2009 thu về: 8.692 hồ sơ sự việc; 1.017 hồ sơ tài liệu QLNN;
Năm 2010 thu về: 7.588 hồ sơ sự việc; 1.103 hồ sơ tài liệu QLNN;
Năm 2011 thu về: 9.014 hồ sơ sự việc; 9.579 hồ sơ tài liệu QLNN.
* Tại Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc:
Phần lớn việc thực hiện nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.
Đối với Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc do phòng làm việc chật chội, tủ đựng
hồ sơ có hạn nên 03 tháng hoặc 06 tháng nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan một lần.
Một số Đơn vị..., hàng năm thực hiện một khối lượng lớn hồ sơ công việccụ thể
như sau:
* Tại ĐH KHTN:
Năm 2009 thu thập được tổng số: 2.337 hồ sơ công việccác loại;
Năm 2010 thu thập được tổng số: 2.244 hồ sơ công việccác loại;
Năm 2011 thu thập được tổng số: 2.360 hồ sơ công việccác loại;
5


* Tại ĐH KHXHNV:
Năm 2009 thu thập được tổng số: 5.521 hồ sơ công việccác loại;
Năm 2010 thu thập được tổng số: 4.658 hồ sơ công việccác loại;
Năm 2011 thu thập được tổng số: 4.880 hồ sơ công việccác loại.
* Tại ĐH KT:
Năm 2009 thu thập được tổng số: 787 hồ sơ công việccác loại;

Năm 2010 thu thập được tổng số: 485 hồ sơ công việccác loại;
Năm 2011 thu thập tổng số: 501 hồ sơ công việccác loại.
* Tại các đơn vị trực thuộc:
Do điều kiện Đơn vị trực thuộc trụ sở làm việc còn chật chội thậm chí một số Đơn
vị trực thuộc còn phải mượn hoặc thuê trụ sở làm việc nên không có chỗ để chứa hồ sơ,
đa số Đơn vị trực thuộc sau 03 tháng hoặc 06 tháng nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
một lần.
Do quy định hồ sơ công việc được giao nhận trực tiếp và kiểm đếm theo số bút
lục nên không để xẩy ra tình trạng nhầm lẫn tài liệu trong hồ sơ công việc. Tuy nhiên do
làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm nên một số cán bộ lưu trữ cấp huyện khi nhận hồ sơ
không kiểm đếm bút lục mà chỉ ký nhận theo đầu hồ sơ, dẫn đến tình trạng có nhiều hồ
sơ nộp lưu nhưng thiếu rất nhiều số bút lục, cán bộ làm lưu trữ cũng không xác định
được những bút lục thiếu ở đâu. Do chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của Lãnh
đạo Đơn vị trực thuộc nên công tác lưu trữ nói chung và công tác giao nhận hồ sơ nói
riêng còn nhiều bất cập. Sổ giao nhận hồ sơ, tài liệu không ghi đầy đủ nội dung, việc
giao nhận hồ sơ, tài liệu không đúng quy định nên khi xẩy ra những sự việc như nhầm
lẫn hay thất lạc hồ sơ rất khó khăn khi quy trách nhiệm.
b. Công tác chỉnh lý xác định giá trị tài liệu:
Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu là một khâu nghiệp vụ rất quan trọng được tiến hành một
cách thường xuyên, liên tục, nhằm sắp xếp tài liệu một cách khoa học, loại hủy tài liệu
hết giá trị, xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ. Trung bình mỗi
năm toàn Đại học Quốc gia Hà Nội thu về khoảng 320.000 hồ sơ công việc các loại;
khối hồ sơ này đã được chỉnh lý (sơ bộ), sắp xếp một cách khoa học để đưa vào lưu trữ
và sử dụng có hiệu quả.
6


* Tại kho lưu trữ ĐHQGHN:
Trung bình một năm kho lưu trữ ĐHQGHN thu về khoảng trên 10.000 hồ sơ công
việc các loại. Hiện nay kho lưu trữ hồ sơ tại ĐHQGHN đang bảo quản khoảng 85.000

hồ sơ các loại; công tác chỉnh lý được thực hiện thường xuyên; các hồ sơ công việc thu
về từ năm 2009 trở về trước đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, đóng vào hộp, lên mục lục
thống kê trên máy vi tính, do vậy việc bảo quản, khai thác, sử dụng rất thuận lợi.
Tại 02 kho lưu trữ của 02 ĐHKHTN và ĐHKHXHNV đang lưu trữ khoảng
35.673 hồ sơ công việc các loại; do biên chế lưu trữ ít, vì vậy, hồ sơ công việc thu về chỉ
phân loại, đánh số bó, xếp lên giá, lên Mục lục thống kê hồ sơ mà không được chỉnh lý,
vì vậy còn có những tài liệu trùng, thừa, hết thời hạn bảo quản vần lưu giữ.
Tuy nhiên, ĐHKHXHNV đã tiến hành tiêu hủy hồ sơ công việc từ năm 19601995; ĐHKHTN đã tiêu hủy hồ sơ công việc từ năm 1960-1992.
Năm 2009, ĐHQGHN đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Phông
lưu trữ ĐHQGHN, do vậy, tại lưu trữ ĐHQGHN những hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo
quản đã được tiến hành tiêu hủy theo quy định. Hiện nay tại kho lưu trữ ĐHQGHN
không còn lưu trữ những tài liệu đã hết thời hạn bảo quản.
Do tính đặc thù của hồ sơ các hồ sơnên khi giao nhận hồ sơ phải nhận theo số bút
lục thực tế, do vậy khi chỉnh lý hồ sơ cán bộ lưu trữ phải sắp xếp theo thứ tự bút lục và
đóng thành quyển (đơn vị bảo quản) đối với tài liệu hết giá trị cán bộ làm công tác lưu
trữ chưa chủ động loại ra để tiêu hủy theo quy định chung, công tác chỉnh lý còn mang
nặng tính thủ công, chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, khai thác
hồ sơ, tài liệu.
* Tại kho lưu trữ Đơn vị:
Các kho lưu trữ Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc, Đơn vị trực thuộc do chỉ
có 01 cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm, nên công tác chỉnh lý
hồ sơ chưa được tiến hành. Vì ĐHQGHN chưa ban hành được Bảng thời hạn bảo quản
Phông lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho Phông lưu trữ Đơn vị, nên Đơn vị chưa tiến hành tiêu
hủy hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản.
Hiện nay, ĐHQGHN đã Dự thảo Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ hồ sơ,
tài liệu Đơn vị và đã có Công văn xin ý kiến góp ý của các Đơn vị, nhưng đến nay
ĐHQGHN mới nhận được 07 ý kiến đóng góp của đơn vị, còn lại 16 đơn vị chưa có ý
7

kiến đóng góp, vì thế rất khó khăn cho việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản Phông
lưu trữ Đơn vị.
II. Các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ hồ sơ công việc của Đại học
Quốc gia Hà Nội:
1. Công tác thu thập:
Do đặc thù của Đại học Quốc gia Hà Nội nên hồ sơ lưu trữ chủ yếu là hồ sơ các
hồ sơnên công tác thu thập hồ sơ công việc, tài liệu của Đại học Quốc gia Hà Nội được
thực hiện theo những bước cơ bản sau đây:
+ Hàng năm lưu trữ cơ quan, cán bộ phụ trách công tác lưu trữ xây dựng kế hoạch
thu thập hồ sơ, tài liệu của các cá nhân, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu;
+ Căn cứ vào kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã được phê duyệt, lưu trữ cơ quan,
các cá nhân, đơn vị có hồ sơ thuộc nguồn nộp lưu tiến hành những công việc sau:
- Lập Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu;
- Vệ sinh hồ sơ;
- Kiểm đếm số bút lục có trong hồ sơ (bút lục trong hồ sơ do các đơn vị liên quan
đánh số liên tục từ tờ đầu tiên của hồ sơ đến tờ cuối của hồ sơ, đối với những hồ sơ có
nhiều tập và nhiều hệ thống bút lục khi kiểm đếm, cán bộ làm lưu trữ phải cố định vị trí
của từng tập trong hồ sơ theo mục lục thống kê tài liệu trong hồ sơ). Trong quá trình
kiểm đếm bút lục cần lưu ý loại bỏ những tài liệu trùng thừa và những tài liệu không liên
quan đến hồ sơ.
+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu tại
kho lưu trữ;
+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ;
* Lưu ý: khi giao, nhận hồ sơ, cán bộ làm lưu trữ phải nhận trực tiếp từng hồ
sơ và kiểm đếm từng số bút lục mà các đơn vị liên quan đã đánh trong từng hồ sơ.
+ Đối với ĐHQGHN và Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc, việc nhận hồ sơ
được chia thành từng đợt, do khối lượng hồ sơ lớn (nếu có), thì giữa bên giao và bên
nhận phải nhận theo từng đầu hồ sơ, sau đó kiểm đếm bút lục trong hồ sơ theo đúng quy
trình như đã nêu ở phần trên;

8


+ Đối với các đơn vị thuộc ĐHQGHN, Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc
và cấp Huyện, hồ sơ do các Thẩm tra viên hoặc Thư ký nộp lưu sau khi án có hiệu lực
pháp luật, việc nộp lưu này phải được nhận theo quy định, vì số lượng hồ sơ không
nhiều, do đó bên giao và bên nhận phải tiến hành kiểm đếm bút lục trong hồ sơ và ký
nhận ngay tránh tình trạng nhầm lẫn thất lạc hồ sơ;
+ Kiểm đếm bút lục phải căn cứ vào Mục lục thống kê tài liệu trong hồ sơ. Đối
với những hồ sơ thiếu bút lục thì cán bộ làm lưu trữ phải ký nhận trực tiếp từng hồ sơ
với đơn vị có hồ sơ nộp lưu; Những hồ sơ thiếu nhiều bút lục hoặc thiếu những loại văn
bản giấy tờ quan trọng trong hồ sơ (như những Biên bản nghi lời khai của bị cáo; các
Bản án; Bản kết luận điều tra sự việc, Bản cáo trạng...) cán bộ làm công tác lưu trữ
không nhận mà phải báo cáo Lãnh đạo quyết định; khi kiểm đếm bút lục trong hồ sơ cần
lưu ý sắp xếp bản án cuối cùng lên phần đầu tiên của hồ sơ để thuận tiện cho việc theo
dõi và quản lý hồ sơ;
- Hai bên giao, nhận hồ sơ phải ký vào Biên bản giao nhận hồ sơ; Biên bản giao
nhận hồ sơ phải thể hiện đúng, đầy đủ nội dung và thông tin đối với khối hồ sơ giao
nhận; Biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu giữa hai bên phải có xác nhận của Lãnh đạo phụ
trách công tác lưu trữ hoặc Lãnh đạo cơ quan; Biên bản được lập thành 02 bản có kèm
theo Mục lục thống kê hồ sơ giao nhận và mỗi bên giữ một bản;
* Thời hạn nộp lưu hồ sơ:
Đối với ĐHQGHN hồ sơ giải quyết xong sau 01 năm công tác nộp lưu vào lưu trữ
cơ quan;
Đối với Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc và Đơn vị trực thuộc hồ sơ, tài
liệu nộp lưu theo quy định của cơ quan có thể sau 03 tháng hoặc 06 tháng công tác.
2. Công tác phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ:
Hồ sơ các hồ sơsau khi thu thập của các cá nhân đơn vị thuộc nguồn nộp lưu cán
bộ làm công tác lưu trữ tiến hành phân loại theo những bước sau:
- Xác định xem hồ sơ thuộc loại nào; phân loại sắp xếp thành từng loại hồ sơ;

Ví dụ: Phân loại hồ sơ đã nhận căn cứ theo năm (hình sự, dân sự, kinh tế...; năm
1999, năm 2000, năm 2001...); phân loại hồ sơ theo cấp xử lýnhư hồ sơ hình sự, dân sự
sơ thẩm, phúc thẩm, giám đốc thẩm...
9


- Sau khi phõn loi h s, cỏn b lm lu tr tin hnh lp Mc lc thng kờ h s
theo tng loi h s ó phõn loi (Mc lc thng kờ phi cú y cỏc thụng tin, cỏc
thụng tin phi chớnh xỏc m bo cho vic tra tỡm h s, ti liu;
- i vi kho lu tr HQGHN sau khi phõn loi h s cỏn b lm lu tr tin
hnh kim m v chia h s thnh tng n v bo qun (n v bo qun l mt tp ti
liu cú trong h s, khong t 250 n 300 bỳt lc); 01 h s cú th l 01 n v bo
qun nhng cng cú th 01 h s c chia nhiu n v bo qun.
* i vi mt s n v vic lp Mc lc thng kờ h s c thc hin theo
vn, theo a danh (vớ d theo vn A, B, C..., theo a danh cn lu ý vic lp Mc lc
thng kờ h s cụng vic theo vn, theo huyn s cú hn ch l s ỏn khụng c
ỏnh liờn tc, do ú vic theo dừi v qun lý gp nhiu khú khn, cú th dn n vic
nhm ln hoc tht lc h s m khụng bit.
3. Cụng tỏc Chnh lý, xỏc nh giỏ tr h s, ti liu:
a) i vi HQGHN cn c vo Bng thi hn bo qun Phụng lu tr
HQGHN xỏc nh thi hn bo qun i vi nhng loi h s, ti liu lu tr ti c
quan; xỏc nh giỏ tr h s, ti liu np lu vo lu tr lch s theo quy nh v xỏc
nh giỏ tr h s, ti liu ó ht hn bo qun loi ra tiờu hy;
Vớ d: H s do Hi ng thm phỏn x lýcú thi hn bo qun vnh vin, thỡ
lu tr ton b h s;
Các tài liệu khác có trong hồ sơ (thời hạn bảo quản 20
năm).
b) i vi n v do cha ban hnh c Bng thi hn bo qun h s ti liu,
vỡ vy cha thc hin c vic xỏc nh giỏ tr h s, ti liu, nờn vn bo qun ton b
h s theo quy nh.

Tuy nhiờn, mt s n v nh H KHXHNV, H KT, n v Nam nh ó cú
Cụng vn gi Lónh o HQGHN ngh cho tiờu hy nhng h s, ti liu t
nhng nm 1987 tr v trc. Qua kho sat thc t khi h s, ti liu ny khụng
cũn s dng hoc s dng ớt, nu cú ch yu khai thỏc cỏc Bn ỏn, phn ln nhng
h s ti liu ny giy ó c nỏt... Lónh o HQGHN ó ng ý vi ngh ca cỏc
n v v ó cho tiờu hy h s, ti liu. Th tc tiờu hy c thc hin theo ỳng

10


hng dn ca HQGHN v cú s tham gia ca cỏn b Phũng Lu tr H s thuc
Vn phũng HQGHN.
HQGHN ó D tho Bng thi hn bo qun Phụng lu tr n v v Quy
ch cụng tỏc vn th lu tr i hc Quc gia H Ni. nghi n v gúp ý kin
vo D tho sm Vn phũng HQGHN cú cn c trỡnh Lónh o ban hnh. Nu
02 vn bn trờn c ban hnh, ngh i ng chuyờn viờn cỏc n v cn c vo
ú xỏc nh giỏ tr h s, ti liu np lu vo lu tr lch s v tin hnh tiờu
hy h s, ti liu ht thi hn bo qun theo quy nh chung.
* Căn cứ vào tính đặc thù của khối hồ sơ, tài liệu của HQGHN
thì trình tự, thủ tục tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản lu
trữ đợc quy định nh sau:
1. Công văn của Giỏm c HQGHN có hồ sơ, tài liệu xin
tiêu huỷ gửi Lãnh đạo HQGHN (kèm theo Danh mục hồ sơ, tài
liệu xin tiêu hủy);
2. Tờ trình của Văn phòng HQGHN về những hồ sơ, tài
liệu xin tiêu hủy gửi Lãnh đạo HQGHN;
3. Công văn trả lời về việc cho tiêu huỷ những hồ sơ, tài
liệu đã hết thời hạn bảo quản, lu trữ của Chỏnh Vn phũng;
4. Quyết định thành lập Hội đồng tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu
đã hết thời hạn bảo quản lu trữ của Toà án nhân dân tỉnh có

hồ sơ, tài liệu xin tiêu huỷ (căn cứ vào Điểm b, Điểm c; Khoản
3; Điều 11 Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08.4.2004);
5. Biên bản họp Hội đồng tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu đã hết
thời hạn bảo quản, lu trữ ;
6. Tờ trình xin tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo
quản, lu trữ của Hội đồng tiêu hủy;
7. Quyết định cho phép tiêu hủy hồ sơ, tài liệu đã hết
thời hạn bảo quản, lu trữ của Giỏm c HQGHN có hồ sơ, tài
liệu xin tiêu hủy;

11


8. Hợp đồng tiêu hủy hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo
quản, lu trữ (lu ý khi tiêu hủy hồ sơ, tài liệu phải hủy hết các thông
tin và bằng phơng pháp tái chế);
9. Biên bản tiêu hủy hồ sơ, tài liệu theo Quyết định cho
phép tiêu hủy hồ sơ, tài liệu của Giỏm c HQGHN có hồ sơ,
tài liệu xin tiêu hủy.
4. Cụng tỏc bo qun h s, ti liu:
H s, ti liu lu tr ca i hc Quc gia H Ni phi c bo qun an ton
trong kho lu tr theo quy nh; H s, ti liu lu tr bo qun trong kho phi c
trong hp, cp, sp xp trờn giỏ, t mt cỏch khoa hc, to iu kin thun li cho cụng
tỏc bo qun v khai thỏc s dng.
Kho lu tr hoc Phũng lu tr h s phi c xõy dng v b trớ ỳng theo tiờu
chun quy nh. Kho lu tr phi t v trớ cao rỏo, thụng thoỏng khụng b trớ tng 1,
trỏnh xa nhng ni cú m cao, nhiu bi, kho xng du v nhng ni cú vt liu d
chỏy n;
Thng xuyờn thc hin cỏc bin phỏp phũng, chng chỏy, n, chng thiờn tai,
ch ha, phũng gian, bo mt i vi kho lu tr;

Trang b y cỏc thit b k thut, phng tin bo qun an ton h s lu tr;
Duy trỡ nhit , m, ỏnh sỏng phự hp vi kho lu tr;
Kho lu tr phi c v sinh thng xuyờn, thc hin cỏc bin phỏp phũng,
chng con trựng, nm mc, kh a-xớt v cỏc tỏc nhõn khỏc gõy h hng h s, ti liu;
Tu b, phc ch i vi nhng h s, ti liu c cú giỏ tr b hng hoc cú nguy c
b h hng;
Cn thc hin ch bo him h s, ti liu lu tr i vi nhng h s, ti liu
c bit quý him.
* Lu ý: Hin nay ti Mt s n v do tr s cht hp khụng cú phũng lu
tr h s, ti liu. Do ú, h s, ti liu vn bú gúi hoc úng vo bao ti tng1,
xp thnh ng, gúc hi trng, gúc phũng, chiu ngh cu thang..., khụng cú
Mc lc thng kờ h s; tỡnh trng h s mc, nỏt, bay ch, cụn trựng v nm mc

12


xâm hại... Đối với những tỉnh hồ sơ đang trong tình trạng nêu trên đề nghị Lãnh đạo
cơ quan có biện pháp khắc phục để đảm bảo công tác lưu trữ đi vào nề nếp.
Đối với Tòa án cán bộ, giảng viên và người học Một số các phòng ban chuẩn bị
xây dựng trụ sở mới cần có phương án xây kho lưu trữ theo tiêu chuẩn được quy định tại
Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu
trữ chuyên dụng. Vì hiện nay có rất nhiều Đơn vị có trụ sở làm việc khang trang nhưng
không có kho lưu trữ do đó hồ sơ, tài liệu vẫn được bảo quản trong các phòng làm việc
hoặc tận dụng tầng áp mái để làm kho lưu trữ hồ sơ.
5. Hệ thống công cụ tra cứu.
Công cụ tra cứu khoa học hồ sơ tài liệu lưu trữ là những phương tiện tra, tìm
thông tin của các phòng và kho lưu trữ, nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong
tài liệu lưu trữ cho các cơ quan và cá nhân.
Việc xây dựng công cụ tra cứu cần phải đảm bảo giới thiệu được đầy đủ và toàn
diện về thành phần, nội dung, ký hiệu tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ nhanh chóng

có hiệu quả cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả.
Công cụ tra cứu hiện hay tại kho lưu trữ ĐHQGHN bao gồm: Mục lục thống kê
hồ sơ, tài liệu và tra tìm trên hệ thống máy vi tính. Mục lục thống kê hồ sơ tài liệu được
biên mục đầy đủ chính xác. Công cụ này được dùng để thống kê các hồ sơ, đơn vị bảo
quản trong Phông lưu trữ ĐHQGHN và nó cố định vị trí của hồ sơ, đơn vị bảo quản
trong Phông lưu trữ đó.
Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu của Đơn vị chủ yếu là Mục lục thống kê truyền
thồng. Hầu hết Đơn vị chưa nhập Mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu lên máy vi tính, do đó
rất hạn chế cho việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả khối hồ sơ, tài liệu mà đơn vị đang
quản lý. Tuy nhiên cũng có một số Tòa án cán bộ, giảng viên và người học các thành
phố lớn đã bước đầu tiến hành việc nhập Mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu vào máy tính
như: ĐH KHXHNV, Các đơn vị ĐHKHTN...
Mục lục thống kê hồ sơ là công cụ tra cứu truyền thống đơn giản và dễ xây dựng.
Việc lập Mục lục thống kê hồ sơ có ưu điểm: giới thiệu được thành phần và nội dụng
của hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ đã được hệ thống hóa theo phương án phân loại trong
Phông lưu trữ cơ quan; thống kê các hồ sơ trong một đơn vị, tổ chức của Phông lưu trữ
cơ quan. Mục lục thống kê hồ sơ cung cấp cho cán bộ làm công tác lưu trữ những thông
13


tin cần thiết để có thể tra tìm hồ sơ, tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, tạo điều
kiện thuận lợi cho cán bộ làm công tác lưu trữ.
6. Công tác tổ chức, khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ:
Công tác khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải thực hiện kịp thời theo đúng
quy định của pháp luật, những quy định của ngành của cơ quan, phải đảm bảo những
quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước và thực hiện đúng quy định của Quy chế bảo vệ bí
mật nhà nước Đại học Quốc gia Hà Nội ban hành kèm theo Quyết định số 12/2004/QĐTANDTC ngày 12/8/2004 của ĐHQGHN.
- Đối tượng được khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu bao gồm:
+ Đối tượng được nghiên cứu và sao hồ sơ, tài liệu tại chỗ: các đơn vị thuộc, cán
bộ, giảng viên và người học ; các tổ chức cá nhân có liên quan theo quy định của pháp

luật;
+ Đối tượng được mượn hồ sơ để giải quyết công việc theo quy định của Luật lưu
trữ;
+ Đối tượng được mượn và rút bản gốc (bản chính) trong hồ sơ: cá nhân có tài
liệu thuộc về nhân thân mà được Quyết định của bản án tuyên trả để đảm bảo thi hành
án, các cơ quan có liêm quan khi cần tài liệu để đối chứng, giám định
Lưu ý: khi cho mượn hay cho rút bản gốc (bản chính) tài liệu có trong hồ sơ, cán
bộ làm công tác lưu trữ phải lập Biên bản giao nhận tài liệu, ký rõ họ tên, thời gian trả
lại tài liệu đối với trường hợp xin mượn tài liệu và lưu Biên bản vào hồ sơ; (phải phôtô
lại những tài liệu đã cho rút hoạc mượn lưu vào hồ sơ). Nhất thiết những trường hợp
rút, mượn tài liệu phải có văn bản của người có thẩm quyền ký, đóng dấu, hoạc đơn xin
mượn, rút tài liệu đối với những tài liệu thuộc về nhân thân.
- Thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ: đối với cơ quan nhà nước khi
đến khai thác hồ sơ, tài liệu phải xuất trình giấy giới thiệu công tác; phiếu mượn, phiếu
yêu cầu xin sao hồ sơ; đối với cá nhân, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan phải
xuất trình giấy tờ tùy thân, đơn xin sao hồ sơ có xác nhận của chính quyền đơn vị nơi cư
trú (kèm Chứng minh cán bộ, giảng viên và người học).
- Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu:
Căn cứ vào các Quyết định của bản án, Chánh Văn phòng ĐHQGHN, Đơn vị
duyệt những trường hợp xin rút lại bản gốc, những tài liệu thuộc về nhân thân, tài liệu
14


liên quan đến tang vật sự việc; tài liệu liên quan đến sử dụng động sản, bất động sản; tài
liệu liên quan đến việc thực hiện các nghĩa vụ; những tài liệu dùng để giám định...
Trưởng phòng, Trưởng phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc cho phép sử dụng
và khai thác những loại hồ sơ, tài liệu thông thường khác.
Đối với những yêu cầu khai thác và nghiên cứu hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục bí
mật nhà nước thì phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan và không vi phạm Quy chế
bảo vệ bí mật nhà nước.

- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm lập các loại sổ sách để quản lý và theo dõi việc
khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu theo đúng hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước và theo quy định riêng của ngành;
- Trách nhiệm của người đến khai thác hồ sơ, tài liệu: các cơ quan, đơn vị, cá nhân
đến khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ, tài liệu;
không được viết, tẩy xóa, làm rách nát, thất lạc, xáo trộn thứ tự bút lục trong hồ sơ;
không được tự ý sao chép hoặc mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi phòng và kho lưu trữ khi
chưa được sự đồng ý của Lãnh đạo hoặc cán bộ làm lưu trữ.
- Các hình thức khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu: Rút bản gốc; sao chụp tài
liệu; mượn và nghiên cứu tại chỗ.
7. Những quy định về mức độ mật đối với tài liệu của Đại học Quốc gia Hà
Nội dân:
+ Theo quy định tại Điều 1, Quyết định số 01/2004/QĐ-TTg ngày 05/01/2004 của
Thủ tướng Chính phủ quy định về Danh mục bí mật Nhà nước độ Tối mật của Đại học
Quốc gia Hà Nội
+ Theo quy định tại Điều 1, Quyết định số 30/2004/QĐ-BCA(A11) của Bộ trưởng
Bộ Công an ngày 08/01/2004 quy định về danh mục bí mật Nhà nước độ Mật của
ĐHQGHN gồm những tin trong phạm vi sau đây:
Đến nay công tác giải mật những hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục bí mật Nhà nước
của ĐHQGHN chưa được quan tâm và chỉ đạo thực hiện, do đó có rất nhiều tài liệu
thuộc Danh mục bí mật của ngành đã hết thời hạn mật nhưng chưa được giải mật mà vẫn
bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng theo quy định về chế độ đối với tài liệu mật. Vì
vậy gây khó khăn cho việc khai thác và sử dụng những loại tai liệu này.
15


Công tác chỉnh lý hồ sơ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Đại học Quốc gia Hà
Nội còn quá bất cập và hạn chế chưa thể đáp ứng yêu cầu và đòi hỏi hiện nay.
Lưu ý: Đề nghị trang cấp máy phôtô để phôtô tài liệu đảm bảo việc bảo vệ bí
mật nhà nước (không được mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi cơ quan để phô tô).

8. Công tác bảo quản hồ sơ công việc:
Bảo quản hồ sơ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo
quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của hồ sơ công việc.
Trong đó cần sử dụng các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi
thọ của hồ sơ, tài liệu, việc xây dựng, sửa chữa kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị phục
vụ công tác lưu trữ, lắp đặt hệ thống phòng chống cháy nổ và việc áp dụng các biện
pháp khoa học kỹ thuật để đảm bảo những tiêu chuẩn quy định về khoa lưu trữ hồ sơ
được Tòa án cán bộ, giảng viên và người học đặc biệt chú trong.
Hồ sơ của Đại học Quốc gia Hà Nội là nguồn tài liệu hết sức quan trọng cần được
bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ. Nhận thức được tầm quan trọng, ý nghĩa của hồ
sơ công việc nên Lãnh đạo ĐHQGHN và Lãnh đạo Đơn vị rất quan tâm đến hệ thống
kho tàng quản lý hồ sơ, tài liệu.
* Tại ĐHQGHN:
Toàn bộ hồ sơ công việc khi nhận lưu vào kho lưu trữ được bảo quản trong kho
lưu trữ chuyên dụng. Hồ sơ tài liệu hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ ĐHQGHN được
xác định từ năm 1955-2011. Lãnh đạo ĐHQGHN đã đầu tư nhiều tỷ đồng để mua sắm
và thường xuyên cung cấp các trang thiết bị cho kho lưu trữ như giá, hộp, bìa hồ sơ, bình
bọt, đặc biệt là là lắp đặt hệ thống báo cháy tự động. Hiện nay, ĐHQGHN có 04 kho lưu
trữ tại 144 Xuân Thủy, ĐHKHTN, ĐHKHXHNV lưu trữ trên 12.000 hồ sơ công việc.
Kho lưu trữ được lắp đặt các thiết bị như quạt thông gió, máy hút bụi…, đặc biệt tại 02
kho lưu trữ tại 144 Xuân Thủy các hồ sơ khi thu về lưu trữ tại kho đều được khử trùng,
kho thường xuyên được chống mối, diệt chuột…, nên hồ sơ được bảo quản an toàn,
không bị mối và côn trùng xâm hại. Tuy nhiên, kho lưu trữ ĐHQGHN tại ĐHKHTN và
ĐHKHXHNV không phải là kho lưu trữ chuyên dụng nên không đủ điều kiện để đảm
bảo tuổi thọ của tài liệu. Một số hồ sơ công việc cũ tài liệu bị phân hủy theo thời gian
khó khăn cho việc tra cứu (như giấy pôluya, giấy bản, có nhiều loại kích thước không
đồng nhất, được đánh máy chữ, viết tay…, nên rất khó khăn trong việc bảo quản, nếu
không được xử lý và bảo quản theo chế độ đặc biệt, kịp thời thì số tài liệu trên có nguy
16

cơ bị hỏng không còn sử dụng được nữa). Hiện nay Thủ trưởng đơn vị tại ĐHKHXHNV
đang xây dựng trụ sở làm việc mới đã có phương án xây kho lưu trữ, thời gian tới kho
lưu trữ được đưa vào sử dụng thì việc lưu giữ hồ sơ sẽ đảm bảo đúng quy định.
ĐHQGHN đang khẩn trương tiến hành xây kho lưu trữ chuyên dụng tại 144 Xuân Thủy.
Dự kiến năm 2018 sẽ đưa vào hoạt động.
* Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc:
Qua kiểm tra thực tế trên 20 đơn vị trực thuộc ĐHQGHN cho thấy Phòng Hành
chính các đơn vị trực thuộc chưa có kho lưu trữ chuyên dụng mà chỉ bố trí từ 2-4 phòng
làm việc dành làm kho lưu trữ. Phần lớn các kho lưu trữ đều trang bị bình bọt chống
cháy, quạt thông gió và hệ thống giá, kệ để xếp hồ sơ công việc. Hồ sơ đã được lên Mục
lục thống kê, đánh số bó đưa lên giá thuận tiện cho việc bảo quản và khai thác, sử dụng.
Tuy nhiên còn một số Đơn vị Lãnh đạo chưa thực sự quan tâm đến công tác lưu
trữ vì vậy một số kho lưu trữ vẫn bố trí ở tầng I không đảm bảo an toàn và dễ bị nấm
mốc, bị côn trùng xâm hại; hệ thống phòng chống cháy nổ chưa được quan tâm; giá tủ
đựng hồ sơ còn thiếu nên có tình trạng hồ sơ bó gói, đựng trong bao tải để trên nóc tủ
hoặc để xếp đống vẫn còn tồn tại…việc tra cứu gặp nhiều khó khăn, không đảm bảo an
toàn. Phần lớn hồ sơ công việc không được khử trùng nên bị côn trùng và nấm mốc xâm
hại; đường điện đi trong kho lưu trữ không được thiết kế theo quy định của công tác bảo
quản hồ sơ, nên không đảm bảo an toàn dễ sảy ra cháy nổ. 100% trụ sở mới được xây
dựng ở cấp tỉnh không có kho lưu trữ chuyên dụng. Đây là một vấn đề hết sức bất cập
chưa được Lãnh đạo các đơn vị quan tâm.
* Đơn vị trực thuộc:
Các Đơn vị trực thuộc, thị xã mới xây dựng do diện tích rộng nên đều bố trí từ 1
đến 2 phòng làm việc để làm kho lưu trữ. 100% Tòa án cán bộ, giảng viên và người học
cấp huyện, thị xã không có cán bộ làm lưu trữ chuyên trách mà phần lớn là Thư ký Tòa
án làm kiêm nhiệm, vì vậy cán bộ làm lưu trữ không có chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ,
phần lớn hồ sơ lưu trữ không được lên Mục lục thống kê đầy đủ; hồ sơ không được phân
loại, sắp xếp khoa học nên rất khó tra tìm. Thậm chí một số Đơn vị trực thuộc coi nhẹ
công tác quản lý hồ sơ công việc nên không bố trí kho lưu trữ mà hồ sơ khi thu về chỉ

bó gói hoặc cho vào bao tải xếp thành đống để ở góc khuất… Một số Tòa án cán bộ,
giảng viên và người học huyện hồ sơ cũ và hồ sơ do cơ quan sáp nhập, tách…, bị mối
xông hoặc thất lạc không hề lập biên bản mà cũng không quan tâm, nhất là hồ sơ sáp
17


nhập, chia tách huyện. Do đó cán bộ làm công tác lưu trữ không nắm được trong kho lưu
trữ có bao nhiêu hồ sơ công việc; nhiều cán bộ lưu trữ cấp huyện nhận hồ sơ nộp lưu vào
kho không đếm số bút lục nên dẫn đến tình trạng một số hồ sơ thiếu nhiều bút lục nhưng
không xác định được bút lục đó ở đâu.
9. Công tác tổ chức, sử dụng hồ sơ công việc
Công tác tổ chức khai thác và sử dụng hồ sơ công việc trong Đại học Quốc gia Hà
Nội được thực hiện thường xuyên và đạt kết quả cao. Do yêu cầu về nghiệp vụ, hàng
năm số lượng người đến khai thác và sử dụng hồ sơ công việc ngày càng tăng; có những
hồ sơ được đưa ra phục vụ thường xuyên, nhiều lần. Đối với các hồ sơ có nhiều bị cáo
đang bị truy nã, hồ sơ yêu cầu nhiều như đất đai, thừa kế…, thường xuyên phục vụ các
cơ quan và cá nhân khai thác và sử dụng, nhất là phục vụ cho công tác xét xử.
* Tại ĐHQGHN:
Công tác phục vụ khai thác và sử dụng hồ sơ công việc được thực hiện đúng quy
định, hồ sơ được đưa ra phục vụ nhanh chóng, kịp thời đáp ứng được yêu cầu công tác
hiện nay. Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ tại ĐHQGHN được đào tạo cơ bản về
chuyên môn, vì vậy hồ sơ công việc khi thu về được chỉnh lý và sắp xếp khoa học rất
thuận lợi cho việc bảo quản, tra cứu. ĐHQGHN đã ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác quản lý hồ sơ công việc.
Phòng Lưu trữ hồ sơ được trang bị các loại phương tiện phục vụ khai thác hồ sơ
rất đầy đủ như máy vi tính, máy potocopy nên công tác phục vụ thuận tiện, chính xác,
không nhầm lẫn, thất lạc tài liệu và đảm bảo được tính bí mật của tài liệu. Hiện nay, kho
lưu trữ ĐHQGHN rất chật, không có chỗ để bố trí phòng đọc riêng cho người đến khai
thác, cán bộ đến nghiên cứu hồ sơ ngồi chung với cán bộ làm việc.
Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ hồ sơ gồm Mục lục thống kê hồ sơ

và cơ sở dữ liệu trên máy vi tính.
Số lượt người đến khai thác hồ sơ, tài liệu trong những năm gần đây tại kho lưu
trữ ĐHQGHN rất lớn, cụ thể:
- Năm 2009: phục vụ 10.350 lượt người, với tổng số 52.472 hồ sơ, tài liệu;
- Năm 2010: phục vụ 11.052 lượt người, với tổng số 53.618 hồ sơ, tài liệu;
- Năm 2011: phục vụ 10. 817 lượt người, với tổng số 55.231 hồ sơ, tài liệu.
18


+ Tòa Phúc thẩm ĐHQGHN tại 144 Xuân Thủy phục vụ: 1.270 lượt người đến
khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Trong số đó sao cấp: 1.130.812 trang tài liệu; mượn
405 hồ sơ công việccác loại; rút tài liệu trong hồ sơ: 172 trang tài liệu và giấy tờ tùy thân
là bản gốc.
+ Tòa phúc thẩm ĐHQGHN tại ĐHKHTN phục vụ: 1.001 lượt người đến khai
thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Trong đó sao cấp: 110.003 trang tài liệu; mượn về nghiên
cứu: 178 hồ sơ, hồ sơcác loại; rút tài liệu trong hồ sơ: 136 trang tài liệu và giấy tờ tùy
thân là bản gốc.
+ Tòa phúc thẩm ĐHQGHN tại ĐHKHXHNV phục vụ 2.107 lượt người đến khai
thác hồ sơ. Trong đó sao cấp: 1.470.618 trang tài liệu; mượn về nghiên cứu: 235 hồ sơ
các loại; rút tài liệu là bản gốc có trong hồ sơ: 165 trang tài liệu và giấy tờ tùy thân là
bản gốc.
Tại kho lưu trữ Tòa phúc thẩm ĐHQGHN tại ĐHKHTN và ĐHKHXHNV chỉ bố
trí 1 đến 2 cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách, nên hồ sơ chưa được nhập dữ liệu
vào máy vi tính mà chỉ lên Mục lục thống kê vào sổ để theo dõi và tra cứu nên việc tra
cứu còn thủ công, không được nhanh chóng, kịp thời, chính xác; hồ sơ công việc chưa
được chỉnh lý theo quy định. Hiện nay kho lưu trữ tại Tòa phúc thẩm Hồ chí Minh đã
hết chỗ để thu hồ sơ mới, hồ sơ xếp thành đống, trụ sở Tòa đang sửa chữa nên việc bảo
quản hồ sơ đang rất bất cập.
* Tại Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc:
Hàng năm Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc phục vụ một số lượng lớn cán

bộ và cán bộ, giảng viên và người học đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Cán bộ lưu
trữ Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ đạt hiệu
quả cao, đảm bảo được bí mật Nhà nước. Quan kiểm tra các đơn vị đều có máy
potocopy tài liệu, máy tính phục vụ cho công tác bảo quản khai thác và sử dụng. Hồ sơ
công việc khi đưa ra khai thác đều có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan hoặc Lãnh đạo Văn
phòng. Các tài liệu mật được xử lý đúng quy trình về tài liệu mật và các quy định về chế
độ bảo vệ bí mật của nhà nước, chế độ bảo vệ bí mật của Đại học Quốc gia Hà Nội. ĐH
KHXHNV đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ đạt hiệu quả cao nhất
là khâu cấp sao bản án, báo cáo thống kê... Một số Đơn vị đã sử dụng phần mềm quản lý
hồ sơ công việc. Tuy nhiên do chưa nắm chắc thành phần và các loại tài liệu mật có

19


trong hồ sơ theo quy định nên khi sao chụp những tài liệu mật có trong hồ sơ vẫn thực
hiện như những loại tài liệu thông thường khác có trong hồ sơ.
Ví dụ: Biên bản nghị án trong hồ sơ có quan điểm riêng của từng thành viên
trong hội đồng xét xử. Theo quy định đây là tài liệu mật nhưng thực tế không được đóng
dấu mật, do đó khi phục vụ khai thác cán bộ làm công tác lưu trữ không thực hiện theo
quy định về chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước.
Nhìn chung Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc đã bảo vệ và phát huy giá trị
của tài liệu lưu trữ, đáp ứng tốt cho nhu cầu của xã hội và giải quyết các yêu cầu của
công dân.
Tuy nhiên, còn một số Đơn vị cán bộ làm công tác lưu trữ chưa được đào tạo về
chuyên môn nên công tác thống kê, chỉnh lý hồ sơ chưa thực hiện đúng, vì vậy việc sắp
xếp hồ sơ chưa được khoa học, hồ sơ chưa được chỉnh lý nên việc phục vụ khai thác còn
chậm, thậm chí còn nhầm lẫn, thất lạc… Một số Đơn vị chưa bố trí đủ kho lưu trữ và
giá, tủ, kệ để xếp hồ sơ khi thu về nên hiện tượng hồ sơ chất đống, đóng bao tải, xếp lên
nóc tủ… Do đó, việc khai thác, sử dụng hồ sơ gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí một số
đơn vị bố trí phòng đọc cho độc giả ngay trong kho lưu trữ vừa không đúng quy định

vừa không thuận tiện cho độc giả đến nghiên cứu hồ sơ.
* Đơn vị trực thuộc:
Các Đơn vị trực thuộc thường xuyên phục vụ khai thác hồ sơ công việc. Các hồ sơ
đưa ra phục vụ đều có ý kiến của Lãnh đạo Tòa án cán bộ, giảng viên và người học
huyện. Cán bộ làm công tác lưu trữ của Đơn vị trực thuộc 100% là kiêm nhiệm nên
không có thời gian đầu tư cho công tác lưu trữ; hồ sơ nộp lưu thường không được kiểm
đếm bút lục; hồ sơ thu về không được thống kê theo trình tự quy định mà mang nặng
tính thủ công, hồ sơ thường được bó thành từng bó, đưa vào tủ; giá, kệ đựng hồ sơ còn
thiếu; máy móc trang thiết bị dùng cho công tác khai thác, sử dụng hồ sơ còn thiếu như
không được trang bị máy phôtô riêng cho công tác này, nhiều huyện khi phô tô hồ sơ
phục vụ độc giả cán bộ lưu trữ phải mang tài liệu ra ngoài phôtô, vì vậy không đảm bảo
được được tính an toàn và bí mật. Một số Đơn vị trực thuộc hồ sơ cho vào bao tải để
chồng thành đống rất khó khăn cho việc khai thác và làm hư hỏng tài liệu, có tình trạng
nhầm lẫn hồ sơ hoặc lẫn tài liệu trong hồ sơ công việc giữa vụ này với hồ sơkhác, có
trường hợp hồ sơ bị mất không tìm thấy gây khó khăn cho việc giải quyết yêu cầu của
dân, dẫn đến tình trạng dân bức súc… Cũng như tình trạng quản lý và phục vụ khai thác
20


hồ sơ, tài liệu ở Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc cán bộ làm công tác lưu trữ cấp
huyện cũng không nắm vững quy trình xử lý đối với tài liệu mật.
10. Công tác nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp:
Khối hồ sơ công việc được hình thành trong quá trình hoạt động của ĐHQGHN
có từ năm 1960 cho đến nay đã được nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III theo
đúng quy định. Hiện nay theo quy định các hồ sơ công việccó thời hạn bảo quản vĩnh
viễn phòng Lưu trữ hồ sơ đã nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (Trung tâm lưu trữ quốc gia III,
Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước).
Năm 2007: nộp lưu 34,6m giá hồ sơ, tài liệu (Phông lưu trữ Trọng tài kinh tế Nhà
nước đã giải thể);
Năm 2008: nộp lưu 414 ĐVBQ (khối hồ sơ xử lývề các tội xâm phạm an ninh

quốc gia giai đoạn từ năm 1958-1995); 890 ĐVBQ (hồ sơ Ủy ban thẩm phán xử lýtừ
năm 1997-1998);
Năm 2009: nộp lưu 525 ĐVBQ (hồ sơ Ủy ban thẩm phán xử lýnăm 1999); 75
ĐVBQ (tài liệu QLNN từ năm 1997-1999);
Năm 2011: nộp lưu 3.973 ĐVBQ (hồ sơ Ủy Ủy ban thẩm phán xử lýtừ năm
2000-2006).
Các loại hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản phòng Lưu trữ hồ sơ đã làm thủ tục tiêu
hủy theo quy định chung và quy định riêng của ngành.
Đối với Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc do chưa ban hành được Bảng
thời hạn bảo quản hồ sơ, nên các hồ sơ công việc chưa nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ
tỉnh mà vẫn lưu giữ tại kho lưu trữ của Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc (trừ ĐH
KHXHNV, ĐH KT, Đơn vị Nam Định đã nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh).
Các phòng ban, Thị xã (sau đây gọi tắt là Đơn vị trực thuộc) hồ sơ công việc vẫn
lưu trữ tại đơn vị chưa thực hiện chế độ nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ cấp huyện.
III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HỒ SƠ
VỤ ÁN
1. Những thành tựu đã đạt được
Do nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và gía trị tài liệu
của hồ sơ công việc nói riêng, tài liệu lưu trữ nói chung, Lãnh đạo ĐHQGHN thường
21


xuyên quan tâm đến công tác lưu trữ. Những năm gần đây Lãnh đạo Đại học Quốc gia
Hà Nội nói chung đã giành một phần kinh phí đáng kể để mua sắm trang thiết bị phục vụ
cho công tác lưu trữ. Đại học Quốc gia Hà Nội đã giành một diện tích tương ứng để làm
kho lưu trữ; các trụ sở Tòa án xây mới đều thiết kế hệ thống phòng chống cháy nổ cho
toàn bộ trụ sở làm việc, hệ thống đường điện được thiết kế theo quy định nhằm bảo quản
an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Cán bộ làm công tác lưu trữ được học tập để nâng cao trình độ chuyên môn,
nghiệp vụ. Lãnh đạo các đơn vị thường xuyên cử cán bộ làm công tác lưu trữ đi tham gia

các lớp tập huấn do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước mở. Vì vậy, đội ngũ cán bộ làm
công tác lưu trữ đã được tăng cả về số lượng và chất lượng.
Công tác nghiệp vụ lưu trữ được chú trọng thường xuyên, đặc biệt là đội ngũ cán
bộ lưu trữ làm công tác lưu trữ tại ĐHQGHN được đào tạo bài bản, bảo đảm đủ số
lượng.
Các chính sách, chế độ đối với cán bộ làm công tác lưu trữ được Lãnh đạo ngành
thực sự quan tâm và thực hiện đầy đủ.
Phòng Lưu trữ hồ sơ ĐHQGHN thường xuyên cử cán bộ đi kiểm tra và hướng
dẫn nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc và cấp huyện.
ĐHQGHN đã ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ
cho toàn ĐHQGHN..
Công tác thu thập hồ sơ được tiến hành thuờng xuyên; hàng năm các kho lưu trữ
thu về khoảng 90% hồ sơ công việc đã xử lýcó hiệu lực pháp luật thi hành; các hồ sơ, tài
liệu thu về được bảo quản an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả đáp ứng
được yêu cầu hiện nay.
2. Những tồn tại và hạn chế:
Công tác quản lý hồ sơ công việc của Đại học Quốc gia Hà Nội đã đạt được một
số thành tựu đáng khích lệ, nhưng do việc nhận thức chưa đầy đủ của một số Lãnh đạo
Đại học Quốc gia Hà Nội về tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ công việc nên
công tác này còn bộc lộ một số thiếu sót sau:
+ Công tác cán bộ
- Cán bộ làm công tác lưu trữ của ngành còn thiếu và yếu về chuyên môn; cán bộ
làm công tác lưu trữ tại Đơn vị phần lớn không được đào tạo; không qua thi tuyển công
22


chức theo đúng chuyên môn, nghiệp vụ. Đặc biệt đối với cấp Tỉnh và cấp Huyện hầu
như không tổ chức thi tuyển đối với cán bộ làm công tác lưu trữ.
- Cán bộ Đơn vị trực thuộc làm kiêm nhiệm nên không được đào tạo về chuyên
môn; một số Tòa án cán bộ, giảng viên và người học huyện cán bộ làm công tác lưu trữ

không ổn định mà chỉ kiêm nhiệm một thời gian ngắn nên không nắm được các khâu
nghiệp vụ thậm chí không nắm được số lượng hồ sơ đang lưu trữ tại kho là bao nhiêu;
+ Trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ như kho tàng, giá, kệ, tủ đựng hồ sơ
để bảo vệ, bảo quản hồ sơ chưa được quan tâm đúng mức; kinh phí giành cho công tác
lưu trữ còn hạn hẹp; việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ chưa được
thực hiện. Qua kiểm tra thực tế phần lớn các Phòng Hành chính các đơn vị trực thuộc,
Đơn vị trực thuộc trụ sở mới được xây dựng khang trang nhưng cũng không thiết kế kho
lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn và không dành kinh phí mua sắm trang thiết bị cho kho lưu
trữ.
+ Công tác phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, quản lý, khai thác, sử dụng
hồ sơ công việc chưa được phát huy đầy đủ nên chưa đáp ứng được yêu cầu công tác và
nhu cầu xã hội hiện nay;
+ Công tác tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản lưu trữ đối với Đơn vị
chưa được thực hiện, do vậy ảnh hưởng không nhỏ đến công tác bảo quản và phục vụ
khai thác hồ sơ, tài liệu.
+ Công tác kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ chưa được ĐHQGHN thực hiện thường
xuyên, việc ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thống nhất trong toàn ĐHQGHN
còn chậm, chưa thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu
trữ
Để đảm bảo khắc phục những tồn tại trên, nhằm “Bảo vệ và phát huy các giá trị
của tài liệu lưu trữ” Đại học Quốc gia Hà Nội nói chung phải có các giải pháp hữu hiệu
để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ.
3. Một số giải pháp:
- Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ; thường xuyên tổ chức các
lớp tập huấn để nâng cao trình độ và nhận thức đầy đủ về vị trí vai trò của công tác lưu
trữ.

23

- Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng trong toàn Đại học Quốc gia Hà Nội để bảo
quản an toàn hồ sơ, tài liệu.
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần ban hành các văn bản dưới luật để hướng
dẫn công tác lưu trữ. ĐHQGHN ban hành các văn bản chỉ đạo về chế độ nộp lưu và
Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ Đơn vị.
- ĐHQGHN phải thường xuyên mở các lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán
bộ làm công tác lưu trữ trong toàn ĐHQGHN để nâng cao trình độ chuyên môn và nhận
thức đúng đắn cho về công tác lưu trữ cho cán bộ làm công tác lưu trữ.
- Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ ở đơn vị và trung ương phải được tổ
chức thi tuyển theo đúng quy định của nhà nước; phải có biên chế làm công tác lưu trữ
chuyên trách ở Đội ngũ chuyên viên các đơn vị.
- Từ trước đến nay cán bộ làm công tác lưu trữ ít được quan tâm, nên cán bộ làm
công tác này chưa thực sự yên tâm công tác. Chính sách đối với cán bộ làm lưu trữ còn
bất cập như cán bộ làm công tác lưu trữ không được hưởng phụ cấp thâm niên, phụ cấp
nghề, không được đào tạo lại…, dẫn tới thiệt thòi cho cán bộ làm công tác lưu trữ. Vì
vậy, Tòa án cán bộ, giảng viên và người học phải kiến nghị nhà Nước có chính sách thỏa
đáng đối với cán bộ làm công tác lưu trữ để động viên họ yên tâm công tác, đồng thời
phải tăng thêm kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại để nâng cao chất lượng và
hiệu quả trong công tác lưu trữ.
- Phải kiện toàn lại tổ chức lưu trữ trong toàn ĐHQGHN; nâng cấp hệ thống kho
tàng; cải thiện điều kiện làm việc.
- phải có phòng đọc giành cho độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu. Hiện đại
hóa công cụ tra cứu hồ sơ để phục vụ việc tra cứu nhanh, chính xác, quản lý hồ sơ tốt.
IV. KIẾN NGHỊ
1. Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phải thường xuyên chỉ đạo và kiểm tra công
tác văn thư, lưu trữ của Đại học Quốc gia Hà Nội. Sớm ban hành các văn bản dưới luật
để tạo hành lang pháp lý cho cán bộ làm công tác lưu trữ hoạt động;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần quan tâm hơn nữa đến chế độ, chính sách
cho cán bộ làm công tác lưu trữ, đặc biệt là chế độ độc hại được hưởng sau khi nghỉ hưu

và chế độ bảo hộ lao động;
24


- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phải thường xuyên mở các lớp tập huấn cho
cán bộ làm công tác lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội;
- Khối lượng hồ sơ công việc hình thành trong quá trình xử lýcủa toàn ĐHQGHN
Tòa án là rất lớn, mang tính đặc thù riêng. Để giải quyết các yêu cầu giải quyết yêu cầu.
Đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xem xét cho phép ĐHQGHN được thành lập
kho lưu trữ chuyên ngành.
2. Đối với Lãnh đạo ĐHQGHN:
- ĐHQGHN phải đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán
bộ làm công tác lưu trữ, đồng thời tổ chức thi tuyển cán bộ đúng trình độ chuyên môn
đối với công tác lưu trữ;
- Lãnh đạo ĐHQGHN phải chỉ đạo Đội ngũ chuyên viên các đơn vị ở đơn vị nhỏ
khi xây dựng trụ sơ mới phải có phương án xây dựng kho lưu trữ đúng với tiêu chuẩn
quy định của Bộ Nội vụ; phải giành một khoản kinh phí thỏa đáng đầu tư trang thiết bị
và hiện đại hóa công tác lưu trữ;
- Đề nghị Lãnh đạo ĐHQGHN thường xuyên tổ chức các đoàn khi tham quan,
khảo sát học hỏi kinh nghiệm công tác quản lý án và hồ sơ các hồ sơcủa các nước tiên
tiến và các nước trong khu vực;
- Đề nghị Lãnh đạo ĐHQGHN cho xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ công việc;
- Đề nghị Lãnh đạo ĐHQGHN thành lập Trung tâm lưu trữ quản lý hồ sơ lưu trữ
của Đại học Quốc gia Hà Nội; chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ nhằm thống nhất công tác lưu
trữ trong toàn ĐHQGHN./.

25