Phan tich SOWT diem manh diem yeu co hoi thach thuc trong công tác văn phòng

PHÂN TÍCH SWOT VỀ CÁC MẢNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
I. Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
ĐIỂM MẠNH
ĐIỂM YẾU
- ĐHQGHN là đơn vị đầu mối về công tác hành chính, văn thư và lưu trữ - Chưa tạo dựng và duy trì được mạng lưới và sự kết nối theo ngành dọc


tương đương như các bộ ngành về công tác này.
- Hệ thống văn bản quy định về công tác hành chính, văn thư và lưu trữ
được xây dựng, hoàn thiện cập nhật các quy định của nhà nước và phù
hợp với đặc thù của ĐHQGHN.
- Công tác văn thư, lưu trữ được quan tâm thực hiện bài bản tại Văn
phòng ĐHQGHN.

và các cán bộ làm công tác hành chính, văn thư, lưu trữ giữa các đơn vị
trong toàn ĐHQGHN. Thiếu các hoạt động giao lưu, gắn kết cần thiết
trong toàn hệ thống thông qua các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ.
- Việc kết nối mạng lưới công tác và cán bộ làm công tác hành chính ở
ĐHQGHN với các bộ, ban ngành chủ yếu được thực hiện thông qua các


- Công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và điều hành
được hoàn thiện bằng việc xây dựng mới các phần mềm hỗ trợ tích cực
cho công tác Cải cách hành chính, đặc biệt là hiện đại hóa công tác hành
chính.

công việc cụ thể, thiếu tính ổn định, thường xuyên.
- Trình độ chuyên môn và năng lực công tác của cán bộ mảng việc này ở
một số đơn vị chưa tốt, chưa đáp ứng được yêu cầu đổi mới và cải cách
hành chính; tác phong làm việc thiếu tính chuyên nghiệp, chủ yếu vẫn
dựa vào kinh nghiệm và thói quen cũ.

- Đầu tư CSVC cho công tác hành chính, văn thư, lưu trữ ở một số đơn vị
vẫn còn hạn chế; trang thiết bị cho cán bộ công tác hành chính còn thiếu
và yếu.
CƠ HỘI

THÁCH THỨC

- Vị thế của ĐHQGHN ngày càng được khẳng định, tạo điều kiện thuận - Sự đòi hỏi ngày càng cao yêu cầu phải chuyên nghiệp hóa bộ máy và cán


lợi cho công tác hành chính, văn thư và lưu trữ của ĐHQGHN cũng như
các đơn vị trong việc đẩy mạnh kết nối trong toàn hệ thống và với các
bộ, ban ngành trung ương.
- Công tác hành cải cách hành chính đã trở thành chủ trương lớn trong
toàn ĐHQGHN; được Đảng ủy và Ban Giám đốc ĐHQGHN quan tâm đẩy
mạnh.

bộ làm công tác hành chính đang là thách thức lớn cho những người vốn
vẫn dựa vào kinh nghiệp và tư duy làm việc cũ về công tác hành chính.
- Yêu cầu ngày càng cao đối với chất lượng công tác trong khi sự đầu tư tài
chính và CSVC ở nhiều nơi còn gặp khó khăn.
- Thiếu chế tài thi đua khen thưởng và chế độ đãi ngộ tương xứng để thu
hút cán bộ làm công tác hành chính có năng lực và phẩm chất đáp ứng


- Việc tái cấu trúc trong toàn hệ thống cũng là dịp để các đơn vị rà soát,
yêu cầu.
điều chỉnh lại chức năng nhiệm vụ và hoàn thiện các mảng công tác khác

nhau, trong đó công tác hành chính văn phòng.

II. Cải cách hành chính


ĐIỂM MẠNH

ĐIỂM YẾU

- Lãnh đạo ĐHQGHN quan tâm và trực tiếp chỉ đạo công tác CCHC (Đã có
NQ của TVĐU, GĐ đã ban hành Chương trình Đẩy mạnh CCHC ở
ĐHQGHN giai đoạn 2013-2015).
- CCHC ở ĐHQGHN giai đoạn 2013-2015 được kế thừa nhiều thành quả

- Có sự không đồng đều về truyền thống, quy mô, nguồn lực của các đơn
vị dễ dẫn đến việc thiếu thống nhất trong thực hiện CCHC.
- CSVC manh mún gây khó khăn cho quản lý và điều hành thống nhất.
- Tin học hóa quản lý dù đã được chú trọng nhưng, chưa thống nhất, chưa


từ giai đoạn trước đó.
- Hoạt động CCHC ở ĐHQGHN đang được đẩy mạnh và có nhiều cải tiến.
Chương trình CCHC đang được triển khai trong ĐHQGHN theo lộ trình,
trong đó có triển khai xây dựng phần mềm hệ thống QLVB và điều hành
(VNU e-office) hứa hẹn nhiều thay đổi trong hoạt động CCHC.
- Một số đơn vị đã và đang tiếp tục triển khai áp dụng hiệu quả hoạt

đồng bộ.
- Năng lực đội ngũ cán bộ quản lý và chuyên viên hành chính còn hạn chế,
một số chưa đáp ứng yêu cầu.

- Liên thông, liên kết giữa Cơ quan ĐHQGHN và các đơn vị lỏng lẻo, không
thường xuyên, chưa khai thác tốt nguồn lực chung.
- Thiếu các hoạt động giao lưu, gắn kết cần thiết trong toàn hệ thống


động CCHC thông qua xây dựng và áp dụng hệ thống QLCL phù hợp thông qua các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ.
- Thiếu kết nối mạng lưới công tác và cán bộ làm công tác hành chính ở
TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động HC.
ĐHQGHN với các bộ, ban ngành.
CƠ HỘI

THÁCH THỨC

- CCHC đã được quyết định là nhiệm vụ trọng tâm giai đoạn 2013-2015 - Nguồn lực đầu tư cho CCHC còn hạn chế. Đặc biệt là đầu tư về tài chính


của ĐHQGHN.
- Việc tái cấu trúc các đơn vị, rà soát, hoàn thiện về tổ chức, bộ máy
bước đầu đã có kết quả tốt.
- Thể chế và hệ thống CB pháp quy và quản lý về ĐHQGHN đang được
hoàn thiện theo hướng rõ ràng về địa vị pháp lý, tạo điều kiện tự chủ, tự
chịu trách nhiệm cho các đơn vị.

để hiện đại hóa nền hành chính.
- Dự án Hòa Lạc chậm tiến độ trong khi CSVC, trụ sở làm việc ở HN hạn
chế.
- Việc triển khai các dự án quản lý và điều hành dùng chung sẽ gặp nhiều
khó khăn do khả năng tiếp nhận của các đơn vị không đồng đều.
- Việc thay đổi tư duy, thói quen của cán bộ quản lý và chuyên viên hành

- Một số đơn vị đã đạt được những thành tích bước đầu quan trọng xây
dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp - thân thiện
- Vị thế của ĐHQGHN ngày càng được khẳng định, tạo điều kiện thuận
lợi cho công tác hành chính, văn thư và lưu trữ của ĐHQGHN cũng như
các đơn vị trong việc đẩy mạnh kết nối trong toàn hệ thống và với các
bộ, ban ngành trung ương.

chính hướng tới CCHC khó thực hiện trong ngắn hạn.
- Sự đòi hỏi ngày càng cao yêu cầu phải chuyên nghiệp hóa bộ máy và cán
bộ làm công tác hành chính đang là thách thức lớn cho những người vốn
vẫn dựa vào kinh nghiệp và tư duy làm việc cũ về công tác hành chính.
- Thiếu chế tài thi đua khen thưởng và chế độ đãi ngộ tương xứng để thu
hút cán bộ làm công tác hành chính có năng lực và phẩm chất đáp ứng


yêu cầu.

III. Quản trị thương hiệu
ĐIỂM MẠNH

ĐIỂM YẾU


- Lãnh đạo ĐHQGHN quan tâm đến công tác này (thành lập Phòng - Chưa có chiến lược, kế hoạch xây dựng, phát triển Thương hiệu của
ĐHQGHN và đơn vị dài hạn và trung hạn.
TT&QTTH để tham mưu, giúp việc Ban Giám đốc).
- ĐHQGHN được xếp hạng cao, kế thừa truyền thống hơn 100 năm từ - Chưa hình thành được hệ thống, bộ máy tổ chức thực hiện Quản trị
ĐH Đông dương, có thế mạnh về KHCB, đã có nhiều bài báo trên các tạp thương hiệu từ ĐHQGHN đến đơn vị.
chí nổi tiếng thế giới, thương hiệu đã được khẳng định.

- Nhận thức về công tác Quản trị thương hiệuvà đầu tư cho công tác này
- Một số Trường ĐH thành viên có truyền thống, thương hiệu và uy tín


CƠ HỘI

THÁCH THỨC

- Vị thế, địa vị của ĐHQGHN được pháp điển hóa là cơ sở phát lý vững - Kinh phí hoạt động dành cho công tác Quản trị thương hiệu chưa có
chắc cho XD và phát triển thương hiệu.
(thường lồng ghép vào các hoạt động khác).
- Công tác quản trị thương hiệu ở ĐHQGHN đang được nhìn nhận với vai - CBNV làm công tác quản trị thương hiệu thiếu, năng lực và kinh nghiệm


trò quan trọng trong giai đoạn mới.

chưa đáp ứng được yêu cầu mới.

- ĐHQGHN đang đẩy mạnh CCHC, sắp xếp lại cơ cấu tổ chức bộ máy, - Cạnh tranh giữa các cơ sở giáo dục đại học, nghiên cứu khoa học trong
hoàn thiện cơ chế quản lý, điều hành, sẽ là cơ hội để đổi mới công tác và ngoài nước đòi hỏi công tác QTTH cần có chiến lược, kế hoạch thực
quản trị thương hiệu.
hiện rõ ràng và xứng tầm.


- Hoạt động truyền thông trên các phương tiện thông tin đại chúng đang
ngày càng được phổ biến rộng rãi đem lại cơ hội tốt nhất để quảng bá
hình ảnh, thương hiệu và vị thế của Trường.
- Công tác CCHC, tái cấu trúc và hoàn thiện bộ máy quản lý, điều hành sẽ
đem lại hiệu quả tích cực trong công tác Quản trị thương hiệu của

ĐHQGHN.


IV. Truyền thông (nội bộ và bên ngoài)
ĐIỂM MẠNH

ĐIỂM YẾU

Khoa Báo chí và Trung tâm NVBCTT thuộc Trường ĐHKHXH&NV là các - Về chiến lược, quy hoạch và thể chế: Chưa xác định được mục tiêu và
đơn vị có truyền thống, kinh nghiệm đào tạo và thực hiện nghiệp vụ Chiến lược rõ ràng để có kế hoạch thực hiện; chưa có các Quy định, chế


truyền thông.
Trung tâm NVBCTT đang được đầu tư, nâng cấp về CSVC.

tài triển khai thống nhất trong toàn ĐHQGHN.

- Tổ chức thực hiện: hệ thống tổ chức thực hiện chưa đồng bộ, manh
mún, không có tính liên thông, liên kết cao và chưa chuyên nghiệp (cả về
Bản tin và Website được đánh giá cao trong cộng đồng đại học và bạn
bộ máy nhân lực cũng như cơ sở vật chất).
đọc nói chung.


- Lãnh đạo ĐHQGHN quan tâm đến lĩnh vực truyền thông (Giám đốc
trực tiếpchỉ đạo).
- Một số trường thành viên đã có 1 đơn vị chuyên trách về công tác
truyền thông - website: Bộ phận Truyền thông, có kế hoạch cụ thể cho

hoạt động truyền thông hàng năm.
CƠ HỘI
- Uy tín và hình ảnh của ĐHQGHN đã được tạo dựng.
- ĐHQGHN có bộ phận chức năng thực hiện công tác truyền thông

THÁCH THỨC
- Nguồn lực dành cho các hoạt động Truyền thông hạn hẹp, chưa được
xác định rõ rang.


chuyên trách; có đơn vị nghiên cứu, giảng dạy và thực hành về nghiệp - Cạnh tranh mạnh mẽ và bùng nổ về công nghệ về truyền thông trong và
vụ báo chí, truyền thông.
ngoài nước.
- Hệ thống đối tác và cộng tác viên lớn, có tiềm năng.
- Đối tượng truyền thông nội bộ với số lượng lớn là thanh niên, sinh viên

- Cán bộ, NV làm công tác truyền thông chưa chuyên nghiệp, chưa đáp
ứng được yêu cầu của ĐHQGHN trong tình hình mới.


có tiềm năng lớn khi tham gia tuyền thông bằng các phương tiện hiện - Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, các xu hướng truyền thông
đại, mạng xã hội.
luôn được bổ sung và thay đổi, việc nắm bắt kịp xu thế và giải quyết
những vấn đề do khủng hoảng truyền thông đưa đến.
- Trong giai đoạn phát triển mới của ĐHQGHN truyền thông có vai trò
đặc biệt quan trọng, có cơ hội được đẩy mạnh.