Quản trị dự án, tiến độ, kế hoạch và tài chính

22/11/2015

Tuần 5-10
(Week 5-10)
Email:

Pham Van Hai

@Hai V Pham

1

Khái niệm
◦ Phạm vi của dự án là các công việc cần thiết phải thực hiện để tạo
kết quả của dự án và chỉ các công việc đó mà thôi.

Hoạch định phạm vi
◦ Xác định danh mục các công việc cần và đủ để thực hiện dự án
◦ Cần tránh các xu hướng
Phạm vi quá hẹp: Không đủ bao quát thực hiện mục tiêu.
Phạm vi quá rộng: Thừa, không cần thiết, gây lãng phí.

Phương pháp và công cụ sử dụng
Branstorming – Cho các dự án nhỏ, đơn giản
WBS ((Work Breakdown Structure) - Cơ cấu phân chia công việc – Cho các
dự án vừa và lớn

Kết quả phải đạt

Danh mục các công việc được mã hóa và sắp xếp theo
trật tự logic

Nhà quản lý chức năng

Nhà quản lý dự án

Là một chuyên gia giỏi trong lĩnh

Là người có kiến thức tổng hợp, hiểu

vực chuyên môn họ quản lý

biết nhiều lĩnh vực chức năng, có kinh

Thạo kỹ năng phân tách (cách tiếp

Mạnh về kỹ năng tổng hợp (sử dụng

cận phân tách)

cách tiếp cận hệ thống)

nghiệm phong phú

Như một đốc công, một người giám

Là một nhà tổ chức, phối hợp mọi

sát kỹ thuật về lĩnh vực chuyên sâu.

người, mọi bộ phận cùng hoàn thành dự

án.

Chịu trách nhiệm lựa chọn công

Chịu trách nhiệm đối với công tác tổ

nghệ

chức, tuyển dụng cán bộ, lập kế hoạch,
hướng dẫn và quản lý dự án.

1


22/11/2015

Nguồn lực
Mục
Tiêu DA

Các CV cần thiết
(phạm vi)

Thời gian và tiến độ

Kinh phí thực hiện

Lập dự án

Kế hoạch thực hiện dự án

Kết thúc hoạt động mua bán

Công cụ và hỗ trợ
tr
ầu
u vào

1. Kiểm toán quy trình
mua bán
2. Hệ thống tài liệu
theo dõi quy trình

Kếtt quả
qu

6

22/11/2015

2


22/11/2015

Nhóm 1: Các hợp đồng liên quan tới nhân lực
quản lý dự án (gọi là H NL)
Nhóm 2: Các hợp đồng liên quan tới các hoạt
động hỗ trợ quản lý dự án (H HT): H thuê
nhà, điện thoại…

Nhóm 3: Các hợp đồng mua sắm để triển khai
dự án (H MS)

7

22/11/2015

Hợp
p đồng
đ ng trọn
tr n gói:
gói là hợp đồng theo giá
khoán gọn
Hợp
p đồng
đ ng chìa khóa trao tay:
tay là hợp đồng bao
gồm toàn bộ các công việc được thực hiện
thông qua một nhà thầu.
- Hợp
p đồng
đ ng có điều
đi u chỉnh
ch nh giá:
giá tại thời điểm ký
kết hợp đồng không đủ điều kiện xác định
chính xác về số lượng và khối lượng /biến
động lớn về giá cả

8

22/11/2015

Hợp
p đồng
nh giá:
đ ng cố định
giá là hợp đồng theo giá
khoán gọn (F
Fix Price)
Hợp
p đồng
đ ng chìa khóa trao tay:
tay là hợp đồng bao
gồm toàn bộ các công việc được thực hiện
thông qua một nhà thầu.
- Hợp
p đồng
đ ng có điều
đi u chỉnh
ch nh giá (Cost
(C
Reimbursable)): tại thời điểm ký kết hợp đồng
không đủ điều kiện xác định chính xác về số
lượng và khối lượng /biến động lớn về giá cả

9

22/11/2015

3


22/11/2015

Tập hợp có tổ chức các dữ liệu liên quan tới
việc triển khai, hỗ trợ và giám sát thực hiện
các hợp đồng,
Dữ liệu số lượng (về thời gian, giá trị hợp
đồng, số lượng nhân sự v.v.) và dữ liệu chất
lượng ( ịa chỉ liên lạc, nghĩa vụ quyền lợi, điều
kiện bảo hiểm v.v.)

10

22/11/2015

Xác định nội dung/tiêu chí, báo cáo chuẩn của
CSDL
Thống nhất hệ thống mã, ký hiệu cho các nội
dung, tiêu chí, báo cáo của CSDL
Tập hợp các dự liệu/chi tiết liên quan tới các
hợp đồng của dự án
Chọn lọc, xắp xếp và tổ chức các dữ liệu
Lưu trữ, xử lý

11

22/11/2015

Nhằm đảm bảo rằng mọi hoạt động trong hợp
đồng được thực hiện tốt, loại bỏ hoặc giảm
thiểu tối đa tranh chấp, thiệt hại, rủi ro.
Nhiệm vụ chính: Kiểm tra tiến độ và kết quả
thỏa thuận

12

22/11/2015

4


22/11/2015

Khảo sát thực tế định kỳ
Khảo sát thực tế đột xuất
Xem xét các dữ liệu đã có
Xem xét chứng từ tài chính
Nguồn thông tin không nên chỉ từ các báo cáo
chính thức mà nên khuyến khích sử dụng
thông tin thực, chưa qua xử lý. Ví dụ, với hợp
đồng tư vấn, bảng chấm công, báo cáo tiến độ
của từng tư vấn

13

22/11/2015

Thuận: Vượt mức yêu cầu

Nghịch
◦ Chậm hơn tiến độ yêu cầu
◦ Vượt quá chi phí dự kiến
◦ Sản phẩm không đạt yêu cầu chất lượng.

Văn bản hoá tất cả những thay đổi diễn ra, ngay
cả khi chưa được phê chuẩn

14

22/11/2015

Các nguyên nhân dẫn tới tranh chấp
Cam kết tài chính không được thực hiện
Hiểu sai các diễn đạt trong hợp đồng
Không kiểm soát tốt các rủi ro trong hợp đồng
Bên chủ hợp đồng đưa ra quá nhiều yêu cầu
ngoài hợp đồng mà không thay đổi chi phí

15

22/11/2015

5


22/11/2015

Là việc xây dựng lịch trình thực hiện dự án và
đảm bảo cho lịch trình đó được thực hiện

đúng theo kế hoạch đã lập

1 giờ lập
kế hoạch

3 giờ
thực thi

17

1.

2.

3.

Xác định
đ nh công việc:
vi c:
4.
Xác định các hoạt động
cụ thể phải được thực
hiện để triển khai dự
án
5.
Xác định
đ nh trình tự
t hoạt
ho t
động

ng:
ng Xác định và chỉ
rõ mối liên hệ giữa các
6.
hoạt động của dự án
Ước
c lượng
lư ng nguồn
ngu n lực:
l c:
Dự toán trang thiết bị,
vật tư cần để thực hiện
từng hoạt động dự án

22/11/2015

Ước
c tính thời
th i gian hoạt
ho t
động
ng:
ng Thời gian để
hoàn thành hoạt động
với nguồn lực dự kiến
Lập
p lịch
ch trình làm việc
vi c:
Xây dựng lịch hoạt động

của dự án
Kiểm
ch làm việc
Ki m soát lịch
vi c:
: Theo dõi, cập nhật
tiến độ dự án, điều
chỉnh theo thực tế

18

22/11/2015

6


22/11/2015

1.

2.

3.

Xác định
đ nh công việc:
vi c:
Xác định các hoạt động
cụ thể phải được thực
hiện để triển khai dự

án
Xác định
đ nh trình tự
t hoạt
ho t
động
ng:
ng Xác định và chỉ
rõ mối liên hệ giữa các
hoạt động của dự án
Ước
c lượng
lư ng nguồn
ngu n lực:
l c:
Dự toán trang thiết bị,
vật tư cần để thực hiện
từng hoạt động dự án

ầu vào: Bản kế
hoạch quản lý dự án
và các giả định
Kỹ thuật sử dụng:
Cấu trúc phân rã
công việc WBS, chia
các hoạt động lớn
thành các gói công
việc nhỏ dễ quản lý
hơn
Kết quả: Bản Danh

mục các công việc
19

1.

2.

3.

Xác định
đ nh công việc:
vi c:
Xác định các hoạt động
cụ thể phải được thực
hiện để triển khai dự
án
Xác định
đ nh trình tự
t hoạt
ho t
động
ng:
ng Xác định và chỉ
rõ mối liên hệ giữa các
hoạt động của dự án
Ước
c lượng
lư ng nguồn
ngu n lực:
l c:

Dự toán trang thiết bị,
vật tư cần để thực hiện
từng hoạt động dự án

Lên sơ đồ thứ tự và
quan hệ các hoạt
động trong dự án.
Kết quả: Thứ tự hoạt
động các công việc

20

1.

2.

3.

Xác định
đ nh công việc:
vi c:
Xác định các hoạt động
cụ thể phải được thực
hiện để triển khai dự
án
Xác định
đ nh trình tự
t hoạt
ho t
động

ng:
ng Xác định và chỉ
rõ mối liên hệ giữa các
hoạt động của dự án
Ước
c lượng
lư ng nguồn
ngu n lực:
l c:
Dự toán trang thiết bị,
vật tư cần để thực hiện
từng hoạt động dự án

22/11/2015

22/11/2015

cần bao nhiêu người
để thực hiện hoạt
động? cần loại nguyên
vật liệu gì và số lượng
bao nhiêu? Cần loại
trang thiết bị gì? Chi
phí tương ứng?

21

22/11/2015

7

22/11/2015

4.

5.

6.

4.

5.

6.

Ước
c tính thời
th i gian
hoạt
ng:
ho t động
ng Thời gian
để hoàn thành hoạt
động với nguồn lực dự
kiến
Lập
p lịch
ch trình làm việc
vi c:

Xây dựng lịch hoạt
động của dự án
Kiểm
ch làm
Ki m soát lịch
việc
vi c: : Theo dõi, cập
nhật tiến độ dự án,
điều chỉnh theo thực tế

Ước
c tính thời
th i gian
hoạt
ng:
ho t động
ng Thời gian
để hoàn thành hoạt
động với nguồn lực dự
kiến
Lập
p lịch
ch trình làm việc
vi c:
Xây dựng lịch hoạt
động của dự án
Kiểm
ch làm
Ki m soát lịch
việc

vi c: : Theo dõi, cập
nhật tiến độ dự án,
điều chỉnh theo thực tế

Câu hỏi: Với nguồn lực
hiện tại cần bao nhiêu
thời gian cho mỗi hoạt
động?

22

22/11/2015

23

22/11/2015

24

22/11/2015

Ví dụ

8


22/11/2015

4.

5.

6.

Ước
c tính thời
th i gian
hoạt
ng:
ho t động
ng Thời gian
để hoàn thành hoạt
động với nguồn lực dự
kiến
Lập
p lịch
ch trình làm việc
vi c:
Xây dựng lịch hoạt
động của dự án
Kiểm
ch làm
Ki m soát lịch
việc
vi c: : Theo dõi, cập
nhật tiến độ dự án,
điều chỉnh theo thực tế

So sánh giữa tiến độ
thực tế và Bản kế hoạch

tiến độ để phát hiện sai
lệch;
Điều tra bộ phận và
nguyên nhân gây sai
lệch,
Điều chỉnh lại bản kế
hoạch thực thi dự án nếu
cần thiết.

25

22/11/2015

Phải được tiến hành trước khi công việc bắt đầu
Có sự tham gia của những người thực hiện
Bảo đảm tính linh hoạt của kế hoạch, cho phép điều
chỉnh kế hoạch, có tính đến thời gian xem xét và
phê duyệt;
ơn giản, chi tiết đến mức cần thiết.
Cần phải nhớ rằng lịch trình thực hiện chỉ là dự định
để tiến hành công việc và nó không bao giờ chính
xác tuyệt đối. Xem xét, cập nhật định kỳ
Trao đổi kế hoạch với tất cả các bên liên quan. Mọi
kế hoạch sẽ vô giá trị nếu không được mọi người
biết đến.

26

22/11/2015

Công cụ giúp tách công việc dự án thành
các bộ phận nhỏ hơn để dễ quản lý
Bảng mô tả toàn bộ công việc dự án theo
cấu trúc, phân công công việc cụ thể theo
từng cấp quản lý, nêu rõ trách nhiệm và
quyền hạn của từng nhóm công tác, có
đánh giá thời gian và chi phí hoàn thành
công việc đề ra

27

22/11/2015

9


22/11/2015

Các mức
c
độ quản
qu n lý

Các mức
c
độ
kỹ
thuật
thu t

Mức
c độ
đ

Mô tả
t

1
2
3

Toàn bộ chương trình
(total program)

4
5
6

Dự án (project)
Nhiệm vụ chính (task)
Nhiệm vụ phụ (subtask)
Mảng công việc (work
package)
Mức độ cố gắng (level of
effort)
28

22/11/2015

29

22/11/2015

Mức độ chi tiết và giai đoạn kiểm soát
Thời gian kiểm soát như thế nào là hợp lý?

30

22/11/2015

10


22/11/2015

Phương pháp sơ đồ Gantt nhằm quản lý
tiến trình và thời hạn các công việc dự án.
Theo đó, trên hệ trục tọa độ hai chiều, trục
tung thể hiện các công việc của dự án, trục
hoành thể hiện thời gian hoàn thành các
công việc này.
Mục đích của sơ đồ GANTT là xác định một
tiến độ hợp lý để thực hiện các công việc
khác nhau của dự án.
Sơ đồ GANTT thích hợp cho loại dự án có
quy mô nhỏ, khối lượng công việc ít, thời
gian thực hiện của từng công việc và cả dự
án không dài.

Thời gian thực hiện (tháng)

Công việc

1

2

3

4

5

6

7

8

9

A1
A2
A3
A4
A5

32

22/11/2015

33

22/11/2015

Bài
giả
ng

11


22/11/2015

34

22/11/2015

35

22/11/2015

Bài
giả
ng

Phương án bình thường
Là phương án dự tính mức chi phí cho các công việc dự án ở
mức bình thường và thời gian thực hiện dự án là dài nhất.

Phương án đẩy nhanh

Là phương án có tổng thời gian thực hiện ngắn nhất và chi phí
lớn nhất.

Phương án điều chỉnh (Kế hoạch thực hiện dự án)
Trên cơ sở phương án bình thường và đẩy nhanh các nhà
quản lý dự án tiến hành điều chỉnh (rút ngắn các công việc) để
có được phương án điều chỉnh.
Phương án điều chỉnh có chi phí thấp hơn phương án đẩy
nhanh và thời gian rút ngắn hơn so với phương pháp bình
thường
Phương án điều chỉnh chính là kế hoạch thực hiện dự án tối
ưu về kinh phí.

12


22/11/2015

Quản lý chi phí dự án bao gồm những quá
trình cần phải thực hiện để chắc chắn rằng dự
án được
đư c hoàn thành với
v i ngân sách thoả
tho đáng.
đáng
QLCP bao gồm quản lý chi phí về lao động,
nhiên liệu, nguyên liệu, vật liệu, cơ sở vật chất,
dịch vụ, thuế v.v

37

22/11/2015

Khái niệm
Kiểm soát chi phí là việc kiểm tra, theo dõi tiến độ chi phí,
xác định những thay đổi so với kế hoạch, trên cơ sở đó đề
xuất những giải pháp để quản lý hiệu quả chi phí dự án.

Nội dung kiểm soát
Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch
so với kế hoạch
Ngăn cản những thay đổi không được phép
Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi được phép

Công cụ kiểm soát chi phí
ường chi phí kế hoạch (đường chi phí cơ sở) – Là đường
cong (hình chữ S) thể hiện chi phí thực hiện các công việc
theo tiến trình dự án được lập theo kế hoạch.

Đường cong chi phí
1000

600

Khởi công sớm
Khởi công muộn

400
200

19

16

13

7

10

4

0
1

Tr.đồng

800

Tuần

13


22/11/2015

Đường cong chi phí
1000
Tr.đồng

800
Khởi công sớm
Khởi công muộn
Kế hoạch

600
400
200

19

16

13

7

10

4

1

0

Tuần

Dự toán chi phí dựa trên kế hoạch sử dụng
nguồn lực; -> chi phí cho mỗi hoạt động là
bao nhiêu

Xây dựng
d ng ngân sách cho các khoản chi đã lên
kế hoạch; -> chi phí lấy từ nguồn nào, khi nào
chi?
Giám sát,
sát điều phối việc sử dụng ngân sách

41

22/11/2015

Cần dự toán những gì?
Chi phí biến đổi VC (Variable Costs): nguyên
vật liệu, lương…
Chi phí cố định FC (Fixed Costs): Chi thuê nhà
xưởng, chi phí thành lập…
Chi phí trực tiếp Direct Costs: chi cho các
khoản mục của dự án
Chi phí gián tiếp Indirect Costs: chi quản lý,
thuế, phụ cấp ngoài lương…

42

22/11/2015

14


22/11/2015

Ước
Ước
Ước
Ước
Ước

tính từ trên xuống (Top down)
tính từ dưới lên (Bottom-up)
tính tương tự (Analogous Estimate)
tính tham số (Parametric Estimate)
tính bình quân (Three-point Estimate)

43

22/11/2015

Sử dụng số liệu của các dự án tương tự đã có từ trước
Ưu điểm

Nhược điểm

Nhanh
Không cần xác định
hoạt động chi tiết
Ít tốn chi phí
Có thể dự đoán ở mọi
mức độ chi tiêt của dự
án
Cho thấy tổng chi phí
dự kiến

44

Ít chính xác
Ít thông tin chi tiết, ít
hiểu dự án
Yêu cầu kinh nghiệm
cao
Khó áp dụng với những
dự án phức tạp
Không thấy được sự
khác nhau giữa các dự
án
22/11/2015

Dựa vào WBS, ước tính chi phí và lịch trình cho từng gói
công việc, sau đó tổng hợp lại để tính tổng số cho dự án.
Ưu điểm

Nhược điểm

Chính xác
Có sự đóng góp của đội
dự án
Có sự phân tích dự án
chi tiết
Cung cấp khả năng
quản lý, điều khiển dự
án hiệu quả
45

Tốn thời gian và chi phí
ội dự án phải được
đào tạo kỹ năng dự
toán
Yêu cầu phải hiểu rõ và
đã phân tích dự án chi
tiết

22/11/2015

15


22/11/2015

46

22/11/2015

Là dự toán từ trên xuống, sử dụng các mô hình
toán học và các công cụ tính toán để đưa ra các dự
báo.

47

48

22/11/2015

22/11/2015

16


22/11/2015

Ước
c lượng
lư ng khả
kh dĩ nhất
nh t (ML(ML-Most Likely): Chi phí
cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “bình
thường” hay “hợp lý”.
Ước
c lượng
lư ng lạc
l c quan nhất
nh t (MO(MO-Most Optimistic): Chi
phí cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “tốt
nhất” hay “lý tưởng” (không có trở ngại nào).
Ước
c lượng
lư ng bi quan nhất
nh t (MP(MP-Most Pessimistic): Chi
phí cần để hoàn thành công việc một cách “tồi nhất”
(đầy trở ngại).
Ước
c lượng
lư ng cuối
cu i cùng tính theo công thức:

th c: (MO +
4(ML) + MP)/6
49

Đầu vào

22/11/2015

Xử lý

- Bản ước tính
chi phí và
KH chi phí
- Hồ sơ tiến
trình DA
- Hồ sơ KH sử
dụng
các nguồn lực
- Các HĐ
- Các quy định
của DN
50

51

Đầu ra
- Bản quy định
việc sử dụng
đồng vốn một
cách hiệu quả

- Các điều kiện để
được giải ngân
- Điều chỉnh hồ sơ
sổ sách

22/11/2015

22/11/2015

17


22/11/2015

52

22/11/2015

53

22/11/2015

200%

90%

180%

80%

160%

%Chi phí

70%

140%
Hoạch đònh

60%

Thực
tế

50%
40%

120%
100%
80%

30%

60%

20%

40%

10%

20%

0%

% Công việc

Phối hợp các đường cong chữ S
100%

0%
0

2

4

6
8
10 12 14 16 18
Thời gian thực hiện dự án (ngày)

ĐỒ THỊ
Phối hợp các đường cong chữ S chi phí và khối lượng cơng việc của dự án
54

18


22/11/2015

Kiểm soát chi
phí tích luỹ

180
160
140
120
100
80
60
40
20
0

Chi phí tích luỹ
Ngân sách tích luỹ
Giới hạn kiểm soát dưới
Giới hạn kiểm soát trên

1

2

3

4

5

Kiểm soát chi
phí theo thời kỳ

50
40
Chi phí

30

giới hạn trên
20

Giới hạn dưới

10
0
1

2

3

57

4

5

22/11/2015

19


22/11/2015

Quá trình đo
lường, đánh
giá, điều chỉnh
thực hiện

Đạt mục tiêu,
có hiệu quả

Thực thi dự án
Đầu vào

Đầu ra
Mối liên hệ
ngược

Không
cần điều
chỉnh

Các tiêu
chuẩn
Kết quả
mong
muốn

Kết quả
thực tế

Thực hiện
điều chỉnh

Lập kế hoạch
tổng quan

Nguyên tắc:
kế hoạch
HT thông tin BC
HT phân tích
HT phản hồi

So
sánh

Đo
lường
kết quả
thực tế

Xây dựng kế
hoạch điều
chỉnh

Phân tích
nguyên nhân
sai lệch

Quá trình
thực hiện

Xác định
các sai
lệch

Theo dõi, đo
lường

Các thay đổi,
rủi ro,
phát sinh

Điều
chỉnh

Phân tích
thực trạng

Thu thập thông
tin, báo cáo

20


22/11/2015

Các quá trình

kiểm soát chung

Các báo cáo
tiến trình

Kiểm soát chung
đối với các thay đổi

.

.

Các quá
trình
kiểm
soát hỗ
trợ

Kiểm soát thay
đổi nội dung
Kiểm soát
tiến độ

Kiểm soát
chất lượng

Kiểm soát
chi phí

Kế hoạch

Kiểm soát
rủi ro

Thực tế

Phát hiện
sai lệch

Phân tích
xu thế

Phản ứng điều
chỉnh

21