ÔN THI hệ THỐNG THÔNG TIN kế TOÁN

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
ÔN THI HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
CHƯƠNG 1
1. So sánh lưu đồ và sơ đồ
Lưu đồ
Nhấn mạnh khía cạnh vật lý của xử lý
và luân chuyển thông tin
Mô tả luân chuyển thông tin giữa các xử
lí, lưu trữ và đối tượng bên ngoài hệ
thống
Mô tả phương tiện lưu trữ, xử lí, và luân
chuyển dữ liệu.
Trình bày người tham gia trong quá
trình luân chuyển và xử lý dữ liệu
Được dùng nhiều hơn khi mô tả hệ
thống hiện hành
Sử dụng nhiều kí hiệu

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)
Nhấn mạnh tính logic của xử lý và luân
chuyển thông tin.
Mô tả luân chuyển thông tin giữa các xử
lí, lưu trữ và đối tượng bên ngoài và bên
trong hệ thống
không mô tả phương tiện lưu trữ, xử lí,
và luân chuyển dữ liệu.
Không trình bày người tham gia trong
quá trình luân chuyển và xử lý dữ liệu
Được dùng nhiều hơn khi thiết kế hệ
thống mới
Sử dụng ít ký hiệu

2. Ký hiệu
Sơ đô dòng dữ liệu

Hoạt động xử lý

Dòng dữ liệu

Lưu đồ
Ký hiệu
KH đầu vào

Đối tượng bên ngoài

AIS thủ công
Hóa
PT

Lưu trữ

AIS bằng máy

đơn,

PT

Nhập liệu

KH xử lý
Lập PT

KH đầu ra

Chứng từ,
báo cáo

Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh

Cập nhật

Sổ

Trang 1

Chứng từ,
báo cáo

Sổ


HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
KH lưu

D: theo ngày
N: theo STT
A: theo chữ cái

KH khác
KH, NCC
A

Đối tượng bên ngoài

Ký hiệu nối

Gọi điện thoại

3. Cách vẽ
3.1. Sơ đồ dòng dữ liệu
B1: Xác dịnh đối tượng: người, vật, nơi diễn ra hoạt động
B2: Mô tả hoạt động theo trình tự thời gian của các đối tượng
B3: Xác định đối tượng bên ngoài, bên trong hệ thống
HĐ chuyển/nhận
chứng từ, báo cáo
Đối
tượng

thông

tin,

Đối tượng bên ngoài

HĐ xử lý: bằng tay, bằng máy

Đối tượng bên
trong

HĐ chức năng: nhận hàng, nhập
kho, xuất kho, giao hàng

Đối tượng bên ngoài

B4: Nhóm đối tượng cùng thời điểm cùng đối tượng or cùng thời điểm khác đối tượng
Luôn bắt đầu bằng động từ cho ký hiệu hđộng xử lý
3.2. Lưu đồ
B1: Xác định đối tượng bên trong, bên ngoài
B2: vẽ Lưu đồ
- Có bao nhiêu đối tượng bên trong vẽ bấy nhiêu cột (nhưng loại đối tượng vật)
Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh

Trang 2


HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Vẽ thông tin theo chiều từ trên xuống, từ trái qua phải
Đầu vào của ký hiệu xử lý là gì thì đầu ra sẽ là cái đó
B3: Kiểm tra
Chứng từ không thể là điểm đầu cũng như điểm cuối của dòng thông tin
CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG HTTTKT
1. So sánh mô hình tổ chức dữ liệu theo từng hệ thống riêng lẻ và tổ chức theo hệ quản
trị cơ sở dữ liệu
Theo kế toán truyền
Theo từng ứng dụng- XL
Theo hệ QTCSDL
thống
bằng máy
Chỉ quan tâm dữ liệu tài
Tất cả dữ liệu được lưu
DL được lưu phục vụ cho 1

chính và được lưu ở nhiều
chung, được quản lý bởi hệ
ứng dụng (1 loại hoạt động)
loại sổ
quản trị cơ sở dữ liệu
Tránh trùng lắp, mâu thuẫn
DL trùng lắp, không chia sẻ và dùng chung DL được, có
DL, tăng tính kịp thời của
sự mâu thuẫn DL
DL
-

-

2. Trình bày ưu và nhược điểm của phương thức nhập dữ liệu theo thời gian thực và
theo lô
Nội dung

Theo thơi gian thực

Theo lô

Ưu điểm

- Sự kiện được ghi nhận
ngay sau phát sinh. Các tập
tin chính được cập nhật
ngay.
- Khi dữ liệu được nhập, sẽ
kiểm tra các dữ liệu trong

tập tin chính liên quan.Đảm
bảo thông tin chính xác.
- Phản ánh kịp thời tình
hình hoạt động kinh doanh
và tài chính theo thời gian
thực

- Sự kiện được ghi nhận
định kỳ theo một lô nghiệp
vụ nên giảm thời gian nhập
liệu.
- Hạn chế nhập liệu trùng
lắp nghiệp vụ.
- Dễ kiểm tra được việc
nhập số tiền dựa trên đối
chiếu số tổng của lô do
chương trinh tính với số
tính trước khi nhập.

Nhược điểm

- Dữ liệu phải được cập
nhật ngay sau khi phát sinh
nên tốn nhiều thời gian.
- Khó phát hiện nhập liệu
trùng lắp nghiệp vụ.
- Khó kiểm tra được việc

- DL đưa vào hệ thống và
cập nhật vào tập tin chính

chậm hơn so với thời gian
thực xảy ra nghiệp vụ.
- Sai sót dữ liệu dữ liệu thu
thập trên chứng từ khong

Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh

Trang 3


HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
nhập số tiền do không có số được phát hiện kịp thời và
tổng cộng do chương trình sửa chữa và Thông tin
tính.
không đảm bảo tính chính
xác
- KHông phản ánh kịp thời
tình hình hoạt động kinh
doanh và tài chính theo thời
gian thực
3. Tại sao phải mã hóa thực thực thể mang dữ liệu?
- Các thực thể mang dữ liệu sẽ được mã hóa để tạo tính duy nhất, phân biệt giữa chúng
với nhau.
- Việc mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu và truy
xuất thông tin liên quan đến các thực thể.
- Tổ chức các hoạt động đối tượng, nguồn lực để đáp ứng các yêu cầu quản lí, yêu cầu
thông tin.
4. Các bước thực hiện mã hóa:
- Xác định đối tượng cần mã hóa
- Liệt kê các yêu cầu mã hóa của đối tượng

- cân nhắc các yêu cầu mã hóa: tính duy nhất, tính đại diện (1 bộ mã đại diện cho 1 đối
tượng)
- Với mỗi yêu cầu mã hóa lần lượt xác định:
+ Số lương phát sinh mỗi yêu cầu
+ Loại mã để thực hiện: mã trình tự hay mã gợi nhớ (mã phân cấp khi đề yêu cầu)
+ Số lượng ký tự để thực hiện yêu cầu
Lưu ý:
Vi phạm tính đại diện: Khách hàng – hàng hóa;
Vi phạm tính duy nhất: Kho - HH

Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh

Trang 4