Bảo quản và lưu trữ hóa đơn trong công ty cổ phần

BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ HÓA ĐƠN TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN
Hóa đơn là chứng từ quan trọng, do người bán lập, ghi nhận các thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, thể hiện
doanh thu và là căn cứ quan trọng để thực hiện quyết toán, khấu trừ thuế. Do đó, doanh nghiệp phải thực
hiện chặt chẽ công tác bảo quản và lưu trữ hóa đơn, cụ thể:
1. Đối với hóa đơn chưa lập (bao gồm cả hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in)
- Hóa đơn tự in chưa lập phải được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.
Theo đó, phần mềm ứng dụng để in hóa đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho
người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng
dụng.
- Hóa đơn đặt in chưa lập phải được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có
giá.
2. Đối với hóa đơn đã lập
Nếu doanh nghiệp có đơn vị kế toán thì hóa đơn được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế
toán. Cụ thể:
- Phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
- Trường hợp hóa đơn bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hóa đơn đó, nếu
hóa đơn bị mất, cháy, hỏng thì thực hiện xử lý hóa đơn theo các trường hợp đó - xem chi tiết tại công
việc"Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng".
- Hóa đơn phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc
công việc kế toán.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế
toán.
- Thời hạn lưu trữ các hóa đơn ít nhất là 10 năm. Trường hợp hóa đơn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan
trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng thì phải được lưu trữ vĩnh viễn.
Trường hợp doanh nghiệp không phải là đơn vị kế toán thì hóa đơn được lưu trữ và bảo quản như tài sản
riêng của doanh nghiệp.