Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư ở bệnh viện tâm thần thành phố đà nẵng

SỞ Y TẾ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
BỆNH VIỆN TÂM THẦN

SÁNG KIẾN CẢI TIẾN

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI BỆNH VIỆN TÂM THẦN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Người thực hiện: Phan Thị Tuyết

Đà Nẵng, tháng 9 năm 2015


MỤC LỤC
I.

ĐẶT

VẤN

II.

………………………………………………………
CƠ
SỞ

III.

LUẬN……………………………………………………
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.
2.

VIỆN……………
Đặc điểm chung về Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng ……………….. 11
Thực
trạng
công
tác
văn
thư
tại
Bệnh
viện 14

3.
III.

…………………………
Đánh giá những ưu khuyết điểm và nguyên nhân ………………… 20
KẾT
LUẬN 22

IV.

…………………………………………………………
KIẾN
…………………………………………………………
TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

ĐỀ 1
LÝ 3
BỆNH 11

NGHỊ 27


Chương 1
ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong bất cứ một cơ quan nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng
giữa các cơ quan đơn vị, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữa
doanh nghiệp với khách hàng. Mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung ở bộ phận
văn thư để quản lý và sử dụng có hiệu quả. Vì vậy công tác văn thư có vai trò rất
lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh
nghiệp sản xuất kinh doanh.
Có thể nói công tác văn thư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan.
Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những
quyết định quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được những quyết sách
đúng đắn đảm bảo có lợi cho đơn vị.
Văn thư là một trong những công tác không thể thiếu được đối với quản lý
nhà nước. Nếu tổ chức tốt công tác văn thư sẽ giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt
được tình hình hoạt động của cơ quan. Ngoài ra công tác văn thư còn là cơ sở
vững chắc đảm bảo cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh
chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng đường lối chính sách của Đảng
và Nhà nước, đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu.
Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng là đơn vị có bề dày lịch sử hoạt động và đang
trên đà phát triển lớn mạnh. Số lượng văn bản, giấy tờ đi và đến ngày càng tăng.
Hiện nay Bệnh viện đã có nhiều cố gắng từng bước hoàn thiện công tác văn thư,

song vẫn còn tồn tại những điểm bất cập như nhận thức của cán bộ viên chức đối
với công tác văn thư còn hạn chế; quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản chưa
được thống nhất làm cho hiệu quả công việc bị giảm sút,…


Chính vì những lý do trên tôi đưa ra sáng kiến kinh nghiệm: "Thực trạng
và giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư ở Bệnh viện Tâm thần
thành phố Đà Nẵng" .
Sáng kiến này nhằm đạt được những mục đích phân tích, đánh giá thực
trạng các hoạt động văn thư tại Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng, thấy rõ những ưu
điểm và hạn chế nhằm đưa ra những kiến nghị giải pháp giải quyết.


Chương 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.

Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ

cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan nhà
nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đợn vị vũ trang. Là toàn bộ các
công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải
quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Các văn bản hình thành
của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu
quả.
2.

Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng

trong hoạt động của cơ quan. Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng quản lý của cơ quan.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các loại
văn bản và sử dụng chúng để làm phương tiện mọi hoạt động của cơ quan. Vì
vậy việc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở
những quy định chung của Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu
nhằm gắn liền với hoạt động của cơ quan.
3.

Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ

nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Thông tin phục
vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin
chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung có thể
xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà


văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin
mang tính pháp lý của Nhà nước.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất
lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi
phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ
quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động
của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó nó sẽ
là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá trình
hoạt động.

Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ được toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản
tạo điều kiện tốt nhất cho công tác của cơ quan. Đây là nguồn bổ sung chủ yếu,
thưòng xuyên cho tài liệu quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị.
Trong các quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt
việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào quốc gia. Nếu chất lượng hồ sơ không
tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào cơ quan thấp, nếu
không sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác lưu trữ.
Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm
được công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ
những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết
công việc trước mắt và nộp vào để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
4.

Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu

cầu sau:


- Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn: quá trình giải quyết công việc phụ
thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý; giải quyết văn bản
kịp thời sẽ góp phần hoàn thiện tốt công việc cơ quan.
- Phải đảm bảo tính chính xác cao: Về mặt nội dung: phải chính xác tuyệt
đối về mặt pháp lý, không trái với các văn bản cấp trên; dẫn chứng trích dẫn, số
liệu phải chính xác, đầy đủ. Về mặt thể thức phải đầy đủ theo quy định, chính
xác về các khâu nghiệp vụ văn thư.
- Bí mật: Trong các văn bản đi và đến có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật
của cơ quan, nhà nước. Do đó trong quá trình sao gửi, tiếp nhận, phát hành, bảo
quản đều phải đảm bảo tính bí mật, tức là chỉ có những người lien quan mới
được biết nội dung văn bản.

- Tính hiện đại: Việc thực hiện các nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn
liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại là một trong những tiền
đề đảm bảo cho công tác văn thư có năng suất chất lượng cao.
5.

Nội dung công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác

quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm
các nội dung cơ bản sau:
5.1.Tiếp nhận giải quyết văn bản đến
Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi
tắt là “Văn bản đến”.
Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo
nguyên tắc: Tất cả văn bản đến của cơ quan phải được quản lý tập trung tại Văn
thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng
theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn
thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.


Tất cả văn bản đến cơ quan phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
5.2. Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi
Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu do cơ quan. đơn vị gửi đi chung là
“văn bản đi”.
Về nguyên tắc tất cả văn bản đi của cơ quan phải được quản lý tập trung tại
Văn thư để làm thủ tục đăng ký, phát hành trừ những loại văn bản được đăng ký
riêng theo quy định của pháp luật.

Tất cả văn bản do cơ quan phát hành được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng,
năm của văn bản.
2. Kiểm tra, đối chiếu chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản.
3. Đăng ký văn bản đi.
4. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
5. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi.
6. Lưu văn bản đi.


Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan.

Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ
quan hoặc người được uỷ quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn
bản.
Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” thì phải đóng dấu vào
văn bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được
đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì trong ghi đầy đủ số,


ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì trong
rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ
ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ “mật”.
Sau đó các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn bản bình thường.
5.3. Công tác Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác
văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần
thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động
khoa học và thuận tiện.

Nội dung lập hồ sơ công việc
- Mở hồ sơ: Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan và thực tế công việc
được giao viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Viên
chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản
có liên quan vào hồ sơ.
- Thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ, tránh bị thất lạc; Các văn bản trong
hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tuỳ theo đặc điểm khác nhau
của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho phù hợp.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan
được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ
sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình
được quyết toán.
Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ,
tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ,
tài liệu sau:


- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công
việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy
khi văn bản hết hiệu lực thi hành;
- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong;
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn
vị chủ trì);
- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
5.4. Tổ chức và sử dụng con dấu
Các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu phải thực hiện các quy định như
sau:
- Phải đăng ký con dấu tại cơ quan Công an và phải thông báo mẫu dấu với
các cơ quan có liên quan trước khi sử dụng.

- Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy
tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền gồm: cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp
dưới trực tiếp được uỷ quyền của cơ quan, tổ chức đó; không được đóng dấu vào
văn bản, giấy tờ không có nội dung, đóng dấu trước khi ký.
- Con dấu phải để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ.
Trong trường hợp thật cần thiết do yêu cầu cần phải giải quyết công việc ở nơi
xa trụ sở cơ quan, tổ chức thì thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyết định việc mang
dấu ra ngoài và chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu trong thời gian mang
ra khỏi cơ quan, tổ chức đó.
- Các cơ quan, tổ chức khi bị mất con dấu, phải trình báo với cơ quan Công
an cấp xã nơi xảy ra mất dấu và cơ quan chủ quản, đồng thời phải báo cáo bằng
văn bản và nộp "Giấy Chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu" cho cơ quan Công
an đã cấp "Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu" đó.


- Trường hợp mất giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu thì cơ quan, tổ
chức đó phải có văn bản đề nghị và mang con dấu đến cơ quan Công an nơi đã
cấp để đăng ký lại.
- Trường hợp con dấu của cơ quan, tổ chức bị mòn, méo, hỏng hoặc trong
trường hợp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể tổ chức hoặc kết
thúc nhiệm vụ thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó phải nộp con dấu cũ và
“Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu” cho cơ quan Công an đã cấp; trường
hợp khắc lại con dấu thì chỉ được nhận con dấu mới sau khi đã nộp con dấu cũ
và “Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu” đã cấp.
6.

Tổ chức công tác văn thư
Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn đề sau:
6.1. Biên chế công tác văn thư
Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu tố

chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư và
số lượng văn bản, tài liệu cơ quan. Trong đó bao gồm văn bản đi, văn bản đến,
văn bản nội bộ.
Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá,
phải có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự và giữ
luôn bí mật trong công việc, năng suất và chất lượng công tác không cao và ảnh
hưởng đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung.
6.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư
Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản
đến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theo
một hình thức phù hợp. Các hình thức này bao gồm:
- Hình thức văn thư tập trung.
- Hình thức văn thư phân tán.


- Hình thức văn thư hỗn hợp.
Các cơ quan đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ít phức tạp, số lượng văn bản ít
thường áp dụng hình thức văn bản tập trung. Theo hình thức này, hầu hết các tác
nghiệp chuyên môn văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn.


Chương 3
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN
1. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ BỆNH VIỆN TÂM THẦN ĐÀ NẴNG
Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng là Bệnh viện chuyên khoa về lĩnh vực Tâm
thần, được thành lập theo Quyết định số 272/QĐ-UB ngày 05 tháng 02 năm
1997 của Uỷ ban nhân dân Thành phố Đà Nẵng.
Bệnh viện hoạt động theo quy định của Điều lệ hoạt động Bệnh viện ban
hành tại Quyết định số 465/QĐ-SYT ngày 14/8/2014 của Sở Y tế thành phố Đà

Nẵng
1.1. Cơ cấu tổ chức
Bệnh viện Tâm thần được tổ chức theo mô hình bệnh viện chuyên khoa
hạng II của Bộ Y tế và ngành tâm thần.
Về cơ cấu tổ chức Bệnh viện Tâm thần có Ban Giám đốc gồm Giám đốc và
02 Phó Giám đốc Bệnh viện; 05 phòng chức năng: Phòng Tổ chức - Hành chính;
Phòng Kế hoạch tổng hợp; Phòng Điều dưỡng; Phòng Tài chính - Kế toán;
Phòng Chỉ đạo tuyến và quản lý người bệnh tâm thần tại cộng đồng và 09 khoa
lâm sàng và cận lâm sang: Khoa Khám bệnh- Cấp cứu; Khoa Cấp tính nam;
Khoa Cấp tính nữ; Khoa Phục hồi chức năng; Khoa Tâm thần trẻ em; Khoa Điều
trị bắt buộc và cai nghiện chất; Khoa Dược; Khoa Xét nghiệm - Chẩn đoán hình
ảnh; Khoa Dinh dưỡng; Khoa Chống nhiễm khuẩn.
Hệ thống Tổ chức Hành chính gồm có 5 phòng chuyên môn: Phòng TCHC,
Phòng KTTC, Phòng KHTH, Phòng Điều dưỡng, Phòng Chỉ đạo tuyến. Tuy
nhiên mọi hoạt động về tham mưu tổng hợp và nghiệp vụ hành chính đặc biệt là
công tác văn thư tập trung chủ yếu tại phòng TCHC.
1.2. Về chức năng


Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng có chức năng khám, chữa bệnh; nghiên cứu
khoa học, ứng dụng các công nghệ kỹ thuật cao trong chẩn đoán, điều trị, chăm
sóc sức khỏe nhân dân; tham gia đào tạo, đào tạo liên tục và là cơ sở thực hành
lâm sàng cho đào tạo nguồn nhân lực y tế theo các quy định của pháp luật.
1.3. Về nhiệm vụ: Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng có các nhiệm vụ sau:
1.3.1.
-

Khám, chữa bệnh và phục hồi chức năng:

Khám, cấp cứu, chẩn đoán và điều trị nội trú, điều trị ngoại trú cho người bệnh

tâm thần tại thành phố Đà Nẵng và các tỉnh lân cận, kể cả người nước ngoài.

-

Khám sức khỏe tâm thần cho các đối tượng kết hôn với người nước ngoài.

-

Tổ chức triển khai thực hiện các dịch vụ kỹ thuật cao, kỹ thuật mới trong chẩn
đoán và điều trị người bệnh theo các quy định của Bộ Y tế.

-

Phục hồi chức năng, tư vấn y tế cho các đối tượng có nhu cầu.

-

Nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế

-

Thực hiện các nhiệm vụ khác khi có sự phân công của Sở Y tế thành phố Đà
Nẵng.
1.3.2.

-

Đào tạo cán bộ:

Bệnh viện là cơ sở thực hành của các trường cao đẳng và đại học, có nhiệm vụ

kết hợp chặt chẽ giữa công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, khám chữa bệnh để
đưa các kỹ thuật mới vào chương trình giảng dạy cho học sinh; nghiên cứu, ứng
dụng các kỹ thuật y học tiên tiến trên thế giới.

-

Tiếp nhận, tham gia quản lý học sinh, sinh viên, học viên sau đại học, bác sĩ
chuyên khoa cấp 1, cấp 2, bác sĩ nội trú của các cơ sở đào tạo trong và ngoài
nước, đến học tập và nghiên cứu tại Bệnh viện theo các quy định của Bộ Y tế về
quy chế, mối quan hệ công tác giữa Bệnh viện thực hành và cơ sở đào tạo.


-

Tổ chức công tác đào tạo liên tục, bồi dưỡng chuyên môn, chuyển giao kỹ thuật
để nâng cao trình độ cho cán bộ, viên chức trong Bệnh viện và của các cán bộ,
viên chức y tế có yêu cầu.
1.3.3.

-

Nghiên cứu khoa học:

Tham gia nghiên cứu và thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học, triển khai ứng
dụng các tiến bộ khoa học, kỹ thuật mới, kỹ thuật cao trong công tác khám chữa
bệnh, phòng bệnh và phục hồi chức năng.

-

Tổ chức các hội thảo, hội nghị khoa học theo quy định của pháp luật.

-

Thực hiện các chương trình hợp tác, nghiên cứu khoa học với các tổ chức, cá
nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật.
1.3.4.

-

Phòng, chống dịch bệnh:

Phối hợp chặt chẽ với các cơ quan trong và ngoài ngành y tế để thực hiện công
tác truyền thông, giáo dục sức khỏe, phòng chống các rối loạn tâm thần trên địa
bàn.
1.3.5.

-

Chỉ đạo tuyến

Thực hiện việc chỉ đạo tuyến, chuyển giao và hỗ trợ các kỹ thuật chuyên môn
cho các cơ sở y tế tuyến dưới; theo dõi, giám sát các hoạt động chuyên môn liên
quan đến chuyên khoa tâm thần của các cơ sở y tế trong thành phố theo sự chỉ
đạo của Sở Y tế.

-

Tham gia với các cơ sở y tế tuyến dưới tổ chức triển khai các chương trình, dự
án y tế liên quan.

-

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Sở Y tế thành phố Đà Nẵng.
1.3.6.

Hợp tác quốc tế
Bệnh viện được chủ động thiết lập các mối quan hệ với các cá nhân và tổ

chức nước ngoài trong việc khám bệnh, chữa bệnh, đào tạo, nghiên cứu khoa học


và thực hiện các nhiệm vụ hợp tác quốc tế khác theo sự phân công, chỉ đạo của
Sở Y tế và các quy định của pháp luật.
2.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỆNH VIỆN
Nhìn chung công tác Văn thư của Bệnh viện đã thực hiện tốt chức năng,

nhiệm vụ được giao. Mối quan hệ giữa thủ trưởng cơ quan với các phòng chuyên
môn, và phòng Tổ chức Hành chính được thiết lập tốt.
2.1. Công tác tổ chức và chỉ đạo điều hành
Bệnh viện đã phân công 01 cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư trữ
có trình độ Đại học chuyên ngành khác nhưng đã được tập huấn về công tác văn
thư, đảm bảo nắm được nghiệp vụ giúp Giám đốc theo dõi các khoa phòng xử lý
văn bản đúng pháp luật quy định, kịp thời, chính xác không để tồn đọng.
Phòng Tổ chức Hành chính đã tham mưu Ban giám đốc Bệnh viện ban
hành kịp thời các văn bản hướng dẫn, triển khai thực hiện nghiệp vụ văn thư trong
toàn bệnh viện như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Kế hoạch số 115/KHBVTT ngày 23/3/2015 về công tác văn thư lưu trữ năm 2015. Tổ chức triển khai
lồng ghép tại giao ban, họp cơ quan, phần mềm quản lý văn bản, photo văn bản
gửi các khoa/phòng…

Phòng Tổ chức Hành chính cũng đã tham mưu cho Ban giám đốc ban
hành danh mục hồ sơ tài liệu và thành phần hồ sơ tài liệu cũng như thời hạn bảo
quản cho từng khoa phòng bộ phận. Tuy nhiên, việc triển khai thực hiện tại các
khoa phòng vẫn còn hạn chế do vẫn còn duy trì phong cách làm việc cũ.
Cơ quan đã chủ động xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, mở các lớp
tập huấn nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức tại cơ quan đồng
thời cử viên chức tham gia các lớp tập huấn do Sở Nội vụ, Sở Y tế tổ chức.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ văn thư


Nhìn chung, việc quản lý văn bản đi, văn bản đến tại các cơ quan, tổ chức
về cơ bản thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
2.2.1. Quản lý văn bản đến:
Hằng năm Bệnh viện Tâm thần tiếp nhận và xử lý các văn bản từ nhiều
nguồn khác nhau, nhưng chủ yếu vẫn là các văn bản chí đạo từ Sở Y tế và Bộ Y
tế về việc hướng dẫn thi hành các công tác chuyên môn và một số lĩnh vực khác.
- Việc tiếp nhận văn bản đến do Bộ phận văn thư thực hiện. Văn bản đến
được Bộ phận Văn thư tiếp nhận, phân loại văn bản đến (gồm công văn, tài liệu,
bản Fax,...). Đối với văn bản có dấu “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”, văn thư chỉ
bóc bì ngoài, vào sổ chuyển cho Giám đốc bóc bì; Sau đó tất cả văn bản đến
được quét scan rồi chuyển cho Giám đốc hoặc Phó giám đốc được uỷ quyền;
Bệnh viện cũng quy định những văn bản đến không được đăng ký tại văn
thư cán bộ viên chức không có trách nhiệm giải quyết; trường hợp thư riêng của
cá nhân: Văn thư không bóc bì, chuyển trực tiếp cho cá nhân. Cá nhân xem xong
nếu thấy đó là việc công thì phải chuyển lại cho Văn thư để thực hiện đúng theo
quy trình quản lý văn bản đến;
- Việc xem xét, cho ý kiến giải quyết: Căn cứ nội dung văn bản đến, Giám
đốc (hay Phó Giám đốc được ủy quyền khi Giám đốc đi vắng) xem xét và ghi ý

kiến chỉ đạo, phân công khoa/phòng, cá nhân thực hiện vào văn bản đến. Văn thư
nhập vào phần mềm để theo dõi và chuyển cho khoa/phòng, cá nhân liên quan


thực hiện. Những văn bản trao cho người nhận trực tiếp thì nguời nhận đó phải
ký vào sổ báo cáo văn bản đến.
- Văn thư có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của
các đơn vị, cá nhân có liên quan; nếu có vấn đề gì báo cáo với trưởng phòng Tổ
chức Hành chính để có biện pháp nhắc nhở đôn đốc.
3.1: Lưu đồ quản lý văn bản đến tại bệnh viện

Trách nhiệm

Trình tự công việc
Tiếp nhận

Bộ phận Văn thư

văn bản “đến”

Tài liệu, biểu
mẫu liên quan
Đăng ký

Thời gian
Ngay sau khi

văn bản đến trên tiếp nhận
phần mềm

văn bản

Xem xét,
Giám đốc

Bộ phận Văn thư

cho ý kiến giải quyết

Nhập phần mềm;
chuyển cho khoa
phòng thực hiện

- Các PGĐ
- Khoa/phòng, cá

Giải quyết văn bản

nhân có liên quan
- Bộ phận Văn thư
- Khoa/phòng, cá
nhân có liên quan

Lưu hồ sơ

1-2 ngày

Trong ngày

2.2.2. Quy trình Quản lý văn bản đi
Hằng năm, Bệnh viện Tâm thần phát hành ban hành văn bản đi đó là văn bản
gửi, UBND tỉnh, các Sở, Ban, Ngành trên địa bàn thành phố,..., văn bản quan hệ
đến các bệnh viện và các cơ quan pháp luật trong và ngoài thành phố liên quan
đến công tác của các đơn vị; văn bản chỉ đạo trong bệnh viện, ...
Bệnh viện giao việc soạn thảo và ban hành văn bản đi thuộc phòng chức
năng nào thì phòng ấy soạn thảo. CBVC được phân công của các phòng, ban
chức năng liên quan nghiên cứu, soạn thảo văn bản, chuyển trưởng khoa/phòng
kiểm tra, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn bản. Trưởng khoa
phòng, bộ phận được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về độ chính xác
của nội dung và tính pháp lý của văn bản đó.
- Kiểm tra, trình ký: Văn thư nhận văn bản trình ký của các khoa/phòng,
kiểm tra về thể thức và nội dung. Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị
hoặc người soạn thảo văn bản chỉnh sửa lại cho đúng qui định. Nếu đạt yêu cầu,
Văn thư ký nháy vào nơi nhận (lưu văn thư); Chỉ trình Ban giám đốc Bệnh viện
những văn bản đi đã có đủ chữ ký xác nhận về nội dung và thể thức văn bản..
- Duyệt, ký: Giám đốc/Phó Giám đốc/Trưởng phòng KHTH (ký thừa lệnh)
xem xét nội dung, hình thức văn bản và ký chính thức. Nếu không đạt yêu cầu,
chuyển trả lại đơn vị soạn thảo văn bản để chỉnh sửa.
- Làm thủ tục ban hành văn bản, lưu hồ sơ
+ Văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của Ban giám đốc được chuyển
cho Văn thư vào sổ văn bản đi và làm các thủ tục ban hành. Văn thư hoặc người
được phân công soạn thảo văn bản gửi văn bản theo nơi nhận. Những văn bản


trao cho người nhận trực tiếp thì nguời nhận đó phải ký vào sổ giao nhận văn
bản. Các văn bản gửi đi chậm nhất là sau 02-03 ngày làm việc kể từ ngày ký.


3.2: Lưu đồ Quản lý văn bản đi

Trách nhiệm

Trình tự công việc

Tài liệu, biểu
mẫu liên quan

Nghiên cứu,
CBVC được phân công

- Bộ phận Văn thư
-Trưởng khoa/phòng

- Ban Giám đốc

dự thảo văn bản đi
Kiểm tra thể thức,
nội dung và ký tắt
trình ký văn bản
Duyệt, ký

Đăng ký
Bộ phận Văn thư,

-Bộ phận Văn thư,
- khoa/phòng

Làm thủ tục ban
hành văn bản,

gửi văn bản đi

văn bản đi trên
phần mềm

Lưu hồ sơ

2.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Bệnh viện Tâm thần hiện có tổng cộng 6 con dấu: Bệnh viện, Công đoàn,
chi đoàn, BCH lực lượng tự vệ, kế hoạch tổng hợp, khoa khám bệnh cấp cứu. Con
dấu của Bệnh viện, công đoàn, BCH lực lượng tự vệ được giao cho Nhân viên
văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan. Những con dấu của các bộ phận còn lại:
KHTH, KKB-CC, Chi đoàn thanh niên được trưởng bộ phận đó phân công người


quản lý con dấu theo đúng quy định, quản lý chặt chẽ, có tủ, có khóa cất giữ dấu.
Khi vắng mặt phải giao con dấu người khác giữ thay theo chỉ định của Chánh Tổ
chức Hành chính và và các trưởng bộ phận đều có biên bản giao nhận.
2.2.4. Lập hồ sơ công việc
Bệnh viện đã đưa công tác lập hồ sơ công việc là một trong ba nhiệm vụ
trong tâm của Bệnh viện. Phòng Tổ chức Hành chính đã tổ chức tập huấn đến
từng cán bộ, viên chức trong cơ quan về công tác này. Tuy nhiên đây là công
việc mới mẻ, vẫn còn bỡ ngỡ đối với các cán bộ viên chức nên công tác lập hồ sơ
hiện hành, nộp hồ sơ vẫn chưa đạt chất lượng. Cán bộ viên chức bệnh viện chưa có
thói quen thường xuyên lập hồ sơ công việc khi giải quyết công việc. Bộ phận văn
thư thường xuyên kiểm tra nhắc nhở, hướng dẫn các khoa phòng nên một số bộ
phận đã làm tốt công tác này.
Năm 2015 Phòng Tổ chức Hành chính đã tổ chức kiểm tra công tác văn
thư trong Bệnh viện. Nội dung kiểm tra tập trung vào công tác quản lý Nhà nước
và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư: Quản lý văn bản đi, đến, quản lý con

dấu, công tác ban hành văn bản, công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ
hàng năm. Sau kiểm tra có thông báo kết quả kiểm tra đối với từng khoa/phòng
về những việc đã làm được, những việc chưa làm được, những kiến nghị đối với
đơn vị được kiểm tra; chấn chỉnh công tác văn thư, lập hồ sơ công việc tại thông
báo số 156/TB-BVTT ngày 21/4/2015.
Trong quá trình hoạt động Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng đã chủ động quy
định chi tiết đến từng công việc, từng chức danh cho các viên chức thực hiện
đúng chức năng nhiệm vụ của mình (quyết định số 157/QĐ-BVTT ngày
21/4/2015 về việc phân công nhiệm vụ về công tác văn thư).
Nhờ có thường xuyên quan tâm đến công tác hướng dẫn, kiểm tra, Bệnh
viện đã kịp thời phát hiện những tồn tại, hạn chế trong công tác quản lý và thực


hiện chuyên môn nghiệp vụ để kịp thời đề ra các biện pháp khắc phục những tồn
tại, hạn chế, đưa công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức dần đi vào nề nếp.
2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư
Thực hiện sự chỉ đạo của Sở Y tế thành phố, Bệnh viện đã tổ chức triển
khai, Ứng dụng có hiệu quả phần mềm quản lý văn bản và điều hành (thực hiện
việc in sổ quản lý văn bản từ phần mềm đầy đủ), dữ liệu tra cứu nhanh chóng.
Bệnh viện đã trang bị máy vi tính cho tất cả các khoa phòng, các cá nhân
có lien quan đến công tác văn thư. Bộ phận văn thư đã hướng dẫn cho các khoa
phòng cách sử dụng phần mềm excel và word trong soạn thảo văn bản và quản lý
văn bản đến của các khoa phòng để dễ dàng tra cứu, tìm kiếm nhanh chóng; soạn
thảo đúng thể thức quy định.
3. ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU KHUYẾT ĐIỂM VÀ NGUYÊN NHÂN
4.1. Những hạn chế tồn tại:
Bên cạnh những mặt đã đạt được nêu trên trong quá trình triển khai thực
hiện thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư vẫn còn một số tồn tại, hạn chế:
- Nhận thức của một số cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn thư
chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến:

+ Tình trạng văn bản sai thể thức, sai về quy cách văn bản vẫn còn. Nội
dung văn bản không rõ ràng;
+ Đối với không ít người nghĩ rằng công việc được giao đã giải quyết
xong là hết trách nhiệm. Họ chưa ý thức được rằng việc lập hồ sơ, quản lý đối
với những văn bản, tài liệu được phát sinh trong quá trình giải quyết công việc là
trách nhiệm của bản thân họ.
- Việc sử dụng phần mềm mặc dù đã được triển khai nhưng một số cán bộ,
nhân viên không thường xuyên truy cập nên chưa cập nhật văn bản kịp thời, còn
phụ thuộc nhiều vào người làm công tác văn thư.


- Việc bố trí khu hành chính hiện nay chưa hợp lý, các phòng chức năng còn
nằm rải rác chưa được quy về một mối nên việc quản lý điều hành chưa được
nhanh chóng thuận lợi.
4.2. Nguyên nhân của ưu điểm, hạn chế
4.2.1. Nguyên nhân của ưu điểm
- Có sự chỉ đạo kịp thời từ lãnh đạo bệnh viện và lãnh đạo Sở Y tế.
- Lãnh đạo bệnh viện nắm rõ tầm quan trọng của công tác văn thư.
- Đội ngũ cán bộ viên chức, nhân viên có tinh thần trách nhiệm và nghiêm
túc thực hiện nhiệm vụ khi được Bệnh viện giao.
4.2.2. Nguyên nhân của hạn chế
- Hầu hết các cán bộ viên chức trong bệnh viện đều chỉ tập trung và chuyên
môn của mình mà chưa hiểu rõ và đánh giá hết được các nội dung quan trọng của
công tác văn thư nên chưa dành sự quan tâm và đầu tư đúng vào công tác này.
- Khả năng sử dụng thành thạo máy tính của các cán bộ viên chức chưa cao;
- Việc lập hồ sơ công việc còn mới mẻ đối với cán bộ viên chức, chưa thành
thói quen khi giải quyết công việc. Khi giải quyết công việc chưa có phiếu trình
thể hiện quá trình giải quyết công việc, sự phối hợp giữa các khoa/phòng liên
quan chưa được ăn ý.
Bên cạnh những nguyên nhân chủ quan, phải kể đến những nguyên nhân

khách quan như:
- Các lớp học bồi dưỡng về công tác văn thư được tổ chức với số lượng quá
đông, trong thời gian ngắn, nội dung thì nhiều nên người học không nắm được
hết những kiến thức, kỹ năng như yêu cầu...


KẾT LUẬN
Qua quá trình triển khai thực hiện từ năm 2013 đến nay, công tác văn thư
của Bệnh viện Tâm thần Đà Nẵng đã có những bước tiến rõ rệt:
1. Nhận thức của cán bộ quản lý, cán bộ viên chức về công tác văn thư
nâng lên.
2. Khả năng soạn thảo văn bản của CBGVNV có bước tiến bộ về phông
chữ, kỹ thuật thể thức trình bày, nội dung văn bản.
3. Các cán bộ viên chức trong bệnh viện đã bắt đầu làm quen với việc lập
hồ sơ công việc, thu thập tài liệu cho hồ sơ.
4. Các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư
được trang bị kịp thời.
5. Làm tốt công tác kiểm tra, đặc biệt là hậu kiểm tra.
Trong những năm gần đây với yêu cầu cải cách nền hành chính của đất
nước và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ đặc biệt là hệ thống văn bản
hành chính nhà nước. Với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh
mẽ công nghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn
phòng không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư sẽ giảm tải
nhưng không vì thế mà những người làm văn thư sẽ mất đi vai trò, vị trí trong
mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải
tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư.
Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần
sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan,
tổ chức, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của
cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ

nhận những đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư.