Báo cáo thực tập doanh nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại ngày nay, xã hội ngày càng phát triển. Chính vì vậy mà mỗi doanh
nghiệp cũng ngày càng phải phát triển để tạo cho chính bản thân doanh nghiệp của
mình lợi thế trong thị trường. Để đạt được điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có công
tác quản lý tốt, hệ thống thông tin an toàn không ngừng nâng cao, hoàn thiện để thích
ứng với cơ chế thị trường theo định hướng XHCN ở nước ta hiện nay. Đứng trước
những thuận lợi và thách thức hiện nay, đòi hỏi khối ngành kinh tế nói chung và ngành
Quản trị văn phòng nói riêng không chỉ cần có kiến thức, kỹ năng trong sách vở mà
cần có cả những kinh nghiệm trong thực tế. Khỏang thời gian thực tập cho sinh viên
năm cuối là cơ hội cho sinh viên có những trải nghiệm, giúp cho bản thân mỗi sinh
viên có thêm những viên gạch nền móng đầu tiên để trang bị cho mình những kiến
thức cần có khi sắp bắt đầu một chặng đường mới. Đây cũng là cơ hội mà sinh viên
được sử dụng những kiến thức đã học được trên sách vở từ ghế nhà trường để áp dụng
vào thực hành. Từng bước củng cố lại lý thuyết và có những kinh nghiệm cần thiết cho
bản thân để bước vào một môi trường mới.
Quản trị văn phòng là một ngành học có tương đối sớm ở nước ta. QTVP là một
ngành học liên quan đến việc thiết kế, triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá và đảm
bảo quá trình làm việc trong một văn phòng của một tổ chức luôn đạt được năng suất
và hiệu quả cao. Luôn hứng đến sự hiện đại, sáng tạo và hoàn thiện nhất cho tổ chức.
Người làm quản trị văn phòng có trách nhiệm giám sát, theo dõi hệ thống , cái cách hệ
thống , thủ tục hành chính và văn phòng góp phần triển khai Chính phủ điện tử trên
các cơ quan, đơn vị. Không những vậy, ngành học QTVP còn tạo ra nguồn nhân lực
cho các doanh nghiệp trong việc tổ chức lại văn phòng, đưa các trang thiết bị hiện đại,
hệ thống thông tin mới nhất vào doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa nguồn nhân lực và tạo
ra hiệu quả kinh tế cao nhất cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, khoảng thời gian thực tập
là điều kiện cũng như cơ hội tốt nhất để từng bước trang bị cho đội ngũ nhân viên văn
phòng trong tương lai những kỹ năng tốt nhất, bổ ích nhất.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu về công tác quản trị văn phòng tại Công ty TNHH
Moobase Việt Nam đã giúp em có thêm những kiến thức cũng như những trải nghiệm
mới mẻ thực tế và cũng giúp em đưa được những bài học ở sách vở vào thực hành tại
doanh nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn sự tận tình giúp đỡ và hướng dẫn của Th.S

Hoàng Thị Hương – Giảng viên Khoa Quản lý Kinh doanh – Trường Đại học Công
Nghiệp Hà Nội cũng như sự nhiệt tình, tạo điều kiện của Ban giám đốc và các anh chị,
đặc biệt là phòng Hành chính của Công ty TNHH Moobase Việt Nam trong thời gian
vừa qua đã giúp em hoàn thành bái báo cáo này một cách tốt nhất.
Do thời gian thực tập cũng như do kiến thức, kỹ năng của em vẫn còn hạn chế. Nên
không trách khỏi những sai sót trong bài. Em Kính mong nhận được sự quan tâm cũng
như sự giúp đỡ của thầy cô và các anh chị trong Công ty để bài báo cáo của em được
hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MOOBASE VIỆT NAM
1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty TNHH Moobase Việt Nam
1.1.1 Khái quát về sự hình thành
- Tên: CÔNG TY TNHH MOOBASE VIỆT NAM
- Tên giao dịch: MoobaseVietNam co.LTD
- Mã số thuế: 2300323083
- Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động
- Nơi đăng ký quản lý: Cục Thuế Bắc Ninh
- Địa chỉ: Khu công nghiệp Yên Phong, Xã Long Châu, Huyện Yên Phong, Bắc Ninh.
-Điện thoại: 02413699170
- Website: www.moobasevietnam.com
- Fax: 02413699179
- Ngày bắt đầu hoạt động: 19/02/2008
- Tổng số lao động: 2424 người
- Doanh thu:
STT

Chỉ tiêu

Năm 2015

Năm 2016

1

Doanh thu

2

Lợi nhuận

3

Tổng vốn
• Vốn cố định
• Vốn lưu động

80.456.230.00
0
20.000.876.00
0
50.000.000.00
0

85.429.000.000 93.000.345.00
0

22.345.894.000 30.200.456.00
0
52.000.000.000 57.000.457.00
0

4

Số nhân viên
• Số lượng
• Trình độ

2424 người

1900 người

Nhận xét:

Năm 2017

1700 người


- Theo bảng trên ta có thể thấy doanh thu cũng như lợi nhuận sau thuế của công ty
TNHH Moobase Việt Nam ngày càng tăng. Mỗi năm trung bình doanh thu tăng lên
khoảng 5 tỷ VNĐ
- Cho đến nay ta được biết công ty Moobase Việt Nam là ông ty được đầu tư vốn
100% của Hàn Quốc.
- Tình hình vốn của công ty luôn được đầu tư cũng như tăng dần theo hàng năm. Vố
của công ty đa phần được đầu tư do chính chủ sở hữu.
- Gần đây, công ty cũng đang cắt giảm công nhân. Chính vì vậy mà số lượng công

nhân viên giảm.
1.1.2 Sự phát triển của công ty TNHH Moobase Việt Nam
- Công ty TNHH Moobase Việt Nam được thành lập và băt đầu đi vào hoạt động từ
ngày 19/02/2008
- Tính đến nay, Công ty đã hoạt động được 10 năm, đánh dấu là một trong số những
công ty lớn mạnh tại KCN Yên Phong nói chung. Hay một trong số những công ty sản
xuất nói chung.
- Trong suốt 10 năm hoạt động, công ty đã gặp không ít những khó khăn xảy ra.
- Ngày 5/1/2014, Công ty TNHH Moobase Việt Nam đã phải đối mặt với một tai nạn
lớn. Đó là vụ việc cháy xưởng sơn tại Công ty. Vụ việc này xảy ra khiến Công ty
TNHH Moobase Việt Nam thiệt hại lớn về vật chất khoảng gần 100 tỷ đồng: xưởng
sơn bị sập đổ, máy móc hàng hóa đều bị thiêu rụi,.. nhưng rất may, không bị thiệt hại
về người.
- Ngay sau vụ hỏa hoạn Công ty đã trở lại hoạt động bình thường. Điều này cho thấy
công ty có một sự ổn định thật vững mạnh, giải quyết rủi ro một cánh nhanh chóng,
tránh làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của Công ty.
- Công ty TNHH Moobase Việt Nam là một trong số những công ty sản xuất linh kiện
điện thọai, máy tính cho tập đoàn Samsung tại Việt Nam.

1.2 Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ phụ
Mã ngành
C2220
C2599
C28260
C32900
C33110

Tên ngành
Sản xuất sản phẩm từ nhựa Plastic.
Sản xuất các sản phẩm khác bằng kim loại chưa được phân vào đâu.

Sản xuất máy cho ngành dệt, may và da.
Sản xuất khác chưa được đưa vào đâu.
Sửa chữa các sản phẩm kim loại đúc sẵn.


C33120
L68100
N82990

Sửa chữa máy móc thiết bị.
Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử
dụng hoặc đi thuê.
Hoạt động dịch vụ khác hỗ trợ kinh doanh.

1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức
1.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý và giải thích

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng sản xuất

Phòng hành chính

Phòng tài chính- Kế

Trợ lý

Phòng nhân sự

Phòng bảo vệ

Phòng thanh tra

toán

Theo sơ dồ này, các phòng ban trong Công ty có chức năng tổng hợp, báo cáo kết quả
công việc cho Giám đốc và Phó giám đốc. Các phòng ban có quan hệ với nhau một
cách chặt chẽ.
- Giám đốc và các phòng ban có một mối quan hệ chặt chẽ với nhau về việc báo cáo
các hoạt động tại các phòng ban của Công ty, xin ý kiến đề nghị cũng như nhận quyết
định của ban giám đốc.
- Phòng sản xuất với phòng hành chính có mối quan hệ trong việc xuất tài chính cũng
như cấp giấy tờ cho phòng sản xuất trong việc mua bán cũng như xuất nhập nguyên
liệu và xuất sản phẩm đi các công ty khác. Phòng sản xuất cũng liên hệ với phòng
nhân sự về việc tuyển dụng vị trí cũng như tuyển dụng thêm công nhân để hỗ trợ quá
trình sản xuất. Thường xuyên có sự giám sát của bảo vệ trật tự an ninh và phòng trống
trộm cắp, an ninh trong công ty.
- Phòng hành chính: liên hệ với các phòng ban khác về việc thông báo các quyết định
theo sự chỉ đạo của giám đốc, soạn thảo các công văn quyết định của giám đốc.


- Nhìn chung, ta có thể thấy tất cả các phòng ban trong Công ty đểu có một mối quan
hệ mật thiết với nhau để cùng hỗ trợ cho công tác hoạt động của nhau. Mối quan hệ
của các phòng ban trong công ty là mối quan hệ nội bộ tương đối quan trọng. Sự ổn
định của nội bộ Công ty là điều quan trọng cho sự phát triển của Công ty. Nội bộ Công
ty có ổn định, vững mạnh thì Công ty mới phát triển và lớn mạnh.
1.3.2 Chức năng quyền hạn của từng bộ phận
- Giám đốc: Giám đốc là người đứng đầu trong công ty, là đại diện trước tổ chức Pháp

luật cho công ty nắm được mọi hoạt động hiện tại cũng như những hoạt động trong
tương lai của Công ty. Chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ cũng như được quyền sử
dụng nghĩa vụ của mình. Giám đốc có quyền đưa ra những phương án kinh doanh
cũng như những kế hoạch cho Công ty.
- Phó giám đốc: Phó giám đốc có trách nhiệm hỗ trợ các công việc cho Giám đốc. Tại
Công ty TNHH Moobase Việt Nam, phó giám đốc có nhiệm vụ giải quyết các công
việc ở trụ sở Công ty cần thiết nếu không có sự có mặt của giám đốc. Cùng với đó,
phó giám đốc còn là người tổng hợp báo cáo của các phòng ban gửi cho giám đốc khi
có sự yêu cầu cũng như đề nghị.
- Trợ lý: trợ lý giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc trong mọi công việc. Là người
nắm được lịch trình của giám đốc hàng ngày.
- Phòng sản xuất: Tại Công ty TNHH Moobase Việt Nam mang hoạt dộng kinh doanh
chủ yếu là sản xuất. Tại phòng sản xuất, được tổ chức thành một bộ máy nhỏ gồm :
trưởng phòng sản xuất và các quản lý các phân xưởng. Phòng sản xuất có nhiệm vụ
sản xuất theo dây chuyền của Công ty, năm bắt số lượng sản xuất theo từng ngày,
tháng, năm.
- Phòng Hành chính: Xây dựng mức tiền lương và quản lý hồ sơ. Đồng thời tổ chức
các hoạt động, đảm nhiệm trách nhiệm thường trực ban tiếp khách chuyển giao văn
bản giấy tờ đến các phòng ban khác kịp thời và đầy đủ. Thực hiện công tác tổng hợp,
văn thư, lưu trữ. Tiếp nhận vă bản đi và đến, Tham mưu cho ban giám đốc xử lý văn
bản hành chính nhanh chóng. Quản lý con dấu và chữ ký theo quy định. Cấp giấy, văn
bản cho công nhân đến các cơ sở y tế, bảo hiểm và các cơ sở đào tạo khác.
- Phòng Tài chính – Kế toán : Có nhiệm vụ về việc chi trả tiền lương cho công nhân
trong công ty qua thẻ, liên hệ với các bệnh viện mà Công ty đã đăng ký bảo hiểm cho


nhân viên. Nắm bắt được số tài sản của Công ty ở hiện tại. Có nhiệm vụ ghi chép và
báo cáo với ban giám đốc về toàn bộ các kế hoạch cũng như mức thu chi. Cung cấp
thông tin tài chính với nhà nước, hạch toán tài sản của Công ty.
- Phòng nhân sự : Phòng nhân sự là phòng ban có nhiệm vụ quản lý cũng như liên hệ

với các phòng ban khác về quản lý cũng như cung cấp số lượng người còn thiếu trong
Công ty. Phòng nhân sự có nhiệm vụ tuyển dụng những vị trí còn trống, làm và ký kết
hợp đồng lao động đại diện cho Công ty và công nhân.
- Phòng bảo vệ : Là một Công ty sản xuất có hoạt động cả ngày và đêm nên phòng bảo
vệ được hoạt động 24/24. Có nhiệm vụ bảo vệ cửa ra vào hàng ngày, trông nom vật
chất theo quy định của Công ty cho công nhân. Bảo vệ tài sản, an ninh trật tự trong
Công ty.
- Phòng thanh tra : Có nhiệm vụ kiểm tra cũng như gám sát các hoạt động của nhân
viên trong Công ty. Có thể kiểm tra đột xuất bất cứ lúc nào các hoạt động trong công
ty. Phòng thanh tra được chia làm 2 bộ phận : Thanh tra hành chính và thanh tra sản
xuất.

1.4 Các yếu tổ ảnh hưởng đến công tác quản lý văn phòng tại Công ty
TNHH Moobase Việt Nam
1.4.1 Yếu tố bên trong
 Con người

- Con người là chủ thể trong văn phòng, chính vì vậy con người có ảnh hưởng rất
lớn đến công tác trong văn phòng. Công tác trong vă phòng phải dựa theo yếu tố
con người. Tùy vào từng phòng ban hay nhiệm vụ của từng phòng mà công tác
trong văn phòng được tổ chức một cách khác nhau.
- Sự sắp xếp nhân sự cần phải phù hợp với nhiệm vụ và mục đích
 Môi trường làm việc

- Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc
thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của ăn phòng. Môi trường ăn phòng bao gồm :
+ Y tếv à phúc lợi : các chế độ được hưởng
+ Không gian văn phòng : sạch sẽ, trang trí phù hợp
+ Nhiệt độ ăn phòng : luôn phù hợp với yêu cầu của con người

+ Văn hóa tổ chức : tổ chức văn phòng một cách có văn hóa, có sự sắp xếp ổn
định.
 Trang thiết bị

- Trang thiết bị hiện đại trong văn phòng là yếu tố cách mạng nhất. Công tác tổ
chức văn phòng phải dựa vào trang thiết bị hiện đại. Văn phòng hiện đại tiến bộ tạo
cảm giác vui vẻ, thoải mái cho nhân viên, tăng tinh thần là việc cho nhân viên.
- Các điều kiện này cũng làm giảm bớt sự mệt mỏi về cả tinh thần lẫn vật chất. Cải
thiện năng suất và những sai sót trong quá trình thực hiện công việc.
 Công nghệ thông tin
• Do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều, các

doanh nghiệp đã và đang áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh
doanh ngày càng lớn, tạo ra ưu thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của mình.
• Nếu công việc văn phòng chỉ áp dụng những phương pháp thủ công thì hiệu
quả của công việc sẽ không cao, tiến dộ công việc chậm, kém chính xác. Chính
vì vậy mà yếu tố công nghệ thông tin có ý nghĩa lớn trong công tác văn phòng.
 Tài chính
- Việc tổ chức công tác văn phòng còn phải chú ý đến vấn đề tài chính của doanh
nghiệp.
Tài chính của doanh nghiệp có đáp ứng những nhu cầu của việc hiện đại hóa hay
không ?
 Công tác văn thư – lưu trữ

- Đây chính là nghiệp vụ cơ bản của hoạt động văn phòng. Làm tốt công tác này sẽ
đem lại hiệu quả cao cho hoạt đọng văn phòng.
1.4.2 Yếu tố bên ngoài
 Tình hình kinh tế
- Tình hình kinh tế sẽ tạo ra những thuận lợi và khó khăn nhất định cho công tác

tổ chức văn phòng. Trong thời gian gần đây kinh tế ổn định cũng là điều kiện để
áp dụng các phần mền, ứng dụng hiện đại.
 Quy định của pháp luật
- Nhà nước là cơ quan quản lý và đưa ra các quy định pháp luật cho các doanh
nghiệp.
 Môi trường xã hội

- Trình độ cũng như sự sáng tạo của con người ngày càng cao, công tác tổ chức văn
phòng cũng cần phải hiện đại hơn.


1.5 Đặc điểm kinh doanh.
Trong những năm qua, công ty đã đạt được những thành quả đáng có trong hoạt động
kinh doanh. Tính đến năm 2018, công ty đã hoạt động được 10 năm. Công ty còn phối
hợp với các công ty tại khu công nghiệp Yên Phong như tập đoàn SamSung vô cùng
lớn mạnh, công ty TNHH Intop,..và các công ty về linh kiện, nhựa khác.
Về cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị trong sản xuất ngày càng được mở rộng và
hiện đại. Trang thiết bị sản xuất tại phòng sản xuất hầu như được nhâp khẩu từ nước
ngoài.
Do nhu cầu cũng như tính chất của hoạt động kinh doanh của Công ty đòi hỏi sức khỏe
tốt, nên công nhân của công ty chủ yếu là ở độ tuổi lao động từ 18-30 tuổi (chiếm 80%
tổng số lao động). Đối với công nhân,100% đều có bảo hiểm cũng như hợp đồng lao
động đầy đủ, đáp ứng những quy định về Luật lao động theo quy định của nhà nước.
 Nguyên tắc bố trí văn phòng

Tại Công ty các phòng ban được bố trí một cách rõ ràng. Phân xưởng được bố trí tách
rời ra khỏi các phòng ban văn phòng. Các phòng ban đều có phòng riêng, các phòng
đều được bố trí một cách hiện đại nhất. Được trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho
công tác hoạt động của doanh nghiệp. Văn phòng trong công ty được bố trí theo chức

năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Mỗi phòng ban đều có các trưởng phòng đứng
đầu, bao quát toàn bộ các công việc diễn ra trong phòng cũng như năm bắt tất cả
những quyết định của ban giám đốc chỉ đạo cho các phòng.
 Sơ đồ các phòng ban trong công ty được bố trí như sau :


Xưởng sản xuất

Phòng sản xuất

Phòng tài chính-

Phòng hành chính-

kế toán

tổng hợp

Phòng Thanh Tra

Phòng giám đốc

Phòng Phó Giám
đốc

Phòng nhân sự

Phòng bảo vệ

 Hình thức bố trí văn phòng :

Việc bố trí văn phòng tại công ty được bố trí theo hình thức văn phòng đóng.
Ưu điểm
- Đảm bảo an ninh vì có cửa khóa từng
phòng
- Đảm bảo tính riêng biệt
- Đảm bảo sự yên tĩnh
- Dễ thỏa mãn các yếu tố môi trường
- Dễ lắp đặt các thiết bị đòi hỏi độ ẩm

Nhược điểm
- Chiếm nhiều diện tích. Nhân viên không
sử dụng hết khoảng không gian cho mình.
- Chi phí bảo dưỡng chiếu sáng, điều hòa,
điện tốn kém
- Trang thiết bị tốn kém.
- Cần có sự giám sát nhiều hơn.

Trong phòng làm việc, các trang thiết bị được bố trí một các gọn gàng, theo một sự sắp
xếp hợp lý và hiện đại nhất. Các trang thiết bị trong phòng đều được đầu tư hiện đại
nhất. Hầu hết các phòng ban đều có các thiết bị như sau :
•

Bàn ghế được trang bị đầy đủ ; bàn sạch sẽ, gỗ ; Ghế êm có dựa lưng có thể

thay đổi xoay tư thế.
• Máy tính : Hẩu hết là máy tính để bàn màn hình siêu mỏng, có cấu hình cũng
như cài đặt phù hợp với công việc của Công ty. Mỗi nhân viên trong văn phòng
•

đều có máy tính riêng. Máy tính có kết nối mạng Internet nội bộ.
Điện thoại : Điện thoại sẽ được đặt ở bàn của trưởng phòng để nhận điên thoại
khi cần thiết từ ban giám đốc và phòng ban khác. Hầu hết các công việc của

•

công ty giữa các nhân viên sẽ được trao đổi với nhau qua email.
Máy in : Máy in được trang bị tại bàn làm việc của mỗi nhân viên.


•

Máy photocopy : được trang bị mỗi phòng một chiếc. Phục vụ cho việc in photo

các giấy tờ của các phòng ban, báo cáo, yêu cầu, quyết định.
• Điều hòa : Tại mỗi phòng đều được trang bị điều hòa 2 chiều cho mùa hè và
mùa đông. Tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên không bị khó chịu làm gảm
hiệu quả công việc.
• Tủ lạnh : tại một số phòng của Công ty, Công ty còn hỗ trợ tủ lạnh, bảo quản
thức ăn cho nhân viên.
• Bảng, máy chiếu : Mỗi phòng đều được trang bị một chiếc để phục vụ cho công
việc họp nội bộ của phòng, trình chiếu báo cáo kế hoạch của phòng.
• Bàn họp : Bàn họp được bố trí một chiếu bàn to ở giữa phòng ghế xung quanh
để họp.
• Màu trong văn phòng chủ yếu là màu trắng tạo cảm giác nhẹ nhàng cho người
nhân viên hơn thế nữa tại các phòng còn có cây xanh vừa tạo cảm giác mát mẻ
vừa là cây phong thủy.

1.6 Đặc điểm nhân sự văn phòng
Hầu hết các phòng ban trong công ty, người đứng đầu đều lãnh đạo thường có những

phong cách lãnh đạo riêng.
Nhân sự trong văn phòng hầu hết là những nhân viên có trình độ từ trung cấp, cao
đẳng đến Đại học.
Tùy vào từng vị trí cũng như từng bộ phận mà công ty tuyển dụng những ứng viên có
trình độ phù hợp với vị trí đó.
Tại bộ phận Tài chính- Kế toán : Nhân viên ở vị trí nay đang có trình độ là Đại học tốt
nghiệp chuyên ngành Kế toán. Kế toán tại công ty được chia ra làm nhiều bộ phận : Kế
toán Thuế, Kế toán Kho, Kế toán lương. Từng loại kế toán lại tuyển dụng kế toán khác
nhau chuyên về từng lĩnh vực khác nhau.
Mỗi bộ phận đều được tuyển dụng những ứng viên phù hợp với vị trí đó.
Đây là một trong số những thông báo tuyển dụng đối với nhân viên :
Công ty TNHH Mobase Việt Nam
Đ/c: KCN Yên Phong - Long Châu - Yên Phong - Bắc Ninh
Mail:
SĐT: 0984.340.910
Tuyển dụng: 6 nhân viên QC


1. Audit : 3 người
+ Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm về Audit QSA, QPA, Self Audit
+ Có hiểu biết về hệ thống TnPortal
+ Thành thạo Excel, Power Point
+ Chịu được áp lực công việc.
+Tốt nghiệp cao đẳng trở lên.
2. 3D-New Model: 2 người
+ Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển Model mới.
+ Sử dụng thành thạo máy đo 3D, Caliper, Hight Gate, Panme.
+ Thành thạo Word, Excel.
+ Chịu được áp lực công việc.
+Tốt nghiệp cao đẳng trở lên

+ Ưu tiên ứng viên làm việc trong lĩnh vực sản xuất vỏ điện thoại.
3. OQC: 1 người
+ Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm OQC ở các công ty trong lĩnh vực linh kiện điện thoại
+ Tốt nghiệp trung cấp trở lên, nhanh nhẹn, chịu được áp lực công việc
+ Thành thạo Word, Excel.
Hồ sơ: - Nhận hồ sơ qua email
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Thùng hồ sơ ở cổng Công ty

CHƯƠNG 2
HOẠCH ĐỊNH, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
2.1 Mục tiêu
 Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định ra

mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục


tiêu đó. Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch, nghĩa là một tài liệu được
viết ra xác định rõ các chuỗi hoạt động mà công ty, tổ chức sẽ thực hiện.
 Mục tiêu của hoạch định
• Mở đường cho hoạt động quản trị,
• Giúp cho nhà quản trị văn phòng chủ động trong điều hành và tổ chức
thực hiện nhiệm vụ của văn phòng.
• Giúp cho nhà quản trị văn phòng phối hợp hiệu quả các nguồn lực văn
phòng, giảm thiểu tối đa chi phí.
• Giúp cho nhà quản trị văn phòng kiểm tra, giám sát và đánh giá năng lực
thực hiện công việc của các cá nhân đơn vi.
 Nguyên tắc hoạch định công việcv ăn phòng
• Nguyên tắc hệ thống
• Nguyên tắc ưu tiên
• Nguyên tắc dự phòng

 Nội dung hoạch định
• Xác định công việc cần thực hiện
• Tại sao cần phải thực hiện công việc đó
• Thời gian thực hiện công việc đó
• Địa điểm thực hiện công việc
• Biện pháp thực hiện công việc
• Đơn vị, các nhân chịu trách nhiệm thi hành
• Xác định phương pháp kiểm


2.2Quy trình và nội dung hoạch định
Bước 1 : Tập hợp nhu cầu

Bước 2: Xây dựng bảng

Bước 3: Cân đối khả năng

Bước 4: Xây dựng kế

à mục tiêu

mục tiêu

à nhiệm ụ

hoạch chính thức

•

Nhận nhu cầu hỗ trợ

•

khác trong doanh

nhiệm vụ

•

•

Đánh giá khả năng

•

Văn bản hóa k

giải quyết.Cân nhắc

hoạch, đảm bả

ới các yếu tố tác động

chính thức của

Lập danh sách công

trong à ngoài doanh

Xác định mục tiêu,

iệc cần phải giải

nghiệp.

nghiệp vụ phải làm

quyết cho kế hoạch

Phản hồi thông tin

hợp, đáp ứng t

Xác định thời điểm

tới

với các bộ phận để

nhu cầu

Tiêu chuẩn mục tiêu

thông nhất phương

Tầm quan tọng của

án.

chyển giao nhu cầu

•
•

Xác định thứ tự ưu
tiên của mục tiêu và

nghiệp

•

•

từ các phòng ban

Xác định thẩm quyền
Xác định hình thức

•
•

•

hoạch

•
•

kế hoạch tới.

2.3 Tổ chức bộ máy trong văn phòng
Bộ máy văn phòng được tổ chức theo hình thức tập chung theo chức năng. Các hoạt
động hành chính văn phòng sẽ được tổ chức tại phòng hành chính của Công ty.
 Tổ chức nhân sự văn phòng: Phòng hành chính
- Chức năng:
• Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việc trong

lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động,bảo vệ
•
•

quân sự theo quy chế và Luật .
Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc.
Nhiệm vụ:
Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin. Xử lý

thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng.
• Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài Công ty.
Xử lý các thông tin theo quyền hạn và chức năng của mình.

Bảo đảm tính p

kế hoạch phải

gọn, hợp lý, rõ


•
•

Tổ chức hội nghị và các buổi khánh tiết của Công ty.
Soạn thảo văn bản trình lên giám đốc và phải chịu trách nhiệm về giá trị pháp lý

của văn bản đó.
• Giải quyết các chính sách đãi ngộ đối với người lao động
• Theo dõi công tác thi đua, khen thưởng của Công ty

Trưởng phòng

Phó phòng

Nhân viên tổ chức hành

Nhân viên văn thư- lưu

chính

trữ

Bộ phận nhà ăn, tạp vụ

Bộ phận lễ tân

- Trưởng phòng:
+ Có nhiệm vụ phối hợp ới các phòng ban trong công ty quản lý các hoạt động hành
chính đúng với quy định của nhà nước và Pháp luật.
+ Tổng hợp báo cáo của cấp dưới và báo cáo lại cho cấp trên
+ Phân công nhiệm vụ và nắm bắt được hoạt động của cấp dưới
- Phó phòng:
+ Sắp xếp bố trí công việc

+ Báo cáo chỉ tiêu các tháng, soạn thảo các bản báo cáo theo tháng quý.
+ Tham mưu đề xuất bố trí cán bộ, xây dựng nội quy, quy chế của Công ty.
- Bộ phận văn thư- lưu trữ:
+ Nhận và chyển các công văn quyết định của cấp trên đến các phòng ban
+ Lưu trữ, bảo vệ các giấy tờ, hồ sơ của Công ty.
+ Ngoài ra bộ phận văn thư- lưu trữ còn thực hiện một số nhiệm vụ phát sinh.
- Bộ phận lễ tân:


+ Đón và tiếp khách, đối tác hay công nhân có mong muốn gặp giám đốc và trưởng
các phòng ban,
+ Liên hệ cho giám đốc về việc đi lại như: đặt vé máy bay, nơi nghỉ ngơi, đi lại khi
giám đốc cần…
- Bộ phận tổ chức hành chính
+ Xây dựng quy chế, nội quy cho Công ty
+ Lập kế hoạch tuyển dụng, đề xuất nâng lương, thưởng, phạt..
+ Định mức lao động
+ Trực tiếp quản lý bộ phận lái xe
+ Đề xuất và thực hiện các đề án, dự án, nhằm tăng cường tình thống nhất, liên kết
trong toàn bộ nội bộ Công ty.
- Bộ phận nhà ăn, tạp vụ:
+Chịu trách nhiệm về vệ sinh ăn uống, đảm bảo an toàn thực phẩm
+ Chế biến thức ăn ngon, hợp vệ sinh, đảm bảo chất dinh dưỡng và đầy đủ cho nhân
viên trong Công ty.
+ Mua sắm các thức cần thiết cho các ngày lễ của Công ty
+Phụ việc cho nấu ăn chính
+ Các công tác khác theo sự chỉ đạo của cấp trên.


CHƯƠNG 3

QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
3.1 Phân công công việc
Công việc trong công ty được phân công theo chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.
Phân công công việc là hoạt động bố trí, sắp xếp nhiệm vụ cho từng bộ phận, đơn vị,
cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp theo một kế hoạch, lịch trình đã định trước.
Người lãnh đạo, quản lý muốn thực hiện những mục tiêu, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức thì cần phải làm tốt việc phân công công việc:
•
•
•
•

Phân công công việc hợp lý, khoa học sẽ góp phần khai thác năng lực
Tăng cường sức đoàn kết, hợp tác lẫn nhau của mọi thành viên
Tránh được những chồng chéo nhiệm vụ
Nâng cao trách nhiệm được giao để nhân viên nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ của
bản thân.

Để làm tốt việc phân công công việc trong Công ty nói riêng hay tổ chức điều hành
trong Công ty nói chung nhà quản lý cần phải rất bao quát, hiểu rõ được từng bộ phận
trong Công ty. Nội dung của việc phân công công việc bao gồm:


•
•
•
•
-

Thiết kế và phân tích công việc

Phân công công việc
Gồm 4 kiểu
Phân công theo chuyên môn hóa
Phân công theo tiêu chuẩn và định mức
Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực nhân viên
Phân công theo các nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong cơ quan, đơn vị.
Mục đích: Đảm bảo cho nhân viên thực hiện tốt nhất các công việc được giao

•
•
•
•

để hoàn thành theo mục tiêu chung của tổ chức
Nguyên tắc điều hành:
Thống nhất, phù hợp với thực tế
Truyền đạt kịp thời, chính xác
Đảm bảo sự hài hòa và có thể hỗ trợ lẫn nhau
Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng.


3.2 Ủy quyền
Ủy quyền là quá trình người cấp trên trao quyền quyết định và điều hành hoạt động
trong phạm vi nào đó. Hay ủy quyền đó là giao một phần việc cho người dưới quyền
chịu trách nhiệm thi hành và đồng thời xứng danh với trách nhiệm được giao.
Trong hoạt động của doanh nghiệp tồn tại 2 dạng Ủy quyền:
- Cổ đông, thành viên trong công ty ủy quyền cho người khác thay mặt mình để tiến
hành quản lý, điều hành công ty.
- Các chức năng khác của công ty ủy quyền cho mình để thực hiện chức năng nhất
định

Tại Công ty TNHH Moobase Việt Nam. Tồn tại dạng ủy quyền thứ 2. Giám đốc ủy
quyền cho phó giám đốc và trưởng các phòng ban để thực hiện một chức năng nhiệm
vụ khi cần thiết khi không có mặt của giám đốc trực tiếp giải quyết công việc. Việc ủy
quyền được thực hiện trên văn bản và giấy tờ.
Việc ủy quyền phải tuân theo quy định của Pháp luật.
Trong thời gian ủy quyền luôn phải có sự kiểm tra, giám sát. Sự ủy quyền không có
nghĩa là giao phó toàn bộ công việc và trách nhiệm mà trong quá trình ủy quyền người
lãnh đạo phải theo dõi kiểm tra quá trình thực hiện công việc. Đồng thời đánh giá,
kiểm tra.
Khi ủy quyền cho cấp dưới, nhà lãnh đạo cần:
•
•
•
•
•

Tin tưởng nhân viên
Cụ thể rõ ràng
Đưa ra chỉ dẫn công việc đầy đủ
Giám sát
Chịu trách nhiệm kép

Động viên, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên
Tại Công ty TNHH Moobase Việt Nam có hàng loạt các chính sách, đãi ngộ nhân viên
nhằm thu hút nguồn lao động giỏi, có trình độ cao cũng như đảm bảo về đời sống cho
nhân viên.
 Chính sách đãi ngộ, khen thưởng:

- Chính sách đãi ngộ lao động luôn được Công ty TNHH Moobase Việt Nam đặt lên
hàng đầu. Với họ “Con người là yếu tố quan trọng nhất”. Chính vì vậy mà chính sách

đãi ngộ luôn được hoàn thiện, tạo mọi điều kiện cho người lao động an tâm, gắn bó lâu
dài với Công ty.


- Tiền lương của công nhân tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng cũng như trình độ, năng
suất, chất lượng công việc của nhân viên đảm bảo sự công bằng, hợp lý.
- Bên cạnh tiền lương còn có tiền phụ cấp hàng tháng, tiền thâm niên làm việc lâu năm
cho Công ty.
- Bên cạnh đó, Công ty còn có chính sách thưởng, khen ngợi công nhân
- Thưởng định kỳ thông qua công việc đạt thành tích, hiệu quả cao, đạt được thành tích
tiêu biểu.
- Công ty luôn mở ra các cuộc thi đua giữa các tổ với nhau để động viên tinh thần làm
việc của công nhân.
- Thưởng đột xuất bằng việc đưa ra những ý kiến, sáng tạo xuất sắc.
- Thưởng theo danh hiệu thi đua của nhà nước.
- Hằng năm Công ty có tổ chức ngày hội của Công ty để biểu dương nhưng các nhân,
phòng ban có kết quả tốt. Thông qua đó tổ chức các chương trình hoạt động vui chơi,
ăn uống cho công nhân như teambuilding,…
- Thưởng công nhân bằng các chuyến thăm quan, nghỉ mát trong và ngoài nước cùng
gia đình.
- Bên cạnh đó, Công ty còn trao bằng khen và nêu gương những công nhân có thành
tích xuất sắc tại các phòng ban.
- Khuyến hích tinh thần làm việc của công nhân viên bằng việc trang bị các thiết bị cần
thiết, hiện đại, làm việc trong môi trường thoải mái, sáng tạo.
- Tại riêng các phòng ban, ban giám đốc đều yêu cầu các trưởng phòng ban tổ chức các
cuộc họp nội bộ trong phong thường xuyên theo định kỳ để đưa ra lời khen khuyến
khích các nhân viên có tinh thần, năng suất làm việc tốt.
- Cán bộ, nhân viên đều được thưởng trong các ngày lễ như: Tết âm lịch, quốc tế lao
động,… theo mức lương của từng người.
- Đều được tham gia BHXH,BHYT,BHTN

- Được hưởng những quyền lợi của người lao động theo quy định của Pháp luật.


CHƯƠNG 4
KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
4.1 Nội dung hoạt đông kiểm tra

-

Vai trò của kiểm tra
Đối phó với những bất trắc xảy ra
Khám phá nhưng tình huống, vấn đề bất thường
Xác định các cơ hội
Xử lý những tình huống phức tạp
Giúp công việc hành chính ăn phòng diễn ra một cách thuận lợi, đạt kết quả

-

cao.
Kiểm tra là hoạt động cuối cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc là

-

khâu sau cùng của chu kỳ quản lý.
Kiểm tra là một quá trình liên tục bao quát thời gian và không gian. Nó là yếu


•
•

tố của nhà quản trị mọi lúc, mọi nơi.
Ý nghĩa của kiểm tra
Đối với người kiểm tra: Phòng Thanh Tra Công ty TNHH Moobase Việt Nam
Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện quyết định trong quản lý
Kiểm tra giúp thẩm định tính đúng đắn của đường lối chiến lược, kế hoạch và

dự án.
• Kiểm tra còn giúp cho nhà quản trị kịp thời khuyến khích, động viên những tài
năng
• Kiểm tra sẽ tạo được sự tập chung, thống nhất theo hoạt động của doanh nghiệp
• Phối hợp nhịp nhàng với các hoạt động trong doanh nghiệp
• Phát hiện đến những nhân tố ảnh hưởng đến kết quả của doanh nghệp
- Đối với đối tượng kiểm tra: Nhân viên trong các phòng ban văn phòng của công
•
•
•


ty
Bản thân người được kiểm tra sẽ kịp thời phát hiện được những sai sót
Tạo điều kiện giúp người lao động nâng cao năng suất
Kịp thới động viên khuyến khích khiến tinh thần làm việc tốt hơn
Nội dung kiểm tra:

Tại Công ty TNHH Moobase Việt Nam, việc kiểm tra được diễn ra như sau:
-

Phòng Thanh Tra của Công ty có nhiệm vụ giám sát, kiểm tra về 2 mặt:

+ Kiểm tra hành chính:

•
•
•
•

Kiểm tra về công tác tổ chức trong văn phòng
Kiểm tra về bộ phận lưu trữ, nhận và chuyển tiếp các văn bản, công văn, hồ sơ
Kiểm tra về việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu và các giấy tờ liên quan tới công ty.
Kiểm tra sự bảo mật của các thông tin.


+ Kiểm tra hoạt động sản xuất: được diến ra tại phân xưởng sản xuất ở các mặt như:
Phân xưởng sản xuất có đạt theo quy định 5S của Công ty không, môi trường làm việc,
năng suất, thái độ con người…
-Đối với hoạt động kiểm tra hành chính: Công ty TNHH Moobase Việt Nam thực hiện
kiểm tra theo theo thời gian
•

Kiểm tra đột xuất: là việc kiểm tra không theo một kế hoạch nào cả, và tiến
hành kiểm tra ở một khâu bất kỳ nào đó của quá trình thực hiện công việc. Ví
dụ như việc kiểm tra đột xuất giấy tờ hợp đồng tại phòng hành chính, kiểm tra
công tác sắp xếp hồ sơ của phòng văn thư lưu trữ. Việc kiểm tra đột xuất như
vậy sẽ đem lại cho người kiểm tra đánh giá kết quả một cách khách quan nhất,

•

không có sự chuẩn bị hay che dấu trước.
Kiểm tra thường xuyên (Kiểm tra định kỳ): căn cứ vào quy định tiến hành kiểm
tra của ban giám đốc nêu ra từ đó sẽ kiểm tra đúng với quy định. Cứ mùng 10
hàng tháng sẽ kiểm tra một lần. Phòng Thanh Tra sẽ thông báo kế hoạch kiểm

tra cũng như những vấn đề cần phải kiểm tra đến các phòng ban.

+ Nguyên tắc kiểm tra:
•
•
•
•
•

Đảm bảo tính mục tiêu
Đảm bảo đúng thẩm quyền
Đảm bảo khách quan
Nguyên tắc tiết kiệm
Nguyên tắc hợp lý

+ Quy trình kiểm tra:


Lập kế hoạch

Lên lịch thời gian, phòng kiểm tra

Chuẩn bị

Xây dựng tiêu chuẩn

Thu thập thông tin

Phân tích kết quả

Xử lý kết quả

Kết luận đối tượng

Đạt chuẩn hoặc vượt chuẩn

Sửa nếu sai

4.2 Phương pháp kiểm tra
-

Hiện nay, tại Công ty TNHH Moobase Việt Nam đang sử dụng phương pháp
kiểm tra một cách đa dạng và linh hoạt. Nhưng nói chung tùy vào mục đích,
yêu cầu và nội dung kiểm tra mà Phòng Thanh Tra tại Công ty TNHH Moobase
Việt Nam sử dụng những phương pháp kiểm tra khác nhau. Một số các phương
pháp kiểm tra được sử dụng tại Công ty TNHH Moobase Việt Nam là:
• Kiểm tra ngân sách: là công cụ tốt nhất cho việc kiểm tra., nó tác động
thực sự đến cơ cấu, trang thiết bị, nhân viên. Là công cụ chủ yếu để xác
•

định ngân sách cũng như cơ cấu tổ chức văn phòng.
Kiếm tra tập chung: Kiểm tra thường được sử dụng bằng một hay nhiều
kiểm soát. Việc kiểm tra được tiến hành tại ác địa điểm như: bộ phận
văn thư lưu trữ, bộ phận hành chính, bộ phận lễ tân và các phòng ban

khác.
• Kiểm tra tiến trình: hoạch định một kế hoạch và làm theo nó. Thường
được Công ty dùng khi kiểm tra định kỳ hàng tháng.
• Kiểm tra bằng bản tường trình báo cáo: trong trường hợp này Phòng
Thanh tra sẽ yêu cầu trưởng các phòng ban hay bộ phận lập báo cáo

theo tháng, quý để trình báo cáo cho Thanh Tra.


Trên đây là những phương pháp kiểm tra thường được dùng phổ biến tại
công ty TNHH Moobase Việt Nam. Các phương pháp được sử dụng một
cách linh hoạt. Đôi khi cũng gặp phải những khó khắn, hạn chế. Mỗi
phương pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng.
Đánh giá chung
Như vậy, có thể thấy trên đây là tổng quan về Công ty TNHH Moobase Việt
Nam mà em đã tìm hiểu qua quá trình thực tập. Công ty TNHH Moobase là
một công ty sản xuất các linh kiện điện thoại, các sản phẩm từ nhựa Plastic,
… Là một trong số những công ty sản xuất lớn mạnh tại KCN Yên Phong.
Trong quá trình được thực tập tại công ty, bản thân em nhận thấy công ty là
một tổ chức có sự sắp xếp và tổ chức văn phòng một ccahs rõ ràng theo
chức năng nhiệm vụ của từng văn phòng. Cụ thể hơn là trong thời gian thực
tập tại Phòng Hành Chính của Công ty, em nhận thấy phòng Hành Chính
của công ty đều có những ưu điểm và nhược điểm. Chính vì vậy, mà vấn đề
về công tác quản lý, kiểm tra công tác văn phòng tại phòng Hành Chính là
vấn đề em đặc biệt quan tâm tới.